kik hero final

ABD. AZIZ BIN YUSOF

1 NOVEMBER 20111 NOVEMBER 2011

PENUBUHAN PENUBUHAN KUMPULANKUMPULAN MOHD SAZALI B. ESHAH

NORMADIAH SHAFIESAKRI B. MAT NOOR

NORMI BT. AZIZNORAINI BT. MAHMUD

FAZILAH BT. CHE DIN

AHMADULHADI B. ZAHARI

WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN

KHAIRUL ZAMRY MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS

11

H- HOLISTIC

E- ETHICS

R- RESPECT

12

READY, LOYALTY, UNITY

BERSEDIA, SETIA, BERSATU

14

ETIKA KUMPULAN HERO ADALAH :

1. TEPAT PADA MASA MESYUARAT2. BERANI MEMBERI IDEA3. SEMANGAT BERPASUKAN

BIL MESYUARAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

AHLIMOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1

NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1

WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1

MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1

NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1

JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10 8 10 9 9 9 10 8 9 10 10 10 10

9

BIL MESYUARAT 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

AHLIMOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1

SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1

NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1

WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1

MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1

KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1

NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1

NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10

PETUNJUKCS – Cuti Sakit CR – Cuti RehatBL - Bertugas Luar

PERATUS KEHADIRAN 277 x 100 = 92% 300

Jumlah 30

KekerapanWaktuTempohTempat

% Kehadiran

Seminggu SekaliISNIN 3.00-4.00 ptg1 jamBilik Mesyuarat Dewan Serbaguna92%

1 OGOS – 31 OKT 20121. Kelulusan Pengurusan2. Pengawasan/ Penyeragaman3. Pencapaian Hasil Projek4. Piawaian (SOP)5. Penilaian Kumpulan

1 JUN-30 JUL 20121. Menilai Keputusan2. Analisis Data3. Mengawasi Keputusan

1 JAN 2012-31 MEI 20121. Uji Cuba Pelaksanaan

Alternatif Cadangan Penyelesaian

2. Pengumpulan Data

1 NOV-31 DIS 20111. Penubuhan Kumpulan2. Pemilihan Projek3. Penjelasan Projek4. Analisis Punca Masalah5. Pengumpulan Data6. Penetapan Sasaran7. Alternatif Cadangan

Penyelesaian yang Kreatif dan Inovatif

11

ion

Petunjuk : Perancangan Pelaksanaan

PEMBAZIRAN ELEKTRIK DI PEJABAT

Kos : Penggunaan setiap bulan

Tempat : Semua Bahagian Di Jabatan

Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang

Kaedah : Pemantauan pegawai bertugasSemasa

16

Kos : Penggunaan telefon setiap bulan

Tempat : Semua bahagian di Jabatan

Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang

Kaedah : Buku catatan penggunaan telefonSemasa

PENGGUNAAN TELEFON TANPA REKOD DI PEJABAT

17

Bilangan : Purata 30 rim sebulan

Tempat : Semua bahagian di Jabatan

Pemerhatian : 1. Lebihan kertas yang terpakai 2. Pembaziran kertas A4 3.Peningkatan kos kertas A4

Kaedah : Pegawai merekod penggunaan kertas Semasa A4

PEMBAZIRAN KERTAS APEMBAZIRAN KERTAS A44 DI DI

PEJABATPEJABAT

18

Bilangan : 10 orang untuk 5 kaunter

Tempat : Semua kaunter di Jabatan

Pemerhatian : 1. Urusan lewat diproses 2. Aduan daripada pelanggan

Kaedah : Papan notis pergerakan pegawai Semasa

PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK

MENEPATI PIAWAIAN YANG MENEPATI PIAWAIAN YANG

DITETAPKANDITETAPKAN

19

Kriteria penetapan

MASALAH PENILAIAN DAN ANALISIS A B C D JUMLAH KEDUDUKAN

Pembaziran elektrik di pejabat

Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 4 1 1 1 7 4

Penggunaan telefon tanpa rekod di pejabat

Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 5 1 1 2 9 3

Pembaziran kertas A4 di pejabat

Sepanjang satu Tahun Yang Lalu terdapat peningkatan penggunaan kertas A4 di semua bahagian menyebabkan pembaziran dan lebiha kertas terpakai 5 5 1 5 16 1

Perkhidmatan kaunter tidak menepati piawaian yang ditetapkan

Berdasarkan kepada aduan pelanggan secara puratanya setiap urusan terpaksa mengambil masa yang lama. 1 2 5 4 12 2

20

1 2 3 4 5

Melibatkan pembaziran sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi

Ekspetasi pelanggan menurun sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi

Kebersihan pejabat sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggiMengganggu tugas harian pegawai sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi

21

RUJUKAN : JABATAN (U)/BL/600/06/15(22)BERTARIKH: 1 DISEMBER 2011

28

1. Kos meningkat2. Alam sekitar terjejas 3. Ruang tidak mencukupi 4. Tiada perubahan sikap

1. Kos meningkat2. Alam sekitar terjejas 3. Ruang tidak mencukupi 4. Tiada perubahan sikap

IMPLIKASI JIKA PEMBAZIRAN KERTAS TIDAK DIATASI

APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN

APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN

DIMANA IANYA BERLAKU?

DI SEKSYEN PENTADBIRAN

DIMANA IANYA BERLAKU?

DI SEKSYEN PENTADBIRAN

BILAKAH IANYA BERLAKU?

BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN

BILAKAH IANYA BERLAKU?

BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN SIAPAKAH YANG TERLIBAT?

KAKITANGAN PENTADBIRAN

SIAPAKAH YANG TERLIBAT?

KAKITANGAN PENTADBIRAN

MENGAPA IANYA BERLAKU?

TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’

MENGAPA IANYA BERLAKU?

TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’BAGAIMANA IANYA BERLAKU?

APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU

KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN

BAGAIMANA IANYA BERLAKU?

APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU

KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN

30

CUAI

MANUSIAPERALATAN/MESIN

PERSEKITARANKAEDAH

SIKAP

KURANG PENGETAHUAN

KURANG KEMAHIRAN

LAMA

TIDAK DISELENGGARA

BORANG TEBAL

BUDAYA LAMA

TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS

TIADA REKOD STOK KERTAS

BAJET TIDAK EFISIEN – PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN

BORANG RUMIT

TIADA PANDUAN ISI BORANG

PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN

TIADA SELIAAN

5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB

MANUSIA • SIKAP

•KURANG KESEDARAN• TIDAK BERTANGGUNGJAWAB•SUKA MEMBAZIR

•KURANG KEMAHIRAN• KURANG PENDEDAHAN • TIADA KURSUS/TIADA LATIHAN

•KURANG PENGETAHUAN•TIADA PEMANTAUAN•KURANG ILMU IT

•CUAI• BEKERJA SAMBIL LEWA• TIDAK FOKUS

DITERIMADITERIMA

DITERIMA

DITOLAKDITOLAK

DITERIMADITERIMA

DITOLAKDITOLAK

SECARA KESELURUHANNYA, PUNCA YANG MELIBATKAN SIKAP ADALAH PENYEBAB KEPADA PEMBAZIRAN

TIDAK RELEVAN DENGAN PENYEBAB PEMBAZIRAN KERTAS

KURANG PENGETAHUAN MENYEBABKAN MASALAH PEMBAZIRAN PENGGUNAAN KERTAS TERUS BERLAKU

TIDAK RELEVAN MEMANDANGKAN KECUAIAN BOLEH DI ATASI

FAZILAH

NORMI

HAFIZ

SAZALI

31

32


PERSEKITARAN BORANG TEBAL

MASIH GUNA CARA LAMA

BORANG RUMIT

TIADA PANDUAN ISI BORANG

BANYAK BUTIRAN DAN PERLUKAN BANYAK HELAIAN.

TULIS DRAF DAN ISI BORANG SECARA MANUAL.

BANYAK PENJELASAN/ PANDUAN DISEDIAKAN BAGI BORANG YANG RUMIT.

TIADA PANDUAN BAGI PENGIISIAN BAGI ORANG AWAM.

KEPERLUAN PERKHIDMATAN BAGI SESETENGAH OPERASI.

PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI.

PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI.

INFO YANG MUDAH PADA BORANG TETAPI MASIH MELAKUKAN KESIALAPAN SEMASA MENGISI.

X

X

X

X

33

5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJA

WAB

PERALATAN TIDAK DISELENGGARA

TIDAK DISELENGGARA BAGI TEMPOH YANG DITETAPKAN

PERALATAN LAMA MELEBIHI LIMA TAHUN PENEMPATAN

TIADA SELIAAN

PEGAWAI BEBAS DAN TIADA KAWALAN MENGGUNAKAN SEMUA ALATAN.

DITOLAK

DITOLAK

DITERIMA

ALATAN MUDAH DISELENGGARA OLEH PEGAWAI YANG MENGGUNAKAN PERLU DIBUAT PELUPUSAN BERKALA.

EMPOWERMENT KEPADA SEMUA PEGAWAI BAGI KEMUDAHAN DAN KELANCARAN OPERASI.

SAKRI

NORMADIAH

WAN HAFIZ

34


KAEDAH •TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS

PENGGUNA BEBAS MENGAMBIL DAN MENGGUNAKANNYA

TIADA REKOD PENGGUNAAAN KERTAS.

CATATAN PENGGUNAAN TIADA.

•BAJET TIDAK EFISIEN-PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN.

BANYAK KALI PENBELIAN DIBUAT TANPA PENGURUSAN PEMBELIAN TERANCANG.

DITERIMA

DITERIMA

DITOLAK

TIADA PEGAWAI YANG BERTUGAS

TIADA SISTEM YANG SISTEMATIK.

SELALU KEHABISAN STOK DAN PEMBELIAN SELALU DIBUAT.

NORMI

FAZILAH

NORANI

35

MANUSIAPERALATAN/MESIN

KAEDAH

SIKAP

KURANG PENGETAHUAN

TIDAK SELIAAN



PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN

37

PUNCA PALING MUNGKIN

MINGGU JUMLAH

1 2 3 4

TIADA REKOD STOK KERTAS 32


41

TIADA SELIAAN6

KURANG PENGETAHUAN 17

SIKAP8

llllllllllllllll

llll llllllllllllllll

l

ll

llllll

lll llll

llll llll

llllllll llll

ll ll

l llllll

lllllll

38



TIADA SELIAAN

KURANG PENGETAHUAN

SIKAP

PUNCA

39

PUNCA PALING MUNGKIN

JUMLAH KEKERAPAN

JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL

PERATUS KEKERAPAN

PERATUS KEKERAPAN TERKUMPUL


41 41 39.4 39.4


32 73 30.8 70.2

TIADA SELIAAN 17 90 16.3 86.5

KURANG PENGETAHUAN 8 98 7.7 94.2

SIKAP 6 104 5.8 100.0

Tiada rekod stok kertas

Tiada seliaan

Kurang pengetahuan

Sikap

PUNCA

0%

50%

104

Tiada kawalan penggunaan kertas

40

Tiada rekod stok kertas

Tiada seliaan

Kurang pengetahuan

Sikap

PUNCA

0%

50%

104

Tiada kawalan penggunaan kertas

80%

41

kik hero final

Education