POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-04-02

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : ZAIHAN BINTI HARON Jawatan: Ketua Unit Jaminan Kualiti Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4

2.1 Proses Sedia Rancangan Mengajar .................................................................... 4

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5

3.1 Proses Sedia Rancangan Mengajar .................................................................... 5

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 6

4.1 Sedia Rancangan Mengajar ................................................................................ 6

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)………………………………………………………………… 6

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................ 7

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 7

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ..................................................... 7

9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................ 7

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................ 8

MAKLUMAT TERKAWAL

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan tatacara penyediaan Rancangan Mengajar dilaksanakan secara terancang dan berkesan.

2) Skop (key activities) a. Perancangan Rancangan Mengajar b. Penyediaan Rancangan Mengajar

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Rancangan Mengajar disediakan setiap semester b. Rancangan Mengajar disediakan berdasarkan

dokumen yang tepat dan betul c. Rancangan Mengajar disahkan oleh Timbalan

Pengarah Akademik/Ketua Jabatan d. Rancangan Mengajar disimpan dalan FRP dan

dikemaskini

4) Pemilik proses a. Ketua Unit Jaminan Kualiti

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus

b. Takwim P&P

c. Jadual Waktu

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan

Ketua program/Ketua kursus

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Penyelaras Kualiti Jabatan

Pensyarah

Pemilik proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Pejabat dan Ruang Kerja

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer dan printer

Pengangkutan 7.1.3 (c)

-

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Memahami kehendak kurikulum

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program

Pernah mengikuti taklimat penyediaan FRP

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Kurikulum Kursus Penyelaras Kualiti Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Serahan Tangan Semua Pensyarah

2. Takwim P&P Penyelaras Kualiti Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Emel Semua

Pensyarah

3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Serahan Tangan Semua

Pensyarah

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Rancangan Mengajar Dokumen aktiviti perancangan Pembelajaran & Pengajaran (P&P) untuk satu semester bagi setiap kursus yang ditawarkan bagi semester tersebut.

Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi.

Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawag dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi.

Ketua Program Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk.

Ketua Kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan.

Kurikulum Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti.

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.

Jadual Waktu Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah.

Peyelaras Jadual Waktu Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah.

Penyelaras Kualiti Jabatan Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal kualiti di jabatan dan menguruskan perkara-perkara berkaitan pengedaran dan pengumpulan balik kurikulum.

Pensyarah Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan.

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KK Ketua Kursus

PQJ Penyelaras Kualiti Jabatan

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

RM Rancangan Mengajar

FRP Fail Rekod Pensyarah

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Sedia Rancangan Mengajar

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

KJ/KP/KK

PJWJ

PQJ

Pensyarah kursus

Kurikulum kursus

Takwim P&P

Jadual waktu

SEDIA RANCANGAN MENGAJAR

Rancangan Mengajar yang diluluskan

TPA/KJ/KP/KK

Pensyarah Kursus

Pensyarah

kursus

Jadual Waktu

Takwim P&P

KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR

Rancangan Mengajar yang dikemaskini

TPA/KJ/KP/KK

Pensyarah Kursus

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Proses Sedia Rancangan Mengajar

TPA/KJ

PJWJ

PQJ

PENSYARAH KURSUS

YA

SEDIA RANCANGAN MENGAJAR

SIMPAN DALAM FRP

KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR

EDAR JADUAL WAKTU

TANDATANGAN RANCANGAN MENGAJAR

LULUS

EDAR

KURIKULUM

TIDAK

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Sedia Rancangan Mengajar

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PJWJ Edar Jadual Waktu kepada Pensyarah Kursus

2. PQJ Edar Takwim P&P dan Kurikulum kepada Pensyarah kursus

3. Pensyarah

Kursus Rancang dan sediakan Rancangan Mengajar

4. TPA/KJ Semak dan sahkan Rancangan Menagajar

5. Pensyarah Kursus

Betulkan Rancangan Mengajar jika tidak disahkan

6. Pensyarah Kursus

Kemaskini Rancangan Menagajar

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Rancangan Mengajar

Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Jabatan

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada Kurikulum

Rujuk dan akur kepada Jadual Waktu

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan Penyelaras Kialiti Jabatan & Ketua Jabatan

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Nama Pensyarah

Kod Kursus

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 ◦ Data dan markah pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan di dalam dewan dan bilik kuliah

Data dan markah pelajar

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Kelas tambahan (jika perlu)

Konsultansi

Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu

Kurikulum

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan Rancangan Mengajar oleh Ketua Jabatan

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Rancangan Mengajar

Jam kredit yang dirancang tidak selari dengan bilangan jam kredit dalam kurikulum

Semakan oleh TPA/KJ

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan jumlah jam kredit dalam kurikulum

2. Rancangan Mengajar yang dikemaskini

Rancangan Mengajar tidak dikemaskini selari dengan perancangan

Semakan FRP dua kali setiap semester

Bengkel Semakan FRP

Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Rancangan Mengajar 6 semester Fail FRP di Pejabat Pensyarah

Am

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-04(1)(08-09017) Rancangan Mengajar

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

RANCANGAN MENGAJAR

Nama Pensyarah Kursus: Sesi Pengajian : Jabatan : Kod dan Nama Kursus : Kelas :

Topik, Subtopik Dan Objektif / CLO / Kuliah / Amali / Kerja Kursus

Tarikh

Rancang (Minggu / Tempoh)

Tarikh

Laksana (Tempoh)

Catatan

Delivery Modes/ Students Activities : Reflection (by topic) :

Diluluskan:

------------------------------------------ ---------------------------------------------------------

Tandatangan Pensyarah Kursus Tandatangan Timbalan Pengarah/ Tarikh : Ketua Jabatan

Tarikh :

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYEDIAAN RANCANGAN MENGAJAR

PPP-04-02

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 10 /8

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PPP-04 (1) (08- 09-17)