politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · pegawai teknologi maklumat pegawai teknologi...

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-07

PENGURUSAN

PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : NURHIDAYAH BINTI AZMI Jawatan: Pegawai Peperiksaan Tarikh : 8 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 8 September 2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN

PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 6

2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir ............................................................. 6

3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir .......................................................................... 8

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan ......................................................................... 9

4. PROSES KERJA 4.4.1....................................................................................................... 14

4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir ................................................................ 14

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ......................................................................................... 17

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................. 18

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 18

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ..................................................... 18

9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................. 19

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 20


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif a. Memastikan pengurusan peperiksaan dan penilaian dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan.

2) Skop (key activities) a. Perancangan pengurusan peperiksaan akhir b. Penyediaan Kertas Soalan c. Penyediaan Jadual waktu Peperiksaan Akhir d. Penahanan pelajar dari menduduki peperiksaan

akhir e. Pemprosesan Keputusan Penilaian f. Pengurusan pensijilan

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Kertas soalan disediakan setiap semester bermula dari penggubalan sehinggalah cetakan.

b. Kertas soalan disediakan berdasarkan dokumen yang tepat dan betul.

c. Jadual waktu selaras disediakan oleh pihak JPP dimurnikan untuk kegunaan PMK

d. Keputusan Penilaian perlu melalui proses pengumpulan markah KK dan PA

e. Pemprosesan Keputusan Penilaian dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

f. Sijil perlu dikeluarkan mengikut prosedur yang ditetapkan

4) Pemilik proses a. Pegawai Peperiksaan

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan luaran7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015

b. Taksonomi Bloom

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus

b. Takwim P&P

c. Takwim Pentaksiran JPP

d. Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian

e. FEIST


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan

Ketua program/Ketua kursus

Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Pensyarah

Pemilik proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer, printer, mesin cetak, bilik kebal

Pengangkutan 7.1.3 (c)

Kereta

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Memahami Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan dengan Keselamatan

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim Aktiviti Pentaksiran

Pegawai Peperiksaan

Awal tahun Emel PPJ

2. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Seminggu sebelum peperiksaan bermula

Emel, Hebahan laman sesawang

Semua

Pensyarah,

Pelajar

3. Arahan Penggubalan Soalan Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Awal Semester

Emel, Serahan Tangan

Pensyarah

Kursus,

Ketua

Jabatan

4. Arahan Pemurnian Draf Soalan Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Seminggu sebelum bengkel pemurnian dilaksanakan

Emel, Faksimili

Pensyarah

kursus


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

5. Surat Tahan Dari Menduduki Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Dalam tempoh 5 hari sebelum peperiksaan akhir bermula

Serahan Tangan/Pos

Pelajar

6. Surat Lulus Penuh Pegawai Peperiksaan

Sehari selepas Mesyuarat Lembaga Peperiksaan Dan Penilaian Politeknik Malaysia

Pos/Serahan Tangan

Pelajar

1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN

Pegawai Peperiksaan Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik KPT.

Penyelaras Peperiksaan Jabatan Penyelaras Peperiksaan Jabatan adalah terdiri dari pensyarah-pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras urusan peperiksaan jabatan dan bertanggungjawab kepada Pegawai Peperiksaan.

Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat adalah Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi menguruskan urusan teknologi maklumat

Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir yang dilantik untuk menjalankan tugas di unit peperiksaan

Pensyarah Kursus Pensyarah yang mengajar sesuatu kursus.

Pemeriksa Skrip

Jawapan Kedua

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi membuat semakan kedua Skrip Jawapan Penilaian Akhir yang terpilih.

Penyelaras Moderasi Jabatan Pensyarah yang dilantik oleh Timbalan Pengarah (Akademik) bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses moderasi di peringkat jabatan.

Penyelaras Moderasi Kursus Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik bertujuan untuk menyelaras proses moderasi kursus di peringkat jabatan.

Bilik Kebal/

Kabinet Berkunci

Tempat yang selamat untuk menyimpan kertas soalan Peperiksaan Akhir dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan Unit Peperiksaan.

Bilik Cetak Terkawal Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasilitis bagi mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen berkaitan di Unit Peperiksaan.

Peperiksaan Akhir Semester Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir semester.

Jadual Waktu

Peperiksaan

Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus berlangsungnya peperiksaan akhir semester.

Penyelaras Jadual

Waktu Peperiksaan

Akhir Semester

Penyelaras Peperiksaan Jabatan yang dilantik untuk membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester.


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

PERKATAAN PENERANGAN

Ketua Pengawas

Peperiksaan

Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh Pegawai Peperiksaan bagi mengetuai perjalanan peperiksaan.

Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan peperiksaan.

Fail Kehadiran Peperiksaan Akhir Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan kes meniru

Pemeriksa Kertas Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar.

Penilaian Kerja Kursus Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek

Markah Kerja Kursus Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial, tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum peperiksaan akhir.

Penilaian Akhir Semester Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira penilaian berterusan dan peperiksaan akhir untuk semester tersebut

Borang Markah

Penilaian Akhir

Dokumen yang mengandungi senarai pelajar dan markah Penilaian Akhir Pelajar.

Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

Borang yang mengandungi perbezaan markah Penilaian Akhir pensyarah kursus dan Penanda Kedua

Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar

Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat diploma atau sijil.

Daftar Sijil Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil yang dikeluarkan.

Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik

Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan peperiksaan.

Final Exam Identification Specification Table

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan untuk menggubal soalan peperiksaan akhir

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KPPJ Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PPT Penolong Pegawai Tadbir

PO Pembantu Operasi

KK Kerja Kursus

PA Penilaian Akhir

FEIST Final Exam Identification Specification Table


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

BPN

Pegawai Peperiksaan

KPPJ / PPJ

PO

Set soalan peperiksaan

Data pendaftaran kursus pelajar

Arahan percetakan

CETAK SOALAN

PEPERIKSAAN AKHIR

Soalan peperiksaan yang siap dicetak mengikut bilangan pelajar kursus

KPPJ / PPJ

Pengawas peperiksaan

Calon peperiksaan

2.2 Proses Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir

SOURCE OF INPUTS


Pensyarah kursus

KJ

Pegawai peperiksaan

Pemantauan kehadiran pelajar

Senarai nama pelajar tidak layak

TAHAN PELAJAR DARI

MENDUDUKI PEPERIKSAAN

AKHIR

Surat tidak layak menduduki peperiksaan

Pegawai peperiksaan

KPPJ / PPJ

Pelajar

2.3 Proses Laksana Peperiksaan

SOURCE OF INPUTS


Ketua pengawas / pengawas peperiksaan

Pegawai peperiksaan

Pengarah

KJ

Pensyarah kursus

Jadual pengawasan peperiksaan

LAKSANA PEPERIKSAAN

Perjalanan peperiksaan

Skrip jawapan

Pelajar

Pegawai peperiksaan

Pengawas peperiksaan


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2.4 Proses Keputusan Peperiksaan

SOURCE OF INPUTS


Pensyarah kursus

Pemeriksa kedua

Penyelaras moderasi

KPPJ / PPJ

Jawatankuasa peperiksaan politeknik

Borang markah PA

Rekod markah KK / PA di SPMP

Skrip jawapan pelajar

Borang penyelarasan pemeriksaan skrip jawapan

Borang moderasi jabatan

PROSES KEPUTUSAN

PEPERIKSAAN

Borang markah PB / PA

Lembaran markah keseluruhan

Pegawai peperiksaan

KPPJ / PPJ

Pelajar

Ahli jawatankuasa peperiksaan politeknik

2.5 Proses Pengurusan Pensijilan

SOURCE OF INPUTS


Pengarah

Pegawai peperiksaan

KPPJ / PPJ

Butiran graduan lulus penuh dan keputusan.

URUS PENSIJILAN

Sijil & transkrip

Buku penyerahan sijil

Pelajar

Pegawai peperiksaan


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir

PEGAWAI PEPERIKSAAN

KETUA PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN

PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN

PEMBANTU OPERASI

TERIMA SOALAN DARI BAHAGIAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN (BPN)

SEDIA LAMPIRAN 6

SEDIA ARAHAN PERCETAKAN

TERIMA SET SOALAN DAN

LAMPIRAN 6 UNTUK CETAKAN SOALAN

SERAH PADA KETUA


UNTUK SEMAKAN AKHIR

SIMPAN DALAM BILIK KEBAL

SEHINGGA HARI PEPERIKSAAN

RALAT

YA

TIDAK

BUAT CETAKAN PERCUBAAN

BUAT CETAKAN PENUH

CETAK, SUSUN, ’STAPLING

’ DAN PEMBUNGKUSAN

MENGIKUT JADUAL

PEPERIKSAAN


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

PEGAWAI PEPERIKSAAN KETUA PENYELARAS

PEPERIKSAAN JABATAN PEMBANTU OPERASI

HANTAR DATA PEPERIKSAAN

AKHIR PADA BPN

TERIMA MAKLUMBALAS

BERKAITAN JADUAL WAKTU

SEBAR DRAF JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN

TERIMA DRAF JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN

BERI MAKLUMBALAS

KEPADA JAWATANKUASA KESELARASAN JADUAL WAKTU

BPN

TERIMA JADUAL WAKTU

PEPERIKSAAN RASMI SELARAS

SEBAR JADUAL WAKTU

PEPERIKSAAN RASMI SELARAS

MOHON SENARAI NAMA

PENSYARAH

SEDIA JADUAL WAKTU

PENGAWASAN PEPERIKSAAN

EDAR JADUAL WAKTU

PENGAWASAN PEPERIKSAAN

SEDIA SENARAI NAMA CALON PENGAWAS

PEPERIKSAAN


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 10 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir

PENSYARAH KURSUS / KJ PEGAWAI PEPERIKSAAN PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN

TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR TIDAK LAYAK PANTAU KEHADIRAN PELAJAR

KELUARKAN SURAT TIDAK LAYAK

TANDAKAN ‘X’ PADA NAMA

YANG TIDAK LAYAK DI NILAI


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 11 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.4 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan

PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA

KEDUA


JABATAN

PEGAWAI PEPERIKSAAN

AHLI JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN

BENTUK PLATFORM DAFTAR MARKAH DI SPMP

MENGIKUT SEKSYEN PELAJAR

SEMAK SKRIP JAWAPAN YANG

TERPILIH

SEMAK SKRIP JAWAPAN

PEPERIKSAAN AKHIR

REKOD MARKAH KERJA KURSUS

(KK) DI SPMP

MAKLUM PADA PENSYARAH

BELUM REKOD MARKAH PA

PERBEZAAN 5 MARKAH

YA

TIDAK

AKTIFKAN MENU PEMPROSESAN KEPUTUSAN DI

SPMP

SEMAK STATUS REKOD MARKAH PA/ KK DI SPMP

ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 1

ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 3

REKOD MARKAH PENILAIAN AKHIR

(PA) DI SPMP

PROSES KEPUTUSAN PENILAIAN PELAJAR

A

REKOD PADA LAMPIRAN 7


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 12 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA KEDUA


JABATAN

PEGAWAI PEPERIKSAAN

AHLI JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN

KEMASKINI & CETAK SEMULA

LEMBARAN MARKAH UNTUK

PEGESAHAN JAWATANKUASA PEPERIKSAAN

PMK

PINDAAN

YA

TIDAK

PENGESAHAN KEPUTUSAN

PEPERIKSAAN DALAM

MESYUARAT JAWATANKUASA PEPERIKSAAN

PMK

CETAK DAN SEMAK

LEMBARAN MARKAH UNTUK

MESYUARAT PENYELARASAN PEPERIKSAAN

JABATAN

A

SEDIAKAN ANALISIS

SEPERTI DI LAMPIRAN 4 & 5

JK PEPERIKSAAN SAHKAN

LEMBARAN MARKAH

PAMER KEPUTUSAN

PELAJAR


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 13 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.5 Pengurusan Pensijilan

PEGAWAI PEPERIKSAAN PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN PEMBANTU OPERASI

CETAK SENARAI NAMA GRADUAN LULUSAN

PENUH

CETAK SIJIL

BUAT PEMBETULAN

SERAHAN SIJIL PADA PELAJAR

RALAT

YA

TIDAK

TERIMA SENARAI BUTIRAN

GRADUAN

ISI BUKU DAFTAR SIJIL

SEMAK BUTIRAN GRADUAN

RALAT

YA

TIDAK


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 14 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pegawai Peperiksaan Terima Soalan Dari Bahagian Peperiksaan & Penilaian (BPN)

2. Pegawai Peperiksaan Serah Pada Ketua Penyelaras Peperiksaan Untuk Semakan Akhir

3. Ketua Penyelaras

Peperiksaan Jabatan Sedia Lampiran 6

4. Pegawai Peperiksaan Sedia Arahan Percetakan

5. Pembantu Operasi Terima set soalan dan Lampiran 6 untuk cetakan soalan

6. Pembantu Operasi Buat cetakan percubaan. Sekiranya ada ralat perlu buat percubaan semula tetapi sekiranya tiada ralat terus buat cetakan penuh.

7. Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Cetak, Susun, Stapling dan pembungkusan mengikut jadual

8. Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Simpan dalam bilik kebal sehingga hari peperiksaan.

4.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan


1. Pegawai Peperiksaan Hantar data Peperiksaan Akhir pada BPN

2. Pegawai Peperiksaan Terima draf Jadual Waktu Peperiksaan

3. Pembantu Operasi Sebar Draf Jadual Waktu Peperiksaan

4. Pegawai Peperiksaan Terima maklumbalas berkaitan jadual waktu peperiksaan

5. Pegawai Peperiksaan Beri maklumbalas kepada Jawatankuasa Keselarasan Jadual Waktu BPN

6. Pegawai Peperiksaan Terima Jadual Peperiksaan Rasmi Selaras

7. Pembantu Operasi Sebar Jadual Waktu Peperiksaan Rasmi Selaras

8. Mo Pegawai Peperiksaan Mohon senarai nama pensyarah

9. Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Sedia senarai nama calon pengawas peperiksaan

10. Pegawai Peperiksaan Sedia Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan

11. E Pegawai Peperiksaan Edar jadual waktu pengawasan peperiksaan


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 15 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir


1. Pensyarah Kursus/KJ Pantau Kehadiran Pelajar

2. Pegawai Peperiksaan Terima senarai nama pelajar tidak layak

3. Pegawai Peperiksaan Keluarkan surat tidak layak

4. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Tandakan ‘X’ pada nama yang tidak layak dinilai pada senarai kehadiran peperiksaan akhir pelajar

4.4 Pemprosesan KeputusanPeperiksaan


1. Pensyarah Kursus Bentuk Platform daftar markah di SPMP mengikut seksyen pelajar

2. Pensyarah Kursus Rekod markah kerja kursus (KK) di SPMP

3. Pensyarah Kursus Semak skrip jawapan peperiksaan akhir

4. Pemeriksa Kedua Semak skrip jawapan yang terpilih

5. Pemeriksa Kedua Isi borang seperti dilampiran 3

6. Pemeriksa Kedua Sekiranya terdapat perbezaan 5 markah, pensyarah kursus perlu semak semula skrip jawapan peperiksaan akhir.

7. Pensyarah Kursus Rekod markah Kerja Kursus (KK) di SPMP

8. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Semak status rekod markah KK/PA di SPMP

9. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Rekod pada Lampiran 7

10. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Maklum pada pensyarah yang belum merekod markah PA

11. Pegawai Peperiksaan Aktifkan pemprosesan keputusan di SPMP

12. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Proses Keputusan Penilaian Pelajar

13. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Cetak dan semak lembaran markah untuk Mesyuarat Penyelarasan Peperiksaan Jabatan


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 16 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL


14. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK

15. Ahli Jawatankuasa

Peperiksaan

Pengesahan Keputusan Peperiksaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan PMK

16. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Sekiranya terdapat pindaan, perlu kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK

17. Ahli Jawatankuasa

Peperiksaan

JK Peperiksaan sahkan lembaran markah

18. Pegawai Peperiksaan Pamer keputusan pelajar

19. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Sediakan analisis seperti lampiran 4 & 5

4.5 Pengurusan Pensijilan


1. Pegawai Peperiksaan Cetak senarai nama graduan lulus penuh

2. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Semak butiran graduan

3. Pegawai Peperiksaan Sekiranya ada ralat perlu buat pembetulan senarai nama graduan lulus penuh

4. Pembantu Operasi Terima senarai butiran graduan

5. Pembantu Operasi Cetak Sijil. Sekiranya ada ralat perlu cetak semula

6. Pembantu Operasi Isi buku daftar siji

7. Pembantu Operasi Serahan sijil pada pelajar


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 17 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Soalan Peperiksaan Akhir

Jadual Waktu Peperiksaan Akhir

Senarai Pelajar Tidak layak Menduduki Peperiksaan Akhir

Keputusan Peperiksaan

Sijil untuk graduan

Kelulusan perancangan Bahagian Peperiksaan dan Penilaian

Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Jabatan

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada Kurikulum

Rujuk dan akur kepada FEIST

Rujuk dan akur takwim

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Panel luar

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Nama Pensyarah Penggubal

Kod Kursus

Nama dan nombor pendaftaran pelajar

Nama Politeknik Penyelaras

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Keputusan pelajar

Sijil

Markah KK

Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan percetakan

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Surat Lulus Penuh

Transkrip

Sijil

Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu Peperiksaan Akhir

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran

Tindakan pembetulan 10.2 Bengkel Penyediaan Soalan Dan Bengkel Pemurnian Soalan

Penambahbaikan 10.3 Semakan FEIST dilaksanakan setiap tahun


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 18 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Soalan Peperiksaan Akhir

Tidak mengikut kurikulum dan FEIST

Semakan oleh TPA/KJ

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan kehendak Kurikulum dan FEIST

2. Soalan Peperiksaan Akhir

Penggubalan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan

Bengkel Penggubalan Soalan

Mengemukakan surat tunjuk sebab oleh pensyarah berkaitan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Salinan asal kertas soalan peperiksaan akhir

6 semester Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit Peperiksaan

Terhad

2. Takwim Aktiviti-Aktiviti peperiksaan

1 tahun Bilik Unit Peperiksaan/ Pejabat Ketua

Jabatan

Am

3. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester

1 semester Unit Peperiksaan Am

4. Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan

1 semester Unit Peperiksaan Am

5. Salinan surat tidak layak menduduki peperiksaan / dimansuhkan penilaian berterusan

3 tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

6. Dokumen Keluar / Masuk kertas Soalan / Jawapan

3 tahun Meja PPJ di Unit Peperiksaan

Terhad

7. Laporan Kes Meniru Sepanjang Tempoh

Pengajian

Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

8. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad

9. Borang Markah Peperiksaan Akhir 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 19 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

10. Borang Markah Pemeriksa Kedua 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad

11. Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan

3 tahun Jabatan Terhad

12. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan Terhad

13. Statistik Taburan skor pencapaian pelajar

3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

14. Statistik Pencapaian PNM≥ 3.00 bagi setiap program

3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

15. Daftar Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

Terhad

16. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

Terhad

17. Senarai semak kerja penyediaan kertas peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan Terhad

18. Senarai semak kerja pemprosesan keputusan peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan Terhad

19. Senarai semak kerja pengurusan persijilan

1 Tahun Unit Peperiksaan Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-07(1)(08-09-17) Borang Markah Penilaian Akhir

2) PPP-07(2)(08-09-17) Borang Markah Pemeriksa Kedua

3) PPP-07(3)(08-09-17) Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

4) PPP-07(4)(08-09-17) Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar

5) PPP-07(5)(08-09-17) Statistik Pencapaian PNM ≥ 3.00 Bagi Setiap Program

6) PPP-07(6)(08-09-17) Penyediaan Kertas Peperiksaan

7) PPP-07(7)(08-09-17) Pemprosesan Keputusan Peperiksaan

8) PPP-07(8)(08-09-17) Pengurusan Persijilan


PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 20 /20

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

MAKLUMAT TERKAWAL

BORANG MARKAH PENILAIAN AKHIR

SESI __________________

Nama Pensyarah Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program

Nama Kursus Kod Kursus Kelas

No. No.

Pendaftaran

Objektif Struktur Esei Jumlah

Markah

Keseluruhan

Kategori

Soalan 1 Soalan 2 Jumlah

Markah

Soalan 1 Soalan 2 Soalan 3 Soalan 4 Jumlah

Markah

CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J

Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian item.

J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut

Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.

Tandatangan :

Tarikh :

PPP-07(1)(08-09-17)

BORANG MARKAH PEMERIKSA KEDUA

PENILAIAN AKHIR

SESI __________________

No No.

Pendaftaran

Objekt

if

Soalan

2

Soalan

3

Soalan

4

Soalan

5

Soalan

6

Soalan

7

Soalan

8

Soalan

9

Soalan

10

Soalan

11

Soalan

12

Soalan

13

Soalan

14

Jumlah Kategori

Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian.

J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut

Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.

Tandatangan :

Tarikh :

Nama Pemeriksa Kedua Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program

Nama Kursus Kod Kursus Kelas

PPP-07(2) (08-09-17)

BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON

KOD KURSUS

JABATAN JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA

NAMA KURSUS

PROGRAM

KELAS

Bil No Siri

Skrip

Kategori

(T, S, R)

MARKAH ASAL

(markah dari pemeriksa

skrip jawapan)

MARKAH PENYEMAKAN

(markah dari

pemeriksa kedua)

Perbezaan Markah

Markah

Penyelarasan

(jika perlu*) CATATAN

JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH

1

2

3

4

5

6

Tiga kategori markah ialah tinggi sederhana dan rendah

* Diperlukan jika perbezaan markah > 5.

NAMA TANDATANGAN TARIKH

Pemeriksa Kedua

Penyelaras Moderasi Kursus

Penyelaras Moderasi Jabatan

PPP-07(3)(08-09-17)

STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR

SESI ______________

Jabatan JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK

Program

………..……………………………… ………………………

Tandatangan Tarikh


Bil.

Kursus

Peratus

Pencapaian Pelajar

Catatan Nilai Mata <

2.00

2.00 ≤ Nilai Mata <

3.00

3.00 ≤ Nilai Mata

< 3.67

Nilai Mata

≥ 3.67

PPP-07(4) (08-09-17)

STATISTIK PENCAPAIAN PNM ≥ 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM

SESI ______________

JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK

BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM ≥ 3.00

JUMLAH PELAJAR YANG LULUS

PERATUS KELULUSAN

CATATAN

(* - kurang drp 25% pelajar yang mencapai PNM ≥

3.00 )

Tandatangan Tarikh :


PPP-07(5) (08-09-17)

PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN

SESI __________________

JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK

BIL KOD

KURSUS BIL. PELAJAR TARIKH PEPERIKSAAN TARIKH SIAP

……………………………………. …………………..

Tandatangan Tarikh


PPP-07(6) (08-09-17)

PPP-07(7) (05-06-15)

PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

JABATAN : ……………………………………………..

SESI :……………………………………………….

TARIKH PEPERIKSAAN BERAKHIR : ………………….

BIL PROGRAM / SEKSYEN

BIL.

PELAJAR

KEY-IN

MARKAH CETAK

TARIKH SIAP

Nama

T/Tangan

PKK PA LEMBARAN SLIP

……………………………………. …………………..

Tandatangan Tarikh


(tandakan √ di ruangan key-in dan cetak)

PENGURUSAN PENSIJILAN

JABATAN : ……………………………………………..

LULUSAN : …………………………………………….

TARIKH KONVOKESYEN : …………………………….

BIL. PROGRAM

JABATAN

BIL.

LULUSAN

SEMAKAN

TARIKH Nama T/Tgn

NAMA NO. K.P. NO.

SIRI

……………………………………. …………………………

Tandatangan Tarikh


(tandakan √ di ruangan semakan)

PPP-07(8) (05-06-15)

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · pegawai teknologi maklumat pegawai teknologi...

Documents