bab pertama ringkasan eksekutifs3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/63-sistem-e-emolumen.pdf ·...

Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

BAB PERTAMA

RINGKASAN EKSEKUTIF



RINGKASAN EKSEKUTIF

Budaya Inovasi menjadi elemen penting ke arah mencapai status

organisasi bertaraf dunia. Budaya inilah yang cuba diterapkan ke dalam

setiap warga Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia. Pembangunan

sistem e-Emolumen ini merupakan salah satu inisiatif yang dijayakan oleh

JPS ke arah meningkatkan lagi sistem penyampaian kepada pelanggan

dan stakeholdernya. Sistem ini dibangunkan pada 2008 kerana wujudnya

keperluan mendapatkan maklumat yang tepat dan cepat dalam

pengiraan emolumen untuk penyediaan anggaran belanjawan tahunan

Jabatan. Ia digunakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan untuk proses

pengiraan emolumen dan ia berkembang kegunaannya hingga ke

peringkat penyediaan kertas penstrukturan semula organisasi.

Semestinya, ciri sebuah sistem yang baik haruslah bersifat dinamik, dan

sehingga kini ia telah digunakan oleh pengurusan tertinggi Jabatan

dalam proses membuat keputusan. Selanjutnya, ia akan terus

berkembang dan ditambahbaik ke tahap penggunaan semua warga

Jabatan untuk mendapatkan status emolumen, kenaikan gaji, jumlah

potongan KWSP serta kelayakan pinjaman perumahan, kenderaan dan

komputer. Oleh itu, adalah wajar sistem ini dipertimbangkan untuk

memenangi AIPK kerana ia sistem yang memudahkan dan menjimatkan

masa, kos dan tenaga pegawai-pegawai yang menggunakannya serta

pengurusan tertinggi Jabatan, ia belum pernah dibangunkan oleh mana-

mana agensi lain dan boleh digunakan serta diadaptasi oleh agensi lain

kerana ia dibangunkan mengikut keperluan sebuah organisasi Kerajaan.



BAB DUA

LATAR BELAKANG JABATAN PENGAIRAN

DAN SALIRAN MALAYSIA



2. LATAR BELAKANG AGENSI

2.1 Latar Belakang Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia (JPS)

Pembentukan JPS bermula tahun 1932 dan dikenali sebagai

Jabatan Parit dan Tali Air (JPT). Objektif penubuhan JPT pada ketika

itu adalah untuk membantu industri penanaman padi berkembang

dengan memberi khidmat nasihat dan membangunan

kemudahan pengairan dan saliran. Sepuluh tahun penubuhan JPT

ini, kemudahan pengairan dan saliran telah disediakan untuk lebih

kurang 50,000 hektar tanah padi yang sedia ada dan telah

mengambil alih kerja-kerja penyenggaraan saliran bagi 40,000

hektar tanah estet dan pekebun kecil di Selangor dan Perak.

Disebabkan objektif penubuhannya lebih kepada membantu

perkembangan industri pertanian maka JPS telah diletakkan

dibawah Kementerian Pertanian dan Asas Tani sehingga awal

tahun 2004.

Pada 15hb Mac 1989 nama JPT telah ditukar kepada Jabatan

Pengairan dan Saliran (JPS) bagi melambangkan skop tanggung

jawab dan perkhidmatan yang lebih meluas dan professional.

Nama jabatan dalam bahasa Inggeris, bertukar dari Drainage and

Irrigation Department kepada Department of Irrigation and

Drainage, dengan mengekalkan huruf singkatannya iaitu DID sejak

penubuhan hingga kini.



Bermula tahun 2004 JPS telah diletakkan dibawah Kementerian

Sumber Asli dan Alam Sekitar berikutan skop kerja JPS telah

berkembang daripada menyediakan kemudahan pengairan dan

saliran pertanian kepada melaksanakan projek-projek

pembangunan sumber air, khususnya dalam bidang pengairan,

saliran dan kejuruteraan sungai. Kini, tugas-tugas JPS merangkumi :

Pengurusan Sumber Air Dan Hidrologi

Pengurusan Sungai

Pengurusan Banjir

Pengurusan Pantai

Saliran Mesra Alam



WAWASAN JPS

Menjadi organisasi bertaraf dunia menjelang tahun 2010.

MISI JPS

Menguruskan sumber air, lembangan sungai, risiko banjir dan zon

pinggir laut untuk mencapai alam sekitar yang mampan dan kualiti

hidup yang dipertingkatkan.

OBJEKTIF JPS

Menyediakan perkhidmatan kejuruteraan yang melebihi

keupayaan kumpulan sasaran sendiri seterusnya menjamin

penggunaan tanah yang optimum dan pengurusan yang lebih

cekap bagi sumber air negara.



NILAI TERAS

Buat Perkara yang Betul, dan Buat dengan Betul dengan KUALITI,

INTEGRITI DAN PERIHATIN.

DASAR Q

JPS Malaysia komited terhadap budaya kerja cemerlang yang

tertumpu pada pembaikan yang berterusan kea rah kepuasan

pelanggan dan pekerja.

2.2 Ringkasan Perjawatan

Berdasarkan Buku Senarai Perjawatan 2010, Jabatan Pengairan

dan Saliran Malaysia telah diluluskan sebanyak 416 perjawatan.

Pecahan perjawatan mengikut kumpulan perkhidmatan ialah

seperti berikut:

Bil. Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Jawatan

Bilangan Perjawatan

Bilangan Diisi

Bilangan Kekosongan

1.

2.

3.

4.

5.

Jurutera Awam Gred Utama

Jurutera Awam

Jurutera Awam

Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

TURUS III

JUSA A

JUSA B

JUSA C

JUSA C

1

1

2

9

1

1

1

2

9

1

0

0

0

0

0

JUMLAH 14 14 0



Bil. Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred Jawatan

Bilangan Perjawatan

Bilangan Diisi

Bilangan Kekosongan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Pegawai Tadbir Dan Diplomatik

Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

Pegawai Teknologi Maklumat

Juruukur Bahan


Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

Jurutera Elektrik

Juruukur Bahan


Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

Jurutera Elektrik

Jurutera Elektronik

Juruukur Bahan



Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

M54

J54

J54

F54

J54

M52

J52

J52

J52

J52

M48

J48

J48

J48

J48

J48

F48

M44

J44

J44

1

21

2

1

2

1

29

6

2

2

1

61

11

2

1

9

1

3

51

14

1

18

1

1

2

1

27

5

1

2

1

61

8

2

0

9

1

2

45

13

0

3

1

0

0

0

2

1

1

0

0

0

3

0

1

0

0

1

6

1



21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

33.

34.

35.

36.

Jurutera Elektrik

Juruukur Bahan


Pegawai Pertanian

Pegawai Undang-Undang

Pegawai Penerangan

Akauntan


Jurutera Awam

Jurutera Mekanikal

Jurutera Elektrik

Juruukur Bahan

Arkitek


Pegawai Perpustakawan

Pegawai Tadbir

J44

J44

F44

G44

L44

S44

W44

M41

J41

J41

J41

J41

J41

F41

S41

N41

1

6

3

2

1

1

1

3

135

17

3

12

1

7

1

1

1

6

2

0

1

1

1

3

135

8

2

11

1

7

1

1

0

0

1

2

0

0

0

0

0

9

1

1

0

0

0

0

JUMLAH 416 382 34



2.3 Piagam Pelanggan JPS

Kami menyediakan perkhidmatan professional dan berkualiti dalam

perancangan, rekabentuk dan pelaksanaan program-program

pengurusan banjir, lembangan sungai, zon pantai, saliran mesra

alam serta sumber air dan hidrologi. Perkhidmatan kami

berdasarkan amalan kejuruteraan terbaik dengan mengambil kira

kelestarian alam sekitar, ekonomi dan sosial.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi berikut, kami berikrar akan :

Memberi respon terhadap sebarang aduan awam menerusi JPS Careline 1-300-80-1010 berkenaan dengan masalah banjir, sungai, pantai dan saliran bandar dalam masa dua (2) hari bekerja.

Memastikan bayaran bil dan invois dibuat tidak melebihi empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan dokumen lengkap (melainkan dinyatakan sebaliknya dalam perjanjian kontrak).

Membekal data dan maklumat hidrologi dalam tempoh

empatbelas (14) hari bekerja.

Memberi khidmat nasihat / ulasan teknikal / maklumbalas dalam tempoh tidak melebihi empat (4) minggu.



2.4 Carta Organisasi JPS

Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

2.5 Slogan dan Logo JPS

‘Air Dan Persekitarannya, Warisan Kita’

Ombak mewakili lima fungsi utama jabatan Pengairan dan Saliran, yakni

pengairan, saliran, kejuruteraan sungai, kejuruteraan pinggir laut dan

hidrologi. Bentuk ombak menggambarkan jabatan yang dinamik,

komited ke arah kemajuan yang tidak terhalang oleh rintangan dalam

menyediakan perkhidmatan yang menyeluruh. Gelombang yang

berubah daripada warna biru kepada hijau menunjukkan kemajuan

pertanian di tengah-tengah keindahan Alam, hasil integrasi yang harmoni

antara kerja kejuruteraan dengan alam sekitar sejajar dengan moto ’Air

dan Persekitarannya, Warisan Kita’.


BAB TIGA

HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI

PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TELAH DIHASILKAN


3.1 Sistem Emolumen

3.1.1 Sistem ini dibangunkan untuk menguruskan data emolumen

pegawai/kakitangan JPS (Jabatan Pengairan dan Saliran).

Sistem ini berfungsi menyimpan dan memaparkan maklumat

emolumen pegawai/kakitangan JPS yang terkini. Ia

dibangunkan pada tahun 2008 dan pada asalnya, maklumat

dalam sistem ini digunakan oleh Bahagian Khidmat

Pengurusan bagi (BKP) membuat anggaran perbelanjaan

emolumen bagi keseluruhan pegawai/kakitangan JPS dalam

proses penyediaan anggaran bajet mengurus tahunan

jabatan. Namun begitu, selaras dengan keperluan

maklumat ini, ia telah ditambahbaik dan diperluaskan

penggunaan sehingga kegunaan pengurusan atasan dalam

membuat keputusan. Sistem ini mempunyai 8 modul seperti

berikut :

1) Modul Log In

Pengguna log in ke dalam sistem melalui modul ini

2) Modul Kemaskini Katalaluan

Modul ini membenarkan pengguna sistem untuk menukar

katalaluan.

3) Modul Emolumen Ikut Penempatan

Modul ini memaparkan skrin kemasukan maklumat

emolumen pegawai/kakitangan JPS mengikut bahagian.

Pengguna juga dapat memaparkan maklumat

emolumen pegawai/kakitangan JPS mengikut bahagian.


4) Modul Senarai Gaji

Modul ini memaparkan tangga gaji bagi

pegawai/kakitangan mengikut skim dan gred. Pengguna

juga dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini

rekod tangga gaji.

5) Modul Elaun – elaun

Modul ini memaparkan elaun yang diterima oleh

pegawai/kakitangan JPS mengikut gred. Pengguna juga

dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini rekod

elaun.

6) Modul COLA dan KWSP

Modul ini memaparkan bayaran COLA mengikut kategori

kawasan dan peratusan KWSP. Pengguna juga

dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini COLA

dan KWSP.

7) Modul Kelas Kuarters

Modul ini memaparkan bayaran kuarters mengikut

kategori kawasan dan peratusan kuarters. Pengguna juga

dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini kelas

kuarters.

8) Modul Log Out

Pengguna akan log out daripada sistem melalui modul ini.


3.1.2 Carta Aliran Kerja Sistem Emolumen

Carta aliran kerja Sistem Emolumen seperti dibawah :

Tidak

Ya

Rajah 3.1 – Carta Alir Kerja Sistem

Mula

Log in Ke Dalam Sistem

Pengguna Sistem

Berdaftar

Masukkan Maklumat

Emolumen/ Paparkan Maklumat

Tamat


3.1.3 Perubahan Yang Telah Dicapai Melalui Sistem Emolumen

Sebelum Sistem Emolumen ini di bangunkan, BKP JPS

membuat pengiraan emolumen secara manual. Setelah

sistem ini dibangunkan, pengiraan emolumen ini dapat

dilaksanakan secara automatik oleh sistem secara online.

Pengguna hanya perlu memasukkan maklumat tangga gaji

terkini. Pengguna boleh mengetahui kelayakan emolumen

yang sepatutnya dan amaun pinjaman yang layak dipohon.

Manakala BKP sebagai pengurus sistem (administrator) boleh

mendapatkan maklumat emolumen dengan kadar segera

dan mudah untuk keperluan pelanggannya seperti warga

Jabatan, Kementerian dan Agensi Pusat.

Maklumat emolumen ini boleh digunakan oleh pihak

pengurusan tertinggi JPS untuk mengetahui implikasi

kewangan Jabatan sedia ada bagi maksud pemantauan

perbelanjaan khususnya bagi pembayaran emolumen. Selain

itu, pengurusan atasan juga boleh mendapatkan maklumat

mengenai jumlah perjawatan sedia ada di sesuatu bahagian

serta boleh digunakan untuk mengetahui implikasi kewangan

hasil daripada penstrukturan semula atau permohonan

pertambahan pegawai/kakitangan di JPS. Sistem ini banyak

membantu pihak pengurusan tertinggi JPS dalam membuat

keputusan penting dalam Jabatan.


3.1.4 Pelaksanaan Sistem Emolumen

Sistem Emolumen dibangunkan oleh Seksyen Pembangunan

dan Peyelenggaraan Sistem Aplikasi, Bahagian Pengurusan

Maklumat (BPM) JPS. Pembangunan sistem dilaksanakan oleh

seorang Pegawai Sistem Maklumat dan seorang Penolong

Pegawai Sistem Maklumat pada tahun 2008 dan sistem

digunakan pada tahun yang sama. Sistem ini dapat dicapai

melalui rangkaian intranet JPS dan alamat url sistem ialah:

http://it.water.gov.my/intranetx/emolumen. Screen shot

paparan sistem seperti rajah di bawah.

Rajah 3.2 – Skrin Utama Sistem Emolumen


Rajah 3.3 – Menu Utama Sistem Emolumen

Rajah 3.4 – Skrin Kemasukan Maklumat Emolumen


Rahah 3.5 – Paparan Maklumat Emolumen

Rajah 3.6 – Paparan Senarai Gaji Mengikut Skim dan Gred


Rajah 3.7 – Paparan Senarai COLA dan Potongan EPF

Rajah 3.8 – Paparan Senarai Kelas Rumah


BAB EMPAT

PEMBUDAYAAN INOVASI (INNOVATION CULTURE)


Dasar Penerapan Budaya Inovasi dan Pelaksanaan Inovasi

4.1.1 Penubuhan Jawatankuasa Induk Inovasi & Penubuhan

Jawatankuasa Inovasi Di Semua Peringkat Agensi

Jawatankuasa Induk Inovasi JPS secara rasminya telah ditubuhkan

pada 23 September 2010 dan Unit Inovasi di bawah Bahagian Audit

Prestasi bertindak sebagai sekretariat bagi jawatankuasa tersebut.

Jawatankuasa ini terdiri daripada:-

i. Jawatankuasa Pemandu Inovasi yang dipengerusikan oleh

Ketua Pengarah JPS dan ahlinya terdiri daripada Pengurusan

Direktorat, Pengarah Bahagian dan Pengarah Negeri; dan

ii. Jawatankuasa Penyelaras Inovasi yang dipengerusikan oleh

Pengarah Kanan JPS dan ahlinya terdiri daripada Penyelaras-

penyelaras Inovasi dari Bahagian dan Negeri.

4.1.2 Mewajibkan cadangan alternative berasaskan Inovasi dalam

semua kertas perakuan

Jawatankuasa ini bertujuan membincangkan alternative

berasaskan inovasi dalam setiap proses, prodek atau perkhidmatan

Jabatan serta memastikan budaya inovasi disemai dikalangan

semua warga kerja JPS. Sehingga kini, pelbagai inovasi telah

dibincangkan dan dipersetujui oleh jawatankuasa ini dalam usaha

memupuk budaya inovasi dalam warga JPS. Antaranya, ialah

sistem e-emolumen ini yang dihasilkan untuk kemasukan data

emolumen pegawai/kakitangan JPS (Jabatan Pengairan dan

Saliran). Sistem ini berfungsi menyimpan maklumat emolumen


pegawai/kakitangan JPS seterusnya memudahkan BKP

mendapatkan maklumat emolumen dengan kadar segera dan

mudah untuk digunakan oleh pihak pengurusan tertinggi untuk

membuat keputusan.

4.1.3 Penerbitan laporan berkala dan tahunan mengenai

pencapaian hasil Inovasi

Jabatan telah mengadakan pertandingan inovasi yang

melibatkan bahagian dan negeri semenjak 1992. Inovasi-inovasi

yang dihasilkan akan dipaparkan dan dilaporkan ke dalam website

Jabatan untuk setiap tahun sambutan Hari Inovasi. Jabatan juga

telah menerbitkan buku JPS Inovatif iaitu koleksi inovasi JPS

daripada tahun 1999 sehingga 2009. (Satu salinan buku disertakan).

4.1.4 Penyertaan pegawai-pegawai dalam program latihan

berkaitan Inovasi

Beberapa kursus telah diadakan untuk menggalakkan budaya

inovasi dan kreativiti di kalangan kakitangan Jabatan seperti :-

i. Kursus fasilitator KIK

ii. Program-program di bawah kalendar Malaysia Inovatif 2010


4.1.5 Meraih Inovasi –Hari/Minggu/Bulan Inovasi dll

Setiap tahun Jabatan mengadakan Konvensyen Inovasi dan Majlis

Sambutan Hari Inovasi Peringkat Jabatan yang meraikan inovasi

yang signifikan dan berimpak tinggi diberi pengiktirafan. (disertakan

surat jemputan Jabatan kepada YB Menteri NRE untuk Majlis

Sambutan Hari Inovasi JPS 2010)

Jabatan juga terlibat dengan Hari Inovasi Peringkat Kementerian

dan Kebangsaan serta pernah meraih anugerah untuk inovasi di

peringkat antarabangsa.

4.2 Komitmen Pengurusan Atasan Untuk Membudayakan Inovasi di dalam

Agensi

4.2.1 Perancangan membudayakan inovasi dalam pengurusan

kewangan

Menggalakkan kakitangan mencetuskan idea dengan

mewujudkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK), memupuk

budaya perkongsian ilmu antara organisasi. Pelan Tindakan bagi

KIK ini adalah seperti berikut:-

BIL PERKARA TARIKH

SASARAN TINDAKAN STATUS / CATATAN

1. Pembentukan KIK BKP

Januari 2011

BKP dan BAP

Ø Membentuk satu kumpulan KIK bagi BKP yang akan mengkaji dan mencadangkan alternatif proses, produk dan


BIL PERKARA TARIKH

SASARAN TINDAKAN STATUS / CATATAN

perkhidmatan melibatkan urusan sumber manusia, kewangan dan pentadbiran am.

2. Mengadakan bengkel dan makmal KIK BKP

Mac - Mei 2011

BKP dan BAP

Ø Kajian semula proses, produk dan perkhidmatan yang diberikan serta maklumbalas soal selidik yang akan dijalankan.

3. Mengedarkan soal selidik mutu perkhidmatan BKP kepada semua stakeholder dan pelanggan

Mac 2011 BKP Ø Borang soal selidik akan dibentuk dan diedarkan untuk mendapatkan maklumbalas.

4. Mengemukakan cadangan inovasi kepada Jawatankuasa Induk Inovasi Jabatan

Jun 2011 BKP dan BAP


4.2.2 Pewujudan suasana kerja yang menggalakkan idea berinovatif –

i. Jabatan mengamalkan persekitaran berkualiti 5S bukan

sahaja untuk peningkatan produktiviti malah idea inovatif.

ii. Jabatan mewujudkan saluran-saluran yang membolehkan

pegawai memberikan idea-idea seperti ruangan “Apa Kata

Anda” di dalam Infoportal yang boleh dicapai oleh warga

JPS seluruh Negara.

4.2.3 Program change management ke arah membudayakan

inovasi di Agensi –

i. penubuhan Unit inovasi jabatan,

ii. perpindahan pegawai untuk setiap 2 tahun mencambahkan

idea-idea baru.

4.2.4 Pewujudan insentif untuk menghasilkan inovasi. –

Inovasi jabatan yang memberi impak yang tinggi dan signifikan

akan diberikan insentif berupa wang tunai, piala pusingan dan sijil

pengiktirafan Jabatan semasa Sambutan Hari Inovasi. Inovasi

tersebut juga akan dipertandingkan pada peringkat kebangsaan

atau antarabangsa untuk diberikan pengiktirafan.


Pemberian Hadiah sempena Sambutan Hari Inovasi JPS 2010 oleh YB Menteri Sumber Asli dan Alam Sekitar

4.2.5 Pelaksanaan program value for money seperti value

reengineering/cost validation

Juruperunding-juruperunding yang dilantik untuk melaksanakan

rekabentuk terperinci adalah disyaratkan di dalam Terma Rujukan

untuk menghasilkan rekabentuk yang optimal.

Semua perolehan yang dibuat walaupun di bawah RM20,000.00,

walaupun dibenarkan oleh Arahan Perbendaharaan untuk dibuat

lantikan terus, dikehendaki untuk ditawarkan kepada sekurang-

kurangnya lima (5) syarikat.


4.3 Penyediaan peruntukan untuk menggalakkan pemikiran dan

penghasilan produk/perkhidmatan yang berinovatif

4.3.1 Sumber-sumber yang disediakan oleh agensi untuk

menggalakkan penghasilan inovasi dalam bidang

pengurusan kewangan-

Walaupun tiada peruntukan khas disediakan, namun semua

warga diberi ruang masa setiap petang Jumaat untuk

menyertai sesi Q-time, mengambil bahagian dalam

pertandingan Kumpulan Inovasi dan Kreatif tahunan serta

perbincangan di dalam ruangan Infoportal.

Walaubagaimanapun, setiap JPS bahagian dan negeri

mengambil inisiatif dengan mencari peruntukan yang boleh

digunakan untuk penghasilan inovasi dalam bidang

pengurusan kewangan.


BAB LIMA

PENAMBAHBAIKAN (VALUE - ADD)


Sistem ini bertujuan memudahkan pengguna mendapatkan maklumat

mengenai status emolumen sedia ada di Jabatan. Antara

penambahbaikan yang dihasilkan melalui sistem ini ialah:-

a) Mempercepatkan proses pengiraan emolumen bagi setiap

pegawai di Jabatan;

b) Memberi maklumat yang lebih tepat mengenai emolumen,

kelayakan pinjaman serta implikasi kewangan yang terlibat dalam

penyediaan bajet mengurus, penstrukturan semula organisasi dan

audit perjawatan Jabatan;

c) Memberi maklumat segera kepada pegawai dan kakitangan

Jabatan mengenai tarikh anjakan gaji dan tangga gaji yang baru

serta amaun kelayakan bagi pinjaman perumahan dan pinjaman

kenderaan;

d) Menjimatkan masa dan kos pengiraan emolumen daripada secara

manual kepada secara one click;

e) Menjana laporan mengenai implikasi emolumen kepada

stakeholder dengan lebih cepat;

f) Alat membuat keputusan bagi peringkat pengurusan tertinggi

secara online;

g) Mengurangkan penggunaan kertas untuk membuat pengiraan

dan menjana laporan;

h) Satu mekanisme pemantauan bagi pengurusan bajet mengurus

Jabatan;

i) Satu pengkalan menyimpan data berhubung perjawatan dan

emolumen Jabatan agar kelangsungan maklumat dapat

diteruskan berbanding secara manual;


BAB ENAM

IMPAK INOVASI KEPADA

AGENSI DAN STAKEHOLDER


6.1 Peningkatan Tahap Kepuasan Stakeholder dan peningkatan

faedah kepada Stakeholder

Peningkatan Tahap Kepuasan dan Faedah kepada Stakeholder serta

memenuhi Ekspektasi Stakeholder dengan lebih Efektif

Secara umumnya pelanggan yang menggunakan sistem ini adalah terdiri

daripada:

• Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan (JPKA)

menggunakan sistem ini untuk mendapatkan status terkini

emolumen Jabatan;

• Ahli Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Jabatan

menggunakan sistem ini untuk mendapatkan maklumat terkini

perjawatan serta implikasi kewangan terlibat untuk membuat

keputusan.

• Pegawai Bajet menggunakannya dalam pengiraan emolumen

serta penyediaan bajet tahunan Jabatan.

• Pengurusan Atasan serta Pegawai Bajet Jabatan untuk membuat

pemantauan pengurusan bajet.

• Pegawai terlibat dalam penyediaan baucar gaji.

· Pegawai terlibat dalam penyediaan penstrukturan semula

Jabatan.

· Pegawai terlibat dalam audit kewangan serta perjawatan.


Ukuran kepuasan pelanggan / stakeholder perlu dilihat dari segi

kepuasan di kalangan pengguna di pelbagai peringkat. Antara kaedah

yang akan digunakan ialah melalui maklum balas yang dibincangkan

semasa mesyuarat atau bengkel yang diadakan. Hasil analisis

maklumbalas yang diterima akan diterjemahkan sebelum langkah

peningkatan sistem kepada yang lebih baik dan memenuhi hati

pelanggan dilaksanakan. Di samping itu, satu ruangan maklum balas

secara langsung melalui atas talian juga disediakan melalui sistem ini

untuk memudahkan pengguna berurusan dan mengemukakan

pertanyaan kepada pengguna semasa di atas talian khususnya kepada

pegawai teknikal sistem.

Setakat ini, pelaksanaan sistem ini berjaya meningkatkan tahap kepuasan

pelanggan serta stakeholder dan maklumat menerusi sistem ini sering

digunapakai untuk rujukan BKP dan pengurusan tertinggi. Oleh itu, ia

akan diperluaskan penggunaannya kepada pelanggan serta stakeholder

lain dalam Jabatan.

6.2 Pengiktirafan oleh Pihak Luar dan peningkatan Faedah kepada

Agensi

Sistem ini masih belum menerima mana-mana anugerah khusus sejak

ianya dilancarkan. Walau bagaimanapun, pelaksanaannya telah

membantu meningkatkan kedudukan star rating Jabatan seperti yang

dimaklumkan oleh MAMPU baru-baru ini.


BAB TUJUH

CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI


7.1 Tahap Penglibatan Agensi

Pada awal pembangunannya, skop pelaksanaan sistem ini adalah di

peringkat pengurusan atasan dan pegawai bertanggungjawab

terhadap bajet sahaja. Oleh itu, bagi meningkatkan lagi skop

pelaksanaan sistem ini, ia akan diperluaskan kepada semua warga

Jabatan dan seterusnya kepada semua PTJ di bawah Ibu Pejabat

Jabatan.

7.2 Kesesuaian untuk Pelaksanaan di Agensi Lain (Replicability)

Di atas konsep dan inisiatif baru yang ada dalam pembangunan dan

pelaksanaan sistem ini, ianya boleh diperluaskan penggunaannya di

seluruh Jabatan atau Agensi di peringkat lain-lain Kementerian ataupun

Negeri. Sistem ini boleh dilaksanakan di mana-mana Kementerian atau

Agensi Kerajaan kerana:-

a) Sistem ini dibangunkan selaras dengan peraturan kewangan serta

garis panduan Sistem Belanjawan Diubahsuai / Modified Budgeting

System (MBS). Ia juga boleh digunakan untuk penyediaan

Outcome Based Budgeting (OBB) kerana maklumat yang dijana

oleh sistem ini boleh digunakan sebagai asas mana-mana sistem

pengurusan bajet yang digunakan oleh Kerajaan;

b) Sistem ini direkabentuk menggunakan sumber yang perakukan

oleh MAMPU, oleh itu, mana-mana Jabatan atau agensi boleh

mengubahsuai atau menambahbaik sistem ini mengikut keperluan

masing-masing;

c) Pelaksanaannya di Jabatan atau Agensi lain tidak memerlukan kos

yang tinggi.


7.3 Keaslian Idea (Kreativiti)

Tujuan awal sistem ini dibuat adalah untuk membantu proses

perancangan dan menyiapkan anggaran belanjawan tahunan dan

membantu dalam pengiraan implikasi kewangan secara ‘modelling’

untuk proses penstrukturan semula Jabatan. Sistem ini ditambahbaik

dengan membenarkan semua warga Jabatan untuk melihat status

emolumen dan kelayakan pinjaman mereka. Penambahbaikan ini telah

meningkatkan lagi penyampaian maklumat kepada warga Jabatan

dengan maklumat yang diperolehi adalah lebih tepat, mudah dan

cepat, berbanding sebelum ini setiap warga yang hendak mengetahui

status emolumen, kenaikan gaji tahunan dan kelayakan pinjaman perlu

mengemel atau menelefon Bahagian Khidmat Pengurusan bagi

mendapatkan maklumat. Tempoh masa maklumat diperolehi adalah

sehingga 30 minit kerana maklumat diperolehi secara manual dengan

mendapatkan fail daripada bilik fail serta perlu mengira jumlah kelayakan

yang pegawai dapat. Selain itu, kakitangan bertanggungjawab juga

terpaksa memberikan keutamaan kepada urusan lain yang lebih penting.

Setakat pengetahuan Jabatan, masih belum ada sebarang agensi

kerajaan yang menggunakannya.

7.4 Impak Inovasi Dari Segi Mencapai Teras Misi Nasional (Tahap

Signifikan)

Pembangunan dan pelaksanaan sistem ini adalah selaras dengan Teras

Kelima Misi Nasional, 2006-2020 iaitu mengukuhkan keupayaan institusi

dan Pelaksanaan, dengan cara meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas


proses pentadbiran dan pengukuran prestasi serta memperbaik

penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan

mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan

pelaksanaan.

Sistem yang dibangunkan ini berupaya menyumbang kepada

peningkatan sistem penyampaian Jabatan melalui maklumat asas yang

boleh diperolehi dengan cepat dan tepat serta dapat memperbaiki

penggunaan dan kecekapan kos melalui penjimatan atas kos tenaga

kerja serta kos tak langsung seperti penggunaan kertas yang minimum.


BAB LAPAN

RUMUSAN


RUMUSAN

Sistem ini wajar dipertimbangkan untuk memenangi AIPK atas justifikasi

berikut:

· Sistem e-Emolumen ini adalah sistem yang memudahkan dan

menjimatkan masa, kos dan tenaga pegawai-pegawai yang

menggunakannya di Bahagian Khidmat Pengurusan dan pengurusan

tertinggi Jabatan.

· Sistem ini mempunyai kemudahan untuk mencetak serta

mendapatkan maklumat dan laporan atas talian oleh semua warga

Jabatan.

· Sistem ini belum pernah dibangunkan oleh mana-mana agensi lain.

Sistem ini boleh menjadi satu mekanisme kawalan di Kementerian

Kewangan khususnya Bahagian Belanjawan untuk kegunaan BRO agensi

menyemak dan memantau belanjawan emolumen agensi masing-

masing. Dengan sistem ini juga, maklumat emolumen dan perjawatan

terkini boleh diperolehi dengan cepat, tepat dan mudah khususnya bagi

agensi-agensi yang mempunyai perjawatan yang besar dan banyak

seperti MINDEF, Kementerian Kesihatan atau Kementerian Pelajaran.

bab pertama ringkasan eksekutifs3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/63-sistem-e-emolumen.pdf ·...

Documents