POLITEKNIK MELAKA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-07
PENGURUSAN
PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : NURHIDAYAH BINTI AZMI Jawatan: Pegawai Peperiksaan Tarikh : 8 September 2017
NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 8 September 2017
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 4
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 6
2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir ............................................................. 6
3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir .......................................................................... 8
3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan ......................................................................... 9
4. PROSES KERJA 4.4.1....................................................................................................... 14
4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir ................................................................ 14
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ......................................................................................... 17
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................. 18
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 18
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ..................................................... 18
9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................. 19
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 20
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 2 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif a. Memastikan pengurusan peperiksaan dan penilaian dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan.
2) Skop (key activities) a. Perancangan pengurusan peperiksaan akhir b. Penyediaan Kertas Soalan c. Penyediaan Jadual waktu Peperiksaan Akhir d. Penahanan pelajar dari menduduki peperiksaan
akhir e. Pemprosesan Keputusan Penilaian f. Pengurusan pensijilan
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Kertas soalan disediakan setiap semester bermula dari penggubalan sehinggalah cetakan.
b. Kertas soalan disediakan berdasarkan dokumen yang tepat dan betul.
c. Jadual waktu selaras disediakan oleh pihak JPP dimurnikan untuk kegunaan PMK
d. Keputusan Penilaian perlu melalui proses pengumpulan markah KK dan PA
e. Pemprosesan Keputusan Penilaian dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
f. Sijil perlu dikeluarkan mengikut prosedur yang ditetapkan
4) Pemilik proses a. Pegawai Peperiksaan
5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan luaran7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015
b. Taksonomi Bloom
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus
b. Takwim P&P
c. Takwim Pentaksiran JPP
d. Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian
e. FEIST
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 3 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan
Ketua program/Ketua kursus
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
Pensyarah
Pemilik proses
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Pejabat dan Ruang Kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer, printer, mesin cetak, bilik kebal
Pengangkutan 7.1.3 (c)
Kereta
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Memahami Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan dengan Keselamatan
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Takwim Aktiviti Pentaksiran
Pegawai Peperiksaan
Awal tahun Emel PPJ
2. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Pegawai Peperiksaan
Seminggu sebelum peperiksaan bermula
Emel, Hebahan laman sesawang
Semua
Pensyarah,
Pelajar
3. Arahan Penggubalan Soalan Peperiksaan Akhir
Pegawai Peperiksaan
Awal Semester
Emel, Serahan Tangan
Pensyarah
Kursus,
Ketua
Jabatan
4. Arahan Pemurnian Draf Soalan Peperiksaan Akhir
Pegawai Peperiksaan
Seminggu sebelum bengkel pemurnian dilaksanakan
Emel, Faksimili
Pensyarah
kursus
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 4 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
5. Surat Tahan Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
Pegawai Peperiksaan
Dalam tempoh 5 hari sebelum peperiksaan akhir bermula
Serahan Tangan/Pos
Pelajar
6. Surat Lulus Penuh Pegawai Peperiksaan
Sehari selepas Mesyuarat Lembaga Peperiksaan Dan Penilaian Politeknik Malaysia
Pos/Serahan Tangan
Pelajar
1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN
Pegawai Peperiksaan Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik KPT.
Penyelaras Peperiksaan Jabatan Penyelaras Peperiksaan Jabatan adalah terdiri dari pensyarah-pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras urusan peperiksaan jabatan dan bertanggungjawab kepada Pegawai Peperiksaan.
Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat adalah Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi menguruskan urusan teknologi maklumat
Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir yang dilantik untuk menjalankan tugas di unit peperiksaan
Pensyarah Kursus Pensyarah yang mengajar sesuatu kursus.
Pemeriksa Skrip
Jawapan Kedua
Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi membuat semakan kedua Skrip Jawapan Penilaian Akhir yang terpilih.
Penyelaras Moderasi Jabatan Pensyarah yang dilantik oleh Timbalan Pengarah (Akademik) bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses moderasi di peringkat jabatan.
Penyelaras Moderasi Kursus Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik bertujuan untuk menyelaras proses moderasi kursus di peringkat jabatan.
Bilik Kebal/
Kabinet Berkunci
Tempat yang selamat untuk menyimpan kertas soalan Peperiksaan Akhir dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan Unit Peperiksaan.
Bilik Cetak Terkawal Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasilitis bagi mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen berkaitan di Unit Peperiksaan.
Peperiksaan Akhir Semester Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir semester.
Jadual Waktu
Peperiksaan
Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus berlangsungnya peperiksaan akhir semester.
Penyelaras Jadual
Waktu Peperiksaan
Akhir Semester
Penyelaras Peperiksaan Jabatan yang dilantik untuk membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester.
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 5 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKATAAN PENERANGAN
Ketua Pengawas
Peperiksaan
Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh Pegawai Peperiksaan bagi mengetuai perjalanan peperiksaan.
Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan peperiksaan.
Fail Kehadiran Peperiksaan Akhir Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan kes meniru
Pemeriksa Kertas Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar.
Penilaian Kerja Kursus Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek
Markah Kerja Kursus Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial, tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum peperiksaan akhir.
Penilaian Akhir Semester Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira penilaian berterusan dan peperiksaan akhir untuk semester tersebut
Borang Markah
Penilaian Akhir
Dokumen yang mengandungi senarai pelajar dan markah Penilaian Akhir Pelajar.
Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon
Borang yang mengandungi perbezaan markah Penilaian Akhir pensyarah kursus dan Penanda Kedua
Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar
Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat diploma atau sijil.
Daftar Sijil Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil yang dikeluarkan.
Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik
Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan peperiksaan.
Final Exam Identification Specification Table
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan untuk menggubal soalan peperiksaan akhir
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TPA Timbalan Pengarah Akademik
KJ Ketua Jabatan
KP Ketua Program
KPPJ Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPT Penolong Pegawai Tadbir
PO Pembantu Operasi
KK Kerja Kursus
PA Penilaian Akhir
FEIST Final Exam Identification Specification Table
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 6 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
BPN
Pegawai Peperiksaan
KPPJ / PPJ
PO
Set soalan peperiksaan
Data pendaftaran kursus pelajar
Arahan percetakan
CETAK SOALAN
PEPERIKSAAN AKHIR
Soalan peperiksaan yang siap dicetak mengikut bilangan pelajar kursus
KPPJ / PPJ
Pengawas peperiksaan
Calon peperiksaan
2.2 Proses Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
Pensyarah kursus
KJ
Pegawai peperiksaan
Pemantauan kehadiran pelajar
Senarai nama pelajar tidak layak
TAHAN PELAJAR DARI
MENDUDUKI PEPERIKSAAN
AKHIR
Surat tidak layak menduduki peperiksaan
Pegawai peperiksaan
KPPJ / PPJ
Pelajar
2.3 Proses Laksana Peperiksaan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
Ketua pengawas / pengawas peperiksaan
Pegawai peperiksaan
Pengarah
KJ
Pensyarah kursus
Jadual pengawasan peperiksaan
LAKSANA PEPERIKSAAN
Perjalanan peperiksaan
Skrip jawapan
Pelajar
Pegawai peperiksaan
Pengawas peperiksaan
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 7 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2.4 Proses Keputusan Peperiksaan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
Pensyarah kursus
Pemeriksa kedua
Penyelaras moderasi
KPPJ / PPJ
Jawatankuasa peperiksaan politeknik
Borang markah PA
Rekod markah KK / PA di SPMP
Skrip jawapan pelajar
Borang penyelarasan pemeriksaan skrip jawapan
Borang moderasi jabatan
PROSES KEPUTUSAN
PEPERIKSAAN
Borang markah PB / PA
Lembaran markah keseluruhan
Pegawai peperiksaan
KPPJ / PPJ
Pelajar
Ahli jawatankuasa peperiksaan politeknik
2.5 Proses Pengurusan Pensijilan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
Pengarah
Pegawai peperiksaan
KPPJ / PPJ
Butiran graduan lulus penuh dan keputusan.
URUS PENSIJILAN
Sijil & transkrip
Buku penyerahan sijil
Pelajar
Pegawai peperiksaan
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 8 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir
PEGAWAI PEPERIKSAAN
KETUA PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN
PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN
PEMBANTU OPERASI
TERIMA SOALAN DARI BAHAGIAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN (BPN)
SEDIA LAMPIRAN 6
SEDIA ARAHAN PERCETAKAN
TERIMA SET SOALAN DAN
LAMPIRAN 6 UNTUK CETAKAN SOALAN
SERAH PADA KETUA
PENYELARAS PEPERIKSAAN
UNTUK SEMAKAN AKHIR
SIMPAN DALAM BILIK KEBAL
SEHINGGA HARI PEPERIKSAAN
RALAT
YA
TIDAK
BUAT CETAKAN PERCUBAAN
BUAT CETAKAN PENUH
CETAK, SUSUN, ’STAPLING
’ DAN PEMBUNGKUSAN
MENGIKUT JADUAL
PEPERIKSAAN
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 9 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan
PEGAWAI PEPERIKSAAN KETUA PENYELARAS
PEPERIKSAAN JABATAN PEMBANTU OPERASI
HANTAR DATA PEPERIKSAAN
AKHIR PADA BPN
TERIMA MAKLUMBALAS
BERKAITAN JADUAL WAKTU
SEBAR DRAF JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN
TERIMA DRAF JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN
BERI MAKLUMBALAS
KEPADA JAWATANKUASA KESELARASAN JADUAL WAKTU
BPN
TERIMA JADUAL WAKTU
PEPERIKSAAN RASMI SELARAS
SEBAR JADUAL WAKTU
PEPERIKSAAN RASMI SELARAS
MOHON SENARAI NAMA
PENSYARAH
SEDIA JADUAL WAKTU
PENGAWASAN PEPERIKSAAN
EDAR JADUAL WAKTU
PENGAWASAN PEPERIKSAAN
SEDIA SENARAI NAMA CALON PENGAWAS
PEPERIKSAAN
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 10 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir
PENSYARAH KURSUS / KJ PEGAWAI PEPERIKSAAN PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN
TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR TIDAK LAYAK PANTAU KEHADIRAN PELAJAR
KELUARKAN SURAT TIDAK LAYAK
TANDAKAN ‘X’ PADA NAMA
YANG TIDAK LAYAK DI NILAI
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 11 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.4 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan
PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA
KEDUA
PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN
PEGAWAI PEPERIKSAAN
AHLI JAWATANKUASA
PEPERIKSAAN
BENTUK PLATFORM DAFTAR MARKAH DI SPMP
MENGIKUT SEKSYEN PELAJAR
SEMAK SKRIP JAWAPAN YANG
TERPILIH
SEMAK SKRIP JAWAPAN
PEPERIKSAAN AKHIR
REKOD MARKAH KERJA KURSUS
(KK) DI SPMP
MAKLUM PADA PENSYARAH
BELUM REKOD MARKAH PA
PERBEZAAN 5 MARKAH
YA
TIDAK
AKTIFKAN MENU PEMPROSESAN KEPUTUSAN DI
SPMP
SEMAK STATUS REKOD MARKAH PA/ KK DI SPMP
ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 1
ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 3
REKOD MARKAH PENILAIAN AKHIR
(PA) DI SPMP
PROSES KEPUTUSAN PENILAIAN PELAJAR
A
REKOD PADA LAMPIRAN 7
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 12 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA KEDUA
PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN
PEGAWAI PEPERIKSAAN
AHLI JAWATANKUASA
PEPERIKSAAN
KEMASKINI & CETAK SEMULA
LEMBARAN MARKAH UNTUK
PEGESAHAN JAWATANKUASA PEPERIKSAAN
PMK
PINDAAN
YA
TIDAK
PENGESAHAN KEPUTUSAN
PEPERIKSAAN DALAM
MESYUARAT JAWATANKUASA PEPERIKSAAN
PMK
CETAK DAN SEMAK
LEMBARAN MARKAH UNTUK
MESYUARAT PENYELARASAN PEPERIKSAAN
JABATAN
A
SEDIAKAN ANALISIS
SEPERTI DI LAMPIRAN 4 & 5
JK PEPERIKSAAN SAHKAN
LEMBARAN MARKAH
PAMER KEPUTUSAN
PELAJAR
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 13 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.5 Pengurusan Pensijilan
PEGAWAI PEPERIKSAAN PENYELARAS PEPERIKSAAN
JABATAN PEMBANTU OPERASI
CETAK SENARAI NAMA GRADUAN LULUSAN
PENUH
CETAK SIJIL
BUAT PEMBETULAN
SERAHAN SIJIL PADA PELAJAR
RALAT
YA
TIDAK
TERIMA SENARAI BUTIRAN
GRADUAN
ISI BUKU DAFTAR SIJIL
SEMAK BUTIRAN GRADUAN
RALAT
YA
TIDAK
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 14 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pegawai Peperiksaan Terima Soalan Dari Bahagian Peperiksaan & Penilaian (BPN)
2. Pegawai Peperiksaan Serah Pada Ketua Penyelaras Peperiksaan Untuk Semakan Akhir
3. Ketua Penyelaras
Peperiksaan Jabatan Sedia Lampiran 6
4. Pegawai Peperiksaan Sedia Arahan Percetakan
5. Pembantu Operasi Terima set soalan dan Lampiran 6 untuk cetakan soalan
6. Pembantu Operasi Buat cetakan percubaan. Sekiranya ada ralat perlu buat percubaan semula tetapi sekiranya tiada ralat terus buat cetakan penuh.
7. Penyelaras Peperiksaan Jabatan
Cetak, Susun, Stapling dan pembungkusan mengikut jadual
8. Penyelaras Peperiksaan Jabatan
Simpan dalam bilik kebal sehingga hari peperiksaan.
4.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pegawai Peperiksaan Hantar data Peperiksaan Akhir pada BPN
2. Pegawai Peperiksaan Terima draf Jadual Waktu Peperiksaan
3. Pembantu Operasi Sebar Draf Jadual Waktu Peperiksaan
4. Pegawai Peperiksaan Terima maklumbalas berkaitan jadual waktu peperiksaan
5. Pegawai Peperiksaan Beri maklumbalas kepada Jawatankuasa Keselarasan Jadual Waktu BPN
6. Pegawai Peperiksaan Terima Jadual Peperiksaan Rasmi Selaras
7. Pembantu Operasi Sebar Jadual Waktu Peperiksaan Rasmi Selaras
8. Mo Pegawai Peperiksaan Mohon senarai nama pensyarah
9. Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan
Sedia senarai nama calon pengawas peperiksaan
10. Pegawai Peperiksaan Sedia Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan
11. E Pegawai Peperiksaan Edar jadual waktu pengawasan peperiksaan
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 15 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pensyarah Kursus/KJ Pantau Kehadiran Pelajar
2. Pegawai Peperiksaan Terima senarai nama pelajar tidak layak
3. Pegawai Peperiksaan Keluarkan surat tidak layak
4. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Tandakan ‘X’ pada nama yang tidak layak dinilai pada senarai kehadiran peperiksaan akhir pelajar
4.4 Pemprosesan KeputusanPeperiksaan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pensyarah Kursus Bentuk Platform daftar markah di SPMP mengikut seksyen pelajar
2. Pensyarah Kursus Rekod markah kerja kursus (KK) di SPMP
3. Pensyarah Kursus Semak skrip jawapan peperiksaan akhir
4. Pemeriksa Kedua Semak skrip jawapan yang terpilih
5. Pemeriksa Kedua Isi borang seperti dilampiran 3
6. Pemeriksa Kedua Sekiranya terdapat perbezaan 5 markah, pensyarah kursus perlu semak semula skrip jawapan peperiksaan akhir.
7. Pensyarah Kursus Rekod markah Kerja Kursus (KK) di SPMP
8. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Semak status rekod markah KK/PA di SPMP
9. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Rekod pada Lampiran 7
10. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Maklum pada pensyarah yang belum merekod markah PA
11. Pegawai Peperiksaan Aktifkan pemprosesan keputusan di SPMP
12. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Proses Keputusan Penilaian Pelajar
13. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Cetak dan semak lembaran markah untuk Mesyuarat Penyelarasan Peperiksaan Jabatan
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 16 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Bil Tanggung jawab Tindakan
14. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK
15. Ahli Jawatankuasa
Peperiksaan
Pengesahan Keputusan Peperiksaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan PMK
16. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Sekiranya terdapat pindaan, perlu kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK
17. Ahli Jawatankuasa
Peperiksaan
JK Peperiksaan sahkan lembaran markah
18. Pegawai Peperiksaan Pamer keputusan pelajar
19. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Sediakan analisis seperti lampiran 4 & 5
4.5 Pengurusan Pensijilan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pegawai Peperiksaan Cetak senarai nama graduan lulus penuh
2. Penyelaras
Peperiksaan Jabatan
Semak butiran graduan
3. Pegawai Peperiksaan Sekiranya ada ralat perlu buat pembetulan senarai nama graduan lulus penuh
4. Pembantu Operasi Terima senarai butiran graduan
5. Pembantu Operasi Cetak Sijil. Sekiranya ada ralat perlu cetak semula
6. Pembantu Operasi Isi buku daftar siji
7. Pembantu Operasi Serahan sijil pada pelajar
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 17 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Soalan Peperiksaan Akhir
Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Senarai Pelajar Tidak layak Menduduki Peperiksaan Akhir
Keputusan Peperiksaan
Sijil untuk graduan
Kelulusan perancangan Bahagian Peperiksaan dan Penilaian
Timbalan Pengarah Akademik
Ketua Jabatan
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada Kurikulum
Rujuk dan akur kepada FEIST
Rujuk dan akur takwim
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Juruaudit luar
Panel luar
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Nama Pensyarah Penggubal
Kod Kursus
Nama dan nombor pendaftaran pelajar
Nama Politeknik Penyelaras
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Keputusan pelajar
Sijil
Markah KK
Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan percetakan
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Surat Lulus Penuh
Transkrip
Sijil
Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu Peperiksaan Akhir
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran
Tindakan pembetulan 10.2 Bengkel Penyediaan Soalan Dan Bengkel Pemurnian Soalan
Penambahbaikan 10.3 Semakan FEIST dilaksanakan setiap tahun
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 18 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK
AKUR TINDAKAN
PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Soalan Peperiksaan Akhir
Tidak mengikut kurikulum dan FEIST
Semakan oleh TPA/KJ
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan kehendak Kurikulum dan FEIST
2. Soalan Peperiksaan Akhir
Penggubalan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan
Bengkel Penggubalan Soalan
Mengemukakan surat tunjuk sebab oleh pensyarah berkaitan
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Salinan asal kertas soalan peperiksaan akhir
6 semester Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit Peperiksaan
Terhad
2. Takwim Aktiviti-Aktiviti peperiksaan
1 tahun Bilik Unit Peperiksaan/ Pejabat Ketua
Jabatan
Am
3. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
1 semester Unit Peperiksaan Am
4. Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan
1 semester Unit Peperiksaan Am
5. Salinan surat tidak layak menduduki peperiksaan / dimansuhkan penilaian berterusan
3 tahun Bilik Pegawai Peperiksaan
Terhad
6. Dokumen Keluar / Masuk kertas Soalan / Jawapan
3 tahun Meja PPJ di Unit Peperiksaan
Terhad
7. Laporan Kes Meniru Sepanjang Tempoh
Pengajian
Bilik Pegawai Peperiksaan
Terhad
8. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad
9. Borang Markah Peperiksaan Akhir 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 19 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
10. Borang Markah Pemeriksa Kedua 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad
11. Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan
3 tahun Jabatan Terhad
12. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai
Peperiksaan Terhad
13. Statistik Taburan skor pencapaian pelajar
3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan
Terhad
14. Statistik Pencapaian PNM≥ 3.00 bagi setiap program
3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan
Terhad
15. Daftar Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai
Peperiksaan
Terhad
16. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai
Peperiksaan
Terhad
17. Senarai semak kerja penyediaan kertas peperiksaan
1 Semester Unit Peperiksaan Terhad
18. Senarai semak kerja pemprosesan keputusan peperiksaan
1 Semester Unit Peperiksaan Terhad
19. Senarai semak kerja pengurusan persijilan
1 Tahun Unit Peperiksaan Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-07(1)(08-09-17) Borang Markah Penilaian Akhir
2) PPP-07(2)(08-09-17) Borang Markah Pemeriksa Kedua
3) PPP-07(3)(08-09-17) Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon
4) PPP-07(4)(08-09-17) Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar
5) PPP-07(5)(08-09-17) Statistik Pencapaian PNM ≥ 3.00 Bagi Setiap Program
6) PPP-07(6)(08-09-17) Penyediaan Kertas Peperiksaan
7) PPP-07(7)(08-09-17) Pemprosesan Keputusan Peperiksaan
8) PPP-07(8)(08-09-17) Pengurusan Persijilan
PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN
PPP-07
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 20 /20
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:
a. Hardcopy b. Laman web
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01.
P02.
P03.
MAKLUMAT TERKAWAL
BORANG MARKAH PENILAIAN AKHIR
SESI __________________
Nama Pensyarah Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program
Nama Kursus Kod Kursus Kelas
No. No.
Pendaftaran
Objektif Struktur Esei Jumlah
Markah
Keseluruhan
Kategori
Soalan 1 Soalan 2 Jumlah
Markah
Soalan 1 Soalan 2 Soalan 3 Soalan 4 Jumlah
Markah
CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J
Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian item.
J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut
Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.
Tandatangan :
Tarikh :
PPP-07(1)(08-09-17)
BORANG MARKAH PEMERIKSA KEDUA
PENILAIAN AKHIR
SESI __________________
No No.
Pendaftaran
Objekt
if
Soalan
2
Soalan
3
Soalan
4
Soalan
5
Soalan
6
Soalan
7
Soalan
8
Soalan
9
Soalan
10
Soalan
11
Soalan
12
Soalan
13
Soalan
14
Jumlah Kategori
Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian.
J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut
Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.
Tandatangan :
Tarikh :
Nama Pemeriksa Kedua Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program
Nama Kursus Kod Kursus Kelas
PPP-07(2) (08-09-17)
BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON
KOD KURSUS
JABATAN JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA
NAMA KURSUS
PROGRAM
KELAS
Bil No Siri
Skrip
Kategori
(T, S, R)
MARKAH ASAL
(markah dari pemeriksa
skrip jawapan)
MARKAH PENYEMAKAN
(markah dari
pemeriksa kedua)
Perbezaan Markah
Markah
Penyelarasan
(jika perlu*) CATATAN
JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH
1
2
3
4
5
6
Tiga kategori markah ialah tinggi sederhana dan rendah
* Diperlukan jika perbezaan markah > 5.
NAMA TANDATANGAN TARIKH
Pemeriksa Kedua
Penyelaras Moderasi Kursus
Penyelaras Moderasi Jabatan
PPP-07(3)(08-09-17)
STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR
SESI ______________
Jabatan JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK
Program
………..……………………………… ………………………
Tandatangan Tarikh
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
Bil.
Kursus
Peratus
Pencapaian Pelajar
Catatan Nilai Mata <
2.00
2.00 ≤ Nilai Mata <
3.00
3.00 ≤ Nilai Mata
< 3.67
Nilai Mata
≥ 3.67
PPP-07(4) (08-09-17)
STATISTIK PENCAPAIAN PNM ≥ 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM
SESI ______________
JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK
BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM ≥ 3.00
JUMLAH PELAJAR YANG LULUS
PERATUS KELULUSAN
CATATAN
(* - kurang drp 25% pelajar yang mencapai PNM ≥
3.00 )
Tandatangan Tarikh :
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPP-07(5) (08-09-17)
PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN
SESI __________________
JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK
BIL KOD
KURSUS BIL. PELAJAR TARIKH PEPERIKSAAN TARIKH SIAP
……………………………………. …………………..
Tandatangan Tarikh
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPP-07(6) (08-09-17)
PPP-07(7) (05-06-15)
PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN
JABATAN : ……………………………………………..
SESI :……………………………………………….
TARIKH PEPERIKSAAN BERAKHIR : ………………….
BIL PROGRAM / SEKSYEN
BIL.
PELAJAR
KEY-IN
MARKAH CETAK
TARIKH SIAP
Nama
T/Tangan
PKK PA LEMBARAN SLIP
……………………………………. …………………..
Tandatangan Tarikh
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
(tandakan √ di ruangan key-in dan cetak)
PENGURUSAN PENSIJILAN
JABATAN : ……………………………………………..
LULUSAN : …………………………………………….
TARIKH KONVOKESYEN : …………………………….
BIL. PROGRAM
JABATAN
BIL.
LULUSAN
SEMAKAN
TARIKH Nama T/Tgn
NAMA NO. K.P. NO.
SIRI
……………………………………. …………………………
Tandatangan Tarikh
Penyelaras Peperiksaan Jabatan
(tandakan √ di ruangan semakan)
PPP-07(8) (05-06-15)