politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · pengurusan pengambilan pelajar ppp-03...

MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-03

PENGURUSAN PENGAMBILAN PELAJAR

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA: NUR AZLINA BINTI JAMIL Jawatan: Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan dan Data) Tarikh : 8 September 2017

NAMA: HJ ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan:Pengarah PMK Tarikh:8 September 2017


PPP-03

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

Keluaran 01

Mukasurat 2 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 3

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 3

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 3

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 4

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 4

1.5 Definisi ................................................................................................................ 5

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 6

2.1 Proses Pendaftaran ............................................................................................ 6

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 7

3.1 Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baru ................................................................ 7

3.2 Lapor Diri Pelajar Senior ..................................................................................... 8

3.3 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Politeknik) ........................................................ 9

3.4 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Program) ....................................................... 10

3.5 Pengurusan Pelajar (Penangguhan/Berhenti Pengajian) .................................. 11

4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 12

4.1 Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baru .............................................................. 12

4.2 Lapor Diri Pelajar Senior ................................................................................... 12

4.3 Pengurusan Pelajar (PertukaranPoliteknik) ....................................................... 12

4.4 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Program) ....................................................... 13

4.5 Pengurusan Pelajar (Penangguhan/Berhenti Pengajian) .................................. 13

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 14

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 15

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 15

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................. 155

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 16


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 3 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 .................................................................................... 166

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Prosedur ini menyediakan rangka kerja bagi memastikan perlaksanaan tugas-tugas pengambilan dan mendokumentasi data dan rekod pelajar bagi program sepenuh masa di Politeknik Melaka diuruskan dengan cekap dan berkesan dengan:

i. Menentusahkan data permohonan memenuhi syarat kemasukan sebelum penawaran

ii. Menyimpan dan mengemaskini rekod pelajar

iii. Mengemaskini rekod pelajar di sistem SPMP

2) Skop (key activities) a. Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baru

b. Lapor Diri Pelajar Senior

c. Pengurusan Pelajar (Pertukaran Politeknik)

d. Pengurusan Pelajar (Pertukaran Program)

e. Pengurusan Pelajar (Penangguhan / Berhenti Pengajian)

f. Pengurusan Fail Peribadi Pelajar

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Membantu pengurusan politeknik dalam proses pengambilan dan pendaftaran pelajar

b. Menyediakan statistik bilangan pelajar

4) Pemilik proses a. Pegawai Pengambilan

5) Pelanggan proses 5.2 a. Calon b. Pelajar c. Jabatan Akademik

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. KPT b. JPP c. BPP d. PMK

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. Pekeliling, peraturan & perundangan

c. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan

Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 4 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Garis Panduan Pendaftaran (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengarah

Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar (KJHEPP)

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (PHEP)

Pegawai Pengambilan (PP)

Penyelaras Data dan Rekod (PDR)

Penasihat Akademik (PA)

Penyelaras Latihan Industri Jabatan (PLIJ)

Urusetia Hari Pendaftaran Pelajar (Pensyarah dan Staf)

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Kemudahan bilik mesyuarat dan penyediaan laporan

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer, mesin pencetak, SPMP dan portalBAP

Pengangkutan 7.1.3 (c)

-

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet dan telefon

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pengetahuan berkaitan garis panduan & prosedur kualiti

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Norma Ambilan Pelajar

KJHEPP 1 bulan sebelum pendaftaran

Memo Ketua Jabatan

2. Garis Panduan Pengambilan Pelajar Politeknik

KJHEPP 1 bulan sebelum pendaftaran

Cetakan PHEP (PD)

3. BJT PHEP(PD) Tempoh Cetakan PDR


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 5 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

penerimaan tawaran

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Norma Bilangan ambilan pelajar Politeknik yang dipersetujui

Ambilan Proses pengambilan pelajar Politeknik yang merujuk kepada tahun proses tersebut dilakukan berdasarkan sesi kemasukan pengambilan pelajar

Pengarah Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk menjalankan fungsi sebagai ketua dalam pengurusan Politeknik

Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar

Pegawai yang dilantik bagi menyelaras aktiviti pembelajaran dan pengajaran pelajar sepenuh masa

Pegawai Pengambilan Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan pengambilan dan data pelajar di Politeknik

Pegawai Teknologi Maklumat Terdiri daripada pegawai yang dilantik bagi membantu Pegawai Pengambilan melaksanakan tugas-tugas pendaftaran dan rekod pelajar.

JK Pengambilan

Terdiri daripada Pegawai Pengambilan dan ahli jawatankuasa pengambilan yang dilantik bagi membantu Pegawai Pengambilan melaksanakan tugas-tugas pengambilan dan pendaftaran pelajar

Pegawai Hal Ehwal Pelajar Pegawai yang dilantik untuk menguruskan kebajikan pelajar

Pegawai Peperiksaan Pegawai yang dilantik untuk menguruskan peperiksaan pelajar

Pegawai Latihan Industri Pegawai yang dilantik untuk menguruskan latihan industri pelajar

Penasihat Akademik Pegawai yang dilantik menguruskan hal-hal akademik pelajar mengikut kelas

Ketua Program Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab terhadap pengendalian sesuatu program

Calon Pemohon yang memohon kemasukan ke Politeknik Melaka

Pelajar Pelajar yang berdaftar di Politeknik Melaka

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

KPT Kementerian Pengajian Tinggi

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 6 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

BPP Bahagian Pembangunan Pelajar

PMK Politeknik Melaka

KJHEPP Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar

PHEP Pegawai Hal Ehwal Pelajar

PP Pegawai Pengambilan

PDR Penyelaras Data & Rekod

JK Jawatankuasa

KP Ketua Program

PA Penasihat Akademik

ICT Unit Information Communication Technology

FPP Fail Peribadi Pelajar

BJT Borang Jawapan Terima

SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Pendaftaran

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Bahagian Pengambilan Pelajar JPP

Surat tawaran

Dokumen pendaftaran pelajar

URUS PENDAFTARAN

PELAJAR BAHARU

Fail peribadi pelajar

Kad pelajar

JHEPP

Pelajar

JHEPP Surat lapor diri

pelajar

LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR

Slip pendaftaran pengajian

Pelajar


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 7 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Urus Pendaftaran Pelajar Baru

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR / PHEPJ PELAJAR

TERIMA JAWAPAN BJT

SEMAK DOKUMEN PENDAFTARAN

CANGGAH

AKTIFKAN PELAJAR TERIMA KAD PELAJAR

SEMAK BJT

BATAL TAWARAN

YA

TIDAK

HANTAR SURAT PERCANGGAHAN MAKLUMAT DAN

PEMBATALAN TAWARAN KEPADA

CALON


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 8 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Lapor Diri Pelajar Senior

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR PELAJAR

SEMAK DOKUMEN PEMBAYARAN

KEMASKINI DATA

PELAJAR

BAYAR YURAN PENGAJIAN

KEMASKINI PANGKALAN DATA

SEDIAKAN STATISTIK BILANGAN PELAJAR

LAPOR DIRI

SEDIA SURAT

LAPOR DIRI


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 9 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Politeknik)

BAHAGIAN PENGAMBILAN PELAJAR

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR

`

TERIMA PERMOHONAN DARIPADA PELAJAR

MASUKKAN DATA PERMOHONAN DALAM

E-TUKAR UNTUK PERTUKARAN POLITEKNIK

MAKLUM PELAJAR DAN JABATAN AKADEMIK

KEMASKINI DATA DALAM SPMP

SELENGGARA FAIL PERIBADI PELAJAR

TERIMA KEPUTUSAN PERMOHONAN

PROSES PERMOHONAN (ULASAN PIHAK

TERLIBAT)

MAKLUM KELULUSAN

PERTUKARAN


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 10 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.4 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Program)

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR PENGARAH

`


DAFTAR PELAJAR PROGRAM BARU



LULUS

SEMAK KEPUTUSAN

TIDAK


TERLIBAT)


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 11 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.5 Pengurusan Pelajar (Penangguhan/Berhenti Pengajian)

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR

PENGARAH

`



KEMASKINI DATA DALAM SPMP



TERLIBAT)

KEPUTUSAN (LULUS/ TIDAK LULUS)


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 12 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Urus Pendaftaran Pelajar Baru

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PP Terima Jawapan BJT dan semak BJT. Jika berlaku percanggahan

maklumat, tawaran calon dibatalkan dan hantar surat percanggahan

maklumat dan pembatalan tawaran kepada calon. Sekiranya tiada

percanggahan, semak dokumen pendaftaran dan aktifkan pelajar.

2. Pelajar Membuat kad pelajar

4.2 Lapor Diri Pelajar Senior


1. PP i. Kemaskini data pelajar dan sediakan surat lapor diri

ii. Semak dokumen pembayaran yuran pelajar

iii. Kemaskini pangkalan data

iv. Sediakan statistik bilangan pelajar

2. Pelajar Bayar yuran pengajian dan membuat pendaftaran lapor diri di SPMP

4.3 Pengurusan Pelajar (PertukaranPoliteknik)


1. PP i. Terima borang permohonan daripada pelajar

ii. Menguruskan proses permohonan dengan mendapatkan ulasan

daripada pihak terlibat

iii. Memasukkan data permohonan dalam sistem e-tukar

iv. Menerima keputusan permohonan daripada BPP

v. Memaklumkan keputusan permohonan kepada pelajar dan jabatan

akademik

vi. Kemaskini data pelajar dalam sistem dan selenggara fail peribadi pelajar

2. BPP Memaklumkan kelulusan pertukaran kepada PP.


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 13 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4.4 Pengurusan Pelajar (Pertukaran Program)





iii. Daftar pelajar untuk program yang baru dalam sistem jika permohoan

diluluskan

iv. Memaklumkan keputusan permohonan kepada pelajar dan jabatan

akademik

v. Selenggara fail peribadi pelajar

2. Pengarah Menyemak keputusan pertukaran program

4.5 Pengurusan Pelajar (Penangguhan/Berhenti Pengajian)





iii. Memaklumkan keputusan permohonan kepada pelajar dan jabatan

akademik

iv. Kemaskini data pelajar dalam SPMP

v. Selenggara fail peribadi pelajar

2. Pengarah Membuat keputusan permohonan


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 14 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Norma Ambilan Pelajar

Kelulusan perancangan Pengarah, KJHEPP

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang yang dimuat turun

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

-

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

No Kad Pengenalan

No Pendaftaran Pelajar

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Data pelajar

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

-

Kawalan Perubahan 8.5.6 -

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Borang kaji selidik

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan dokumen secara berkala


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 15 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL

OUTPUT

POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Fail peribadi pelajar

Kad pelajar

Fail peribadi pelajar tidak dapat dilengkapkan semasa hari pendaftaran

Kad pelajar tidak dapat disiapkan dalam tempoh seminggu selepas hari pendaftaran

Menyediakan senarai semak untuk makluman calon

Memo kepada Unit Pembangunan Intruksional dan Multimedia (UPIM)

Calon mengisi borang penangguhan penghantaran dokumen

Memberi tempoh kepada UPIM untuk menyediakan gambar pelajar

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPT

2 Semester Pejabat KJHEPP Terhad

2. Fail Peribadi Pelajar (FPP) 6 Semester Pejabat JHEPP Terhad

3. Butiran Pemohon 6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

4. Borang Jawapan Tawaran (BJT-JPP) 6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

5. Salinan Surat Pembatalan Tawaran (Data Canggah)

2 Semester Pejabat JHEPP Terhad

6. Laporan Pemeriksaan Kesihatan 6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

7. Ikrar Pelajar dan Lepastanggung 6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

8. Kebenaran Ibubapa/ Penjaga Rawatan Untuk Pembedahan

6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

9. Perakuan Kebenaran Bius (Anaesthesia) dan Pembedahan

6 Semester FPP di Pejabat JHEPP

Terhad

10. Rekod Penerimaan Kad Pelajar 2 Semester Pejabat JHEPP Terhad


PPP-03


Keluaran 01

Mukasurat 16 /16

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

TIADA

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · pengurusan pengambilan pelajar ppp-03...

Documents