politeknik melaka - polimelaka.edu.my · ... tanggungjawab dan bidang kuasa organisasi 21 ... carta...

66
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA: ZAIHAN BINTI HARON Jawatan: Ketua Unit Jaminan Kualiti Tarikh : 08 September 2017 NAMA : ABDUL AZIZ BI N ABU BAKAR Jawatan : Pengarah Tarikh : 08 September 2017 M M A A N N U U A A L L K K U U A A L L I I T T I I SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 MAKLUMAT TERKAWAL

Upload: lamnguyet

Post on 12-Jul-2019

322 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA: ZAIHAN BINTI HARON

Jawatan: Ketua Unit Jaminan Kualiti

Tarikh : 08 September 2017

NAMA : ABDUL AZIZ BI N ABU BAKAR

Jawatan : Pengarah

Tarikh : 08 September 2017

MMMAAANNNUUUAAALLL KKKUUUAAALLLIIITTTIII

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

MAKLUMAT TERKAWAL

Page 2: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

KANDUNGAN M/Surat

1.0 PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 1

1.2 Tujuan 1

1.3 Kandungan Manual Kualiti 1

1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan

Pengedaran

2

1.5 Penyelarasan Pindaan 2

2.0 RUJUKAN NORMATIF

2.0 Rujukan Normatif 3

3.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

3.0 Terminologi dan Definisi 4-6

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami Konteks Organisasi 7

4.1.1 Memahami Isi-isu Dlaman dan Luaran 7-9

4.2 Skop Pengurusan Kualiti 11-13

4.4 SPK dan Proses-prosenya

4.4.1 Turutan dan interaksi proses-proses

dalam SPK

13-15

Page 3: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

KANDUNGAN M/Surat

4.4.2 Penyimpanan dan Pemeliharaan

Dokumen

16

5.0 KEPIMPINAN

5.1 Komitmen Pengurusan

5.1.1 Am 17-18

5.1.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 19

5.2 Polisi

5.2.1 Membangunkan Dasar Kualiti 19

5.2.2 Memgkomunikasikan Dasar Kualiti 20

5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang

Kuasa Organisasi

21

6.0 PERANCANGAN

6.1 Tindakan Menyatakan Risiko dan Peluang 22-24

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk

Mencapainya

25-26

6.3 Perancangan Perubahan 26

7.0 SOKONGAN

7.1 Bekalan Sumber

7.1.1 Am 27

7.1.2 Sumber Manusia 27

7.1.3 Infrastruktur 28

7.1.4 Persekitaran Tempat Kerja 28

Page 4: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

KANDUNGAN M/Surat

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber 29

7.1.6 Pengetahuan Organisasi 29

7.2 Kompetensi dan Latihan Staf 30

7.3 Kesedaran 30

7.4 Komunikasi 30-31

7.5 Maklumat Yang Didokumenkan

7.5.1 Am 31-32

7.5.2 Menyelia dan Mengemaskini 33-35

7.5.3 Kawalan Maklumat Yang

Didokumenkan

35

8.0

OPERASI

8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi 36

8.2 Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan 37

8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan 37

8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan

Dengan Peoduk/Perkhidmatan

37-39

8.2.3 Kajian Semula Keperluan Berkaitan

Produk dan Perkhidmatan.

39-40

8.2.4 Perubahan Kepada KeperluanProduk

dan Perkhidmatan

40

8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Produk dan

Perkhidmatan

41

8.4 Kawalan Terhadap Produk Dan

Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dari Luar

8.4.1 Am 42

Page 5: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

KANDUNGAN M/Surat

8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan 42-43

8.4.3 Maklumat bagi Penyelia

Perkhidmatan Luar

44

8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan

Perkhidmatan

44-45

8.5.2 Identifikasi dan Kemudahkesanan 45-46

8.5.3 Harta Milikan Pelanggan dan

Pembekal Luar

46

8.5.4 Pemeliharaan 47

8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk

dan Perkhidmatan

47-48

8.5.6 Kawalan Perubahan 48

8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan 48

8.7 Kawalan Output Yang Tidak Akur 49

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan

Penilaian

9.1.1 Am 50-51

9.1.2 Kepuasan Pelanggan 51

9.1.3 Analisa dan Penilaian 51-52

9.2 Audit Dalaman 53-54

9.3 Kajian Semula Pengurusan (KSP)

9.3.1 Am 54

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 55

Page 6: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

KANDUNGAN M/Surat

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan 55-56

10.0

PENAMBAHBAIKAN

10.1 Am 57

10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan 57-58

10.3 Penambahbaikan Berterusan 58

LAMPIRAN

RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA

PROSES SPK

RAJAH 6 : CARTA ORGANISASI POLITEKNIK

MELAKA

Page 7: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

1

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Manual Kualiti ini merupakan gambaran menyeluruh perlaksanaan SPK

PMK. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi kehendak dan

keperluan standard ISO 9001:2015. Ianya mengandungi Visi, Misi,

Piagam Pelanggan, Dasar dan Objektif Kualiti. Manual ini disokong

oleh 14 Prosedur Kualiti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP)

dan 16 Prosedur Kualiti Perkhidmatan Sokongan (PS) dan dokumen-

dokumen sokongan yang berkaitan.

1.2 Skop

1.2.1 Skop Persijilan

Menyediakan perkhidmatan kepada Pengajian Diploma Pengajian dalam bidang Kejuruteraan Awam, Kejuruteraan Elektrik, Kejuruteraan Mekanikal, Perakaunan, Perniagaan Antarabangsa serta Pra-Diploma Sains di PMK.

1.3 Kandungan Manual Kualiti

Kandungan Manual Kualiti ini disediakan selari dengan kehendak ISO 9001:2015 bertujuan :

a) memastikan Visi, Misi, Piagam Pelanggan, Dasar dan Objektif Kualiti PMK tercapai dengan cemerlang melalui sistem kerja yang teratur dan berkesan.

b) meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem pengurusan yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan keakuran kepada pelanggan dan keperluan undang-undang dan peraturan.

Page 8: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

2

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Manual ini mengandungi sepuluh (10) bahagian yang meliputi perkara-perkara

berikut:

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 2 : Rujukan Normatif

Bahagian 3 : Istialah Dan Definisi

Bahagian 4 : Konteks Organisasi

Bahagian 5 : Kepimpinan

Bahagian 6 : Perancangan

Bahagian 7 : Sokongan

Bahagian 8 : Operasi

Bahagian 9 : Penilaian Pencapaian

Bahagian 10 : Peningkatan

1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan Dan Pengedaran

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa

setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Pengarah PMK. Manual Kualiti ini

adalah Dokumen Terkawal dan edaran kepada staf PMK hanya melalui

aplikasi e-document dan laman sesawang http://www.polimelaka.edu.my.

Dokumen asal Manual Kualiti ini adalah seperti di paparan skrin e-document

dan di laman sesawang tersebut manakala Manual Kualiti yang bercetak

bukan lagi sebagai dokumen kawalan kecuali satu salinan yang ditandai

dengan “SALINAN ASAL”.

1.5 Penyelarasan Pindaan Pegawai Dokumen bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas

manual ini seperti mana keperluan Seksyen 7.5.3, Kawalan Terhadap

Maklumat Didokumentasikan. Mana-mana bahagian daripada dokumen ini

tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang

menyediakan dokumen ini.

Page 9: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

3

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

2.0 RUJUKAN NORMATIF

Dokumen-dokumen berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, adalah

berbentuk rujukan normatif dalam dokumen ini dan sangat diperlukan bagi

pelaksanaan MS ISO 9001:2015.Rujukan bertarikh, hanya edisi ini (MS ISO

9001:2015) yang digunakan bagi tujuan ini.Bagi rujukan tanpa tarikh, edisi

terkini bagi dokumen yang dirujuk (termasuk apa-apa pindaan) terpakai.

* ISO 9000: 2015 - Asas dan perbendaharaan kata.

Page 10: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

4

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

3.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

Bagi tujuan dokumen ini, terma dan definisi yangdiberikan dalam ISO 9001: 2015 dan terma yang digunapakai oleh PMK adalah terpakai.

Terminologi Definisi

KPM Kementerian Pendidikan Malaysia

JPPKK Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

PMK

Politeknik Melaka

PPMK Merujuk kepada Pengarah Politeknik Melaka

TPA Merujuk kepada Timbalan Pengarah Akademik

TPSA Merujuk kepada Timbalan Pengarah Sokongan

Akademik

KJ Ketua Jabatan

Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk

mengetuai Jabatan Akademik.

KJKA Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam

KJKE Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik

KJKM Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

KJP Ketua Jabatan Perdagangan

KJPA Ketua Jabatan Pengajian Am

KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

Page 11: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

5

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Terminologi Definisi

KJHEPP

Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

KUJK Merujuk kepada Ketua Unit Jaminan Kualiti

PPQ Merujuk kepada Pegawai Pengurusan Kualiti

KP Merujuk kepada Ketua Program

KK Merujuk kepada Ketua Kursus

PKJ Merujuk kepada Penyelarasi Kualiti Jabatan

Jabatan Jabatan Akademik yang terdapat di PMK

Program Merujuk kepada Program Diploma dan Pra-Diploma

yang ditawarkan di PMK

Pegawai Kanan

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk

mengetuai jabatan/unit yang diwujudkan di PMK.

PKDR Merujuk kepada Penyelaras Kawalan Dokumen dan

Rekod

PMBP Merujuk kepada Penyelaras Maklumbalas Pelanggan

PAP Merujuk kepada Pembantu Am Pejabat

BLK Bahagian Latihan dan Kerjaya ;

BPK Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kurikulum

BPN Bahagian Pentaksiran dan Penilaian

ULPL Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

KSS Kursus Secara Sambilan

Page 12: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

6

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Terminologi Definisi

SPK Sistem Pengurusan Kualiti

TSP Time Sector Privatisation

P&P Pembelajaran dan Pengajaran

PPP Pemberian Perkhidmatan Pendidikan

PS Perkhidmatan Sokongan

CLORR Course Learning Outcome Review Report

PLORR Programme Learning Outcome Review Report

LRQA Llyods Register Quality Assurance

MQA Malaysian Qualification Assurance

ETAC Engineering Technology Accreditation Council

Page 13: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

7

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami Konteks Organisasi

PMK adalah politeknik yang ditubuhkan pada tahun 1999 di bawah KPM. Pada

tahun 2005, ianya diletakkan di bawah pengurusan KPTM.

Dibawah naungan KPM, PMK telah mula menawarkan Program di peringkat

diploma. Kumpulan pelajar pertama Sesi Julai 2009 dari Jabatan Kejuruteraan

Awam telah ditawarkan program diperingkat Diploma dan pada sesi

kemasukan berikutnya, PMK mula menerima pelajar Diploma dari Jabatan

Kejuruteraan Elektrik, Mekanikal dan Perdagangan. Antara 5 pengajian

peringkat Diploma yang ditawarkan adalah Diploma Kejuruteraan Mekanikal,

Diploma Kejuruteraan Awam, Diploma Kejuruteraan Elektronik(kawalan),

Diploma Perniagaan Antarabangsa , Diploma Akauntansi. Malahan kini, PMK

turut menawarkan program Pra-Diploma Sains.

4.1.1 Memahami Isu-isu Luaran dan Dalaman

PMK mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan matlamat

dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai

keputusan yang dikehendaki oleh SPK. PMK akan memantau dan mengkaji

informasi tentang isu luaran dan dalaman yang berkenaan secara berkala

untuk memastikan SPK yang dilaksanakan masih relevan dengan keperluan

pihak-pihak tersebut. Isu-isu dalaman dan luaran dikenalpasti melalui kaedah

7S Mc Kinsey (Rajah 1) dan PESTEL (Rajah 2). Isu-isu yang telah

dikenalpasti dianalisis melalui kaedah Bow-Tie (Rajah 3).

Dokumen rujukan :

Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang

Page 14: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

8

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

RAJAH 1 : Model 7s Mc Kinsey Untuk Analisa Isu-isu Dalaman

RAJAH 2 : Model PESTEL Untuk Analisa Isu-isu Luaran

Page 15: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

9

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2 PUNCA

3 TINDAKAN

PENCEGAHAN

1 PERISTIWA RISIKO

5 TINDAKAN MITIGASI

4 IMPAK

RAJAH 3 :Model BOW TIE ANALISIS Untuk Analisa Isu Dalaman dan

Luaran

PUNCA DALAMAN

PUNCA LUARAN

TINDAKAN PENCEGAHAN IMPAK

DALAMAN

IMPAK LUARAN

TINDAKAN MITIGASI

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

Page 16: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

10

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

4.2 Memahami Kehendak dan Jangkaan Pihak Berkepentingan

Disebabkan kesan atau impak yang berpotensi ke atas kemampuan PMK

untuk menyampaikan perkhidmatan secara konsisten yang memenuhi

kehendak pelanggan dan keperluan perundangan, PMK telah mengenalpasti:

a) Pihak berkepentingan yang berkaitan dengan SPK

b) Keperluan pihak yang berkepentingan yang berkaitan dengan SPK

PMK juga memantau dan mengkaji informasi tentang pihak berkepentingan

serta keperluannya. Maklumat-maklumat kehendak dan keperluan pihak-pihak

berkepentingan diselenggara oleh jabatan-jabatan dan unit-unit yang

berkaitan. Pengurusan atasan mengenalpasti pihak yang berkepentingan

dengan perkhidmatan dan Sistem Pengurusan Kualiti seperti:

a) Pelajar

b) Ibubapa

c) Staf PMK

d) KPM

e) JPPKK

f) Penasihat-penasihat Industri

g) Agensi-agensi kerajaan yang berkaitan Hospital, Bomba, Polis,

Suruhanjaya Pencegah Rasuah, Majlis Bandaraya Melaka Bersejarah

(MBMB), Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Kesihatan dan Keselamatan

Pekerja.

h) Badan-badan Persijilan dan Akreditasi seperti LRQA, MQA, ETAC.

i) Pembekal

j) Penaja Bantuan Pelajar

k) Pemilik Bangunan Sewaan

Page 17: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

11

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

4.3 Skop Pegurusan Kualiti

Perlaksanaan proses utama SPK bermula dengan proses perancangan

takwim politeknik, pengambilan dan pengurusan pendaftaran pelajar. Ini

diikuti oleh perlaksanaan proses P&P, proses menjalani Latihan Industri,

proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar

yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Lembaga Peperiksaan

dan Penganugerahan KPM akan dianugerahkan diploma mengikut program

yang telah diikuti.

Aktiviti P&P dirancang bermula daripada penyediaan jadual waktu.

Perlaksanaan P&P dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang

masing-masing berdasarkan kurikulum program berkenaan dan dirancang

melalui penyediaan rancangan mengajar. Kemajuan perlaksanaannya

dikawal oleh Ketua Jabatan dan penilaian proses pengajaran dan peralatan

dijalankan sepanjang semester mengikut takwim.

Semasa mengikuti proses P&P, pelajar-pelajar yang bermasalah atau yang

memerlukan bantuan diberi bimbingan oleh pegawai di Unit Psikologi dan

Kerjaya. Pelajar-pelajar yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan

disiplin mengikut akta yang sedang digunapakai.

Semua keperluan Standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem

Pengurusan Kualiti (kecuali Klausa 7.1.5.2, 8.3 dan 8.5.1(f)). Skop ini telah

mengambilkira perkara berikut:

a) Isu-isu luaran dan dalaman,

b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan

c) Perkhidmatan yang disediakan.

Page 18: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

12

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Perlaksanaan SPK adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat

dokumen iaitu :

i. Manual Kualiti

ii. Prosedur Kualiti

iii. Dokumen Sokongan

iv. Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang

v. Rekod

PMK melaksanakan SPK dalam bidang Diploma Kejuruteraan Awam, Elektrik,

Mekanikal, Perakaunan, Perniagaan Antarabangsa serta Pra-Diploma Sains

untuk memenuhi visi dan misi PMK dan memenuhi kehendak

ISO 9001 : 2015. SPK ini dilaksanakan di Jabatan-Jabatan Akademik dan

Unit-Unit berikut:-

Jabatan Kejuruteraan Awam

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

Jabatan Perdagangan

Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

Jabatan Pengajian Am

Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

Bahagian Pentadbiran dan Khidmat Pengurusan

Unit Teknologi Maklumat

Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Unit Peperiksaan

Unit Jaminan Kualiti

Unit Pengurusan Latihan Industri

Unit Perpustakaan

Unit CISEC

Unit Pembangunan dan Senggaraan

Page 19: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

13

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Unit Multimedia dan Sumber

Unit Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan

Pengecualian Dan Justifikasi

Pengecualian skop perlaksanaan ISO 9001:2015 dan justifikasi adalah seperti berikut:

a. Klausa 7.1.5.2 - “Kebolehkesanan Pengukuran‟ . Klausa ini tidak digunapakai oleh PMK kerana semua peralatan/mesin yang digunapakai di PMK adalah bertujuan untuk memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi penggunaannya sahaja kepada pelajar. b. Klausa 8.3 - „Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan‟ dikecualikan dari perlaksanaan SPK kerana kurikulum dibnagunkankan oleh Bahagian Pembanguan Kurikulum (BPK) di JPPKK dan tidak dikawal oleh PMK secara tersendiri. c. Klausa 8.5.1(f) - „Pengesahan dan Pengesahan Semula Secara Berkala” – Klausa ini dikecualikan daripada prosess dan perkhidmatan di PMK.

4.4 SPK dan proses-prosesnya

4.4.1 Turutan dan interaksi proses-proses dalam SPK

PMK mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPK dan

meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan

ISO 9001:2015.

Untuk itu PMK ;

a. Mewujudkan proses-proses keseluruhan SPK PMK termasuk proses

Pembelajaran dan Pengajaran (PdP), Proses Sokongan (PS), proses

kawalan, penambahbaikan berterusan, kurikulum dan tanggungjawab

pengurusan.

Page 20: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

14

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

b. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan

kawalan ke atas proses-proses tersebut serta dokumen-dokumen

perancangan risiko dan peluang bagi setiap jabatan/unit/fungsian.

c. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk perlaksanaan

dan pemantauan proses-proses tersebut.

d. Memantau, mengukur dan menilai proses-proses sepanjang

penyampaian perkhidmatan.

e. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang

berterusan ke atas proses-proses tersebut.

Interaksi proses-proses dalam SPK diringkaskan dalam peta hubungkait

proses (Rajah 1). Ia memberi gambaran mengenai turutan dan hubungkait

antara proses utama dan sokongan dalam Sistem Pengurusan Kualiti di PMK

dan disertakan juga hubungkait proses Perkhidmatan Pemberian Pendidikan

(PPP) sebagai proses utama SPK di PMK :

RUJUK LAMPIRAN: RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSES SPK

Page 21: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

15

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

RAJAH 5 : CARTA ALIRAN PROSES P&P

Perancangan Takwim Politeknik PPP-01

Penyediaan Jadual Waktu PPP -02

Pengurusan Pengambilan Pelajar PPP -03

Proses PdP PPP -04 (01-07)

Pengurusan Ko-kurikulum PPP -05

Perancangan & Perlaksanaan Latihan Industri PPP -06

Pengurusan Peperiksaan & Penilaian PPP -07

Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah PPP -08

Pengurusan Peperiksaan & Penilaian PPP -07

KJKE

Penyelaras Jadual Waktu

KJHEPP

KJ/KP/KK/ Pensyarah

Pegawai Sukan & Ko-kurikulum

Pegawai Latihan Industri

Pegawai Peperiksaan

Pegawai Peperiksaan

TPSA

Page 22: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

16

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

4.4.2 Penyimpanan dan Pememeliharaan Dokumen

PMK menggunakan garis panduan yang dikeluarkan oleh Arkib, Pekeliling dan

Akta. Pengurusan Atasan, Ketua Unit Jaminan Kualiti, Pegawai Kualiti dan

Pegawai Kawalan Dokumen adalah bertanggungjawab ke atas dokumen

kualiti.

Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)

2. PS-08 (Kawalan Rekod)

Page 23: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

17

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

5.0 KEPIMPINAN

5.1 Komitmen Pengurusan

5.1.1 Am

Pengurusan atasan PMK memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambahbaik keberkesanan SPK secara berterusan melalui :

a. mengambil kira akauntabiliti terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti;

b. memastikan bahawa dasar kualiti dan objektif kualiti dibangunkan bagi

Sistem Pengurusan Kualiti dan sesuai dengan konteks dan hala tuju PMK.

c. memastikan integrasi keperluan sistem pengurusan kualiti ke dalam

proses pengurusan PMK;

d. menggalakkan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko;

e. memastikan bahawa sumber-sumber sentiasa tersedia apabila

diperlukan dalam sistem pengurusan kualiti;

f. mengkomunikasikan kepentingan pengurusan kualiti dan keperluan bagi mematuhi keakuran terhadap sistem pengurusan kualiti;

g. memastikan sistem pengurusan kualiti mencapai keputusan yang

dikehendaki;

h. pembabitan menyeluruh, keberkesanan arahan dan sokongan setiap individu sangat menyumbang kepada keberkesanan sistem pengurusan kualiti;

i. menggalakkan penambahbaikan

j. menyokong peranan-peranan pengurusan yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinan yang berkaitan dengan bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.

Page 24: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

18

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Dalam memastikan sistem Pengurus Kualiti dilaksanakan secara terancang, sistematik dan konsisten, pihak pengurusan atasan telah melantik : a) Ketua Unit Jaminan Kualiti (KUJK)

Staf yang dilantik oleh Pengarah PMK bagi membantu Unit Jaminan

Kualiti untuk memantau dan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti di

PMK dilaksanakan selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2015, MQA

dan ETAC.

b) Pegawai Pengurusan Kualiti (PPK)

Penyelaras kepada aktiviti-aktiviti kualiti seperti ISO, MQA, ETAC dan

maklumbalas pelanggan serta membantu pihak pengurusan

mengenai perkara-perkara yang perlu bagi penambahbaikan

berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualiti di PMK.

c) Ketua Juruaudit

Ketua Juruaudit ialah seorang individu yang dilantik oleh Pengarah,

PMK yang mengetuai pasukan juruaudit dalaman bagi menjalankan

audit untuk SPK. Beliau akan mengetuai sepasukan juruaudit terlatih

untuk merancang, melakukan dan melaporkan tentang pematuhan

sistem-sistem dan penemuan-penemuan kepada pengurusan atasan

PMK.

Page 25: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

19

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

5.1.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Pengarah PMK memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan

dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelangan.

Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan

disediakan untuk mengetahui tahap kepuasan pelanggan.

Dokumen rujukan:

1. Piagam Pelanggan

2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan

3. PPP-08 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal

dan Bilik Kuliah

4. Kajian Kepuasan Pelanggan/ keberkesanan

Proses

5.2 Polisi

5.2.1 Membangunkan Dasar Kualiti

PERNYATAAN DASAR

Politeknik komited dalam memastikan jaminan kualiti akademik dilaksanakan

bagi mengekal dan mempertingkatkan kualiti program pengajian yang

ditawarkan secara berterusan.

SKOP

Dasar ini digunapakai oleh semua pemimpin, staf akademik (Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan Tinggi) serta staf sokongan di PMK dalam

melaksanakan program pengajian yang ditawarkan di politeknik ini.

Page 26: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

20

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti Dasar Kualiti ini disebarluaskan kepada semua anggota organisasi supaya

difahami melalui saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui mesyuarat,

memo dalaman, mel elektronik, notis, pengumuman rasmi, perhimpunan

bulanan dan apa jua platform dan medium yang bersesuaian bagi memastikan

maklumat yang perlu disampaikan, diketahui oleh kakitangan, terutamanya

maklumat keberkesanan SPK.

Page 27: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

21

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi

Pengarah PMK bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan

kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti

yang mempunyai kesan ke atas SPK. Kuasa dan tanggungjawab disampaikan

kepada pegawai-pegawai yang berkaitan.

RUJUK LAMPIRAN :

RAJAH 6 :CARTA ORGANISASI POLITEKNIK MELAKA

Page 28: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

22

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

6.0 PERANCANGAN

6.1 Tindakan Menyatakan Risiko dan Peluang

Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan, risiko dan peluang dalam

Sistem Pengurusan Kualiti PMK telah dikenalpasti dan ditentukan mengikut

Jabatan/Unit atau Fungsian seperti berikut :

SENARAI DOKUMEN PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ISO 9001 : 2015

UNIT / FUNGSI :

1. JABATAN AKADEMIK

2. JABATAN HAL EHWAL & PEMBANGUNAN PELAJAR

3. CORPORATE INDUSTRIAL SERVICE AND EMPLOYMENT (CISEC)

4. UNIT JAMINAN KUALITI

5. UNIT PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN

6. UNIT PEPERIKSAAN

7. UNIT KEUSAHAWANAN

8. UNIT PENYELIDIKAN, INOVASI DAN KOMERSIALAN

9. UNIT SUKAN, KOKURIKULUM DAN KEBUDAYAAN

10. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (KEWANGAN)

11. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (STOR)

12. UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN

13. UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

14. UNIT PERPUSTAKAAN

15. UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

16. UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA

17. MAKLUMBALAS PELANGGAN

Page 29: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

23

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira:

a) Isu-isu luaran dan dalaman,

b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan

c) Proses-proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan kesan proses-proses

tersebut kepada perkhidmatan.

Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan

Peluang sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya, terutama

semasa audit dalaman dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Proses

Pengurusan Risiko dan Peluang yang digunakan di PMK adalah seperti

RAJAH 7 : Model Pengurusan Risiko dan Peluang.

Page 30: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

24

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteria

Kebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluang

Keutamaan

RAJAH 7 : MODEL PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks Strategik

Konteks Proses

Konteks Keselamatan dan Pekerjaan

Konteks Pelanggan

Konteks projek

Penentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION)

Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?

Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan

Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

N K

AJIA

N S

EM

UL

A

(MO

NIT

OR

ING

AN

D R

EV

IEW

)

KO

MU

NIK

AS

I D

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I (C

OM

MU

NIC

AT

IOA

N A

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukan kebarangkalian

dan punca

Menentukan

kesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

Page 31: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

25

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk Mencapainya

Objektif kualiti diwujudkan di PMK selaras dengan dasar kualiti supaya

pencapaian dapat dinilai dan dianalisis secara keseluruhan. Objektif kualiti

dan perancangan untuk mencapainya telah dikenalpasti dan ditentukan

seperti berikut :

1. Menerbitkan sekurang-kurangnya enam (6) hasil penyelidikan

peringkat kebangsaan dan satu (1) hasil penyelidikan peringkat

antarabangsa dalam setahun.

2. Menyertai sekurang-kurangnya dua (2) pertandingan inovasi peringkat

kebangsaan dan satu (1) pertandingan inovasi peringkat antarabangsa

dalam setahun.

3. Mencapai sekurang-kurangnya 30 % pelajar lulus penuh dengan

HPNM 3.0 dan ke atas.

4. Menganjurkan sekurang-kurangnya tiga puluh (30) program kemahiran

Insaniah dalam setahun.

5. Mengeluarkan jadual perkuliahan selewat-lewatnya satu (1) minggu

sebelum perkuliahan bermula.

6. Memastikan setiap staf menghadiri kursus /latihan selama 10 hari

dalam setahun.

7. Memastikan prestasi perbelanjaan peruntukan 'Dasar Sedia Ada'

mencapai 99.9% di akhir tahun.

Objektif Kualiti dipantau, disemak dan dianalisis sekurang-kurangnya sekali

dalam 6 bulan untuk memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang

penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti, khususnya semasa

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Page 32: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

26

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

6.3 Perancangan Perubahan

PMK melakukan perubahan terhadap perancangan dengan kaedah yang

sistematik, menilai potensi dan kesan perubahan, dan mengambil tindakan

bersesuaian agar integriti SPK dipelihara. Dalam melakukan perubahan

perkara yang dipertimbangkan adalah :

a) Tujuan perubahan dan kesannya

b) Integriti SPK

c) Kecukupan sumber

d) Risiko dan Peluang

e) Tanggungjawab dan bidang kuasa

Page 33: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

27

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

7.0 SOKONGAN

7.1 Bekalan Sumber

7.1.1 Am

PMK merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang mencukupi untuk

melaksanakan kerja-kerja dalam SPK dan penambahbaikan berterusan

keberkesanan SPK melalui bajet tahunan. Sumber yang dimaksudkan

termasuklah personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus,

kemudahan di tempat kerja yang mencukupi, bahan dan keperluan yang

mencukupi untuk proses P&P dan lain-lain peralatan pejabat serta

infrastruktur yang sesuai untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan

menepati keperluan mereka.

Dokumen rujukan :

Berdasarkan Pekeliling- Pekeliling Perbendaharan yang berkuatkuasa.

7.1.2 Sumber Manusia

Keperluan sumber dirancang melalui penyediaan Anggaran Belanja Mengurus.

Semua kakitangan yang menjalankan tugas yang memberi kesan terhadap

pematuhan kepada keperluan produk atau perkhidmatan dalam SPK

hendaklah mempunyai kompetensi berasaskan pendidikan, latihan, kemahiran

dan pengalaman yang bersesuaian.

Page 34: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

28

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

7.1.3 Infrastruktur

PMK menyedia dan menyenggara infrastruktur yang diperlukan bagi

menepati keperluan . Infrastruktur merangkumi:

a. Bangunan, kawasan kerja dan kemudahan yang berkaitan

b. Peralatan yang berkaitan dengan perkakasan dahn perisian.

c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi

dan sistem maklumat.

Dokumen rujukan:

7.1.4 Persekitaran Tempat Kerja

PMK mewujud, mengurus dan memastikan aspek-aspek kepuasan

kakitangan, motivasi, pengiktirafan, suasana kerja dan persekitaran yang

menggalakkan yang akan menyokong penghasilan output dan perkhidmatan

yang berkualiti.

PS-10 Pengurusan Penyenggaraan

PS-14

PS-15

Penyelenggaraan Sistem Maklumat

Perkhidmatan Pembangunan Instruksional &

Multimedia

Page 35: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

29

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Dokumen rujukan:

PS-10 Pengurusan Penyenggaraan

PS-14

PS-15

Penyelenggaraan Sistem Maklumat

Perkhidmatan Pembangunan Instruksional &

Multimedia

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran sumber

Peralatan pemantauan dan pengukuran telah ditentukan untuk proses yang

berkaitan. Peralatan tersebut mestilah sesuai dengan jenis pemantauan dan

pengukuran yang dibuat serta diselenggara untuk memastikan ianya sentiasa

dalam keadaan yang baik.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

PMK mengenalpasti dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk

perlaksanaan proses bagi mencapai keakuran perkhidmatan. Pengetahuan ini

boleh diperolehi dari sumber dalaman (contoh: daripada pengalaman staf,

pengajaran daripada kejayaan atau kegagalan perkhidmatan atau program

yang lepas dan hasil penambahbaikan proses dan perkhidmatan) dan sumber

luaran (contoh: standard, persidangan, kursus, garis panduan dan SOP

daripada KPTM atau JPPKK atau pembekal).

Pengetahuan ini perlu diselenggara, dikekalkan dan sentiasa ada apabila

diperlukan. Di mana perlu, pengetahuan dan pengalaman ini, akan

didokumenkan untuk memudahkan pengendaliannya.

Page 36: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

30

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

7.2 Kompetensi dan Latihan staf

Kompetensi dan Latihan :-

a. Mengenalpasti tahap kompetensi bagi setiap staf;

b. Merancang dan mengadakan latihan, kursus serta

mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mencapai tahap

kompetensi yang dikenalpasti;

c. Menilai keberkesanan ke atas tindakan-tindakan yang

diambil terhadap perlaksanaan P&P;

d. Menyenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan

pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

Dokumen rujukan:

PS-07 Pengurusan dan Perancangan Latihan Staf

7.3 Kesedaran

PMK sentiasa memastikan staf sedar akan kepentingan Dasar Kualiti, Objektif

Kualiti dan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada

pencapaian objektif-objektif kualiti serta implikasi jika tidak mematuhi

keperluan sistem pengurusan kualiti. PMK juga memastikan staf sedar akan

kepentingan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada

pencapaian objektif-objektif kualiti.

7.4 Komunikasi

Pengurusan PMK akan menyampaikan maklumat berkaitan keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua anggota organisasi melalui

Page 37: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

31

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

mesyuarat, taklimat, surat arahan, papan kenyataan, lawatan pemantauan,

media elektronik dan lain-lain sumber dari masa ke semasa.

7.5 Maklumat yang didokumenkan 7.5.1 Am

Perlaksanaan SPK adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat

dokumen iaitu :

i. Manual Kualiti

ii. Prosedur Kualiti

iii. Arahan Kerja

iv. Dokumen Sokongan

v. Rekod

Manual Kualiti

Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan ringkas mengenai SPK termasuk pernyataan-pernyataan pematuhan terhadap seksyen-seksyen yang dinyatakan di dalam Standard ISO 9001:2015

Prosedur Kualiti Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci dari aspek cara dan sebab ia dilaksanakan serta bila dan siapa yang melaksanakannya.Satu keperluan standard boleh dirujuk dalam satu atau lebih dari satu prosedur.

Arahan Kerja Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti atau Manual Kualiti.

Page 38: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

32

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Dokumen Sokongan

Dokumen yang menjadi rujukan / panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.

Rekod

Hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan. Struktur dokumen ini digambarkan oleh Rajah 2 berikut :

Rajah 7 : Hirarki Dokumentasi

Dokumen rujukan : 1. PS-02 Kawalan Dokumen

MANUAL KUALITI

PROSEDUR

KUALITI

PENGURUSAN RISIKO DAN

DOKUMEN SOKONGAN

Menerangkan Dasar dan objektif kualiti SPK Mengikut seksyen-seksyen dalam standard ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya.

Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi perlaksanaan SPK dan langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci

Dokumen perancangan sistematik mengenalpasti risiko dan peluang dan yang yang menyokong perlaksanaan SPK dan

Menerangkan hasil dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

REKOD

VISI MISI

OBJEKTIF KUALITI

PIAGAM PELANGGAN

Page 39: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

33

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

7.5.2 Menyelia dan Mengemaskini Dokumen kualiti yang diselia dan dikemaskinil di dalam SPK ialah :

a. Manual Kualiti

b. Prosedur Kualiti

c. Dokumen Sokongan

d. Rekod

Pengurusan atasan, Ketua Unit Jamianan Kualiti, Pegawai Kualiti dan

Penyelaras Kawalan Rekod adalah bertanggungjawab ke atas dokumen

kualiti.

Dokumen Baru :

Kaedah kawalan dokumen adalah mengikut cara-cara berikut:

a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti, dan dokumen sokongan;

b. Dokumen kualiti boleh diedarkan dan dikawal dalam bentuk

dokumen “read only” di e-dokumen dan website atau dalam

bentuk bercetak.

c. Pegawai Pengurusan Kualiti adalah bertanggungjawab

memastikan dokumen kualiti yang digunakan adalah yang

terkini dan ditempatkan di Unit Jaminan Kualiti.

d. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti diluluskan oleh

Pengarah/TPA/TPSA

e. Setiap Dokumen kualiti diberikan identifikasi dan dicatatkan

nombor keluaran dan tarikh kuatkuasa pada dokumen tersebut.

f. Pemegang dokumen dan nombor salinan terkawal dikenalpasti

melalui Senarai Edaran Dokumen Kualiti

Page 40: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

34

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

g. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-

pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran

Dokumen Kualiti dan dokumen ini dilabel dengan “SALINAN

TERKAWAL” berdakwat merah.

h. Pemegang-pemegang dokumen akan mengesahkan

penerimaan dokumen melalui Borang Pengesahan Penerimaan

Dokumen

Pindaan Dokumen

a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen

kualiti dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti

(Lampiran 3);

b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat kelulusan

Pengarah/TPA/TPSA, manakala sebarang pindaan ke atas Prosedur

Kualiti dan Arahan Kerja hendaklah mendapat izin pegawai yang

meluluskan dokumen tersebut;

c. Semua pindaan yang telah dibuat dicatatkan di dalam Rekod

Pindaan Dokumen Kualiti.

d. Pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

dibuat dengan menambah nombor keluaran dan tarikh kuatkuasa

yang baru dicatatkan.

e. Dokumen-dokumen yang telah dipinda akan diedarkan kepada

pemegang-pemegang dokumen dan disahkan melalui Senarai

Pengesahan Pemegang Dokumen Dokumen Kualiti (Lampiran 4).

f. Pemegang-pemegang dokumen bertanggungjawab menyerahkan

kembali dokumen yang tidak terpakai kepada Unit Jaminan Kualiti untuk

dilupuskan; dan

g. Satu salinan dokumen asal yang usang disimpan dan ditandakan

“BATAL” atau dilupuskan dengan cara yang sesuai.

Page 41: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

35

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)

2. PS-08 (Kawalan Rekod)

Administrator Sistem

Dokumen Kualiti juga disebarluas dan dikomunikasikan secara atas talian

selari dengan perkembangan teknologi di PMK. Dokumen Kualiti di PMK

dimuatnaik dan boleh di”akses” melalui e-document dan laman portal PMK

http://www.polimelaka.edu.my. Pengawal Dokumen adalah administrator

sistem e-document iaitu Pegawai Pengurusan Kualiti dan Pegawai Teknologi

Maklumat PMK. Tugas-tugas mereka ini termasuk :

a) Pengurusan pengguna ( Pemilk Dokumen, Reviewer dan Approver )

b) Memuatnaik dokumen-dokumen yang dikawal

7.5.3 Kawalan Maklumat yang didokumenkan

PMK memvbangunkan, mengemaskini dan menyelenggra dokumen dan

rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada kehendak dan keberkesanan

SPK. Dokumen dan rekod dikendali dengan baik supaya ia dapat dibaca,

mudah dikenalpasti, mudah dikesan. Prosedur kawalan dokumen dan

kawalan rekod disediakan bagi tujuan :

a) pengawalan

b) pengenalpastian penyimpanan

c) mudah dikesan tempoh penyimpanan dan

d) pelupusan rekod

Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)

2. PS-08 (Kawalan Rekod)

Page 42: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

36

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.0 OPERASI

8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi

PMK merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi

pengurusan dan perlaksanaan P&P. Perancangan ini adalah selaras dengan

kehendak SPK. Dalam perancangan, PMK menentukan :

a. Polisi dan Dasar Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia

b. Polisi dan Dasar Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej

Komuniti

c. Misi, Visi dan Piagam Pelanggan PMK

d. Dasar dan objektif kualiti PMK

e. Keperluan untuk menentukan proses, menyediakan dokumen

dan sumber khusus untuk Perkhidmatan/Produk

f. Keperluan pengesahan, pemantauan, penyemakan

semula, pemeriksaan dan penilaian Perkhidmatan/Produk

g. Rekod yang diperlukan sebagai bukti perlaksanaan

Perkhidmatan/Produk memenuhi keperluan SPK.

Dokumen rujukan :

PPP-01 hingga PPP-08

Prosedur Kualiti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan

PS-01 hingga PS-16

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

Page 43: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

37

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.2 Keperluan untuk Produk dan Perkhidmatan

Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan di mana berlakunya

interaksi dengan pelanggan sama ada ketika di peringkat permintaan ataupun

pemberian perkhidmatan kepada pelanggan.

8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan PMK telah mewujudkan saluran berkomunikasi yang berkesan dengan

pelanggan melalui:

a. Penyampaian maklumat perkhidmatan menerusi papan iklan, piagam

pelanggan,poster dan media elektronik

b. Pertanyaan pelanggan melalui kaunter pertanyaan/telefon

c. Maklumbalas dan aduan anggota melalui kajian kepuasan pelanggan

dan peti cadangan

d. Keperluan untuk tindakan kontigensi seperti pelan lantai laluan

kecemasan

8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan Dengan Produk/Perkhidmatan

Dasar pengambilan pelajar ke PMK adalah ditentukan oleh Kementerian

Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). PMK menentukan :

a. Keperluan bagi memenuhi kehendak melalui maklumat

dalam Dokumen Permohonan Kemasukan Pelajar.

b. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelajar tetapi

diketahui perlu untuk kegunaan tertentu pelajar seperti

Page 44: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

38

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

bantuan kewangan pelajar, perpustakaan, khidmat

bimbingan dan kaunseling.

c. Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan

dengan P&P .

i. Arahan Perbendaharaan dan Peraturan

Perbendaharaan

ii. Arahan Perkhidmatan

iii. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam

Negeri

iv. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

v. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus

vi. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan

Pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia

vii. Perintah-Perintah Am

viii. Akta Acara Kewangan

ix. Perlembagaan Persekutuan

x. Akta Institusi-institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib)

d. Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh JPPKK

dan KPM yang terdiri daripada peraturan peperiksaan,

panduan pendaftaran pelajar.

Page 45: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

39

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Dokumen rujukan :

PS-03 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan

PPP-01 Perancangan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik

PPP-02 Penyediaan Jadual Waktu

PPP-03 Pengurusan Pengambilan Pelajar

PPP-04(01 – 07) Proses Pembelajaran dan Pengajaran

PS-12 Khidmat Bimbingan dan Kaunseling

PS-13 Pengurusan Disiplin

8.2.3 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk/Perkhidmatan

Pembelajaran & Pengajaran (P&P)

PMK menyemak keperluan-keperluan P&P sebelum membuat komitmen

untuk melaksanakan P&P.

a. Semakan keperluan P&P adalah bagi mengenalpasti perbezaan di

antara kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang disediakan.

Jika terdapat perbezaan kehendak pelanggan dengan perkhidmatan

yang hendak disampaikan, ianya diatasi terlebih dahulu sebelum

perkhidmatan disampaikan.

b. Kehendak pelajar yang berkaitan dengan P&P akan diambil perhatian

dan dimaklumkan kepada pelajar berkenaan.

c. PMK berkeupayaan untuk memenuhi keperluan perkhidmatan yang

dikehendaki oleh pelanggan. Keupayaan ini dikenalpasti melalui

maklumbalas keupayaan PMK untuk menerima pelajar sebelum JPP

Page 46: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

40

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

memutuskan mengenai jumlah pengambilan dan jenis kursus yang

akan ditawarkan.

Rekod mengenai perubahan kehendak pelanggan disimpan dan disenggara

dengan baik.

Dokumen rujukan :

PPP-01 Perancangan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik

PPP-03 Pengurusan Pengambilan Pelajar

PPP-04(01 – 07) Proses Pembelajaran dan Pengajaran

8.2.4 Perubahan Kepada Keperluan Produk dan Perkhidmatan

PMK akan memastikan maklumat yang didokumenkan berkaitan pindaan, dan

individu yang berkaitan akan dimaklumkan tentang keperluan yang berubah,

apabila keperluan untuk produk dan perkhidmatan bertukar.

Rujukan dokumen :

1. PS-02 (Kawalan Dokumen)

2. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

(Edisi Terkini)

3. Panduan PEngambilan & Pengurusan Pelajar

Politeknik (Edisi Terkini)

4. Program Overview (Keluaran Terkini)

5. Kurikulum (Keluaran Terkini)

Page 47: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

41

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan

Seksyen ini di kecualikan.

Klausa 8.3 - „Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan‟ dikecualikan dari perlaksanaan SPK kerana kurikulum disediakan oleh Bahagian Pembanguan Kurikulum (BPK) di JPPKK dan tidak dikawal dan diurus oleh PMK secara tersendiri.

Page 48: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

42

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.4 Kawalan Terhadap Produk dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan dari

Luar

8.4.1 Am Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan PMK akan

memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan

dipatuhi dan dikawal. Antara aktiviti yang menggunakanan perkhidmatan luar

adalah:

1. Pemberian Latihan Berkawad (Unit sukan dan Ko-kurikulum)

2. Perkhidmatan Pembersihan (Bahagian Khidmat Pengurusan)

3. Pensyarah Pelawat Industri (Jabatan Akademik)

4. Pembaikan dan Penyenggaraan Peralatan (Unit Teknologi

Maklumat dan Unit Pembanguanan & Senggaraan)

Kriteria untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula

telah ditetapkan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang

berkaitan

8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan PMK akan memastikan penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses

produk dan perkhhidmatan yang tidak memberi kesan negatif terhadap PMK

agar PMK berupaya secara konsisten menyampaikan produk dan

perkhidmatan kepada pelanggan. Bagi tujuan tersebut, PMK akan:

a) Memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses yang

kekal dalam kawalan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

Page 49: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

43

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

b) Menjelaskan kepada kedua-dua pihak bahawa kawalan yang perlu dipatuhi

bagi setiap penyedia perkhidmatan dan bagi pihak yang ingin

menggunakannya untuk memberi keputusan bagi setiap output yang akan

dikeluarkan

c) Mempertimbangkan/mengambil kira:

i. Impak yang bakal berlaku terhadap penyedia perkhidmatan luar terhadap

proses, produk dan perkhidmatan bagi kemampuan PMK memberi

perkhidmatan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan

ii. Keberkesanan kawalan yang digunakan oleh penyedia perkhidmatan

luar

d) Menentukan pengesahan atau aktiviti-aktiviti lain, yang diperlukan bagi

memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar memenuhi keperluan

terhadap proses, produk dan perkhidmatan

Prestasi pembekal akan dinilai sekurang-kurangnya enam bulan sekali.

Rekod-rekod akan disimpan. Pembekal yang dipilih adalah berdasarkan

kepada senarai pembekal yang diwujudkan di jabatan. Penilaian prestasi

pembekal akan dibincangkan didalam mesyuarat kewangan jabatan jika

diperlu berdasarkan Penilaian Prestasi Pembekal.

Sekiranya terdapat perkhidmatan yang diluar kemampuan organisasi untuk

melaksanakannya, perkhidmatan tersebut akan diperolehi dari punca luar.

Perkhidmatan ini akan dipantau dengan rapi supaya ia memenuhi kehendak

organisasi. Penyeliaan kerja-kerja yang dilakukan akan dibuat diperingkat

klinik.

Page 50: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

44

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar

Keperluan yang berkaitan dengan proses, produk dan perkhidmatan yang

ingin diperolehi daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum

berkomunikasi dengan penyedia yang berkenaan. Ia termasuk maklumat

dalam dokumen seperti pesanan pembelian, kontrak dan spesifikasi.

Maklumat ini merangkumi:

a. Spesifikasi yang ditetapkan

b. Mematuhi kandungan perjanjian

c. Keperluan pembelian yang diluluskan ( Nota minta)

d. Diuruskan oleh personel yang berkelayakan dan dilantik

e. Memastikan setiap bekalan atau perkhidmatan yang

dibekalkan oleh pembekal perlu disahkan sempurna dan

memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

Dokumen rujukan :

1. PS-03 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan

8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

PMK bertanggungjawab mewujud dan menyelenggarakan prosedur untuk

mengawal semua proses perlaksanaan Program yang ditawarkan. PMK akan

menentukan semua proses penyediaan dan pengendalian Program dijalankan

di bawah keadaan terkawal yang meliputi:

a. Penyediaan maklumat yang menerangkan ciri-ciri program dan

keputusan yang perlu dicapai

Page 51: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

45

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

b. Ketersediaan dan penggunaan sumber-sumber pemantauan dan

pengukuran yang bersesuaian, contoh: Ujian, kuiz dan peperiksaan

c. Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pemantauan dan pengukuran pada

peringkat yang sesuai bagi mengesahkan kriteria untuk mengawal

proses atau output, dan kriteria penerimaan produk dan perkhidmatan,

telah dipenuhi

d. Penggunaan infrastruktur yang sesuai dan persekitaran bagi operasi

proses-proses. Contoh: Ruang pejabat, bilik pensyarah, bilik kuliah,

dewan peperiksaan, makmal, alat bantuan mengajar dan sebagainya

e. Pelantikan staf yang cekap termasuk apa-apa kelayakan yang

diperlukan

Dokumen rujukan :

1. PPP-04 (01-08) Prosedur Pembelajaran & Pengajaran

2. Program Overview (Keluaran Terkini)

3. Instrumen Pemantauan P&P (Edisi Terkini)

4. Instrumen Penilaian Pensyarah oleh Pelajar (Edisi Terkini)

8.5.2 Identifikasi dan kemudahkesanan Pihak pengurusan PMK akan memberi identifikasi kepada proses dan

perkhidmatan yang akan disampai kepada pelanggan. Langkah-langkah ini

ialah :

a. Kursus-kursus dan latihan yang disediakan adalah di

identifikasi melalui sistem kod .

b. Kursus program dikenalpasti melalui nombor kod kursus.

Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan

perlaksanaan P&P seperti jadual waktu, peperiksaan dan

rancangan mengajar.

Page 52: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

46

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

c. Kemudahkesanan terhad kepada;

i. Pengesanan kertas jawapan peperiksaan pelajar yang

diberi nombor khas untuk merahsiakan identiti calon

daripada pemeriksa kertas jawapan.

ii. Sijil yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama

dan nombor kad pengenalan pemegang sijil berkenaan.

Dokumen rujukan :

PPP-02 Penyediaan Jadual Waktu

PPP-07 Pengurusan Peperiksaan & Penilaian

8.5.3 Harta milikan Pelanggan atau Pembekal Luar

PMK hendaklah memastikan harta atau barang kepunyaan pelanggan atau

pembekal luar hendaklah dikawal dan diuruskan dengan baik. PMK

hendaklah mengenalpasti, mengesahkan, mengawal dan melindungi harta

milik pelanggan atau pembekal luar yang berurusan dengan PMK.

Sekiranya harta milik pelanggan atau pembekal luar hilang, rosak atau

difikirkan tidak sesuai untuk digunakan, PMK akan melaporkan kepada

pelanggan atau pembekal luar dan maklumat yang didokumentasikan akan

disimpan jika berlakunya kejadian seumpama itu.

Harta pelanggan seperti kertas jawapan peperiksaan/kuiz, kertas tugasan,

projek, spesifikasi pelanggan, laporan latihan industri, data peribadi dan

laporan pemeriksaan kesihatan (asal).

Page 53: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

47

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.5.4 Pemeliharaan

PMK akan memelihara output semasa pengeluaran dan penyediaan

perkhidmatan, ketahap yang diperlukan untuk memastikan pematuhan terhadap

keperluan. PMK juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dan

penyimpanan bahan pengajaran bagi menjamin kualiti pengajian pendidikan

tinggi adalah terkawal. Bahan pengajaran ini akan disimpan dan dipelihara di

tempat yang selamat. PMK juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah untuk

pengendalian bahan pengajaran untuk mengelakkan berlakunya kerosakan,

kecurian atau penyalahgunaan.

Contohnya: Silibus, nota, portfolio rekod pengajaran, peralatan makmal, sisa

buangan makmal dan lain-lain.

8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk/Penyampaian Perkhidmatan

Keperluan untuk aktiviti selepas penghantaran produk atau penyampaian

perkhidmatan mestilah dipenuhi. Dalam menentukan sejauh mana aktiviti

selepas penghantaran/penyampaian yang diperlukan, Pengurusan PMK akan

mengambil kira:

a) Keperluan undang-undang dan peraturan b) Potensi berterusan yang tidak di ingini berhubung dengan produk dan perkhidmatan. c) Sifat, penggunaan dan tujuan jangka hayat produk dan perkhidmatannya, d) Keperluan pelanggan e) Maklumbalas pelanggan

Page 54: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

48

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Aktiviti selepas penghantaran termasuklah tindakan dibawah peruntukan

waranti, obligasi kontrak seperti perkhidmatan penyelengaraan, dan

perkhidmatan tambahan.

8.5.6 Kawalan Perubahan

Sebarang perubahan yang dibuat semasa proses penyediaan dan penyampaian

perkhidmatan disemak dan dikawal, terutama yang melibatkan dokumen-

dokumen rasmi dan Sistem Pengurusan Kualiti. Bukti dikekalkan dalam

dokumen dan rekod yang berkaitan untuk menunjukkan hasil perubahan

tersebut, pihak yang mengesahkan atau meluluskan perubahan tersebut dan

apa-apa tindakan yang timbul daripada perubahan tersebut.

8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan

PMK akan melaksanakan perancangan yang telah disediakan, pada setiap

peringkat yang sesuai, bagi mengesahkan bahawa keperluan produk dan

perkhidmatan telah dipenuhi. Produk dan perkhidmatan perlu disemak, disahkan

atau diluluskan untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut telah

memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan. Ia tidak boleh diberikan atau

disampaikan kepada pelanggan jika belum disahkan atau diluluskan oleh

anggota atau pegawai yang bertanggungjawab.

Keperluan ini telah dinyatakan dalam dokumen-dokumen yang berkaitan. Bukti

semakan, pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai yang

bertanggungjawab turut didokumenkan dalam rekod-rekod yang berkaitan.

Page 55: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

49

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

8.7 Kawalan Output yang Tidak Akur

Produk atau perkhidmatan (output) yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada

keperluan dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak

digunakan atau diberi atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan

merangkumi tindakan seperti berikut:

a) Pembetulan (membetulkan ketidakakuran),

b) Pengasingan, memulangkan atau menggantung pemberian produk atau

perkhidmatan,

c) Memaklumkan kepada pelanggan, dan

d) Mendapatkan pengesahan daripada pihak yang berkenaan jika produk atau

perkhidmatan tersebut ingin digunakan dengan bersyarat.

e) Merekodkan tindakan di atas dalam dokumen yang berkaitan.

Pengurusan di PMK juga akan menentukan pembetulan dan tindakan

pembetulan yang diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan

pembetulan dan tindakan pembetulan yang diambil akan direkodkan dan

disimpan.

Dokumen rujukan :

1. PS-05 Tindakan Pembentulan

2. Laporan Audit Dalaman dan Luaran

3. Laporan Kajian Semula Pengurusan

4. Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang

5. Prosedur Kualiti PPP dan PS

Page 56: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

50

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Penilaian

9.1.1 Am

Politeknik Melaka menentukan dan memastikan aktiviti dan proses yang perlu

dipantau dan diukur dalam dokumen dan pelan tindakan yang berkaitan.

Tujuan utama aktiviti pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian adalah

untuk menyediakan maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan Sistem

Pengurusan Kualiti. Rekod dan maklumat yang berkaitan diselenggara dan

dikekalkan sebagai panduan dan bukti kepada aktiviti ini. Proses Pemantauan

merangkumi langkah seperti berikut:

a) Menjalankan audit dalaman dan luaran.

b) Menjalankan aktiviti-aktiviti pemantauan, penilaian dan analisa data.

c) Penganalisaan ketakakuran dan data kualiti yang berkaitan.

d) Pengukuran dan pemantauan kepuasan pelanggan.

e) Melaksanakan tindakan segera dan pembetulan berdasarkan Prosedur

Tindakan Pembetulan, apabila proses sistem kualiti tidak memenuhi

keperluan kualiti.

Dokumen rujukan :

1. PPP-04-01 Pemantauan Kehadiran Pelajar

2. PPP-08 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal

dan Bilik Kuliah

3. PS-01 Kajian Semula Pengurusan

4. PS-04 Maklumbalas Pelanggan

5. PS-06 Audit Dalaman

Page 57: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

51

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

6. Laporan Pemantauan Pensyarah

7. Laporan CORR

8. Laporan PLORR

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

Pengurusan di PMK menyediakan kaedah bagi mengukur kepuasan

pelanggan terhadap pemberian produkdan perkhidmatan di PMK. Kaedah

pemantauan dan pengukuran persepsi pelanggan akan dibuat melalui

Kajiselidik, Aduan dan Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam dan Kajian

Semula Pengurusan.

Maklumat/data yang dikutip akan dianalisa. Tindakan pembetulan,

pencegahan dan penambahbaikan berterusan diambil oleh ketua unit yang

berkaitan. Hasil penemuan dimaklumkan kepada pihak pengurusan dan

pelanggan sekiranya boleh.

Dokumen rujukan :

1. PS-01 Kajian Semula Pengurusan

2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan

3. PS-05 Tindakan Pembetulan

4. PS-06 Audit Dalaman

5. Dialog Bersama Pelajar

6. Laporan Keberkesanan Proses/ Kepuasan

Pelanggan

9.1.3 Analisa dan Penilaian

PMK akan menganalisis, menilai data dan maklumat yang sesuai hasil

daripada pemantauan dan pengukuran yang bersesuaian. Data-data yang

Page 58: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

52

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

diperolehi akan dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta

keberkesanan SPK untuk menentukan tindakan penambahbaikan terhadap

SPK boleh dilaksanakan melalui:

a) Persepsi pelanggan

b) Penilaian Proses Pembelajaran dan Pengajaran (P&P)

c) Penemuan audit

d) Cadangan peningkatan SPK dari kakitangan

e) Laporan prestasi pembekal yang meliputi spesifikasi, ketepatan

masa dan tempoh pembayaran

Penganalisaan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di

bawah:

i. kepuasan pelanggan

ii. prestasi kualiti P&P

iii. kelancaran proses termasuk langkah pembetulan

iv. prestasi pembekal

v. pengurusan risiko dan peluang

Dokumen rujukan :

1. PPP-04 (01-08) Proses P&P

2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan

3. PS-05 Tindakan Pembetulan

4. Dokumen Pengurusan Risiko

5. Dialog Bersama Pelajar

6. Laporan Keberkesanan Proses/ Kepuasan

Pelanggan

Page 59: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

53

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

9.2 Audit Dalaman

PMK menjalankan audit dalaman secara berkala sekurang-kurangnya setahun

sekali untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi perkara-

perkara berikut:-

a) Mematuhi keperluan SPK PMK dan keperluan-keperluan lain yang

ditentukan.

b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan diselenggara dengan berkesan

mengikut kehendak-kehendak MS ISO 9001:2015

c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti

d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan yang berkesan

e) Penambahbaikan

Pengurusan PMK dan Pegawai Pengurusan Kualiti bertanggungjawab untuk

merancang dan menjadualkan Audit Dalaman sekurang-kurangnya sekali

setahun bagi memastikan SPK menepati perancangan dan dilaksanakan

dengan baik dan berkesan.

a) Program Audit Dalaman dirancang dengan mengambilkira dan

memberi penekanan kepada status dan kepentingan proses dan

bidang yang diaudit di samping rekod-rekod keputusan audit yang

lepas.

b) Perlaksanaan program audit adalah mengikut kriteria, skop, kekerapan

dan kaedah yang ditetapkan oleh PMK.

c) Audit dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas dari

aktiviti yang diaudit.

d) Pihak yang bertanggungjawab bagi bidang atau proses yang diaudit

memastikan semua tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan diambil dengan segera.

Page 60: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

54

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

e) Laporan Audit Dalaman dan Analisis Audit yang disediakan dilaporkan

kepada Pengurusan PMK..

f) Audit Susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke

atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan.

Sekiranya hasil yang dirancangkan tidak dicapai, kajian harus di

jalankan untuk mengenalpasti punca masalah (root cause). Rangkakan

tindakan pembetulan dan perancangan pengurusan risiko jika perlu.

Dokumen rujukan :

1. PS-06 Audit Dalaman

2. Fail Audit Dalaman

9.3 Kajian Semula Pengurusan (KSP)

9.3.1 Am

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) di PMK dikaji dan disemak semula

sekurang-kurangnya 6 bulan sekali (biasanya ia akan dilaksanakan selepas

peperiksaan akhir setiap semester). Ini ialah untuk memastikan SPK terus

sesuai, mencukupi dan berkesan. Kajian semula ini akan meliputi penilaian ke

atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan perubahan SPK

termasuk dasar dan objektif kualiti. Penyemakan semula akan dibuat dalam

Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan yang dipengerusikan oleh Pengarah,

PMK. Ahli mesyuarat terdiri daripada Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Kajian

Semula. Anggota lain boleh dijemput untuk turut hadir mesyuarat tersebut

sekiranya perlu.

Page 61: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

55

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Kajian pengurusan akan dirancang dan dijalankan dengan mengambil kira:

a) Status tindakan dari kajian pengurusan yang terdahulu;

b) Perubahan dalam isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK;

c) Maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti,

termasuk:

i. Kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak

berkepentingan yang berkaitan;

ii. Sejauh mana objektif kualiti telah dicapai;

iii. Prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan;

iv. Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan;

v. Pemantauan dan pengukuran keputusan;

vi. Keputusan audit;

vii. Prestasi pencapaian pembekal luar;

d) Kecukupan sumber;

e) Keberkesanan tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan

mengenalpasti peluang yang mungkin;

f) Peluang untuk penambahbaikan.

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Output kajian pengurusan hendaklah termasuk keputusan dan tindakan

yangberkaitan dengan:

a) Peluang untuk penambahbaikan;

b) Apa-apa keperluan untuk perubahan kepada sistem pengurusan

kualiti;

c) Keperluan sumber.

Page 62: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

56

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

PMK akan menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai buktikeputusan

semakan pengurusan.

Dokumen rujukan :

1. PS-01 Kajian Semula Pengurusan

2. Fail Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Page 63: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

57

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

10.0 PENAMBAHBAIKAN

10.1 Am

PMK akan menentukan dan memilih peluang-peluang untuk penambahbaikan

dan melaksanakan apa-apa tindakan yang perlu bagi memenuhi keperluan

dan meningkatkan kepuasan pelanggan. la hendaklah meliputi:

a) Memperbaiki produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluandan juga

untuk menentukan keperluan dan jangkaan masa depan;

b) Membetulkan, mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini;

c) Meningkatkan prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti.

10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan

Jika berlaku ketakakuran termasuklah sebarang aduan yang timbul, PMK

akan :

a. mengambil tindakan segera untuk membetulkan ketakakuran

tersebut;

b. melaksanakan tindakan pembetulan dengan mendapatkan

punca-punca ketakakuran dan menyediakan cara-cara

mengatasinya;

c. melaporkan keberkesanan terhadap tindakan yang telah

diambil.

d. mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang

dilaksanakan

Page 64: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

58

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

PMK mewujudkan prosedur yang meliputi pengenalpastian ketidakpatuhan

dan puncanya, penubuhan pasukan kerja, pengumpulan maklumat

ketidakpatuhan dan membuat cadangan tindakan pembetulan :

a) Tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan maklumat yang

dikenalpasti melalui aduan pelanggan, audit dalaman dan KSP ;

b) Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan

oleh pihak pengurusan;

c) Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber

kewangan,keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur

atau SPK sedia ada, diputuskan oleh pengurusan ;

d) Keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan, dinilai

dan dikaji semula oleh pihak pengurusan dan dilaporkan dalam KSP ;

e) Rekod tindakan pembetulan disimpan dan disenggara .

Dokumen rujukan :

1. PS-05 Tindakan Pembetulan

10.3 Penambahbaikan Berterusan

PMK membuat penambahbaikan berterusan ke atas SPK melalui

penganalisisan data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar

dengan polisi dan objektif kualiti. PMK mengumpul data melalui KSP,

cadangan daripada pelanggan, tindakan pembetulan dan pencegahan serta

penilaian semula proses.

Penambahbaikan terhadap proses memerlukan perancangan dan aplikasi

yang mengambil masa yang panjang. Penambahbaikan ini boleh memberi

impak yang positif ke atas SPK.

Page 65: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

31

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

Pengajaran & Pembelajaran

Latihan Industri

Peperiksaan

Dis

iplin

, B

imb

inga

n

dan

Ka

un

selin

g

Pentadbiran

Kewangan

Perolehan

Infrastruktur

Penyenggaraan

Pengurusan Sumber Manusia

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

-Kawalan Dokumen -Audit Dalaman -KSP -Rekod Kualiti -ULPL -Aduan Pelanggan -Pembetulan, & Penambahbaikan

Pengukuran, Analisis dan

Penambahbaikan

-Perpustakaan -Multimedia & Sumber -Teknologi Maklumat

PELAJAR

PIHAK BERKEPENTINGAN KURIKULUM

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

GRADUAN BERKUALITI

RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSES SPK

Page 66: POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA ORGANISASI POLITEKNIK ... KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer . 5

32

UNIT JAMINAN KUALITI, PMK

MS ISO 9001:2015

MANUAL KUALITI

Keluaran

01

Tarikh 08-09-2017

RAJAH 6 : CARTA ORGANISASI POLITEKNIK MELAKA

CHARIM BIN IBRAHIM @ BERAHIM D.P,T

PPPT DH54