politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · kandungan halaman 1. kriteria kecemerlangan...

MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-06

PERANCANGAN DAN PERLAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : ABDUL RASHID BIN TALIB

Jawatan : Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

PERANCANGAN DAN PERLAKSANAAN LATIHAN

INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4

2.1 Proses perlaksanaan Latihan Industri ................................................................. 4

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5

3.1 Pendaftaran Latihan Industri ............................................................................... 5

3.2 Perlaksanaan latihan Industri .............................................................................. 6

3.3 Penilaian Latihan Industri .................................................................................... 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

4.1 Perancangan Latihan Industri ............................................................................. 8

4.2 Perlaksanaan Latihan Industri ............................................................................. 8

4.3 Penilaian Latihan Industri .................................................................................... 9

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 10

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif 1. Lawatan pemantauan latihan industri dilaksanakan

sekurang-kurangya 100% ke atas pelajar yang

terlibat.

2. Pelajar mendapat sekurang-kurangnya keputusan

45% cemerlang dan 98 % lulus dalam penilaian

latihan industri.

2) Skop (key activities) a. Penyediaan Takwim Latihan Industri b. Permohonan Penempatan Latihan Industri c. Pengurusan Latihan Industri d. Penilaian Latihan Industri

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Lawatan pemantauan dijalankan setiap semester mengikut takwim LI JPP & Takwim Akademik PMK.

b. Semua pensyarah yang memantau mempunyai surat perlantikan lawatan.

c. Keputusan rasmi latihan industri.

4) Pemilik proses a. KUPLI

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan Akademik c. Ketua Program d. Pegawai Perhubungan & Latihan Industri e. Penyelaras Latihan Industri Jabatan

f. Pelajar

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Perkhidmatan Awam b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti c. Industri / Organisasi

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Arahan – Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian, Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT

b. Garis Panduan Latihan Industri, Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Prosedur Kualiti UPLI

b. Kurikulum LI

c. Carta alir prosedur LI


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri

Penyelaras Latihan Industri Jabatan

Pembantu Operasi

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Kemudahan di Unit Perhubungan dan Latihan Industri

- Pantri - Bilik Pegawai - Kaunter - Pejabat - Bilik mesyuarat

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer, pencetak dan LCD projektor

Pengangkutan 7.1.3 (c)

-

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Internet,Telefon dan mesin faks

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard

Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Memahami kehendak kurikulum

Kompetensi kakitangan 7.2 Pengetahuan berkaitan kehendak kurikulum Garis panduan & prosedur kualiti

Lain-lain

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim Perancangan UPLI

KUPLI Sebelum E-mail Unit

2. Jadual Pemantauan Latihan Pelajar

PLIJ 2 minggu sebelum pemantauan pelajar

E-mail dan edaran Pensyarah pemantau yang dilantik

3. Laporan Pencapaian Keputusan Penilaian LI

KUPLI Mesyuarat KSP/ Peperiksaan/

Laporan pembentangan

Jabatan Akademik, Unit Peperiksaan

4. Lembaran Keputusan Penilaian LI

PPLI

Selepas Penilaian

Lembaran Unit


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Unit Perhubungan & Latihan Industri

Sebuah unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan dan menyelaras segala urusan dan aktiviti berkaitan latihan industri.

Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri

Pegawai yang dilantik untuk mengetuai urusan program perhubungan dan latihan industri pelajar

Pegawai Perhubungan & Latihan Industri

Pegawai dilantik untuk menguruskan perhubungan dan latihan industri pelajar

Penyelaras Latihan Industri Jabatan

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai wakil jabatan masing-masing di dalam urusan latihan industri pelajar

Pembantu Operasi Pegawai yang dilantik untuk membantu pengurusan hal ehwal latihan industri

Latihan Industri Latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan merupakan sebahagian daripada kurikulum politeknik

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

UPLI Unit Perhubungan dan Latihan Industri

KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

PPLI Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri

PLIJ Penyelaras Latihan Industri Jabatan

PO Pembantu Operasi

LI Latihan Industri

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Perlaksanaan Latihan Industri

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

UNIT PEPERIKSAAN

Keputusan peperiksaan

Garis Panduan LI

Borang Pendaftaran LI

PENDAFTARAN LATIHAN INDUSTRI

Borang biodata dan resume

Borang Jawapan LI

Surat Lepas Tanggungan

KJ/KP

PPLI/ PLIJ/ PO

PELAJAR LI

PPLI/ PLIJ/ PO

PELAJAR

Borang Jawapan LI

Borang biodata & resume

Surat Lepas Tanggungan

Garis Panduan

PERLAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI

Surat lapor Diri

Kad Pengesahan Lapor Diri (Kad Merah)

Surat Lantikan Pemantauan

PENGARAH

KJ/KP

PPLI/ PLIJ/ PO

PENSYARAH PEMANTAU

PELAJAR

INDUSTRI /


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

LI

Jadual Pemantauan

Surat Makluman Pemantauan

ORGANISASI

PPLI/ PLIJ/ PO

PENSYARAH PEMANTAU

PELAJAR

INDUSTRI / ORGANISASI

Apendix 1-5

Garis Panduan LI

Arahan Peperiksaan & Kaedah penilaian

PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI

Surat Lantikan Penilai

Jadual Pembentangan

Slip keputusan

Maklumbalas Pelajar

PENGARAH

KJ/KP

UNIT PEPERIKSAAN

PPLI/ PLIJ/ PO

PELAJAR

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Pendaftaran Latihan Industri

UNIT PEPERIKSAAN PLIJ

UPLI

GARIS

PANDUAN LATIHAN INDUSTRI

KEPUTUSAN

PEPERIKSAAN

SEMAK & SAHKAN

TERIMA BORANG

BIODATA & RESUME, JAWAPAN

LI DAN SURAT LEPAS

TANGGUNGAN

KEMASKINI i-UPLI

YA

TIDAK


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Perlaksanaan latihan Industri

PEMBANTU OPERASI

PPLI KUPLI PENSYARAH PEMANTAU

PANTAU PERMASALAHAN

PELAJAR BERDASARKAN

GPLI

TERIMA KAD

MAKLUMAT PELAJAR SEMASA LATIHAN

INDUSTRI

KEMASKINI i-UPLI

RANCANG AKTIVITI LAWATAN

PENYELIAAN

TERIMA & SEMAK BORANG

PEMANTAUAN & LAPORAN LAWATAN

(SEKIRANYA ADA)

SEDIA JADUAL LAWATAN & SURAT

MAKLUMAN LAWATAN

SURAT PERLANTIKAN

LAWATAN PEMANTAUAN

RANCANG AKTIVITI LAWATAN

PENYELIAAN

BUAT LAWATAN PEMANTAUAN:

1. SEMAK & NILAI PRESTASI PELAJAR 2. MAKLUMAN JIKA ADA PERUBAHAN

SEMAK & SAHKAN

TERIMA & TINDAKAN

(SEKIRAN ADA)

YA

TIDAK


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Penilaian Latihan Industri

PELAJAR PLIJ UPLI PENSYARAH

PENILAI

PELAJAR TAMAT MENJALANI LATIHAN

INDUSTRI

TERIMA : 1.SURAT PENGESAHAN TAMAT LI 2.REFLEKSI JURNAL 3.LAPORAN AKHIR LI 4.BORANG PENILAIAN

MASUKKAN

MARKAH PENILAIAN DALAM i-UPLI

SEMAK DOKUMEN LI, NILAI PEMBENTANGAN

LI DAN LAPORAN AKHIR LI

SERAH BORANG PENILAIAN KEPADA

PLIJ

AGIH RJ & LAPORAN AKHIR LI UNTUK PENILAIAN

DAFTAR PENGESAHAN

TAMAT LI

SEDIA PEMBENTANGAN

MESYUARAT PEPERIKSAAN DAN

SERAH MARKAH PENILAIANA LI KE

UNIT PEPERIKSAAN

SEMAK & PROSES MARKAH

PENILAIAN TIDAK

YA

SURAT PERLANTIKAN

PENILAI


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Pendaftaran Latihan Industri

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUPLI Menyediakan takwim dan perancangan Latihan Industri

2. PLIJ Mendapatkan senarai nama pelajar daripada pengkalan data pusat dan kemaskini data untuk dikhususkan sebagai pengkalan data Latihan Industri.

3. PPLI Menyediakan dokumen-dokumen berikut:

a. Dokumen permohonan tempat latihan industri.

b. Garis panduan Latihan Industri.

4. PLIJ Memberi taklimat 1 kepada pelajar berkenaan pengenalan Latihan Industri

dan menguruskan prosedur permohonan penempatan.

5. KUPLI/PPLI Menyemak dan menguruskan permohonan tempat LI jika ada permintaan

pelajar atau organisasi tempat LI.

6. KUPLI /PPLI Memberi taklimat 2 kepada pelajar mengenai peraturan dan etika semasa

LI.

7. PPLI/PLIJ/PO

Mendaftarkan organisasi yang bersetuju menyediakan tempat latihan

kepada pelajar di SPMP.

4.2 Perlaksanaan Latihan Industri


1. PLIJ/PO

Menyimpan dan mengemaskini status penerimaan surat / kad pengesahan

lapor diri LI daripada pelajar atau organisasi LI.

2. PPLI / PLIJ Mengesan pelajar yang belum menyerahkan kad pengesahan lapor diri.

3. KUPLI/ PPLI /

PLIJ

Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar semasa LI

dan bertindak mengikut Peraturan LI dan Arahan-arahan Peperiksaan dan

Kaedah Penilaian Politeknik KPT yang terkini

4. Pensyarah

Pemantau

Membuat lawatan penyeliaan LI ke organisasi dengan melakukan perkara

berikut:

a) Mendapatkan surat perlantikan pensyarah pelawat di UPLI.

b) Membuat jadual lawatan, temujanji dan surat mohon lawat kepada

organisasi yang dilawat.

c) Menilai pelajar berdasarkan kriteria di dalam borang Penilaian

Pemantauan dan memberikan sedikit maklum balas kepada


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL


pelajar jika ada.

d) Menyemak dan menandatangani Jurnal Refleksi Latihan Industri

pelajar.

5. KUPLI/PPLI Mengambil tindakan ke atas laporan yang diterima daripada pensyarah

pelawat.

4.3 Penilaian Latihan Industri


1.

PLIJ

Menguruskan pendaftaran tamat LI dengan menyemak dokumen-dokumen

berikut:

a) Surat Pengesahan Tamat LI

b) Borang Penilaian di Industri

c) Buku Refkeksi Jurnal.

d) Laporan Akhir Latihan Industri

2. Pensyarah

Penilai

Melaksanakan penilaian LI seperti berikut :

a) Menilai buku Refeklsi Jurnal dan buku Laporan Akhir Latihan

Industri

b) Menjadi panel pembentangan akhir Latihan Industri.

c) Mengisi dan menyerahkan Borang penilaian Latihan Industri

kepada PLIJ.

3. PLIJ Memasukkan markah Borang Penilaian LI ke dalam i-UPLI

4. KUPLI Membentang Penilaian LI dalam Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan

untuk disahkan dan diluluskan.

5. KUPLI / PPLI Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan dengan merujuk

kepada Jadual Analisis Pencapaian Objektif LI


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 10 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Takwim LI

Kelulusan perancangan Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan ketua

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Semakan dan pengesahan kompetensi

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Kod Kursus Latihan Industri

No Matrik Pelajar/Kad pengenalan

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data & maklumat pelajar

Markah penilaian pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan kemudahan pejabat

Data dan markah pelajar

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Markah penilaian

Kawalan Perubahan 8.5.6 Kurikulum

Takwim LI

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan perlaksanaan LI

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 11 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Takwim Perancangan LI

Tarikh perlaksanaan tidak selari dengan takwim

Semakan oleh ketua

Buat pindaan selari dengan takwim dan bajet organisasi

2. Pendaftaran Kursus oleh pelajar LI

Pelajar tidak daftar kursus

Menyatakan tarikh tamat pendaftaran semasa taklimat LI 1.

Kesan dan buat pendaftaran baru.

3. Permohonan Penempatan LI

Tidak membuat permohonan penempatan LI

Kemaskini data secara berkala.

Mencadangkan industri yang memerlukan pelajar LI

4. Pendaftaran syarikat ( SPMP)

Tidak didaftarkan syarikat

Sentiasa membuat semakan dan nyatakan tarikh kemaskini

Membuat pendaftaran semula.

5. Pengesahan Lapor Diri

Tidak menghantar Kad Lapor Diri di Industri

Kemaskini data dalam tempoh yang ditetapkan.

Keluarkan Surat amaran kepada pelajar berkenaan.

Meminta pelajar menghantar kad Lapor Diri di industri dengan segera.


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 12 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

Takwim Aktiviti LI 1 semester UPLI Am

Borang/Surat Jawapan Tempat LI 1 semester UPLI Am

Kad/Surat Pengesahan Lapor Diri 1 semester UPLI Am

Surat Pengesahan Tamat LI dan Borang

Penilaian LI 1 semester UPLI Am

Lembaran Markah Penilaian LI 5 semester UPLI Terhad

Laporan Keputusan Analisis Pencapaian LI 4 semester UPLI Terhad

Borang Penilaian Tugasan Praktikal 1 semester UPLI Terhad

Borang Penilaian Jurnal Refleksi 1 semester UPLI Terhad

Borang Penilaian Pemantauan 1 semester UPLI Terhad

Borang Penilaian Laporan Akhir Latihan

Industri 1 semester UPLI Terhad

Borang Penilaian Pembentangan Latihan

Industri 1 semester UPLI Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

- -


INDUSTRI

PPP-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 13 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

MAKLUMAT TERKAWAL

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · kandungan halaman 1. kriteria kecemerlangan...

Documents