perolehan peralatan...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur Kualiti PEROLEHAN PERALATAN

No Rujukan PK.UniMAP.(P).10

Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009

No Keluaran : No Pindaan :

01 00

Mukasurat 1/24

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR

PEROLEHAN PERALATAN

PK.UniMAP.(P).10

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PEGAWAI KEWANGAN

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Pn. Saodah Hassan)

Bendahari Universiti Malaysia Perlis






01 00

Mukasurat 2/24




1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan keperluan peralatan dan bahan

pengajaran di UniMAP mencukupi untuk kegunaan pengajaran dan pembelajaran.

2.0 SKOP

Prosedur ini diterimapakai bagi perolehan peralatan dan bahan pengajaran.






01 00

Mukasurat 3/24




3.0 SINGKATAN

KU : Ketua Unit

KJ : Ketua Jabatan

Psy

: Pensyarah

PLV : Pegawai Latihan Vokaysional

Bendahari

: Jabatan Bendahari

Staf

: Kakitangan UniMAP

PAcc : Penolong Akauntan

PBdh : Penolong Bendahari

JPSh

: Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

JPH : Jawatankuasa Penilai Harga

JPT

: Jawatankuasa Penilai Teknikal

SU : Setiausaha

JSh

: Jawatankuasa Sebutharga

JPTd : Jawatankuasa Pembuka Tender

GRN : Good Receive Note PTO

:

Pembantu Tadbir ( Pengoperasian )






01 00

Mukasurat 4/24




4.0 DEFINISI

Pengguna

:

Pelajar / Pensyarah / Pembantu Makmal

Bahagian Kewangan

:

Bahagian yang mengendalikan harta tetap dan liabiliti

Harta Modal :

Aset dan Inventori yang didaftarkan oleh Unit Kewangan ( PTJ ) dan Bendahari

Sebutharga : 1. Kerja - Perolehan melebihi RM 20,000.00 sehingga RM 200,000.00

2. Bekalan & Perkhidmatan – Perolehan melebihi RM

50,000.00 sehingga RM 200,000.00

Tender : Perolehan melebihi RM 200,000.00






01 00

Mukasurat 5/24




5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen

Lokasi No. Rujukan

5.1

Manual Kualiti

- Perolehan Seksyen 7.4

Bilik Dokumen

MK-UniMAP-01

5.2

Tatacara Perolehan Universiti

- Pembelian Terus - Sebutharga - Tender

Jabatan

Bendahari

DS.PK.UniMAP.10-01

5.3

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Jabatan

Bendahari

DS.PK.UniMAP.10-02

5.3

Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender

Jabatan

Bendahari

DS.PK.UniMAP.10.03






01 00

Mukasurat 6/24




6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Perolehan Peralatan Secara Belian Terus

Tanggungjawab Tindakan

KU

1. Menyemak peruntukan melalui “Budgeting System” dan Senarai Harta

Modal.

Psy /PLV

2. Menyediakan permohonan pembelian. 3. Mendapat surat kebenaran dari Ketua Unit.

KU / Psy

4. Dokumen pembelian yang lengkap dihantar kepada Jabatan Bendahari . Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)

Bendahari

5. Menyemak dan meluluskan pengeluaran Pesanan Pembelian Terus

KU

6. Terima bekalan dan semak sama ada bekalan mengikut spesifikasi. Jika

tidak, alatan dihantar balik kepada pembekal. 7. Sahkan Pengakuan Penerimaan barang / peralatan Membuat pendaftaran

GRN di dalam Sistem Kewangan.

PTO

8. Membuat pendaftaran harta yang betul dan tepat di dalam Sistem Kewangan 9. Menghantar dokumen pembelian yang lengkap ke Jabatan Bendahari untuk

pembayaran

Psy

10. Kad Daftar dicetak dan ditandatangani. Disimpan oleh setiap bahagian dan

pegawai bertanggungjawab.






01 00

Mukasurat 7/24




6.2 PINJAMAN PERALATAN BENGKEL


Psy (Pemohon)

1. Mengeluarkan surat permohonan dan hantar kepada Ketua Unit untuk

mendapatkan kelulusan .

KU (Pemilik)

2. Terima surat Permohonan Pinjaman Peralatan serta memberi kelulusan.

Psy (Pemilik)

3. Sediakan alatan.

4. Rekodkan pengeluaran dan pemulangan harta modal tersebut di dalam Buku

Pinjaman Peralatan.






01 00

Mukasurat 8/24




6.3 Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit ( kurang dari RM 500.00 )


Staf / Psy (Pemohon)

1. Isi Borang Permohonan Menggunakan Wang Runcit. 2. Mendapatkan kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan.

PTO 3. Serahkan jumlah yang dipohon kepada pemohon. 4. Dapatkan resit bayaran pembelian.

KJ

5. Sahkan resit bayaran pembelian.

PTO

6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan pengunaan sebenar wang panjar. 7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebih jumlah Wang Panjar yang diberikan.






01 00

Mukasurat 9/24




6.4 Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTJ )


Pemohon

1. Buat perancangan/spesifikasi alat/bahan pakai habis. 2. Menghantar surat permohonan bersama dengan sebutharga

pada Ketua Unit

KU

3. Meluluskan permohonan dan hantar ke bahagian pentadbiran di

PTJ.

PTO

4. Memproses dan mengeluarkan Borang pesanan Belian dan serta

mendapatkan tandatangan Ketua Unit

Pemohon

5. Terima barang dan semak spesifikasi. Untuk alat ( jika perlu) )

lakukan ujilari sebelum mengesah penerimaan alatan tersebut. Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal. 8. Sahkan GRN 9. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran.

PTO

10. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan,

mendapatkan tandatangan Ketua Unit dan mendokumenkan semua dokumen pembelian tersebut dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk di buat bayaran.






01 00

Mukasurat 10/24




6.5 Perolehan / Pembelian Peralatan Secara Sebutharga / Tender

a. Sebutharga – Kerja ( Perolehan Melebihi RM 20,000.00 hingga RM 200,000.00 ) b. Bekalan / Perkhidmatan ( Perolehan Melebihi RM 50,000.00 hingga RM 200,000.00 )


Pemohon

1. Hantar surat permohonan pembelian secara Sebutharga dan sediakan

spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal.

Bendahari

2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan melalui “Budgeting System”

P.Ac

3. Menyediakan surat pengesahan sebutharga kepada PTJ dan surat

kelulusan MITI jika ada peruntukan. 4. Terima pengesahan pengeluaran sebutharga dari PTJ dan mempelawa

sebutharga dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal

PBdh

5. Pamer Notis Sebutharga selama 14 atau 21 hari di papan kenyataan

Jabatan Bendahari dan Laman Web UniMAP

P.Ac

6. Sediakan peti sebutharga dan label peti Sebutharga sebelum tarikh tutup tawaran






01 00

Mukasurat 11/24




JPSh

7. Tutup peti sebutharga tepat jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. 8. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah merekod dengan nombor

bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

JPSh

9. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara

ringkas muka surat pertama dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga

10. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mencatat dalam borang

Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-

a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.

b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi. c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani ringkas. d. Dokumen sebutharga diserahkan kepada urusetia sebutharga

P.Ac

11. Dokumen Sebutharga yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang

tidak mempunyai harga oleh urusetia sebutharga.

12. Salinan Pertama diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Salinan Kedua diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal untuk dibuat penilaian.






01 00

Mukasurat 12/24




JPH

13. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Harga akan

menghantar laporan penilaian kewangan bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN :

JPT

14. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan

menghantar laporan penilaian teknikal bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)

NO. KELUARAN :

SU

15. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Sebutharga

PEROLEHAN PERALATAN DAN STORAN

NO. PINDAAN :

JSh (Perolehan Kecil)

16. Meluluskan sebutharga yang dipilih bagi pembelian RM 50,000 ke atas

Bendahari

17. Meluluskan sebutharga yang dipilih bagi pembelian di antara RM 20,001 hingga RM 50,000 18. Selepas diluluskan, keluarkan Surat Setuju terima kepada pembekal.

19. Bagi pembelian melebihi RM 50,000, Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.

TARIKH : KUATKUASA

MUKA SURAT : 12/15

PBdh

20. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh

Unit Perundangan UniMAP






01 00

Mukasurat 13/24




Tender (Perolehan Melebihi RM 200,000)


Pemohon

1. PTJ sediakan spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal

dan menghantar permohonan kepada pihak Bendahari

Bendahari

2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan secara tender

PBdh

3. Spesifikasi yang telah disediakan oleh PTJ di bawa ke mesyuarat Pra Tender

untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pra Tender.

P.Ac

4. Sediakan surat pengesahan kepada Jawatankuasa Pra Tender untuk

meluluskan spesifikasi yang telah disemak semasa mesyuarat Pra Tender. 5. Menyediakan surat pengesahan pengeluaran tender kepada PTJ dan surat kelulusan MITI jika ada peruntukan 6. Terima pengesahan pengeluaran Tender dari PTJ dan menyediakan iklan

dan dokumen tender dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal

7. Iklan tender disiarkan di dalam surat khabar “Utusan Malaysia” selama 21 hari

dan dipamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari dan Laman Web UniMAP

8. Sediakan peti sebutharga dan label peti tender sebelum tarikh tutup tawaran






01 00

Mukasurat 14/24




JPT

9. Tutup peti tender pada jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang

telah ditetapkan.

10. JPT hendaklah merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen tender yang

di dapati dalam peti tender menggunakan Jadual Tawaran Bekalan / Perkhidmatan.

11. JWPtd hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan

semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.

12. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1

& B2 seperti berikut :-

a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga. b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi. c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani

ringkas d. Dokumen tender diserahkan kepada urusetia tender

P.Ac

13. Dokumen tender yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan

Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang tidak mempunyai harga oleh urusetia tender.

14. Salinan Pertama diberi kepada JPH dan Salinan Kedua diberi kepada JPT untuk dibuat penilaian.

JPH

15. Selepas penilaian dibuat, JPH akan menghantar laporan penilaian kewangan

bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender )

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN :






01 00

Mukasurat 15/24




JPT

16. Selepas penilaian dibuat, JPT akan menghantar laporan penilaian teknikal

bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender)

NO. KELUARAN :

SU

17. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam mesyuarat Jawatankuasa

Tender.

PEROLEHAN PERALATAN DAN STORAN

NO. PINDAAN :

Bendahari

18. Selepas diluluskan Surat Setujuterima akan dikeluarkan kepada pembekal. 19. Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.

TARIKH : KUATKUASA

MUKA SURAT : 12/15

PBdh

20. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh Unit

Perundangan UniMAP.






01 00

Mukasurat 16/24




6.6 Penyediaan dan Pengagihan Belanjawan Mengurus


Bendahari

1. Penerimaan surat daripada Kementerian untuk penyediaan Belanja Mengurus.

2. Mengeluarkan surat arahan kepada PTJ untuk penyediaan belanjawan mengurus masing-masing. 3. Menyemak & menyediakan belanjawan UniMAP berdasarkan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTJ. 4. Menyediakan belanjawan KUKUM dan mendapat kelulusan pengurusan

untuk di hantar ke Kementerian Kewangan. 5. Menghadiri mesyuarat pemeriksaan bajet 6. Menyediakan agihan kepada setiap PTJ sebelum mendapat kelulusan

pengurusan selepas bajet diluluskan.

7. Agihan diluluskan dan dimasukkan di dalam sistem kewangan. 8. Menyemak dan memantau peruntukan setiap PTJ.

9. Menyemak viremen dan pindahan peruntukan yang dipohon oleh setiap

PTJ.






01 00

Mukasurat 17/24




7.0 REKOD KUALITI

Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan

7.1

Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ( KEW.PA -6 )

RK.UniMAP.(P).10-01

Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.2

Borang Daftar Harta Modal ( KEW.PA -2 )

RK.UniMAP.(P).10-02

Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.1

Borang Daftar Inventori ( KEW.PA -3 )

RK.UniMAP.(P).10-03

Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.2

Buku Pinjaman Peralatan

RK.UniMAP.(P).10-04

Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.1

Borang Spesifikasi Peralatan

RK.UniMAP.(P). 10-05

Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.2

Borang Pesanan Belian Jabatan


Jabatan

Bendahari

5 tahun

7.2

Borang menggunakan Wang Runcit / Panjar


Jabatan

Bendahari

5 tahun


Prosedur Kualiti PEROLEHAN PENDAPATAN




01 00

Mukasurat 18/19




8.0 CARTA ALIR / LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 –

Carta Aliran Pengeluaran Borang Pesanan Belian ( Belian Terus Bawah RM 20 000.00 )

Lampiran 2 –

Carta Aliran Penerimaan Alatan / Bekalan

Lampiran 3 –

Carta Aliran Daftar Harta

Lampiran 4 –

Carta Aliran Pinjaman Peralatan Bengkel

Lampiran 5 –

Carta Alir Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit

Lampiran 5 –

Carta Alir Pembelian Alatpakai Habis / Bahan Kimia Secara Terus / Runcit






01 00

Mukasurat 19/19




Lampiran 1 CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS

A. Pengeluaran Borang Pesanan Belian

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses

Rekod

Mula

KU

1. Semak peruntukan VOT 35 PTJ

Psy/PLV

2. Menyediakan permohonan pembelian. 3. Mendapatkan surat kebenaran dari

Ketua Unit

KU/ Psy

4. Dokumen pembelian yang lengkap

dihantar kepada Jabatan Bendahari. Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)

Bendahari

5. Menyemak dan meluluskan pengeluaran

Pesanan Pembelian Terus

Borang Pesanan belian

Tamat

Ya

Tidak






01 00

Mukasurat 20/19




B. Carta Aliran Penerimaan Alatan / Bekalan


Rekod

Mula

KU

1. Terima alatan/bekalan dan membuat

pemeriksaan. Jika tidak mengikut spesifikasi akan dihantar balik kepada pembekal

2. Sahkan Pengakuan Penerimaan. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan

Alatan Inbois dan Nota Hantaran Salinan PO asal (Biru)

PTO

3. Membuat pendaftaran harta di dalam

Sistem IUS Kewangan. 4. 5. 4. Menghantar dokumen pembelian yang 6. lengkap ke Jabatan Bendahari untuk

pembayaran. 7.

Sistem IUS Kewangan Inbois dan Nota Hantaran Salinan PO asal (Biru)

Psy

8. 5. Kad Daftar harta dicetak dan 9. ditandatangani

Sijil Pendaftaran (KEW.PA)

Tamat

Tidak

Ya






01 00

Mukasurat 21/19




C. Carta Aliran Daftar Harta


Rekod

Mula

PTO

(Semua PTJ yang mempunyai

peruntukan VOT 35 /Harta Modal)

1. Membuat pendaftaran GRN di

dalam Sistem Kewangan. - Account Payable - Good Receive - Good Receive Entry - Good Receive Approval

Sistem IUS Kewangan

KU

2. Meluluskan GRN di dalam Sistem

IUS Kewangan. - Good Receive Approval

Sistem IUS Kewangan

PTO

3. Memasukkan maklumat harta

modal yang betul dan tepat di dalam Sistem IUS Kewangan. - Asset Information Update

- Asset Detail - Asset Owner - Serial Number - Model - Brand Name - Chasis No. / GRN No. - Current Building - Current Room

Sistem IUS Kewangan

Psy

4. Mencetak Kad Daftar Harta dan memastikan ditandatangani

Sijil Pendaftaran (KEW.PA)

Tamat






01 00

Mukasurat 22/19




D. Carta Aliran Pinjaman Peralatan Bengkel


Rekod

Mula

Psy (Pemohon)

1. Keluarkan surat permohonan dan

hantar kepada Ketua Unit untuk kelulusan

KU (Pemilik)

2. Terima surat pemohonan serta beri kelulusan

Psy (Pemilik)

3. Sediakan alatan

4. 5. 4. Rekodkan pengeluaran dan 6. pemulangan harta modal

Borang KEW.PA-6 Buku Log

Tamat






01 00

Mukasurat 23/19




E. Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (Kurang dari RM 500.00)


Rekod

Mula

Staf/ Psy (Pemohon)

1. Isi Borang Permohonan

Menggunakan Wang Runcit 2. Mendapatkan Kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan

Borang Permohonan

PTO

3. Serahkan jumlah yang dipohon

kepada pemohon. 4. Dapatkan resit bayaran

pembelian

KJ

5. Sahkan resit bayaran pembelian /

“surat tanpa/ hilang resit”

Surat

PTO

6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan penggunaan sebenar wang panjar

7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebihi jumlah Wang Panjar yang diberikan

Tamat

Ya

Tidak






01 00

Mukasurat 24/19




F. Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTJ)


Rekod

Mula

Perancangan / Spesifikasi

Pemohon

1. Buat perancangan / spesifikasi

alat/bahan pakai habis 2. Hantar surat permohonan bersama dengan sebutharga pada Ketua Unit

Sebutharga

KU

3. Luluskan permohonan dan hantar

ke bahagian pentadbiran di PTJ

PTO

4. Memproses dan mengeluarkan Borang Pesanan Belian dan serta mendapatkan tandatangan Ketua Unit

Borang Pesanan Belian

Pemohon

5. Terima barang dan semak spesifikasi. Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal.

6. Sahkan GRN 7. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran

Alatan Nota Hantaran dan Inbois Salinan Borang Pesanan (Asal)

PTO

8. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan , dapatkan tandatangan Ketua Unit, mendokumenkan semua dokumen dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk bayaran

Sistem IUS Kewangan

Tamat

Ya

Tidak

perolehan peralatan...

Documents