1reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-pyg-web/dok_sok_pyg_8.8.11... · web view7.21 sediakan spesifikasi dan...

SOKONGANPENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 1/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 08/08/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) bagi peralatan, mesin, kenderaan/jentera dan kemudahan infrastruktur (kecuali inftrastruktur ICT) di Universiti Putra Malaysia.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk DokumenSOK/PYG/GP01 Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih

(P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 – International Law Book Services

JKR-20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil

4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI

UPM : Universiti Putra MalaysiaPPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan AsetJKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA)JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat BendahariInfrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik,

Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICTKBPF : Ketua Bahagian Pengurusan FasilitiPTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai Yang BertanggungjawabPenyelia : Jurutera, Pegawai Sains, Pegawai Tadbir, Penolong Jurutera,

Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Makmal atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab





Halaman: 2/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Kenderaan : Terdiri daripada SUV, MPV, kereta, bas, lori, van, ‘pick-up truck’ dan motosikal

e-Aduan : Aduan yang diterima melalui laman sesawang e-aduan

5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih dilaksanakan.Semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan penyelenggaraan baik pulih bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.





Halaman: 3/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


5.0 CARTA ALIR

7.0 PROSES TERPERINCI





Halaman: 4/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Bil. Tindakan Tanggungjawab7.1 Mula

7.2 Kenal Pasti Kerosakan / Pembaikan

7.2.1 Kenal pasti jenis kerosakan/pembaikan untuk dibaik pulih

7.2.2 Bagi penyelenggaraan infrastruktur di PPPA, ikut langkah 7.5 (kecuali kenderaan)

PYB, PTJ

PYB, PPPA

7.3 Infrastruktur?

7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4

7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.26

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.4 Perlu Kelulusan JKKK?

7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.5

7.4.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.26

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.5 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan/e-Aduan

7.5.1 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)/e-Aduan

7.5.2 Kemukakan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) kepada PPPA

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.6 Terima Permohonan

7.6.1 Terima Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dari Kaunter Khidmat Pembangunan

PYB, PPPA





Halaman: 5/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.6.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01)

7.6.3 Bagi e-aduan, ia akan direkodkan secara automatik dalam sistem e-aduan dan agihan kerja akan dibuat oleh KBPF

7.6.4 Serahkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) kepada KBPF dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

7.6.5 Simpan salinan Borang Permohonan Khidmat

Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dalam fail Permohonan Penyelenggaraan Baik Pulih

PYB, PTJ

PYB, PPPA

PYB, PPPA

PYB, PPPA

7.7 Semak dan Agih

7.7.1 Semak dan agih borang permohonan kepada pegawai yang bertanggungjawab mengikut bidang

PYB, PPPA

7.8 Kenal Pasti Keperluan PTJ

7.8.1 Terima, semak dan agih permohonan kepada Penolong Jurutera/Penolong Pegawai Pertanian yang berkaitan

7.8.2 Untuk e-aduan, cetak ’work order’ dari ’web central’ dan

agihkan kepada Penolong Jurutera/Penolong Pegawai Pertanian yang berkaitan

PYB, PPPA

PYB, PPPA

7.8.3 Semak permohonan dan agih kepada Juruteknik/Pembantu Pertanian/Penjaga Jentera

PYB, PPPA

7.8.4 Buat siasatan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja PYB, PPPA

7.9 Laksana Kendiri?

7.9.1 Jika Ya, ikut langkah 7.25 PYB, PPPA

7.9.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.10 PYB, PPPA





Halaman: 6/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.10 Semak dan Syor

7.10.1 Terima, semak dan syor Laporan Siasatan PYB, PPPA

7.10.2 Hantar laporan kepada Sekretariat JKKK untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKKK

PYB, PPPA

7.11 Mesyuarat JKKK

7.11.1 Terima surat panggilan Mesyuarat JKKK PYB, PPPA

7.11.2 Adakan Mesyuarat JKKK (jika perlu) dengan Merujuk Tatacara Mesyuarat JKKK dalam Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)

PYB, PPPA

7.11.3 Bentangkan laporan dalam Mesyuarat JKKK (jika perlu) PYB, PPPA

7.11.4 Sekiranya kerja DARURAT, keputusan mesyuarat adalah secara edaran

PYB, PPPA

7.12 Keputusan JKKK

7.12.1 Pamerkan keputusan JKKK dalam laman web PPPA dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas Mesyuarat JKKK dilaksanakan

PYB, PPPA

7.13 Tindakan?

7.13.1 Sekiranya tindakan oleh PTJ, ikut langkah 7.29 PYB, PPPA

7.13.2 Sekiranya tindakan oleh PPPA, ikut langkah 7.14 PYB, PPPA

7.14 Darurat?

7.14.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.24 PYB, PPPA

7.14.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.15 PYB, PPPA





Halaman: 7/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.15 Perlu Khidmat Luar?



7.16 Kurang RM100,000?



7.17 Lebih RM20,000?



7.18 Sedia Dokumen Tawaran Kerja Undi

7.18.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Undi PYB, PPPA

7.18.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Undi bersama Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) kepada Sekretariat JKSpH, Pejabat Bendahari

PYB, PPPA

7.19 Mesyuarat JKSpH

7.19.1 Terima makluman untuk hadir Mesyuarat JKSpH PYB, PPPA

7.19.2 Bentangkan Dokumen Tawaran Kerja Undi dalam Mesyuarat JKSpH

PYB, PPPA

7.20 Kurang RM500,000?







Halaman: 8/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.21 Sediakan Spesifikasi dan Lukisan

7.21.1 Sediakan Spesifikasi, Lukisan dan Anggaran Kos PYB, PPPA

7.21.2 Hantar ke JKKK untuk kelulusan spesifikasi PYB, PPPA

7.22 Kelulusan Spesifikasi?



7.23 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga

7.23.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga PYB, PPPA

7.23.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga bersama Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) ke Pejabat Bendahari

PYB, PPPA

7.24 Pemilihan dan Pelantikan Kontraktor

7.24.1 Laksana pemilihan dan pelantikan kontraktor dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)

PYB, PPPA

7.25 Pelaksanaan Kerja

7.25.1 Laksana kerja dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01).

Proses tamat.

PYB, PPPA

7.26 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan

7.26.1 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) Pemohon

7.26.2 Kemukakan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)kepada Penyelia

Pemohon





Halaman: 9/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.26.3 Bagi kolej kediaman rujuk operasi Kolej Kediaman iaitu Garis Panduan Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/GP01/PEN002)

Pemohon

7.27 Terima Permohonan

7.27.1 Terima Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)[Bagi kolej, terima Borang Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR03/PEN002)]

Penyelia

7.27.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02)[Bagi kolej, rujuk pada Prosedur Operasi Perkhidmatan Sokongan Kolej Kediaman]

Penyelia

7.28 Infrastruktur?

7.28.1 Jika Ya, ikut langkah 7.29 Penyelia

7.28.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.30 Penyelia

7.29 Laksana Mengikut Prosedur Perolehan

7.29.1 Rujuk Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari, UPM, proses tamat.

7.29.2 Laksanakan kerja. Buat penilaian prestasi kontraktor dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari.

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.30 Ekonomi dibaiki?







Halaman: 10/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.31 Labelkan Item Yang Rosak

7.31.1 Labelkan ’ROSAK DAN UNTUK BAIK PULIH’ bagi item yang rosak

Penyelia

7.31.2 Labelkan ’SEDANG DI SELENGGARA’ untuk item yang sedang di selenggara

Penyelia

7.32 Ada Tempoh Jaminan?



7.33 Hubungi Pembekal/Kontraktor

7.33.1 Hubungi pembekal/kontraktor untuk penyelenggaraan Penyelia

7.33.2 Hantar kepada pembekal/kontraktor untuk diselenggara

7.33.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan

Penyelia

Penyelia

7.34 Perlu Khidmat Luar?



7.35 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar

7.35.1 Laksanakan Perolehan Khidmat Selenggara Penyelia

7.35.2 Uruskan Penyelenggaraan Penyelia

7.35.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan dan ikut langkah 7.37

Penyelia





Halaman: 11/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.35.4 Sahkan penyelenggaraan Penyelia

7.36 Selenggara Dalaman

7.36.1 Uruskan penyelenggaraan Penyelia

7.36.2 Sahkan penyelenggaraan Penyelia

7.37 Rekodkan dalam Sistem Pengurusan Aset Tetap (FAMS)

7.37.1 Rekodkan penyelenggaraan harta modal ke dalam sistem FAMS (kecuali perabot)

Penyelia

7.37.2 Lakukan penilaian prestasi menggunakan Borang Penilaian Prestasi Syarikat dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web

Pejabat Bendahari

PYB, PTJ

7.38 Lupus

7.38.1 Laksanakan tindakan pelupusan dengan merujuk Prosedur Pelupusan, Pejabat Bendahari dan labelkan ’ROSAK DAN UNTUK LUPUS’ pada item tersebut

Penyelia

7.39 Tamat





Halaman: 12/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul dan Memfail

Tangungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PPPA/200-5/1/2

Penyelenggaraan Infrastruktur

Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)/e-Aduan

Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02) Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan

Kerja (JKKK) (SOK/PYG/DF06) Surat-surat berkaitan

Pengarah PPPA Pengarah PPPA

PPPA3 Tahun

Pengarah PPPA

2. UPM/PPPA/200-5/1/3

Laksana Kendiri

Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02) Borang Permohonan Pembelian

Stok/Alatan Kerja Staf Teknikal (SOK/PYG/BR03) (Jika berkaitan)

Pengarah PPPA Pengarah PPPA

PPPA3 Tahun

Pengarah PPPA

3. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/2

Penyelenggaraan Infrastruktur

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)/Salinan Permohonan Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan)

Surat-surat dan dokumen berkaitan

Ketua PTJ Ketua PTJ PTJ3 Tahun

Ketua PTJ

4. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/4

Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan Log Penerimaan dan

Pengagihan Borang Penyelenggaraan


Ketua PTJ





Halaman: 13/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


(SOK/PYG/BL02)5. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/5

Kerja Pusingan (≤RM20,000.00)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan)

Surat-Surat Berkaitan


Ketua PTJ

6. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/6

Kerja Undi (RM20,001 - RM50,000)


Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05)(Jika berkaitan)

Salinan Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04)

Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA)

Salinan Format Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02) (jika berkaitan)

Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan)


Ketua PTJ

7. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/7

Kerja Undi (RM50,001-RM100,000)


Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05) (jika berkaitan)

Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04)


Ketua PTJ





Halaman: 14/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)


Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan)

8. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/8

Kerja Darurat (≤RM20,000.00)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan(SOK/PYG/BR01)

Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02)

Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03)

Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)



Ketua PTJ

9. UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/9

Kerja Darurat (> RM20,000.00)


Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (UPM/SOK/PYG/DF02)

Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03)


Salinan Kertas Kerja JKSH Salinan Minit Kelulusan JKSH

(Bendahari) Borang Pemeriksaan Kerja

(SOK/PYG/BR04) Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja

(SOK/PYG/BR06) Salinan minit keputusan JKSH PTJ


Ketua PTJ

10. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/10 Ketua PTJ Ketua PTJ PTJ3 Tahun

Ketua PTJ





Halaman: 15/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Kerja Sebut Harga (RM100,000.00 hingga RM500,000.00)

Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)

Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)

Borang Lawatan Tapak (OPR/PPPA/BR05) Laporan Sebut Harga Surat Setuju Terima, Perwakilan Kuasa dan

Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Buku Harian Tapak Bina (OPR/PPPA/DF05)

Format Laporan Kemajuan (OPR/PPPA/DF06)

Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR)

Format Pemohonan Kelulusan Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja / Lanjutan Masa (OPR/PPPA/DF07) (jika berkaitan)

Borang Tidak Siap Kerja (CNC) (SOK/PYG/BR18) (jika berkaitan)

Sijil perakuan siap kerja Surat-surat berkaitan

11. UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/11

Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan

Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01)


Ketua PTJ

12. UPM/(Kod PTJ)/300-3/1

Kenderaan Jabatan

Salinan kad pendaftaran Jabatan Pengangkutan Jalan Malaysia

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) Salinan Work Order daripada Sistem

HARDCAT


Ketua PTJ





Halaman: 16/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01)

Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19)

Surat-surat berkaitan

13. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3

Penyelenggaraan Peralatan, Mesin dan Jentera

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15)(jika berkaitan)

Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01)(jika berkaitan)

Surat dan dokumen berkaitan


Ketua PTJ

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak Oleh

Diluluskan /Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

Pengarah Pembangunan WP 03/01/2011

02 01 01/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 7/2011


02 02 19/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 11/2011


1reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-pyg-web/dok_sok_pyg_8.8.11... · web view7.21 sediakan spesifikasi dan...

Documents