perkara muka - sbh.icu.gov.my panduan eksa pppn sabah 2017.pdf · pelantikan ahli-ahli jawatankuasa...

PERKARA MUKA

SURAT

1 TUJUAN

2 PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA)

3 PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH

4 TATACARA AMALAN EKSA

i

ISI KANDUNGAN

ii

PERKARA MUKA

SURAT

5 AUDIT DALAM

6 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH

7 PENUTUP

8 LAMPIRAN

ISI KANDUNGAN

TUJUAN

Panduan ini disediakan sebagai rujukan seluruh

warga Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri

Sabah (PPPN Sabah) untuk mewujudkan

persekitaran kerja yang berkualiti melalui

pelaksanakan amalan Ekosistem Kondusif Sektor

Awam (EKSA).

Melalui panduan ini, konsep EKSA diperjelaskan

secara umum agar pemahaman terhadap usaha-

usaha ke arah amalan pelaksanaan EKSA dapat

dilaksanakan.

1

1

2

PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM

KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

2.1 LATAR BELAKANG EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai

inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam

dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan

persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif

supaya lebih relevan dengan agensi sektor awam di

Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan

sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak

semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing

organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya

kreatif dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.

Terdahulu, Amalan 5S Sektor Awam telah diperkenalkan

oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada tahun 2010 melalui

Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S ini

menekankan kepada lima amalan utama iaitu sisih,

susun, sentiasa amal, seragam dan sapu.

Amalan 5S Sektor Awam telahpun dilaksanakan di

pejabat ini bermula pada tahun 2010 dan telah mendapat

persijilan 5S sebanyak dua (2) kali daripada Malaysia

Productivity Corporation (MPC) pada 28 Julai 2010 – 27 Julai 2011 dan pada 12 Mac 2012 – 11 Mac 2013.

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor

Awam ini, PPPN Sabah juga telah menetapkan untuk

melaksanakan amalan EKSA dan seterusnya

mendapatkan persijilan daripada pihak MAMPU.

2

2.2 KONSEP EKSA

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang

telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010.

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih

berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik selain

penambahan beberapa elemen baharu. EKSA

membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej

korporat di samping menggalakkan aktiviti ke arah

mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go

Green. Di samping itu, amalan EKSA juga diharap dapat

menyemarakkan lagi aktiviti kreativiti dan inovasi selaras

dengan tuntutan pihak berkepentingan (stakeholders).

Dalam masa yang sama persekitaran kerja yang kondusif

dapat diwujudkan.

Lima (5) elemen baharu yang diperkenalkan dalam EKSA

ialah imej korporat, kreativiti dan inovasi, Go Green,

persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi. Imej

korporat merujuk kepada identiti atau persepsi

pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran,

tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai,

etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan

warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya

korporat yang positif.

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di

tempat kerja, EKSA menggalakkan warga agensi

membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam

melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.

Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah

mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya

organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan

inovasi. Warga agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir

di luar kotak untuk menghasilkan persekitaran kerja yang

kondusif lagi selamat.

3

Penekanan turut diberikan kepada aspek Go Green di

pejabat iaitu dengan melaksanakan program seperti kitar

semula dan meningkatkan kecekapan dalam

menggunakan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti

Go Green diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan

warga agensi ke arah penggunaan sumber secara

optimum.

Persekitaran kondusif adalah penting dalam

memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi

dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.

Amalan EKSA menggalakkan agensi sektor awam

memberikan penekanan pada penyampaian sistem

perkhidmatan yang mesra pelanggan dan elemen

delighting the customers. Bagi pelanggan Orang Kurang

Upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan

untuk memberi keselesaan semasa berurusan.

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan

baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria

khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis

agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang

diberikan. Pendekatan one size fits all yang dipraktikkan

sebelum ini didapati kurang mencakupi keperluan

kepelbagaian agensi kerajaan pada masa kini.

[Sumber: Garis Panduan EKSA oleh MAMPU]

4

2.3 KE ARAH PELAKSANAAN EKSA

Pelaksanaan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan

kualiti perkhidmatan secara sistematik dan praktikal,

mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang

serta kos operasi dapat dijimatkan. EKSA berupaya

memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti

berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi

keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan

Persekitaran Kerja. EKSA yang cekap, berkesan dan

konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej

korporat jabatan secara keseluruhannya.

Justeru, EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun

melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan

yang mantap merangkumi perkara seperti yang berikut:

i. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan

menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang

jelas;

ii. Mewujudkan zon kerja;

iii. Mengadakan sesi taklimat/ceramah di peringkat

jabatan/zon;

iv. Mengadakan program latihan;

v. Pelancaran EKSA jabatan/agensi; dan

vi. Pelaksanaan kerja-kerja EKSA.

5

3

PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH

3.1 JAWATANKUASA PELAKSANA INDUK EKSA

PPPN SABAH

3.1.1 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

JAWATANKUASA PELAKSANA INDUK

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

EKSA;

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

Menetapkan dasar, peraturan dan garis

panduan;

Menentukan belanjawan dan sumber-sumber

kewangan;

Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

dan

Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan.

Menetapkan pelantikan Fasilitator,

Penyelaras, Ketua Jawatankuasa dan Ketua

Zon dilantik oleh Ketua Jabatan. Manakala

pelantikan ahli-ahli jawatankuasa yang lain

akan ditentukan oleh Jawatankuasa Pelaksana

Induk EKSA.

6

3.1.2 SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK

PENGERUSI:

Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa

Induk EKSA PPPN Sabah;

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

EKSA;

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

dan

Memantau dan menilai status kemajuan

pelaksanaan EKSA.

FASILITATOR:

Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa

Induk sekiranya Pengerusi tidak hadir;

Memberikan khidmat nasihat berkaitan

pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;

Membantu Pengerusi menentukan hala tuju

keseluruhan pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;

Membantu Pengerusi membentuk pelan

tindakan pelaksanaan EKSA;

Membantu Pengerusi memantau dan menilai

status kemajuan pelaksanaan EKSA; dan

Menjadi perantara untuk menyampaikan

maklumat terkini antara pihak pengurusan

dengan kumpulan pelaksana.

PENYELARAS:

Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksanaan EKSA;

Menyelaras program EKSA;

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan

EKSA;

Membantu pengurusan aktiviti audit, promosi,

dan latihan; dan

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan

EKSA dalam organisasi.

7

SETIAUSAHA / PENOLONG SETIAUSAHA:

Mengemukakan notis panggilan mesyuarat

EKSA kepada semua ahli jawatankuasa induk

EKSA PPPN Sabah;

Menyimpan rekod utama dan minit mesyuarat

berkaitan pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;

Membantu pengurusan aktiviti EKSA

keseluruhan, aktiviti audit, promosi dan latihan;

dan

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan

EKSA dalam organisasi.

JAWATANKUASA AUDIT:

Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam

EKSA;

Memastikan Pasukan Audit Dalam EKSA diberi

latihan yang bersesuaian agar urusan audit

dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap

dan berkesan;

Menyediakan laporan dan analisis keputusan

audit dalam EKSA; dan

Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari

semasa ke semasa mengikut keperluan.

JAWATANKUASA PROMOSI:

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti

promosi EKSA;

Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi

memupuk kesedaran penyertaan untuk

menjayakan pelaksanaan EKSA;

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi

yang telah dilaksanakan; dan

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan

tahap kesedaran EKSA di kalangan warga

PPPN Sabah.

8

JAWATANKUASA LATIHAN:

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan

bagi memupuk budaya EKSA kepada semua

warga PPPN Sabah;

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan

dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan

aktiviti EKSA; dan

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja

diberikan latihan EKSA yang secukupnya.

KETUA ZON:

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan

ahli-ahlinya;

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam

pelaksanaan EKSA;

Merancang aktiviti zon;

Memberikan maklumbalas mengenai status

pelaksanaan EKSA kepada fasilitator /

penyelaras; dan

Membantu memberikan panduan dan tunjuk

ajar kepada ahli-ahli zon.

AHLI-AHLI:

Memberi komitmen secara berterusan dalam

pelaksanaan EKSA;

Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

Bekerjasama dalam kumpulan/zon; dan

Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan

idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.

9

3.2 STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA

PERINGKAT ZON

3.2.1 PEMBENTUKAN ZON

Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri

Sabah beroperasi di Kompleks Pentadbiran

Kerajaan Persekutuan Negeri Sabah, Blok C,

Aras 3 dan Aras 5. Bagi memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan EKSA,

kawasan tanggungjawab telah dibahagikan

mengikut zon.

Terdapat 4 zon yang telah ditetapkan seperti

berikut:

i. Zon Diamond (Aras 3)

ii. Zon Jade (Aras 3)

iii. Zon Ruby (Aras 5)

iv. Zon Sapphire (Aras 5)

Struktur jawatankuasa setiap zon adalah

seperti berikut:

i. Ketua Zon

ii. Penolong Ketua Zon

iii. Setiausaha

iv. Bendahari

v. Ahli

3.3 DASAR EKSA PPPN SABAH

Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti ke

arah menjadikan Pejabat Pembangunan

Persekutuan Negeri Sabah, Unit Penyelarasaan

Pelaksanaan (ICU JPM) sebuah pejabat yang

unggul dan berwibawa.

10

3.4 OBJEKTIF EKSA PPPN SABAH

Mewujudkan suasana tempat kerja yang selesa

dan selamat.

Menerapkan semangat kekitaan dan disiplin

yang berterusan.

Memupuk semangat kerjasama di antara pihak

pengurusan dan kakitangan.

Mewujudkan budaya kerja yang sistematik.

3.5 SLOGAN EKSA PPPN SABAH

“PERSEKITARAN KONDUSIF, KERJA EFEKTIF”

3.6 LOGO EKSA PPPN SABAH

Rekabentuk logo ini diilhamkan daripada warna

korporat ICU JPM serta warna yang berasaskan

Go Green.

Lambang ICU JPM melambangkan warga kerja

yang berkhidmat di bawah satu jabatan dengan

ikhlas bersama ICU JPM.

11

Warna Hijau melambangkan semangat

kekeluargaan dan kerjasama yang erat di antara

seluruh warga kerja dalam melaksanakan

tanggungjawab yang diamanahkan.

Warna Kuning melambangkan budaya kerja

kreatif dan inovatif serta penampilan imej yang

ceria, bertenaga dan dinamik dalam mengejar

kecemerlangan.

Warna Biru melambangkan kesejahteraan,

kestabilan dan kesatuan antara seluruh warga

kerja merentasi cawangan/bahagian tanpa

mengira jawatan atau pangkat.

Warna Merah melambangkan keberanian,

kepantasan dan kesungguhan seluruh warga

kerja menyokong visi, misi dan objektif jabatan.

4 Hexagon berwarna Hijau, Kuning, Biru dan

Merah melambangkan 4 zon kawasan bagi

keseluruhan pejabat PPPN Sabah.

Logo Kitar Semula melambangkan sikap warga

kerja yang jujur dan optimis dalam mewujudkan

suasana kerja kondusif dan menyokong

pembudayaan amalan penjimatan atau „Go

Green‟.

12

4 TATACARA AMALAN EKSA

4.1 RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI / RUANG

GUNASAMA

4.1.1 PERSEKITARAN RUANG KERJA KAKITANGAN

/ BILIK PEGAWAI / RUANG GUNASAMA

a) Memastikan lantai dalam keadaan yang bersih,

selamat dan tidak licin.

b) Tong sampah disediakan.

c) Memastikan Cap yang aktif digunakan

disenaraikan dan dilabelkan (tidak termasuk

cap peribadi).

d) Memastikan Buku Direktori pegawai/

kakitangan disediakan bagi memudahkan

rujukan nombor telefon (di kaunter khidmat

pelanggan sahaja).

e) Memastikan semua peralatan dalam keadaan

baik/memuaskan dan bersih (Peralatan yang

rosak hendaklah dilaporkan kepada pihak

pengurusan dengan segera).

f) Memastikan peralatan gunasama (contoh:

mesin fotostat) dipamerkan etika/tatacara

penggunaan yang jelas dan mudah dilihat.

g) Memastikan semua suis lampu dan

plag/soket elektrik berfungsi dan dilabelkan

mengikut kesesuaian.

13

h) Hiasan-hiasan sempena musim perayaan boleh

dipasang/digantung bagi tempoh dua (2)

minggu sahaja. Hiasan tersebut perlu kemas

dan tidak menjejaskan keselesaan dan

persekitaran pejabat.

4.1.2 SUSUN ATUR BARANG DAN PERALATAN

a) Peralatan pejabat hendakalah disusun dengan

kemas dan tidak menghalang laluan.

b) Satu sudut mini untuk perhiasan dibenarkan di

ruang kerja kakitangan, ruang gunasama dan

bilik pegawai. Sudut perhiasan hendaklah

dalam kuantiti minima, kemas, bebas daripada

debu, tidak mengganggu tugasan harian dan

berimej korporat.

c) Wayar/kabel elektrik disusun kemas.

d) Menyediakan ruang kasut/selipar (jika perlu) di

ruang kerja kakitangan/bilik pegawai. Kuantiti

yang dibenarkan adalah tidak melebih daripada

tiga (3) pasang dan mestilah disusun dengan

kemas.

e) Blazer / Tali Leher / Selendang

Bilik pegawai: Digantung dengan kemas di

rak penggantung baju atau diletakkan di

tempat yang bersesuaian dengan kuantiti

yang minima.

Ruang kerja kakitangan: Diletakkan

dengan kemas di tempat yang bersesuaian.

14

f) Control Prosessing Unit (CPU) hendaklah

diletakkan seperti berikut:

Bilik Pegawai: Diletakkan mengikut

kesesuaian bilik pegawai berkenaan.

Ruang kerja kakitangan: Diletakkan

dengan kemas mengikut kesesuaian.

4.1.3 KEPERLUAN UMUM

a) Pelan Lantai: Menyediakan dan

mempamerkan pelan lantai yang mudah dilihat

di lokasi berikut:

Bilik/ruang gunasama.

Setiap Sudut Zon.

Di ruang Kad Perakam Waktu di Aras 3 dan

5.

b) Pelan Lampu: Menyediakan dan

mempamerkan pelan lampu di bilik/ruang

gunasama.

Pelan lampu hendaklah diletakkan di

bahagian atas suis (kecuali atas keadaan

tertentu, pelan lampu diletakkan di bahagian

yang bersesuaian di sekitar suis.)

Pelan lampu yang disediakan menggunakan

format yang sama.

Saiz font dan warna diseragamkan mengikut

zon masing-masing.

Pelan lampu tidak perlu untuk dipamerkan

di bilik pegawai.

c) Pegawai Bertanggungjawab atau person in

charge (PIC): Melantik PIC bagi setiap

ruang/bilik gunasama. Maklumat PIC

hendaklah:

15

Bilik gunasama/bilik fail/bilik stor/bilik

server - dipamerkan di sebelah kiri atau

kanan pintu masuk utama yang mudah

dilihat.

Ruang/Sudut maklumat - dipamerkan di

bahagian bawah sebelah kanan sudut yang

mudah dilihat.

Mempunyai nama dan nombor telefon

pejabat untuk dihubungi. Nombor telefon

peribadi tidak perlu dipamerkan.

Menggunakan format dan maklumat yang

sama bagi semua zon.

Penggunaan warna dan saiz/jenis font

adalah mengikut keseragaman zon masing-

masing.

Menggunakan perkataan “PIC” sahaja untuk

semua label berkaitan pegawai

bertanggungjawab.

d) Etika/Tatacara Penggunaan: Menyediakan

dan mempamerkan etika/tatacara

penggunaan bilik gunasama dengan jelas

(contoh: bilik mesyuarat).



Penggunaan warna dan saiz/jenis font

adalah mengikut keseragaman zon masing-

masing.

e) Tindakan Proaktif: Maklumat berkaitan

tindakan proaktif pembaikan dipamerkan

sekiranya berlaku aduan/kerosakan.



Dilaporkan dengan segera kepada Ketua

Zon masing-masing.

16

e) Maklumat Pegawai/Kakitangan: Maklumat

pegawai/kakitangan seperti nama, jawatan,

seksyen dan pergerakan dipamerkan dan mudah

dilihat iaitu seperti berikut:

Bilik pegawai: Dipamerkan di pintu bilik atau di

sekitar ruang berhampiran pintu bilik sama ada

di sebelah kanan atau kiri mengikut kesesuaian

dan mudah dilihat.

Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan di sudut

hujung sebelah kiri atau kanan partition atau

mengikut kesesuaian kedudukan ruang partition

masing-masing dan mudah dilihat.

Menggunakan maklumat dan format yang sama

bagi semua zon.

Penggunaan warna dan saiz/jenis font adalah

mengikut keseragaman zon masing-masing.

g) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7): Dipamerkan

di setiap lokasi / ruang yang ada penempatan aset

jabatan yang mudah dilihat:

Bilik pegawai: Dipamerkan di ruang papan

maklumat bilik masing-masing. Jika papan

maklumat tidak disediakan, KEW.PA-7 boleh

dipamerkan di ruang yang bersesuaian.

Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan di sudut

sebelah kiri atau kanan partition atau mengikut

kesesuaian kedudukan ruang partition masing-

masing. (Bagi tujuan kekemasan, digalakkan

supaya KEW.PA-7 dipamerkan berturutan

selepas maklumat pegawai/kakitangan)

17

Bilik Mesyuarat / Bilik Fail / Bilik Stor / Bilik

Tetamu / ruang pejabat / ruang gunasama:

KEW.PA-7 hendaklah dipamerkan di sekitar

ruang berhampiran pintu bilik atau di ruang

yang bersesuaian.

KEW.PA-7 perlu ditandatangani oleh pegawai

yang bertanggungjawab ke atas aset

berkenaan.

h) Maklumat Dasar Keselamatan ICT (DKICT) ICU

JPM dan maklumat peranan dan

tanggungjawab pengguna: Memastikan

maklumat ini dipamerkan di ruang yang

bersesuaian.

Bilik pegawai: Dipamerkan di ruang papan

maklumat bilik masing-masing berturutan

selepas KEW.PA-7 atau di ruang yang

bersesuaian.

Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan

mengikut kesesuaian kedudukan ruang partition

masing-masing atau digalakkan supaya

kedudukan maklumat DKICT dan maklumat

peranan dan tanggungjawab pengguna

dipamerkan berturutan selepas KEW.PA-7.

i) Sudut EKSA Induk dan Zon: Sudut EKSA Induk

dan Zon mestilah mempamerkan maklumat

berikut:

Dasar EKSA

Carta Organisasi

Gambar Aktiviti Sebelum dan Selepas

Pelan Lantai

Carta Perbatuan

Informasi / Hebahan

Tarikh Kemaskini Sudut

18

4.2 BILIK MESYUARAT / RUANG PERBINCANGAN /

BILIK LATIHAN

a) Bilik mesyuarat / ruang perbincangan hendaklah

sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

b) Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin

projektor, skrin komputer berada dalam keadaan baik

dan ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

c) Maklumat berkaitan dengan mesyuarat / perbincangan

yang sedang berlangsung hendaklah dipamerkan di

pintu masuk bilik berkenaan (jika perlu).

d) Hiasan dalam bilik mesyuarat mestilah dalam keadaan

bersih, kemas dan teratur serta menggambarkan imej

korporat.

e) Kerusi hendaklah diletakkan kembali ke tempat asal

selepas digunakan.

f) Etika/Tatacara penggunaan bilik mesyuarat perlu

dipamerkan.

g) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

4.3 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN / RUANG

MENUNGGU / BILIK TETAMU

a) Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan yang

disediakan mestilah dalam keadaan baik, bersih,

teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.

b) Menyediakan Buku Pelawat (jika perlu).

19

c) Kaunter khidmat pelanggan / ruang menunggu / bilik

tetamu hendaklah sentiasa kemas dan bersih.

d) Maklumat pegawai yang bertugas di kaunter

hendaklah dipamerkan.

4.4 PANTRI

a) Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun

dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau

yang tidak menyenangkan.

b) Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

c) Tong sampah disediakan.

d) Semua peralatan dan perkakas disusun kemas dan

teratur setelah digunakan.

e) Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di

bahagian pintu kabinet dengan seragam (mengikut

kesesuaian).

f) Pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan

hendaklah dicuci dan disusun dengan teratur di

dalam rak/kabinet. Perkakas tersebut adalah TIDAK

dibenarkan diletakkan di atas meja selepas

digunakan.

g) Kain lap yang kotor hendaklah dicuci dan disangkut

kemas.

h) Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat

dan tiada sisa makanan.

20

i) Bahan makanan seperti gula/kopi/milo dan

sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas

tertutup dan dilabelkan.

j) Satu sudut informasi disediakan untuk mempamerkan

jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan atau apa-

apa arahan berkaitan dan terkini.

k) Memastikan lampu dan pintu ditutup selepas

menggunakan pantri.

l) Etika/tatacara penggunaan pantri perlu dipamerkan.

m) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

4.5 BILIK STOR (PERALATAN PEJABAT)

a) Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan

kemas.

b) Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh

diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah

dilihat.

c) Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan

dengan jelas.

d) Stok disusun mengikut label yang bersesuaian dan

mengikut jenis barang tertakluk kepada prosedur

pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.

Pengeluaran stok adalah mengikut kaedah “First-In-

First-Out” (FIFO).

e) Semua barang atau stok di dalam stor disusun

dengan kemas dan teratur.

21

f) Stok termasuk alat tulis, bahan dan peralatan disusun

dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan barang dan laluan.

g) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam

keadaan baik dan di letakkan di tempat bersesuaian.

h) Menyediakan Kew.PS yang kemaskini.

i) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

j) PIC Bilik Stor dibenarkan menggunakan kreativiti

dalam pengurusan dan penyelenggaraan stor selari

dengan imej korporat Jabatan dan tertakluk kepada

peraturan dan garis panduan yang sedang

berkuatkuasa.

4.6 BILIK FAIL

a) Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan

kemas.

b) Pelan susunatur atau pelan lantai bilik fail perlu

disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah

dilihat.

c) Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan

nombor indeks/rujukan.

d) Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut

turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam

tempoh masa 30 saat.

e) Fail disusun semula di tempat asal selepas

digunakan.

22

f) Sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan

pengesanan fail.

g) Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di

dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail

terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

h) Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail

terperingkat dipamerkan.

i) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam

keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

j) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

4.7 BILIK SERVER

a) Memastikan bilik server dalam keadaan bersih, tidak

berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

b) Nama bilik server tidak perlu dilabelkan.

c) Bilik server tidak perlu dipamerkan dalam pelan

lantai.

d) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu

dilantik.

23

4.8 BILIK SOLAT

4.8.1 Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk

menjadikan bilik solat tempat yang selesa untuk

beribadat:

a) Memastikan semua peralatan/kemudahan yang

ada di bilik solat dalam keadaan baik, bersih

dan kemas.

a) Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah

disusun, dilipat atau digantung dengan kemas.

b) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan

perkataan Bilik Solat.

c) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun

kemas di dalam almari / kabinet / rak yang

disediakan.

d) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di

siling bilik solat dengan jelas.

e) Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

f) Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang

disediakan.

g) Jam dinding dan cermin muka disediakan untuk

kemudahan orang ramai.

h) Tanda amaran / larangan “TIDAK

DIBENARKAN” tidur di dalam bilik solat

hendaklah dipamerkan di dalam bilik tersebut.

i) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

24

4.9 TANDAS

a) Memastikan keadaan lantai dan dinding sentiasa

bersih, keadaan siling di dalam keadaan yang baik

dan pintu-pintu tandas berfungsi dengan baik.

b) Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada di

dalam tandas:

Bakul sampah.

Sanitary bin (untuk tandas wanita sahaja).

Penyembur pewangi.

Kertas tisu.

c) Semua lampu berfungsi dengan baik.

d) Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air

berfungsi dengan sempurna.

e) Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan

kering.

f) Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah

digalakkan.

g) Memastikan persekitaran tandas dan sistem

pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan

yang baik dan tidak mengeluarkan bau yang kurang

menyenangkan.

h) Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam

keadaan yang bersih dan berfungsi dengan baik.

i) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

*Amalan EKSA di ruang tandas hanya melibatkan Aras

5 sahaja. Bagi Aras 3, tindakan amalan EKSA adalah

daripada Jabatan Perangkaan Negeri Sabah.

25

4.10 PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER

a) Memastikan perpustakaan berada dalam keadaan

baik, bersih dan kemas.

b) Sistem penyusunan buku perlu sistematik untuk

memudahkan pencarian.

c) Buku diletakkan pada posisi yang mudah dicapai.

d) Memastikan semua buku diletakkan di tempat asal

selepas penggunaan.

e) Memastikan semua peralatan/kemudahan yang

disediakan dalam keadaan baik, bersih dan kemas.

f) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.

4.11 PENGURUSAN LACI BAGI MOBILE PEDESTAL

a) Memastikan penggunaan laci bagi mobile pedestal

masing-masing dilabelkan dengan seragam

mengikut susunan yang telah ditetapkan iaitu

(ALAT TULIS, DOKUMEN dan PERIBADI) atau

(ALAT TULIS dan PERIBADI). Kedudukan label

adalah di bahagian atas sebelah kanan setiap laci.

b) Pegawai/kakitangan hendaklah mematuhi

ketetapan susunan pelabelan laci. Susun atur

ruang penyimpanan setiap laci bagi alat tulis /

dokumen / peribadi adalah mengikut kreativiti

masing-masing atau diseragamkan mengikut zon.

c) Memastikan ruang penyimpanan setiap laci adalah

kemas, bersih dan teratur.

26

d) Sekiranya pegawai/kakitangan dibekalkan dengan

mobile pedestal 2 laci, penggunaan dan pelabelan

ruang laci adalah seperti berikut:

Laci pertama dilabelkan ALAT TULIS untuk

penyimpanan alat-alat tulis dan disusun dengan

kemas mengikut kreativiti masing-masing atau

diseragamkan mengikut zon.

Laci kedua dilabelkan PERIBADI untuk

penyimpanan barang peribadi seperti beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

e) Sekiranya pegawai/kakitangan dibekalkan dengan

mobile pedestal 3 laci, penggunaan dan pelabelan

ruang laci adalah seperti berikut:

Laci pertama dilabelkan ALAT TULIS untuk

penyimpanan alat-alat tulis dan disusun dengan

kemas mengikut kreativiti masing-masing atau

diseragamkan mengikut zon.

Laci kedua dilabelkan DOKUMEN untuk

penyimpanan dokumen-dokumen rasmi (Cap

Rasmi Jabatan atau Peribadi perlu diletakkan

dalam laci Dokumen).

Laci ketiga dilabelkan PERIBADI untuk

penyimpanan barang peribadi seperti beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

f) Keadaan berikut diberi pengecualian daripada

keseragaman di atas:

Bagi pegawai/kakitangan yang mempunyai lebih

daripada 1 unit mobile pedestal, hanya satu unit

sahaja yang perlu mengikut ketetapan

keseragaman yang ditetapkan.

27

Bagi unit yang lain, penggunaan dan pelabelan

laci adalah kesesuaian penggunaan masing-

masing.

Bagi mobile pedestal yang diletakkan di ruang

gunasama, penggunaan dan pelabelannya

adalah mengikut kesesuaian.

4.12 PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA

ARAH

a) Penggunaan jenis tulisan yang mudah dibaca, saiz

yang bersesuaian dan menghadkan penggunaan

warna cetakan pada label.

b) Keseragaman label adalah mengikut zon masing-

masing.

c) Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja

perlu dilabelkan. Label tersebut dilekatkan pada

tempat meletakkan peralatan tersebut.

d) Maklumat pegawai/kakitangan pada bilik atau ruang

kerja mestilah menggunakan format yang seragam

untuk semua zon. Perbezaan hanya dilihat melalui

penggunaan warna mengikut zon masing-masing.

e) Label / papan tanda yang bersesuaian perlu

digunakan untuk menunjukkan seksyen.

f) Papan tanda / tanda arah perlu dipamerkan di

kedudukan yang strategik, menggunakan saiz

tulisan yang bersesuaian dan mudah dibaca.

g) Bilik mesyuarat/bilik fail/bilik stor/pantri dan bilik

gunasama yang lain perlu dilabelkan PIC.

28

h) Setiap ruang/sudut maklumat perlu dilabelkan PIC

dan tarikh kemaskini.

4.13 KESELAMATAN PERSEKITARAN

a) Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil

bagi menjamin keselamatan persekitaran jabatan

adalah seperti berikut:

i) Pelan Tindakan Kecemasan.

Penyediaan Pelan Kecemasan yang

mengandungi:

Arahan keselamatan.

Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

Tanda amaran.

Pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul.

Tanda arahan laluan kecemasan.

Memastikan lampu kecemasan yang mudah

dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada

halangan.

ii) Pendawaian/Kabel

Memastikan pendawaian elektrik, telefon dan

kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur

dan selamat.

Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian

peralatan elektrik yang digunakan.

Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang

boleh mendatangkan bahaya seperti lintar

pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.

29

iii) Peralatan Pencegahan Kebakaran

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria

berikut:

Penyelenggaraan secara berkala.

Mempunyai tatacara penggunaan.

Berkeadaan bersih dan selamat.

Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah

dicapai.

Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu

dilantik.

iv) Laluan / Tangga Kecemasan

Memastikan pintu rintangan api sentiasa

ditutup.

Mempamerkan tanda arah KELUAR dengan

jelas.

Tangga laluan kecemasan tidak dihalang

dengan sebarang objek, alat atau bahan yang

boleh mengganggu laluan kecemasan.

Tanda-tanda amaran kecemasan dipamerkan

dengan jelas dan mudah dilihat.

v) Lampu dan Soket

Memastikan semua lampu dan plag/soket

dalam keadaan baik dan berfungsi.

Pelan lampu / suis dipamerkan dengan

dengan jelas dan mudah difahami.

Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif /

tindakan proaktif untuk pembaikan segera

perlu diambil.

30

vi) Pengurusan Kunci

Memastikan setiap kunci bilik / pejabat dan

kunci kenderaan jabatan dilabel menggunakan

kod tertentu dan memenuhi tatacara

keselamatan.

Memastikan semua kunci disimpan di dalam

ruang penyimpanan yang selamat.

Memastikan senarai kunci disimpan dengan

selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

Menyediakan buku log peminjaman /

pemulangan kunci dan dikemaskini.

4.14 AMALAN HIJAU / GO GREEN

a) Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokong

kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan.

b) Melaksanakan program penjimatan tenaga /

sumber secara menyeluruh seperti:

i. Notis / arahan penjimatan tenaga.

ii. Penggunaan lampu / peralatan save energy.

iii.Penetapan suhu optimum.

iv.Melaksanakan program kitar semula.

v. Penjimatan air.

vi.Penjimatan kertas:

Cetak secara dua muka.

Gunakan kertas terpakai.

Cetak jika perlu sahaja.

Edaran maklumat, pemberitahuan, minit

mesyuarat dan sebagainya dihantar melalui

emel.

Paparan di dalam emel individu mestilah

memasukkan perkara berikut:

Save a Paper. Save a Tree. Save a Planet. Do not print

this e-mail unless absolutely necessary.

31

4.15 AMALAN KREATIVITI DAN INOVASI

a) Pelaksanaan aktiviti kreativiti dan inovasi adalah

digalakkan bagi menyokong amalan EKSA dan

meningkatkan daya pemikiran kreatif serta dapat

menonjolkan bakat yang ada di kalangan

pegawai/kakitangan.

b) Antara ciri-ciri amalan kreativiti dan inovasi adalah

seperti berikut:

Menggunakan barang-barang terpakai tanpa

menggunakan kos;

Membantu dan memudahkan tugasan di pejabat;

dan

Menceriakan ruang pejabat.

32

5 AUDIT DALAM

Audit Dalam EKSA adalah sebagai penilaian

kendiri pelaksanaan amalan EKSA. Audit Dalam

perlu dijalankan secara berkala untuk memastikan

setiap zon membuat penambahbaikan secara

berterusan.

5.1 TATACARA AUDIT DALAM EKSA

a) Membentuk ahli jawatankuasa audit untuk

melaksanakan audit dalam EKSA.

b) Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit.

c) Melatih juruaudit untuk memastikan pelaksanaan

audit dalam dijalankan dengan cekap dan berkesan.

d) Melaksanakan audit dalam seperti yang dijadualkan.

e) Mencadangkan penambahbaikan terhadap

kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa

proses audit.

f) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA

memaklumkan penemuan audit kepada Pengerusi

Jawatankuasa Pengurusan EKSA PPPN Sabah dan

kepada semua warga PPPN Sabah.

g) Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa

mengikut keperluan.

33

5.2 KRITERIA AUDIT DALAM EKSA

Kriteria audit dalam yang digunakan ialah berdasarkan

kepada kriteria pemarkahan penilaian EKSA oleh

MAMPU kecuali 2 komponen iaitu Komponen E

(Kawasan Persekitaran) dan Komponen F (Tempat

Khusus) memandangkan PPPN Sabah beroperasi di

bangunan gunasama Kerajaan Persekutuan.

34

KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH

35

KEPERLUAN UTAMA

PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN

A1) Dasar / Polisi EKSA

1

Menyediakan Garis Panduan

selaras dengan Dasar EKSA

agensi

Garis panduan

tidak disediakan

Garis panduan

disediakan

kepada

sebahagian

warga agensi

Garis panduan

disediakan

kepada semua

warga agensi

2

Menyebar Dasar dan Garis

Panduan EKSA serta

memastikan semua warga kerja

memahaminya.

Dasar dan garis

panduan EKSA

tidak disebarkan

Dasar dan garis

panduan EKSA

disebar dan

difahami oleh

sebahagian

warga

Dasar dan garis

panduan EKSA

disebar dan

difahami oleh

semua warga

3

Memastikan Amalan EKSA

diamal dan dipatuhi oleh semua

warga agensi

Amalan EKSA

tidak diamal dan

dipatuhi oleh

warga agensi

Amalan EKSA

diamal dan

dipatuhi oleh

sebahagian

warga agensi

Amalan EKSA

diamal dan

dipatuhi oleh

semua warga

agensi

4

Memastikan dokumentasi

berkaitan perlaksanaan EKSA

termasuk perkara berikut

disusun dengan teratur dan

sentiasa dikemaskini.

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikan

Jawatankuasa

iii. Laporan aktiviti

Jawatankuasa

iv. Dasar EKSA agensi

v. Carta organisasi

vi. Gambar aktiviti SEBELUM

dan SELEPAS serta terkini

vii. Pelan Lantai

vii. Carta perbatuan semasa

ix. Informasi/hebahan

x. Laporan Audit

Dokumentasi

tidak teratur dan

tidak dikemaskini

Sebahagian

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

Semua

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

5

Mewujudkan keseragaman

pelaksanaan EKSA seperti

ketetapan agensi/garis panduan

yang dibangunkan agensi

Tiada

keseragaman

Keseragaman

pada sebahagian

agensi

Keseragaman

pada

keseluruhan

agensi

KOMPONEN A


36

KEPERLUAN UTAMA


6

a) Menyedia dan memaparkan

SUDUT EKSA di tempat

strategik dan mengandungi

perkara berikut:

i. Dasar EKSA agensi

ii. Carta organisasi

iii. Gambar aktiviti SEBELUM

dan SELEPAS serta terkini

iv. Pelan Lantai

v. Carta perbatuan semasa

vi. Informasi/hebahan

vii. Laporan Audit

viii. Tarikh kemaskini sudut

EKSA

Sudut EKSA tidak

disediakan

Sudut EKSA

disediakan tetapi

hanya

mengandungi 2

atau 3 sahaja

perkara yang

dicadang

Sudut EKSA

disediakan tetapi

hanya

mengandungi 4

hingga 5 sahaja

perkara yang

dicadang

Sudut EKSA

disediakan

mengandungi

semua perkara

yang dicadang

Sudut EKSA

mengandungi

semu aperkara

seperti dicdang

dan dipaparkan

sevara kreatif

dan inovatif.

b) Memastikan maklumat dan

bahan yang dipaparkan

sentiasa dikemaskini dan dalam

keadaan baik.

Tidak terkini dan

tidak berada

dalam keadaan

baik

Sebahgaian

sahaja yang

terkini dan dalam

keadaan baik

Terkini dan

berada dalam

keadaan baik

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7

a) Membentuk dan melantik

Jawatankuasa Pelaksana

EKSA yang terdiri sekurang-

kurangnya tiga

Jawatankuasa seperti

berikut:

i. Jawatankuasa Latihan

Induk/Bahagian

ii. Jawatankuasa Promosi

Induk/Bahagian

iii. Jawatankuasa Audit

Induk/Bahagian

Jawatankuasa

Pelaksana

tidak dibentuk

dan dilantik

Jawatankuasa

Pelaksana

dibentuk dan

dilantik tetapi

hanya

mempunyai

satu hingga

dua

jawatankuasa

yang disyor

Jawatankuasa

Pelaksana

dibentuk dan

dilantik serta

mempunyai

semua

jawatankuasa

yang disyor

b) Melantik fasilitator terlatih

sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Ekosistem

EKSA.

Fasilitator tidak

dilantik

Fasilitator

dilantik tetapi

tidak terlatih

Fasilitator

dilantik dan

terlatih

8

Merancang dan melaksana

program/aktiviti EKSA secara

berkala seperti berikut:

i. Menyedia dan

mengemaskini carta

perbatuan aktiviti

ii. Menyebar maklumat

latihan, promosi dan audit

iii. Melaksana program

penggayaan ilmu

Program/aktiviti

EKSA tidak

dirancang dan

dilaksanakan

Program/aktiviti

EKSA

dirancang

tetapi tidak

dilaksanakan

Program /

aktiviti EKSA

dirancang dan

dilaksanakan

KOMPONEN A


37

KEPERLUAN UTAMA


A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9

Melibatkan pengurusan

atasan sebagai penaung/

penasihat EKSA

Pengurusan

atasan bukan

penaung /

penasihat

EKSA

Pengurusan

atasan

sebagai

penaung /

penasihat

EKSA

10

Melibatkan pengurusan

dalam aktiviti EKSA seperti

program

kesedaran/pendedahan dan

lawatan.

Program tidak

dilaksanakan

Mempunyai

program

kesedaran

yang kurang

aktif

Mempunyai

program

kesedaran

yang aktif

tanpa

penglibatan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran

yang aktif

dengan

penglibatan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran

yang aktif

dengan

penglibatan

pengurusan

atasan

sepenuhnya

11

Membentang dan

melaporkan pelaksanaan

aktiviti EKSA dalam

mesyuarat pengurusan.

Aktiviti EKSA

tidak dibentang

dan dilaporkan

dalam

mesyuarat

pengurusan.

Sebahgaian

aktiviti EKSA

dibentang dan

dilaporkan

dalam

mesyuarat

pengurusan.

Semua aktiviti

EKSA

dibentang dan

dilaporkan

dalam

mesyuarat

pengurusan.

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

12

Melaksana Audit

Pematuhan/Audit Dalam secara

berterusan sama ada oleh

jawatankuasa dalaman atau

agensi luar/lain sekurang-

kurangnya dua kali setahun.

Audit Dalam

tidak

dilaksanakan

Audit Dalam

dilaksanakan

sekali dalam

setahun

Audit Dalam

dilaksanakan

mengikut jadual

13

Menyebarkan hasil/laporan Audit

Dalam untuk makluman dan

tindakan susulan warga agensi

Hasil/laporan

Audit Dalam

tidak disebarkan

Hasil/laporan

Audit Dalam

disebarkan

kepada

sebahagian

warga

Hasil/laporan

Audit Dalam

disebarkan

kepada semua

warga

14

Mengemukakan laporan

Penilaian Kendiri kepada

MAMPU selepas setahun

menerima pensijilan

(hanya untuk pensijilan semula)

Laporan

Penilaian Kendiri

tidak

dikemukakan

kepada MAMPU

Laporan

Penilaian

Kendiri

dikemukakan

kepada

MAMPU

KOMPONEN A


38

KEPERLUAN UTAMA


A5) Pengiktirafan

15

Melaksanakan program

pengikitirafan EKSA di peringkat

agensi seperti contoh:

i. Zon Terbaik

ii. Ahli Zon Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Juruaudit Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil kreativiti Terbaik

vii. Anugerah Go Green Terbaik

Program

pengiktirafan

tidak

dilaksanakan

Satu hingga dua

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Sekurang-

kurangnya tiga

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Empat program

pengiktirafan

dilaksanakan

Lima atau lebih

program

pengiktirafan

dilaksanakan

16

Menerima pengiktirafan dan

ditandaaras sama ada di

peringkat jabatan/ daerah/

negeri/ kebangsaan atau lain-lain

Tiada

pengiktirafan

diterima/tidak

ditanda aras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan

tetapi tidak

ditanda aras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan

dan ditanda

aras oleh

agensi lain

17

Menyebar dan mempamerkan

maklumat mengenai program

pengiktirafan kepada semua

warga agensi

Program

pengiktirafan

tidak disebarkan

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada

sebahagian

warga

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada semua

warga

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18

Melaksanakan inovasi/Best

Practice yang boleh

meningkatkan produktiviti dan

kualiti kerja warga

Program

inovasi/Best

Practice tidak

dilaksanakan

Program

inovasi/Best

Practice

dilaksanakan

19

Melaksanakan program kreativiti

dan inovasi seperti contoh :

i. Kreativiti mengguna barangan

terpakai

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/kegunaan EKSA

Program kreativiti

dan inovasi tidak

dilaksanakan

Program

kreativiti dan

inovasi tidak

dilaksanakan

KOMPONEN A


39

KEPERLUAN UTAMA


A7) Tindakan Penjimatan / Go Green

20

a) Melaksanakan program

penjimatan tenaga/sumber

secara menyeluruh seperti

contoh berikut:

i. Notis/arahan penjimatan

tenaga

iii. Penggunaan lampu/peralatan

jimat tenaga

iii. Penetapan suhu optimum

iv. Penjimatan kertas

v. Penijamatan air

vi. Kempen hijau

Tidak

melaksanakan

program

penjimatan

tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya dua

program

penjimatan

tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya tiga

program

penjimatan

tenaga

b) Melaksanakan program kitar

semula peringkat agensi

Tiada

program/usaha

kitar semula

dilaksanakan

Program/ usaha

kitar semula

dilaksanakan

c) Menyediakan analisis

penjimatan, sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang

Tiada analisis

penjimatan

disediakan

Analisis

penjimatan

disediakan

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

* Jumlah markah : /120 x 100% = %

(Jumlah markah diperoleh dibahagi jumlah markah penuh bagi semua kriteria berkaitan x 100%)

KOMPONEN A

* Markah penuh berubah mengikut bilangan dan kesesuaian kriteria bagi zon berkaitan.


40

KEPERLUAN UTAMA


FIZIKAL

B1) Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi

kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/sampah di

lantai

iii. Tidak berlubang/pecah atau

rosak

iv. Tong sampah disediakan

Bersih dan

memenuhi satu

kriteria

Bersih dan

memenuhi dua

kriteria

Bersih dan

memenuhi

kesemua

kriteria

2

Menyedia program pemantauan

dan memastikan jadual

pembersihan dipatuhi.

Tiada program

pemantauan

Menyediakan

program

pemantauan

tetapi tidak

dipatuhi

Menyediakan

program

pemantauan

dan dipatuhi.

B2) Dinding

3

Memastikan dinding dan siling

bersih dari kekotoran dan dalam

keadaan baik.

Dinding kotor dan

rosak

Dinding dalam

keadaan baik tapi

tidak bersih

Dinding dalam

keadaan baik

dan bersih

4

Menyediakan hiasan yang

bersesuaian dan selaras dengan

imej korporat.

Hiasan

keterlaluan dan

tidak bersesuaian

Hiasan

sederhana tetapi

tidak selaras

dengan imej

korporat

Hiasan

bersesuaian

dan selaras

dengan imej

korporat

B3) Lampu dan Soket

5

Memastikan semua lampu

bersih, berfungsi dan dalam

keadaan baik.

Ada lampu yang

rosak

Semua lampu

berfungsi

Semua lampu

bersih,

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

6

Memastikan soket elektrik

berfungsi dan dalam keadaan

baik.

Soket elektrik

tidak berfungsi

Sebahagian

soket elektrik

berfungsi dan

dalam keadaan

baik.

Semua soket

elektrik

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

7 Menyeragamkan susunan laci

meja/mobile pedestal.

Susunan laci

meja/mobile

pedestal tidak

seragam

Sebahagian

susunan laci

meja/mobile

pedestal

seragam

Semua susunan

laci meja/mobile

pedestal

seragam

8

Memastikan peralatan kerja di

ruang kerja/kubikel dalam

keadaan teratur dan kemas:

Semua peralatan

tidak teratur dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan teratur

dan kemas

Semua

peralatan

teratur dan

kemas

KOMPONEN B


41

KEPERLUAN UTAMA


i. Komputer

ii. In/Out Tray

iii. Folder

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

B5) Keadaan Peralatan

9

Menyusun alat tulis dengan

kemas dan teratur di atas

meja/tray/dalam laci.

Alat tulis tidak

disusun dengan

kemas dan

teratur

Sebahagian alat

tulis disusun

dengan kemas

dan teratur

Semua alat tulis

disusun dengan

kemas dan

teratur

10

Memastikan semua peralatan

dalam keadaan baik dan boleh

digunakan.

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan.

Semua

peralatan dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

11

Memastikan tanda/label

bersesuaian bagi barang yang

disimpan dalam ruang

tertentu/laci.

Tiada tanda/label

bagi barang yang

disimpan

Sebahagian

batang yang

disimpan

bertanda /

berlabel

Semua barang

yang disimpan

bertanda /

berlabel

12


bebas daripada debu, bersih dan

kemas.

Semua peralatan

berdebu, bersih

dan tidak kemas

Sebahagian

peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Semua

peralatan tidak

berdebu bersih

dan kemas

13

Mempamerkan tatacara

panggunaan untuk peralatan

gunasama (yang bersesuaian) -

SOP dan PIC

Tiada tatacara

penggunaan

dipamerkan

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

pada sebahagian

tempat (yang

bersesuaian)

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

dengan jelas

dan mudah

difahami pada

semua

peralatan

gunasama

14

Mempamerkan arahan/notis

bagi memastikan peralatan

disusun kemas.

Tiada

arahan/notis

dipamerkan

Arahan/notis

dipamerkan di

sebahagian

tempat yang

bersesuaian)

Arahan/notis

dipamerkan di

semua tempat

(yang

bersesuaian)

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

15

Menyediakan tanda nama

pegawai/kakitangan pada bilik

atau kubikel yang seragam.

Tiada tanda

nama pada

bilik/kubikel

Sebahagian

bilik/kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

Semua

bilik/kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

16

Menyediakan label yang

bersesuaian dan seragam bagi

menunjukkan seksyen/unit.

Tidak berlabel

Label lengkap,

jelas tetapi tidak

seragam

Label lengkap,

jelas dan

seragam

KOMPONEN B


42

KEPERLUAN UTAMA


17

Menggunakan papan

tanda/tanda arah dengan tulisan

yang sesuai, jelas dan mudah

dibaca.

Saiz yang tidak

sesuai dan sukar

dibaca

Saiz yang sesuai

tetapi sukar

dibaca

Saiz yang

sesuai dan

mudah dibaca

18

Meletakkan papan tandan/tanda

arah di kedudukan strategik dan

mudah dilihat.

Semua papan

tanda di

kedudukan tidak

strategik dan

sukar dilihat

Sebahagian

papan tanda

pada kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

Semua papan

tanda pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

B7) Perhiasan

19

Menyediakan perhiasan yang

minimum dan selaras dengan

imej.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

koporat

20

Memastikan perhiasan yang

digunakan tidak berdebu dan

dalam keadaan baik.

Perhiasan

berdebu dan

usang

Sebahagian

perhiasan dalam

keadaan baik

dan tidak

berdebu

Perhiasan

dalam keadaan

baik, bersih dan

tidak berdebu

B8) Keperluan Umum

21

Menyedia dan memaparkan

pelan lantai di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat.

Pelan lantai tidak

disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai yang

jelas difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai

yang jelas

difahami

22


pelan lampu di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat

(sekiranya melebihi dua suis).

Pelan lampu

tidak disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediaan

pelan lampu

yang jelas

difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lampu

yang jelas

difahami

23

Memaparkan Senarai Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-7) di semua

bilik/ruang.

KEW.PA-7 tidak

dipaparkan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 tetapi

tidak dikemaskini

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 dan

dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 tetapi

tidak

dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 dan

dikemaskini

24

Melantik Pegawai

Bertanggungjawab atau Person-

In Charge (PIC) bagi setiap

ruang/bilik gunasama berserta

nombor telefon untuk dihubungi.

PIC tidak dilantik

bagi setiap

ruang/bilik

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tidak

mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tiada

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan nombor

untuk dihubungi

25

Menyediakan dan memaparkan

etika/tatacara penggunaan bilik

gunasama dengan jelas.

Etika/tatacara

bilik tidak

disediakan

Etika/tatacara

bilik disediakan

tetapi tidak jelas

Etika/tatacara

bilik disediakan

dengan jelas

KOMPONEN B


43

KEPERLUAN UTAMA


26

Merencanakan inisiatif/tindakan

proaktif pembaikan sekiranya

berlaku kerosakan dengan

segera (jika ada).

Tiada inisiatif

Merencana

inisiatif/

tindakan

pembaikan

proaktif

RUANG KERJA

B9) Meja Kerja Warga / Kubikel Kerja

27

Memastikan meja kerja kemas

dan peralatan disusun dengan

baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian meja

kerja kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

28



imej korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B10) Bilik Pegawai

29

Memastikan meja kerja kemas

dan peralatan disusun dengan

baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian meja

kerja kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

30 Memastikan susunan perabot

kemas.

Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian

perabot disusun

kemas

Semua perabot

disusun kemas

31


menimum dan selaras dengan

imej korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B11) Stor Peralatan Pejabat

32

Memastikan stor memenuhi

kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria

33

Menyediakan sistem rekod

inventori yang jelas dan teratur

bagi memudahkan capaian

barangan dengan cepat dan

pantas.

Tidak

menyediakan

sistem

Sistem kurang

jelas dan tidak

teratur

Sistem jelas

dan teratur

34 Menyediakan label pada setiap

ruang letak barang/bahan. Tiada label

Sebahagian

ruang letak

barang/bahan

berlabel

Semua ruang

letak barang

/bahan berlabel

KOMPONEN B


44

KEPERLUAN UTAMA


35

Menyediakan etika penggunaan

dan peraturan pengambilan

barangan dari stor untuk di

patuhi warga kerja.

Tidak

menyediakan

etika

penggunaan

Etika

penggunaan

disediakan tetapi

tidak dipaparkan

kepada warga

kerja

Etika

penggunaan

disediakan dan

dipaparkan

kepada warga

kerja

36

Menyediakan kad inventori stok

dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini.

Tidak

menyediakan kad

inventori

Sebahagian

barang sahaja

memaparkan kad

inventori dan

tidak dikemaskini

Sebahagian

memaparkan kad

inventori dan

dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori

tetapi tidak

dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori

dan sentiasa

dimaskini

37

Memastikan tiada

bahan/peralatan yang tidak

diperlukan.

Terdapat

bahan/peralatan

tidak diperlukan

disimpan dan

tidak disusun

dengan kemas

Terdapat

bahan/peralatan

tidak diperlukan

disimpan dalam

stor

Tiada

barang/peralata

n tidak

diperlukan

disimpan dalam

stor

38 Menyediakan penanda aras

minima barang dalam stor.

Tiada penanda

aras minima

Penanda aras

minima

disediakan pada

sebahagian

barang sahaja

Penanda aras

minima

disediakan pada

semua barang

B12) Bilik Fail

39

Memastikan bilik fail memenuhi

kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak memenuhi

kriteria minima

Memenuhi

sebahagian

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria

40

Memastikan peralatan, kabinet

dan rak berada dalam keadaan

teratur,baik dan kemas.

Tidak teratur,

tidak baik dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

41

Memastikan fail disusun kemas

dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan

carian/capaian dalam tempoh 30

saat.

Fail berselerak

dan tidak teratur

Fail disusun

kemas tetapi

tidak teratur

Fail disusun

kemas dan

teratur

42 Menyediakan senarai indeks dan

nombor fail.

Senarai indeks

dan nombor fail

tidak disediakan

Senarai indeks

dan nombor fail

disediakan

KOMPONEN B


45

KEPERLUAN UTAMA


43

Menyediakan label yang jelas

dan mudah dilihat pada setiap

fail/dokumen yang mengandung:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Tiada label

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem kawalan

dalam

pergerakan fail

disediakan dan

dikemaskini

44

Menyediakan sistem kawalan

dan pergerakan fail untuk semua

kategori fail aktif/fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail tidak

disediakan

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

dan dikemaskini

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

45

Memastikan sudut/bilik

cetak/dokumentasi memenuhi

kriteria berikut:

i. Bersih

ii Tidak berdebu

iii Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak memenuhi

kriteria

Hanya dua

kriteria dipenuhi

Hanya tiga

kriteria

Hanya empat

kriteria di penuhi

Memenuhi

kesemua

kriteria

46

Memastikan peralatan,kabinet

dan rak berada didalam keadaan

teratur, baik dan kemas.

Tidak teratur,

tidak baik dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

B14) Bilik Pemandu

47

Memastikan meja kerja kemas,

bersih dan peralatan disusun

dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas, tidak

bersih dan

peratan disusun

dengan baik

Sebahagian meja

kerja kemas,

bersih dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas,

bersih dan

peralatan

disusun dengan

baik

48



imej korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B15) Bilik Server / Terperingkat

49

Memastikan bilik

server/terperingkat memenuhi

kriteria berikut:

i. Bersih

ii Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi satu

kriteria

Memenuhi tiga

hingga empat

kriteria

Memenuhi tiga

hingga empat

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

* Jumlah markah : /245 x 100% = %


KOMPONEN B



46

KEPERLUAN UTAMA


C1) Lobi Utama / Ruang Hadapan

1

Memastikan persekitaran lobi

utama/ruang hadapan sentiasa

bersih, kemas, ceria dan selaras

dengan imej korporat.

Persekitaran lobi

kotor, tidak

kemas tidak ceria

dan tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran lobi

bersih dan

kemas tetapi

kurang ceria dan

tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran

lobi bersih,

kemas ceria

selaras dengan

imej korporat

2

Memastikan maklumat korporat

berkaitan agensi yang terkini

seperti contoh-contoh berikut:

i. Visi

ii. Misi

iii. Maklumat Pengurusan Atasan

iv. Moto

v. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat

dipaparkan

Sebahagian

maklumat yang

dipaparkan dan

terkini

Semua

maklumat yang

di paparkan dan

terkini

3

Menyediakan perkara-

perkara berikut di lobi utama:

i. Buku Kedatangan Pelawat

ii. Direktori Pegawai

iii. Sudut Informasi untuk

pelanggan

iv. Perhiasan yang

bersesuaian dengan imej

korporat

Tidak

menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

Menyediakan

satu hingga tiga

perkara yang

disyorkan

Menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

C2) Kaunter Utama

4

Memastikan kaunter utama

berimej korporat dan memenuhi

kriteria berikut:

i. Sistem maklumbalas

pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang/brosur

yang berkaitan

iv. Bahan bacaan/informasi

v. . Info mengenai

agensi/piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran

(sekiranya ada)

Tidak

menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

Menyediakan

satu hingga tiga

perkara yang

disyorkan

Menyediakanse

mua perkara

yang disyorkan

5 Memastikan kaunter sentiasa

bersih, kemas dan ceria.

Kaunter tidak

bersih, tidak

kemas dan tidak

ceria

Kaunter

menyediakan

dua kriteria yang

disyorkan

Kaunter

menyediakan

semua kriteria

yang disyor.

KOMPONEN C


47

KEPERLUAN UTAMA


6

Memastikan usaha-usaha

delighting the customer seperti

persekitaran yang kondusif dan

kemudahan sokongan

dilaksanakan.

Usaha-usaha

delighting the

customer tidak

dilaksanakan

Usaha-usaha

delighting the

customer

dilaksanakan

7 Menyediakan perkhidmatan yang

mesra pelanggan.

Perkhidmatan

yang tidak mesra

pelanggan

Perkhidmaan

yang mesra

pelanggan

8


carta aliran perkhidmatan yang

dikemaskini.

Tidak disediakan

Carta aliran

perkhidmatan

disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Carta aliran

perkhidmatan

disedia dan

dikemaskini

C3) Ruang Menunggu

9

Menyedia dan memastikan

sofa/tempat duduk dan bahan

bacaan dalam keadaan baik,

bersih, teratur dan ceria selaras

dengan imej korporat.

Sofa/tempat

duduk dan bahan

bacaan tidak

disediakan

Sofa/tempat

duduk disediakan

tetapi tiada

bahan bacaan

Sofa/tempat

duduk dan

bahan bacaan

bersesuian

disediakan

10


dan hiasan dalam keadaan

bersih, kemas dan teratur.

Semua peralatan

kotor, tidak

kemas dan tidak

teratur

Sebahagian

peralatan bersih,

kemas dan

teratur

Semua

peralatan

bersih, kemas

dan teratur

11 Menyediakan tong sampah yang

bersesuaian dan mencukupi.

Tong sampah

tidak disediakan

Tong sampah

disediakan tetapi

tidak bersesuaian

dan tidak

mencukupi

Tong sampah

yang

bersesuaian

dan mencukupi

disediakan

C4) Laluan Utama/Koridor

12

Memastikan susunan peralatan

atau hiasan sepanjang laluan

kemas, bersih dan teratur.

Semua susunan

peralatan atau

hiasan tidak

kemas, tidak

bersih dan

berserabut

Sebahagian

susunan

peralatan atau

hiasan kemas,

bersih dan teratur

Semua susunan

peralatan atau

hiasan kemas,

bersih dan

teratur

13

Memastikan tiada halangan

disemua laluan dan pintu

kecemasan.

Terdapat

halangan

disemua laluan

dan pintu

kecemasan

Terdapat

halangan

disebahagian

laluan dan pintu

kecemasan

Tiada halangan

di semua laluan

dan pintu

kecemasan

C5) Bilik Mesyuarat

14


seperti kerusi, meja, mikrofon,

skrin komputer, projektor berada

dalam keadaan baik.

Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi dengan

baik

Semua

peralatan

berfungsi

dengan baik

KOMPONEN C


48

KEPERLUAN UTAMA


15

Memastikan persekitaran bilik

mesyuarat bersih, kemas dan

selamat.

Persekitaran bilik

kotor, tidak

kemas dan tidak

selamat

Persekitaran bilik

bersih dan

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran

bilik bersih,

kemas dan

selamat

C6) Perpustakaan / Pusat Sumber

16

Memastikan ruang

perpustakaan/Pusat Sumber

bersih, kemas dan teratur.

Ruang

perpustakaan

kotor, tidak

kemas dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih tetapi tidak

kemas dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih, kemas

dan teratur

17

Menyediakan sistem susunan

/capaian/label bahan bacaan

yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/

capaian tidak

disediakan

Sistem susunan/

capaian/label

menyukarkan

pelanggan

Sistem

susunan/

capaian/label

memudahkan

pelanggan

18

Menyediakan sistem rekod

kawalan untuk memudahkan

pemantauan bahan bacaan.

Tiada sistem

rekod kawalan

Sistem rekod

kawalan disedia,

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem rekod

kawalan disedia

dan dikemaskini

C7) Surau / Bilik Rehat

19

Memastikan barang-

barang/peralatan berikut dalam

keadaan baik, boleh digunakan

dan dalam keadaan bersih .

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut

sejadah/telekung

Peralatan dalam

keadaan tidak

baik dak tidak

memenuhi

kriteria yang

disyorkan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik

dan memenuhi

yang disyorkan

Semua

peralatan dalam

keadaan baik

dan memenuhi

semua kriteria

yang disyorkan

20

Memastikan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan

bahan bacaan

iii. Tempat letak/rak kasut

iv. Selipar

Hanya satu

kemudahan

disediakan

Dua kemudahan

disediakan

Semua

kemudahan

disediakan

21

Memastikan Al-Quran/bahan

bacaan sentiasa dan dalam

keadaan baik.

Al-Quran/bahan

bacaan tidak

kemas dan tidak

dalam keadaan

baik

Sebahagian Al-

Quran/bahan

bacaan kemas

dan dalam

keadaan baik

Semua

Quran/bahan

bacaan kemas

dan dalam

keadaan baik

22

Memastikan surau/bilik solat

sentiasa bersih, teratur, kemas

dan selesa.

Surau

berkeadaan tidak

bersih, berdebu

dan tidak selesa

Surau

berkeadaan

bersih, tidak

berdebu tetapi

tidak selesa

Surau

berkeadaan

bersih, tidak

berdebu dan

selesa

23 Memastikan surau tidak berbau

(bau yang menyenangkan)

Bau surau tidak

menyenangkan

Bau surau

menyenangkan

KOMPONEN C


49

KEPERLUAN UTAMA


24 Memastikan tempat wudhu'

bersih.

Tempat wudhu'

kotor

Tempat wudhu'

bersih

C8) Lif

25

Memastikan lif berada dalam

keadaan bersih dan

berfungsi

Lif rosak &

kotor

Sebahagian lif

dalam keadaan

baik

Semua lif

dalam

keadaan baik

dan bersih

26

Menyediakan maklumat

pegawai untuk dihubungi

sekiranya berlaku

kecemasan.

Tiada

maklumat

pegawai

disediakan

Maklumat

pegawai ada

disediakan

27

Memaparkan nama

bahagian/seksyen bagi

setiap aras dengan jelas.

Tidak

disediakan

Disediakan

tetapi kurang

jelas

Disediakan

dengan jelas

28

Memaparkan sijil Perakuan

Keselamatan Mesin Angkat

mengesahkan

penyelenggaraan lif secara

berkala.

Tidak

dipaparkan Dipaparkan

C9) Pantri / Tempat Minum

29

Memastikan peralatan

berada dalam keadaan baik,

tersusun dan boleh

digunakan.

Peralatan tidak

terurus dan

tidak boleh

digunakan

Sebahagian

peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

Semua

peralatan

dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

30

Memastikan pantri bersih,

tidak berdebu dan dalam

keadaan terurus.

Pantri dalam

keadaan tidak

bersih, berdebu

dan tidak

terurus

Pantri dalam

keadaan

bersih,tidak

berdebu tetapi

tidak terurus

Pantri dalam

keadaan

bersih, tidak

berdebu dan

terurus

C10) Tandas

31 Memastikan persekitaran

tandas bersih dan kering.

Persekitaran

tandas kotor

dan basah

Pesekitaran

tandas bersih

dan kering

32 Memastikan bau tandas

menyenangkan.

Bau yang tidak

menyenangkan

Tidak

berbau/bau

menyenangkan

33 Memastikan peralatan tandas

berfungsi dengan baik.

Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi

dengan baik

Semua

peralatan

berfungsi

dengan baik

34 Memastikan pengudaraan

tandas baik

Pengudaraan

tidak baik

Pengudaraan

baik

KOMPONEN C


50

KEPERLUAN UTAMA


35

Memaparkan pemakluman

seperti jadual tugas, etika

dan peraturan penggunaan

tandas

Tiada

pemakluman

disediakan

Sebahagian

maklumat

dipaparkan

Pemakluman

disediakan

36

Menyediakan peralatan

tambahan seperti:

i. Cecair pencuci tangan;

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/Tong

Sanitari

iv.Cermin muka

v. Bahan pewangi

Menyediakan

satu peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

dua peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

tiga peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

empat

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan

semua

peralatan

yang disyor

37 Menyediakan tandas OKU

dan berfungsi dengan baik.

Tiada tandas

OKU

Tandas OKU

disediakan

tetapi tidak

berfungsi

dengan baik

Tandas OKU

disediakan

dan berfungsi

dengan baik

JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)

* Jumlah markah : /120 x 100% = %


KOMPONEN C



51

KEPERLUAN UTAMA


D1) Pelan Tindakan Keselamatan

1

Menyediakan Pelan Tindakan

Kecemasan yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan

ii. Latihan Pengungsian

Bangunan (fire drill).

iii. Tanda Amaran

iv. Pelan laluan kecemasan

dan tempat berkumpul.

v. Tanda arah laluan

kecemasan

Tiada Pelan

tindakan

kecemasan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

dua kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

tiga kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

empat kriteria

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

kesemua

kriteria yang

disyorkan

2

Menyediakan lampu kecemasan

yang mudah dilihat, berfungsi

dengan baik dan tiada halangan.

Tiada lampu

kecemasan

Ada lampu

kecemasan dan

berfungsi tetapi

terhalang

Ada lampu

kecemasan,

berfungsi dan

tidak terhalang

D2) Pendawaian Kabel

3

Memastikan pendawaian

elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan

dalam keadaan kemas,

teratur dan selamat.

Pendawaian

dalam keadaan

tidak kemas,

tidak teratur

dan tidak

selamat

Sebahagian

pendawaian

dalam keadaan

tidak kemas,

tidak teratur

dan tidak

selamat

Semua

pendawaian

dalam

keadaan

kemas, teratur

dan selamat

4

Memastikan plag dilabel

mengikut kesesuaian

peralatan elektrik yang

digunakan.

Plag tidak

dilabel Plag dilabel

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

5

Memastikan alat pemadam

api menepati kriteria berikut:

i. Penyelenggaraan secara

berkala.

ii. Mempunyai Tatacara

Penggunaan.

iii. Berkeadaan bersih.

iv. Diletakkan di tempat yang

sesuai dan mudah dicapai.

Tiada alat

pemadam api

disedia

Alat pemadam

api menepati

sebahagian

kriteria yang

disyorkan

Alat pemadam

api menepati

kesemua

kriteria yang

disyorkan

6

Memastikan gelung hos

pemadam api disediakan dan

boleh digunakan.

Tiada gelung

hos pemadam

api disediakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan

tetapi tidak

boleh

digunakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan

dan boleh

digunakan.

7

Memastikan pili bomba tidak

dihalang dan dalam keadaan

baik.

Terdapat

halangan

Tiada

halangan

KOMPONEN D


52

KEPERLUAN UTAMA


D4) Laluan / Tangga Kecemasan

8 Memastikan pintu rintangan

api sentiasa ditutup. Tidak ditutup Ditutup

9 Memaparkan tanda arah

KELUAR dengan jelas.

Tiada tanda

arah KELUAR

yang jelas

Sebahagian

tanda arah

KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

Semua tanda

arah

KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

10

Memastikan tiada halangan

dilaluan/tangga/pintu

kecemasan.

Terdapat

halangan di

laluan/ tangga

kecemasan

Tiada

halangan di

laluan/ tangga

kecemasan

D5) Kunci

11

Memastikan anak kunci

dilabel / ditanda dan

memenuhi tatacara

keselamatan.

Anak kunci

tidak dilabel/

ditanda

Anak kunci

dilabel/ ditanda

tetapi tidak

memenuhi

tatacara

keselamatan

Anak kunci

dilabel/

ditanda dan

memenuhi

tatacara

keselamatan

12

Memastikan anak kunci

disimpan di dalam ruang

penyimpanan yang selamat.

Anak kunci

tidak disimpan

di dalam peti

keselamatan

Anak kunci

disimpan di

dalam peti

keselamatan

13

Memastikan senarai anak

kunci disimpan dengan

selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.

Senarai anak

kunci tidak

disimpan

Senarai anak

kunci

disimpan

dengan

selamat

14

Menyediakan buku log

peminjaman kunci dan

dikemaskini.

Buku log

peminjaman

kunci tidak

disediakan

Buku log

peminjaman

kunci

disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Buku log

peminjaman

kunci

disediakan

dan

dikemaskini

JUMLAH SKOR (KOMPONEN D)

* Jumlah markah : /120 x 100% = %


KOMPONEN D

6 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA DI PPPN

SABAH

Pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti EKSA di

PPPN Sabah akan memberikan faedah seperti berikut:

6.1 Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan

produktiviti di mana dokumen/bahan dapat dikesan

dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk

mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan

dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkat.

Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat

dilakukan dalam masa yang sama.

6.2 Peningkatan Pengurusan Penyelenggaraan

Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin

perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat

yang ditetapkan dan sentiasa bersih daripada habuk dan

kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan

kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang

diselenggara dan Panduan EKSA PPPN Sabah yang

disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap

keselamatan pekerja.

53

6.3 Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja

dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas

dan selamat. Pelanggan akan berasa puas hati apabila

diberi layanan yang mesra, cepat dan dapat serta

menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan

yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya

melalui kaunter juga akan disampaikan dengan lebih

cekap dan berkesan. Setiap pelanggan yang datang

berurusan akan berasa gembira dengan perkhidmatan

yang diterima.

6.4 Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana

persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan

selamat. Amalan EKSA mengharuskan organisasi

menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan

tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan

secara optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini

dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.

6.5 Penjimatan Kos

Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah

penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi

barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun

mengikut kaedah “First In First Out” (FIFO). Kaedah ini

akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan

menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput

yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat

pelupusan barangan yang tamat tempoh.

54

6.6 Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di

pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam

kalangan pekerja. Cara menyusun secara kemas, teratur

dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan

akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi

menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara

inovatif.

6.7 Peningkatan Tahap Keselamatan

Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap

keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan

dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/bahan

ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat

mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

6.8 Peningkatan Semangat Kerja Berpasukan

Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat

bekerjasama sepasukan dalam kalangan pekerja.

Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan

semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap

aktiviti secara berterusan. Hal ini seterusnya akan

mewujudkan satu budaya kerja sepasukan yang mantap

dalam organisasi.

55

7 PENUTUP

Panduan EKSA PPPN Sabah ini diharapkan akan dapat

membantu warga PPPN Sabah melaksanakan dan

membudayakan amalan EKSA secara berterusan

sepertimana yang disarankan oleh EKSA. Warga PPPN

Sabah haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha

berpasukan (esprit de corp) untuk mewujudkan persekitaran

kerja yang bersih, kemas, tersusun, kondusif dan selamat

serta mampu menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti.

Pembudayaan EKSA seterusnya akan dapat meningkatkan

imej korporat PPPN Sabah, membina disiplin dan etika kerja

yang baik serta meningkatkan mutu penyampaian

perkhidmatan kepada pelanggan.

56

8

LAMPIRAN

57

58

CONTOH PELABELAN SERAGAM

1) MAKLUMAT PEGAWAI

Bilik pegawai: dipamerkan di pintu bilik atau di sekitar ruang

berhampiran pintu bilik sama ada di sebelah kanan atau kiri

mengikut kesesuaian dan mudah dilihat.

Ruang kerja kakitangan: dipamerkan di sudut hujung

sebelah kiri atau kanan partition atau mengikut kesesuaian

kedudukan ruang partition masing-masing yang mudah

dilihat.

59

2) PELAN LAMPU DAN SUIS &

LABEL PENJIMATAN TENAGA ELEKTRIK

Pelan suis lampu

dan suis

dipamerkan di

bahagian atas suis

lampu.

Label penjimatan

tenaga

dipamerkan di

bahagian bawah

suis lampu/plag.

3) PERINGATAN MESRA & LABEL PAPERLESS

PERINGATAN MESRA SEBELUM

MENINGGALKAN PEJABAT

Pastikan PC telah shutdown

sepenuhnya

Switch OFF plug dan extension

Kemaskan meja dan kerusi

Dipamerkan secara berturutan di bahagian atas sebelah kiri

monitor komputer;

Menggunakan format dan maklumat yang sama; dan

Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut keseragaman

zon masing-masing.

60

4) LABEL PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB ATAU

PERSON IN CHARGE (PIC) BAGI RUANG / BILIK

GUNASAMA

Dipamerkan di bilik / ruang / sudut gunasama;

Menggunakan format dan maklumat yang sama;

Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut

keseragaman zon masing-masing;

Menggunakan perkataan “PIC” sahaja untuk semua

label berkaitan pegawai bertanggungjawab.

5) PELABELAN LACI

Laci pertama dilabelkan

ALAT TULIS untuk

penyimpanan alat-alat tulis;

Laci kedua dilabelkan

DOKUMEN untuk

penyimpanan dokumen

seperti diari/buku catatan;

dan

Laci ketiga dilabelkan

PERIBADI untuk

penyimpanan barang

peribadi seperti beg tangan

dan telefon bimbit.

61

4) ETIKA PENGGUNAAN BILIK GUNASAMA

Dipamerkan di bilik gunasama;

Menggunakan format yang sama;

Maklumat yang dipamerkan mengikut keperluan

penggunaan bilik gunasama berkenaan; dan

Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut

keseragaman zon masing-masing;

62

Disediakan oleh:

Jawatankuasa Pelaksana Induk EKSA

Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri Sabah

Dikemaskini pada: 27.05.2016

perkara muka - sbh.icu.gov.my panduan eksa pppn sabah 2017.pdf · pelantikan ahli-ahli jawatankuasa...

Documents