panduan perlaksanaan amalan persekitaran berkualiti 5s...

81
Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SECTOR AWAM (EKSA) JKSPk

Upload: vandiep

Post on 01-Mar-2018

304 views

Category:

Documents


18 download

TRANSCRIPT

Page 1: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif

PANDUAN PERLAKSANAAN

AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF

SECTOR AWAM (EKSA) JKSPk

Page 2: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

3

APA ITU EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam yang

diperkenalkan mulai Januari 2014 dengan mengambil kira keperluan

bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan

kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di

Malaysia.

Langkah penjenamaan semula ini adalah sesuai dan seiring dengan

perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan

daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif

dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

AMALAN 5S DALAM SEKTOR AWAM

Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi

mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan

selamat

Amalan EKSA bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang

berkualiti secara sistematik dan praktikal

Pelaksanaan Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti

perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain

memberi nilai tambah kepada imej organisasi

Page 3: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

4

Satu kaedah atau teknik yang digunakan untuk mewujudkan dan

mengekalkan persekitaran kerja yang berkualiti di dalam sesebuah

organisasi

EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti

Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam

memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran

Kerja

Penjenamaan Semula Amalan 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam

sektor awam sejak tahun 2010.Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih

berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa

elemen baharu.EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan

sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong

pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan

menambah lima elemen baharu, iaitu:

• Imej Korporat;

• Kreativiti dan Inovasi;

• Amalan Hijau

• Persekitaran Kondusif; dan

• Kepelbagaian Agensi.

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah

Page 4: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

5

untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan:

Elemen Baharu EKSA

LIMA ELEMEN:

Imej Korporat

Kreativiti dan Inovasi

Amalan Hijau

Persekitaran Kondusif

Kepelbagaian Agensi

Imej Korporat

A Meningkatkan Imej Korporat

B Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi

selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan

C Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan

persekitaran hijau melalui pembudayaan

Amalan Hijau

D Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif

E Memastikan elemen pengauditan memenuhi

keperluan kepelbagaian agensi kerajaan

Page 5: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 6

6

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak

berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah

organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja

amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini,

EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap

jabatan/agensi sektor awam.

Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA

menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi

semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.Persekitaran sektor

awam yang sering k ali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan

budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga

jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk

menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan

melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan

penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber.Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat

diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber

secara optimum.

Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalahpenting dalam memperkukuhkan budaya

organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor

Page 6: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 7

7

awam.Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam

memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra

pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan.Bagi pelanggan orang

kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

Kepelbagaian Agensi EKSA memperkenalkan modelpenilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi

kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis

jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan

yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one sizefits all didapati kurang mencakupikeperluan

kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini

Page 7: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 8

8

1 mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan

pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

2 mewujudkan sektor/zon kerja;

3 mengadakan program latihan; dan

4 mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi

Pelaksanaan EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan

tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang

berikut:

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada

Rajah 2 perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui

mekanisme yang ditetapkan.Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan

bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala

kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah

penambahbaikan yang perlu diambil.

Page 8: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 9

9

LANGKAH 1: PEWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN

PERANAN YANG JELAS

Penasihat dan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

• Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA; • Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; • Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; • Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; • Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; • Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; • Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan • Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

Fasilitator

• Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan; • Menentukan pembahagian zon; • Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan • Menyelaras dan memantau aktiviti.

Penyelaras / ketua zon

Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

Menyelaras program EKSA;

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli kumpulan;

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;

Merancang aktiviti kumpulan;

Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

fasilitator dan

Page 9: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

0

10

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli

kumpulan

.

Jawatankuasa Promosi

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; • Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA; • Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan • Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di

kalangan warga jabatan/agensi.

Jawatankuasa Audit

• Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; • Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; • Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan • Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

Jawatankuasa Latihan

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA

kepada semua warga kerja dalam organisasi; • Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi

mengukuhkan aktiviti EKSA; dan • Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

Page 10: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

1

11

Ahli-ahli

• Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; • Bekerjasama dalam kumpulan; dan

• Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan

EKSA

LANGKAH 2 : MEWUJUDKAN ZON EKSA

i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

ii. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi

sektor/zon bagi memudahkan rujukan.

iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti

yang berikut:

• susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil

hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah

sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan

pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.

• menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian

kumpulan bagi setiap sektor/zon;

• mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan

sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan

• sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat

atau yang mana bersesuaian.

LANGKAH 3 : LATIHAN

Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping

membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi.

Page 11: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

2

12

LANGKAH 4 : PELANCARAN EKSA

i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di

samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA

dalam jabatan/agensi.

ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan

padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan

objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah

seperti yang berikut:

• dasar EKSA; • zon EKSA; • objektif EKSA; • pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan • buku panduan pelaksanaan EKSA

Page 12: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

3

13

Pengauditan EKSA Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria

penilaian baharu telah dibangunkan.EKSA memperkenalkan model penilaian baharu

yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira

kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang

diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan

dengan model baharu seperti pada Rajah 3.

MODEL A MODEL B

Generik

(umum) Generik

Dan Khusus

Komponen Komponen

A Hingga E A Hingga F

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B

merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang

diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6

komponen kriteria penilaian seperti pada Rajah 4.Kriteria-kriteria yang disusun adalah

bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi.Ini bagi

memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek

kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu jabatan/agensi.Kategori jabatan/agensi

yang dinilai adalah seperti pada Rajah5.Panduan lengkap bagi setiap komponen

penilaian dan contoh amalan baikadalah seperti pada Lampiran I dan II.

Page 13: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

4

14

Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C - Tempat Umum

Komponen D - Keselamatan Persekitaran

Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan

Komponen F - Tempat Khusus

Rajah 4: Komponen-komponen Penilaian

Penilaian Model A

Bangunan dan Kawasan Sendiri: Komponen A Hingga E1

• Contoh: Stesen Penguatkuasaan Jabatan Pengangkutan Jalan Bukit Kayu

Hitam, Pejabat Daerah dan Tanah Marang dan Pejabat Pendidikan Daerah

Batang Padang

Kompo nen A Hingga E2

• Contoh: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU)

Berkongsi Bangunan dan Kawasan: Komponen A Hingga D

• Contoh: Wisma Persekutuan

Page 14: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

5

15

Penilaian Model B

Agensi di bawah Kluster Keselamatan Komponen A hingga F

• Polis Diraja Malaysia, Jabatan Imigresen Malaysia, Markas Angkatan Tentera

Malaysia, Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

Komponen A hingga F

• Mahkamah, Pusat Latihan, Masjid, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Kadi

Agensi di bawah Kluster Sosial Komponen A hingga F

• Hospital, Klinik, Sekolah, Institut Pengajian Tinggi Awam, Politeknik, Kolej Komuniti

Rajah 5: Kategori Jabatan/Agensi yang Diaudit

Pelaksanaan Audit Dalam

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit

Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi

membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan

dengan jayanya di sesebuah organisasi.

Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut.

Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:

Page 15: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

6

16

LANGKAH 1 MEMBENTUK PASUKAN AUDIT

• Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik

juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi. • Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan

menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.

LANGKAH 2 LATIHAN AUDIT EKSA • Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit

dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

LANGKAH 3 MENGAUDIT PRESTASI EKSA • Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan

oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

LANGKAH 4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT • Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan

audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. • Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/

agensi.

Page 16: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

7

17

OBJEKTIF EKSA

1. Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun dan teratur serta selamat

2. Mewujudkan persekitaran dan kemudahan pejabat lebih teratur dan

mudah untuk diselenggara

3. Meningkatkan kreativiti dan inovasi

4. Meningkatkan motivasi dan disiplin

5. Memupuk semangat berpasukan

6. Memupuk nilai tanggungjawab terhadap kemudahan pejabat

7. Membina pembaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti organisasi

Page 17: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

8

18

Faedah PelaksanaanEKSA

Pelaksanaan EKSA di jabatan/agensi memberikan faedah seperti pada Rajah 8.

Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi Mengenal

pasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej pembaziran

Meningkatkan imej jabatan/agensi sektor awam

Menjana idea kreatif dalam kalangan warga jabatan /agensi

Meningkatkan semangat kerja berpasukan

Meningkatkan disiplin warga jabatan/agensi

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

Rajah 8: Faedah Pelaksanaan EKSA

Page 18: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 1

9

19

POLISI

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

JKSPk beriltizam mengamalkan prinsip EKSA bagi mewujudkan persekitaran

kerja yang kondusif demi meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan yg

berintegriti, efisyen dan berkualiti.

OBJEKTIF

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK:

1. mewujudkan persekitaran kerja yg bersih selesa sistematik, kondusif &

praktikal.

2. mengekal dan meningkatkan kualiti kerja kearah penyampaian

perkhidmatan yg memenuhi kepuasan pelanggan.

3. memastikan warga JKSPk berintegriti, berdisiplin, bermotivasi dan

membudayakan semangat kerja berpasukan yang berterusan.

4. memaksimumkan sumber tenaga manusia secara efisyen, menjimatkan

kos dan meningkatkan produktiviti perkhidmatan.

5. memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti JKSPk berasaskan

Standard MS ISO 9001:2015 & MS 1900: 2014

Page 19: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

0

20

LOGO RASMI

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA,

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

MAKSUD WARNA DAN CORAK

Dua orbit berwarna ungu tua bersentuhan dan ungu muda

melambangkan keunggulan serta kerjasama, toleransi diantara dua unit yang utuh

iaitu pentadbiran dan kehakiman di jabatan ini.

Biru air

adalah lambang ketenangan dan semulajadi serta kewibawaan peribadi dalam

menjalankan tugas.

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH SYARIAH NEGERI PERAK

EKSA

PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF

Page 20: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

1

21

Merah tulisan EKSA

Adalah lambang keberanian jabatan menyahut cabaran anjakan paradigma dalam

merialisasikan EKSA.

Hijau dedaun

Adalah kepekaan, kemurniaan dan kedamaian dalam persekitaran.

Kuning

Adalah warna diraja serta yang keriatif dan inovatif.Hitam lambang kecekalan dan

kekuatan jabatan ii mengaplikasi dan menerajui apa jua cabaran.

MOTO :PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF

1. Takrif perkataan;

1.1. Persekitaran - Halaman, sekeliling atau suasana sesuatu tempat.

1.2. Kondusif - Selesa, tenang, tenteram dan harmoni.

1.3. Inovasi - Perihal sesuatu teknologi bagi menghasilkan output.

1.4. Produktif - Perihal sesuatu hasil yang lumayan dan maksimum.

2. Huraian moto.

2.1 EKSA adalah suatu amalan yang dibudayakan dalam sesebuah

organisasi bagi menghasilkan persekitaran yang selesa dan tenteram.

2.2 Apabila wujud suasana tenteram dalam dalam sesebuah organisasi

maka produktiviti outputnya akan bertambah dan berkualiti

Page 21: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

2

22

KRITERIA AUDIT DALAMAN

EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Dasar Umum

Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh

pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam

melaksanakan Persekitaran Berkualiti EKSA. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam

menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan

Persekitaran Berkualiti EKSA Jabatan.

1. Bahasa

1.1 Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras

dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.

1.2 Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti

nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di

dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau

maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.

1.3 Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia

hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.

Page 22: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

3

23

2. Piawaian

2.1 Jabatan akan menyediakan suatu “piawaian” yang diikuti dan

dipatuhi.

2.2 “Piawaian” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di

semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.

2.3 “Piawaian” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan

kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.

3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.

3.1. Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan

selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat

pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan

Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.

4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan

4.1 Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti EKSA

hendaklah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem

Kualiti yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.

4.2 Ini termasuklah MS ISO 9001: 2015 MS 1900:2014 dan Petunjuk

Prestasi Utama (KPI).

5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan

5.1 Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau

agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis

Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan

Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.

Page 23: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

4

24

5.2 Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun

atur perabut dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan

data/maklumat.

6. Seragam

6.1 Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan

pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.

6.2 Pelaksanaan EKSA mestilah seragam di peringkat daerah

melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui

penyeragamannya di peringkat Jabatan.

7. Mesra Pelanggan

7.1 Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan EKSA juga

hendaklah bersifat mesra pelanggan.

7.2 Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU)

dan Warga Emas.

7.3 Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di

tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami.

8. Penerapan Nilai dan Etika Murni

8.1 Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900 : 2014 penerapan Nilai

dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti

mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-

dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.

8.2 Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan

Jabatan dengan baik dan sopan.

Page 24: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

5

25

8.3 Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan

peraturan yang berkuatkuasa.

9. Berimej Korporat Bersih dan Teratur

Imej Korporat- Penggunaan hiasan/peralatan yang bersesuaian dengan

persekitaran, seragam, bersih, kemas dan teratur.

9.1. Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu mengekalkan

imej Korporat sebagai sebuah jabatan perkhidmatan awam.

9.2. Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.

9.3. Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan

menggunakan warna yang seragam.

PERKARA PETUNJUK CONTOH

PARKIR TANDA “X” X

LABEL

TULISAN HITAM LATAR

BELAKANG PUTIH

PETUNJUK ARAH

TULISAN PUTIH LATAR

BELAKANG HITAM

BILIK MESYUARAT

TANDAS

TANDAS

Page 25: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

6

26

(Parkir ditanda dengan tanda “ x” Bagi label tulisan hitam dan

latar belakang putih manakala untuk petunjuk arah tulisan putih

latar belakang hitam.

9.4. Hiasan adalah minima dan bersesuaian.

10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan

10.1. Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip

pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan

kemudahkesanan.

10.2. Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti

dan inovasi

10.3. Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga

kakitangan.

10.4. Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan

dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

10.5. Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang

bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat

seliaannya.

10.6. Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah

mudah dikesan.

Dasar EKSA

1 Mengandungi Visi dan Misi Jabatan,

2 Polisi, Objektif, Slogan dan Logo EKSA.

Page 26: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

7

27

3 Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk

dan Pelaksana EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan.

4 Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi.

5 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.

6 Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti

pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja.

7 Bahasa yang digunakan mudah difahami. dan mengandungi elemen

keperluan, kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan,

perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan

pelanggan.

Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat

Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan

dan Hakim-hakim di peringkat daerah.

2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti

program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam

mesyuarat pengurusan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA

1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras/Ketua Zon, Setiausaha

dan tiga Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan

dan promosi).

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai jawatankuasa

Page 27: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

8

28

pelaksanaan EKSA disediakan dengan jelas dan disebarkan ke

setiap zon.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat

dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam

setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah

menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan

dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai

keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Jawatankuasa Latihan

1. Mengenalpasti dan mencadangkan ahli Jawatankuasa Latihan

2. Semua ahli jawatankuasa ini dilantik oleh ketua hakim syarie.

3. Bertanggungjawab untuk mengenalpasti keperluan latihan,

merancang dan melaksanakan program latihan.

4. Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.

5. Aktiviti jawatankuasa latihan disebarkan kepada warga agensi dalam

portal EKSA jabatan.

Jawatankuasa Promosi

Page 28: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 2

9

29

1 Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim

Syarie

2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang

dirancang.

3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah

menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.

4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan

baik dan dikemaskini.

5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli

di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta

menjadi panduan.

6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

7 Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan

dan diedarkan kepada setiap zon.

Jawatankuasa Audit

1 Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie

2 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

3 Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan

dibuat.

4 Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai

dan disebarkan ke setiap zon.

5 Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk

memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Jabatan

Page 29: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

0

30

1 Disediakan dalam bentuk maya.

2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4 Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan

gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.

5 Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.

6 Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk

hendaklah dipaparkan.

7 Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon

1. Penyelaras /Ketua Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.

2. Terdiri daripada Penyelaras, Setiausaha ,ahli jawatan kuasa audit,

latihan dan promosi.

3. Semua pegawai dan kakitangan zon adalah merupakan ahli jawatan

kuasa perlaksanaan EKSA peringkat Zon

4. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan zon pelaksanaan adalah

berpusat dan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan

5. Semua aktiviti dilaksanakan mengikut Perancagangan yang disusun

oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan

6. Mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon merupakan

salah satu agenda dalam Mesyuarat Pegurusan Tindakan Daerah.

Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon

Page 30: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

1

31

1 Disediakan dalam bentuk maya.

2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4 Terdapat Pelan Lantai.

5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar)

6 Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah

memuaskan.

Rekod Aktiviti EKSA

1 Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.

2 Semua aktiviti direkodkan secara maya.

3 Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.

4 Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan

pengemaskinian.

Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan

1 Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk

mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi

penghargaan sebagai galakan.

2. Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat jabatan seperti

berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Ruang kerja “ work station” Terbaik

iii. Kreativiti/ Inovasi

Page 31: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

2

32

iv. Amalan Hijau

v. Blog

3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada, di peringkat

jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.

4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti warga kerja.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh

berikut:

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/Kegunaan EKSA

iv. Barangan sedia ada ditambahbaik

Tindakan Penjimatan / Amalan Hijau

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara

menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy

iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan air

vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)

Page 32: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

3

33

Page 33: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

4

34

3. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut

Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.

a. Bekas Biru – Kertas

b. Bekas Coklat – Kaca

c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik

4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga dengan

mengambil kira aspek penjimatan seperti contoh:

i. Kos ; atau

ii. Masa ; atau

iii. Tenaga Pekerja

CONTOH :

Page 34: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

5

35

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS

RM 100 150 145 167 200 210 190 145 140 138 134 178

0

50

100

150

200

250

BIL

AIR

ANALISIS PENJIMATAN AIR

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS

RM 100 150 145 167 200 210 190 145 140 138 134 178

0

50

100

150

200

250

BIL

ELE

KTR

IK

ANALISIS PENJIMATAN ELEKTRIK

Page 35: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

6

36

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS

RIM A4 3 4 5 4 5 3 5 6 4 5 4 5

0

1

2

3

4

5

6

7

RIM

A4

ANALISIS PENJIMATAN KERTAS A4

Page 36: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

7

37

KRITERIA AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Lantai

1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiadakekotoranatausampah di lantai

iii.Tidakberlubangataupecah atau rosak atau retak

iv. Tong sampah disediakan ditempat yang sesuai

2. Memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Dinding dan Siling

1. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan

baik.

2. Memastikan hiasan sedia ada bersesuaian dan selaras dengan imej

korporat.

Lampu Dan Soket

1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan pelabelan suis lampu dibilik atau ruang gunasama

menggunakan kaedah bernombor dan berimej korporat bagi melebihi 2

suis.

Page 37: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

8

38

Susun Atur Peralatan

1. Memastikan cop getah yang aktifdisenaraikandandilabelkan.

Contoh:

2. Memastikan susunan laci meja / mobile pedestal teratur.

3. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan

teratur dan kemas.

Keadaan Peralatan

1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja serta di

dalam laci.

Page 38: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 3

9

39

2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan.

3. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.

4. Mempamerkan dan menyeragamkan tatacara penggunaan untuk

peralatan gunasama. (yang bersesuaian)

i. Mesin Penyalin

ETIKA

PERALATAN MESIN PENYALIN

1. Kertas Yang Hendak Digunakan Hendaklah Mencukupi

2. Dawai Kokot Dan Klip Kertas Hendaklah Diasingkan Sebelum Mencetak

3. PeggunaanMesinHanyaUntuk Urusan Rasmi

4. Suis Mesin Ditutup Selepas Digunakan

5. Kebersihan Dan Keselamatan Mesin Pencetak Sentiasa Dijaga

6. Jimat Cermat Menggunakan KertasBagiMengelakPembaziran

7. Mematuhitatacarapenggunaan.

EKSA JKSPk

ii. Mesin faks

ETIKA

PERALATAN MESIN FAKSIMILI

1. Kertas Yang Hendak Digunakan Mencukupi

2. Penggunaan Mesin Hanya Untuk Urusan Rasmi

3. Kebersihan Dan KeselamatanMesinFaksimiliSentiasaDijaga

4. Jimat Cermat Menggunakan KertasBagiMengelakPembaziran

5. Mematuhitatacarapenggunaan.

6. Merekodkansetiappenggunaanfakskeluardidalambukudaftar.

EKSA JKSPk

iii. Mesin Rincih

ETIKA

PERALATAN MESIN RINCIH

1. Kertas Putih Dan Kertas Warna Diasingkan Sebelum Dirincih

2. Dawai Kokot Dan Klip Kertas Hendaklah Diasingkan Sebelum Dirincih

3. Suis Mesin Ditutup Selepas Digunakan

4. Kebersihan Dan Keselamatan MesinRincihSentiasaDijaga

Page 39: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

0

40

5. Mematuhitatacarapenggunaan.

EKSA JKSPk

iv. Alat siar raya*

*mengikut manual pengguna

6. Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan dengan segera (jika ada).

7. Tetapan suhu penghawa dingin

8. Mempamerkan dan menyeragamkan arahan/notis bagi memastikan

peralatan disusun kemas.

Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

1. Menyediakan tanda nama dan jawatan pegawai/kakitangan pada bilik

atau kubikel kerja yang seragam.

2. Menyediakan label yang bersesuaian bagi menunjukkan seksyen/unit.

3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,

jelas dan mudah dibaca.

4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan

mudah dilihat.

Perhiasan

1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam

keadaan baik.

3. Mempamerkan dan menyeragamkan maklumat korporat

jabatansertasentiasadikemaskini ( cartaorganisasi, piagam pelanggan,

visi, misi )

Keperluan Umum

Page 40: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

1

41

1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat.

2. Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.

3. Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik

gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

4. Menyedia,menyeragam dan memaparkan etika/tatacara penggunaan

bilik gunasama denganj elas.

i. Kamar Sulh, Bilik Sebutan dan Rundingcara

ETIKA

KAMAR SULH/SEBUTAN/RUNDINGCARA

1. Hanya Pihak-Pihak Yang Terlibat Atau Wakil Yang Dibenarkan Sahaja

Berada Di DalamKamarSulh/Sebutan/Rundingcara

2. Sila Pastikan Telefon Bimbit Anda Berada Mode Senyap

3. Tidak Dibenarkan Merakam Gambar Atau Video

AtauPercakapanSemasaaProsidingBerlansung

4. Tidak Membuat Bising

5. Bercakap Dengan Kebenaran Pegawai Bertugas Atau Apabila Diarahkan

Sahaja

6. Setelah Prosiding Selesai,

TinggalkanKamarSulh/Sebutan/RundingcaraDalamKeadaanTertib

7. Tidak Membuang Sampah Merata-Rata

EKSA JKSPk

ii. Bilik Mesyuarat

TATACARA PENGGUNAAN BILIK MESYUARAT

Page 41: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

2

42

PASTIKAN PERKARA BERIKUT DIBUAT SETIAP KALI SELESAI MESYUARAT:-

1. KERUSI DIMASUKKAN KE ARAS MEJA

2. SUIS LAMPU DAN PENGHAWA DINGIN DITUTUP (OLEH ORANG TERAKHIR

MENINGGALKAN BILIK MESYUARAT)

3. TIADA SAMPAH DI ATAS MEJA DAN DI ATAS LANTAI

4. SEBARANG PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK (MOBILE) HENDAKLAH

DIKEMAS DAN DIKEMBALIKAN KEPADA STAFF YANG BERTANGGUNGJAWAB

5. TUTUP PINTU SELEPAS MENINGGALKAN BILIK MESYUARAT

EKSA JKSPk

RUANG KERJA

Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

(jika ada)

Bilik Pegawai

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.

3. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

(jika ada)

Stor Peralatan Pejabat

1. Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

[i] Bersih;

[ii] Tidak berdebu;

[iii] Susunan kemas dan teratur

[iv] Stok disusun mengikut Kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu “FIFO”

[v] Hanyapegawaidankakitangan yang dibenarkanmasuk

Page 42: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

3

43

2. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur

bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

3. Menyediakan label pada setiap barang/bahan.

4. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan

dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini.

6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan

di dalam stor.

7. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Bilik Fail

1. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas

3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan

bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.

4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap

fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Page 43: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

4

44

6. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori

failaktif / fail tidak aktif / fail tutup.

7. Memaparkan dan menyeragamkan etika ketika berada di dalam bilik

fail.

8. Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor bilangan kes, di tepi

atas sebelah kanan fail.

9. Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam kabinet fail disusun

dengan tetulang disusun tegak dengan nombor rujukan menghala ke

hadapan. Cara susunan fail ( contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail

senang dilihat )

10. Rak fail tidakaktifperlumempunyaiindeks.

11. Hanyapegawaidankakitangan yang dibenarkanmasuk.

Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

1. Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas

Bilik Pemandu

1. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan

baik.

Page 44: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

5

45

2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan

imej korporat. (jika ada)

Bilik Server/Terperingkat

1. Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi Kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

2. Diakses oleh pegawai dan kakitangan yang dibenarkan sahaja.

Page 45: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

6

46

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM

1.Lobi Utama / Ruang Hadapan

1. Semua peralatan / kemudahan dalam keadaan baik dan tersusun.

2. Semua perabot disusun kemas, tidak berhabuk, bersih, teratur, dan

berkeadaan baik.

3. Tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informative dan efektif

dengan menggunakan warna korporat.

4. Maklumat korporat boleh dipaparkan dand ikemaskini.

5. Laluan umum hendaklah bebas daripada sebarang halangan.

6. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.

7. Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai serta berada

dalam keadaan yang bersih,baik,diselenggara serta bilangan yang

mencukupi.

2. Kaunter Utama

1. Kaunter utama berimej korporat dan hendaklah memenuhi kriteria

berikut:

Page 46: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

7

47

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warg aagensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranyaada)

2. Kaunter khidmat pelanggan Direktori warga agensi

3. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.

4. Usaha Mesra pelanggan seperti persekitaran yang kondusif dan

kemudahan sokongan dilaksanakan.

5. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.

6. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.

3. Ruang Menunggu

1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan

dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.

2. Memastikans emua peralatan dan hiasandalam keadaan bersih, kemas

dan teratur.

3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

4. Laluan Utama

1. Semua susunan peralatan atau hiasan di sepanjang laluan hendaklah

sentiasa kemas, bersih danteratur.

2. Hendaklah dipastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu

kecemasan.

5. Bilik Mesyuarat

1 Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding ,mikrofon, skrin

komputer, projector hendaklah berada dalam keadaan baik.

2 Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.

Page 47: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

8

48

3 Mempamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat

dan di jaga dengan baik.

4 Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas

digunakan.

6. Perpustakaan / Pusat Sumber

1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

2. Menyediakan system susunan/capaian/label bahan bacaan yang

3. Menyediakansistemrekodkawalanuntukmemudahkanpemantauanbahan

bacaan.

4. Menyediakan indek buku.

7. Surau / Bilik Solat

1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan

tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh

digunakan dan dalam keadaan bersih.

2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh jabatan Mufti Negeri

Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling,

3. Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan

bacaan, tempat letak /rak kasut, selipar, label “ suraulelaki/ wanita”.

4. MemastikanTempatwudukbersihdankering.

8. Lif

1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi

2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku

kecemasan.

3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

Page 48: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 4

9

49

4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat

mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.

5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik.

6. Kemudahan OKU disediakan.

7. Kemudahan tanda arahpertunjuk yang disediakan mencukupi, informative

dan efektif

9. Pantri

1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

2. Memastikan pantry bersih, tidak berdebu, tidak berminyak, melekit dan

dalam keadaanterurus.

3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah bertutup(organic dan bukan organik).

4. Laranganpenggunaanpolisterindandigalakkanmenggunapinggandanca

wan yang boleh di gunasemula.

10. Tandas

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi denganbaik.

4. Memastikan pengudaraant andas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan

penggunaan tandas

6. Menyediakanperalatantambahansepertiberikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. CerminMuka

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

Page 49: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

0

50

PersekitaranKondusifInovasiProduktif

PANDUAN PERLAKSANAAN

AMALAN EKSAJKSPk

Page 50: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

1

51

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan Tindakan Kecemasan

1) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

i. ArahanKeselamatan(Lihat rujukan)

ii. Latihan kecemasan kebakaran perlukan dilakukan di setiap premis

sekurang-kurangnya sekali satu tahun.

iii. Tanda Amaran bagi kawasan/peralatan yang diperlukan.

Page 51: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

2

52

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

Contoh:

v. Tanda Berkumpul di kawasan

Page 52: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

3

53

vi. Tanda arah laluan kecemasan.

2) Memastikan lampu kecemasan berfungsi serta tiada halangan

Pendawaian/Kabel

1) Memastikan semua pendawaian elektrik /dan kabel bagi telefon, peralatan

teknologi maklumat danperalatan pejabat dalam keadaan kemas, teratur

dan selamat.

2) Pelabelan dilakukan pada head-plug/ wayar peralatan tersebut hendaklah

kemas dan mudah dilihat.

PeralatanPencegahanKebakaran

1) Memastikan alat pemadam api menepatikriteriaberikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii. Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

2) Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

3) Memastikanpilibombatidakdihalangdandalamkeadaanbaik.

4) Memastikan ruang/ bilik alat pemadam api (jenis hose reel)tidak

menyimpan barang lain dan berada dalam keadaan baik dan boleh

digunakan.

Page 53: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

1. 5

4

54

Laluan/TanggaKecemasan

1) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

2) Memaparkan tanda arahKELUAR dengan jelas dan berfungsi.

3) Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

KawasanLarangan

1) Mengenal pasti ruang/ laluan yang dilabel sebagai kawasan larangan

kepada pelanggan/orang awam.(penyediaan logo/tanda)

2) Menghadkan dan mengawal individu yang keluar masuk.

3) Melabelkan atau meletak tanda yang berkenaan pada laluan/pintu

kawasan larangan tersebut.

4) Memastikan ruang tersebut bersih dan teratur.

KeselamatanPremis

1) Mewujudkan sistem pas keselamatan atau pas pelawat bergantung

kepada premis tersebut.

2) Setiap pegawai dan anggota termasuk pekerja perkhidmatan yang

bertugas dikehendaki memakai kad pekerja.

3) Menyediakan Buku Rekod Keluar/Masuk pelawat dan dikemaskini

4) Menyediakan buku rekod keluar/masuk pejabat selepas tamat waktu

bekerja

5) Menyediakan buku rekod pengerakan kunci dan dikemaskini sentiasa.

Page 54: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan
Page 55: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,

pelawat dan OKU.

2. Pakir OKU mestilah berhampiran dengan laluan OKU, berserta petunjuk

arah OKU yang jelas.

3. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot pakir yang

disediakan.

4. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

5. Memastikan semua kenderaan dipakir secara mengundur.

6. Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Memastikan lampu persekitaran berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan sistem tanda arah yang mudah difahami.

4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan.

5. Memastikan kawasan persekitaran bersih

6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Page 56: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 5

7

57

7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah

bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.

8. Memastikan pili bomba dalam keadaan baik dan tidak terhalang.

9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

10. Memastikan pintu pagarutama berkadaan baik dan selamat.

Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)

1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

2. Memastikan kawasan/ tong sampah bersih, tidak berbau dan diurus

dengan baik

3. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.

Page 57: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 5

8

58

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN F: TEMPAT KHUSUS

1. KAMAR BICARA

a. Memastikan persekitaran kamar bicara bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk selesa dan

mencukupi.

c. Menyediakan etika semasa berada di dalam kamar bicara.

2. BILIK TAHANAN

a. Memastikan persekitaran bilik tahanan bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan pengudaraan baik dan bilik tahanan tidak berbau.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam

keadaan baik dan berfungsi.

d. Memastikan tandas bersih dan selamat.

Page 58: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 5

9

59

3. RUANG MENUNGGU

a. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan

dalam keadaan bersih, kemas dan ceria/tersusun rapi.

b. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih,

kemas dan selamat.

c. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

d. Menyediakan papan kenyataan yang mengandungi informasi yang

berkaitan dan dikemaskini/

4. BILIK SAKSI

a. Memastikan persekitaran bilik saksi bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan bilik saksi.

5. BILIK SULH / RUNDINGCARA

a. Memastikan persekitaran bilik sulh / rundingcara bersih, kemas dan

selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik

sulh / rundingcara.

c. Memaparkan proses sulh / rundingcara yang jelas untuk dipatuhi.

6. BILIK SEBUTAN

a. Memastikan persekitaran bilik sebutan bersih, kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik

sebutan.

7. Dewan bicara

a. Memastikan persekitaran dewan bicara bersih, kemas dan selamat.

Page 59: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

0

60

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan

dewan bicara.

c. Memastikan peralatan dan kemudahan ICT / siaraya dalam dewan

bicara berfungsi dengan baik dan diselenggara.

8. BILIK PEGUAM / PENDAKWA

a. Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan

selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik

peguam / pendakwa.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam

keadaan baik dan boleh berfungsi.

9. BILIK PERBINCANGAN

a) Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan selamat.

b) Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan

terkini.

10. DEWAN BANKUET

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan peralatan disusun dengan kemas danberada dalam

keadaan baik.

c. Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keaaan baik dan terkini.

d. Memastikan senarai asset alih kerajaan (kew pa 7) dipaparkan

Page 60: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

1

61

11. BILIK JAMUAN

a) Memastikan persekitaran bilik bersih, tidak bersawang kemas dan

selamat.

b) Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.

12. PARKIR BERBUMBUNG

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.

b. Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan dan dilabelkan.

13. PREMIS PERNIAGAAN/BAKMAS

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.

14. LANDSKAP

a. Memastikan kawasan padang/landskap bersih dan dalam keadaan baik

serta selamat digunakan.

b. Memastikan rumput di kawasan padang/landskap diselenggara.

Page 61: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

2

62

RUJUKAN

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PELAN TINDAKAN PENGUNGSIAN BANGUNAN KETIKA KECEMASAN / BENCANA

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

1.0 TUJUAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

SOP ini disediakan bertujuan untuk :

1.1 Pegawai / kakitangan dan orang awam dapat bertindak dengan

tenang dan selamat semasa kecemasan / bencana seperti

kebakaran atau gempa bumi yang memerlukan tindakan

pengungsian bangunan JKSPk.

1.2 Warga JKSPk dapat melaksanakan tanggungjawab mereka

dengan selamat dan teratur semasa berlaku kecemasan /

bencana

1.3 Kemudahan dan peralatan yang sedia ada dapat digunakan

mengikut perancangan untuk menyelamatkan diri

1.4 Pemindahan keluar warga JKSPk daripada bangunan dapat

dilakukan dengan teratur dan pantas.

2.0 DIBANGUNKAN OLEH

2.1 Jawatankuasa Keselamatan Pengurusan - rujuk Jadual 1

3.0 KUMPULAN SASARAN PENGGUNA SOP

3.1 Pegawai Keselamatan Jabatan

3.2 AJK Keselamatan Pengurusan Jabatan / daerah

3.3 Penolong Pegawai Tadbir Pembangunan

Page 62: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

3

63

3.4 Pengawal Keselamatan

3.5 Pegawai –pegawai

3.6 Staf Sokongan

3.7 Peguam, pendakwa dan

3.8 Orang awam / Pelawat yang berada di bangunan JKSPk

4.0 PENGGUNAAN DAN SKOP SOP

SOP ini digunakan bagi menentukan pelan tindakan ketika kecemasan /

bencana dilaksanakan secara jelas, seragam, terancang dan memenuhi

segala prosedur keselamatan di mana-mana lokasi atau bangunan

JKSPk.

5.0 RINGKASAN PROSEDUR

Secara umumnya, jika berlaku kecemasan / bencana, tindakan-tindakan

berikut perlu diambil dengan segera iaitu :

5.1 Memastikan bunyi alarm automatik / membunyikan alat pengera

manual

5.2 Cuba lawan kebakaran jika kebakaran yang berlaku adalah kecil

5.3 Menghubungi Jabatan Bomba dan Penyelamat / Pegawai

Keselamatan Jabatan / Penolong Pegawai Tadbir Pembangunan /

Pengawal Keselamatan

5.4 Pegawai Keselamatan Jabatan membentuk Pasukan Quick

Respose Team secara adhoc

5.5 Menghentikan mesin / proses kerja dan memutuskan bekalan

kuasa

5.6 Memastikan semua dokumen penting disimpan dan dikunci

dengan selamat

Page 63: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

4

64

5.7 Mengosongkan bangunan (pengungsian) dengan teratur dan

pantas

5.8 Bergerak ke tempat berkumpul atau Assembly Point dengan teratur

dan pantas

5.9 Mengambil kedatangan untuk dilaporkan kepada Pegawai

Keselamatan Jabatan / Pasukan Quick Respose Team / Pengawal

Keselamatan

5.10 Pegawai Keselamatan Jabatan / Pasukan Quick Response Team

(QRT) / Pengawal Keselamatan perlu menyampaikan keseluruhan

maklumat kecemasan / bencana kepada Komander Operasi

Bomba yang tiba di lokasi

6.0 PROSEDUR KECEMASAN KEBAKARAN

Prosedur kecemasan ini hendaklah digunapakai semasa kebakaran. Ia

menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil semasa kebakaran

bagi tujuan mengatasi semua jenis kemalangan yang berlaku. Berikut

adalah tindakan ketika berlaku kecemasan.

6.1 Tindakan Menyelamatkan Diri

Apabila kedengaran loceng penggera (isyarat kecemasan

kebakaran), semua warga JKSPk dan orang awam / pelawat

hendaklah :

i. Hentikan kerja serta-merta dan matikan semua punca

elektrik berdekatan anda serta cabutkan plug

ii. Hendaklah KELUAR IKUT LALUAN PELAN KECEMASAN PMK

iii. Jangan berlari, tolak-menolak dan panik

iv. Jangan berpatah-balik untuk mengambil barang yang

tertinggal

v. Berikan kerjasama sepenuhnya dan patuhi arahan Pasukan

Quick Response Team (QRT)

vi. Berkumpul di tempat yang telah ditetapkan iaitu di

................... (Assembly Point)

vii. Sila hubungi Balai Bomba terdekat di talian

......................................, atau dail TALIAN KECEMASAN 999

Page 64: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

5

65

viii. Sila rujuk PELAN KECEMASAN/KEBAKARAN JKSPk dengan teliti

(rujuk Jadual 4)

6.2 Tindakan Jawatankuasa (Pegawai Keselamatan/Pasukan Quick

Respose Team (Pasukan QRT)

i. Bunyikan wisel berulang kali (jika alarm automatik tidak

berbunyi) gunakan PA sistem jika perlu

ii. Matikan semua punca elektrik dan cabut plug

iii. Sekiranya kebakaran berlaku di peringkat awal dan tidak

mengancam keselamatan diri, sila jalankan usaha

memadam.

iv. Jika didapati kebakaran telah merebak dan ada penghuni di

bangunan tersebut, beri arahan untuk mengosongkan

bangunan.

v. Arahkan semua lapisan pelajar/ pegawai/ pelawat keluar

bangunan melalui pintu kecemasan (jika releven) dan tutup

pintu rintangan api selepas keluar.

vi. Berkumpul di ICP (Incident Command Post) untuk menerima

arahan daripada Ketua Pasukan QRT bertempat di depan

Pejabat Pentadbiran.

vii. Arahkan semua lapisan pelajar/ pegawai/pelawat

berkumpul di tempat berkumpul (Assembly Point)

.................................... dan pastikan keadaan terkawal.

viii. Buat panggilan baris (roll-call) di tempat berkumpul dengan

menggunakan SENARAI KEHADIRAN dan semak sekiranya

ada yang masih tertinggal dalam bangunan bagi kumpulan

di bawah kawalan masing-masing.

ix. Jangan benarkan sesiapa pun masuk ke bangunan tersebut

melainkan yang berkenaan sahaja.

x. Hubungi Pegawal Keselamatan bertugas di pondok kawalan

untuk bantuan. Jika perlu, terus hubungi Jabatan Bomba dan

Penyelamat.

xi. Sedia untuk bekerjasama dengan anggota BOMBA dalam

segala aspek.

xii. Sekiranya terdapat kemalangan atau kecederaan, pastikan

pesakit diberikan rawatan kecemasan dan dihantar ke

klinik/hospital terdekat (mengikut keadaan).

Page 65: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

6

66

6.3 Tindakan Pengawal Keselamatan

i Ketika berlaku kecemasan/ bencana pihak kawalan

keselamatan perlu memastikan tiada kenderaan keluar dan

masuk ke dalam kawasan bangunan JKSPk

ii. Ketiga-tiga pondok kawalan perlu di kawal rapi oleh

Pengawal Keselamatan (pintu hadapan, sisi dan belakang)

dan perlu mencegah sesiapa sahaja yang tidak berkenaan

daripada memasuki kawasan bangunan.

iii. Pengawal Keselamatan perlu membantu Pasukan Quick

Respose Team jika bantuan diperlukan

6.4 Panduan Menyelamatkan Diri Semasa Kebakaran

i. Cara-cara Bergerak Semasa Terperangkap Di Dalam Asap

Ketika kebakaran, asap merupakan ancaman kerana ia

bergerak mendahului api, panas, menyesakkan pernafasan

serta beracun dan boleh menyekat jalan menyelamatkan diri

dari kebakaran. Sebagai panduan menyelamatkan diri dari

kebakaran asap, perkara-perkara berikut perlu diberi

perhatian:

1. Bertenang, sabar dan berfikir. Panik atau kelam kabut

boleh mengakibatkan anda bertindak dengan cara yang

salah.

2. Sebelum membuka pintu, pastikan dahulu, jika panas

biarkan tertutup. Cari jalan lain untuk menyelamatkan diri.

3. Jika terperangkap dalam asap, rendahkan diri seberapa

boleh sebaiknya merangkak di atas lantai dan bernafas

pendek-pendek (melalui hidung hingga sampai ke

tempat selamat)

4. Kepulan asap yang banyak biasanya boleh

menggelapkan/ mengaburkan pandangan. Dalam

keadaan sedemikian, gunakan belakang tangan untuk

meraba jalan menyusur dinding hingga bertemu pintu

keluar.

Page 66: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

7

67

ii. Terperangkap Di Dalam Bangunan Terbakar

Jika anda terperangkap di dalam bangunan semasa berlaku

kebakaran, anda hendaklah bertindak seperti berikut:

1. Cuba buka seberapa banyak pintu bertutup antara jarak

anda dengan api.

2. Sebagai makluman, pintu-pintu boleh menjadi

penyelamat nyawa anda. Tutupkan pintu di belakang

anda dan jauhkan diri dari asap dan bahang. Sumbat

celah-celah pintu dan lubang angin dengan kain atau

apa sahaja bahan yang sesuai bagi mengelakkan asap

masuk (pilih bilik bertingkap dan tunggu untuk

diselamatkan)

3. Pergi ke tingkap bagi mendapatkan udara bersih dan

beri isyarat minta bantuan

4. Buka tingkap di atas dan di bawah untuk membolehkan

udara kotor keluar dan udara bersih masuk

5. Jika keadaan semakin buruk, pandang keluar tingkap,

balut kaki dengan baju, carpet atau sebagainya

(basahkan jika perlu) bagi menahan kepanasan

6. Jangan cuba terjun dari tingkap atau tingkat yang tinggi.

Ramai orang terbunuh kerana tergopoh-gapah terjun.

Tunggu BOMBA atau pasukan penyelamat, jika benar-

benar tiada jalan lain lagi.

6.5 Prosedur Keselamatan Bagi Pemegang Kunci Keselamatan

Kunci merupakan satu alat penting dalam menentukan

keselamatan sesebuah Jabatan. Beberapa langkah yang perlu

dipatuhi bagi menjamin keselamatan kunci pejabat adalah seperti

berikut :

1. Pemegang kunci induk keseluruhan JKSPk adalah dipegang

oleh Pegawai yang dilantik sahaja yang akan memegang

semua kunci jabatan dan daerah di JKSPk. Setiap pengguna

perlu mengisi Buku Rekod Kunci JKSPk jika terdapat keperluan

sahaja.

Page 67: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

8

68

2. Pemegang kunci asal untuk setiap fasiliti lain di jabatan/daerah,

dewan bicara, adalah dipegang oleh Ketua Jabatan dan

Ketua daerah sendiri.

3. Walaubagaimanapun untuk tujuan penggunaan harian semasa

bicara; kunci perlu di ambil daripada kotak kunci di Bilik

Penolong Pegawai Tadbir/Penolong Pendaftar.

4. Kunci-kunci grill untuk memasuki Pejabat Pendaftar/dewan

bicara adalah dipegang oleh Pembantu Am Pejabat dan

dibuka pada waktu pagi sekitar jam 8.00 pagi dan ditutup pada

waktu ptg sekitar jam 5.00 ptg mengikut jadual masing-masing.

Keselamatan Pejabat Pendaftar/dewan bicara adalah di

bawah tanggungjawab Pembantu Am Pejabat ini.

5. Setiap jenis kunci tidak boleh diserahkan kepada pegawai lain

tanpa kebenaran dan adalah DILARANG sama sekali dibuat

„PENDUA‟.

6.6 Panduan Keselamatan Bagi Kawasan Parkir Kenderaan dan

Kawasan Pili Bomba

Bagi memudahkan tindakan segera diambil oleh semua pihak,

berikut merupakan beberapa perkara penting yang perlu dipatuhi

bagi menjamin tiada halangan berlaku semasa sebarang

kecemasan/bencana :

i. Dilarang meletak kenderaan secara BERLAPIS (Double

Parking) di perkarangan JKSPk pada setiap masa.

ii. Meletak kenderaan mestilah secara BERUNDUR sesuai dengan

dasar pelaksanaan EKSA JKSPk

iii. Dilarang meletakkan motosikal di mana-mana kaki lima

bangunan JKSPk

iv. Dilarang meletakkan kenderaan di dalam petak kuning pili

bomba.

7.0 TAKRIF

Takrif adalah istilah khusus untuk menjelaskan beberapa perkara yang

perlu diingati dan difahami oleh setiap warga PMK serta anggota yang

terlibat semasa diancam bencana:

Page 68: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 6

9

69

7.1 ICP (Incident Command Post) : Tempat berkumpul sementara di

hadapan Pejabat Pentadbiran

7.2 Assembly Point : tempat berkumpul iaitu satu lokasi yang selamat

daripada lokasi kebakaran/bencana iaitu di

……………………………….. Sila rujuk PELAN KECEMASAN/

KEBAKARAN JKSPk.

7.3 Call Point : Loceng Penggera Kebakaran

7.4 Pasukan Quick Respose Team (Pasukan QRT) : merupakan satu

Jawatankuasa Adhoc yang dibentuk oleh Pegawai Keselamatan

Jabatan ketika kecemasan/ bencana

7.5 Notis Kebakaran :

Makluman Jenis bunyi penggera kebakaran

Cara menghubungi Perkhidmatan Bomba, dan

Kaedah melawan kebakaran

7.6 Nada Bunyi Loceng Penggera :

7.7 Jenis-jenis kelengkapan/ peralatan bencana yang terdapat di

JKSPk :

Bil Jenis

1. Sistem Penggera Manual

2. Peralatan Melawan Kebakaran

Alat Melawan Kebakaran Manual:

Bunyi Loceng Berpanjangan

Apabila mendengar loceng penggera berbunyi

berpanjangan, ataupun arahan melalui P.A sistem,

tindakan segera mengosongkan bangunan perlu

dimulakan.

Pasukan Quick Respose Team perlu memulakan

arahan bagi membantu kerja-kerja pemadaman

kebakaran/ menyelamat.

Page 69: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

0

70

Alat Pemadam Api Mudah-Alih

Pili Bomba

Gelung Hos

8.0 KELAYAKAN PERSONAL DAN TANGGUNGJAWAB

8.1 AJK Keselamatan Induk di Jabatan/Unit perlu diberi pendedahan dan

kursus/latihan mengenai Kawalan Keselamatan dan pendedahan

tentang aspek menghadapi bencana seperti melawan kebakaran

dan tanggungjawab semasa kebakaran.

8.2 Pegawal Keselamatan perlu menghadiri latihan serta kursus yang

dianjurkan oleh Bomba.

8.3 Setiap daerah mestilah melakukan aktiviti latihan pengungsian

bangunan 2 tahun sekali .

9.0 PELAN TINDAKAN PENGUNGSIAN BANGUNAN

Apabila berlaku kebakaran, prosedur atau peraturan mencegah dan

melawan kebakaran perlu diikuti bagi memastikan keselamatan

bangunan dan manusia terjamin.

BIL

TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

CATATAN/

SENARAI

SEMAK

1. Memaklumkan dengan segera

kepada Pegawai Keselamatan

Jabatan tentang kecemasan/

bencana yang berlaku untuk

tindakan diperingkat Jabatan

Warga JKSPk yang

berhampiran

kawasan bencana

2. Pegawai Keselamatan Jabatan

membentuk Pasukan Quick

Response Team secara adhoc

Pegawai

Keselamatan

Jabatan/Pasukan

QRT

Page 70: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

1

71

3. Hubungi Jabatan Bomba dan

Penyelamat Malaysia berserta

maklumat seperti berikut:

Maklumat ringkas pengadu

Lokasi bencana

Peringkat bencana

Maklumat ringkas berkaitan

bencana

/maklumat mangsa yang

tercedera

Pegawai

Keselamatan

Jabatan/ Pasukan

QRT

4. Memastikan loceng penggera

yang berbunyi berterusan

(sebagai isyarat mengosongkan

bangunan).

Pegawai

Keselamatan

Jabatan/ Pasukan

QRT Warga PMK

5. Bergerak ke ICP (Incident

Command Post) dengan segera

untuk menerima arahan daripada

Ketua Pasukan QRT bertempat di

hadapan Pejabat Pentadbiran

Pasukan Quick

Response Team

6. Bergerak dengan segera ke

tempat berkumpul (Assembly

Point) mengikut Pelan Laluan

Kecemasan di ………………………

Warga JKSPk

7. Mengaturkan dan memastikan

proses pengungsian bangunan

berlaku di setiap aras

Pegawai

Keselamatan

Jabatan/Pasukan

Quick Response

Team/Warga JKSPk

8. Keluar daripada bilik kerja dan

memastikan perkara berikut diberi

perhatian sebelum

menyelamatkan diri ke tempat

berkumpul (bergantung kepada

situasi) :

i. Wang tunai dan dokumen-

dokumen penting dimasukkan

ke dalam kabinet besi dan

Warga JKSPk

Page 71: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

2

72

dikunci; dan

ii. Tutup semua peralatan

komputer atau matikan suis

elektrik

9. Semasa menuruni tangga, jangan

berpatah balik jangan berbuat

bising, bertolak-tolak atau berlari

Warga JKSPk

10. Bertenang dan tinggalkan tempat

itu dengan secepat mungkin.

Warga JKSPk

11. Bergerak dengan posisi

membongkok, jika anda terpaksa

bergerak melalui kawasan

berasap.

Warga JKSPk

12. Jangan memecahkan barisan

semasa mengungsi, jangan berlari

potong-memotong.

Warga JKSPk

13. Laporkan diri di tempat berkumpul

dan jangan tinggalkan tempat

berkumpul sehingga diarahkan

berbuat demikian

Warga JKSPk /

Pasukan QRT

14. Pastikan berkumpul di tempat

yang telah dikhaskan (Assembly

Point) dan mengambil kehadiran.

Warga JKSPk dan

Pasukan QRT

15. Menyemak senarai kakitangan

yang berkumpul.

Pasukan QRT/PP/KU

16. Melaporkan keadaan kepada

Pegawai Bomba dan Ketua

Keselamatan Jabatan

Pegawai

Keselamatan

Jabatan/ Pasukan

QRT

17. Memberikan rawatan awal

kepada mangsa yang tercedera

Pasukan Kesihatan/

Pasukan QRT

18. Bersedia bertindak membantu

pihak bomba jika diperlukan

Pasukan QRT

Page 72: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

3

73

misalnya bantuan peralatan,

maklumat tentang tekanan air

dan saluran bekalan elektrik

10.0 CADANGAN KURSUS DAN LATIHAN

10.1 Semua warga JKSPk dicadangkan untuk menjalani latihan secara

berkala. Latihan hendaklah merangkumi:

• Pencegahan Kebakaran/Bencana

• Tindakan Apabila Mendengar Bunyi Penggera

• Cara Menghubungi Perkhidmatan Bomba Dengan Betul

• Lokasi Dan Cara Mengguna Peralatan

• Laluan Menyelamatkan Diri

• Tempat Berkumpul

• Mengambil Kedatangan

10.2 Latihan (seelok-eloknya tidak diumumkan terlebih dahulu)

hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya satu (1) kali setiap dua

tahun. Latihan dianggap berjaya jika semua pekerja dapat

mengosongkan bangunan dan berada di tempat berkumpul

dalam masa 25 MINIT selepas loceng penggera berbunyi.

10.3 Kakitangan perlu diberikan kursus dan latihan asas supaya sentiasa

sentiasa bersedia jika berlaku bencana. Kursus dan latihan tersebut

boleh dilakukan dua (2) tahun sekali.

10.4 Pegawai dan kakitangan mempunyai pengetahuan yang jelas

mengenai alat pencegahan kebakaran dan selok-belok bangunan

iaitu:

Kedudukan alat pemadam api yang paling berhampiran

dan tahu cara untuk menggunakannya.

Jalan keluar yang berhampiran dan laluan menuju jalan

keluar

Page 73: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

4

74

Bagi keselamatan, laporkan kepada Pegawai Berkenaan

jika anda tidak mendengar isyarat amaran semasa ujian

pengungsian bangunan.

a) Jika mana-mana pintu keluar atau jalan keluar di halang

dengan longgokan barang-barang

b) Jika sebarang alat pemadam api hilang, terlindung,

dirosakkan atau tidak boleh digunakan lagi

c) Jika kunci “Pintu Laluan Kecemasan Terakhir” hilang

11.0 PENJAGAAN KAWASAN BANGUNAN

11.1 Mengamalkan penjagaan kawasan yang bersih dan teratur

11.2 Bersihkan dan buang sampah sarap

11.3 Penyimpanan yang betul bahan-bahan mudah terbakar

Page 74: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

5

75

JADUAL 1

JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK BAGI TAHUN 2014

BIL JABATAN/ UNIT NAMA NO.TEL NO.

PEJABAT

1.

Pengerusi

2. Timbalan

Pengarah

3.

Setiausaha

4.

MRS Ipoh

5.

MRS Tapah

6.

MRS Teluk Intan

7. MRS Kuala

Kangsar

8.

MRS Gerik

9.

MRS Taiping

10.

MRS Parit Buntar

11. Bahagian

Pebtadbiran

12. MTS Perak

Page 75: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

6

76

JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN JKSPk

MATLAMAT UNIT

Mempertingkatkan kualiti keselamatan di JKSPk

Mempertingkatkan aktiviti pemantauan hal-hal keselamatan di JKSPk

meningkatkan kualiti audit keselamatan di JKSPk (Dalaman atau Luaran)

Memastikan keadaan keselamatan JKSPk berada dalam keadaan

terkawal dan baik.

OBJEKTIF

Membuat pemantauan hal-hal keselamatan secara lebih bersepadu

Mengelakkan berlakunya gangguan hal-hal keselamatan

Menjayakan aktiviti/program keselamatan di JKSPk

Memudahkan proses audit keselamatan dalaman atau luaran (berkesan

dan sistematik)

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Antara tugas dan tanggungjawab Ahli JK Keselamatan Pengurusan di JKSPk

adalah :

1. Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa KeselamatanPengurusan

PMK sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil

mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Keselamatan

Pengurusan JKSPk.

2. Membentangkan isu-isu berkaitan dengan hal-hal keselamatan yang

berada di bawah seliaan Ketua Jabatan / Ketua Unit.

Page 76: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

7

77

3. Membincangkan sebarang maklumat keselamatan mengikut agenda

berikut:

a. Status pelaksanaan Kontrak Keselamatan di JKSPk

b. Status pelaksanaan hal-hal keselamatan pejabat dan

persekitarannya

c. Status keselamatan fasiliti gunasama dan khusus termasuk

peralatan di JKSPk

d. Masalah-masalah lain berkaitan dengan keselamatan JKSPk

4. Menjalankan program Pengungsian Bangunan (Fire Drill) sekurang-

kurangnya 1 kali dua tahun

5. Mewujudkan , mengagihkan dan mengemaskini Pelan Laluan

Kecemasan di luar dan dalam bangunan JKSPk

6. Mengetuai pasukan QRT – “Quick Response Team” pada waktu

kecemasan / bencana di JKSPk

7. Memastikan pelaksanaan SOP-Pelan Pengungsian Bangunan Ketika

Kecemasan / Bencana diikuti oleh semua staf di jabatan / unit

8. Melaporkan sebarang kejadian yang tidak diingini melibatkan hal-hal

keselamatan di jabatan/ unit

9. Menguruskan pelantikan Pegawai Keselamatan Pengurusan Jabatan /

Unit.

Page 77: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

8

78

KEANGGOTAAN JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN JKSPk

Fungsi JK Keselamatan Pengurusan JKSPk adalah untuk merancang,

memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek keselamatan di Jabatan /

Unit, PMK

Keanggotaan JK Keselamatan (Induk) JKSPk adalah seperti berikut:-

Pengerusi : Pengarah (JKSPk)

Timbalan Pengerusi : Pegawai Keselamatan Jabatan (Timbalan

Pengarah- Peringkat PMK)

Setiausaha : Pn. Siti Ramlah Binti Ahmad

Ahli-Ahli JK : Semua Ketua Jabatan (Mewakili Jabatan)

Pegawai Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan

(Mewakili Unit)

JADUAL 2

NOMBOR TALIAN KECEMASAN SEKITAR PMK

BIL NAMA JABATAN

KAWASAN NO. PEJABAT

1 Jabatan Bomba dan Penyelamat

Melaka

2 Polis Diraja Malaysia (PDRM)

(Ketua Balai : Insp. Ahmad Hambali B.

Bakar

3 Hospital Melaka

Page 78: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 7

9

79

4 Klinik Kesihatan Tengkera Melaka

(Lorong Pandan)

NOMBOR TALIAN PENGAWAL-PENGAWAL KESELAMATAN

BIL NAMA JAWATAN NO. TELEFON

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Page 79: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 8

0

80

JADUAL 4

PELAN LALUAN KECEMASAN / KEBAKARAN PMK

POLISI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN POLITEKNIK MELAKA

Jabatan Kehakiman Syariah Perak menyedari pentingnya persekitaran tempat

kerja yang selamat dan sihat untuk staf dan orang awam. Oleh itu, Jabatan

Kehakiman Syariah Perak bertanggungjawab mengambil langkah yang

munasabah bagi mengelak dan mengurangkan bahaya demi menjaga

keselamatan, kesihatan dan keselesaan warganya berpandukan kepada Akta

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994.

Page 80: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 8

1

81

Polisi Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Jabatan Kehakiman Syariah Perak :

i) Menyediakan sumber, sIstem dan latihan yang mencukupi untuk

meningkatkan kesedaran mengenai keselamatan dan kesihatan staf,

dan orang awam.

ii) Memastikan kemudahan yang direkabentuk, dibina dan teknologi

yang digunakan serta perkhidmatan yang disediakan menepati

keperluan yang ditetapkan oleh undang-undang.

iii) Memastikan prosedur dan rancangan kontigensi disedia dan

diamalkan bagi menghadapi keadaan kerja yang normal dan semasa

kecemasan.

iv) Mengkaji semula polisi, rancangan dan program dari masa ke semasa

sebagai sebahagian daripada proses peningkatan berterusan.

v) Staf dan orang awam wajib melibatkan diri secara aktif dan mematuhi

polisi ini sepanjang masa.

Page 81: PANDUAN PERLAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S …syariah.perak.gov.my/eksa/images/eksa/panduan.pdf · EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam ... pelaksanaan

2. 8

2

82