garis panduan eksa ipk

GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK

EKSA AMALANKU Page i

EKSA

AMALANKU

ISI KANDUNGAN

PERKARA

MUKASURAT

Prakata Pengarah ii

Tujuan 1

Pengenalan 1

Objektif Pelaksanaan EKSA 2

Dasar EKSA 3

Logo EKSA 3

Faedah Pelaksanaan EKSA 4 – 5

Pelaksanaan EKSA di IPK 6 – 8

Jawatankuasa Induk EKSA 9

Carta Organisasi Induk EKSA 10

Peranan Jawatankuasa 11 – 13

Pembahagian Zon EKSA 14

Pelan Lantai 15

Keseragaman EKSA di IPK 16 – 26

Penutup 27


EKSA AMALANKU Page ii

EKSA

AMALANKU

PRAKATA PENGARAH

Assalamualaikum wbt. Salam EKSA. Salam Sihat Satu Malaysia. Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah rahmat dan kurnia-Nya, IPK

telah berjaya menerbitkan Garispanduan Pelaksanaan

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Seiring dengan

langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi

meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat

usaha - usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui

program EKSA.

EKSA merupakan istilah baharu bagi program 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan

dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini, selari dengan

perubahan dan kehendak semasa. Amalan EKSA dapat membantu warga IPK bekerja dalam

persekitaran kerja yang kondusif dan selesa.

Garispanduan ini merupakan panduan bagi melaksanakan aktiviti kearah mewujudkan persekitaran

kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini juga akan meningkatkan tahap

pengurusan dan penyelenggaraan pejabat kearah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan

pembaziran. Komitmen dan penglibatan semua warga IPK dalam melaksanakan Amalan EKSA ini

merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti jabatan. Amalan ini membentuk disiplin

diri yang baik, semangat kerja berpasukan disamping mewujudkan rasa selesa terhadap

persekitaran tempat kerja.

Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisma pengurusan kawalan

kualiti yang terbukti keberkesanannya dalam mewujudikan suasana persekitaran yang kondusif,

selamat dan membantu dalam penghasilan output yang lebih cekap dalam sesebuah organisasi.

Akhir kalam, besarlah harapan saya agar Garispanduan Pelaksanaan EKSA yang

didokumentasikan ini dapat membantu warga IPK dalam mewujudkan persekitaran kerja yang lebih

kondusif dan produktif.

( DR. NOR IZZAH BT HJ AHMAD SHAUKI ) Pakar Perubatan Kesihatan Awam No. Pendaftaran Penuh MPM : 29127

Pengarah Institut Pengurusan Kesihatan Kementerian Kesihatan Malaysia

Tarikh: September, 2015


EKSA AMALANKU Page 1

EKSA

AMALANKU

PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

=================================

1

TUJUAN

Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Institut

Pengurusan Kesihatan (IPK) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor

Awam) bagi menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif.

Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan pembersihan, kekemasan dan

keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada

kesesuaian di peringkat zon.

2

PENGENALAN

Sehingga hari ini, pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan. Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik

berdasarkan pelaksanaan amalan EKSA merupakan satu pendekatan yang



EKSA

AMALANKU

diterima dan dipraktikkan secara universal. Pelaksanaan amalan EKSA dapat

membantu warga IPK merancang dan melaksanakan usaha-usaha menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian

perkhidmatan kepada pelanggan.

3

OBJEKTIF PELAKSANAAN EKSA

Mengujudkan persekitaran kerja yang sentiasa bersih, kemas dan

selamat sepanjang masa;

Menerapkan amalan budaya korporat dalam aktiviti EKSA;

Meningkatkan kecekapan kearah budaya kerja cermerlang;

Memastikan pekhidmatan untuk pelanggan lebih cepat dan efisyen

dan mesra pelanggan;

Menjadikan EKSA sebagai budaya kerja yang berterusan; dan

Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh kerajaan dari masa ke

semasa.



EKSA

AMALANKU

4

DASAR AMALAN EKSA

Meningkatkan mutu perkhidmatan dan kepuasan pelanggan melalui amalan EKSA

yang berterusan dalam suasana kerja yang kondusif dan harmoni bagi

mengujudkan warga IPK yang ceria, produktif dan inovatif.

5 LOGO EKSA

Keterangan Logo:

Bentuk Bulat : Melambangkan kesepakatan warga IPK dalam melaksanakan Amalan EKSA. Lambang Hati : Warga kerja IPK sedia membantu. Warna Merah : Semangat waja warga kerja IPK dalam memupuk amalan EKSA Warna Kuning : Keceriaan warga kerja IPK dalam melaksanakan amalan EKSA



EKSA

AMALANKU

Warna Biru : Keharmonian dan kerja berpasukan warga IPK Slogan : EKSA AMALANKU Merupakan ikrar warga IPK terhadap pelaksanaan EKSA di jabatan

6

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA

Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti EKSA adalah seperti berikut: a. Peningkatan Produktiviti Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana

dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk

mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang

diproses dapat dipertingkat. Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat

dilakukan dalam masa yang sama.

b. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik,

diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa bersih daripada habuk dan

kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan.

Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu

meningkatkan tahap keselamatan pekerja.



EKSA

AMALANKU

c. Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan

lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan berasa puas hati apabila

diberi layanan mesra, cepat dan dapat menyelesaikan urusan dengan lancar.

Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter

juga dapat disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan.

d. Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan EKSA dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang

bersih, kemas, ceria dan selamat. Amalan EKSA mengharuskan organisasi

menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang

tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej

korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.

e. Penjimatan Kos Pelaksanaan

EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu.

Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, disusun mengikut kaedah “First In

First Out” (FIFO). Kaedah ini memudahkan pegawai mengenalpasti dan

menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi

mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.

f. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat menggalakkan

kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara menyusun secara kemas,

teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan menggalakkan

pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan

secara inovatif.



EKSA

AMALANKU

g. Peningkatan Tahap Keselamatan

Pelaksanaan EKSA meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan

keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/bahan ditempatnya dengan

teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

h. Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan

Pelaksanaan EKSA mewujudkan semangat bekerjasama sepasukan dalam

kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya berjaya dengan penglibatan semua

warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Hal ini

seterusnya mewujudkan satu budaya kerja sepasukan yang mantap dalam

organisasi.

7

PELAKSANAAN EKSA DI IPK

Pelaksanaan amalan EKSA dI IPK melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,

penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas

penglibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan

komitmen semua warga kerja organisasi. Pelaksanaan EKSA perlu melalui

peringkat-peringkat seperti berikut:

i. Peringkat Pertama

Peringkat ini memerlukan IPK melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

Menyediakan Pelan Tindakan EKSA

Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa



EKSA

AMALANKU

Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan EKSA

Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja IPK

Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan

pensijilan untuk tujuan pendedahan.

ii. Peringkat Kedua

Pada peringkat ini IPK perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti

berikut:

Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan

senarai tugas serta tanggungjawab.

Menerangkan objektif EKSA kepada warga kerja IPK

Merasmikan EKSA dan melantik jawatankuasa

iii. Peringkat Ketiga

Peringkat ini memerlukan IPK melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Mewujudkan Zon EKSA dan ahli.

Melaksanakan gotong-royong.

Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk

digunakan.

Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu

dan disusun dengan kemas dan teratur.

Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau

warna mana yang bersesuaian.

Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian



EKSA

AMALANKU

mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan

keseragaman.

iv. Peringkat Keempat

Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti

berikut:

Menubuhkan pasukan audit dalaman.

Menyediakan pelan tindakan audit dalaman

Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.

Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan

v. Peringkat Kelima

Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik.

Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU



EKSA

AMALANKU

8

JAWATANKUASA INDUK EKSA

Penasihat Y. Brs. Dr. Nor Izzah binti Ahmad Shauki Pengarah IPK

Pengerusi Encik. Krishnan a/l Osthaybanoo

Timbalan Pengerusi Dr. Mohd Fairuz bin Abd Razak

Fasilitator Puan Siti Meriam binti Hussein (dari IPPTAR)

Penyelaras Encik Minson Majimbun Y. Bhg. Datin Zarina binti Jahaya

Setiausaha Puan Nizatul Ikhfa bt Rashidy

Jawatankuasa Latihan Puan

Jawatankuasa Promosi Puan Fatimah Zaharah binti Ismail

Jawatankuasa Audit Matron Chandramathy a/p Kandasamy

Jawatankuasa Keceriaan/ Keseragaman

Encik Jeremiah Jaikol

Jawatankuasa Keselamatan Dr. Fairuz bin Abdul Razak



EKSA

AMALANKU

CARTA ORGANISASI INDUK EKSA



EKSA

AMALANKU

9

PERANAN JAWATANKUASA

PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA IPK

Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA

Membentuk pelan pelaksanaan

Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber

kewangan

Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.

Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon

Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah

Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK

Audit EKSA)

Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK

Promosi)

Melatih dan membimbing warga IPK ke arah pembentukan amalan-

amalan EKSA (bantuan JK Latihan)

PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran

kepada kakitangan.

Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan.

Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras

untuk menjalankan aktiviti EKSA



EKSA

AMALANKU

PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.

Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA

Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA

Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.

Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan

tindakan pembetulan diambil dengan memberi cadangan

penambahbaikan.

Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa

pemandu amalan EKSA.

Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan

perlaksanaan audit.

Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-

kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit.

Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan

berterusan



EKSA

AMALANKU

PERANAN JAWATANKUASA KECERIAAN/KESERAGAMAN EKSA

Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk

keceriaan

Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk

keseragaman semua Zon EKSA.

Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep

keceriaan terus diamalkan.

Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru.

Sentiasa memastikan / mengingatkan warga IPK untuk terus

mengekalkan keceriaan pejabat

Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk

keceriaan zon.

PERANAN JAWATANKUASA KESELAMATAN

Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan keselamatan fizikal, dokumen dan komputer

Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit keselematan dan kesihatan.

Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan mengikut zon

Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yagn mematuhi criteria E.



EKSA

AMALANKU

10

PEMBAHAGIAN ZON EKSA

Tujuan pembahagian Zon EKSA di IPK adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan pemantauan amalan EKSA. IPK telah membentuk 3 zon yang berasaskan tema bunga dan warna. Seorang ketua bagi setiap zon dilantik sebagai pemudahcara dan sekaligus merancang dan mengetuai ahli-ahli zon dalam amalan EKSA.

ZON EKSA

BIL

NAMA ZON

TEMPAT

KETUA ZON

1.

Zon Tulip

Aras Bawah

Puan Zawiah

2.

Zon Lavender

Aras 1

Dr. Munirah

3.

Zon Alamanda

Aras 2

En. Sivaganesan

Zon-zon ini turut bertanggungjawab terhadap beberapa kawasan gunasama lain

seperti dewan, bilik latihan, bilik sindiket, studio, stor, jimnasium, bilik mesyuarat,

kafetaria, ballroom, stor, hotel, parkir laluan, lif dan tingkat mezanine.



EKSA

AMALANKU

PELAN LANTAI

ZON TULIP

Bilik-bilik Hotel

ZON ALAMANDA

IT

Perpustakaan

Unit

Pentadbiran

Unit Kewangan

Unit Latihan

Kerusi

tetamu Bilik Kristal/ Audi/ Delima

ZON LAVENDER

ZON TULIP

Ruang menunggu/ Pejabat/ Kaunter/ Surau

Kafetaria

Pejabat NIH Unit

Penyelidikan

Koperasi



EKSA

AMALANKU

10

KESERAGAMAN EKSA DI IPK

Garispanduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama

IPK dalam penyediaan garispanduan EKSA jabatan. IPK menggunakan

garispanduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.

BAHAGIAN PERKARA

A

FAIL DAN DOKUMEN

EKSA

JAWATANKUASA INDUK

Logo EKSA

Dasar EKSA

Carta Organisasi Induk

Jadual Perancangan Zon

Pelan Lokasi Semua Zon

Rekod Mesyuarat / Perbincangan Induk

Gambar Pelancaran

EKSA

Gambar-gambar aktiviti

Laporan-Laporan

Jawatankuasa Pelaksana

Laporan Latihan

Laporan Audit

Laporan Promosi

Laporan Keceriaan/

Keseragaman

JAWATANKUASA ZON Logo EKSA

Dasar EKSA

Carta Organisasi Zon

Jadual Perancangan Zon

Pelan Lokasi Zon

Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon

Gambar Aktiviti Zon

Gambar Sebelum dan Selepas

Laporan dan Teguran Audit

B

SUDUT EKSA

Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA

kepada semua warga Jabatan.

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang berikut:

Dasar EKSA



EKSA

AMALANKU

Carta Organisasi

Jadual Perancangan

Pelan Lokasi

Gambar Aktiviti

Gambar Sebelum dan Selepas

Informasi

Tarikh Kemaskini

C

RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI

Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara-perakra berikut dibenarkan berada di atas meja kerja:

Desktop dan Keyboard Mesin Cetak Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering digunakan. Satu kalender tahun semasa Telefon Buku Nota Tray masuk keluar Stamp pad Cop-cop berkaitan

Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan

bersih

Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan teratur di atas meja.

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Tanda nama, jawatan dan pergerakan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian

Tray surat dilabelkan perkataan KELUAR, MASUK dan SDP. Bagi tray dua tingkat, labelkan KELUAR dan MASUK sahaja.

Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan mudah diambil.

Kew PA7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini.

Kabinet fail pegawai (sekiranya dibekalkan) perlu dilabelkan RASMI (mengikut tingkat yang ada) dan PERIBADI di tingkat paling bawah. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat rasmi.

Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.



EKSA

AMALANKU

Hanya sehelai blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau dibelakang kerusi yang diduduki pegawai.

Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan menggunakan black tape/ casing conduit/ flexible hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan pengguna.

CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara

teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.

Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja.

Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba jabatan diseragamkan dengan imej logo EKSA.

Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan di atas meja.

Kasut/seliper tambahan diletakkan di dalam kotak yang dikhaskan di bawah meja kerja.

Menyediakan tempat khas (bertanda icon bakul sampah) bagi ruang bakul sampah.

Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di satu ruang

yang bersesuaian di dinding bilik atau partition pegawai.

Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang laci tidak

muat untuk menempatkan barangan tersebut) boleh disediakan dan

dilabel dengan kemas untuk kemudahan pegawai. Sekiranya cabinet

tidak disediakan hanya satu (1) bag sahaja boleh diletakkan di bawah

meja pegawai.

D

PELABELAN DAN PENETAPAN LOT

Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.

Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh: penebuk lubang – label dan tanda lot diletakkan di bawah penebuk lubang dengan gambar penebuk lubang sebagai pengenalan.)

Kaedah penggunaan perlu dipamerkan berhampiran tempat alatan

tersebut untuk kemudahan pegawai lain menggunakannya.

E

Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas di



EKSA

AMALANKU

PENGURUSAN LACI MEJA KERJA

ruang/partition/kotak yang dihasilkan mengikut kreativiti zon.

Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai.

Laci bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dan laIn-lain.

Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3 laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.

F

PENGURUSAN DOKUMEN

Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

Fail tutup disusun dirak yang dikhaskan mengikut tahun dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

G

BILIK FAIL

Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas tanpa habuk.

Pelan susun atur fail / pelan lantai bilik fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan carian.

Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor

indeks/rujukan.

Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 60 saat.

Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di bahagian dalam kabinet besi.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus bilik fail.

Etika penggunaan bilik fail dipamerkan.

H

BILIK STOR

Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk dan kemas.

Pelan lantai stor dan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.



EKSA

AMALANKU

Tanda amaran “DILARANG MASUK” dipamerkan dengan jelas.

Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO). (*Penanda Aras Minimum).

Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.

Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

I

BILIK MESYUARAT

Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan.

Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan sempurna dan berfungsi.

Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot in board).

Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.

Papan putih dibersihkan setiap kali selepas mesyuarat selesai.

Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat.

J

BILIK LATIHAN/

DEWAN/

AUDITORIUM

Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja tersusun kemas.

Peralatan dan kemudahan di dalam bilik berada dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan.

Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat.

Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. (kecuali bilik

latihan yang sentiasa berubah susunan)

K

Memastikan lobi hotel disetiap tingkat bersih dan perabut tersusun kemas.



EKSA

AMALANKU

HOTEL

Tunjuk arah bilik hotel dipamerkan dengan jelas.

Bunga-bunga hiasan adalah minimum dan tidak berhabuk

Stor sentiasa kemas dan tersusun.

L

PANTRI

Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas

daripada sebarang serangga atau makhluk perosak dan bau yang tidak

menyenangkan.

Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan manakala pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan dilap kering dan disimpan dalam kabinet.

Labelkan kabinet yang menyimpan peralatan bagi memudahkan carian.

Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.

Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan dilap kering selepas digunakan.

Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih.

Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan dalam peti sejuk.

Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.

Tong sampah disediakan dan ditutup.

Etika di pantri dipamerkan ditempat yang mudah dilihat

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan pantri.

Sediakan jadual pengiliran bertugas di pantry.

M

Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.



EKSA

AMALANKU

SURAU / BILIK SOLAT

Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan.

Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar.

Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas.

Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.

N

TANDAS

Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU yang berfungsi dengan baik.

Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding sentiasa dalam

keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan.

Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas.

Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu).

Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan baik.

Mempamerkan nama pegawai bertanggungjawab menjaga kebersihan tandas.

Mempamerkan etika penggunaan tandas.

O

PERPUSTAKAAN

Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk memudahkan

pelanggan.

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantuan

bahan bacaan.

Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan pelanggan.

Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan pelanggan



EKSA

AMALANKU

Etika ketika berada diperpustakaan dipamerkan.

P

KAFETERIA

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan sentiasa bersih dan disimpan dengan baik.

Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan sentiasa kering dan bersih.

Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.

Mempamerkan etika penggunaan kafetaria ditempat yang mudah dilihat.

Q

LALUAN UTAMA/

KORIDOR

Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas dan tidak menganggu laluan.

Tiada halangan di pintu kecemasan.

Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik.

R

GIMNASIUM

Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan.

Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala.

Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.

Rekod penggunaan gymnasium disediakan.

S

LIF

Lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

Mempamerkan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku

kecemasan.

Mempamerkan nama bahagian/unit bagi setiap aras dengan jelas.

Mempamerkan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkut yang



EKSA

AMALANKU

mengesahkan penyelenggaran lif secara berkala.

T

KAUNTER UTAMA/LOBI

Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut: Sistem maklumbalas pelanggan Direktori warga IPK Brosur mengenai jabatan Maklumat jabatan dan piagam pelanggan

Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan disediakan.

U

BILIK PEMANDU

Meja kerja kemas, tidak berhabuk dan peralatan disusun dengan baik.

Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan

Perhiasan bilik yang minimum untuk tujuan keceriaan.

V

BILIK SERVER

Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas.

Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan.

Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan masuk ke bilik

server

Berkunci setiap masa.

W

PARKIR

Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat.

Petak parkir ditandakan dengan jelas.

Petak parkir VIP dinyatakan dengan jelas.

Petak parkir OKU disediakan

Bagi parkir berbentuk L, kenderaan perlu diparkir secara “ reverse parking” (kecuali kawasan yang berbukit)

Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: Arahan keselamatan



EKSA

AMALANKU

X

KESELAMATAN PERSEKITARAN

Latihan Pengungsian Bangunan (Firedrill) Tanda Amaran Pelan Laluan Kecemasan dan Tempat berkumpul Tanda Arah Laluan Kecemasan

Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu utama terpadam.

Pendawaian dan Kabel: Memastikan pendawaian kabel semua peralatan elektrik

diselenggara dan diikat menggunakan kabel conduit untuk kekemasan.

Plug dilabel mengikut kesesuaian alat.

Memastikan Alat Pemadam Api menepati criteria berikut: Penyelenggaran secara berkala Mempunyai tatacara penggunaan Berkeadaan bersih Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai. Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab menjaga

Laluan Tangga Kecemasan: Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas. Tiada halangan objek diatas tangga kecemasan. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas

dan mudah dilihat.

Y

LAMPU DAN SOKET

Semua lampu berfungsi dengan baik

Soket berfungsi dengan baik

Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.



EKSA

AMALANKU

Z

PENGURUSAN KUNCI

Kunci disimpan diruang penyimpanan yang selamat mengikut tatacara keselamatan yang dibenarkan.

Dipertanggungjawabkan kepada seorang pegawai yang menjaga

Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.

AA

GO GREEN

Penyediaan notis / arahan penjimatan tenaga elektrik

Penggunaan lampu save energy

Penetapan suhu optimum

Penjimatan kertas

Penjimatan air

Kempen hijau

Melaksanakan program kitar semula

BB

KREATIVITI DAN INOVASI

Menggunakan barang terpakai secara kreatif

Melaksanakan inovasi dan amalan terbaik yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga jabatan.



EKSA

AMALANKU

11

PENUTUP

Manual panduan EKSA IPK ini diharapkan dapat memberi panduan kepada

wargakerja IPK dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang di sarankan oleh

EKSA. Wargakerja IPK haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan

untuk mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat

serta mampu menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan mutu

perkhidmatan. Pembudayaan EKSA seterusnya mampu menyumbang kepada

peningkatan imej IPK sebagai sebuah organisasi.

**********TAMAT**************

garis panduan eksa ipk

Documents