garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor awam...

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Hospital Melaka Versi 2.0

GARIS PANDUAN

PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA)

HOSPITAL MELAKA

VERSI 2.0

Disediakan Oleh:

JAWATANKUASA INDUK EKSA

HOSPITAL MELAKA


2 | 78

KANDUNGAN MUKASURAT

1. TUJUAN 1

2. LATAR BELAKANG 1

3. KONSEP (5S) 1

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (5S) 8

5. PRINSIP 5S 9

5.1 SISIH 9

5.2 SUSUN 9

5.3 SAPU 9

5.4 SERAGAM 10

5.5 SENTIASA AMAL 10

6. PERLAKSANAAN EKSA 11

6.1 VISI 11

6.2 MISI 11

6.3 POLISI 11

6.4 OBJEKTIF 11

6.5 LOGO 12

6.6 SLOGAN 12

6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 13

6.8 PEWUJUDAN ZON 18

6.9 KEPERLUAN ZON 21

6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 22

6.11 KEPERLUAN FAIL 24


3 | 78

KANDUNGAN MUKASURAT

6.12 KRITERIA AUDIT 25

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA 26

7.1 KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 27

7.2 KOMPONEN B – RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 31

7.2.1 PERALATAN PEJABAT 31

7.2.2 BILIK / RUANG PENYIMPANAN FAIL 31

7.2.3 HIASAN DALAMAN 34

7.2.4 TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN 34

7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 35

7.2.6 RUANG KAUNTER 35

7.2.7 BILIK HELPDESK / CALL CENTRE 36

7.2.8 LANTAI 36

7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 36

7.2.10 SILING 36

7.2.11 LAMPU DAN SOKET 37

7.2.12 MEJA 37

7.2.13 LACI (MEJA / ALMARI) 38

7.2.14 KERUSI 39

7.2.15 PETI SEJUK 39

7.2.16 KOMPUTER DAN PENCETAK 39

7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 39

7.3 KOMPONEN C – TEMPAT UMUM 40


4 | 78

KANDUNGAN MUKASURAT

7.3.1 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN 40

7.3.2 BILIK LATIHAN 41

7.3.3 MAKMAL KOMPUTER 41

7.3.4 SURAU / BILIK SOLAT 42

7.3.5 WAD PESAKIT 42

7.3.6 PANTRI 43

7.3.7 TANDAS 44

7.3.8 PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMEBR 45

7.3.9 KAUNTER PERKHIDMATAN PELANGGAN / RUANG MENUNGGU 45

7.3.10 LOBI UTAMA / RUANG HADAPAN 46

7.3.11 LALUAN UTAMA / LALUAN AWAM 46

7.4 KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN 47

7.5 KOMPONEN E – KAWASAN PERSEKITARAN 48

7.5.1 TEMPAT MELETAK KENDERAAN 48

7.5.2 KAWASAN PERSEKITARAN HOSPITAL 48

7.5.3 SUDUT / PONDOK PENGAWAL 48

7.5.4 PAPAN TANDA JABATAN / PAPAN TANDA ARAH / PETUNJUK 49

7.5.5 MEDIA / BAHAN PAMERAN 49

7.6 KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS (HOSPITAL) 49

7.6.1 KLINIK PAKAR / BILIK KONSULTASI / BILIK FISIOTERAPI 49

7.6.2 FARMASI 49

7.6.3 BILIK PEGAWAI 50


5 | 78

KANDUNGAN MUKASURAT

7.6.4 BILIK RAWATAN / BILIK PROSEDUR 50

7.6.5 BILIK MAKMAL 50

7.6.6 BILIK / RAK KAD LAWATAN 51

7.6.7 BILIK PEMANDU 51

7.6.8 BILIK MAYAT 51

7.6.9 DAPUR / TEMPAT MASAK 51

7.6.10 BAHAGIAN PENGELUARAN 52

7.6.10.1 BILIK PERCETAKAN / DOKUMENTASI 52

7.6.10.2 MESIN DAN PERALATAN 52

7.6.11 STOR / TEMPAT PENYIMPANAN 54

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 58

9. PENUTUP 58


6 | 78

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Hospital Melaka (HM) dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian diperingkat zon.

2. LATAR BELAKANG

EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi dapat dijimatkan.

3. KONSEP 5S

5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di bawah:

BAHASAJEPUN

BAHASA MALAYSIA

BAHASA INGGERIS

MAKSUD CONTOH

Seiri Sisih Sort Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik.

Membuang sampah


7 | 78

BAHASAJEPUN

BAHASA MALAYSIA

BAHASA INGGERIS

MAKSUD CONTOH

Seiton Susun Set In Order Kekemasan: Menyusun secara kemas dan sistematik, barang yang diperlukan supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.

Berupaya mendapatkan dokumen dalam tempoh 30 saat.

Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu Seragam Standardise Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke Sentiasa Amal

Sustain Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalam merealisasikan EKSA

Lakukan amalan 5S secara harian.


8 | 78

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

4.1 EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam). Justeru dalam garispanduan ini, nama EKSA akan digunakan bagi menggantikan nama 5S.

4.2 Tujuan penjenamaan semula:

4.2.1 Menampilkan imej baru

4.2.2 Kekal relevan

4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri

4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi

4.2.5 Memenuhi keperluan semasa

4.3 Objektif bagi penjenamaan semula:

4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat

4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif

4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif

4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

4.4 Faedah melaksanakan EKSA :

4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)

4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi

4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran

4.4.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam

4.4.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

4.4.6 Meningkatkan semangat kerja berpasukan

4.4.7 Meningkatkan disiplin warga agensi

4.4.8 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

4.4.9 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas


9 | 78

5. PRINSIP 5S

5.1 Sisih

Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Aktiviti sisih melibatkan:

5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera

5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prosedur

5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka kaedah / kos yang paling rendah perlu ditentukan

5.2 Susun

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.

Aktiviti ini melibatkan:

5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu- Keluar Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai tarikh luput yang sama, maka aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan.

5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.

5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.

5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.

5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat asal.

5.3 Sapu

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.


10 | 78


5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.

5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan

5.4 Seragam

5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih dan teratur sepanjang masa.

5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.

5.5 Sentiasa Amal

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan EKSA.


5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.

5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.

5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga hospital

5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui latihan.


11 | 78

6 PELAKSANAAN EKSA

6.1 Visi

Untuk mewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja

6.2 Misi

Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem yang kondusif di kalangan warga hospital

6.3 Polisi

EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan, dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra, sihat, bersih, kemas dan selamat.

6.4 Objektif

6.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa.

6.4.2 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Hospital Melaka.

6.4.3 Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan.

6.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif.

6.4.5 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap kepentingan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)


12 | 78

6.5 Logo

6.6 Slogan Slogan

“Bersih , Kemas, Selamat”


13 | 78

6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan

6.7.1 Carta Organisasi

FASILITATOR

PUAN WONG PEY CHIN

JABATAN FARMASI DAN BEKALAN

DR. NORAZLINA BINTI HAMZAH

JABATAN PATOLOGI

KETUA-KETUA ZON

1. ZON PSIKIATRIK 2. ZON PERUBATAN 3. ZON DERMTOLOGI 4. ZON PEMBEDAHAN 5. ZON ORTOPEDIK 6. ZON ORL 7. ZON ANESTESIOLOGI 8. ZON OFTALMOLOGI 9. ZON PERGIGIAN 10. ZON PENGIMEJAN DAN DIAGNOSTIK 11. ZON PATOLOGI 12. ZON PERUBATAN FORENSIK 13. ZON KECEMASAN DAN TRAUMA 14. ZON REHABILITASI 15. ZON O&G 16. ZON PEDIATRIK 17. ZON FARMASI 18. ZON DIETETIK DAN SAJIAN 19. ZON KERJA SOSIAL PERUBATAN DAN HAL EHWAL ISLAM 20. ZON REKOD PERUBATAN 21. ZON PUSAT RAWATAN HARIAN 22. ZON DEWAN BEDAH 23. ZON PENGURUSAN 1 24. ZON PENGURUSAN 2 25. ZON PENGURUSAN 3 26. ZON PENGURUSAN MAKLUMAT 27. ZON CRC 28. ZON KANTIN 29. ZON KEDAI 30. ZON TASKA

PENYELARAS

ENCIK MOHD FAIRUL ZAMAN BIN ABDUL MANAN

TIMBALAN PENGARAH (PENGURUSAN)

PENGERUSI

DR. NOR AMIZA BINTI MAT AMIN

KETUA JABATAN TRANSFUSI DARAH

PENASIHAT

DR. ZAHARIMAH BINTI ABD KADIR

PENGARAH

SETIAUSAHA

PUAN MASNIDA BINTI OTHMAN

UNIT PERPUSTAKAAN

KETUA UNIT AUDIT

DR. RHAATHEY KISHNA

JABATAN FORENSIK

KETUA UNIT PROMOSI

PUAN SURIYA BINTI HASAN

UNIT PENDIDIKAN PESAKIT

KETUA UNIT LATIHAN

PN. CHOY SUOK TENG

JABATAN FARMASI DAN BEKALAN


14 | 78

6.7.1 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.1.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA.

6.7.1.2 Membentuk pelan pelaksanaan.

6.7.1.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan.

6.7.1.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan dasar hospital.

6.7.1.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua- ketua.

6.7.1.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

6.7.1.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK Audit)

6.7.1.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK Promosi).

6.7.1.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan- amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

6.7.2 Peranan Pengerusi

6.7.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.

6.7.2.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.

6.7.2.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA.

6.7.2.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

6.7.2.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa Pemandu (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.

6.7.2.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.

6.7.2.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan Jawatankuasa Pemandu (Audit, Latihan, Promosi)

6.7.2.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

6.7.3 Peranan Fasilitator

6.7.3.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA.

6.7.3.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan


15 | 78

yang disediakan.

6.7.3.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan

6.7.4 Peranan Penyelaras

6.7.4.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.4.2 Menyelaraskan program EKSA

6.7.4.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA

6.7.4.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA

6.7.4.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA

6.7.4.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

6.7.5 Peranan Sekretariat

6.7.5.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.5.2 Menyelaraskan Program EKSA Hospital Melaka

6.7.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA

6.7.5.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta minit berkaitan pelaksanaan EKSA

6.7.5.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi

6.7.5.6 Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA

6.7.5.7 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA

6.7.5.8 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon

6.7.6 Peranan Jawatankuasa Audit

6.7.6.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan pelaksanaan audit.

6.7.6.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.

6.7.6.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan


16 | 78

yang dikenalpasti semasa proses audit.

6.7.6.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

6.7.6.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

6.7.6.6 Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

6.7.7 Peranan Jawatankuasa Promosi

6.7.7.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA dalam Carta Gantt Induk.

6.7.7.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti pertandingan EKSA : kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA

6.7.7.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

6.7.7.4 Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada yang layak

6.7.7.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

6.7.7.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran terhadap kepentingan EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.8 Peranan Jawatankuasa Latihan

6.7.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja Hospital Melaka.

6.7.8.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA).

6.7.8.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang dijalankan

6.7.8.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.


17 | 78

6.7.9 Peranan Ketua Zon

6.7.9.1 Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon (rujuk pelan pembahagian zon).

6.7.9.2 Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon (rujuk contoh carta organisasi peringkat Zon).

6.7.9.3 Memastikan ahli-ahli JK Pemandu (Latihan / Promosi / Audit) EKSA Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu aktiviti JK Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) peringkat zon secara berjadual.

6.7.9.4 Mengadakan mesyuarat pada setiap bulan dengan ahli-ahli kumpulan.

6.7.9.5 Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta Gantt Zon, selaras dengan Carta Gantt induk.

6.7.9.6 Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA secara berkala.

6.7.9.7 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.

6.7.9.8 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga kerja


18 | 78

6.8 Pewujudan Zon

6.8.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untukmemudahkan pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.

6.8.2 Semua Jabatan dan Unit terlibat di dalam pelaksanaan EKSA Hospital Melaka.

1. Zon Psikiatrik

2. Zon Perubatan Merangkumi Nefrologi

3. Zon Dermatologi

4. Zon Pembedahan

5. Zon Ortopedik

6. Zon ORL

7. Zon Anestesiologi

8. Zon Oftalmologi

9. Zon Pergigian Merangkumi Bedah Mulut Dan Pergigian Pediatrik

10. Zon Pengimejan Dan Diagnostik

11. Zon Patologi

12. Zon Perubatan Forensik

13. Zon Kecemasan Dan Trauma

14. Zon Rehabilitasi Merangkumi Fisioterapi Dan Pemulihan Kerja

15. Zon O&G

16. Zon Pediatrik

17. Zon Farmasi

18. Zon Dietetik Dan Sajian

19. Zon Kerja Sosial Perubatan Dan Hal Ehwal Islam

20. Zon Rekod Perubatan


19 | 78

21. Zon Pusat Rawatan Harian

22. Zon Dewan Bedah

23. Zon Pengurusan 1 merangkumi Ketua Penyelia Hospital, Ketua Penyelia Jururawat, Unit Perhubungan Awam (PRO), Unit Penjagaan Luka, Klinik Mesra, Unit Inovasi, Unit Kejuruteraan Operasi dan Unit Kesihatan Awam

24. Zon Pengurusan 2 merangkumi Unit Sumber Manusia, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan

25. Zon Pengurusan 3 merangkumi Unit Kewangan & Perolehan, Unit Pendidikan Pesakit dan Unit Kawalan Infeksi.

26. Zon Pengurusan Maklumat

27. Zon Pusat Penyelidikan Klinikal (CRC)

28. Zon Kantin

29. Zon Kedai

30. Zon Taska

6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih

terperinci adalah seperti berikut:


20 | 78

6.1.1 Pelan lantai zon yang meneangkan pembahagian zon dengan lebih terperinci adalah seperti berik

Zon 13

Zon 10

Zon 8

Zon 14

Zon 7

Zon 22

Zon 21

Zon 27

Zon 29

Zon 17

Zon 18

Zon 20

Zon 12

Zon 23

Zon 24 Zon 28

Zon 26

Zon 19

Zon 1

Zon 4, 15, 16,

Zon 5, 14

Zon 2

Zon 25

Zon 3, 6

Zon 9

Zon 11

PELAN LANTAI HOSPITAL MELAKA (Merujuk kepada bilangan zon pada 6.8.2)


21 | 78

FORENSIK PERUBATAN

REKOD PERUBATAN

ARAS BAWAH – BLOK BARU

ARAS SATU (A) – BLOK BARU

ZON PEMBEDAHAN

OFTALMOLOGI

ORL

PEDIATRIK


22 | 78

ARAS SATU (B) – BLOK BARU

ZON PEMBEDAHAN

OFTALMOLOGI

ORL

DERMATOLOGI

O&G

PERUBATAN


23 | 78

ARAS SATU (C) – BLOK BARU

FARMASI

PENGURUSAN 3

KEDAI


24 | 78

ARAS SATU (D) – BLOK BARU

FISIOTERAPI

PENGIMEJAN & DIAGNOSTIK

PUSAT RAWATAN HARIAN

KECEMASAN & TRAUMA


25 | 78

ARAS DUA – BLOK BARU

O&G

PERUBATAN

ARAS TIGA – BLOK BARU

O&G

PERUBATAN


26 | 78

ARAS EMPAT – BLOK BARU

PERUBATAN

ZON PEMBEDAHAN


27 | 78

PATOLOGI

PERGIGIAN


28 | 78

BLOK A – ARAS BAWAH

PERUBATAN

BLOK A – ARAS SATU

O&G


29 | 78

BLOK A – ARAS DUA

PEMBEDAHAN

BLOK A – ARAS TIGA

O&G

PEERUBATAN


30 | 78

BLOK A – ARAS EMPAT

PEMBEDAHAN

BLOK B – ARAS BAWAH

PERUBATAN

PEDIATRIK

PERUBATAN


31 | 78

BLOK B – ARAS SATU

BLOK B – ARAS TIGA

PEMBEDAHAN

PERUBATAN

O & G

PEMBEDAHAN

PERUBATAN


32 | 78

BLOK C – ARAS BAWAH

BLOK C – ARAS SATU

PSIKIATRIK

PSIKIATRIK


33 | 78

BLOK C – ARAS DUA

BLOK C – ARAS TIGA

PSIKIATRIK

PERUBATAN


34 | 78

BLOK C – ARAS EMPAT

BLOK D – ARAS BAWAH

PERUBATAN

PERUBATAN


35 | 78

BLOK D – ARAS SATU

BLOK D – ARAS DUA

ORTOPEDIK

ORTOPEDIK


36 | 78

BLOK D – ARAS TIGA

BLOK D – ARAS EMPAT

ORTOPEDIK

ORTOPEDIK


37 | 78

BLOK PENTADBIRAN – ARAS BAWAH

PENGURUSAN 1

BLOK PENTADBIRAN – ARAS SATU

PENGURUSAN 2


38 | 78

BLOK PENTADBIRAN – ARAS DUA

PENGURUSAN MAKLUMAT

KA

UN

TER

TANDAS BILIK 2 BILIK 1

PANTRI

BILIK 4 BILIK 3

BILIK FAIL KERJA SOSIAL PERUBATAN DAN

HAL EHWAL ISLAM


39 | 78

PUSAT PENYELIDIKAN KLINIKAL –

ARAS BAWAH

BILIK KETUA CRC

BILIK PENYELARAS

CRC

RUANG PEJABAT

BILIK MESYUARAT

BILIK KOMPUTER

STOR

TANDAS

TANDAS

PUSAT PENYELIDIKAN KLINIKAL –

ARAS SATU


40 | 78

KOMPLEKS ILMU

ORTOPEDIK PENGURUSAN 3


41 | 78

6.2 Keperluan Zon

6.2.1 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.

6.2.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh Ketua Zon tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Pengarah Hospital selaku Penaung Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.2.3 Contoh Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA peringkat Zon :

Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:

6.2.3.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon

6.2.3.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon

6.2.3.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA

6.2.3.4 Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA peringkat zon

6.2.3.5 Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon

6.2.3.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA sepertimana yang dinyatakan dalam Garispanduan Pelaksanaan EKSA Hospital Melaka yang terkini

6.2.3.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.

6.2.3.8 Menyediakan Sudut EKSA Zon di lokasi yang strategik.

6.2.3.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA peringkat zon.

Ketua Zon

Setiausaha

Ketua Unit Promosi Ketua Unit Latihan Ketua Unit Audit


42 | 78

6.3 Keperluan Sudut EKSA

6.3.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

6.3.1.1 Nama Zon

6.3.1.2 Polisi ,Objektif, Visi & Misi EKSA

6.3.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

6.3.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

6.3.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)

6.3.1.6 Carta Organisasi Zon(Catatan: peringkat zon sahaja)

6.3.1.7 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta lengkap bertarikh)

6.3.1.8 Logo EKSA Hospital Melaka

6.3.1.9 Slogan EKSA Hospital Melaka

6.3.1.10 Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti seperti Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan slot Buletin EKSA )

6.3.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau secara maya

6.3.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh Penyelaras Zon, perlu dipamerkan.


43 | 78

6.3.4 Contoh Sudut EKSA (yang dipamerkan pada dinding / papan kenyataan) adalah seperti berikut:

6.3.5 Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan aktiviti EKSA termasuk gambar sebelum & selepas, gotong royong, anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA.


44 | 78

6.4 Keperluan Fail

6.4.1 Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pelaksana, Pemandu (Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.

6.4.2 Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:

BIL TAJUK BAHAGIAN

(PARTITION) KANDUNGAN

FAIL YANG BERKAITAN

1 PENGENALAN Polisi, Objektif dan Garispanduan EKSA

Fail Induk, Jawatankuasa (Pemandu) dan Zon

2 CARTA ORGANISASI Carta Organisasi Induk , Jawatankuasa (Pemandu) dan Zon


3 PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan / zon masing-masing

Fail Induk dan Zon sahaja

4 CARTA GANTT Carta Gantt Induk / JK (Pemandu)

/ Zon masing-masing


5 MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat yang disimpan mengikut peringkat jawatankuasa masing-masing


6 GAMBAR AKTIVITI Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA . Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama


7 GAMBAR SEBELUM DAN SELEPAS

Gambar yang diambil mempamerkan suasana sebelum dan selepas pelaksanaan EKSA. Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama

Fail Induk dan Zon

8 AUDIT Kriteria dan keputusan audit (Seperti di bawah)

Fail Induk, Jawatankuasa Audit dan Zon


45 | 78

6.4.3 Bagi maklumat dokumen tambahan seperti memo, surat, rekod belanjawan, maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA selain dari yang dinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi boleh dibuat dalam fail yang sama dengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partition dalam Fail EKSA (5S) di bawah tajuk „9.LAIN-LAIN’.

6.4.4 Alternatif cara mendokumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang berasingan adalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu dinamakan sebagai Fail EKSA-LAIN-LAIN

6.5 Kriteria Audit

6.5.1 Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan SEPERTI DI LAMPIRAN.


46 | 78

7 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di hospital ini.

Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C :Tempat Umum

Komponen D :Keselamatan Persekitaran

Komponen E :Kawasan Persekitaran Fasiliti

Komponen F :Tempat Khusus


47 | 78

7.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

7.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 20 pecahan komponen yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.

7.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah:

SUB KOMPONEN

TANGGUNGJAWAB AKTIVITI

A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras dengan Polisi EKSA hospital

A2 JK Pelaksana (melalui penyelaras)

Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Polisi EKSA dan memastikan semua wargakerja memahaminya

A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)

Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua wargakerja

A4 Sekretariat

(JK Pelaksana)

Setiausaha (JK

Latihan,Promosi & Audit dan

JK Zon)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK Pelaksana Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh hospital

A6 Ketua Zon Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA ditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan


48 | 78

SUB KOMPONEN


A7 JK Pelaksana Ketua Zon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut

i. JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

A8 JK Pelaksana

JK Latihan,Promosi dan Audit

JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt

ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit

iii. Melaksana Program EKSA

A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA

A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan

A11 Penyelaras JK Pelaksana

Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit

Ketua Zon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan Hospital/ Mesyuarat JK Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan wargakerja hospital


49 | 78

SUB KOMPONEN


A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)

A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit

(Pelaksana)

Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut

i. Anugerah Zon terbaik

ii. Anugerah Bahagian terbaik

iii. Anugerah Workstation terbaik

iv. Anugerah Tandas terbaik

v. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik

vi. Anugerah Go Green terbaik

A16 JK Pelaksana dengan bantuanFasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

A17 JK Promosi (Pelaksana) Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga hospital

i. Hebahan secara media cetak –

Buletin

ii. Hebahan secara media elektronik-

infoblast, portal

A18 JK Pelaksana

JK Zon

Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota

A19 JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai


50 | 78

SUB KOMPONEN


A20 JK Zon

Sekretariat

(JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zon)

Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut

i. Notis / Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik

save energy

iii. Penetapan suhu optimum

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan Air

vi. Kempen Hijau dan kitar semula

Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)


51 | 78

7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat

7.2.1 Peralatan Pejabat

7.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / tray

dalam laci

7.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat

7.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda atau berlabel

7.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami

7.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian

7.2.1.6 Susun Atur Peralatan Pejabat :

7.2.1.6.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.1.6.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat

7.2.1.6.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai

7.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

(Panduan Pengurusan Pejabat)

7.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik

7.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu tersusun dan kemas

7.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks

7.2.2.4 Susun atur fail


52 | 78

7.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan

7.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas dan mudah dilihat.

7.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah diperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail)

7.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail

7.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja

7.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet

7.2.2.5 Format pelabelan fail

7.2.2.5.1 Tetulang fail mengandungi: 7.2.2.5.1.1 Logo HM 7.2.2.5.1.2 Tajuk fail

7.2.2.5.1.3 Singkatan nama Jabatan / unit 7.2.2.5.1.4 Nombor susunan fail

CONTOH TETULANG RING FILE :

B-2-1

Manual

Prosedur

Kerja

FARMASI

HM

LOGO HM

TAJUK FAIL

(Nota : Tulisan secara

melintang atau

menegak mengikut

keseragaman fail di zon

masing-masing

NAMA

SINGKATAN

JABATAN/UNIT &

HM

RUANG UNTUK

KREATIVITI/

GAMBAR

NOMBOR SUSUNAN FAIL.

‘B-2-1’ : LOKASI

KABINET/RAK –ARAS –

NOMBOR TURUTAN

DOKUMEN

** JIKA HANYA KABINET/RAK YANG MEMPUNYAI 1 ARAS, HANYA MASUKKAN

NOMBOR TURUTAN DOKUMEN SAHAJA


53 | 78

7.2.2.5.2 Muka depan fail mengandungi:

7.2.2.5.2.1 Logo HM

7.2.2.5.2.2 Tajuk fail

7.2.2.5.2.3 Nama Jabatan / Unit

CONTOH MUKA DEPAN RING FILE

7.2.2.5.3 Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label mengikut kesesuaian fail

7.2.2.6 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif / tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail)

7.2.2.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail

7.2.2.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan

7.2.2.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami

7.2.2.10 Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi

MANUAL

PROSEDUR

KERJA

JABATAN FARMASI

HM

LOGO HM

TAJUK FAIL

NAMA

JABATAN/UNIT &

HM


54 | 78

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.2.3 Hiasan Dalaman

7.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)

7.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya

7.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.

7.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.

7.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

7.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

7.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan

7.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit

7.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap

partition dan bilik pegawai

7.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.


55 | 78

7.2.5 Ruang Kerja Terperingkat

7.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan

7.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa

7.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)

7.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan

7.2.6 Ruang Kaunter

7.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas

7.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan dan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan

7.2.6.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat

7.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan)

7.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan

7.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan.

7.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra Pelanggan


56 | 78

7.2.7 Bilik Help Desk / Call Centre

7.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat

7.2.7.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis)

7.2.8 Lantai

7.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak.

7.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi

7.2.8.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

7.2.9 Dinding / Partition Pegawai

7.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik

7.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat

7.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai

7.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur

7.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan

7.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition

7.2.10 Siling

7.2.10.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik

7.2.10.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan

7.2.10.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif


57 | 78

untuk pembaikan segera perlu diambil.

7.2.11 Lampu dan soket

7.2.11.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami

7.2.11.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik

7.2.11.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik

7.2.11.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.

7.2.12 Meja

7.2.12.1 Di bahagian atas meja

7.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan

7.2.12.1.2 Satu sudut mini bersaiz A4 dibenarkan untuk tapak hiasan (optional)

7.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori anggota (optional)

7.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa

7.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan

7.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)

7.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja

7.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah

7.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape / cable casing

7.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama


58 | 78

7.2.13 Laci (Meja / Almari)

7.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas

7.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

7.2.13.2.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

7.2.13.2.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan

7.2.13.2.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain

7.2.13.3 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

7.2.13.3.1 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

7.2.13.3.2 Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan / barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain

7.2.13.4 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:

7.2.13.4.1 Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN).

7.2.13.4.2 Meja adalah meja gunasama di bilik tertentu seperti bilik Jururawat bertugas, atas faktor keselamatan, dibenarkan untuk menggunakan laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai PERIBADI

7.2.13.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang bersesuaian dan disusun kemas

7.2.13.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur

7.2.13.7 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih


59 | 78

7.2.14 Kerusi

7.2.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan

7.2.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari/tempat sangkut tidak disediakan)

7.2.14.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, selesa dan bersih.

7.2.15 Peti Sejuk

7.2.15.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan yang baik.

7.2.15.2 Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.

7.2.15.3 Peti sejuk yang menyimpan bekalan ubat / sampel / reagen mempunyai rekod suhu yang sentiasa dikemaskinikan sepanjang masa.

7.2.15.4 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam bilik

7.2.16 Komputer dan pencetak

7.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna

7.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk

7.2.16.3 Pastikan komputer ditutup (shut down) sebelum pulang

7.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan

7.2.16.5 Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif EKSA HM.

7.2.17 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot)

7.2.17.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan)

7.2.17.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon


60 | 78

7.3 Komponen C: Tempat Umum

Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk pelawat.

Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah:

7.3.1 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan berada dalam keadaan berikut:

7.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

7.3.1.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik

7.3.1.3 Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan

7.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan

7.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board)

7.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian dan lain-lain)

7.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai

7.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan

7.3.1.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai

7.3.1.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat

7.3.1.11 Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di bilik mesyuarat / bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.

7.3.1.12 Kerusi dinomborkan dan pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

7.3.1.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian

7.3.1.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)


61 | 78

7.3.2 Bilik Latihan

Bilik Latihan adalah merangkumi Auditorium Hospital dan semua bilik Seminar dalam hospital

7.3.2.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

7.3.2.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain)

7.3.2.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik

7.3.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang baik

7.3.2.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif

7.3.2.6 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.3.3 Makmal Komputer

7.3.3.1 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan

7.3.3.2 Sistem susunan yang teratur dan barang-barang yang disimpan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) apabila diperlukan

7.3.3.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik

7.3.3.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif

7.3.3.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang baik

7.3.3.6 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)


62 | 78

7.3.4 Surau / Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:

7.3.4.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik

7.3.4.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai

7.3.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas

7.3.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau / Bilik Solat

7.3.4.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan

7.3.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan

7.3.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas

7.3.4.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi

7.3.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan

7.3.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai

7.3.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar

7.3.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan

7.3.4.13 Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.

7.3.4.14 Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau / bilik solat, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.

7.3.4.15 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

7.3.5 Wad Pesakit

Wad Pesakit adalah merangkumi semua wad di dalam hospital, unit rawatan rapi dan unit rawatan harian.

7.3.5.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan

7.3.5.2 Semua peralatan berada dalam keadaan baik, bersih dan tersusun.


63 | 78

7.3.5.3 Setiap katil dipaparkan dengan nama pesakit dan nombor katil dengan jelas

7.3.5.4 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

7.3.5.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan.

7.3.5.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) di dalam semua bilik dipaparkan.

7.3.6 Pantri

7.3.6.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau

7.3.6.2 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan

7.3.6.3 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindari bau yang tidak menyenangkan

7.3.6.4 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau

7.3.6.5 Semua peralatan / perabot dan perkakasan disusun kemas dan teratur setelah digunakan

7.3.6.6 Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakasan di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)

7.3.6.7 Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakan di atas meja dan sinki selepas digunakan

7.3.6.8 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak

7.3.6.9 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas

7.3.6.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan

7.3.6.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (Contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional)

7.3.6.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan

7.3.6.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan

7.3.6.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)


64 | 78

7.3.7 Tandas

7.3.7.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering

7.3.7.2 Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas:

7.3.7.2.1 Bekas sampah

7.3.7.2.2 Cecair pencuci

7.3.7.2.3 Kertas tisu

7.3.7.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama

7.3.7.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang

7.3.7.5 Semua lampu berfungsi dengan baik

7.3.7.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap dengan penyelak.

7.3.7.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat

7.3.7.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna

7.3.7.9 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna

7.3.7.10 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering

7.3.7.11 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun

7.3.7.12 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan

7.3.7.13 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang menyenangkan

7.3.7.14 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik

7.3.7.15 Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik

7.3.7.16 Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang bersih, baik dan berfungsi.

7.3.7.17 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air


65 | 78

7.3.7.18 Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari

7.3.7.19 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.3.8 Perpustakaan / Pusat Sumber

7.3.8.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas

7.3.8.2 Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah dicapai (seperti rak/ tanda/ label/abjad/bahan)

7.3.8.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik

7.3.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat

7.3.9 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu

7.3.9.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun

7.3.9.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar

7.3.9.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik

7.3.9.4 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria

7.3.9.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat

7.3.9.6 Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.

7.3.9.7 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

7.3.9.7.1 Sistem Maklumbalas Pelanggan

7.3.9.7.2 Direktori Anggota

7.3.9.7.3 Borang-borang / Brosur berkaitan

7.3.9.8 Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada dilaksanakan

7.3.9.9 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan


66 | 78

7.3.10 Lobi Utama / Ruang hadapan

7.3.10.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas dan ceria.

7.3.10.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik

7.3.10.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang laluan.

7.3.10.4 Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat

7.3.10.5 Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

7.3.10.5.1 Direktori Anggota

7.3.10.5.2 Sudut Informasi untuk Pelanggan

7.3.10.5.3 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

7.3.11 Laluan Utama/ Laluan Awam

7.3.11.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan

7.3.11.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan

7.3.11.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan

7.3.11.4 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

7.3.11.5 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup


67 | 78

7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:

7.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya)

7.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang

7.4.1.3 Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.

7.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran

7.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri

7.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)

7.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-barang pra pelupusan)

7.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran luaran dan dalaman Hospital Melaka (Contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya)

7.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih dan diletakkan ditempat yang susuai dan mudah dicapai.

7.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera

7.4.2 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:

7.4.2.1 Arahan Keselamatan

7.4.2.2 Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill)

7.4.2.3 Tanda amaran

7.4.2.4 Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul

7.4.2.5 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya


68 | 78

7.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran

7.5.1 Tempat Meletak Kenderaan

7.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat

7.5.1.2 Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas

7.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih

7.5.1.4 Kemudahan parkir untuk OKU disediakan

7.5.2 Kawasan Persekitaran Hospital

7.5.2.1 Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik

7.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran hospital berkeadaan baik dan tidak berlubang / rosak

7.5.2.3 Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan selamat untuk digunakan

7.5.2.4 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan dipatuhi, ada disediakan

7.5.2.5 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan

7.5.2.6 Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang

7.5.2.7 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi

7.5.2.8 Kawasan / Tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik

7.5.2.9 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih

7.5.2.10 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

7.5.3 Sudut / Pondok Pengawal

7.5.3.1 Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih

7.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu)


69 | 78

7.5.4 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk

Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:

7.5.4.1 Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat

7.5.4.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih

7.5.4.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami

7.5.4.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik

7.5.4.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan

7.5.5 Media / Bahan Pameran

7.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa

7.5.5.2 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur

7.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan

7.6 Komponen F: Tempat Khusus (Hospital)

7.6.1 Klinik Pakar / Bilik Konsultasi / Bilik Fisioterapi

7.6.1.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.


7.6.1.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam semua bilik.

7.6.2 Farmasi

7.6.2.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun


7.6.2.3 Ubat-ubatan disusun dan dilabel dengan jelas, baik dan teratur

7.6.2.4 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam semua bilik


70 | 78

7.6.3 Bilik Pegawai

7.6.3.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian

7.6.3.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya

7.6.3.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti

7.6.3.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

7.6.4 Bilik Rawatan / Bilik Prosedur



7.6.4.3 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas

7.6.4.4 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam, ada disediakan dengan lengkap

7.6.4.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam semua bilik

7.6.4.6 Senarai ubat troli kecemasan ada dan lengkap

7.6.4.7 Semua simpanan ubat berkeadaan baik dan belum luput tarikh

7.6.5 Bilik Makmal

7.6.5.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami

7.6.5.2 Persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat


7.6.5.4 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan

7.6.5.5 Senarai aset alihan kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam semua bilik

7.6.5.6 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam, ada dan disediakan dengan lengkap


71 | 78

7.6.6 Bilik / Rak Kad Rawatan

7.6.6.1 Pelan susun atur / pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat

7.6.6.2 Persekitaran bilik adalah bersih, tidak berdebu dan tersusun dengan kemas

7.6.6.3 Semua peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

7.6.6.4 Kad rawatan disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian / capaian

7.6.6.5 Senarai indeks dan nombor kad disediakan

7.6.6.6 Etika dan peraturan penggunaan bilik kad rawatan dipaparkan dengan yang jelas untuk dipatuhi oleh warga kerja hospital

7.6.7 Bilik Pemandu

7.6.7.1 Pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat

7.6.7.2 Senarai inventori (KEW-PA 7) dipaparkan

7.6.7.3 Meja kerja sentiasa kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik

7.6.7.4 Perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat disediakan

7.6.8 Bilik Mayat



7.6.8.3 Suhu peti penyimpanan mayat direkod dan dikemaskini

7.6.8.4 Mayat disusun dengan teratur (Islam / Bukan Islam)

7.6.9 Dapur / Tempat Masak

7.6.9.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami

7.6.9.2 Persekitaran dapur / tempat masak bersih, kemas dan selamat

7.6.9.3 Semua peralatan berasa dalam keadaan baik dan tersusun

7.6.9.4 Suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskinikan sepanjang masa

7.6.9.5 Senarai asset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam semua bilik.


72 | 78

7.6.10 Bahagian Pengeluaran

7.6.10.1 Bilik Percetakan / Dokumentasi

7.6.10.1.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan

7.6.10.1.2 Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai

7.6.10.1.3 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau simbol alatan

7.6.10.1.4 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur, dilabelkan dengan nama alatan serta disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula

7.6.10.1.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami

7.6.10.1.6 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain- lain)

7.6.10.2 Mesin dan Peralatan

7.6.10.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja

7.6.10.2.2 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin

7.6.10.2.3 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin

7.6.10.2.4 Tiada barang diletakkan di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair

7.6.10.2.5 Tanda berhati-hati (Contoh AWAS) perlu diletakkan pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain

7.6.10.2.6 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian perlu ada

7.6.10.2.7 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan


73 | 78

7.6.10.2.8 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA perlu dipaparkan berhampiran dengan mesin/peralatan yang rosak

7.6.10.2.9 Senarai Item Rosak juga perlu dipaparkan dan diletakkan berhampiran dengan barang tersebut. Maklumat seperti tarikh aduan kerosakan, nombor aduan serta jenis tindakan perlu dinyatakan dalam senarai tersebut

7.6.10.2.10 Contoh paparan adalah sebagaimana dinyatakan di bawah:

TANDA PENEMPATAN SEMENTARA:

Format SENARAI ITEM ROSAK:

NO NAMA ITEM TARIKH ADUAN

KEROSAKAN TINDAKAN

(baiki / lupus) PELAPOR

1

2

3

4

5

SEMENTARA


74 | 78

7.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009(TPS)

7.6.11.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

7.6.11.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan difahami

7.6.11.1.2 Borang permohonan stok

7.6.11.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas

7.6.11.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor

7.6.11.2 Dalam Stor

7.6.11.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas

7.6.11.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan / komponen barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor)

7.6.11.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil / dicapai / dicari

7.6.11.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak diperlukan, berada di dalam stor

7.6.11.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli)

7.6.11.2.6 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan unsur korporat

7.6.11.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.6.11.2.8 Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan kemas

7.6.11.2.9 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga kerja


75 | 78

7.6.11.3 Simpanan Barang di Stor

7.6.11.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor

7.6.11.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out (LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama aturan Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO) digunakan

7.6.11.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:

7.6.11.4 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya

7.6.11.5 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua- duanya sekali

7.6.11.6 Setiap rak bertingkat diberikan satu huruf. Setiap para melintang diberikan nombor bermula dari R1 bagi rak bawah dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. Jika terdapat pembahagi rak, setiap pembahagi diberikan nombor. Contoh berikut:

Kedudukan lokasi simpanan :

bola : CR3-1

bintang :CR3-3

Kedudukan lokasi simpanan : bola : C1R3-1 bintang :C2R3-1

KABINET C

C1 C2

KABINET C


76 | 78

7.6.11.6.1 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat

7.6.11.6.2 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama

7.6.11.6.3 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas

7.6.11.6.4 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan

7.6.11.6.5 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab

7.6.11.6.6 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai- pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian)

7.6.11.6.7 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

7.6.11.6.8 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor

7.6.11.6.9 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang mempunyai spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti sejuk mesti direkodkan dan dikemaskini manakala suhu bilik dipantau sepanjang masa

7.6.11.7 Simpanan Barang Toxic

7.6.11.7.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel

7.6.11.7.2 Peralatan seperti rak/ pallet/ alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya

7.6.11.7.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi

7.6.11.7.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik


77 | 78

7.6.11.7.5 Mempunyai tanda arah / label/ abjad bagi setiap barangan siap

7.6.11.7.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran

7.6.11.7.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.6.11.8 Keselamatan dan Kebersihan Stor

7.6.11.8.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

7.6.11.8.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba

7.6.11.8.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan

7.6.11.8.1.3 Digantung pada bracket yang di pasang didinding dan berpakir

7.6.11.8.1.4 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh : System Water Sprinkler dan Hose Reel)

7.6.11.8.1.5 Pencahayaan yang mencukupi

7.6.11.8.2 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan

MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas

7.6.11.8.3 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir


78 | 78

8. Keupayaan Sumber Manusia

8.1 Dari segi penampilan diri dan imej

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan

8.2 Perhubungan dengan rakan sejawat

Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya, dapat diamalkan

8.3 Perhubungan dengan pelanggan

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu

8.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan

9 Penutup

Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga Hospital Melaka dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang.

garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor awam...

Documents