kriteria audit dalam eksa 2014

Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif

Kriteria Audit Dalaman Amalan Ekosistem KOndusif Sektor Awam [EKSA]

Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Perak

1. 2

2

KRITERIA AUDIT DALAMAN

AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN A : DASAR, PERANCANGAN DAN DOKUMENTASI

Dasar Umum

Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh

pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam

melaksanakan Persekitaran Berkualiti EKSA. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam

menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan

Persekitaran Berkualiti EKSA Jabatan.

1. Bahasa

1.1 Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras

dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.

1.2 Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti

nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di

dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau

maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.

1.3 Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia

hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.

2. “Standard”

2.1 Jabatan akan menyediakan suatu “standard” yang akan diikuti

dan dipatuhi.

1. 3

3

2.2 “Standard” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di

semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.

2.3 “Standard” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan

kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.

3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.

3.1. Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan

selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat

pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan

Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.

4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan

4.1 Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti EKSA

hendaklah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem

Kualiti yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.

4.2 Ini termasuklah MS ISO 9001:2008, MS 1900:2005 dan Petunjuk

Prestasi Awam (KPI).

5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan

5.1 Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau

agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis

Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan

Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.

5.2 Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun atur perabut

dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan data/maklumat.

6. Seragam

1. 4

4

6.1 Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan

pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.

6.2 Pelaksanaan EKSA mestilah seragam di peringkat daerah

melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui

penyeragamannya di peringkat Jabatan.

7. Mesra Pelanggan

7.1 Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan EKSA juga

hendaklah bersifat mesra pelanggan.

7.2 Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU)

dan Warga Emas.

7.3 Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di

tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami.

8. Penerapan Nilai dan Etika Murni

8.1 Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900:2005, penerapan Nilai

dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti

mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-

dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.

8.2 Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan

Jabatan dengan baik dan sopan.

8.3 Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan peraturan

yang berkuatkuasa.

9. Berimej Korperat, Bersih dan Teratur

1. 5

5

9.1. Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu

mengekalkan imej Korporat sebagai sebuah jabatan

perkhidmatan awam.

9.2. Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.

9.3. Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan

menggunakan warna yang seragam. Bagi label tulisan hitam dan

latar belakang putih manakala untuk petunjuk arah tulisan putih

latar belakang hitam.

9.4. Hiasan adalah minima dan bersesuaian.

10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan

10.1. Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip

pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan

kemudahkesanan.

10.2. Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti

dan inovasi

10.3. Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga

kakitangan.

10.4. Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan

dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

10.5. Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang

bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat

seliaannya.

10.6. Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah

mudah dikesan.

1. 6

6

Dasar EKSA

1 Mengandungi Visi, Misi, Polisi, Objektif, Slogan dan Logo.

2 Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan.

3 Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi.

4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.

5 Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti

pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja.

6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan,

kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan

berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat

Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan

dan Hakim-hakim di peringkat daerah.

2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti

program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam

mesyuarat pengurusan.

Jawatankuasa Induk EKSA

1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan perlantikannya.

2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras, Setiausaha dan tiga

Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan dan

promosi).

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan induk

disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.

1. 7

7

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat

dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam

setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah

menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan

dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai

keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Jawatankuasa Latihan Induk

1 Pengerusi Jawatankuasa Latihan dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan

dipersijilkan perlantikannya.

2 Bertanggungjawab untuk mengenalpasti keperluan latihan,

merancang dan melaksanakan program latihan.

3 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang

dirancang.

4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan

baik dan dikemaskini.

5 Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.

Jawatankuasa Promosi Induk

1 Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan

1. 8

8



dirancang.

3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah

menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.



5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli

di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta

menjadi panduan.

6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

7 Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan

dan diedarkan kepada setiap zon.

Jawatankuasa Audit Induk

1 Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan



dirancang.

3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah

menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.

4 Aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut jadual.



6 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

7 Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan

dibuat.

1. 9

9

8 Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai

dan disebarkan ke setiap zon.

9 Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk

memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Sudut EKSA (Induk)

1 Disediakan dalam bentuk maya.

2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4 Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan

gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.

5 Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.

6 Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk

hendaklah dipaparkan.

7 Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.

Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon

1. Pengerusi Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan

perlantikannya.

2. Terdiri daripada Pengerusi Jawatankuasa audit dan promosi.

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan

disediakan dengan jelas.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat

dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diurus

1. 1

0

10

dengan baik dan dikemaskini.

Jawatankuasa Promosi Zon

1 Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Pejabat ( Pengerusi)


dirancang.

3 Aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut jadual.



5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli

di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta

menjadi panduan.

6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

Jawatankuasa Audit Zon

1 Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Pejabat (Pengerusi).


dirancang.



4 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun

diperingkat zon sebelum auditan Induk dijalankan.

1. Penemuan hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan

pengetahuan kepada semua kakitangan.

1. 1

1

11

Sudut EKSA (Zon)

1 Disediakan dalam bentuk maya.

2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.

3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.

4 Terdapat Pelan Lantai.

5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar)

6 Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah

memuaskan.

Rekod Aktiviti EKSA ( induk / zon)

1 Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.

2 Semua aktiviti direkodkan secara maya.

3 Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.

4 Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan

pengemaskinian.

Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan

1 Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk

mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi

penghargaan sebagai galakan.

2. Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat

agensi (induk) seperti contoh-contoh anugerah berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

1. 1

2

12

iv. Ruang kerja “ work station” Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil Kreativiti

vii. Anugerah Go Green Terbaik

3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada di peringkat

jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.

4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti warga kerja.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi. seperti contoh-contoh

berikut:

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/Kegunaan EKSA

iv. Barangan sedia ada ditambahbaik

Tindakan Penjimatan / Go Green

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara

menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy

iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)

iv. Penjimatan kertas

1. 1

3

13

v. Penjimatan air

vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)

3. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut

Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.

a. Bekas Biru – Kertas

b. Bekas Coklat – Kaca

c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik

4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga mengikut format

yang disediakan dengan mengambil kira aspek penjimatan seperti

contoh:

i. Kos ; atau

ii. Masa ; atau

iii. Tenaga Pekerja

1. 1

4

14

KRITERIA AUDIT DALAMAN


BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

2 Menyedia program pemantauan dan memastikan

jadual pembersihan dipatuhi.

Dinding dan Siling

1. 1

5

15

3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan

dalam keadaan baik.

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras

dengan imej korporat.

Lampu Dan Soket

5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam

keadaan baik.

6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan

baik.

7

Menyediakan pelabelan lampu di bilik atau ruang

gunasama menggunakan kaedah bernombor yang

berimej korporat ( yang melebihi 2 suis )

Susun Atur Peralatan

7 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.

8

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition

dalam keadaan teratur, kemas dan seragam :

i. CPU

ii. Tray IN/ OUT

iii. Folder/ fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

1. 1

6

16

Keadaan Peralatan

9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas

meja/ tray dalam laci.

10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan.

11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang

disimpan dalam ruang tertentu / laci.

12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu,

bersih dan kemas.

13

Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan

gunasama. (yang bersesuaian)

1. Fotostat

2. Mesin faks

3. Telefon

4. Alat siar raya

14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan

peralatan disusun kemas.

Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

1. 1

7

17

15

Menyediakan tanda nama dan jawatan

pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang

seragam.

16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi

menunjukkan seksyen/unit.

17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan

yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan

strategik dan mudah dilihat.

Perhiasan

19

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras


20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu

dan dalam keadaan baik.

21

Mempamerkan maklumat korporat jabatan dan sentiasa

dikemaskini ( carta organisasi, piagam pelanggan, visi,

misi )

Keperluan Umum

1. 1

8

18

22 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat.

23

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 2

suis).

24 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua

bilik/ruang.

25

Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap

ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk

dihubungi.

26 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara

penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

27 Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan

sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

28 Tetapan suhu penghawa dingin

RUANG KERJA

Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

1. 1

9

19

29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

30 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras


Bilik Pegawai

31 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

32 Memastikan susunan perabot kemas, teratur dan

bersesuaian.

33



Stor Peralatan Pejabat

34

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

35

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan

teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan

cepat dan pantas.

36 Menyediakan label pada setiap barang/bahan.

1. 2

0

20

37

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga

kerja.

38 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemaskini.

39 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak

diperlukan turut disimpan di dalam stor.

40 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Bilik Fail

41

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

42 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

43

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan

yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian

dalam tempoh 30 saat.

1. 2

1

21

44

Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

45

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada

setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

46 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk

semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

46 Memaparkan etika ketika berada di dalam bilik fail.

47 Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor

bilangan kes, di tepi atas sebelah kanan fail.

48

Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam

kabinet fail disusun dengan tetulang disusun tegak

dengan nombor rujukan menghala ke hadapan. Cara

susunan fail ( contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail

senang dilihat )

49 Rak fail aktif perlu mempunyai indeks senarai kes

mengikut tarikh.

Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

1. 2

2

22

50

Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi

kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun

iv. Kemas v. Selamat

51 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

Bilik Pemandu

52 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan

disusun dengan baik.

53



Bilik Server/Terperingkat

54

Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

1. 2

3

23

GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN


BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM

Kaunter Utama

1. Kaunter utama berimej korporat hendaklah memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

1. 2

4

24

2. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan

kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.

5. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.

Ruang Menunggu

1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan

dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.

2. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas

dan teratur.

3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

Laluan Utama

1. Semua susunan peralatan atau hiasan di sepanjang laluan hendaklah

sentiasa kemas, bersih dan teratur.

2. Hendaklah dipastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu

kecemasan.

Bilik Mesyuarat

1 Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding , mikrofon, skrin

komputer, projector hendaklah berada dalam keadaan baik.

2 Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.

3 Mempamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat dan di jaga

dengan baik.

4 Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas

digunakan.

1. 2

5

25

Perpustakaan / Pusat Sumber

1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang

memudahkan pelanggan.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan

bahan bacaan.

4. Menyediakan indek buku.

Surau / Bilik Solat

1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan

tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh

digunakan dan dalam keadaan bersih.

2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh jabatan Mufti

Negeri Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling,

Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan

bacaan, tempat letak / rak kasut, selipar,label “ surau lelaki/ wanita”.

3. Memastikan Tempat wuduk bersih dan kering.

Lif

1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi

2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku

kecemasan.

3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan

penyelenggaraan lif secara berkala.

5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik.

6. Kemudahan OKU disediakan.

7. Mempamerkan arahan keselamatan jika berlaku kecemasan.

1. 2

6

26

Pantri

1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

2. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah (organik dan bukan organik).

4. Larangan penggunaan polisterin dan digalakkan mengguna pinggan

dan cawan yang boleh di guna semula.

Tandas

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

4. Memastikan pengudaraan tandas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan

penggunaan tandas

6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

1. 2

7

27



BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan tindakan Kecemasan

1) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul apabila berlaku

kebakaran

v. Tanda arah laluan kecemasan.

2) Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat serta tiada

halangan.

Pendawaian/ Kabel

1) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan

selamat.

Peralatan Pencegahan Kebakaran

1) Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

2) Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

3) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

4) Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas dan berfungsi dengan

baik.

5) Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

Kawasan Larangan

1) Mewujudkan langkah-langkah yang dikehendaki untuk mencegah

kemasukan orang-orang yang tidak dibenarkan mengikut arahan

keselamatan seperti berikut :

[i] Menghadkan pintu keluar masuk.

[ii] Mengadakan papan-papan kenyataan di tempat-tempat yang

sesuai bagi menunjukkan kawasan atau tempat itu adalah kawasan

larangan atau tempat larangan.

Pas Keselamatan

1) Mewujudkan sistem pas keselamatan atau kad pengenalan jabatan.

2) Setiap orang yang berada di kawasan pejabat hendaklah

mempamerkan identiti sebagai pelawat atau pegawai jabatan.

1. 2

9

29



BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,

pelawat dan OKU.

2. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan sistem kawalan laluan yang mudah difahami dan dipatuhi.

4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan.

5. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan

panjang.

6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .

7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau

dan diuruskan dengan baik.

8. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

1. 3

0

30

Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)

1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

2. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.

3. Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.



BAHAGIAN F: TEMPAT KHUSUS

1. KAMAR BICARA

a. Memastikan persekitaran kamar bicara bersih, kemas dan

selamat.

b. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk selesa dan

mencukupi.

c. Menyediakan etika semasa berada di dalam kamar bicara.

2. BILIK TAHANAN

a. Memastikan persekitaran bilik tahanan bersih, kemas dan

selamat.

1. 3

1

31

b. Memastikan pengudaraan baik dan bilik tahanan tidak

berbau.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada

dalam keadaan baik dan berfungsi.

3. RUANG MENUNGGU

a. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan

bacaan dalam keadaan bersih, kemas dan ceria.

b. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan

bersih, kemas dan selamat.

c. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan

mencukupi.

d. Menyediakan papan kenyataan yang mengandungi

informasi yang berkaitan dan dikemaskini.

4. BILIK SAKSI

a. Memastikan persekitaran bilik saksi bersih, kemas dan

selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan bilik saksi.

5. BILIK SULH / RUNDINGCARA

a. Memastikan persekitaran bilik sulh / rundingcara bersih,

kemas dan selamat.

b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan

penggunaan bilik sulh / rundingcara.

c. Memaparkan proses sulh / rundingcara yang jelas untuk

dipatuhi.

6. BILIK SEBUTAN

a. Memastikan persekitaran bilik sebutan bersih, kemas dan

selamat.

1. 3

2

32


penggunaan bilik sebutan.

7. Dewan bicara

a. Memastikan persekitaran dewan bicara bersih, kemas dan

selamat.


penggunaan dewan bicara.

c. Memastikan peralatan dan kemudahan ICT / siaraya dalam

dewan bicara berfungsi dengan baik dan diselenggara.

8. BILIK PEGUAM / PENDAKWA

a. Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas

dan selamat.


penggunaan bilik peguam / pendakwa.

c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada

dalam keadaan baik dan boleh berfungsi.

kriteria audit dalam eksa 2014

Documents