garis panduan pelaksanaan amalan eksa

GA

RIS

PA

ND

UA

N

PELA

KSA

NA

AN

AM

ALA

N E

KO

SIS

TEM

KO

ND

USIF

SEK

TO

R A

WA

M

[ EK

SA

]

ARAS 5, MENARA PERSEKUTUAN,

JALAN PERSEKUTUAN, AYER KEROH, 75450 MELAKA

TEL : 06-2895000 / FAX : 06-2345201

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

NEGERI MELAKA

DISEDIAKAN OLEH :

JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

TARIKH KEMASKINI : 21 SEPTEMBER 2015

1 | 7 5

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKSA


NEGERI MELAKA

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. TUJUAN 4

2. LATAR BELAKANG 4

3. KONSEP (5S) 4 - 5

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA 5 – 7

5. PRINSIP 5S 7 - 9

5.1 SISIH 7

5.2 SUSUN 7 - 8

5.3 SAPU 8

5.4 SERAGAM 8

5.5 SENTIASA AMAL 8 - 9

6. PELAKSANAAN EKSA 9 - 36

6.1 VISI 9

6.2 MISI 9

6.3 POLISI 9

6.4 OBJEKTIF 9

6.5 LOGO 10

6.6 SLOGAN 10

6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA DAN PERANAN 11 - 17

2 | 7 5



NEGERI MELAKA


6.8 PEWUJUDAN ZON 17 – 18

6.9 KEPERLUAN ZON 19

6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 19 – 20

6.11 KEPERLUAN FAIL 20 – 21

6.12 KRITERIA AUDIT 21 - 36

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

7.1 KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 37 – 40

7.2 KOMPONEN B – RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

7.2.1 LANTAI 41

7.2.2 DINDING DAN SILING 41

7.2.3 LAMPU DAN SOKET 41

7.2.4 PERLABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH

42

7.2.5 PERHIASAN 42 – 43

7.2.6 KEPERLUAN UMUM 43

7.2.7 PERALATAN GUNASAMA 43

7.2.8 MEJA KERJA / KUBIKEL KERJA 43 – 49

7.2.9 BILIK PEGAWAI 50

7.2.10 STOR AM 50 – 51

7.2.11 BILIK DOKUMEN 51 – 56

7.2.12 BILIK UTILITI 56 – 57

7.2.13 BILIK PRINTER / BILIK SERVER 57

3 | 7 5



NEGERI MELAKA


7.3 KOMPONEN C – TEMPAT UMUM

7.3.1 RUANG HADAPAN / LOBI UTAMA 58 – 59

7.3.2 KAUNTER UTAMA 59

7.3.3 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN / BILIK LATIHAN

60 – 61

7.3.4 BILIK BACAAN 61

7.3.5 BILIK REKREASI 61

7.3.6 SURAU / BILIK SOLAT 62 – 63

7.3.7 PANTRI 63 – 64

7.3.8 TANDAS (TERMASUK TANDAS OKU) 64 – 66

7.3.9 LALUAN UTAMA / LALUAN AWAM 66

7.4 KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN 67 – 68

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 68

9. LAMPIRAN 69

9.1 LAMPIRAN 1 – FORMAT PELAN LANTAI 70

9.2 LAMPIRAN 2 – FORMAT CARTA PERSON IN CHARGE 71

9.3 LAMPIRAN 3 – ETIKA PENGGUNAAN PERALATAN / RUANG GUNASAMA

72

9.4 LAMPIRAN 4 - FORMAT CARTA PERGERAKAN PEGAWAI

73

9.5 LAMPIRAN 5 - PANDUAN PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API

74

10. PENUTUP 75

4 | 7 5



NEGERI MELAKA

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Jabatan

Akauntan Negara Malaysia Negeri Melaka dalam mengamalkan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif

dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi piawaian

tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja.

Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

2. LATAR BELAKANG

EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat

dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan

pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi dapat

dijimatkan.

3. KONSEP 5S

5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke

Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang

dinyatakan di dalam jadual di bawah:

JEPUN ENGLISH B.MELAYU MAKSUD CONTOH

Seiri Sort Sisih Mengasing & Membuang

Membuang yang tidak diperlukan

5 | 7 5



NEGERI MELAKA

JEPUN ENGLISH B.MELAYU MAKSUD CONTOH

Seiton Set In order Susun Rapi & Kemas 30 saat masa

pencarian

Seiso Shine Sapu Membersih Workstation yang tidak berhabuk

Seiketsu Standardise Seragam Mengikut Piawaian

Fail Meja, SOP

Shitsuke Sustain Sentiasa

Amal Disiplin

Mengamalkan 5S

berterusan.

1. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM)

4.1 PENGENALAN

EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah

diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan

Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam).

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S

yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baru. EKSA

bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini,

sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada

pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Lima elemen baru yang

ditambah adalah :

4.1.1 Imej Korporat.

4.1.2 Kreativiti Dan Inovasi

4.1.3 Amalan Hijau

4.1.4 Persekitaran Kondusif

6 | 7 5



NEGERI MELAKA

4.1.5 Kepelbagaian Agensi Justeru dalam garispanduan ini, nama EKSA akan digunakan bagi

menggantikan nama 5S.

4.2 TUJUAN

4.2.1 Menampilkan imej baru

4.2.2 Kekal relevan

4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri

4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi

4.2.5 Memenuhi keperluan semasa

4.3 OBJEKTIF

4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat

4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif

4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif

4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

4.4 FAEDAH

4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan

rapi)

4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi

4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran

4.4.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam

4.4.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

4.4.6 Meningkatkan semangat kerja berpasukan

4.4.7 Meningkatkan disiplin warga agensi

4.4.8 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

7 | 7 5



NEGERI MELAKA

4.4.9 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

5. PRINSIP 5S

5.1 Sisih

Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang

tidak diperlukan di tempat kerja.

Aktiviti sisih melibatkan:

5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera.

5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa

akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prosedur.

5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka

kaedah / kos yang paling rendah perlu ditentukan.

5 .2 Susun

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada

barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas,

berkesan dan selamat.

Aktiviti ini melibatkan:

5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu Keluar

Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak

mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai tarikh

luput yang sama, maka aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar

Dulu) akan digunakan.

5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.

5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.

5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30

saat.

8 | 7 5



NEGERI MELAKA

5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa

adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali

ke tempat asal.

5.3 Sapu

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam

keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.


5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.

5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

ditetapkan.

5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

penyelenggaraan.

5.4 Seragam

5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja

bersih dan teratur sepanjang masa.

5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur atau format.

5.5 Sentiasa Amal

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan

seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan EKSA.


5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.

5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.

9 | 7 5



NEGERI MELAKA

5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha

yang ditunjukkan oleh warga JANM.

5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui

latihan.

6. PELAKSANAAN EKSA

6.1 Visi

Menjadikan Pejabat Perakaunan Kerajaan yang cemerlang dengan

mengutamakan perkhidmatan terbaik melalui amalan persekitaran yang bersih,

teratur dan sistematik.

6.2 Misi

Membudayakan amalan EKSA di kalangan warga jabatan.

6.3 Polisi

Kami warga JANM Melaka beriltizam menjadikan Amalan EKSA sebagai budaya

berterusan kearah prestasi kerja yang cekap dan cemerlang melalui persekitaran

yang bersih, sistematik, selesa dan selamat demi kepuasan pelanggan.

6.4 Objektif

6.4.1 Meningkatkan semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

6.4.2 Melatih warga kerja kearah budaya inovatif, kreatif dan kaizen ditempat

kerja.

6.4.3 Mewujudkan persekitaran yang kemas, teratur, selamat dan kondusif.

6.4.4 Menerapkan budaya mengutamakan kebersihan kepada setiap warga

kerja.

10 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.5 Logo

6.6 Slogan

“Bersih, Selamat, Jimat”

11 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan

6.7.1 Carta Organisasi

JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

PENGERUSI

CIK NORIFAH BINTI NORDIN

FASILITATOR PN NAZLINA BT. SABUDIN

PN NUR ADILA BT. ABD RAZAK PN AZATU FAZILAH BT.SALLEH

PENGARAH PENYELARAS

EN LOKMAN BIN LATIP

KETUA SEKRETARIAT PN ROZAINAH BT. RAUZAN

PENGARAH

KETUA JAWATANKUASA AUDIT

EN. MOHD HAIZAN BIN KADIS

KETUA JAWATANKUASA LATIHAN

EN HANAFI BIN HUSAINI

KETUA JAWATANKUASA PROMOSI

CIK SUMARNI BT. KAMARUZAMAN

KETUA-KETUA ZON

EN MOHD ADYIRWAN B. ARSHAD Ketua Zon Tuah

PN. HASNAH BT. ZAKARIA

Ketua Zon Lekiu

PN. HANIZAH BT.MOHD SHARIFF Ketua Zon Lekir

PN NORHASYIKIN BT. MD ALI

Ketua Zon Kasturi

PN NOR RASHIDAH BT. KADAM Ketua Zon Jebat

12 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.3

Peranan Pengerusi

a) Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA .

b) Membentuk pelan pelaksanaan.

c) Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber

kewangan.

d) Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan

dasar jabatan.

e) Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-

ketua.

f) Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

g) Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan

JK Audit).

h) Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan

bantuan JK Promosi).

i) Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-

amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

a) Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.

b) Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA .

c) Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA.

d) Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

e) Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa

Pelaksana (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.

f) Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.

13 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7.4 Peranan Fasilitator

6.7.5 Peranan Penyelaras

g) Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan

Jawatankuasa Pelaksana (Audit, Latihan, Promosi).

h) Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

i) Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan

terbaik.

a) Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli

kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA.

b) Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan

yang disediakan.

c) Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan.


a) Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

b) Menyelaraskan program EKSA.

c) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.


e) Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA.

f) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.

14 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7.6 Peranan Sekretariat

6.7.7 Peranan Jawatankuasa Audit

g) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi.

a) Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

EKSA.

b) Menyelaraskan Program EKSA.

c) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

d) Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta

minit berkaitan pelaksanaan EKSA.

e) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi.

f) Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan

perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA.

g) Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon .

h) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.

a) Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan

pelaksanaan audit.

b) Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman

EKSA.

15 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7.8 Peranan Jawatankuasa Promosi

c) Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan

yang dikenalpasti semasa proses audit.

d) Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

e) Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA

kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

f) Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA dalam

Carta Perbatuan Induk.

b) Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti

pertandingan EKSA :kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi

memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA.

c) Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan

aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

d) Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada

yang layak.

e) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

f) Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

terhadap kepentingan EKSA di kalangan warga kerja kepada

Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

16 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.7.9 Peranan Jawatankuasa Latihan

6.7.10 Peranan Ketua Zon

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk

amalan EKSA kepada semua warga kerja JANM Melaka.

b) Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil

belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh

aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.

(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil

keputusan audit aktiviti EKSA).

c) Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang

dijalankan.

d) Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang

untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya .

a) Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon (rujuk pelan

pembahagian zon).

b) Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon

c) Memastikan ahli-ahli JK Pelaksana (Latihan / Promosi / Audit)

EKSA Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu aktiviti

JK Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) di zon secara

berjadual.

17 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.8 Pewujudan Zon

6.8.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan aktiviti yang dijalankan.

6.8.2 Senarai lima (5) zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA JANM Negeri

Melaka:

1. Zon Tuah

2. Zon Kasturi

3. Zon Jebat

4. Zon Lekir

5. Zon Lekiu

d) Mengadakan mesyuarat dengan ahli-ahli kumpulan.

e) Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta

Perbatuan Zon, selaras dengan Carta Perbatuan Induk.

f) Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA secara berkala.

g) Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti

EKSA.

h) Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga

kerja.

18 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih

terperinci adalah seperti berikut:

PETUNJUK :

ZON JEBAT

ZON KASTURI

ZON LEKIR

ZON LEKIU

ZON TUAH

19 | 7 5



NEGERI MELAKA

6.9 Keperluan Zon

6.9.1 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.

6.9.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh Ketua Zon

tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Pengarah JANM Negeri

Melaka selaku Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

6.9.3 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:

1. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon.

2. Membentuk jawatankuasa peringkat zon.

3. Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA.

4. Melaksana aktiviti-aktiviti 5S peringkat zon.

5. Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon.

6. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA sepertimana yang

dinyatakan dalam Garis Panduan Pelaksanaan EKSA JANM Negeri

Melaka yang terkini.

7. Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.

8. Menyedia dan sentiasa mengemaskini maklumat EKSA peringkat

zon dan menyerahkan maklumat tersebut kepada Sekretariat untuk

didokumentasikan secara maya melalui portal jabatan.

6.10 Keperluan Sudut EKSA

6.10.1 Sudut EKSA akan disediakan oleh Sekretariat. Sehubungan dengan itu,

semua Jawatankuasa Pelaksana dan Zon perlu mengemukakan

maklumat-maklumat berikut kepada Sekretariat untuk diselaraskan di

sudut tersebut.

1. Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana / Zon

2. Carta Perbatuan (Catatan: peringkat Jawatankuasa Pelaksana /

Zon sahaja)

20 | 7 5



NEGERI MELAKA

3. Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana / Zon

4. Rekod aktiviti

5. Gambar sebelum & selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA.

6. Laporan Audit Dalaman

6.10.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

menggunakan papan kenyataan dan secara maya.

6.10.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA perlu dipamerkan.

6.11 Keperluan Fail

6.11.1 Dokumentasi pelaksanaan EKSA akan dilaksanakan secara maya melalui

portal Jabatan dan sudut maya jabatan. Walaubagaimanapun,

Jawatankuasa Pelaksana perlu mewujudkan Fail EKSA.

6.11.2 Setiap Jawatankuasa / Zon perlu mengemukakan maklumat berikut

kepada Sekretariat untuk didokumentasikan secara fizikal dan maya:

1. Nama Jawatankuasa / Zon

2. Carta Organisasi Jawatankuasa / Zon

3. Carta Perbatuan Jawatankuasa / Zon

4. Minit Mesyuarat Jawatankuasa / Zon

5. Gambar Aktiviti Jawatankuasa / Zon

6. Gambar Sebelum dan Selepas

7. Keputusan Audit Dalaman.

6.11.3 Bagi penyediaan Fail EKSA di peringkat Jawatankuasa Pelaksana,

Sekretariat perlu memastikan dokumen-dokumen berikut dilengkapkan di

dalam fail :

1. Senarai Kandungan

2. Polisi EKSA

3. Objektif EKSA

4. Visi dan Misi EKSA

5. Logo dan Slogan EKSA

21 | 7 5



NEGERI MELAKA

1Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar

EKSA agensi.

Garis panduan

tidak disediakan

Garis panduan

disediakan kepada

sebahagian warga

agensi

Garis panduan

disediakan kepada

semua warga

agensi

2Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta

memastikan semua warga kerja memahaminya.

Dasar dan Garis

Panduan EKSA

tidak disebarkan

Dasar dan Garis

Panduan EKSA

disebar dan

difahami oleh

sebahagian warga

Dasar dan Garis

Panduan EKSA

disebar dan

difahami oleh

semua warga

1 5

A1) Dasar / Polisi EKSA

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 2 43

KOMPONEN A

6. Garis Panduan Pelaksanaan EKSA

7. Memo Perlantikan

8. Carta Organisasi

9. Pelan Lantai

10. Carta Perbatuan Induk

11. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk

12. Pengiktirafan

13. Kreativiti Dan Inovasi

14. Penjimatan / Go Green

15. Surat Menyurat

6.11.4 Bagi maklumat dokumen tambahan lain-lain yang berkaitan dengan aktiviti

EKSA selain dari yang dinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi

boleh dibuat dalam fail yang sama dengan cara menambahkan satu lagi

bahagian / partition dalam Fail EKSA di bawah tajuk “LAIN-LAIN”.

6.12 Kriteria Audit

6.12.1 Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah

dikeluarkan seperti berikut :-

6.12.2 Komponen A :

22 | 7 5



NEGERI MELAKA

3Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh

semua warga agensi.

Amalan EKSA

tidak diamal dan

dipatuhi oleh

warga agensi

Amalan EKSA

diamal dan

dipatuhi oleh

sebahagian warga

agensi

Amalan EKSA

diamal dan

dipatuhi oleh

semua warga

agensi

4

Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA

termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan

sentiasa dikemaskini:

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikan Jawatankuasa

iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

Dokumentasi tidak

teratur dan tidak

dikemaskini

Sebahagian

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

Semua

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

5

Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti

ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh

agensi.

Tiada

keseragaman

Keseragaman

pada sebahagian

agensi

Keseragaman

pada keseluruhan

agensi

a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat

yang strategik (secara maya atau fizikal) dan

mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Dasar EKSA agensi

ii. Carta organisasi

iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS

iv. Pelan lantai

v. Carta Perbatuan semasa

vi. Informasi/hebahan

vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA

Sudut EKSA

tidak disediakan

Sudut EKSA

disediakan tetapi

hanya

mengandungi dua

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

disediakan tetapi

hanya

mengandungi tiga

hingga empat

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

mengandungi

semua perkara

seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

mengandungi

semua perkara

seperti dicadang

serta dipaparkan

secara kreatif dan

inovatif

b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan

sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.

Tidak terkini dan

tidak berada

dalam keadaan

baik

Sebahagian

sahaja yang

terkini dan dalam

keadaan baik

Terkini dan berada

dalam keadaan

baik

a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana

EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3)

Jawatankuasa seperti berikut:

i. Jawatankuasa Latihan

ii. Jawatankuasa Promosi

iii. Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa

Pelaksana tidak

dibentuk dan tidak

dilantik

Jawatankuasa

Pelaksana

dibentuk dan

dilantik tetapi

hanya mempunyai

satu hingga dua

jawatankuasa

yang disyorkan

Jawatankuasa

Pelaksana

dibentuk dan

dilantik serta

mempunyai

semua

jawatankuasa

yang disyorkan

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Ekosistem EKSA. Fasilitator tidak

dilantik

Fasilitator dilantik

tapi tidak terlatih

Fasilitator telah

dilantik dan

terlatih

8

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA

secara berkala seperti berikut:

i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti

ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit

iii. Melaksana program pengayaan ilmu

Program/aktiviti

EKSA tidak

dirancang dan

dilaksanakan

Program/aktiviti

EKSA dirancang

tetapi tidak

dilaksanakan

Program/aktiviti

EKSA dirancang

dan dilaksanakan

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

1 5

A1) Dasar / Polisi EKSA

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 2

6

43

7

23 | 7 5



NEGERI MELAKA

9Melibatkan pengurusan atasan sebagai

penaung/penasihat EKSA.

Pengurusan

atasan bukan

penaung/

penasihat EKSA

Pengurusan

atasan sebagai

penaung/

penasihat EKSA

10Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA

seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

Program tidak

dilaksanakan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan yang

kurang aktif

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan yang

aktif tanpa

penglibatan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan yang

aktif dengan

sebahagiannya

melibatkan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan yang

aktif dengan

penglibatan

pengurusan

atasan

sepenuhnya

11Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti

EKSA dalam mesyuarat pengurusan.

Aktiviti EKSA

tidak dibentang

dan dilaporkan

dalam mesyuarat

pengurusan

Sebahagian aktiviti

EKSA dibentang

dan dilaporkan

dalam mesyuarat

pengurusan

Semua aktiviti

EKSA dibentang

dan dilaporkan

dalam mesyuarat

pengurusan

12

Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara

berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau

agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

Audit Dalam tidak

dilaksanakan

Audit Dalam

dilaksanakan

sekali dalam satu

tahun

Audit Dalam

dilaksanakan

mengikut jadual

13Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman

dan tindakan susulan warga agensi.

Hasil/laporan

Audit Dalam tidak

disebarkan

Hasil/laporan

Audit Dalam

disebarkan

kepada

sebahagian warga

Hasil/laporan

Audit Dalam

disebarkan

kepada semua

warga

14

Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA

di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah

berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Workstation Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil kreativiti terbaik

vii. Anugerah Go Green terbaik

Program

pengiktirafan tidak

dilaksanakan

Satu hingga dua

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Sekurang-

kurangnya tiga

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Empat program

pengiktirafan

dilaksanakan

Lima atau lebih

program

pengiktirafan

dilaksanakan

15

Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di

peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-

lain.

Tiada pengiktirafan

diterima/tidak

ditanda aras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan

tetapi tidak

ditanda aras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan dan

ditanda aras oleh

agensi lain

16Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai

program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Program

pengiktirafan tidak

disebarkan

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada

sebahagian warga

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada semua

warga

1 5KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

2

A5) Pengiktirafan

43

24 | 7 5



NEGERI MELAKA

17Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.

Program inovasi/

Best Practice

tidak dilaksanakan

Program inovasi/

Best Practice

dilaksanakan

18

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti

contoh-contoh berikut:

i. Kreativiti mengguna barangan terpakai

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/kegunaan EKSA

Program kreativiti

dan inovasi tidak

dilaksanakan

Program kreativiti

dan inovasi

dilaksanakan

a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber

secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/ arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy

iii. Penetapan suhu optimum

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan air

vi. Kempen hijau

Tidak

melaksanakan

program

penjimatan tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya dua

program

penjimatan tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya tiga

program

penjimatan tenaga

b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.

Tiada

program/usaha

kitar semula

dilaksanakan.

Program/usaha

kitar semula

dilaksanakan

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang

Tiada analisis

penjimatan

disediakan

Analisis

penjimatan

disediakan

1 5KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A7) Tindakan Penjimatan/Go Green

JUMLAH SKOR [A]

19

2

BILANGAN KRITERIA YANG DINILAI [B]

MARKAH PENUH [C] = [B] X 5

PERATUSAN SKOR [D] = [A] / [C]

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

43

25 | 7 5



NEGERI MELAKA

B1) Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

Tidak bersih

Bersih dan

memenuhi satu

kriteria

Bersih dan

memenuhi dua

kriteria

Bersih dan

memenuhi tiga

kriteria

Bersih dan

memenuhi

kesemua

kriteria

2Menyedia program pemantauan dan

memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Tiada program

pemantauan

Menyediakan

program

pemantauan

tetapi tidak

dipatuhi

Menyediakan

program

pemantauan

dan dipatuhi

B2) Dinding dan Siling

3Memastikan dinding dan siling bersih dari

kekotoran dan dalam keadaan baik.

Dinding kotor

dan rosak

Dinding dalam

keadaan baik

tetapi tidak

bersih

Dinding dalam

keadaan baik

dan bersih

B3) Lampu Dan Soket

4Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan

dalam keadaan baik.

Ada lampu yang

rosak

Semua lampu

berfungsi

Semua lampu

bersih,

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

5Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam

keadaan baik.

Soket elektrik

tidak berfungsi

Sebahagian

soket elektrik

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

Semua soket

elektrik

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

B4) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

6Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan

pada bilik atau kubikel yang seragam.

Tiada tanda

nama pada

bilik/kubikel

Sebahagian

bilik/ kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

Semua bilik/

kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

7Menyediakan label yang bersesuaian dan

seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.Tidak berlabel

Label lengkap,

jelas tetapi

tidak seragam

Label lengkap,

jelas dan

seragam

8Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan

tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

Saiz yang tidak

sesuai dan

sukar dibaca

Saiz yang

sesuai tetapi

sukar dibaca

Saiz yang

sesuai dan

mudah dbaca

9Meletakkan papan tanda/tanda arah di

kedudukan strategik dan mudah dilihat.

Semua papan

tanda di

kedudukan

tidak strategik

dan sukar

dilihat

Sebahagian

papan tanda

pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

Semua papan

tanda pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

3 4

KOMPONEN B

5RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 1 2

6.12.3 Komponen B :

26 | 7 5



NEGERI MELAKA

B5) Perhiasan

10Menyediakan perhiasan yang minimum dan

selaras dengan imej korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

11Memastikan perhiasan yang digunakan tidak

berdebu dan dalam keadaan baik.

Perhiasan

berdebu dan

usang

Sebahagian

perhiasan

dalam keadaan

baik dan tidak

berdebu

Perhiasan

dalam keadaan

baik, bersih dan

tidak berdebu

B6) Keperluan Umum

12Menyedia dan memaparkan pelan lantai di

bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.

Pelan lantai

tidak disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai

yang jelas

difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai

yang jelas

difahami

13

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di

bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat

(sekiranya melebihi dua suis).

Pelan lampu

tidak disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

pelan lampu

yang jelas

difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lampu

yang jelas

difahami

14Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-7) di semua bilik/ruang.

KEW.PA-7

tidak

dipaparkan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7

tetapi tidak

dikemaskini

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 dan

dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7

tetapi tidak

dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW.PA-7 dan

dikemaskini

15

Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau

Person-in-Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik

gunasama berserta nombor telefon untuk

dihubungi.

PIC tidak

dilantik bagi

setiap

ruang/bilik

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tidak

mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tiada

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan nombor

untuk dihubungi

16Menyedia dan memaparkan etika/tatacara

penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

Etika/tatacara

bilik tidak

disediakan

Etika/tatacara

bilik disediakan

tetapi tidak

jelas

Etika/tatacara

bilik disediakan

dengan jelas

17

Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif

pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan

segera (jika ada).

Tiada inisiatif

Merencanakan

inisiatif/tindakan

pembaikan

proaktif

3 4 5RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 1 2

27 | 7 5



NEGERI MELAKA

B7) Keadaan Peralatan Gunasama

18Memastikan semua peralatan dalam keadaan

baik dan boleh digunakan.

Semua

peralatan tidak

dalam keadaan

baik dan tidak

boleh digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

Semua

peralatan dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

19Memastikan tanda/label bersesuaian bagi

barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.

Tiada

tanda/label bagi

barang yang

disimpan

Sebahagian

barang yang

disimpan

bertanda/

berlabel

Semua barang

yang disimpan

bertanda/

berlabel

20Memastikan semua peralatan bebas daripada

debu, bersih dan kemas.

Semua

peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Sebahagian

peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Semua

peralatan tidak

berdebu, bersih

dan kemas

21Mempamerkan tatacara penggunaan untuk

peralatan gunasama (yang bersesuaian)

Tiada tatacara

penggunaan

dipamerkan

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

pada

sebahagian

peralatan

gunasama

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

dengan jelas

dan mudah

difahami pada

semua

peralatan

gunasama

22Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan

peralatan disusun kemas.

Tiada

arahan/notis

dipamerkan

Arahan/notis

dipamerkan di

sebahagian

tempat (yang

bersesuaian)

Arahan/notis

dipamerkan di

semua tempat

(yang

bersesuaian)

B8) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja

23Memastikan meja kerja kemas dan peralatan

disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

meja kerja

kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

24Menyeragamkan susunan laci meja/mobile

pedestal.

Susunan laci

meja/ mobile

pedestal tidak

seragam

Sebahagian

susunan laci

meja/ mobile

pedestal

seragam

Semua susunan

laci meja/

mobile pedestal

seragam

25

Memastikan peralatan kerja di ruang

kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas:

i. Komputer

ii. In/Out Tray

iii. Folder/fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

Semua

peralatan tidak

teratur dan tidak

kemas

Sebahagian

peralatan teratur

dan kemas

Semua

peralatan

teratur dan

kemas

26Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di

atas meja/ tray/dalam laci.

Alat tulis tidak

disusun dengan

kemas dan

teratur

Sebahagian alat

tulis disusun

dengan kemas

dan teratur

Semua alat tulis

disusun dengan

kemas dan

teratur


28 | 7 5



NEGERI MELAKA

B9) Bilik Pegawai

27Memastikan meja kerja kemas dan peralatan

disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

meja kerja

kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

28 Memastikan susunan perabot kemas.Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian

perabot disusun

kemas

Semua perabot

disusun kemas

B10) Stor Bekalan Pejabat

29

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak

memenuhi

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria

30

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas

dan teratur bagi memudahkan capaian barangan

dengan cepat dan pantas.

Tidak

menyediakan

sistem

Sistem kurang

jelas dan tidak

teratur

Sistem jelas

dan teratur

31Menyediakan label pada setiap ruang letak

barang/bahan.Tiada label

Sebahagian

ruang letak

barang/bahan

berlabel

Semua ruang

letak

barang/bahan

berlabel

32

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi

warga kerja.

Tidak

menyediakan

etika

penggunaan

Etika

penggunaan

disediakan

tetapi tidak

dipaparkan

kepada warga

kerja

Etika

penggunaan

disediakan dan

dipaparkan

kepada warga

kerja

33Menyediakan kad inventori stok dengan

maklumat yang sentiasa dikemaskini.

Tidak

menyediakan

kad inventori

Sebahagian

barang sahaja

memaparkan

kad inventori

dan tidak

dikemaskini

Sebahagian

barang

memaparkan

kad inventori

dan dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori

tetapi tidak

dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori

dan sentiasa

dikemaskini

34Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak

diperlukan turut disimpan di dalam stor.

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan

tidak disusun

dengan kemas

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan tetapi

disusun dengan

kemas

Tiada barang/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dalam

stor

35Menyediakan penanda aras minima barang

dalam stor.

Tiada penanda

aras minima

Penanda aras

minima

disediakan pada

sebahagian

barang sahaja

Penanda aras

minima

disediakan pada

semua barang


29 | 7 5



NEGERI MELAKA

B11) Bilik Fail

36

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak

memenuhi

kriteria

Memenuhi

sebahagian

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria

37Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada

dalam keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur,

tidak baik dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

38

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik

susunan yang berkesan bagi memudahkan

carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

Fail berselerak

dan tidak

teratur.

Fail disusun

kemas tetapi

tidak teratur

Fail disusun

kemas dan

teratur

39 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

Senarai indeks

dan nombor fail

tidak disediakan

Senarai indeks

dan nombor fail

disediakan

40

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat

pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Tiada labelSebahagian

sahaja berlabel

Setiap fail/

dokumen

berlabel

41

Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan

fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak

aktif/fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail tidak

disediakan

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

dan dikemaskini

B12) Bilik Dokumen

42

Memastikan bilik memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak

memenuhi

kriteria

Memenuhi

sebahagian

kriteria

Memenuhi

kesemua

kriteria



Tidak teratur,

tidak baik dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas


30 | 7 5



NEGERI MELAKA

44

Memastikan dokumen disusun kemas dengan

teknik susunan yang berkesan bagi

memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30

saat.

Fail berselerak

dan tidak

teratur.

Fail disusun

kemas tetapi

tidak teratur

Fail disusun

kemas dan

teratur

45Menyediakan senarai indeks dan nombor

fail/dokumen.

Senarai indeks

dan nombor fail

tidak disediakan

Senarai indeks

dan nombor fail

disediakan

46

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat

pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Tiada labelSebahagian

sahaja berlabel

Setiap fail/

dokumen

berlabel

47

Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan

fail/dokumen untuk semua kategori fail aktif/fail

tidak aktif/fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail tidak

disediakan

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan

dan dikemaskini

48Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak

diperlukan turut disimpan di dalam bilik.

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan

tidak disusun

dengan kemas

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan tetapi

disusun dengan

kemas

Tiada barang/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dalam

stor

B13) Bilik Printer / Bilik Tebuk Baucar / Bilik Server / Bilik DTB / Bilik IT / Bilik Sisih / Bilik Utiliti

49

Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi

memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak

memenuhi

kriteria.

Hanya dua

kriteria dipenuhi

Hanya tiga

kriteria dipenuhi

Hanya empat

kriteria dipenuhi

Memenuhi

kesemua

kriteria



Tidak teratur,

tidak baik dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

3 4



5RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

JUMLAH SKOR [A]


1 2

31 | 7 5



NEGERI MELAKA

C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

1

Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan

sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej

korporat.

Persekitaran lobi

kotor, tidak kemas

tidak ceria dan

tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran lobi

bersih dan kemas

tetapi kurang ceria

dan tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran lobi

bersih, kemas

ceria selaras

dengan imej

korporat

2

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang

terkini seperti contoh-contoh berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan;

iv. Moto dan

iv. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat

dipaparkan

Sebahagian

maklumat yang

dipaparkan dan

terkini

Semua maklumat

yang dipaparkan

dan terkini

3

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Tidak

menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

Menyediakan satu

hingga tiga perkara

yang disyorkan

Menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

C2) Kaunter Utama

4

Memastikan kaunter utama berimej korporat dan

memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang/brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/informasi

v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

Kaunter

menyediakan satu

kriteria yang

disyorkan

Kaunter

menyediakan dua

kriteria yang

disyorkan

Kaunter

menyediakan

semua kriteria

yang disyorkan

5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

Kaunter tidak

bersih, tidak

kemas dan tidak

ceria

Kaunter bersih dan

kemas tetapi tidak

ceria

Kaunter bersih,

kemas dan ceria

6

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan

dilaksanakan.

Usaha-usaha

delighting the

customer tidak

dilaksanakan

Usaha-usaha

delighting the

customer

dilaksanakan

7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.Perkhidmatan

yang tidak mesra

pelanggan

Perkhidmatan

yang mesra

pelanggan

8Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan

yang dikemaskini.Tidak disediakan

Carta aliran

perkhidmatan

disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Carta aliran

perkhidmatan

disedia dan

dikemaskini

31 2 4 5TEMPAT UMUM

KOMPONEN C

6.12.4 Komponen C :

32 | 7 5



NEGERI MELAKA

C3) Ruang Menunggu

9

Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan

bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan

ceria selaras dengan imej korporat.

Sofa/tempat duduk

dan bahan bacaan

tidak disediakan

Sofa/tempat duduk

disediakan tetapi

tiada bahan

bacaan

Sofa/tempat duduk

dan bahan bacaan

bersesuaian

disediakan

10Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam

keadaan bersih, kemas dan teratur.

Semua peralatan

kotor, tidak kemas

dan tidak teratur

Sebahagian

peralatan bersih,

kemas dan teratur

Semua peralatan

bersih, kemas dan

teratur

11Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan

mencukupi.

Tong sampah tidak

disediakan

Tong sampah

disediakan tetapi

tidak bersesuaian

dan tidak

mencukupi

Tong sampah yang

bersesuaian dan

mencukupi

disediakan

C4) Laluan Utama/Koridor

12Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang

laluan kemas, bersih dan teratur.

Semua susunan

peralatan atau

hiasan tidak

kemas, tidak

bersih dan

berserabut

Sebahagian

susunan peralatan

atau hiasan

kemas, bersih dan

teratur

Semua susunan

peralatan atau

hiasan kemas,

bersih dan teratur

13Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu

kecemasan.

Terdapat halangan

di semua laluan

dan pintu

kecemasan

Terdapat halangan

di sebahagian

laluan dan pintu

kecemasan

Tiada halangan di

semua laluan dan

pintu kecemasan

C5) Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan / Bilik Latihan / Bilik Rundingan / Bilik Kiosk

14

Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja,

mikrofon, komputer, projektor berada dalam keadaan

baik.

Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan berfungsi

dengan baik

Semua peralatan

berfungsi dengan

baik

15Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan

selamat.

Persekitaran bilik

kotor, tidak kemas

dan tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih dan kemas

tetapi tidak

selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas dan

selamat

C6) Bilik Bacaan

16 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan teratur.

Ruang

perpustakaan

kotor, tidak kemas

dan tidak teratur

Ruang

perpustakaan

bersih tetapi tidak

kemas dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih, kemas dan

teratur

17Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan

bacaan/peralatan yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/

capaian tidak

disediakan

Sistem susunan/

capaian/ label

menyukarkan

pelanggan

Sistem susunan/

capaian/label

memudahkan

pelanggan

18Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan

pemantauan bahan bacaan/peralatan.

Tiada sistem rekod

kawalan

Sistem rekod

kawalan disedia,

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem rekod

kawalan disedia

dan dikemaskini

31 2 4 5TEMPAT UMUM

KOMPONEN C

33 | 7 5



NEGERI MELAKA

C7) Bilik Reakrasi / Bilik Studio

19 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan teratur.

Ruang

perpustakaan

kotor, tidak kemas

dan tidak teratur

Ruang

perpustakaan

bersih tetapi tidak

kemas dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih, kemas dan

teratur

20Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik,

tersusun dan boleh digunakan.

Peralatan tidak

terurus dan tidak

boleh digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik dan

boleh digunakan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

C8) Surau/Bilik Solat

21

Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam

keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan

bersih:

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

Peralatan dalam

keadaan tidak baik

dan tidak

memenuhi kriteria

yang disyorkan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik dan

memenuhi kriteria

yang disyorkan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan

memenuhi semua

kriteria yang

disyorkan

22

Menyediakan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan

iii. Tempat letak/rak kasut

iv. Selipar

Hanya satu

kemudahan

disediakan

Dua kemudahan

disediakan

Semua

kemudahan

disediakan

23Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas

dan dalam keadaan baik.

Al-Quran/bahan

bacaan tidak

kemas dan tidak

dalam keadaan

baik

Sebahagian Al-

Quran/bahan

bacaan kemas dan

dalam keadaan

baik

Semua Quran/

bahan bacaan

kemas dan dalam

keadaan baik

24Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur,

kemas dan selesa.

Surau berkeadaan

tidak bersih,

berdebu dan tidak

selesa

Surau berkeadaan

bersih, tidak

berdebu tetapi

tidak selesa

Surau berkeadaan

bersih, tidak

berdebu dan

selesa

25Memastikan surau tidak berbau (bau yang

menyenangkan)

Bau surau tidak

menyenangkan

Bau surau

menyenangkan

26 Memastikan tempat wudhu' bersih.Tempat wudhu'

kotor

Tempat wudhu'

bersih

C9) Pantri/Tempat Minum

27Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik,

tersusun dan boleh digunakan.

Peralatan tidak

terurus dan tidak

boleh digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik dan

boleh digunakan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

28Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam

keadaan terurus.

Pantri dalam

keadaan tidak

bersih, berdebu

dan tidak terurus

Pantri dalam

keadaan bersih,

tidak berdebu

tetapi tidak terurus

Pantri dalam

keadaan bersih,

tidak berdebu dan

terurus

31 2 4 5TEMPAT UMUM

34 | 7 5



NEGERI MELAKA

C10) Tandas

29 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.Persekitaran

tandas kotor dan

basah

Persekitaran

tandas bersih dan

kering

30 Memastikan bau tandas menyenangkan.Bau yang tidak

menyenangkan

Tidak berbau/ bau

menyenangkan

31 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan berfungsi

dengan baik

Semua peralatan

berfungsi dengan

baik

32 Memastikan pengudaraan tandas baik.Pengudaraan tidak

baikPengudaraan baik

33Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika

dan peraturan penggunaan tandas

Tiada pemakluman

disediakan

Sebahagian

maklumat

dipaparkan

Pemakluman

disediakan

34

Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

Menyediakan satu

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan dua

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan tiga

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan

empat peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

semua peralatan

yang disyorkan

35 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik. Tiada tandas OKU

Tandas OKU

disediakan tetapi

tidak berfungsi

dengan baik

Tandas OKU

disediakan dan

berfungsi dengan

baik


31 2 4 5TEMPAT UMUM

JUMLAH SKOR [A]



35 | 7 5



NEGERI MELAKA

D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang

mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

v. Tanda arah laluan kecemasan.

Tiada Pelan

Tindakan

Kecemasan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi dua

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi tiga

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

empat kriteria

yang disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

kesemua kriteria

yang disyorkan

2Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat,

berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

Tiada lampu

kecemasan

Ada lampu

kecemasan dan

berfungsi tetapi

terhalang

Ada lampu

kecemasan,

berfungsi dan tidak

terhalang

D2) Pendawaian/Kabel

3

Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur

dan selamat.

Pendawaian dalam

keadaan tidak

kemas, tidak

teratur dan tidak

selamat

Sebahagian

pendawaian dalam

keadaan kemas,

teratur dan

selamat

Semua

pendawaian dalam

keadaan kemas,

teratur dan

selamat

4Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan

eletrik yang digunakan.Plag tidak dilabel Plag dilabel

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

5

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

Tiada alat

pemadam api

disediakan

Alat pemadam api

menepati

sebahagian kriteria

yang disyorkan

Alat pemadam api

menepati kesemua

kriteria yang

disyorkan

6Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan

boleh digunakan.

Tiada gelung hos

pemadam api

disediakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan tetapi

tidak boleh

digunakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan dan

boleh digunakan

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

7 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup

8 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

Tiada tanda arah

KELUAR yang

jelas

Sebahagian tanda

arah KELUAR

dipaparkan dengan

jelas

Semua tanda arah

KELUAR

dipaparkan dengan

jelas

9Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu

kecemasan.

Terdapat halangan

di laluan/tangga

kecemasan

Tiada halangan di

laluan/tangga

kecemasan

KESELAMATAN PERSEKITARAN

KOMPONEN D

1 2 3 4 5

6.12.5 Komponen D :

36 | 7 5



NEGERI MELAKA

D5) Kunci

10Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi

tatacara keselamatan.

Anak kunci tidak

dilabel/ditanda

Anak kunci

dilabel/ditanda

tetapi tidak

memenuhi

tatacara

keselamatan

Anak kunci

dilabel/ditanda dan

memenuhi

tatacara

keselamatan

11Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang

penyimpanan yang selamat.

Anak kunci tidak

disimpan di dalam

peti keselamatan

Anak kunci

disimpan di dalam

peti keselamatan

12Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan

selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

Senarai anak

kunci tidak

disimpan

Senarai anak

kunci disimpan

dengan selamat

13Menyediakan buku log peminjaman kunci dan

dikemaskini.

Buku log

peminjaman kunci

tidak disediakan

Buku log

peminjaman kunci

disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Buku log

peminjaman kunci

disediakan dan

dikemaskini

JUMLAH SKOR [A]




KESELAMATAN PERSEKITARAN

KOMPONEN D

1 2 3 4 5

37 | 7 5



NEGERI MELAKA

6. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada empat (4) komponen

utama merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di jabatan ini.

Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C :Tempat Umum

Komponen D :Keselamatan Persekitaran

7.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

7.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 19 pecahan komponen

yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang

dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.

7.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan

secara ringkas seperti di bawah:

SUB KOMPONEN

TANGGUNGJAWAB AKTIVITI

A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garis Panduan selaras dengan Polisi EKSA jabatan.

A2 JK Pelaksana (melalui JK Latihan)

Menyebarkan Manual / Garis Panduan serta Polisi EKSA dan memastikan semua wargakerja memahaminya.

A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)

Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua warga kerja.

38 | 7 5



NEGERI MELAKA

SUB KOMPONEN


A4 Sekretariat

(JK Pelaksana)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA / portal disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini.

A5 JK Pelaksana Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garis panduan yang dibangunkan oleh jabatan.

A6 Sekretariat

JK Latihan, Promosi dan Audit

Ketua Zon

Menyedia maklumat untuk dipaparkan di Sudut EKSA dan dimasukkan ke dalam portal Jabatan.

A7 JK Pelaksana

Ketua Zon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut

i. JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

A8 JK Pelaksana

JK Latihan,Promosi dan Audit

JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Perbatuan

ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit

iii. Melaksana Program EKSA

A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA

39 | 7 5



NEGERI MELAKA

SUB KOMPONEN


A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan

A11 Penyelaras JK Pelaksana

Ketua JK Latihan, Ketua JK Promosi Ketua JK Audit

Ketua Zon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan/ Mesyuarat JK Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit Melaksanakan audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya dua(2) kali setahun

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan warga kerja jabatan.

A14 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit (Pelaksana)

Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut :

i. Anugerah Zon Terbaik

ii. Anugerah Idea Go Green Terbaik

iii. Anugerah Wefie EKSA

iv. Anugerah Idol EKSA

v. Pertandingan Mencipta Logo dan Slogan EKSA

A15 JK Pelaksana dengan

bantuan Fasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

40 | 7 5



NEGERI MELAKA

SUB KOMPONEN


A16 JK Promosi Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga jabatan

i. Hebahan secara media cetak – Buletin

ii. Hebahan secara media elektronik

A17 JK Pelaksana Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota

A18

JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi

Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai

A19 JK Zon

Sekretariat (JK Pelaksana)

Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut

i. Notis / arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik save energy

iii. Penetapan suhu optimum

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan air

vi. Kempen hijau dan kitar semula

Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)

41 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat

7.2.1 Lantai

1.

2.

3.

Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak

licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak

berlubang/pecah atau rosak.

Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan

dipatuhi.

Inisiatif / tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

7.2.2 Dinding dan Siling

1.

2.

3.

Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik.

Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan.

Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.

7.2.3 Lampu dan Soket

1.

2.

3.

4.

Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan

mudah difahami.

Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik .

Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.

Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.

42 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.2.4 Pelabelan dan Papan Tanda /Tanda Arah

1.

2.

3.

4.

Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada

setiap partition dan bilik pegawai.

Label yang seragam bagi menunjukkan seksyen / unit perlu

disediakan.

Tanda arah / papan tanda hendaklah menggunakan tulisan

yang bersesuaian, jelas dan mudah dibaca.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

7.2.5 Perhiasan

1.

2.

3.

4.

Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat

untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja.

Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa

dikemaskini.

Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan

sebaiknya.

Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga

hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan

diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan

pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak

keterlaluan.

43 | 7 5



NEGERI MELAKA

5.

6.

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor

dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak

mencacatkan pemandangan.

Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

7.2.6 Keperluan umum

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pelan lantai perlu disediakan dan dipamerkan diruangan yang

strategik dan mudah dilihat bagi bilik/ruang gunasama (Rujuk

format pada Lampiran 1)

Pelan lampu perlu disediakan sekiranya melebihi dua (2) suis

dan dipamerkan di ruangan yang mudah dilihat.

Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) perlu dipamerkan

disemua bilik/workstation pegawai dan bilik/ruang gunasama.

Pegawai Bertanggungjawab atau Person In Charge (PIC) perlu

dilantik bagi setiap bilik/ruang gunasama dan maklumat perlu

dipaparkan di bilik/ruangan tersebut mengikut format seperti di

Lampiran 2.

Etika penggunaan bilik/ruang gunasama perlu disedia dan

dipaparkan mengikut format seperti di Lampiran 3.

Inisiatif / tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

44 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.2.7 Peralatan Gunasama

1.

2.

3.

4.

5.

Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan

sentiasa boleh digunakan dengan selamat.

Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci

bertanda atau berlabel.

Peralatan sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas.

Tatacara penggunaan peralatan gunasama perlu disedia dan

dipaparkan (yang bersesuaian).

Arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan

dipamerkan di tempat bersesuaian.

7.2.8 Meja Kerja / Kubikel Kerja

1. Di bahagian atas meja :

Sekiranya pegawai mempunyai satu tray tiga (3)

tingkat:-

Tray perlu dilabel dengan perkataan berikut :-

Tingkat 1 : MASUK

Tingkat 2 : KELUAR

Tingkat 3 : KIV

Format label adalah seperti berikut :-

*Menggunakan tulisan ARIAL,18,bold

KELUAR

KIV

MASUK 1.3 cm

45 | 7 5



NEGERI MELAKA

Sekiranya pegawai mempunyai dua (2) tray

berasingan/bertingkat :-

Tray perlu dilabel dengan perkataan berikut :-

Tray 1 : MASUK

Tray 2 : KELUAR

Format label adalah seperti berikut :-

**Tulisan ARIAL, bold, saiz mengikut kesesuaian

tray tersebut.

Terdapat telefon dan buku direktori (optional).

Fail meja pegawai perlu diletakkan di atas meja.

Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah

disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

Kedudukan komputer dan pencetak diletakkan mengikut

kesesuaian pegawai dan haruslah tidak berhabuk.

Wayar atau kabel elektrik disusun kemas dengan

menggunakan flexible hose / cable tie.

Satu sudut mini bersaiz A4 dibenarkan untuk tapak

hiasan (optional).

KELUAR

MASUK

46 | 7 5



NEGERI MELAKA

2. Di bahagian bawah / tepi meja.

Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan

dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai

seperti black tape / cable casing.

CPU dan pedestal bergerak perlu ditempatkan di bawah

meja.

Kasut / selipar disusun kemas dibawah meja.

Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul

sampah di sekitar kawasan meja mengikut format

seperti berikut:-

47 | 7 5



NEGERI MELAKA

3. Laci / Kabinet Sisi (Meja / Almari)

Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan

dengan kemas.

Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:-

i. Kabinet sisi meja dilabelkan “RUJUKAN” dan

digunakan bagi menempatkan dokumen rujukan.

Format adalah seperti berikut :-

ii. Bagi tujuan penyeragaman laci sisi, laci pertama

(paling atas) perlu dilabel sebagai “ALAT TULIS”

dan dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis

dan disusun dengan kemas mengikut kreativiti

pegawai. Format adalah seperti berikut :-

RUJUKAN

13.5 cm

3.8

cm

ALAT TULIS

13.5 cm

3.8

cm

48 | 7 5



NEGERI MELAKA

iii. Laci kedua (bawah) dilabelkan sebagai

“PERIBADI” dan digunakan untuk menyimpan

beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

Format adalah seperti berikut:-

Kesemua format label bagi bahagian laci meja pegawai

perlu mengikut ketetapan berikut :

• Penggunaan Font (ARIAL,48,Bold)

• Tulisan : Warna hitam

• Kertas : Warna putih

• Wajib di laminate

Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel

iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan

barang peribadi tidak boleh bercampur.

Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di

dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.

PERIBADI

13.5 cm

3.8

cm

49 | 7 5



NEGERI MELAKA

4. Dinding Partition Pegawai

Ruang dinding sisi pada partition pegawai hendaklah

diasing dan dilabelkan mengikut format seperti berikut :-

i. Whiteboard – RASMI

ii. Dinding besi (bersebelahan whiteboard) –

PERIBADI

Dinding kaca di hadapan partition pegawai perlu

dipamerkan perkara berikut :-

i. Bahagian luar :- Tanda nama penuh, jawatan

dan carta pergerakan pegawai mengikut format

yang ditetapkan seperti di Lampiran 4.

ii. Bahagian dalam:- Senarai Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-7).

RASMI

13.5 cm

3.8

cm

PERIBADI

13.5 cm

3.8

cm

50 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.2.9 Bilik Pegawai

1.

2. 3

4.

5.

6.

Semua perabot dan peralatan tersusun kemas, berkeadaan

baik.

Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan

supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa , ceria

dan berimej korporat.

Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa

memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan

berhampiran dengan workstation pegawai.

Blazer, selendang dan tie perlu disangkut dengan kemas di

ruang penyangkut yang sesuai.

Bahagian hadapan pintu / dinding bilik pegawai perlu

dipamerkan perkara berikut :-

i. Tanda nama penuh

ii. Jawatan pegawai

iii. Carta pergerakan pegawai

iv. Dokumen box

Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) perlu dipamerkan di

ruangan yang mudah dilihat di dalam bilik pegawai.

7.2.10 Stor Am

1.

2.

3.

Ruang bilik berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan

tersusun kemas.

Mewujudkan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur.

Setiap ruangan untuk meletak barang / bahan perlu dilabelkan.

51 | 7 5



NEGERI MELAKA

4.

5.

6.

7.

Menyedia dan mempamerkan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi oleh warga

jabatan.

Mewujudkan penanda aras minimum bagi barang-barang di

dalam stor.

Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas

dan teratur supaya tidak menghalang laluan.

Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan

bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok dan

perlu sentiasa dikemaskini.

7.2.11 Bilik Dokumen

1. 2.

3.

4.

Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

Pelan susun atur / pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan

dipamerkan di ruang yang strategik.

Kabinet dan fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan

nombor indeks/rujukan.

Susun atur fail:

Senarai indeks dan nombor fail disediakan.

Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas

dan mudah dilihat.

Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah

diperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan carian / capaian dalam

tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail).

52 | 7 5



NEGERI MELAKA

5.

6.

7.

8.

9.

10.

rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan

kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail.

Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas

digunakan sebelum tamat waktu bekerja.

Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di

dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail

terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet.

Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan

bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail

aktif / tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar

Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail).

Kakitangan dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik

fail.

Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang

selamat dan diparkirkan.

Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan

jelas dan mudah difahami.

Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi).

Format pelabelan fail:

Tetulang fail mengandungi:

i. Nama Jabatan;

ii. Unit;

iii. Rujukan fail;

53 | 7 5



NEGERI MELAKA

i. Tajuk Fail; dan

ii. Nombor Siri Fail.

Contoh tetulang fail :

Mengikut kesesuaian saiz folder

Ketebalan Border Line: 3 pt

2cm

2cm

2cm

5cm

54 | 7 5



NEGERI MELAKA

TAJUK FAIL

UNIT

Muka depan fail mengandungi:

i. Logo Jabatan;

ii. Tajuk Fail;

iii. Unit.

Contoh muka depan fail:

Penyusunan tulisan (font) – ARIAL dan saiz pada label

mengikut kesesuaian fail.

55 | 7 5



NEGERI MELAKA

Rak fail terbahagi kepada dua(2) bahagian iaitu belakang

rak fail dan muka hadapan rak fail.

Bahagian belakang rak fail mengandungi:

i. Logo Jabatan;

ii. Tajuk Fail; dan

iii. Unit.

Contoh bahagian belakang rak fail :


TAJUK FAIL

UNIT

3 cm

3 cm

10.5 cm

12 cm

56 | 7 5



NEGERI MELAKA

Contoh bahagian hadapan rak fail :


7.2.12 Bilik Utiliti

1.

2.

3.

Bilik utiliti sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas

serta tidak berdebu.

Memastikan semua peralatan/kabinet/rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas.

Kabinet dan fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan

nombor indeks/rujukan.

2 cm

2 cm

12 cm

NO SIRI FAIL

TAJUK FAIL

JANM

MELAK

UNIT

RUJUKAN

FAIL

TAHUN

BULAN

2.5 cm

2 cm

2 cm

57 | 7 5



NEGERI MELAKA

4.

5.

6.

7.

Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah diperoleh /

disimpan dengan teknik susunan yang berkesan bagi

memudahkan carian /capaian dalam tempoh 30 saat (Contoh:

30 saat untuk setiap fail). Rujukan fail menghala ke hadapan

dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan

nombor siri fail.

Senarai indeks dan nombor fail disediakan.

Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas dan

mudah dilihat.

Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi

tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif /

tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar

Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail).

7.2.13 Bilik Printer / Bilik Server

1. 2. 3. 4.

Bilik/sudut sentiasa berada dalam keadaan bersih,kemas, tidak

berdebu dan selesa

Semua peralatan, kabinet, dan rak hendaklah berada dalam

keadaan tersusun dan selamat serta memenuhi ciri-ciri

keselamatan pengguna.

Pelan susun atur / pelan lantai perlu disediakan dan

dipamerkan di ruangan yang strategik.

Pegawai yang bertanggungjawab perlu dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi perlu dipamerkan pada pintu masuk.

58 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.3 Komponen C: Tempat Umum

Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam

penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan

termasuk pelawat.

Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan

adalah:

7.3.1 Ruang Hadapan / Lobi Utama

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Ruang persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih,

kemas dan tersusun.

Tempat duduk disediakan di ruang hadapan untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar.

Peralatan/kemudahan/perabot di ruang hadapan disusun

dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.

Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di

kawasan yang mudah dilihat.

Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.

Lobi utama perlu dipamerkan perkara-perkara berikut berikut:

Visi Jabatan;

Misi Jabatan;

Maklumat Pengurusan Atasan;

Moto; dan

Piagam Pelanggan.

Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada

59 | 7 5



NEGERI MELAKA

9.

10.

dilaksanakan.

Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan.

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

Buku Kedatangan Pelawat;

Direktori Pegawai;

Sudut Informasi Pelanggan; dan

Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

7.3.2 Kaunter Utama

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu,

bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.

Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,

Direktori Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan

Bacaan untuk pelanggan.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan

selamat.

Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang

yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan

dilabelkan.

Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan.

60 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.3.3 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan / Bilik Latihan

Pastikan bilik mesyuarat / bilik perbincangan / bilik latihan berada

dalam keadaan berikut :

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan

disusun kemas ketika tidak digunakan.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu.

masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot

in board).

Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan

perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar,

maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan

kualiti / hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian /

Bahagian dan lain-lain).

Whiteboard (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas

mesyuarat selesai.

Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan

hitam diletakkan di tempat yang disediakan.

Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.

Pastikan barang-barang elektronik seperti projektor LCD,

mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik

61 | 7 5



NEGERI MELAKA

11.

12.

13

14.

mesyuarat.

Hidangan makanan berat (contoh: makanan berkuah) di bilik

mesyuarat/bilik perbincangan sebolehnya, hendaklah

dielakkan.

Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

Etika penggunaan bilik perlu disediakan dan diletakkan di

lokasi yang bersesuaian.

Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik

perbincangan (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi).

7.3.4 Bilik Bacaan

1.

2.

3.

4.

Bilik bacaan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan

pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah dicapai.

Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.

Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat.

7.3.5 Bilik Rekreasi

1.

2.

3.

Peralatan disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil

kira ciri-ciri keselamatan.

Peralatan diselenggara mengikut jadual.

Jadual penggunaan bilik rekreasi dipamerkan untuk

kemudahan pengguna dan dipamerkan di kawasan yang

mudah dilihat.

62 | 7 5



NEGERI MELAKA

4. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau

kebersihan bilik rekreasi.

7.3.6 Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan bilik

solat tempat yang selesa untuk beribadat:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai.

Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas.

Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Bilik

Solat.

Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut

keperluan.

Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari / kabinet / rak yang disediakan.

Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik

solat dengan jelas.

Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

Jam dinding disediakan untuk panduan.

63 | 7 5



NEGERI MELAKA

12.

13.

14.

15.

16.

Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk

mendapatkan suasana yang sentiasa segar.

Tidur di dalam bilik solat adalah TIDAK dibenarkan.

Tanda amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.

Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam bilik solat,

sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.


dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik solat (nama

pegawai dan nombor telefon).

7.3.7 Pantri

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas

daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan

bau yang tidak menyenangkan.

Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan

bau yang tidak menyenangkan.

Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.

Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan

teratur setelah digunakan.

Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu

dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional).

Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakkan di atas meja

dan sinki selepas digunakan.

Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan

64 | 7 5



NEGERI MELAKA

9.

11.

12.

13.

14.

15.

16

17.

disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak.

Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.

Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada

sisa makanan.

Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan

sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup

(Contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan

(mengikut kesesuaian/optional).

Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.

Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual

tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan

yang berkaitan.

Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada dalam keadaan

yang baik.

Item-item di dalam peti sejuk berada dalam keadaan bersih,

disusun kemas dan tidak bercampur aduk.


dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai

dan nombor untuk dihubungi).

7.3.8 Tandas (Termasuk tandas Orang Kurang Upaya (OKU)

1.

2.

3.

Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding

tiles dan pintu utama.

Semua lampu berfungsi dengan baik.

65 | 7 5



NEGERI MELAKA

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya

dalam tandas:

Bekas sampah;

Sanitary bin (untuk bilik air wanita);

Alat pengering tangan (hand dryer);

Mesin penyembur pewangi;

Cecair pencuci tangan; dan

Kertas tisu.

Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan

tidak bersawang.

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih,

lengkap dengan penyelak dan penyangkut pakaian.

Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan selamat.

Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta

flushing system berfungsi dengan sempurna.

Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi

dengan sempurna.

Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air

berfungsi dengan sempurna.

Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.

Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna

dan sentiasa ada sabun.

66 | 7 5



NEGERI MELAKA

13.

14.

15.

16.

17.

18.

Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.

Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang

menyenangkan.

Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan

yang baik.

Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan

yang bersih, baik dan berfungsi.

Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan

dipaparkan pada pintu bilik air.


dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai

dan nombor untuk dihubungi).

7.3.9 Laluan Utama / Laluan Awam

1.

2.

3.

4.

Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa

buangan yang di letakkan di sepanjang laluan.

Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan

(jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya

tidak menghalang laluan.

Peralatan yang diletakkan di laluan utama/umum hendaklah

disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan

perjalanan.

Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.

67 | 7 5



NEGERI MELAKA

7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin

suasana kerja yang selamat:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau

peralatan yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga,alat

pemadam api, kotak-kotak dan sebagainya).

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa

ditutup dan tidak dihalang.

Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan

kemas, teratur dan tidak berserabut.

Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat

kebenaran.

Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali

pantri.

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan

hendaklah jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR

dan AWAS).

Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-

barang pra pelupusan).

Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran pejabat.

Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan (Format

seperti di Lampiran 4), berkeadaan bersih dan diletakkan di

tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

68 | 7 5



NEGERI MELAKA

10.

11.

Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan

diselenggara dengan segera.

Pelan tindakan kecemasan mengandungi:

7.4.2.1 Arahan keselamatan;

7.4.2.2 Latihan pengungsian bangunan (Fire-drill;)

7.4.2.3 Tanda amaran;

7.4.2.4 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul;

7.4.2.5 Peruntukan arahan keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

8.1 Dari segi penampilan diri dan imej

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara

berpakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta

kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan.

8.2 Perhubungan dengan rakan sejawat

Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti,

mesyuarat dan sebagainya, dapat diamalkan.

8.3 Perhubungan dengan pelanggan

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman,

budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

8.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen

yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas

hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan.

69 | 7 5



NEGERI MELAKA

70 | 7 5



NEGERI MELAKA

LAMPIRAN 1 – FORMAT PELAN LANTAI

i. Melakar pelan lantai di ruang yang disediakan dan mencetak menggunakan cetakan berwarna; ATAU

ii. Mencetak format pelan lantai menggunakan cetakan berwarna dan menggunapakai semula pelan lantai sedia ada dengan menampal di ruangan yang disediakan (sekiranya bersesuaian); dan

iii. Letakkan pelan lantai di dalam plastic folder dan lekatkan di ruangan yang bersesuaian / mudah dilihat di dalam bilik gunasama yang berkenaan.

71 | 7 5



NEGERI MELAKA

KAWASAN SELIAAN :

BILIK MESYUARAT

ZON

LEKIU

SILA HUBUNGI SAYA

SEKIRANYA ANDA

MEMPUNYAI SEBARANG

PERMASALAHAN ATAU

TEGURAN MENGENAI

KAWASAN SELIAAN SAYA

06-2895082

SURYANA BT ZULKIFLI YAMIN

PERSON IN CHARGE

LAM[PIRAN 2 – FORMAT CARTA PERSON IN CHARGE.

i. Cetak carta person in charge menggunakan pencetak berwarna TANPA PERLU DILAMINATE;

ii. Masukkan carta tersebut ke dalam bekas CD kosong yang disediakan; dan

iii. Tampal carta tersebut di kawasan seliaan person in charge berkenaan.

72 | 7 5



NEGERI MELAKA

LAMPIRAN 3 – ETIKA PERALATAN GUNASAMA

i. Cetak etika penggunaan peralatan / ruang gunasama menggunakan pencetak bewarna TANPA PERLU DILAMINATE; dan

ii. Masukkan ke dalam plastic folder yang disediakan dan lekatkan di ruangan yang bersesuaian / mudah dilihat.

73 | 7 5



NEGERI MELAKA

KU

RSU

S

ADA WP1

WP2

WP3

CARTA PERGERAKAN PEGAWAI

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

LAMPIRAN 4 - FORMAT CARTA PERGERAKAN PEGAWAI

i. Cetak carta pergerakan menggunakan pencetak berwarna dan PERLU DILAMINATE / dimasukkan ke dalam plastic folder;

ii. Tampal carta yang telah dilaminate di atas polisterin mengikut ketebalan dan saiz yang bersesuaian;

iii. Gunakan pin yang bersesuaian untuk menandakan pergerakan pegawai dan waktu kerja berperingkat; dan

iv. Tampal carta di ruangan hadapan workstation / bilik (dibahagian bawah nama pegawai).

74 | 7 5



NEGERI MELAKA

LAMPIRAN 5 – PANDUAN PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API

75 | 7 5



NEGERI MELAKA

9. PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini, ia dapat memberi panduan kepada warga

Jabatan dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas , tersusun

serta selamat. Melalui EKSA, warga Jabatan secara bersama akan membina

disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang

berkualiti. EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-

menolong yang tinggi agar dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti

penyampaian JANM Melaka kepada para pelanggan dan seterusnya

membawa kepada peningkatan imej Jabatan. Oleh itu, diharap panduan ini

dapat membantu warga Jabatan dalam melaksanakan pengurusan

persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya sehingga

menjadi satu budaya dan amalan yang berterusan.

garis panduan pelaksanaan amalan eksa

Documents