PERANCANGAN PERANCANGAN SUMBER MANUSIASUMBER MANUSIA

DEFINISIDEFINISIProses menilai keperluan sumber Proses menilai keperluan sumber

manusia berdasarkan matlamat manusia berdasarkan matlamat organisasi dan membuat organisasi dan membuat perancangan untuk memastikan perancangan untuk memastikan satu kumpulan tenaga kerja yang satu kumpulan tenaga kerja yang cekap dan berkemahiran dapat cekap dan berkemahiran dapat diwujudkan pada masa dan tempat diwujudkan pada masa dan tempat apabila diperlukan.apabila diperlukan.

PROSES PROSES 1)1) Pengimbasan persekitaran Pengimbasan persekitaran Merujuk kepada menilai sebarang Merujuk kepada menilai sebarang

perubahan dalaman dan luaran perubahan dalaman dan luaran organisasi serta mengkaji kesan-kesan organisasi serta mengkaji kesan-kesan perubahan tersebut terhadap perubahan tersebut terhadap perancangan sumber manusia perancangan sumber manusia

2)2) Pengunjuran permintaan buruhPengunjuran permintaan buruh Pada peringkat ini, pengurus sumber Pada peringkat ini, pengurus sumber

manusia perlu melihat keperluan tenaga manusia perlu melihat keperluan tenaga kerja dalam organissai berdasarkan kerja dalam organissai berdasarkan pernacangan strategi dan matlamat pernacangan strategi dan matlamat organisasi melalui dua cara iaituorganisasi melalui dua cara iaitu

a)Pendekatan kualitatifa)Pendekatan kualitatif b)Pendekatan kuantitatifb)Pendekatan kuantitatif3) Pengunjuran penawaran buruh3) Pengunjuran penawaran buruh

Penawaran tenaga buruh dikaji umtuk Penawaran tenaga buruh dikaji umtuk melihat sama ada terdapat sumber buruh melihat sama ada terdapat sumber buruh yang mencukupi.yang mencukupi.

Terdapat 2 sumber tenaga buruh iaituTerdapat 2 sumber tenaga buruh iaitu a) Sumber dalamana) Sumber dalaman

• Terdiri daripada pekerja sedia adaTerdiri daripada pekerja sedia ada b) Sumber luaran b) Sumber luaran

• Terdiri daripada pekerja pasaran buruhTerdiri daripada pekerja pasaran buruh

3)3) Analisis jurang penawaran dan permintaan Analisis jurang penawaran dan permintaan buruhburuh

Analisis dilakukan untuk mengkaji sama ada Analisis dilakukan untuk mengkaji sama ada organisasi mempunyai sumber tenaga kerja organisasi mempunyai sumber tenaga kerja yang mencukupi untuk mencapai matlamat.yang mencukupi untuk mencapai matlamat.

Analisis dilakukan berdasarkan permintaan Analisis dilakukan berdasarkan permintaan buruh oleh organisasi dan penawaran buruh buruh oleh organisasi dan penawaran buruh dari sumber dalaman.dari sumber dalaman.

Katakan Katakan xx = bilangan pekerja yang diperlukan = bilangan pekerja yang diperlukan dandan y y = jumlah pekerja yang ada = jumlah pekerja yang ada

Jika x - y = +ve (pekerja baru perlu diambil)Jika x - y = +ve (pekerja baru perlu diambil) Jika x - y = -ve (bilangan pekerja perlu Jika x - y = -ve (bilangan pekerja perlu

dikurangkan)dikurangkan) Jika x - y = 0 (tiada perubahan perlu dibuat)Jika x - y = 0 (tiada perubahan perlu dibuat)

4) Perlaksanaan4) Perlaksanaan Jika didapati jumlah tenaga kerja tidak Jika didapati jumlah tenaga kerja tidak

mencukupi kerana ramai pekerja akan mencukupi kerana ramai pekerja akan bersara atau berhenti pada tahun bersara atau berhenti pada tahun hadapan, perancangan perlu dibuat untuk hadapan, perancangan perlu dibuat untuk mendapatkan pekerja baru dari luar atau mendapatkan pekerja baru dari luar atau melatih pekerja dalaman untuk melatih pekerja dalaman untuk mendapatkan kemahiran yang diperlukan.mendapatkan kemahiran yang diperlukan.

Jika bilangan melebihi keperluan akibat Jika bilangan melebihi keperluan akibat pengecutan operasi, perancanagan erlu pengecutan operasi, perancanagan erlu dibuat untuk mengurangkan kos buruh dibuat untuk mengurangkan kos buruh seperti mengurangkan waktu kerja atau seperti mengurangkan waktu kerja atau menawarkan pakej pemberhentian secara menawarkan pakej pemberhentian secara sukarela kepada pekerja.sukarela kepada pekerja.

5) Penilaian dan kawalan5) Penilaian dan kawalan

Jika terdapat kelemahan seperti syarikat Jika terdapat kelemahan seperti syarikat menghadapi masalah kekuranagn menghadapi masalah kekuranagn tenaga kerja pada pertengahan tahun tenaga kerja pada pertengahan tahun operasi atau pekerja tidak digunakan operasi atau pekerja tidak digunakan secara optimum, tindakan pembetulan secara optimum, tindakan pembetulan perlu diambil supaya kesilapan yang perlu diambil supaya kesilapan yang sama tidak berulang.sama tidak berulang.

SUMBER TENAGA BURUHSUMBER TENAGA BURUH1)1) DalamanDalaman

Terdiri daripada pekerja yang sedang bekerja Terdiri daripada pekerja yang sedang bekerja dalam organisasi berkenaan.dalam organisasi berkenaan.

Pekerja sedia ada boleh diambil untuk mengisi Pekerja sedia ada boleh diambil untuk mengisi kekosongan dengan diberikan latihan yang kekosongan dengan diberikan latihan yang bersesuaianbersesuaian

Untuk pastikan sumber dalaman mencukupi, Untuk pastikan sumber dalaman mencukupi, amalan guna tenaga semasa seperti trend amalan guna tenaga semasa seperti trend pengambilan pekerja, pemberhentian, pengambilan pekerja, pemberhentian, perpindahan pekerja, pesaraan dan kematian perpindahan pekerja, pesaraan dan kematian pekerja perlu diteliti.pekerja perlu diteliti.

Jika sumber dalaman diambil untuk memenuhi Jika sumber dalaman diambil untuk memenuhi kekosongan jawatan akan meninggalkan kekosongan jawatan akan meninggalkan kekosongan jawatan yang lain, melainkan jika kekosongan jawatan yang lain, melainkan jika syarikat sedang mengambil langkah untuk syarikat sedang mengambil langkah untuk mengurangkan jumlahtenaga kerjamengurangkan jumlahtenaga kerja

2) Luaran2) Luaran Terdiri daripada individu yang tidak Terdiri daripada individu yang tidak

berkerja dalam organisasi berkenaan berkerja dalam organisasi berkenaan seperti:seperti:

Pelajar dari institusi pengajian tinggi awam Pelajar dari institusi pengajian tinggi awam dan swastadan swasta

Pelajar dari sekilah teknik dan vokasionalPelajar dari sekilah teknik dan vokasional Penduduk kawasan kampongPenduduk kawasan kampong Pekerja di organisasi lainPekerja di organisasi lain Masyarakat persekitaran Masyarakat persekitaran

PENGAMBILAN TENAGA KERJA PENGAMBILAN TENAGA KERJA A)A) Analisis KerjaAnalisis Kerja Teknik sistematik yang digunakan untuk kumpul Teknik sistematik yang digunakan untuk kumpul

maklumat berkenaan tugas, tanggungjawab dan maklumat berkenaan tugas, tanggungjawab dan ciri-ciri yang diperlukan oleh seseorang peekrja ciri-ciri yang diperlukan oleh seseorang peekrja untuk lakuykan tugas dengan baik.untuk lakuykan tugas dengan baik.

Langkah penyediaan analisis kerja.Langkah penyediaan analisis kerja. Penentuan kegunaan maklumat hasil daripada analisis Penentuan kegunaan maklumat hasil daripada analisis

kerja.kerja. Pengumpulan latar belakang maklumat yang diperlukan.Pengumpulan latar belakang maklumat yang diperlukan. Memilih wakil pekerjaan daripada suatu kumpulan kerja Memilih wakil pekerjaan daripada suatu kumpulan kerja

yang akan dianalisis.yang akan dianalisis. Kumpul maklumnat berkenaan pekerjaan yang hendak Kumpul maklumnat berkenaan pekerjaan yang hendak

dianalisis.dianalisis. Banding atau bincangkan hasil maklumat vyang Banding atau bincangkan hasil maklumat vyang

diperoleh dengan pekerja atau penyelia.diperoleh dengan pekerja atau penyelia. Membentuk dokumen penghuraian dan spesifikasi kerja.Membentuk dokumen penghuraian dan spesifikasi kerja.

Penghuraian kerjaPenghuraian kerjaKenyataan yang mengandungi maklumat Kenyataan yang mengandungi maklumat

tentang senarai tugas dan tanggungjawab tentang senarai tugas dan tanggungjawab pekerja, kedudukan pekerja dalam hierarki pekerja, kedudukan pekerja dalam hierarki organisasi, konteks kerja, cara bekerja, organisasi, konteks kerja, cara bekerja, pembuatan keputusan, komunikasi, dan pembuatan keputusan, komunikasi, dan tahap prestasi yang dikehendaki.tahap prestasi yang dikehendaki.

Dokumen penghuraian kerja membantu Dokumen penghuraian kerja membantu untuk buat pemilihan pekerja yang untuk buat pemilihan pekerja yang bersesuaian dan membantu dalam bersesuaian dan membantu dalam penilaain kerja bagi membentuk system penilaain kerja bagi membentuk system pentadbiran pampasan dan menjadi asas pentadbiran pampasan dan menjadi asas kepada proses penilaian prestasi.kepada proses penilaian prestasi.

Spesifikasi Kerja/TugasSpesifikasi Kerja/TugasKenyataan berkaitan dengan kemahiran, Kenyataan berkaitan dengan kemahiran,

keupayaan, pengetahuan, dan keupayaan, pengetahuan, dan pengalaman kerja yang diperlukan untuk pengalaman kerja yang diperlukan untuk laksanakan sesuatu kerja.laksanakan sesuatu kerja.

Spesifikasi kerja yang terbentuk Spesifikasi kerja yang terbentuk membantu proses pemilihan , penialian membantu proses pemilihan , penialian prestasi dan latihan pekerja.prestasi dan latihan pekerja.

B) PengrekrutanB) Pengrekrutan Pengkrekrutan ialah proses mencari dan Pengkrekrutan ialah proses mencari dan

menarik minat calon yang berkelayakan menarik minat calon yang berkelayakan untuk mengisi sesuatu kekosongan untuk mengisi sesuatu kekosongan jawatan.jawatan.

Pada peringkat awal pengrekrutan, Pada peringkat awal pengrekrutan, organisasi akan hebahkan kepada orang organisasi akan hebahkan kepada orang ramai berkenaan kekosongan jawatan ramai berkenaan kekosongan jawatan yang ada dalam organisasi melalui iklan yang ada dalam organisasi melalui iklan di media seperti radio dan surat khabar. di media seperti radio dan surat khabar.

Pihak organisasi juga menghantar wakil Pihak organisasi juga menghantar wakil seperti pengurus sumber manusia ke IPT seperti pengurus sumber manusia ke IPT untuk menemu duga pelajar yang layak.untuk menemu duga pelajar yang layak.

Terdapat dua sumber yang digunakan untuk Terdapat dua sumber yang digunakan untuk mencari calon yang layak iaitu:mencari calon yang layak iaitu:

i)i) Sumber dalamanSumber dalaman Terdiri daripada pekerja sedia ada di dalam Terdiri daripada pekerja sedia ada di dalam

organisasi.organisasi. Organisasi tidak perlu mengiklankan kepada Organisasi tidak perlu mengiklankan kepada

pihak luar untuk mengisi kekosonganpihak luar untuk mengisi kekosongan Untuk kebanyakan jawatan kecuali jawatan pada Untuk kebanyakan jawatan kecuali jawatan pada

tahap kemasukan, sumber terbaik ialah sumber tahap kemasukan, sumber terbaik ialah sumber dalam organisasi.dalam organisasi.

Pekerja boleh didekati melalui kaedahPekerja boleh didekati melalui kaedah a) Pameran kerjaa) Pameran kerja Tatacara untuk memaklumakan pekerjanya Tatacara untuk memaklumakan pekerjanya

tentang kewujudan sesuatu kekosongan jawatan tentang kewujudan sesuatu kekosongan jawatan dalam organisasi pada papan bulletin, notis dalam organisasi pada papan bulletin, notis kepada semua jabatan, e-mel dan majalah kepada semua jabatan, e-mel dan majalah organisasi organisasi

b) Pembidaan kerjab) Pembidaan kerja Tatacara yang membolehkan pekerja Tatacara yang membolehkan pekerja

yang merasa dirinya layak dibenarkan yang merasa dirinya layak dibenarkan memohon jawatan kosong yang wujudmemohon jawatan kosong yang wujud

c) Rujukan pekerjac) Rujukan pekerja Mengadakan perbincanagan tidak rasmi Mengadakan perbincanagan tidak rasmi

antara pengurus jabatanantara pengurus jabatand) Inventori kemahiran tenaga kerjad) Inventori kemahiran tenaga kerja Mendapatkan maklumat pekerja Mendapatkan maklumat pekerja

berkenaan kepakaran, latar belakang, berkenaan kepakaran, latar belakang, pengalaman, latihan yang pernah pengalaman, latihan yang pernah disertai, minat dan sebagainya daripada disertai, minat dan sebagainya daripada pangkalan data atau fail pekerja pangkalan data atau fail pekerja

Kebaikan menggunakan sumber dalaman:Kebaikan menggunakan sumber dalaman: Pekerja dikenali, maka prestasi boleh dijangkakanPekerja dikenali, maka prestasi boleh dijangkakan Kos latihan dan orientasi boleh dikurangkanKos latihan dan orientasi boleh dikurangkan Masa penyesuaian dan sosialisasi dengan Masa penyesuaian dan sosialisasi dengan

organisasi boleh dikurangkanorganisasi boleh dikurangkan Mudah untuk buat perancanagn jangka panjang Mudah untuk buat perancanagn jangka panjang

bagi pembangunan kerjaya pekerjabagi pembangunan kerjaya pekerja Boleh meningkatakan kesetiaan pekerjaBoleh meningkatakan kesetiaan pekerja 1 langkah untuk kurangkan kadar lantikhenti.1 langkah untuk kurangkan kadar lantikhenti.

Keburukan menggunakan sumber dalaman:Keburukan menggunakan sumber dalaman: Mungkin tiada calon yang benar-benar layak Mungkin tiada calon yang benar-benar layak Pengisian satu kekosongan baru meninggalkan Pengisian satu kekosongan baru meninggalkan

kekosongan jawatan lainkekosongan jawatan lain Tiada odea dan budaya baru dibawa masuk dalam Tiada odea dan budaya baru dibawa masuk dalam

organisasiorganisasi Sukar membawa perubahan kepada organisasi.Sukar membawa perubahan kepada organisasi.

ii) Sumber luaranii) Sumber luaran Terdiri daripada pekerja di organisasi lain, pelajar Terdiri daripada pekerja di organisasi lain, pelajar

yang lulus dari IPT atau masih menuntut tetapi yang lulus dari IPT atau masih menuntut tetapi mempunyai potensi baik untuk lulus.mempunyai potensi baik untuk lulus.

Cara terbaik dapatkan mereka melalui kaedah:Cara terbaik dapatkan mereka melalui kaedah: Pengiklanan menggunakan media, jurnal professionalPengiklanan menggunakan media, jurnal professional Rujukan kepada agensi pekerjaan dan Jabatan Tenaga Rujukan kepada agensi pekerjaan dan Jabatan Tenaga

BuruhBuruh Pertemuan denagn persatuan professional dan Pertemuan denagn persatuan professional dan

kerjasama dengan universiti untuk dapatkan senarai kerjasama dengan universiti untuk dapatkan senarai pelajar yang boleh dihubungipelajar yang boleh dihubungi

Pengrekrutan pelajar yang buat latihan praktikan di Pengrekrutan pelajar yang buat latihan praktikan di organisasiorganisasi

Permohonan langsung oleh calonPermohonan langsung oleh calon Perhubungan dengan agensi pekerja sementaraPerhubungan dengan agensi pekerja sementara

Kebaikan sumber luaran:Kebaikan sumber luaran:Terdapat orang baru yang membawa idea Terdapat orang baru yang membawa idea

barubaruPekerja baru mempunyai pengalman lain yang Pekerja baru mempunyai pengalman lain yang

boleh dikongsi bersamaboleh dikongsi bersamaCalon terdiri daripada perlbagai bidang dan Calon terdiri daripada perlbagai bidang dan

kemahirankemahiranLebuh mudah untuk membawa perubahanLebuh mudah untuk membawa perubahan

Keburukan sumber luaran:Keburukan sumber luaran:Masa penyesuaian dan sosialisasi diperlukanMasa penyesuaian dan sosialisasi diperlukanKos untuk latihan dan orientasiKos untuk latihan dan orientasiPekerja baru mungkin tidak disukai pekerja Pekerja baru mungkin tidak disukai pekerja

sedia adasedia adaMengurangkan kesetiaan pekerjaMengurangkan kesetiaan pekerja