penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan(ibnu-2010)

8/13/2019 Penyelesaian Masalah Dan Pengambilan Keputusan(Ibnu-2010)

http://slidepdf.com/reader/full/penyelesaian-masalah-dan-pengambilan-keputusanibnu-2010 1/60

asa a an

Pengambilan

Keputusan

Disajikan Oleh

Ibnu WidiyantoSyuhada Sufian

Lokakarya Problem Solving dan Decision Making

Program Magister Manajemen

Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro

Semarang, 13-14 Mei 2009



Dunia Datar (Sedatar Tablet).(Competitive Landscape )



Kerangka Proses Berpikir

Analisis Situasi Analisis Persoalan

Analisis Keputusan

Analisis Persoalan Potensial

AS

AA PAK

APP



Copyright © 2004 South-Western. All rights reserved. 6 –

4

Analisis Situasi

Assessing Global Conditions




5

Assessing Industry Conditions




6

Approximate Hourly Compensation

Costs for Manufacturing across

Countries

Exhibit 6.2



1 –

7

Organization of a Business



Empat Ukuran Kinerja

K Key Result Indikcator

Result Ind./Perform.Indikator

K Key Performance Indicator



Masalah: Apa itu?

Setiap penyimpangan dari Target, adanya

opportunity, inconsistency, ancaman.

Mengenali Masalah: Masalah Tunggal

versus Masalah Kompleks.

Masalah yang dihadapi sesuai dengan

tugas, wewewang dan tanggung jawab.

Dampak masalah tergantung tingkat

masalah yang dihadapi.



Empat pertanyaan sehari-hari

Masalah apa yang sedang dihadapi? (A S)

Mengapa masalah itu terjadi? (A P)

Apa hambatannya berkaitan dgnresources. (A K)

Tindakan apa yang harus diambil? (A K)

Bagaimana memastikan rencanaterlaksana? (APP)

Bagaimana mengamankan tindakan yg

telah diambil. (APP)



roses erp r a anMenciptakan Kemanfatan,

Penomena DuniaProses berfikir karena adanya rasa masalah

yang ingin diselesaiakan.

Dalam menghadapi masalah tsb, proses berpikirharus ditata secara sistematis agar sukses.

Pola umum dalam berfikir : input-proses-output

Diperlukan strategy untuk menciptakan nilai

melalui strategic map (focus).

– Meminta apa yang diinginkan (Misi)

– Yakin, focus

– Ikhlas



Pendatar Dunia1.Runtuhnya tembok Berlian (9/11/89)2.Dunia konektivitas, mendunianya

web

3.Sosial software4.Uploading

5.Out-sourching

6.Off –

shoring7.Supply chain

8.In-sourching

9.In-forming (gogle,yahoo)




13

Pengembangan Competitive

Advantage

Ways to maintain or increase market

share:

Low-cost production

Set a lower price to gain market share.

Better quality than competitors

Create higher quality without incurring excessive

costs.

Product differentiation

Satisfy customer needs in ways that are different

than competitors.



Copyright © 2004 South-Western.

All rights reserved.

5 –14

Assess the Competition (fast

cycle,slow cycle,standard cycle)

Identify industry segments and main

competitors by:

Segmenting by type of business

Degree of competition differs by segment

Segmenting by perceived quality

Measure the degree of competition

Anticipate changes in competitionEntry and exit of competitors

Expansion of existing firms

Increases in price competition



Kebebasan-

memilih

Hukum

Alam

4-

Kecerdasan

Proses dari Dalam

keluar

Proses dari Luar

Kedalam

Pribadi

Utuh

Korban

K e a g un g an / k r e a t i v i t a s

M e d i ok r i t a s /

c a

n g g un g

Visi (IQ)

Gairah(EQ)

Disiplin

(PQ)

Nurani

(SQ)

IQ (Jadi

Korban)

EQ (cermin

Sosial)

PQ (Tunduk

nafsu)

SQ (tunduk

Ego)

PerintisPemberday

a

Penyelaras

Panutan

Tiada visi

Nilai Bersama

Ketidakberdayaan

Tercerai-berai



Seven HabitStephen R Covey

1.Jadilah Proaktif

2.Orientasi Jangka Panjang

3.Dahulukan yang utama (sistem prioritas)4.Berfikir win-win solution

5.Berusaha memahami kemudian

dipahami (panutan)6.Wujudkan sinergi

7.Improvement (Mengasah gergaji)



8th Habit

1. Menemukan Suara anda Pilihan (Kemampuan utk memilih),Prinsip (hukum alam)

dan 4 Kecerdasan untuk menciptakan kreatifitas

Perangkat lunak berupa budaya (nilai-nilai)

2. Mengilhami orang lain untuk

menemukan suara mereka

Kepemimpinan Perintis, pemberdayaan,penyelarasan dan panutan

Arena bermain dunia yg datar

Piramida produktivitas ( misi, tujuan dan sasaran)



Apa Masalahnya?(Analisis Situasi)

• Mengidentifikasi Masalah

•Memilah-milah Masalah

•Memprioritaskan Masalah•Melokasi Masalah

Apa Sebab

Masalah?(Analisis Persoalan)

•Mendeskripsi

•penyimpangan•Merinci: fakta

dan bukan fakta

•Mengidentifikasi

perbedaan

•Mengidentifikasi

perubahan

•Mengembangkan

sebab-sebab

yang mungkin

•Menentukan sebab

yang paling mungkin

•Melakukan verifikasi

Alternatif apa

yang dipilih?(Analisis Keputusan)

•Merumuskan maksudkeputusan

•Menetapkan kriteria/

sasaran

•Memilah menjadi

kriteria mutlak dan

kriteria keinginan

•

Menentukan bobot kriteriaKeinginan

•Mengembangkan alternatif

•Menyaring dan menilai

alternatif

•Mempertimbangkan

konsekuensi merugikan

•Menetapkan pilihan akhir

Bagaimana

Mengembangkan/

mengamankan

rencana?

(Analisis PersoalanPotensial)

•Mendeskripsikan rencana

•Menguraikan atas

langkah/ bidang kegiatan

•Menetapkan daerah kritis

•Mengidentifikasi

persoalan potensial•Mengidentifikasi

kemungkinan sebab

•Menetapkan

tindakan pencegahan

•Menetapkan

tindakan penanggulangan

•Membuat

sistem informasi



Analisis Situasi

Mengidentifikasi masalah

Memilah-milah masalah

Memprioritaskan masalahMelokasi masalah

– Analisis persoalan mencari sebab

–

Analisis Keputusan memilih alternatif tindakan – Analisis Persoalan Potensial mengamankan

tindakan



Mengidentifikasi Masalah

Dapat dilakukan dengan

Observasi Lapangan

Analisis Dokumen – Membandingkan rencana dengan realisasi

– Analisis SWOT (penomena gap)

Mencari informasi melalui orang lain: – Rapat

– Wawancara

Hasil: Daftar Masalah



Memilah Masalah

Menguraikan masalah kompleks menjadi masalah tunggal

Masalah yang tidak berhubungan

– Pisahkan secara horisontal

Masalah yang mempunyai hubungan sebab-akibat – Pisahkan secara vertikal (stair stepping)

Hasil: Masalah-masalah tunggal.

Masalah

Tunggal 1

Sebab AwalSebab

berikutnya



Memprioritaskan Masalah

Jika ada lebih dari satu masalah yang siap

ditangani, perlu menenentukan masalah

prioritas

Kriteria umum prioritas: Aspek kegawatan(dilihat dari dampak/ kerugian), aspek

kemendesakan (dilihat dari tenggat waktu

segera/ ditunda), aspek perkembangan (dilihat

dari membesar, melambat, tetap, menurun)

Kriteria Pertimbangan: Tinggi, Sedang, Rendah

Hasil: Masalah Tunggal Prioritas



Melokasi Masalah

Masalah Tunggal Prioritas

•

Penyimpangan•Perlu mengetahui sebab

Perlu mengamankan

Pelaksanaan Keputusan

Perlu menentukan pilihan

AP AK APP



Analisis Persoalan

Mendeskripsikan penyimpangan

Merinci: fakta dan bukan fakta

Mengidentifikasi perbedaan

Mengidentifikasi perubahan

Mengembangkan sebab-sebab yangmungkin

Menentukan sebab yang paling mungkin

Melakukan verifikasi



Deskripsi Penyimpangan

Tulis secara apa adanya tetapi lengkap

dengan menyebutkan apa yang

mengalami penyimpangan dan disertai

dengan keterangan tambahan

– Tuliskan apa yang menyimpang (kata- benda) dan apa

penyimpangannya (kata- sifat)

Misal: Mobil mogok, penjualan menurun



Identifikasi Bidang Penyimpangan

Daftar Pertanyaan Fakta(Is)

Bukan Fakta(Is Not)

Apa/ siapa yang menyimpang?

Apa bentuk penyimpangan?

Di bagian apa peyimpangan itu

terjadi?

Dimana lokasi/ tempat terjadinya

penyimpangan

Pada tahap/ proses apa

penyimpangan itu terjadi?

Bilamana (waktu) penyimpangan

itu terjadi?



Identifikasi Bidang Penyimpangan (lanjutan)

Daftar Pertanyaan Fakta Bukan

Fakta

Kapan saja (frekuensi)

penyimpangan itu terjadi?

Seberapa luas/ besar

bentuk penyimpangannya?

Bagaiaman kecenderunganperkembangan

penyimpangan itu?



FAKTAApa,dimana,

Bila,luas

Bukan Fakta

Apa

Bukan Fakta

Bilamana

B uk anF ak t a

Di m an a

B u k a n

F a

k t a

L u a s



Perbedaan

Apa kekhasan Fakta (is) terhadap Bukan

Fakta

Tidak boleh dibalik menjadi perbedaan

Bukan Fakta terhadap Fakta

Dapat ditemukan pada:

– Apa: obyek berapa luas

– Dimana: obyek dan tempat

– Bilamana: waktu dan tahapan proses



Perubahan

Apa yang berubah pada suatu (object)pemomena

Perubahan adalah perbedaan dari waktu

ke waktuPada dimensi waktu Perbedaan samadengan Perubahan contoh: –

Apa beda hari ini dengan kemarin? Jawabhari ini tidak hujan kemarin hujan

– Apa perubahan hari ini dibanding kemarin?Jawab hari lancar kemarin macet



Sebab yang Paling Mungkin

Ditentukan dengan cara menguji sebab-

sebab yang mungkin terhadap Fakta dan

Bukan Fakta

Dapat menjelaskan mengapa

penyimpangan hanya terjadi pada Fakta

dan tidak terjadi pada Bukan Fakta



Verifikasi

Memastikan sebab yang paling mungkin adalah

sebab sebenarnya.

Caranya: – Uji Hasil (by result): langkah melakukan percobaan

dengan mengambil tindakan menghilangkan sebab

persoalan lalu dilihat hasilnya

– Uji Laboratorium (by lab): simulasi lab

– Uji Lapangan (by field- on the spot):mengamati

langsung yang sebenarnya di lapangan sehingga

diharapkan dapat membuktikan sebab.



Tindakan dalam Mengatasi/

Menyelesaikan Persoalan

Tindakan Sementara untuk

memperkecil akibat dari persoalan

Tindakan Koreksi diarahkan untuk

menghilangkan sebab perubahanTindakan Penyesuaian sebab penyimpangan

tidak dapat (terlalu mahal) untuk dihilangkan,

tindakan hanya untuk mengurangi akibat daripersoalan (penanggulangan)



Analisis Keputusan

Difinisikan dan klasifikasifikasi masalah ataukesempatan.

Merumuskan tujuan keputusan

Menetapkan kriteria (sasaran)Mengelompokkan kriteria mutlak dan kriteriakeinginan

Memberi bobot kriteria keinginan

Mengembangkan alternatifMenyaring dan Menilai alternatif

Mempertimbangkan konsekuensi merugikan

Menentukan pilihan akhir



Merumuskan Tujuan Keputusan

Deskripsi singkat menggambarkan hasil

yang ingin dicapai, bandingkan dengan

hasil yang tidak diinginkan.

Berorientasi pada misi dan visi

Diawali kata kerja untuk mencapai hasil.

Tuliskan keterangan tambahan bila perlu

– Sumber daya yang digunakan dan kapan

dilaksanakan



Menetapkan Kriteria (Sasaran)

Pertimbangkan: – Hasil yang diinginkan (desire.strategic intent)

– Sumber daya yang dimiliki

Relevan dengan tujuan keputusan

Perlunya menetapkan indikatornya

membangun sistem informasinya – Key result Indicator

– Key Performance Indicator

–

Lag indicator



Mengelompokkan Kriteria Mutlak

dan Keinginan

Kriteria Mutlak – Jika tidak dipenuhi, tujuan tidak tercapai

– Terukur/ batasan jelas

– Realistis

Kriteria Keinginan –

Jika dipenuhi menambah arti/ nilai darialternatif pilihan

– Bisa dikembangkan dari kriteria mutlak dan

keinginan lain



Memberi Bobot Kriteria

KeinginanBobot menunjukkan tingkat kepentingan

antar kriteria untuk mencapai tujuan

keputusan.

Bobot tinggi diberikan kepada kriteria

keinginan yang berkontribusi besar

terhadap hasil.

Beri angka, misalnya, 10 untuk bobottertinggi.



Syarat

Mutlak

Syarat

Keinginan

M b k Alt tif



Mengembangkan Alternatif(diperlukan kreatifitas)

Proses untuk menggali/ mendapatkan

alternatif (inspirasi/ilham)

Gunakan pengalaman dan informasi yangtersedia.

Gunakan teknik berpikir kreatif dan inovatif

Daya gunakan sumber informasi lainsebanyak-banyaknya



Menyaring dan Menilai Alternatif

Menyaring Alternatif – Menggunakan kriteria mutlak – Alternatif gugur bila salah satu kriteria mutlak tidak

terpenuhi

Menilai Alternatif –

Hanya alternatif yang lolos dari proses penyaringan – Bandingkan antar alternatif terhadap kriteria

keinginan

– Informasi pada alternatif terbaik diberi skor tertinggi(eg.10), selebihnya proporsional dengan yang terbaik

–Kalikan bobot dengan skor untuk mendapatkan nilai

– Jumlahkan nilai setiap kriteria keinginan

– Alternatif dengan nilai tertinggi adalah pilihansementara



Mempertimbangkan Konsekuensi

Merugikan

Bisa menjadi hambatan di kemudian hari jikaalternatif itu dipilih

Belum dipertimbangkan pada tahap sebelumnya

Tidak mengulangi apa yang telahdipertimbangkan pada kriteria

Unik pada alternatif tertentu

Hal-hal relevan yang terlewatkan pada proses

sebelumnyaPertimbangkan kemungkinan terjadinya dantingkat kegawatannya bila terjadi



Konsekuensi Merugikan

Tingkat Kemungkinan (M)

Tingkat Kegawatan (G)

Penilaian bisa dalam kategori Tinggi,Sedang dan Rendah

Kalikan angka M dengan G untuk

mendapatkan nilai MG

Jumlahkan nilai MG untuk setiap alternatif

konsekuensi yang merugikan



Menentukan Pilihan Akhir

Cara Pertama – Pilihan sementara ditetapkan sebagai pilihan

akhir bila konsekuensi merugikannya dapat

diatasi atau ditoleransi

Cara Kedua –

Beberapa alternatif yang nilainya tinggidiperhitungkan dengan mempertibangkan

antara nilai dan konsekuensi yang merugikan




Keputusan akhir yang akan dilaksanakan hasil dari Analisis

keputuasan (A-K)

Diperlukan untuk mengamankan keputusan karena kemungkinan

ada

hambatan dimasa yang akan datang :

– Ketidak pastian rencana

– Ada kondisis yang belum diperhitungkan

Sikap dalam mengamankan rencana

–

Pikir sambil jalan (tindakan sementara) – Tidak jadi (banyak hambatan)

– Berjaga-jaga (APP)

Ti d k d l M h d i



Tindakan dalam Menghadapi

Persoalan Potensial

Tindakan Pencegahan (menghilangkan

sebab

Tindakan Penanggulangan

Analisis sistimatik thd arah tindakan akibat

adanya leputusan dan melakukan tindakan 2

dimasa yad utk menyelesaiakan hal-hal yang

mungkin tidak beres. Agar efektif bekerja, perlu suatu sistem informasi

yang berisi petunjuk pelaksanaan tindakan

penanggulangan




Mendeskripsikan rencanaMenetapkan langkah/ bidang kegiatan

Mengidentifikasi daerah kritis

Mengidentifikasi persoalan potensialMengidentifikasi kemungkinan sebabmunculnya persoalan potensial

Menetapkan tindakan pencegahan

Menetapkan tindakan penanggulangan

Membuat sistem informasi tindakanpenanggulangan



Mendeksripsikan Rencana

Dinyatakan dalam:

– Apa rencana yang akan dijalankan?

– Dimana rencana itu dijalankan?

– Bilamana rencana itu dijalankan?

– Berapa Luas (cakupan) rencana tersebut?

Menggambarkan kekhasan rencana

– Ruang lingkup

– Kompleksitas

M t k L k h/ Bid



Menetapkan Langkah/ Bidang

Kegiatan

Langkah-langkah berbentuk urutankegiatan atau jadwal kegiatan.

Bidang-bidang berbentuk kelompok

kegiatan, misalnya: daerah, departement,bagian, divisi.

Kegiatan jangka pendek dipilih langkah-langkah yang akan dikerjakan

Kegiatan jangka panjang lebih mudahdipilih bidang-bidang kegiatan



Mengidentifikasi Daerah Kritis

Rentan terhadap munculnya persoalan potensial

yang dapat mengganggu pelaksanaan

keputusan/ rencana

Ciri-ciri: – Kalau gagal akibatnya fatal

– Batas waktunya ketat

– Kegiatan kompleks/ baru

– Tidak jelas siapa yang harus bertanggungjawab

– Melibatkan banyak pihak/ sumber daya

– Tergantung pihak/ pekerjaan lain

Mengidentifikasi Persoalan



Mengidentifikasi Persoalan

Potensial

Digali pada daerah kritisPertimbangkan kemungkinan terjadinya

dan kegawatannya bila terjadi

Melakukan ranking terhadap persoalanpotensial: major (tinggi), medium

(sedang), minor (rendah).

–

Major

utamakan pencegahan danpenanggulangan

– Mediumutamakan penanggulangan

– Minor dapat diabaikan



DaerahKritis PersoalanPotensial KemungkinanTerjadinya Kegawatannya jika

terjadi

Prioritas

M id tifik i K ki



Mengidentifikasi Kemungkinan

Sebab dari Persoalan Potensial

Gunakan pengetahuan dan pengalaman

Untuk membantu menentukan tindakan

yang bersifat mencegah munculnya

sumber-sumber persoalan potensial

Rumuskan sebab spesifik mungkin

Identifikasi tingkat kemungkinan terjadinya

sebab



PersoalanPotensial

Sebab Kemungkinanterjadinya sebab



Menetapkan Tindakan



Menetapkan Tindakan

Penanggulangan

Tindakan antisipasi (berjaga-jaga) untukmemperkecil meluasnya dampak jikapersoalan potensial terjadi

Semakin penting untuk persoalanpotensial yang tidak dapat dipersiapkantindakan pencegahannya

Dilakukan untuk mengurangi meluasnyapersoalan potensial/ mengurangi dampak



Membuat Sistem Informasi

Sistem yang memberitahu sejak dini bahwapersoalan potensial akan atau telah terjadi (earlywarning system)

Disusun untuk menjamin tindakan

penanggulangan berfungsi tepat pada waktunyaMeliputi informasi: Apa, Siapa, Dimana,Bilamana, Bagaimana (pertanggungan jawaba0

Terdiri dari: deteksi dini terjadinya persoalan

potensial, pemberitahuan atau peringatan agartindakan penanggulangan dilaksanakan, danpetunjuk pelaksanaan tindakanpenanggulangan.

Contoh Sistem Informasi



Contoh Sistem Informasi

Persoalan Potensial Kebakaran

Deteksi Dini: deteksi bahaya sunami deteksiasap/ panas

Sistem Peringatan: Alarm tentang terjadikebakaran

Petunjuk Tindakan Penanggulangan: caraevakuasi, cara melakukan pertolongan pertamadan cara pemadaman kebakaran.

Sistem petunjuk juga menginformasi: siapa yang

bertanggungjawab, bagaimana caramenanggulanginya, dimana disimpan peralatanpenanggulangan kebakaran, nomor teleponberapa yang harus dihubungi dan bilamanapenanggulangan harus dilakukan



TERIMA KASIH

(wasalam)

SEKIAN

penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan(ibnu-2010)

Documents