1

PENTADBIRAN DAN

PENGURUSAN PEJABAT

AHSAN AHMAD

KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JABATAN PENDAFTAR

2

Panduan Pengurusan Pejabat

Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007

Pekeliling ini diharap dapat membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.

Panduan Pengurusan Pejabat digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedh pelaksanaan tugs secra tradisional terutama di pejabat jabatan/agensi kecil di peringkat negeri, daerah, Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan

3

PENGURUSAN AM

PEJABAT

(Bahagian I)

4

PERANAN KERAJAAN

• Kerajaan berperanan membangunkan negara

untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat

• Agensi kerajaan bertanggung jawab:

• melaksanakan dasar dan rancangan

kerajaan dengan cekap dan berkesan

• Mengoptimumkan penggunaan semua

sumber

• Mencegah pembaziran dan salah guna

• Memberi khidmat terbaik kepada orang

ramai

5

WAWASAN

“UKM bertekad menjadi Universiti

terkehadapan yang mendahului langkah

masyarakat dan zamannya bagi

membentuk masyarakat dinamis,

berilmu dan berakhlak mulia”

6

A. Tanggungjawab Ketua

Jabatan

Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi

dengan cekap dan berkesan:

• menyedia dan memastikan kakitangan

memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi,

Piagam Pelanggan, Carta Organisasi

• Menyedia SKT jabatan dan individu

• Menggalakkan perhubungan sihat antara

pegawai

• Mengadakan program kebajikan

• Menggunakan aplikasi psikologi dalam

pengurusan sumber manusia

• Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

7

B. PERANAN KETUA JABATAN

• Menyemak semula fungsi jabatan

• Menilai semula aktiviti jabatan

• Mengemakini undang-udang dan peraturan

• Mengadakan perhimpunan bulanan

• Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi

• Menyediakan senarai tugas

• Kemudahan Komunikasi

• Perkhidmatan Pos

8

UNDANG-UNDANG DAN

PERATURAN

• Undang-undang dan peraturan yang berkaitan

dengan fungsi jabatan perlu difahami dan

dipatuhi.

• undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini

supaya sentiasa relevan.

9

SENARAI TUGAS

Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:

• Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan

• Pengstukturan semula organisasi

• pengurangan /penambahan fungsi jabatan

• pengurangan /penambahan jumlah kakitangan

• perubahan dalam sistem atau cara bekerja

10

KEMUDAHAN KOMUNIKASI

Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai

melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia

perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan

kepada urusan rasmi sahaja.

• perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas,

online, dan lain-lain

• telegram

• telefon : talian tetap, telefon bimbit

• faksimili

• persidangan video

• komunikasi manual

• kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel,

SMS dan lain-lain

11

KEBERSIHAN PEJABAT

• asingkan bahan yang tidak bernilai, buang

barang yang tidak perlu.

• menyusun atur peralatan yang dibekalkan

• membersihkan peralatan, tempat bertugas dan

mencegah segala kecacatan terutama selepas

bertugas.

• menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

12

MENCEGAH KEBAKARAN

• pelan tindakan kebakaran dipamerkan.

• panduan, tanda arah dan simbol pencegahan

kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin

• pemeriksaan alat pemadan api secara berkala

• latihan mencegah kebakaran secara berkala

• bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

13

KHIDMAT NASIHAT

• perundangan : Jabatan Peguan Negara

• kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan

Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

• keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan

Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam

Negeri dan Polis Diraja Malaysia

• keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan

Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

• personel : Jabatan Perkhidmatan Awam

• sistem dan cara kerja : MAMPU

• pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib

Negara

14

PENTADBIRAN

SUMBER MANUSIA

(Bahagian II)

15

REKOD PERKHIDMATAN

PEGAWAI

• Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah

direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.

• maklumat direkod dalam sistem komputer atau

buku rekod perkhidmatan.

• rekod secara manual hendaklah menggunakan

dakwat kekal

• pegawai bertanggung jawab memaklumkan

perubahan maklumat diri supaya rekod

peribadinya terkini.

16

REKOD PERKHIDMATAN

PEGAWAI

Maklumat peribadi pegawai:

• nama

• tarikh dan tempat lahir

• nombor kad pengenalan

• nombor KWSP

• agama

• kelayakan akademik

• nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

17

Maklumat Perkhidmatan:

• nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan

dalam perkhidmatan, pemberian taraf

berpencen/KWSP

• keputusan peperiksaan jabatan

• tindakan tatatertib

• Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung

kerja

• kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan

perjanjian (jika ada)

18

• cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan

pegawai

• semua jenis pinjaman dari kerajaan

• kurniaan dan anugerah

• kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan

pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah

asal dlln.

19

REKOD KEHADIRAN

• rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan

waktu meninggalkan pejabat) hendaklah

disimpan dan diselenggara.

• kaedah yang sesuai boleh digunakan

• jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti,

berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa

dikemaskini dan dipamerkan

20

PENILAIAN PRESTASI

• penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)

• penilaian dibuat secara berterusan

• tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan

kepada pegawai yang dinilai.

• pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan

pandangan mengenai prestasinya.

• penilaian prestasi adalah instrumen

meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

21

MEMUPUK BUDAYA KERJA

POSITIF

• mewujud semangat kerja berpasukan

• menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan

berkesan

• memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan

• memberi tanggung jawab dan kepercayaan

kepada pegawai

• memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada

pegawai

22

PEMBANGUNAN MODAL INSAN

• latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan

• laluan kerja dan perancangan penggantian

• pusingan kerja mengikut tempoh masa yang

sesuai

• pendedahan yang bersesuaian untuk menambah

pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi

lain.

23

KEPERIBADIAN DAN

KETERAMPILAN

( Bahagian III)

24

KEPERIBADIAN DAN

KETRAMPILAN

KEPERIBADIAN

TATAKELAKUAN

PAKAIAN

TANDA NAMA

25

KEPERIBADIAN

Sentiasa (semasa menjalankan tugas

atau diluar masa bertugas) menjaga dan

memelihara:

• Penampilan diri

• Cara berpakaian

• Cara bekerja

• Tatakelakuan,disiplin dan

• Adab sopan

26

KEPERIBADIAN

Memiliki keperibadian unggul

Memiliki profesional competency yang tinggi: • Cekap

• Mahir

• Inteltual

• Produktif

• Result oriented

• Inovatif

• Berwawasan

• Pintar

• kreatif

27

KEPERIBADIAN

Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan nilai-nilai murni:

• Berintegriti

• Boleh mengawal emosi

• Bertindak secara bijaksana dan berhemah

• Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas

• Mempunyai keazaman dan kegigihan

• Amanah, jujur dan boleh dipercayai

• Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara

• Berani dan sanggup menerima cabaran

• Berfikiran positif

• Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya

28

BERINTEGRITI

Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral yang baik

Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik

Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata

Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea, cadangan dan teguran

Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat berasaskan nilai murni

29

BOLEH MENGAWAL EMOSI

Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam

keadaan sukar, terdesak dan tertekan

Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang

sangat mencabar

30

BERTINDAK SECARA BIJAKSANA

DAN BERHEMAH

Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap

tindakan yang diambil

Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya

tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara

organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

31

FLEKSIBEL TETAPI TEGAS

Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan

melaksanakan dasar dan peraturan

Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya

perlaksanaan dasar dan peraturan

Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan

tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

32

MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH

Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban

masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi

Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk

memastikan objektif organisasi tercapai

33

AMANAH JUJUR DAN BOLEH

DIPERCAYAI

Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas

Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh

dedikasi

34

BERSEDIA BERKHIDMAT

Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan

awam

Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk

memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk

kepentingan awam dan negara melebihi daripada

kepentingan peribadi

35

BERANI

Berani dan sanggup menerima cabaran

Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara

bertanggung jawab dan berhemah

Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi

Mempunyai semangat dan keupayaan untuk

melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup

mengambil risiko dalam melaksanakannya

36

AKAUNTIBILITI

Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti

Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang

diamanahkan

37

BERFIKIRAN POSITIF

Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh

dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan

yang sukar

Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian

Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

38

KESTABILAN DALAM

KEHIDUPAN

Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan

kerjaya

Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas,

kepentingan perkhidmatan dan negara

Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan

pegawai yang lain

39

TATAKELAKUAN

Pegawai hendaklah mempunyai disiplin

diri dengan mematuhi Aku Janji dan

tatakelakuan yang ditetapkan.

40

SURAT AKU JANJI

Saya, ………………………….…No. K.P (baru)

…………………………… beralamat di

…………………………………………………………………...

dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi

Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta

peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan

oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan

saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji

sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta

Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

605), bahawa saya:

41

SURAT AKU JANJI

i) akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan

Kerajaan;

ii) Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-

sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab;

iii) Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi

saya;

iv) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan

kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya;

v) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak

yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan

peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan

kegunaan saya sebagai pegawai awam;

42

SURAT AKU JANJI

Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai

awam bagi faedah diri saya sendiri;

vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh

memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam;

viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh

atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan

saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan

awam; dan

ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan

cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

43

SURAT AKU JANJI

Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku

Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan

Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).

Di hadapan:

………………………….

…………………………………….

(Tandatangan Pegawai) (Nama Ketua Yang Diberi

Kuasa)

…………………………. ……………………………….

(Jawatan Pegawai) (Cop Rasmi

Jabatan)

44

PAKAIAN DAN TANDA NAMA

• memakai pakaian yang kemas dan sesuai

• mematuhi peraturan pakaian

• memakai pakaian seragam

• memakai tanda nama

45

PAKAIAN LELAKI

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar panjang berserta baju kemeja dengan warna yang sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

46

PAKAIAN LELAKI

Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau, pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu dengan kain sarong tidak dibenarkan.

Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawai-pegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu adalah buatan Malaysia.

47

PAKAIAN SEMASA BEKERJA

"Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai semasa bekerja.

Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya. Capal boleh dipakai dengan pakaian baju Melayu yang lengkap dengan bersamping.

Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

48

PAKAIAN WANITA

Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka tidak boleh dipakai semasa bekerja.

Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

49

PAKAIAN WAKTU BEKERJA

Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa

bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya.

Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai

pakaian yang menjolok mata.

50

PENGURUSAN

PERHUBUNGAN

PELANGGAN

(Bahagian IV)

51

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

• layanan yang mesra dan adil

• mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan

• memperluaskan mekanisma penyebaran dan

penyampaian kemudahan perkhidmatan

• mengurangkan karenah birokrasi

52

KEMUDAHAN PELANGGAN

• telefon awam : membolehkan orang awam

membuat panggilan

• alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan

jelas, cepat dan berkesan

• kafeteria : kemudahan kepada pelanggan

• galeri : pameran aktiviti jabatan

• kemudahan sukan dan riadah

53

PIAGAM PELANGGAN

• menyemak dan mengkaji jaminan kualiti

perkhidmatan yang dijanjikan

• pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang

dijanji dipatuhi setiap masa

• sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi

mengukuhkan keyakinan pelanggan

• pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik

54

PENGURUSAN ADUAN AWAM

• melantik pegawai perhubungan aduan

• pelbagai saluran untuk kemukakan masalah

• tempoh penyelesaian yang munasabah

• Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan

yang berkuatkuasa dari masa ke masa

55

SISTEM PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN

Bahagian V)

56

PERKHIDMATAN KAUNTER

• sediakan jumlah kaunter yang mencukupi

• memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu

lokasi

• menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap

kaunter

• kaunter khas untuk OKU dan warga emas

• sistem giliran

• buka kaunter pada masa yang dijanjikan

57

• sediakan borang maklumbalas pelanggan

• sediakan peti cadangan

• petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan

berbudi bahasa

• melantik penyelia kaunter

• membuat pemantuan perkhidmatan kaunter

58

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

• semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada

untuk memudahkan urusan.

• mengadakan Pusat Khidmat Setempat

• mempamerkan carta alir proses kerja

• mempamerkan senarai semak dalam proses

kelulusan sesuatu jenis permohonan

• mengeluarkan surat akuan terima

• memaklumkan pelanggan status permohonan

dan jangkamasa proses permohonan

59

MANUAL PROSEDUA KERJA

(MPK) DAN FAIL MEJA

• MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan

• setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang

lengkap dan kemas kini

• MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa

60

BORANG PERMOHONAN

• kurangkan atau hapuskan penggunaan borang

bagi urusan tertentu.

• kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan

• gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu

sahaja

• borang hendaklah mudah diperolehi dari

pelbagai saluran

61

URUSAN SURAT

KERAJAAN

(Bahagian VI)

62

SURAT RASMI KERAJAAN

• alamat pengirim

• alamat penerima

• nombor rujukan

• tarikh surat

• tajuk surat

• pembukaan dan mengakhiri surat

• nombor perenggan, muka surat dan lampiran

• sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal),

fail surat dan fail timbul

• tentukan taraf keselamatan surat

63

PENDAFTARAN DAN

PENGEDARAN SURAT

• surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan

tanpa dibuka

• surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu

diserah kepada pegawai berkenaan

• pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh

membuka dan mendaftar surat mengikut

prosedur.

• surat hendaklah dimasukkan dalam fail

berkenaan.

64

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

semua surat perlu diambil tindakan segera

surat keluar hendak salinan asal, lengkap

dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang

betul dan tanda tangan pegawai.

penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin

faksimili dan disusuli dengan surat asal

65

KESELAMATAN DOKUMEN

RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi

yang boleh menyebabkan kerosakan

yang amat besar kepada negara.

Contoh : Kertas-kertas jemaah

menteri, maklumat ketenteraan.

RAHSIA - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi

yang boleh membahayakan

keselamatan negara, kerosakan

besar kepada kepentingan dan

martabat negara atau memberi

keuntungan besar kepada negara

asing.

Contoh : Arahan penting untuk

perwakilan negara yang membuat

perundingan dengan negara asing.

66

KESELAMATAN DOKUMEN

SULIT - Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing.

Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa.

TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan.

Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.

67

KESELAMATAN DOKUMEN

DOKUMEN - Dokumen rasmi yang TERPERINGKAT mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan.

MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk

-Jenis atau kandungan

-Jenis kegunaan dan komposisi

-Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran

-Proses saintifik

-Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

68

KESELAMATAN DOKUMEN

PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan

kepada pengetahuan orang

tertentu sahaja.

DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang

tercatat berkenaan dengan

perkara rasmi :

-perkara bertulis, bertaip

-fotograf,fotosalinan,pelan

cetak,jalur rakaman.

-pelan,lepan lakar,lukisan

-huruf cetak atur,huruf cetak

miring,acuan..

DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti

TERPERINGKAT diberi perlindungan

keselamatan.

69

PENGURUSAN FAIL

(Bahagian VII)

70

PEMBUKAAN FAIL

• tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan

• kertas minit, kandungan surat dan dokumen

lampiran disusun mengikut tarikh

• minitkan surat masuk dengan dakwat merah

• minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru

• minit yang pendek dicatat pada kertas minit

• tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau

tebal melebihi 4 sm.

71

FAIL SEMENTARA

• surat/dokumen yang diterima memerlukan

tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan

tidak dapat dikesan.

• lebih daripada seorang pegawai perlu

mengambil tindakan menggunakan fail yang

sama.

72

PENYIMPANAN DAN

PERGERAKAN FAIL

• fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun

mengikut rujukan

• pergerakan fail direkod bagi memudahkan

pengawalan dan pengesanan

• simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan

memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu

surat dalam tempoh yang ditetapkan

• fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai

atasan/lain mengenai tindakan yang telah

diambil

73

PENYELENGGARAAN,

PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM

( Bahagian VIII)

74

REKOD AWAM

• rekod yang diterima secara rasmi atau yang

dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam,

perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.

• merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan

bercetak dan elektronik.

• mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan

oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia

• mengadakan bilik rekod jabatan dengan

kelengkapan yang bersesuaian

• melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib

Negara Malaysia

• melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

75

PENYELENGGARAAN REKOD

AWAM

• gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada

tepung ubi

• rekod yang basah dikeringkan dengan kertas

serap air dan dianginkan mengguna kipas

• rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah

sinaran matahari atau disalai

76

PUNCA ANCAMAN

1. Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau

pertubuhan untuk membinasakan

ketenteraman.

2. Espionaj - mendapatkan maklumat terperingkat

dengan cara salah atau tersembunyi

dengan tujuan memudaratkan

keselamatan atau kepentingan negara.

3. Sabotaj - menyebabkan kerosakan fizikal untuk

kepentingan negara asing untuk tujuan

politik yang subversif.

77

PUNCA ANCAMAN

4. Kelemahan manusia

Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.

Cuai mematuhi arahan keselamatan.

Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.

Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di

tempat awam.

Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar

belakang yang tidak baik.

78

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Rahsia Besar

- simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.

- simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail

yang dipasang palang besi berkunci.

- jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.

Rahsia

- simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang

palang besi berkunci.

Sulit dan Terhad

- kabinet keluli atau almari keluli.

79

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat

termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan

sama seperti simpanan perkara terperingkat.

Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :

Waktu singkat - kunci pintu dan tingkat

Waktu lama - kunci dalam peti keselamatan

80

PENGHANTARAN DOKUMEN

TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.

Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima

sahaja.

Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.

Letatkan bersama salinan borang akuan terima.

Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak

dikembalikan selepas 7 hari.

81

SISTEM SATU LAPIS SURAT

Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg

berkunci.

Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat

penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

82

SISTEM DUA LAPIS SURAT

Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak

menggunakan peti atau beg berkunci.

Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat

penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.

Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

83

MEMBAWA DOKUMEN

TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT

Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali

untuk rujukan rasmi ditempat lain.

Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.

Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian

Rahsia Besar dan Rahsia.

Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan

Terhad.

84

INVENTORI DAN BEKALAN

PEJABAT

(Bahagian IX)

85

INVENTORI

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai

kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa

perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir

dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

86

BEKALAN PEJABAT

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak

dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai

rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan

penempatannya secara satu persatu.

Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan

kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam

melaksanakan tugas rasmi.

87

PEROLEHAN INVENTORI DAN

BEKALAN PEJABAT

• perlu mendapat kelulusan seperti peraturan

• barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat

hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.

• pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat

selaras dengan peraturan kewangan

• penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa

untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.

88

KAWALAN PENGGUNAAN

• merekod dengan lengkap, tepat dan diberi

nombor

• Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut

keperluan

• pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan

• pengeluaran dilaksanakan secara MDKD

• sistem kawalan secara berkomputer lebih

sistematik

• penyalahgunaan/kecuaian boleh diambil

tindakan tatatertib atau surcaj

89

PENYIMPANAN

• tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciri-

ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.

• sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset

• aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat

selamat untuk mengelakkan kehilangan

90

PENYELENGGARAAN

• penyelenggaraan peralatan dibuat secara

terancang mengikut jadual

• perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat

dengan pembekal yang dilantik

• aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan

• penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian

91

PEMERIKSAAN

• baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan

baki dalam simpanan

• berkeadaan sempurna

• tempoh penggunaan belum luput

• stok mencukupi mengikut had keperluan

• disimpan di tempat yang ditetapkan

• Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat

dikemukakan kepada KSU Kementerian