pengurusan am pejabat

7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat

1/52

PANDUAN PENGURUSAN PEJABATPANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

BIL.5 TAHUN 2007BIL.5 TAHUN 2007

[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN

BAB 1 ~BAB 8]BAB 1 ~BAB 8]


2/52

10.INVENTORIDAN

BEKALANPEJABAT

9.PENGURUSANKOMUNIKASI

DANTEKNOLOGIMAKLUMAT

8.PENYELENGGARAAN

PEMELIHARAANDAN

PELUPUSANREKOD

AWAM

7. PENGURUSANFAIL

6. URUSANSURAT

KERAJAAN

5.SISTEMPENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN

4.PENGURUSANPERHUBUNGAN

PELANGGAN

. KEPERIBADIANDAN

KETRAMPILAN

!. PENTADBIRANSUMBER MANUSIA

1.PENGURUSANAM

PEJABAT

PANDUANPENGURUSAN

PEJABAT


3/52

BAB 1" PENGURUSAN AMBAB 1" PENGURUSAN AM

PEJABATPEJABATPERANAN KERAJAAN" SENTIASAMENGOPTIMUMKAN PENGGUNAANSEGALA SUMBER YANG ADA BAGIMENGELAKKAN PEMBA#IRAN DANPENYALAHGUNAANNYA SUMBER


4/52

M$%&$'()*)%V(+(,-(+(,O/$*( ,

2%3+(,+3)% , ()3)-

J)))% ')%8)) 3)%(+)+(

MenggunakanAplikasiPsikologi

Dlm pengurusanSumber Manusia

Mewujud danMengukuhkan

mekanismeKerjasama antaraSektor awam dan

swasta

MenyediakanDan

MelaksanakanProgram kualiti

Pembahagiankerja/SKT/

PenurunanKuasa Seara!ertulis

Memaklumkansemua pegawai

KepentinganPematuhanperaturan

Menentukan

"ubungan!aik antara

Pegawai

PERANAN KETUA JABATAN

TANGGUNGJAWAB

KETUA JABATAN

UtamakanpenggunaanTeknologimaklumat

dan

komunikasi


5/52

MENYEMAK SEMULA FUNGSIMENYEMAK SEMULA FUNGSIJABATANJABATAN

JELAS DIKEMASKINI DARI SEMASA KESEMASA

AKTIVITI YG TIDAK PERLUATAU TIDAK SESUAI

DIHAPUSKAN


6/52

MENGKAJI SEMULA AKTIVITIMENGKAJI SEMULA AKTIVITI

JABATANJABATAN

I. AKTIVITI DIKAJI SEMULA SUPAYA:

AKTIVITI YA!" TIDAK SESUAI DI#APUSKA!

LA!"KA# YA!" PE!TI!" U!TUK ME!$APAI MATLAMAT

SISTEM KA%ALA! &E'KESA!

SISTEM KE'JA YA!" &AIK


7/52

UNDANGUNDANG DANUNDANGUNDANG DAN

PERATURANPERATURAN #E!DAKLA# DI MAKLUM#E!DAKLA# DI MAKLUM


8/52

E.SENARAI TUGASE.SENARAI TUGAS

SETIAP KAKITA!"A!SETIAP KAKITA!"A!

JELAS(MUDA# DI)A#AMIJELAS(MUDA# DI)A#AMI

SE$A'A &E'TULISSE$A'A &E'TULISDIKEMASKI!I DA'I SEMASA KEDIKEMASKI!I DA'I SEMASA KE

SEMASA TE'UTAMA &ILA ADASEMASA TE'UTAMA &ILA ADA

PE'TUKA'A!*PE!YUSU!A!*PE'TUKA'A!*PE!YUSU!A!* PE!"U'A!"A! ATAU PE!AM&A#A!PE!"U'A!"A! ATAU PE!AM&A#A!

DA! PE'U&A#A! SISTEM &E'KE'JADA! PE'U&A#A! SISTEM &E'KE'JA


9/52

F. NASIHAT DARI JABATAN LAINF. NASIHAT DARI JABATAN LAIN

G. SEMANGAT BERPASUKANG. SEMANGAT BERPASUKAN

H. LATIHANH. LATIHANJ. PUSINGAN KERJAJ. PUSINGAN KERJA


10/52

##. "ubungan Dengan $rang##. "ubungan Dengan $rang

%amai%amai

HUBUNGAN BAIK"

PERLU:

" KEMUDAHAN UNTUK ORANGRAMAI.


11/52

BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARUBAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU

PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI

SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM

"SSB; 199!"!00!"SSM;!00!


12/52

PENILAIAN TAHAP KECEKAPANPENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

GREDGRED KUMP.P&PKUMP.P&P SOKONGANSOKONGAN

GREDGRED

LANTIKANLANTIKANPTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2 PTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2

GREDGRED

KENAIKANKENAIKAN

PANGKATPANGKAT

PTK 3 DANPTK 3 DAN

KEATASKEATASPTK 3 DANPTK 3 DAN

KEATASKEATAS


13/52

PELUANG KENAIKAN PANGKATPELUANG KENAIKAN PANGKAT

PE%UJUDA! LAPISA! JA%ATA! &A'U U!TUKPE%UJUDA! LAPISA! JA%ATA! &A'U U!TUKSEMUA PE'K#IDMATA! KE$UALI:SEMUA PE'K#IDMATA! KE$UALI:

TE!TE'A*P+LIS*&+M&A*PE!JA'ATE!TE'A*P+LIS*&+M&A*PE!JA'A SKIM PE'K#IDMATA! &E'KELAYAKA!SKIM PE'K#IDMATA! &E'KELAYAKA!

STPM*DIPL+MA*SETA'A) *SPM DA! SETA'A) Y"STPM*DIPL+MA*SETA'A) *SPM DA! SETA'A) Y"MEMPU!YAI , LAPISMEMPU!YAI , LAPIS


14/52

PENETAPAN GRED MENGIKUTPENETAPAN GRED MENGIKUT

KELAYAKANKELAYAKAN

KELAYAKA!KELAYAKA! "'ED SSM"'ED SSM

IJA-A#IJA-A# /0/0

DIPL+MA*STPM*DIPL+MA*STPM*

SETA'A)SETA'A)

123123

SPM DA! SETA'A)SPM DA! SETA'A) /214/214

PM'*S'P KE&A%A#PM'*S'P KE&A%A# //4//4


15/52

PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI

#E!DAKLA# +&JEKTI)(ADIL DA!#E!DAKLA# +&JEKTI)(ADIL DA!

TELUSTELUS

&E'ASASKA! PE!"#ASILA! KE'JA&E'ASASKA! PE!"#ASILA! KE'JA

DA! TI!"KA#LAKUDA! TI!"KA#LAKU

ME!""ALAKKA! PE'SAI!"A! UTKME!""ALAKKA! PE'SAI!"A! UTK

TI!"KAT KUALITI DA!TI!"KAT KUALITI DA!

P'+DUKTIVITIP'+DUKTIVITI


16/52

!IRI!IRI

PE!ETAPA! SKTPE!ETAPA! SKT +&JEKTI)(TELUS DA! ADIL+&JEKTI)(TELUS DA! ADIL IKTI'A) KE"IATA! DA! SUM&A!"A!IKTI'A) KE"IATA! DA! SUM&A!"A!

LUA'LUA' PE!ETAPA! MA'KA# %AJA'A!PE!ETAPA! MA'KA# %AJA'A! LIMA JE!IS &+'A!" ME!"IKUTLIMA JE!IS &+'A!" ME!"IKUT

KUMPULA!KUMPULA!

PE'A!A! PA!EL PEM&A!"U!A!PE'A!A! PA!EL PEM&A!"U!A!SUM&E' MA!USIASUM&E' MA!USIA


17/52


18/52

BAB " SURAT MENYURATBAB " SURAT MENYURAT


19/52

BAB ". SURAT MENYURATBAB ". SURAT MENYURAT

/./. ME!ULIS SU'AT DA!ME!ULIS SU'AT DA!ME!"ALAMAT SU'ATME!"ALAMAT SU'AT

1.1. ME!ULIS MI!IT SU'ATME!ULIS MI!IT SU'AT

,.,. MELAYA! SU'AT YA!"MELAYA! SU'AT YA!"DITE'IMADITE'IMA


20/52

1# MENULIS DAN MENGALAMAT1# MENULIS DAN MENGALAMAT

SURATSURAT S2)


21/52

II. MENULIS MINITII. MENULIS MINIT

P$%(%3%&) M(%( S2)P$%(%3%&) M(%( S2) "" +$)3)( $*'+$)3)( $*'

"" +$)3)( $(')* '(3))**)%?

$a5a Menulis$a5a Menulis 66 7elas(5ingkas( muda8 di9a8ami7elas(5ingkas( muda8 di9a8ami


22/52

$$$. MELAYAN SURAT$$$. MELAYAN SURAT

DI&E'IKA! PE'#ATIA! SE"E'ADI&E'IKA! PE'#ATIA! SE"E'ADI&E'IKA! KEPADA PE!E'IMA PADADI&E'IKA! KEPADA PE!E'IMA PADA

#A'I YA!" SAMA#A'I YA!" SAMA TI!DAKA! PE!DA)TA'A! )AILTI!DAKA! PE!DA)TA'A! )AILSAMPUL KE$IL &A"I TI!DAKA!SAMPUL KE$IL &A"I TI!DAKA!

SEME!TA'ASEME!TA'A

'EK+D SU'AT KELUA' MASUK'EK+D SU'AT KELUA' MASUKDA)TA'KA! SU'AT ME!"A!DU!"IDA)TA'KA! SU'AT ME!"A!DU!"I

&AYA'A!&AYA'A!


23/52

&A& )AIL MEM)AIL&A& )AIL MEM)AIL

/./. PE!"KELASA! )AILPE!"KELASA! )AIL

1.1. ME!DA)TA' DA! ME!YELE!""A'AME!DA)TA' DA! ME!YELE!""A'A)AIL)AIL

,.,. PE!"EDA'A! )AILPE!"EDA'A! )AIL

.. SIMPA! DALAM PE'#ATIA!SIMPA! DALAM PE'#ATIA!

0.0. MEMELI#A'A DA! ME!JA"A )AILMEMELI#A'A DA! ME!JA"A )AIL


24/52

1. PENGKELASAN FAIL1. PENGKELASAN FAIL

SistematikSistematik Pengkelasan bagi pejabat kecilPengkelasan bagi pejabat kecil Memberi tajuk failMemberi tajuk fail

Pengkelasan keselamatanPengkelasan keselamatanter!a"#sulit#ra!sia besar#ra!siater!a"#sulit#ra!sia besar#ra!sia

Meren"a!kan peringkat pengkelasanMeren"a!kan peringkat pengkelasan Memakai kulit fail $ang sesuaiMemakai kulit fail $ang sesuai


25/52

%. MEN&AF'A( &AN%. MEN&AF'A( &AN

MEN)ELENGGA(A FAILMEN)ELENGGA(A FAIL &&P'(DA)TA%A( !'%($M!$%/A!*ADP'(DA)TA%A( !'%($M!$%/A!*AD

&&TA"+( !+KA )A#,TA"+( !+KA )A#,

& K'%TAS M#(#T -S+%AT& K'%TAS M#(#T -S+%AT & M'%'K$D S+%AT D# M#(#T& M'%'K$D S+%AT D# M#(#T

& K+,#T !A%+&)A#, SAM!+(A(& K+,#T !A%+&)A#, SAM!+(A(

& P'%#(KAT T#(DAKA( )A#,& P'%#(KAT T#(DAKA( )A#,


26/52

" @ATATAN PENGEDARAN

" TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAMPENGEDARAN FAIL

" MEMULANGKAN FAIL KE PENDAFTARAN

" PENGEDARAN FAIL DALAMPENGKELASAN KESELAMATAN

3.PENGEDARAN FAIL3.PENGEDARAN FAIL


27/52

4. SIMPAN DALAM PERHATIAN4. SIMPAN DALAM PERHATIAN

BUKU SDPBUKU SDP

PEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAPPEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAP

HARIHARI


28/52

5. MEMELIHARA/MENJAGA5. MEMELIHARA/MENJAGA

KESELAMATAN FAILKESELAMATAN FAIL

"MEMELIHARA FAIL DARI KE@I@IRAN"MEMELIHARA KESELAMATANKANDUNGAN FAIL

"MENGASINGKAN FAIL MATI


29/52

FAIL ANDA%FAIL ANDA%

DI MANA?DI MANA?

BAGAIMANA?BAGAIMANA?

SIAPASIAPACARE TAKERCARE TAKER

??APA CADANGAN?APA CADANGAN?


30/52

BAB 5 &MEMELIHARA DANBAB 5 &MEMELIHARA DANMENYIMPAN REK'DMENYIMPAN REK'D

1. REK'D KERAJAAN DAN1. REK'D KERAJAAN DAN

PERANAN ARKIBPERANAN ARKIB

2. PEMELIHARAAN REK'D2. PEMELIHARAAN REK'D


31/52

1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN1. REKOD KERAJAAN DAN PERANANARKIB NEGARAARKIB NEGARA- TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN- TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

- ARKIB NEGARA- ARKIB NEGARA

- PEGAWAI REKOD JABATAN- PEGAWAI REKOD JABATAN

- REKOD YANG PERLU DIHANTAR KE- REKOD YANG PERLU DIHANTAR KEARKIB NEGARA BERNILAIARKIB NEGARA BERNILAIDAN LEBIH 2O TAHUN DAN LEBIH 2O TAHUN

- REKOD DITUTUP LEBIH LIMA- REKOD DITUTUP LEBIH LIMATAHUNTAHUN

- SENARAI REKOD SEBELUM KE- SENARAI REKOD SEBELUM KEARKIBARKIB


32/52

2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD

I.I. REKOD MESTI DIPELIHARA DGNREKOD MESTI DIPELIHARA DGNBAIKBAIK

MENGAMBIL TINDAKAN SESUAIMENGAMBIL TINDAKAN SESUAIUNTUK MEMELIHARA REKODUNTUK MEMELIHARA REKOD

DAPATKAN NASIHAT PAKARDAPATKAN NASIHAT PAKAR


33/52

II. BILIK SIMPANAN SESUAIII. BILIK SIMPANAN SESUAI


34/52

III. REKOD PATUT DISIMPAN ATASIII. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS

RAKRAK


35/52

IV. MENGERING REKODIV. MENGERING REKOD

'EK+D YA!" &ASA# #E!DAKLA#'EK+D YA!" &ASA# #E!DAKLA#

DIA!"I!KA! SUPAYA KE'I!"DIA!"I!KA! SUPAYA KE'I!"

JA!"A! DISALAI ATAU JEMU'JA!"A! DISALAI ATAU JEMU'


36/52

V.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKIV.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKI

#E!DAKLA# DITAMPAL DE!"A!#E!DAKLA# DITAMPAL DE!"A!

KE'TAS LAI! DA! ME!""U!AKA!KE'TAS LAI! DA! ME!""U!AKA!

PELEKAT "AM U&IPELEKAT "AM U&I

TIDAK SESUAI:TIDAK SESUAI:


37/52

VI.BILIK REKOD DIJAGA DANVI.BILIK REKOD DIJAGA DAN

DIBERSIHKANDIBERSIHKAN

JA!"A! "U!AKA! &ILIK 'EK+DJA!"A! "U!AKA! &ILIK 'EK+D

SE&A"AI TEMPAT MAKA! DA!SE&A"AI TEMPAT MAKA! DA!

MI!UM ATAU ME'+K+KMI!UM ATAU ME'+K+K

#E!DAKLA# SE!TIASA#E!DAKLA# SE!TIASA

DI&E'SI#KA! DE!"A! PE!$U$IDI&E'SI#KA! DE!"A! PE!$U$I

#AMPA"AS#AMPA"AS


38/52

BAB KEMUDAHANBAB KEMUDAHAN

PERHUBUNGANPERHUBUNGAN

1. PERATURAN AM1. PERATURAN AM

2. PERKHIDMATAN POS2. PERKHIDMATAN POS

3. TELEGRAM3. TELEGRAM

4. PENGGUNAAN TELEFON4. PENGGUNAAN TELEFON


39/52

UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJAUNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA

JIKA DIGUNAKAN UNTUKJIKA DIGUNAKAN UNTUKTUJUAN TIDAK RASMI! PERLUTUJUAN TIDAK RASMI! PERLU

BAYAR SENDIRIBAYAR SENDIRI

I. PERATURAN AM

UNTUK URUSAN

KERAJAAN SAHAJA!!!


40/52

PERHUBUNGAN @EPAT"DIGALAKKAN::


41/52

II. PERKHIDMATAN P'SII. PERKHIDMATAN P'S

SU'AT KE'AJAA!PE'$UMASU'AT KE'AJAA!PE'$UMA

&AYA'A! UTK SU'AT LAI!&AYA'A! UTK SU'AT LAI!

PE!DA)TA'A! &U!"KUSA!&ILAPE!DA)TA'A! &U!"KUSA!&ILAPE'LU SA#AJAPE'LU SA#AJA

A#LI PA'LIME!A#LI PA'LIME! DIKECUALIKANDIKECUALIKAN

SETEMSETEM


42/52

PENGGUNAAN TELEFON"PENGGUNAAN TELEFON"

PENDEK DAN RINGKAS:::PENDEK DAN RINGKAS:::


43/52

FIKIR SEJENAK%FIKIR SEJENAK%

KEADAA! SEMASA PE!""U!AA!KEADAA! SEMASA PE!""U!AA!

TELE)+! DI JA&ATA! A!DA;..TELE)+! DI JA&ATA! A!DA;..


44/52

BAB 7" KELENGKAPANBAB 7" KELENGKAPAN

PEJABATPEJABAT

/./. ALATULISALATULIS

1.1. &+'A!"&+'A!" DA! 'EK+D&+'A!"&+'A!" DA! 'EK+D

&E'$ETAK&E'$ETAK

,.,. MEMESA! &EKALA! ALAT TULISMEMESA! &EKALA! ALAT TULIS

.. MESI!MESI! PEJA&ATMESI!MESI! PEJA&AT

0.0. PE'KAKASPE'KAKAS LAI!PE'KAKASPE'KAKAS LAI!


45/52

KAWALAN ALATULIS PENTING!!KAWALAN ALATULIS PENTING!!


46/52

ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!


47/52

B()*+,-()*+,B()*+,-()*+,

+(( )%3A-

K$=)%3)%,/)))%

R2%'(%3)% +$-)+)M$)%3*)

)%3

B)%3 *$=)%3)%R$+( $+$%

K$$%))%$$%')


48/52

MEMBELI MESIN PEJABATMEMBELI MESIN PEJABAT

MESI! MA#AL DA!MESI! MA#AL DA!

M+DE!M+DE!

MESI! PEJA&AT &IASAMESI! PEJA&AT &IASA

ME!YELE!""A'A MESI!ME!YELE!""A'A MESI!


49/52

S'S+A#KA( M'S#( D'(A(K'ADAA(


50/52

BAB 8LAINLAIN PERKARABAB 8LAINLAIN PERKARA

JABATANJABATAN

1. B"#" #$%'()(1. B"#" #$%'()( 2.M$(*$)+ #$,#(2.M$(*$)+ #$,#(

2,. P$$/#0( '+"(( $%2,. P$$/#0( '+"(( $%//

2*. B//# S/(( R$#% '+( /2*. B//# S/(( R$#% '+( / 3. R$#% R$#% %/'"/0 %$()(3. R$#% R$#% %/'"/0 %$()(

%#4' #$#%#4' #$# 5. K$,$0/+( $6,'5. K$,$0/+( $6,' 7. T/#+ $()$"##( ,+(7. T/#+ $()$"##( ,+(

W' #$6(W' #$6(


51/52

8.T())"()64, #$'" 6,'(8.T())"()64, #$'" 6,'(

'$('() ,+( %/*$'#'$('() ,+( %/*$'# 9. M$"()#( ": %$()( 0$)$9. M$"()#( ": %$()( 0$)$

#$ J,'( C$'##$ J,'( C$'# 1;.(0/+' U(%()-"(%()1;.(0/+' U(%()-"(%()

11. H","()( %$()( P$)4/11. H","()( %$()( P$)4/%$+%$+

12. L4'( #$'" J,'( #$12. L4'( #$'" J,'( #$%$+%$+

13. H","()( %$()( SUK ($)$/13. H","()( %$()( SUK ($)$/


52/52

SEKIAN ,TERIMA KASIHSEKIAN ,TERIMA KASIH

pengurusan am pejabat

Documents