pengurusan risiko projek jkr -...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN RISIKOPROJEK JKR
MESYUARAT PEJABAT PORTFOLIO(MPO) BIL. 1/201615 – 17 FEBRUARI 2016
UNIT AMALAN TERBAIK,BAHAGIAN PENGURUSAN PROJEKKOMPLEKS (PROKOM),CAW. PERANCANGAN ASETBERSEPADU (CPAB)IBU PEJABAT JABATAN KERJA RAYAMALAYSIA
2
ISI KANDUNGAN1.0 PENGENALAN & LATARBELAKANG
2.0 PENGUATKUASAAN ARAHAN KPKR
3.0 OBJEKTIF PEMBENTANGAN4.0 METODOLOGI
5.0 PENEMUAN5.1 PERSAMPELAN
5.2 GRAF RUMUSAN5.3 KESILAPAN DALAM PPR
6.0 RUMUSAN PENEMUAN
7.0 ISU & CABARAN
8.0 CADANGAN
3
1.0PENGENALAN
LATAR BELAKANG PELAKSANAANPENGURUSAN RISIKO SEKTOR AWAM
ARAHAN YAB PM• Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan
Pentadbiran Kerajaan Malaysia
SURAT ARAHAN KSN• Usaha Bagi Mempertingkatkan Tadbir Urus Dalam
Sektor Awam
KRITERIA STAR RATING• Kriteria yang dinilai dalam Penilaian Penarafan
Bintang Kementerian dan agensi-agensi Kerajaan.4
Arahan YAB PM
5
Rujukan – para 6.5
“Kementerian, jabatan danagensi hendaklah
mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko
sebelum melaksanakansesuatu projek atau
program terutamanya yangberisiko tinggi untuk
meminimakan risikosemasa pelaksanaannya”
Rujukan – para 6.5
“Kementerian, jabatan danagensi hendaklah
mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko
sebelum melaksanakansesuatu projek atau
program terutamanya yangberisiko tinggi untuk
meminimakan risikosemasa pelaksanaannya”
Surat Arahan KSN
6
1. Pengurusan Risiko
I. Semua Pegawai awam yangdiamanahkan untuk mengurus sumbermempunyai tanggungjawab bagimengenal pasti danmenangani risiko yangdihadapi dalam pelaksanaanprogram dan projek.
II. Aspek pengurusan risiko harusdiutamakan dalam usaha Agensi untukmencapai tahap prestasi yang tinggidan pematuhan kepada peraturan yangsedia ada.
7
2.0PENGUATKUASAAN
ARAHAN KPKR
Pelan Strategik Operasi KKR2013 - 2015
9
2.1.1 Pelaksanaan RiskManagement bagi projekkompleks/berisiko tinggi
24 projek yang setiapsatunya bernilai lebihRM50 juta
2013 -2015
JKR
24
10
i
Membentangkan status pelaksanaanPengurusan Risiko dan laksana analisistaburan bilangan risiko bagi projek-projekyang melaksanakan aplikasi PengurusanRisiko bagi tahun 2013-2015
Mengenalpasti isu, masalah & tahappelaksanaan semasa hasil daripadapenemuan analisis
Mencadangkan tindakan seterusnya
4.0 metodologi
11
Kenalpastiprojek yang telah
menyediakanPPR dari tahun2013 – 2015
03/11/2015 -29/1/2016 -
Memohon PO/Pasukan Projekkemuka PPR &laporan status
31/1/2016 –10/2/2016 -Mengkaji /
menganalisis datayang dikemukakan
12
5.0 PENEMUAN
ANGGAPAN :1. Kajian berdasarkan maklumbalas diterima oleh UAT sehingga
29 Jan 20162. Andaian bahawa Laporan Status disediakan pada setiap 4
bulan bermula dari tarikh bengkel diadakan.
PERSAMPELAN PROJEK
13
Projek RM50 juta ke atas = 35 projek10 projek yang memberi maklumbalas
Projek RM50 juta ke bawah = 7projek2 projek yang memberi maklumbalas
Jumlah sampel untuk analisis =12 projek / 42 projek
1
2
3
PERSAMPELAN PPR
14
KemukaPPR
Tidakkemuka
PPR
JumlahSampel
9 3 12
PERSAMPELAN LAPORAN STATUS
15
TidakkemukaLaporanStatus
TidakBerkaitan
Jumlah
4 5 3KemukaLaporanStatus
12
PERSAMPELAN LAPORANAKHIR
16
TidakBerkaitan
Jumlah
2 10 12
TidakKemukaLaporan
Akhir
GRAF 1 :Pecahan Bil. RisikoMengikut Cawangan
44
27
21
8 8
18
7 0
36
148
24
0 3
32
21
14
1
00
3
4
3
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
CJ Kesedar Perak CKBA CKP CKM
Rendah
Sederhana
Tinggi
Ekstrem
4 Projek 1 Projek 1 Projek 4 Projek 1 Projek 1 Projek
CAWANGAN
910
92
47
33
278
94
83
90
1187
CKBA dan CJ merupakan antara cawangan yang aktifmembangunkan PPR iaitu sebanyak 4 projek setiap satu .
Daripada 4 projek ini CKBA mendaftarkan sebanyak 92risiko dan CJ 87 risiko
Tahap risiko tertinggi adalah sederhana (94)
Risiko yg perlu diurus di tahap Tinggi & Ekstrem juga besar –62%
Rumusan Graf 11
4
2
3
GRAF 2 : Pecahan Bil. RisikoMengikut Fasa Projek
2
24
8
38
17
13
7
9
45
23
4
17
9
40
17
30
1
0
3
4
30
20
40
60
80
100
120
140
Perancangan Rekabentuk Perolehan Pembinaan Penyerahan Operasi /Senggara
Rendah
Sederhana
Tinggi
Ekstrem
9
49
26
126
61
7
2 Projek 7 Projek 6 Projek1 Projek11 Projek12 Projek
FASAPROJEK
3.24% 17.62% 9.35% 45.32% 21.94% 2.52%
8 (2.89%)
90 (32.37%)
90 (32.37%)
90 (32.37%)
BIL RISIKO
Kebanyakan risiko yang dikenalpasti adalah untukfasa pembinaan (126) dan penyerahan (61)
Ini menunjukkan Pelan Pengurusan Risiko lambatdibangunkan. Kebanyakan projek mengadakanbengkel PR setelah fasa pembinaan bermula
Komponen risiko paling tinggi adalah dalamtahap Sederhana, Tinggi & Ekstrem
Risiko di peringkat pembinaan adalah yg paling tinggi(45%) dan berpunca daripada isu kelemahan skop,rekabentuk dan pengalihan services
Rumusan Graf 21
3
2
4
Kelemahan/kesilapan membangunkanPPR
PPR tidak lengkap
Tiada bukti pemantauan selepas PPRdibangunkan
Kurang Kefahaman
1
23
KESILAPAN / KEKURANGANDALAM PPR
22
Ruangan untuk Alatdan Teknik tidak diisi. 1
23
Ringkasan Projek danTadbir Urus Projek
tidak diisi. 2
24
Daftar Risiko tidakdikemaskini denganmaklumat lengkap 3
25
Laporan Status Risikotidak mengikut templatpiawai (tiada isu perhatiansegera, pengajaran etc
4
26
Ruangan Perakuan tidakdiisi dan tidak dilampirkandalam PPR 5
27
6.0 RUMUSANPENEMUAN
28
1
•Kebanyakan PPR dibangunkan selepas SST•Tidak mencapai objektif PR yang mana risiko sepatutnya
dikenalpasti di peringkat awal•Risiko dikenalpasti hanya bagi peringkat pembinaan dan
penyerahan sahaja
2
•Persepsi PR dilaksanakan melalui pembangunan PPR sahaja•Banyak projek tidak menyediakan Laporan Status dan Laporan
Akhir•Tidak dapat menentukur keberkesanan PR secara menyeluruh
3•Kesedaran dan tahap buy-in yang rendah di JKR•Kurang maklumbalas yang diterima – 24 % sahaja•Pengisian PPR / Laporan Status yang tidak lengkap
RUMUSAN PENEMUAN
RUMUSAN PENEMUAN
29
4• Punca risiko banyak daripada kelemahan skop,
rekabentuk dan pengalihan services
5• Tahap penggunaan & aplikasi pengurusan risiko masih
rendah
6• Aplikasi di peringkat pengurusan risiko dalam
keseluruhan kitarhayat projek masih tidak difahami –keperluan kepada pewujudan fungsi pengurus risiko
30
• Pegawai kurang peluangmenjadi fasilitator secarahands-on
• Pegawai dilatih kurang yakin &kurang kompeten
Kurang sokongan/kebenaran ketuajabatan kepada
kakitangan untukterlibat sebagaiFasilitator PR
• Proses Pengurusan Risiko tidakdilaksanakan sehinggaperingkat Laporan Akhir
Pasukan projekkurang kompetenmengenai proses
Pengurusan Risiko
7.0 isu &CABARAN
Isu &CABARAN
31
•Tiada peruntukan PR dalamkontrak
•Menjadi alasan tidakmelaksanakan PR
Kurang kesedaran/ komitmen
kakitangan JKRtentang
Pengurusan Risiko.
•Tidak memenuhi objektif PRmengenalpasti risiko dari awal
•Tiada urgency/ keperluan awaluntuk mengatasi isu/risiko
•Lambat bertindakbalasterhadap risiko/ isu/ masalah
Kebanyakan projekmembangunkanPPR selepas SST
8.0 CADANGANPENAMBAHBAIKAN
32
Mengaktifkan program Pool of RiskPractitioner - Hasilkan lebih ramaipegawai JKR yang kompeten
Mewujudkan peranan Risk Managersecara sempurna di JKR
Menambahbaik sistem ARMS
Risiko perlu dilaksana secarabersepadu dengan amalan terbaiklainnya supaya nampak kesan,keperluan & impak ke atas projek
123
4
Terima KasihTerima Kasih
33