JENIS-JENIS MESYUARATMesyuarat AgungMesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat JawatankuasaMesyuarat Jawatankuasa Projek

Mesyuarat Agung.

Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu. (Lampiran D)

Atur Cara Majlis Mesyuarat Agung

2.1Ucapan Alu-aluan2.2Ucapan Penasihat Kelab2.3UcapanPerasmian Mesyuarat Agung2.4Agenda Mesyuarat Agung

2.4.1Ucapan Pengerusi Mesyuarat2.4.2Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu.(Lampiran E)2.4.3Membentangkan laporan tahunan.2.4.4Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan

2.4.5Pemilihan Ahli Jawatankuasai.Pengerusiii.Naib Pengerusiiii.Setiausahaiv.Penolong Setiausahav.Bendaharivi.Penolong Bendaharivii.Ahli Jawatankuasa2.4.6Pemilihan dua orang juru audit

2.4.7Membahaskan usul-usul yang diterima

2.4.8Ucapan penangguhan

Mesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat Agung Luar Biasa / Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan.

Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:i.Permintaan bertulis 2/3 ahliii.Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh guru penasihat yang dilantik oleh Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu minggu. (Lampiran F)Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikuti.Ucapan Pengerusi.ii.Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. (Lampiran G)iii.Perkara berbangkit.iv.Laporan biro-biro.v. Laporan kewangan.vi.Hal-hal lain.

Mesyuarat Jawatankuasa ProjekAgenda Mesyuarata.Ucapan Pengerusib.Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang laluc.Perkara-perkara berbangkitd.Membincangkan hal projek (Lampiran H)i.Tarikhii.Hariiii.Masaiv.Tempate.Melantik ahli jawatankuasa projekf.Tugas-tugas ahli jawatankuasa projekg.Kewangan projekh.Hal-hal lain.

Contoh Minit Mesyuarat Agung Lampiran E

Tarikh:11.3.2002 (Isnin)Masa:2.30 petangTempat:Dewan SMK Bandar Baru UdaKehadiran:50/70 (senarai nama dilampirkan)Bil.AgendaCatatan1.Ucapan Pengerusi2.Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.2.1Pencadang2.2Penyokong3.Membentang laporan tahunan3.1Pencadang3.2Penyokong4.Membentang dan mengesahkan laporan kewangan4.1Pencadang4.2Penyokong5.Pemilihan Ahli Jawatankuasa5.1Pengerusi5.2Naib Pengerusi5.3Setiausaha5.4Penolong Setiausaha5.5Bendahari5.6Penolong Bendahari5.7Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang)6.Pemilihan dua orang Juruaudit7.Membahaskan usul-usul yang diterima8.Ucapan penangguhanMesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang.

Dicatatkan olehSetiausaha

Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Lampiran FKelab Pencinta Alam,SMK Bandar Baru Uda, SMKBBU/05/KPA/(13)81200 Johor Bahru. JOHOR. 15.3.2002

Saudara Mohamad bin Atan,Tingkatan 4 Sastera 1.

Saudara/Saudari,

MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH

Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta Alam,SMK Bandar Baru Uda, Johor Bahru akan diadakan seperti butiran dibawah:

Tarikh : 13.4.2002 (Sabtu)Masa: 8.00 pagiTempat: Bilik Bacaan, SMK Bandar Baru Uda.

2.Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1Ucapan Pengerusi2.4Laporan kewangan2.2Mengesahkan minit 2.5Laporan biro-biro mesyuarat yang lalu.2.6Hal-hal lain2.3Perkara berbangkit.

3.Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menurut perintah,

(SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam.s.k.1. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam2. Pengerusi Kelab Pencinta Alam.

Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Lampiran GTarikh: 13.4.2002 (Sabtu) Masa: 8.30 pagiTempat: Bilik Bacaan SMK Bandar Baru Uda.Ahli yang hadir: 13/15 (Senarai dilampirkan)

BilAgendaTindakanUcapan PengerusiMengesahkan Minit Mesyuarat kali ke dua2.1. Pencadang2.2. PenyokongPerkara Berbangkit3.1.3.2Laporan Jawatankuasa KecilLaporan KewanganHal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi

Dicatat oleh, ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Disahkan oleh Guru PenasihatSetiausaha, Tarikh : 13.4.2002

PENGURUSAN FAIL

1.Fail Induk Kelab/Persatuan1.1Surat Permohonan menubuhkan Kelab /Persatuan daripada guru/murid disertakan bersama :a.Draf perlembagaanb.Draf aktiviti asasc.SenaraiJawatankuasa Penaja

1.2Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua /Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.1.3Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/ Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.1.4Minit Mesyuarat Agung penubuhan. 1.5Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/ Guru Besar. 1.6Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.1.7Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.1.8Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.1.9Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.1.10Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/ Guru Besar.1.12Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.1.13Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.1.14Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/Guru Besar.1.15Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.1.16Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada BadanInduk.1.17Minit-minit mesyuarat yang diadakan.1.18Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:Kementerian Pendidikan Malaysia/Jabatan Pendidikan Negeri/Pejabat Pendidikan Daerah/Sekolah1.19Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.1.20Laporan setiap aktiviti.1.21Laporan tahunan. (Lampiran I)1.22Daftar penilaian bagi setiap ahli.1.23Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.1.24Stok dan inventori.1.25Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

Fail Pengerusi1.Maklumat ahli2.Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat3.Perlembagaan kelab4.Minit mesyuarat

Fail Setiausaha1.Minit mesyuarat2.Surat-surat berkaitan kelab3.Buku-buku panduan kelab4.Perlembagaan kelab5.Maklumat ahli6.Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat7.Laporan Mingguan (Lampiran J)

Fail Kewangan (Bendahari)1.Penyata kira-kira kewangan kelab2.Bil-bil pembelian.

Contoh Perkara-Perkara Yang Perlu Ada Dalam Lampiran HTakwim/Rancangan Tahunan Pergerakan Pengakap

BulanMinggu/TarikhAktivitiCatatan/TindakanJanuariMinggu 2Pendaftaran Kelab/PersatuanMinggu 4Pendaftaran AhliFebruari Minggu 2Suai Kenal Antara Ahli PengakapMinggu 4Penyusunan OrganisasiMacMinggu 2Tanggungjawab AhliMinggu 4Dasar BerpengakapAprilMinggu 2Peraturan dan Undang-UndangMinggu 4BendaraMeiMinggu 4Pemakaian LencanaJunMinggu 2Lagu Kebaangsaan & Lagu NegeriMinggu 4Simpulan dan IkatanJulaiMinggu 2Pengurusan Perjumpaan Pek/TerupMinggu 4Istiadat PerlantikanOgos Minggu 2Pertolongan CemasMinggu 4Membaca PetaSeptMinggu 2HARI KOKURIKULUM SEKOLAHMinggu 4MESYUARAT AGUNGOktMinggu 2PengembaraanMinggu 4Kawad KakiNovMinggu 2Perkhemahan Perdana

Contoh Kertas Kerja Projek Kelab Pencinta Alam Lampiran HSMK Bandar Baru Uda, Johor Bahru1.Nama Projek : 2.Ketua Guru Penasihat : 3. Guru Penasihat : 4. Pengerusi Projek : ..5. Naib Pengerusi Projek : 6.Setiausaha Projek : .7.Naib Setiausaha : .8.Bendahari Projek : ...9.AJK Projek : 10.Bilangan peserta projek : Lelaki Perempuan 11.Tarikh Projek : hingga ..12.Tempat Projek : .13.Matlamat Projek : 14.Objektif Projek : ..15. Kewangan Projek : ..16.Anggaran Perbelanjaan : 17.Pengangkutan : 18.Program / jadual atur cara projek : Rujuk lampiranTarikhMasaAktivitiTindakan

Disediakan oleh,Disahkan oleh,Tandatangan Pengerusi ProjekT.T. Ketua Guru PenasihatTarikh: Tarikh: ..

Contoh Laporan TahunanLampiran IPengetua,Sekolah.

Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan.Bahagian A1.Guru Penasihat(Seorang /dua orang)JawatankuasaPengerusiNaib PengerusiSetiausaha dan Penolong Setiausaha.Bendahari dan Penolong BendahariAhli Jawatankuasa (maksima 7 10 orang) Juruaudit (2 orang) 3.Hari / Masa PerjumpaanHari .Bil Perjumpaan Masa Tempat .4.Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan (Tarikh / Aktiviti)4.1.4.2.4.3.Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa6.Laporan Kewangan Kelab(Lihat lampiran Penyata Kewangan TahunanSaya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar

Saya yang menjalankan tugas,Disahkan oleh,.( )( )SetiausahaKetua Guru Penasihat,

Lampiran JContoh Laporan Aktiviti Mingguan KelabGuru Penasihat Bertugas:1.2.PengerusiSetiausahaTarikh / HariMingguTempatJumlah KehadiranLaporan KegiatanHal-Hal Lain

Yang benar,Disahkan olehSetiausahaGuru Penasihat