3 pengurusan kewangan (persatuan)

PENGURUSANPENGURUSAN

KEWANGANKEWANGANAHLI KUMPULAN:AHLI KUMPULAN:

1) LIM FENG NEE (850521-01-5082)

2) LIM SOCK FEI (880829-01-5828)

3) TANG PEI NI (861207-35-5322)4) CHIAH FONG SIEN (841030-01-6596)

ISC 2201ISC 2201PERSATUANPERSATUAN

3.13.1PENGURUSAPENGURUSA

N N KEWANGANKEWANGAN

PENGENALANPengurusan Kewangan adalah satu

perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan.

Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

OBJEKTIF Memberi pendedahan kepada pelajar

khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan

dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan

kewangan.

Dapat melincinkan perjalanan sesebuah

kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang

aktiviti yang telah dirancangkan.

Mengenalpasti sumber kewangan untuk aktiviti kokurikulum.

Memahami Peraturan Mengutip Wang

Merekod Stok Dan Menyediakan Penyata Kira-Kira

APA YANG PERLU APA YANG PERLU KITA TAHUKITA TAHU

Persediaan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik.

Ia juga meliputi cara perbelanjaan serta cara mengutip yuran/derma dan sebagainya.

Biasanya Bendahari sesuatu persatuanlah yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan.

BAGAIMANA CARA BAGAIMANA CARA PENGURUSAN KEWANGAN PENGURUSAN KEWANGAN

DISELENGGARAKANDISELENGGARAKAN

SUMBER KEWANGANSUMBER KEWANGAN

Kewangan merupakan faktor utama dan pemangkin untuk menggerakkan persatuan.

Melalui kewangan yang cukup persatuan dapat melaksanakan aktiviti dengan berkesan.

Mengurus kewangan - membuat penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik.


Bantuan per kapita (PCG) merupakan satu bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah samaada sekolah bertaraf Sekolah Kerajaan atau Sekolah Bantuan kerajaan.

Pemberian bantuan per kapita satu kali setahun mulai 2001.

Tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan kepada bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya.

Tiap-tiap kumpulan wang diselenggara secara berasingan.

Bantuan dan pemberian Bantuan dan pemberian kerajaankerajaan


Punca kewangan yang dimasukkan ke dalam akaun kumpulan wang kerajaan termasuk:

i. Pemberian bantuan prasekolahii. Bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan

matapelajaraniii. Bantuan rancangan makanan tambahan atau

rancangan amalan makanan iv. Bantuan gotong-royong.v. Bantuan modal atau pembelian alat-alatan.vi. Geran pelancaran atau launching grant untuk

sekolah-sekolah yang baru dibukavii. Bantuan biasiswa (Yayasan Negeri/Petronas/Mara)

dan badan-badan kerajaanviii. Yuran peperiksaan kerajaan

(PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM)

Bantuan dan pemberian Bantuan dan pemberian kerajaankerajaan


Kumpulan wang kerajaan - Peruntukan dan bantuan daripada kerajaan, Bantuan per kapita PCG.

Kumpulan wang suwa – yuran khas (Sukan, perpustakaan, pendidikan seni), peperiksaan dalaman, sewa kantin, sewaan harta sekolah, derma & sumbangan orang ramai, Insuran, Majlis Sukan Sekolah, majalah sekolah, lain-lain kutipan yang diluluskan.

Kumpulan yang asrama - LPBT asrama, bantuan makanan asrama, yuran makan asrama, yuran khas asrama, yuran pendaftaran asrama, yuran dobi/pelbagai yang diiluluskan.

Sumber kewangan sekolah


1. Akauan Wang SUWA ( Akaun Sumbangan Wang Asing )

2. Tajaan ( MILO, PETRONAS, TNB, Proton, KUB , DLL )

3. Kutipan Derma Dan Sumbangan Pihak Luar. ( Badan-Badan NGO, Syarikat- Syarikat Swasta, Kerajaan, Surat Rayuan/Kutipan Derma, Jogathon, Iklan Majalah)

4. Usaha Ahli ( Jual Bahan Terpakai, Menjual Makanan, Pasaria/Pestaria)

5. Kad Derma6. Lain-lain yang difikirkan sesuai oleh

persatuan.

Antara sumber kewangan yang boleh diperolehi oleh persatuan ialah

Membawa maksud tatacara penerimaan wang.

Tatacara yang perlu dipatuhi adalah :- Menggunakan resit rasmi selepas menerima

bayaran- Merekod penerimaan wang- Memastikan keselamatan wang yang

diterima- Sistem kawalan (Jika melibatkan

penerimaan wang yang besar)

PERATURAN MENGUTIP WANG

Memo/ surat arahan Setiap arahan mengutip wang perlu disertai

dengan surat/ memo rasmi. Surat/ memo perlu mengandungi tarikh,

nombor rujukan fail, arahan pengutipan dan jumlah kutipan.

Surat/ memo mestilah ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.

Surat/ memo tersebut perlu diedar dan dipamer bagi tujuan makluman.


Rekod Di dalam tatacara mengutip wang, setiap urusan

keluar masuk wang perlulah direkod. Setiap persatuan menetapkan mengikut perlembagaan iaitu seorang bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar yang tertentu pada satu masa untuk pembelian secara tunai.

Contoh : RM50 atau Rm150 dan sebagainya. Setiap wang diterima oleh sesuatu persatuan

hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.


ResitBuku resit digunakan sebagai buku asas yang

merekodkan semua wang yang diterima.2 bahagian iaitu bahagian resit dan bahagian

karbon sebagai rujukan yang digunakan sebagai bukti penerimaan.

Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran. Bahagian karbon ditinggalkan di dalam buku resit.

Pada setiap helai resit, dinyatakan sama ada pembayaran dibuat secara cek atau tunai.


Contoh Resit


Kawalan keselamatan Setiap wang yang diterima hendaklah

disimpan dengan cara yang sistematik seperti peti keselamatan ataupun didepositkan ke akaun bank.

Wang yang diterima mesti didepositkan padahari penerimaan. Sekiranya pihak bertanggungjawab tidak berkesempatan untuk mendepositkan wang, bolehlah membuatnya pada hari berikutnya.


PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWABPEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

Bendahari Bertanggungjawab penuh mentadbir hal

kewangan-menerima, menyimpan dan mengeluarkan wang.

Mempunyai latar belakang bidang akaun atau berkaitan kewangan.

Memungut yuran dan segala bentuk pengeluaran resit.

Menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan mengawal perbelanjaan.


PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWABPEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWABSetiausaha (SU)

Bertanggungjawab untuk menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.

Membantu dalam pengurusan dan perjalanan kewangan persatuan supaya lebih lancar.

Yang Di Pertua bertanggungjawab untuk menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.

Sebagai pengerusi juga berbincang dengan bendahari dan SU tentang pengurusan perbelanjaan persatuan dari semasa ke semasa.


Rumusan Peraturan mengutip wang perlu dipatuhi supaya

peneriman wang selamat dan berkesan. Keperluan peraturan tersebut disebabkan :

-Mengukuhkan kedudukan kewangan-Memudahkan kerja-kerja perancangan pada masa hadapan-Memastikan kawalan baik dalam keluar

masuk wang- Memastikan kedudukan aset dan hutang dikawal


Peraturan pembelian dan Peraturan pembelian dan rekodrekod Setiap persatuan dan organisasi mempunyai

peraturan pembelian yang tertentu mengikut peruntukan dalam perlembagaan.

Peraturan pembelian berbeza di antara satu organisasi atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan yang lain, begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan di sekolah.

Contohnya, bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap pembelian kurang daripada RM50.00; dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan.

Peraturan pembelian dan Peraturan pembelian dan rekodrekodTerdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh

persatuan

sebelum membuat keputusan untuk membeli barang seperti :

menentukan keperluan permintaan bertulis daripada jawatankuasa atau ahli keputusan Mesyuarat AJK menentukan peruntukan (cukup atau tidak) menentukan jumlah barang mengikut keperluan menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli menentukan kegunaan barang tersebut menentukan baki stok peraturan pembelian yang tertera dalam perlembagaan mengelakkan pembelian barang yang berlebihan

Persatuan/Organisasi mempunyai beberapa buku stok :

Daftar inventoriStok bekalan pejabatDaftar pergerakan hartaInventori

- Buku Stok ini amat mustahak untuk mengenal pasti samada barangan ini masih dalam simpanan atau telah dilupuskan.

MEREKOD STOKMEREKOD STOK

Daftar inventoriDaftar inventori Merekod perolehan dan penempatan inventori. Berbentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan

rujukan. Contoh : ikut jenis inventori dan abjad.

Stok bekalan pejabatStok bekalan pejabat Buku untuk merekod dan mencatat semua stok, benda,

harta yang dipunyai oleh persatuan. Sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal keluar

masuk barang. Sebagai panduan samaada perlu tambah atau tidak stok

terkini.

InventoriInventorio Barang yang tidak luak, bernilai kurang daripada RM500

setiap satu masa perolehan.


Harta persatuan Untuk sekolah atau maktab

-harta atau barang luak, contoh: alat tulis-harta kekal, contoh: khemah, cangkul, bola.

Semua harta perlu dimasukkan dalam satu stok. Cara penyusunan tajuk harta dalam buku stok

mengikut abjad. Cara merekod buku stok ialah dengan mencatat

semua maklumat barang @ harta yang diterima. Nombor pesanan Pembekal Tarikh Jumlah penerimaan


Pergerakkan harta kekal perlu dicatat dalam buku stok lain atau khusus.

Maklumat yang perlu dicatat dalam buku stok: Jenis Jenama Model Nombor siri Pembuat Pendaftaran Pegawai yang mengeluar Nama peminjam Tarikh dikeluar

Selain daripada buku stok persatuan / organisasi menggunakan borang permohonan untuk mendapatkan peralatan.

Setiap jawatankuasa perlu mengisi borang tertentu dan menyerahkan kepada penjaga stok/ bendahari /quarter master untuk diaudit sebagai bukti pengeluaran barang.


PENYATA KIRA-KIRAPENYATA KIRA-KIRA Setiap persatuan perlu menyimpan dengan

teliti rekod kewangan yang diterima (wang masuk) dan wang telah dibayar (wang keluar).

Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan tunai.

Penyata kewangan menyenaraikan segala pendapatan yang diterima dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu, biasanya satu tahun.

Semua wang yang diterima oleh satu persatuan hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.

PENYATA KIRA-KIRAPENYATA KIRA-KIRA Buku resit digunakan sebagai buku asas yang

merekodkan semua wang yang diterima. Setiap helai resit mempunyai nombor siri dan

dua bahagian, iaitu bahagian asal dan bahagian kaunter foil.

Baucar pembayaranpula merupakan dokumen asas untuk merekodkan pengaliran keluar wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi.

Baucar merupakan satu set dokumen rasmi yang perlu disediakan sebagai menyokong pembayaran yang dilakukan.

Penetapan persatuan 2 atau 3 orang pemegang amanah-tiada ketetapan, mana-

mana 2 orang boleh menandatangani semasa pengeluaran wang

Bendahari dan salah seorang (pengerusi/SU)

Anggaran perbelanjaan & pendapatan Sediakan anggaran, bentang dan diluluskan dalam mesyuarat Perbelanjaan yang dibuat tidak lebih dari anggaran yang telah

diluluskan.

Kunci kira-kira Penyata kewangan menunjukkan semua harta tetap

(bangunan, kenderaan, perabot, peralatan), harta semasa (tunai di tangan, tunai di bank, stok penghutang), modal dan liabiliti (hutang)

Tujuan penyata kira-kiraUntuk menunjukkan kedudukan

kewangan sesuatu persatuan dari segi:

Jumlah Modal Pemilik ( Persatuan )Jumlah Nilai Harta (Aset) yang dipunyai

oleh Persatuan.Jumlah Nilai Tanggungan.

Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan.

Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.

Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31 Ogos setiap tahun.

Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu.

TUGAS & PERANAN TUGAS & PERANAN PEMERIKSA KIRA-KIRAPEMERIKSA KIRA-KIRA

3.23.2Protokol Protokol

PersatuanPersatuan

Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara-upacara.

Peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan harian atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan bukan rasmi.

DEFINISIDEFINISI

~ Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.

~ merupakan peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan adab dan ketertipan.

~ merangkumi amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri dan sebagainya.

~ dapat memastikan agar segala aktiviti berjalan dengan lancar, ahli-ahli berinteraksi dengan baik serta tetamu diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

Aspek protokol dalam pengurusan majlis formal meliputi perkara-perkara berikut :

JawatankuasaTempat majlisPenyediaan senarai jemputanAturcara majlisKesesuaian pakaian dalam majlisPenulisan dan pengedaran kad jemputanMenu untuk jamuanSusunan tempat dudukJuruacara majlisPenyediaan aturcara pentadbiranPeranan penyamput tetamuRaptaiPasca nilai (Post-mortem)

JawatankuasaJawatankuasa~ jawatankuasa tetap yang mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.

Tempat majlisTempat majlis~ mengambil kira bilangan tetamu, anggaran perbelanjaan, tempat letak kereta, kemudahan asas dan kesesuaian dengan jenis majlis.

Penyediaan senarai jemputanPenyediaan senarai jemputan~ hendak disediakan dalam 5 bentuk iaitu :

i) Ringkasan senarai – kategori tetamu & bilangan ii) Senarai nama – nama penuh, gelaran jawatan (panggilan hormat spt Yang Berhormat, Yang Berbahagia dll), alamat & no. tel. pejabat. iii) Senarai mengikut keutamaan - senarai tetamu mengikut susunan keutamaan. iv) Senarai jawapan kehadiran - mengenalpasti kehadiran tetamu. v) Senarai hadir – senarai tetamu yang menjawab hadir.

Aturcara majlisAturcara majlis – urutan cara dari mula hingga akhir. Kesesuaian pakaian dalam majlis – formal / tidak formal.

Penulisan dan pengedaran kad jemputanPenulisan dan pengedaran kad jemputan – diedarkan 4 minggu sebelum majlis.– Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:

i. Nama majlisii. Penganjur atau yang menjemputiii. Logo agensiiv. Tempat majlisv. Ruang nama jemputanvi. Tarikh majlis diadakanvii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhirviii. Masa ketibaan tetamuix. Panduan pakaianx. Nama dan nombor telefon rujukanxi. Aturcara majlis (mengikut keperluan)xii. Pelan tempat majlis (mengikut keperluan)xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

Menu untuk jamuanMenu untuk jamuan – jamuan ringan / buffet, biasa / barat. Susunan tempat dudukSusunan tempat duduk~ contoh bagi majlis perasmian :

Kekananan bagi 5 orang tetamu

4 2 1 3 5

Kekananan bagi 3 pasangan tetamu

Juruacara majlis Juruacara majlis – 2 orang (seorang sebagai simpanan), memenuhi kriteria seperti boleh mengawal majlis, yakin, sebutan jelas, pergerakan pantas.

Penyediaan aturcara pentadbiran Penyediaan aturcara pentadbiran ~ aturcara majlis yang ditulis secara terperinci & sebagai panduan untuk pagawai.~ menggariskan tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang.~ mengandungi butir-butir berikut :

•Masa•Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.•Pegawai yang bertanggungjawab.

Peranan penyamput tetamuPeranan penyamput tetamu~ mesti mengenali tetamu, cara menyambut, tahu susunan tempat duduk, tempat-tempat penting seperti tandas, pintu masuk dan lain-lain.

RaptaiRaptai~Tujuan Raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan

tanggungjawabnya.ii) Untuk menentukan urutan majlis.iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.v) Untuk penyelarasan acara.vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

Pasca nilai (Post-mortem)Pasca nilai (Post-mortem)~ mencari punca kelemahan & cara-cara mengatasinya. Bukan mencari kesalahan seseorang.

SEKIAN SEKIAN TERIMATERIMA KASIHKASIH

3 pengurusan kewangan (persatuan)

Documents