PENTADBIRAN DAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAANKESETIAUSAHAAN

Pentadbiran dan pengurusan Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab persatuan/kelab dan PPS bermaksud kerja-dan PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait kerja yang berkait dengan fungsi dan dengan fungsi dan kelangsungan mana-mana kelangsungan mana-mana persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan sebagai entiti kependidikan dalam bidang sebagai entiti kependidikan dalam bidang kokurikulum di sekolahkokurikulum di sekolah

MentadbirMentadbir MengurusMengurus MengelolaMengelola MenyeliaMenyelia Mengendali Mengendali Menerajui operasiMenerajui operasi

KESETIAUSAHAANKESETIAUSAHAAN►Merujuk kepada segala urusan yang Merujuk kepada segala urusan yang

berkaitan dengan tugas atau profesion berkaitan dengan tugas atau profesion setiausaha.setiausaha.

► Bidang tugas Setiausaha:Bidang tugas Setiausaha: Surat-menyuratSurat-menyurat Pengoperasian dan pengendalian fail dan rekodPengoperasian dan pengendalian fail dan rekod Pengurusetiaan mesyuaratPengurusetiaan mesyuarat Pendokumentasian data dan maklumatPendokumentasian data dan maklumat PenerbitanPenerbitan Penghasilan ucapan dan kata-kata aluanPenghasilan ucapan dan kata-kata aluan Penyediaan laporanPenyediaan laporan Perkhidmatan kaunterPerkhidmatan kaunter Perhubungan luarPerhubungan luar

Surat-menyuratSurat-menyurat►Merupakan suatu urusan pentadbiran Merupakan suatu urusan pentadbiran

yang penting dan perlu diuruskan yang penting dan perlu diuruskan dan dikelolakan dengan cermat, dan dikelolakan dengan cermat, cekap, cepat dan mematuhi prosedur cekap, cepat dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.yang telah ditetapkan.

►Dalam konteks kesetiausahaan Dalam konteks kesetiausahaan merupakan urusan rasmi/formal.merupakan urusan rasmi/formal.

►Dokumen rasmiDokumen rasmi

Jenis-jenis suratJenis-jenis surat► Pemberitahuan/maklumanPemberitahuan/makluman► PermohonanPermohonan► JemputanJemputan► PenghargaanPenghargaan► RayuanRayuan► SokonganSokongan► Ucap selamatUcap selamat► Ucapan taniah/takziahUcapan taniah/takziah► PerlantikanPerlantikan► Penurunan kuasaPenurunan kuasa► AduanAduan► IringanIringan► PerkelilingPerkeliling► SiaranSiaran► AkuanAkuan

Elemen SuratElemen Surat► Identiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili Identiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili

dan e-mel persatuan/kelab/PPSdan e-mel persatuan/kelab/PPS► Nombor rujukan dan tarikh suratNombor rujukan dan tarikh surat► Identiti dan alamat pihak yang ditujukanIdentiti dan alamat pihak yang ditujukan► Panggilan hormat permulaan suratPanggilan hormat permulaan surat► Tajuk suratTajuk surat► Kandungan suratKandungan surat► Kata-kata penutup suratKata-kata penutup surat► Cogan kataCogan kata► Kata perakuan diriKata perakuan diri► TandatanganTandatangan► Nama dan pengenalan diriNama dan pengenalan diri► Salinan kepada (s.k)Salinan kepada (s.k)► Penanda suratPenanda surat

Mengarang SuratMengarang Surat

►Struktur atau format suratStruktur atau format surat►Penanda-penanda maksudPenanda-penanda maksud►Frasa-frasa berhemahFrasa-frasa berhemah►Ragam bahasa yang santun dan sopanRagam bahasa yang santun dan sopan►ProtokolProtokol► KISSKISS

Tindakan SusulanTindakan Susulan

► Senarai semak sebelum menghantar Senarai semak sebelum menghantar suratsurat Ada elemen-elemen yang perlu Ada elemen-elemen yang perlu Maklumat tepat dan jelasMaklumat tepat dan jelas Typo Typo Protokol dipatuhiProtokol dipatuhi Salinan yang secukupnyaSalinan yang secukupnya Salinan untuk fail dan direkodSalinan untuk fail dan direkod

Penerimaan Surat Penerimaan Surat

► Tindakan segeraTindakan segera Tujuan suratTujuan surat Makluman balasMakluman balas

► AwalAwal► SusulanSusulan

► Memfail dan merekodMemfail dan merekod

Memfailkan suratMemfailkan surat►Memfailkan surat adalah suatu fungsi Memfailkan surat adalah suatu fungsi

penting dalam organisasi.penting dalam organisasi.►Surat keluar/terima masuk tersimpan Surat keluar/terima masuk tersimpan

kemas dalam susunan teratur dan kemas dalam susunan teratur dan mudah diakses bila perlu.mudah diakses bila perlu.

►Tindakan susulan yang sesuai ke Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat boleh dirancang dan atas surat boleh dirancang dan laksanakan dengan segera.laksanakan dengan segera.

►Mengetahui tindakan yang telah Mengetahui tindakan yang telah diambildiambil

Kaedah memfailkan suratKaedah memfailkan surat

►Surat yang diterima masuk dicop Surat yang diterima masuk dicop atau tulis tarikh terima terlebih atau tulis tarikh terima terlebih dahulu.dahulu.

►Masukkan dalam fail yang berkaitan Masukkan dalam fail yang berkaitan dan rekodkan dalam kertas minit fail dan rekodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat merah.dengan dakwat merah.

►Sesalinan setiap surat keluar Sesalinan setiap surat keluar hendaklah difailkan dan direkodkan hendaklah difailkan dan direkodkan dalam kertas minit fail dengan dalam kertas minit fail dengan dakwat biru.dakwat biru.

Fail dan RekodFail dan Rekod►Fail merujuk kepada lembaran kertas Fail merujuk kepada lembaran kertas

yang berlipat atau kad yang berlipat yang berlipat atau kad yang berlipat digunakan untuk menyimpan rekod digunakan untuk menyimpan rekod secara tersusun, sistematik, secara tersusun, sistematik, selamat dan mudah diakses.selamat dan mudah diakses.

►Penyimpanan dokumenPenyimpanan dokumen►Sistem fail sebagai sistem Sistem fail sebagai sistem

pentadbiran,maklumat/data yang pentadbiran,maklumat/data yang efisien dan efektifefisien dan efektif

Sistem Pengoperasian FailSistem Pengoperasian Fail► Memberi tajuk fail

Pentadbiran, kewangan dan akaunPentadbiran, kewangan dan akaun► Memberi nombor kepada fail yang telah diberi tajukMemberi nombor kepada fail yang telah diberi tajuk

01 (Ikut abjad pertama tajuk fail)01 (Ikut abjad pertama tajuk fail)► Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecilMemberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil

01/101/1► Pendaftaran failPendaftaran fail

Rekod nombor dan abjadRekod nombor dan abjad Tahun buka dan tutup failTahun buka dan tutup fail

► Penyelenggaraan failPenyelenggaraan fail Penyelenggaran kertas minit: rekod surat Penyelenggaran kertas minit: rekod surat

keluar-masukkeluar-masuk Membuka fail sambunganMembuka fail sambungan Pemeringkatan tindakan failPemeringkatan tindakan fail

► Pengelasan keselamatan failPengelasan keselamatan fail TerbukaTerbuka TerhadTerhad SulitSulit Pengedaran FailPengedaran Fail

► Pengedaran fail Pengedaran fail Merekodkan pengedaran failMerekodkan pengedaran fail Memulangkan fail ke pendaftaranMemulangkan fail ke pendaftaran Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan.Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan. Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian)Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian)

► Memelihara dan menjaga keselamatan failMemelihara dan menjaga keselamatan fail Memelihara dari keciciranMemelihara dari keciciran Memelihara keselamatan kandungan failMemelihara keselamatan kandungan fail

Pengurusetiaan MesyuaratPengurusetiaan Mesyuarat

►TanggungjawabTanggungjawab Sebelum Sebelum Semasa mesyuaratSemasa mesyuarat Selepas mesyuaratSelepas mesyuarat Pengurusan mesyuarat.ppt