1. 1. Perolehan :Suatu kaedah bagi mendapatkanbekalan, perkhidmatan dan kerja yangdiperlukan dari kontrak pusat yangditetapkan oleh KementerianPelajaran Malaysia,

2. Melalui prosedur perolehanmembolehkan sesebuah organisasidapat berfungsi dengan sempurnamelalui perancangan yang teliti dariaspek berikut: 3. Pesan kuantiti yang mencukupi Anggaran seberapa tepat yang bolehdilakukan sebelum membuat pesanan. 4. 3.1 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan169A(a) beli yang paling sesuai dan menguntungkan3.2 Andaian kesesuaian:- kualiti harga kuantiti kegunaan barang lain-lain faktor yang berkaitan 5. Memahamidan mematuhi peraturan Menentukan peruntukan mencukupi Menyimpan akaun dan rekod-rekod yangdiwajibkan Menyelia, menyenggara dan mengawalbarangan/perkhidmatan/kerja yang dibelidan/atau di bawah jagaannya Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat kajian pasaran (AP 169A (a)) 6. KEGAGALAN MELAKSANAKANTANGGUNGJAWAB AKAN MEMUNGKINKAN SURCAJ DAN TINDAKANTATATERTIB 7. 5. DOKUMEN DAN REKOD YANGDIGUNAKAN i. borang permintaan ii.pesanan tempatan iii. nota serahan dan bil/invois iv.baucer v. cek 8. i. Buku Tunai ii. Buku Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil (AP 103A) iii. Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan Iv. Daftar Stok Buku Cek V. Daftar Cek Batal Vi. Borang-Borang Stor-Kew 312, 313, 314 dan 315(Pek. Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991) 9. SAP Sijil Akuan PenerimaanPegawai PenyemakPegawai Pengesah 10. Asasnya ada 6 cara iaitu:- Pembelian melalui Kontrak Pusat Pembelian melalui Tunai Runcit Pembelian Terus Pembelian melalui Sebutharga Pembelian melalui Tender Pembelian Darurat 11. 6.1 Permintaan keperluani. Maklumkan semua pegawai untukmengemukakan keperluantahunannya.ii.Permintaan secara ad-hoc tanpa alasan kukuh seharusnya tidak digalakkaniii. Permintaan kecemasan 12. 6.2 Merancang Pembelian a. mustahak b. penting c. utama 13. a. peruntukanb. kegunaanc. stok masih adad. tempat simpanane. tempoh perolehanf. pembekalg. ketahanan baranganh. pasaran 14. a. Kontrak Pusat diuruskan olehPerbendaharaan dengan rasional:- beli banyak harga murah hanya syarikat yang berdaya majumampu membekal keseragaman/gunasama mengurangkan waktu pengurusansebutharga/tender 15. b. Keperluan yang dibekal di bawahKontrak Pusat mesti dibeli denganpembekal yang berkenaankecuali:- kontrak luput tarikh laku spesifikasi tidak sama tidak mencapai had pesanan minimayang disyaratkan 16. Jika, a. nilai pembelian tidak lebihdaripada RM 100 b. keperluan segera dan tidakpraktik untuk mengeluarkanpesanan tempatan 17. PEMBELIAN YANG TIDAK MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEMa. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL sama ada berdaftar atau TIDAK berdaftarb. Pesanan dibuat kepada sayarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya 18. PEMBELIAN ATAU PEROLEHAN BEKALAN YANG NILAINYA MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN HINGGA RM50,000 BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEMa. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL BUMIPUTRA yang berdaftar dalam bidang berkenaanb. Pesanan dibuat kepada PEMBEKAL yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya 19. c. Bagi perolehan kerja bernilai tidak melebihi RM20,000 dibuat melalui lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala berkenaand. Kelulusan PTJ perlu bagi pembelian melebihi RM 10,000 bagi satu jenis/kelas item dalam satu tahun kewangan 20. Pembelian bekalan/perkhidmatan melebihi RM 50,000 tetapitidak melebihi RM 100,000 / RM200,000 (AP 170) atau kerjamelebihi RM20,000 hingga tidak melebihi RM100,000 /RM200,000 (AP 170) dibeli secara sebutharga dengan:-a. pamirkan pemberitahuan sebutharga dan tempoh tidak kurang daripada 7 harib. hantar Lampiran C/Q kepada tidak kurang daripada 5 pembekal yang berdaftarc. sediakan peti tawaran sebuthargad. julat KPM - had ketetapan bergantung kepada PTJ masing-masing 21. e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga - minima 2 orang, seorang kumpulan A (AP 197)f. diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga - minima 3 orang dipengerusikan oleh Pemegang Waran/Pengetua/Guru Besarg. memaklumkan setuju terima sebutharga kepada pembekal yang berjaya 22. BERDAFTAR DENGANKEMENTERIAN KEWANGAN BERDAFTAR DIBAWAH KEPALA DANSUBKEPALA SEBUT HARGA YANGDISERTAI BELUM TAMAT TEMPOH SAH LAKU 23. a. nilai pembelian bekalan/perkhidmatan/ kerja melebihi RM 100,000 / RM200,000(AP 190)b. iklankan di surat khabar utamac. diterima dalam sampul berlakrid. dimasukkan dalam Peti Tawaran Tendere. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tenderf. diluluskan oleh Jawatankuasa Tenderg. maklumkan setuju terima tender kepada pembekal yang berjaya 24. a.pembelian segera atau serta mertab.tidak melebihi keperluan semasac.kelewatan menjejaskan kepentingan awamd.prosedur biasa pembelian diketepikane.tiada had sekatan nilaif. kemukakan lapuran kepada PegawaiPengawal dalam tempoh 1 bulan untukdimajukan kepada Ketua SetiausahaPerbendaharaan 25. i) Keluarkan Pesanan Tempatan Pastikan :- a. lengkap dan cukup salinannya b. yang menandatangani diberi kuasa bertulis (kecuali Ketua Jabatan) c. direkod dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil d. pembekal diberi yang asal dan satu salinan 26. i. Semak dengan pesanan tempatan/nota serahanii. Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekaliii. Sahkan penerimaan pada pesanan tempatan dan/atau nota serahan, invois/bil dan sebagainya 27. iv.Terimaan yang tidak dapat disemak sepenuhnya hendaklah diberi pengesahan bersyarat - DITERIMA DENGAN SYARAT IANYA DISAHKAN KEMUDIAN SECARA DIHITUNG, DITIMBANG DAN DIPERIKSA - kemudian diperiksa dengan segera bersama seorang saksi 28. i. Mengkategorikan barangan a. Sangat Menarik, Menarik danTidak Menarik b. Ketahanan barangan c. Membahayakan/tidak ii. Sediakan lokasi yang bersesuaian 29. iii. Sediakan tempat simpanan yang bersesuaianiv. Jaga keselamatan (terbakar/keracunan dan sebagainya)v Selenggarakan rekod (Kew. 312 - 315)vi. Buat pemeriksaan fizikal 30. i. Tentukan:- a.bil/invois diterima dalam bulan berikutan barangan di bekalkan b. dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois (AP 103)ii. Pesanan tempatan dan invois disahkan dengan sewajarnyaiii. Sediakan baucer bayaran dan rekod dalam Buku Tunai 31. iv.Yang meluluskan baucer diberi kuasa bertulis oleh JANM/JPN (AP 101)v. Rekod butir-butir pembayaran dalam Buku Tunaivi.Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bilvii. Tentukan cek dikeluarkan dan rekod dalam Buku Tunai