OBJEKTIFOBJEKTIF

1.1. Struktur dan sistem pengurusan kewangan yang Struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan, teratur, sempurna serta mempunyai ciri-ciri berkesan, teratur, sempurna serta mempunyai ciri-ciri kawalan dalaman yang berpatutankawalan dalaman yang berpatutan

2.2. Perlu sistem kawalan dalaman yang berkesan Perlu sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutan hasil, perbelanjaan, deposit, terhadap pungutan hasil, perbelanjaan, deposit, kontrak, aset serta inventorikontrak, aset serta inventori

3.3. Semua rekod yang berkaitan dengan pengurusan Semua rekod yang berkaitan dengan pengurusan kewangan sentiasa diselenggarakan dengan lengkap kewangan sentiasa diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini; dan dan kemas kini; dan

4.4. Pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-Pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang, peraturan, pekeliling dan arahan yang undang, peraturan, pekeliling dan arahan yang ditetapkan dari semasa ke semasa.ditetapkan dari semasa ke semasa.

Selepas kursus ini diharapkan peserta dapat mengetahui:-

22

UNDANG-UNDANG RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKUATKUASA

1.1. Akta Prosedur Kewangan(APK) 1957 (disemak Akta Prosedur Kewangan(APK) 1957 (disemak 1972)1972)

2.2. Arahan Perbendaharaan(AP) Arahan Perbendaharaan(AP)

3.3. Akta Pendidikan 1996 (Peraturan-peraturan Akta Pendidikan 1996 (Peraturan-peraturan Pendidikan – Akaun dan Audit 2002*Pendidikan – Akaun dan Audit 2002*

4.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah(TPKPKWS) KPM Edisi 4 2005 Kumpulan Wang Sekolah(TPKPKWS) KPM Edisi 4 2005 dan Ralat TPKPKWS KP 1602/900/A-1/SJ6 Jld II /(33) dan Ralat TPKPKWS KP 1602/900/A-1/SJ6 Jld II /(33) bertarikh 27 September 2007bertarikh 27 September 2007

5.5. Pekeliling-pekeliling Kewangan yang sedang Pekeliling-pekeliling Kewangan yang sedang berkuatkuasaberkuatkuasa

33

Mandat dan Kuasa Juruaudit - Mandat dan Kuasa Juruaudit - (Peraturan 5)(Peraturan 5)

– Memeriksa semua rekod kewanganMemeriksa semua rekod kewangan,dokumen,wang,setem, ,dokumen,wang,setem, hakmilik,stor atau harta lain institusi pendidikan Islam atau hakmilik,stor atau harta lain institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaaninstitusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan

– Meminta apa-apa penjelasanMeminta apa-apa penjelasan atau maklumat, bilamana perlu, atau maklumat, bilamana perlu, daripada pengurus sekolah untuk memudahkannya menjalankan daripada pengurus sekolah untuk memudahkannya menjalankan tugasnyatugasnya

– Meminta suatu carianMeminta suatu carian bagi atau cabutan daripada mana-mana bagi atau cabutan daripada mana-mana buku, dokumen atau rekod yang dalam pemilikan atau di bawah buku, dokumen atau rekod yang dalam pemilikan atau di bawah kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaankerajaan atau bantuan kerajaan

– Menjalankan apa-apa Menjalankan apa-apa penyiasatan atau pemeriksaan lain penyiasatan atau pemeriksaan lain bilamana perlubilamana perlu

Tanggungjawab Pengurus SekolahTanggungjawab Pengurus Sekolah - - (Peraturan 6)(Peraturan 6)

– Penyediaan suatu penyata kewangan tahunanPenyediaan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun bagi tahun berakhir 31 Disember berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut perakaunan yang tiap-tiap tahun mengikut perakaunan yang diterima umumditerima umum

– Mengemukakan penyata kewangan Mengemukakan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat itu kepada Ketua Pusat Tanggungjawab yang kemudiannya mengemukakan penyata Tanggungjawab yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan tahunan itu ke Bahagian Audit Sekolah kewangan tahunan itu ke Bahagian Audit Sekolah tidak lewat tidak lewat daripada 31 Mac daripada 31 Mac tahun berikutnyatahun berikutnya

Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) - Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) - (Peraturan 7)(Peraturan 7)

– Mengemukakan penyata kewangan tahunan ke Bahagian Audit Mengemukakan penyata kewangan tahunan ke Bahagian Audit SekolahSekolah

– Mengambil apa-apa tindakan bila jika keadaan memerlukan atas Mengambil apa-apa tindakan bila jika keadaan memerlukan atas apa-apa laporan atau pertanyaan audiapa-apa laporan atau pertanyaan auditt

PENDAHULUAN DAN TAKRIFAN PENDAHULUAN DAN TAKRIFAN

Semua pegawai awam perlu memahirkan diri dengan Arahan Semua pegawai awam perlu memahirkan diri dengan Arahan Perbendaharaan(AP). Kurang pengetahuan mengenai AP tidak Perbendaharaan(AP). Kurang pengetahuan mengenai AP tidak akan diterima sebagai satu alasan sekiranya AP tidak dipatuhi, akan diterima sebagai satu alasan sekiranya AP tidak dipatuhi, atau pun jika berlakunya apa-apa kehilangan Wang Awam atau atau pun jika berlakunya apa-apa kehilangan Wang Awam atau Aset Awam akibat ketidakpatuhan kepada AP Aset Awam akibat ketidakpatuhan kepada AP (AP: Pendahuluan no.9)(AP: Pendahuluan no.9)

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah/mana-Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah/mana-mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika.. kerajaan jika.. (TPKPKWS 19.3.1 dan APK 1957 sec.18)(TPKPKWS 19.3.1 dan APK 1957 sec.18)

– Gagal menjalankan tanggungjawab untuk mengutip dan menguruskan kutipan Gagal menjalankan tanggungjawab untuk mengutip dan menguruskan kutipan – Membuat pembayaran dengan cara yang tidak teratur dan tidak dijamin Membuat pembayaran dengan cara yang tidak teratur dan tidak dijamin

kesempurnaannyakesempurnaannya– Menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda Menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda

kerajaankerajaan– Gagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teraturGagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur– Gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada Gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada

pihak yang menerimapihak yang menerima

PENDAHULUAN DAN TAKRIFANPENDAHULUAN DAN TAKRIFAN

– ‘‘Wang Awam’ Wang Awam’ ertinya hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wang ertinya hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wang dan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti apa sahaja dan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti apa sahaja dikumpul atau diterima oleh atau kerana Persekutuan atau oleh dikumpul atau diterima oleh atau kerana Persekutuan atau oleh kerana sesebuah Negeri tidak termasuk Zakat, Fitrah….kerana sesebuah Negeri tidak termasuk Zakat, Fitrah….

Pegawai Perakaunan Pegawai Perakaunan termasuk tiap pegawai awam yang termasuk tiap pegawai awam yang dipertanggungkan dengan tugas pungutan, penerimaan, atau dipertanggungkan dengan tugas pungutan, penerimaan, atau perakaunan untuk, atau yang sebenarnya memungut, menerima perakaunan untuk, atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengambil kira apa-apa wang awam atau yang atau mengambil kira apa-apa wang awam atau yang dipertanggungkan membelanja apa-apa wang awam……dipertanggungkan membelanja apa-apa wang awam……

Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal adalah pegawai yang dilantik oleh Menteri adalah pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan, Kewangan bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan, bagi mengawal perbelanjaan yang dikuatkuasakan baginyabagi mengawal perbelanjaan yang dikuatkuasakan baginya

KPTJKPTJ bermaksud Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud Ketua Pusat Tanggungjawab

PTJPTJ bermaksud Pusat Tanggungjawab bermaksud Pusat Tanggungjawab

• Semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah yang dikenakan Semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah yang dikenakan oleh sekolah-sekolah bantuan penuh terhadap murid-murid oleh sekolah-sekolah bantuan penuh terhadap murid-murid perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri Sekolah-Sekolah Negeri SP Pentadbiran BPSG Bil.2/92 SP Pentadbiran BPSG Bil.2/92 Para 4.1Para 4.1

• Hanya Pendaftar sahaja yang berkuasa memberi kelulusan Hanya Pendaftar sahaja yang berkuasa memberi kelulusan berkaitan bayaran itu. Kuasa ini tidak diperturunkan kepada berkaitan bayaran itu. Kuasa ini tidak diperturunkan kepada mana-mana pegawai lain mana-mana pegawai lain SP Pentadbiran BPSG Bil.2/92 Para 4.2SP Pentadbiran BPSG Bil.2/92 Para 4.2

• Dalam keadaan di mana program atau aktiviti yang hendak dijalankan itu tidak Dalam keadaan di mana program atau aktiviti yang hendak dijalankan itu tidak tertakluk di bawah mana-mana syarat atau peraturan yang sedia ada, atau tertakluk di bawah mana-mana syarat atau peraturan yang sedia ada, atau timbul keraguan mengenai bidang kuasa hak atau peruntukan sah timbul keraguan mengenai bidang kuasa hak atau peruntukan sah mengenainya, maka permohonan bagi mendapatkan persetujuan dan kelulusan mengenainya, maka permohonan bagi mendapatkan persetujuan dan kelulusan hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada KPM. Semua permohonan hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada KPM. Semua permohonan hendaklah mengandongi maklumat lengkap mengenai program atau aktiviti hendaklah mengandongi maklumat lengkap mengenai program atau aktiviti yang hendak dijalankan….. yang hendak dijalankan….. SP Iktisas Bil.3/1997 Mengenai Program dan Aktiviti Sekolah Yang SP Iktisas Bil.3/1997 Mengenai Program dan Aktiviti Sekolah Yang Melibatkan Dasar Dan Atau Pungutan WangMelibatkan Dasar Dan Atau Pungutan Wang

• Majalah Sekolah Majalah Sekolah - Perkiraan yang sesuai telah dibuat bagi - Perkiraan yang sesuai telah dibuat bagi penyimpanan akaun dan bahawa penyimpanan akaun dan bahawa hasil daripada jualan majalah hasil daripada jualan majalah sekolahsekolah dan bahan multi media yang melebihi kos pengeluaran akan dan bahan multi media yang melebihi kos pengeluaran akan didepositkan dalam akaun sekolah didepositkan dalam akaun sekolah di bawah kawalan Guru Besar atau di bawah kawalan Guru Besar atau Pengetua Pengetua ……Akta Pendidikan 1996….Peraturan Pendidikan Mengenai Majalah Sekolah – Para 8(2)(c)… ……Akta Pendidikan 1996….Peraturan Pendidikan Mengenai Majalah Sekolah – Para 8(2)(c)…

• Kutipan bagi jualan majalah sekolah hanya boleh didepositkan ke dalam akaun Kutipan bagi jualan majalah sekolah hanya boleh didepositkan ke dalam akaun bank yang mana Ketua Guru atau Pengetua mempunyai kawalan iaitu dalam bank yang mana Ketua Guru atau Pengetua mempunyai kawalan iaitu dalam akaun berkenaan yang ditubuhkan dalam Kumpulan Wang Sekolah… akaun berkenaan yang ditubuhkan dalam Kumpulan Wang Sekolah… Kesimpulan Kesimpulan Penasihat Undang-undang KPM melalui surat KP(PUU) 10074/02/31(17) bth. 8.5.2009Penasihat Undang-undang KPM melalui surat KP(PUU) 10074/02/31(17) bth. 8.5.2009

• Persatuan(PIBG) dibenarkan mengutip apa-apa sumbangan yang Persatuan(PIBG) dibenarkan mengutip apa-apa sumbangan yang diputuskan dalam mesyuarat agung tahunan daripada anggota dan diputuskan dalam mesyuarat agung tahunan daripada anggota dan keputusan itu hendaklah dimaklumkan kepada Pendaftar..keputusan itu hendaklah dimaklumkan kepada Pendaftar.. Akta Akta Pendidikan 1996…Peraturan PIBG…Para 5(4)Pendidikan 1996…Peraturan PIBG…Para 5(4)

• ‘‘Tiada seseorang ibubapa atau guru dikehendaki membayar apa-apa Tiada seseorang ibubapa atau guru dikehendaki membayar apa-apa bayaran sebagai ahli Persatuan’.. bayaran sebagai ahli Persatuan’.. SP Ikhtisas Bil.11/1989SP Ikhtisas Bil.11/1989

• Maksud Pungutan DermaMaksud Pungutan Derma… … SP Iktisas Bil.7/1983 – Garis Panduan Pungutan DermaSP Iktisas Bil.7/1983 – Garis Panduan Pungutan Derma

sebagai segala kegiatan untuk mendapatkan wang atau lain-lain bentuk bukan wang sebagai segala kegiatan untuk mendapatkan wang atau lain-lain bentuk bukan wang yang yang dijalankan di sekolah-sekolah melalui kegiatan-kegiatan termasuk pasar ria, konset, dijalankan di sekolah-sekolah melalui kegiatan-kegiatan termasuk pasar ria, konset,

pertunjukan pentas, tayangan filem, pengelolaan walkton, hari bendera, minggu pertunjukan pentas, tayangan filem, pengelolaan walkton, hari bendera, minggu kerjaya, surat kerjaya, surat rayuan kepada ibubapa/penjaga, pertunjukan pancaragam, derma, ‘jumble rayuan kepada ibubapa/penjaga, pertunjukan pancaragam, derma, ‘jumble sale’, mengadakan sale’, mengadakan jualan kueh, alat-alat dan bahan-bahan yang dibuat oleh murid-murid, jualan kueh, alat-alat dan bahan-bahan yang dibuat oleh murid-murid, malam amal, iklan-malam amal, iklan- iklan/tajaan dan lain-lain….. iklan/tajaan dan lain-lain….. Para ..2(ii) Para ..2(ii)

• Kebenaran Pihak Berkuasa Kebenaran Pihak Berkuasa

Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Pendaftar Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Pendaftar Sekolah-sekolah/PPN sebelum pungutan derma dijalankanSekolah-sekolah/PPN sebelum pungutan derma dijalankan.. .. Para 4.1.1Para 4.1.1

Sekiranya aktiviti dan pungutan derma itu dijalankan oleh PIBG, maka kebenaran Sekiranya aktiviti dan pungutan derma itu dijalankan oleh PIBG, maka kebenaran bertulis daripada Guru Besar/Pengetua hendaklah terlebih dahulu diperolehi, bertulis daripada Guru Besar/Pengetua hendaklah terlebih dahulu diperolehi, disamping kebenaran PPN dan atau pihak berkuasa laindisamping kebenaran PPN dan atau pihak berkuasa lain….….Para 4.1.2 Para 4.1.2

• Yuran makan Asrama(YMA) Yuran makan Asrama(YMA) • RM 3.00 Pendapatan Ibu dan Bapa/Penjaga RM5000 dan ke atasRM 3.00 Pendapatan Ibu dan Bapa/Penjaga RM5000 dan ke atas• RM 1.00 Pendapatan Ibu dan Bapa/Penjaga RM4999.99 dan ke bawahRM 1.00 Pendapatan Ibu dan Bapa/Penjaga RM4999.99 dan ke bawah

SP Kew. Bil.8/2010 ..Bilangan hari mengikut BMASP Kew. Bil.8/2010 ..Bilangan hari mengikut BMA

• Kelulusan pungutan wang bagi pelaksanaan aktiviti murid di Kelulusan pungutan wang bagi pelaksanaan aktiviti murid di peringkat daerah mengunakan bantuan Geran Per Kapita peringkat daerah mengunakan bantuan Geran Per Kapita sahaja telah di turunkan kuasa kepada Pegawai Pelajaran sahaja telah di turunkan kuasa kepada Pegawai Pelajaran Daerah.... Daerah.... JPNJ.AKN(40)/400/1/13/7(46)bth.28.4.2011 dan JPNJ.AKN(40)/400/1/13/7(46)bth.28.4.2011 dan JPNJ.AKN(40)/400/1/3/7(18) bth.08.12.2010JPNJ.AKN(40)/400/1/3/7(18) bth.08.12.2010

• Wang dari sumber berikut dikreditkan dalam Akaun Amanah Wang dari sumber berikut dikreditkan dalam Akaun Amanah Majlis Sukan Sekolah-sekolah Negeri Majlis Sukan Sekolah-sekolah Negeri …bth.06.12.2012…bth.06.12.2012

• Kutipan yuran daripada murid sekolah rendah dan menengah yang berkaitan tujuan Kutipan yuran daripada murid sekolah rendah dan menengah yang berkaitan tujuan akaun iniakaun ini

• Bantuan kewangan yang diterima daripada Majlis Sukan Sekolah-Sekolah Bantuan kewangan yang diterima daripada Majlis Sukan Sekolah-Sekolah Malaysia(MSSM)Malaysia(MSSM)

• Sumbangan atau derma yang diterima daripada Kerajaan Negeri, murid,orang ramai, Sumbangan atau derma yang diterima daripada Kerajaan Negeri, murid,orang ramai, persatuan, sektor swasta, pertubuhan tempatan atau antarabangsa dan agensi yang persatuan, sektor swasta, pertubuhan tempatan atau antarabangsa dan agensi yang tidak dibiayai sepenuhnya oleh Kerajaan Malaysiatidak dibiayai sepenuhnya oleh Kerajaan Malaysia

• Terimaan, yuran atau fi yang diperolehi daripada aktiviti-aktiviti yang melibatkan MSSN Terimaan, yuran atau fi yang diperolehi daripada aktiviti-aktiviti yang melibatkan MSSN atau secara usaha sama…….dimana aktiviti dibiayai mengunakan peruntukan ini….atau secara usaha sama…….dimana aktiviti dibiayai mengunakan peruntukan ini….

• Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan, Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan, selain daripada selain daripada menjalankan penyeliaan biasa urusan pejabat tiap-tiap hari dan menjalankan penyeliaan biasa urusan pejabat tiap-tiap hari dan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 309, yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 309, hendaklah dari masa ke semasa menjalankan hendaklah dari masa ke semasa menjalankan atau melantik atau melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan dan sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan dan perakaunan perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, bagi maksud bagi maksud mengetahui sama ada prosedur yang betul difahami dengan mengetahui sama ada prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti sepatutnya dan sentiasa diikuti … … AP 308AP 308

• Pegawai Perakaunan tidak boleh membuka apa-apa Pegawai Perakaunan tidak boleh membuka apa-apa akaun awam atau rasmi dalam mana-mana bank akaun awam atau rasmi dalam mana-mana bank tanpa kuasa bertulis oleh Perbendaharaan mengenai tanpa kuasa bertulis oleh Perbendaharaan mengenai wang awam Persekutuan wang awam Persekutuan APK 1957 – Bah.II Perkara 5 dan SP Kew. Bil. APK 1957 – Bah.II Perkara 5 dan SP Kew. Bil. 3/19993/1999

Kewajipan kewangan dan perakaunan Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi bagi pegawai-pegawai bawahan pegawai-pegawai bawahan yang yang berkerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilahberkerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilahmestilah dinyatakan dengan bertulisdinyatakan dengan bertulis.. sekiranya sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal sepatutnya boleh menentukan dengan mudahnya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal sepatutnya boleh menentukan dengan mudahnya siapakah yang bertanggungjawab; jika tidak ia sendiri mungkin kena mengganti apa-apa siapakah yang bertanggungjawab; jika tidak ia sendiri mungkin kena mengganti apa-apa kehilangan. Boleh jadi dalam sesuatu jabatan yang besar Pegawai Pengawal sendirinya kehilangan. Boleh jadi dalam sesuatu jabatan yang besar Pegawai Pengawal sendirinya menjalankan sedikit sahaja atau tidak langsung menjalankan kerja-kerja kewangan sehari-hari menjalankan sedikit sahaja atau tidak langsung menjalankan kerja-kerja kewangan sehari-hari tetapi arahan-arahan yang tetap bagi jabatannya atas perkara itu mestilah diluluskan olehnya tetapi arahan-arahan yang tetap bagi jabatannya atas perkara itu mestilah diluluskan olehnya sendiri dan sendiri dan sama ada arahan-arahan itu memberi kesan atau tidak mestilah sentiasa sama ada arahan-arahan itu memberi kesan atau tidak mestilah sentiasa menjadi tanggungjawabnyamenjadi tanggungjawabnya ...... (AP 11)

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangankewangan pejabat masing-masing pejabat masing-masing dengan sempurna.dengan sempurna.Tanggungjawab tersebut adalah Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah bagi memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka,menyimpannya dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun arahan mereka,menyimpannya dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau dibawah kuasa mereka didapati tidak betul.Sebarang yang dikemukakan oleh mereka atau dibawah kuasa mereka didapati tidak betul.Sebarang perwakilan kewajipan perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuatsetelah perwakilan dibuat.......... (AP 53)

KUMPULAN WANG SEKOLAHKUMPULAN WANG SEKOLAHKumpulan Wang KerajaanKumpulan Wang Kerajaan– Matapelajaran spt. Teras,Wajib/ElektifMatapelajaran spt. Teras,Wajib/Elektif– Bukan Matapelajaran spt. Koko, Pusat SumberBukan Matapelajaran spt. Koko, Pusat Sumber– LPBTLPBT– Pelbagai spt. KWAPM,RMT,SBT(Tusyen),SBT(Modal Insan, Pelbagai spt. KWAPM,RMT,SBT(Tusyen),SBT(Modal Insan,

Pengantarabangsaan, Penyelenggaraan, H.Modal)Pengantarabangsaan, Penyelenggaraan, H.Modal)

Kumpulan Wang SUWAKumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) (Sumbangan Wang Awam)

– Sukan Tahunan, Agama Islam/Moral, PelbagaiSukan Tahunan, Agama Islam/Moral, Pelbagai

Kumpulan Wang Asrama Kumpulan Wang Asrama – Yuran Makan, Bantuan Makan, LPBTYuran Makan, Bantuan Makan, LPBT

SP Kew. Bil.5/2002 : Pengetua/GB diingatkan memaklumkan kpd. Ketua SP Kew. Bil.5/2002 : Pengetua/GB diingatkan memaklumkan kpd. Ketua Bidang/Panetia dlm. JPKA mengenai jumlah PCG yang diterimaBidang/Panetia dlm. JPKA mengenai jumlah PCG yang diterima

JENIS-JENIS KAWALANJENIS-JENIS KAWALAN

1.1. Kawalan PengurusanKawalan Pengurusan

2.2. Kawalan TerimaanKawalan Terimaan

3.3. Kawalan PerbelanjaanKawalan Perbelanjaan

4.4. Kawalan Deposit/AmanahKawalan Deposit/Amanah

5.5. Kawalan Aset/Inventori Kawalan Aset/Inventori

1515

PENARAFAN SIJIL AUDIT PENARAFAN SIJIL AUDIT

SIJIL BERSIH/TANPA TEGURANSIJIL BERSIH/TANPA TEGURAN– Sangat BaikSangat Baik– BaikBaik– MemuaskanMemuaskan

SIJIL BERTEGURAN/BERSYARATSIJIL BERTEGURAN/BERSYARAT– Kurang MemuaskanKurang Memuaskan– Tidak MemuaskanTidak Memuaskan

SIJIL TANPA PENDAPATSIJIL TANPA PENDAPAT

AGIHAN PERUNTUKAN KERAJAANAGIHAN PERUNTUKAN KERAJAAN

KAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSAN

Penyata kewangan dikemukakan kepada Penyata kewangan dikemukakan kepada Pejabat Audit Sekolah sebelum 31 Mac Pejabat Audit Sekolah sebelum 31 Mac [TPKPKWS 1.1.2(b)][TPKPKWS 1.1.2(b)]

Juruaudit Dalaman diwujudkan dan Juruaudit Dalaman diwujudkan dan lakukan pemeriksaan lakukan pemeriksaan (TPKPKWS 19.2.3)(TPKPKWS 19.2.3)

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) dilantik dan adakan dan Akaun (JPKA) dilantik dan adakan mesyuarat tidak kurang 4 kali setahun mesyuarat tidak kurang 4 kali setahun (TPKPKWS 19.2.4)(TPKPKWS 19.2.4)

Pemeriksaan Mengejut dijalankan Pemeriksaan Mengejut dijalankan terhadap wang tunai dan setem (2 kali terhadap wang tunai dan setem (2 kali setahun) dan direkodkan dalam Buku setahun) dan direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut Pemeriksaan Mengejut (TPKPKWS 19.2.5)(TPKPKWS 19.2.5)

KAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANSemua rekod kewangan disemak secara Semua rekod kewangan disemak secara berkala berkala [AP 80(b),(c)][AP 80(b),(c)]

Tiap-tiap hari Buku Tunai, buku Resit Rasmi dan lain-lain buku akaun [AP 80(b)]Tiap-tiap hari Buku Tunai, buku Resit Rasmi dan lain-lain buku akaun [AP 80(b)]Tiap-tiap minggu buku Resit Rasmi yang dikeluarkan daripada stok [AP 80(c)]Tiap-tiap minggu buku Resit Rasmi yang dikeluarkan daripada stok [AP 80(c)]Sebulan sekali Dafar BilSebulan sekali Dafar BilDll.Dll.

Rekod-rekod perakaunan dan dokumen Rekod-rekod perakaunan dan dokumen kewangan diselenggara mengikut format/garis kewangan diselenggara mengikut format/garis panduan yang ditetapkan panduan yang ditetapkan (SP Bah. Kew. 1/2003 & 9/2004)(SP Bah. Kew. 1/2003 & 9/2004)

Jawapan terhadap Pertanyaan/Laporan Audit Jawapan terhadap Pertanyaan/Laporan Audit hendaklah dijawab dalam tempoh satu(1) hendaklah dijawab dalam tempoh satu(1) bulan dari tarikh pertanyaan dan tindakan bulan dari tarikh pertanyaan dan tindakan pembetulan telah diambil pembetulan telah diambil (TPKPKWS 19.2.8(TPKPKWS 19.2.8))

Menentukan orang awam(termasuk murid) Menentukan orang awam(termasuk murid) /ibubapa/penjaga diberitahu dengan sepenuhnya /ibubapa/penjaga diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah mendapatkan Resit bahawa mereka hendaklah mendapatkan Resit Rasmi bagi semua wang yang dibayar. Rasmi bagi semua wang yang dibayar. Pemberitahuan hendaklah dipamerkan ditempat Pemberitahuan hendaklah dipamerkan ditempat yang mudah dilihat oleh orang awam yang mudah dilihat oleh orang awam AP 61(a)(1) dan (b)AP 61(a)(1) dan (b)

KAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANKAWALAN PENGURUSANCarta Organisasi sekolah disediakan dan Carta Organisasi sekolah disediakan dan dikemaskini dikemaskini (PKPA Bil. 8 Tahun 1991)(PKPA Bil. 8 Tahun 1991)

Surat kebenaran, penurunan kuasa dan Surat kebenaran, penurunan kuasa dan pengagihan tugas dibuat secara bertulis dan pengagihan tugas dibuat secara bertulis dan teratur teratur (TPKPKWS 5.4.2, 7.4.3, 7.8, AP 53)(TPKPKWS 5.4.2, 7.4.3, 7.8, AP 53)

Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia dan dikemaskini dan dikemaskini (PKPA Bil. 8 Tahun 1991)(PKPA Bil. 8 Tahun 1991)

Pengurus Sekolah perlu menghadiri kursus Pengurus Sekolah perlu menghadiri kursus kewangan kewangan (Pek. Perkhidmatan Bil.6/2005)(Pek. Perkhidmatan Bil.6/2005)

Pembantu Tadbir(Kew.) perlu menghadiri Pembantu Tadbir(Kew.) perlu menghadiri kursus kewangan kursus kewangan

Jawatan Pembantu Tadbir(Kew.) hendaklah Jawatan Pembantu Tadbir(Kew.) hendaklah diisidiisi

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAAN

Buku Resit diperiksa dan disahkan kandungannya Buku Resit diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik sahaja diterima dari pembekal sebaik sahaja diterima dari pembekal (TPKPKWS 5.4.8)(TPKPKWS 5.4.8)

Semua Buku Resit direkodkan dalam Daftar Stok Buku Semua Buku Resit direkodkan dalam Daftar Stok Buku Resit Resit (TPKPKWS 5.4.9)(TPKPKWS 5.4.9)

Buku Resit hendaklah dikeluarkan dari daftar stok Buku Resit hendaklah dikeluarkan dari daftar stok mengikut susunan nombor siri mengikut susunan nombor siri (TPKPKWS 5.4.10)(TPKPKWS 5.4.10)

Buku Resit hendaklah disimpan di tempat yang dikunci Buku Resit hendaklah disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat dengan selamat (AP 68)(AP 68)

Buku Tunai mengikut kumpulan wang diselenggara Buku Tunai mengikut kumpulan wang diselenggara dengan sempurna, diimbang setiap akhir bulan, dengan sempurna, diimbang setiap akhir bulan, disahkan oleh Pengurus dan dikemas kini disahkan oleh Pengurus dan dikemas kini (TPKPKWS 4.2.1 ,4.3.7 dan (TPKPKWS 4.2.1 ,4.3.7 dan

4.3.8)4.3.8)

Akaun Subsidiari diselenggara bagi sesuatu pemberian Akaun Subsidiari diselenggara bagi sesuatu pemberian yang mempunyai maksud tertentu yang mempunyai maksud tertentu (TPKPKWS 4.4.1) (TPKPKWS 4.4.1) endend

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN:

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAAN

Semua jenis pungutan mendapat kelulusan Semua jenis pungutan mendapat kelulusan Pendaftar Sekolah JPN/KPM Pendaftar Sekolah JPN/KPM Sekolah (SP Pentadbiran BPSG 2/92)Sekolah (SP Pentadbiran BPSG 2/92)

Senarai edaran pungutan dan yuran kepada Senarai edaran pungutan dan yuran kepada ibubapa adalah selaras dengan kelulusan ibubapa adalah selaras dengan kelulusan Pendaftar SekolahPendaftar Sekolah

Penurunan kuasa pungutan dibuat secara Penurunan kuasa pungutan dibuat secara bertulis bertulis (TPKPKWS 5.4.2)(TPKPKWS 5.4.2)

Resit Rasmi dikeluarkan bagi semua terimaan Resit Rasmi dikeluarkan bagi semua terimaan dan diserah kepada mereka yang membuat dan diserah kepada mereka yang membuat bayaran semasa urusniaga bayaran semasa urusniaga (TPKPKWS 5.3.1, AP 60)(TPKPKWS 5.3.1, AP 60)

PENGURUSANPENGURUSAN PUNGUTAN PUNGUTAN::PENGURUSANPENGURUSAN PUNGUTAN PUNGUTAN::

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAAN

Pengeluaran resit dikendalikan oleh dua orang Pengeluaran resit dikendalikan oleh dua orang pegawai yang diberi kuasa. Pegawai yang pegawai yang diberi kuasa. Pegawai yang buat pungutan hendaklah tandatangani resit buat pungutan hendaklah tandatangani resit dengan berkarbon dua muka tapi ditulis oleh dengan berkarbon dua muka tapi ditulis oleh pegawai lain pegawai lain (TPKPKWS 5.4.5, AP 70)(TPKPKWS 5.4.5, AP 70)

Tiada pindaan dibuat pada resit. Jika berlaku Tiada pindaan dibuat pada resit. Jika berlaku kesilapan menulis hendaklah dibatalkan dan kesilapan menulis hendaklah dibatalkan dan ditinggalkan untuk auditan ditinggalkan untuk auditan (TPKPKWS 5.4.7) (TPKPKWS 5.4.7)

Baki helaian resit murid yang tidak digunakan Baki helaian resit murid yang tidak digunakan hendaklah dibatalkan. Jika baki hendak hendaklah dibatalkan. Jika baki hendak digunakan pada tahun berikutnya, baki digunakan pada tahun berikutnya, baki helaian berkenaan perlu direkod semula ke helaian berkenaan perlu direkod semula ke dalam Daftar Stok Buku Resit dalam Daftar Stok Buku Resit (TPKPKWS 5.4.12)(TPKPKWS 5.4.12)

Resit diperolehi dari Percetakan Nasional Resit diperolehi dari Percetakan Nasional BerhadBerhad(TPKPKWS 5.3.3)(TPKPKWS 5.3.3)

PENGURUSAN PUNGUTAN:PENGURUSAN PUNGUTAN:PENGURUSAN PUNGUTAN:PENGURUSAN PUNGUTAN:

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAAN

Guru Kelas/Penyelia Asrama merekodkan Guru Kelas/Penyelia Asrama merekodkan pungutan dalam Borang Kutipan dan Serahan pungutan dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru(lengkap) dan diserahkan ke pejabat Guru(lengkap) dan diserahkan ke pejabat bersama buku resit pada hari pungutan dibuat bersama buku resit pada hari pungutan dibuat atau pada hari esoknya atau pada hari esoknya (TPKPKWS 5.3.5)(TPKPKWS 5.3.5)

Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan perlu dimasukan ke masih ada dalam tangan perlu dimasukan ke bank pada hari kerja yang akhir bulan bank pada hari kerja yang akhir bulan berkenaan berkenaan (TPKPKWS 5.3.9) (TPKPKWS 5.3.9)

Pungutan melebihi RM500/RM2000 dibankkan Pungutan melebihi RM500/RM2000 dibankkan pada hari pungutan dibuat atau pada hari pada hari pungutan dibuat atau pada hari esoknya esoknya (TPKPKWS 5.4.8)(TPKPKWS 5.4.8)

Semua pungutan yang tidak dapat dibankkan Semua pungutan yang tidak dapat dibankkan pada hari pungutan dibuat, disimpan dalam pada hari pungutan dibuat, disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci peti besi/tempat yang berkunci (TPKPKWS 5.4.13)(TPKPKWS 5.4.13)

PENGURUSAN PUNGUTANPENGURUSAN PUNGUTAN

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAAN

Salinan slip bayar masuk bank yang telah diakui Salinan slip bayar masuk bank yang telah diakui terima oleh bank disemak oleh Pengurus terima oleh bank disemak oleh Pengurus Sekolah dan difailkan mengikut jenis kumpulan Sekolah dan difailkan mengikut jenis kumpulan wang wang (TPKPKWS 5.3.11)(TPKPKWS 5.3.11)

Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang pada masa urusniaga dilakukan wang pada masa urusniaga dilakukan (TPKPKWS 5.3.7)(TPKPKWS 5.3.7)

Tuntutan Bantuan Per Kapita adalah mematuhi Tuntutan Bantuan Per Kapita adalah mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan murid) dan penerimaan bantuan dimaklumkan murid) dan penerimaan bantuan dimaklumkan kepada Ketua Bidang/Penitia dlm. Mesyuarat kepada Ketua Bidang/Penitia dlm. Mesyuarat JPKA JPKA (SPKew. Bil. 5 Tahun 2002)(SPKew. Bil. 5 Tahun 2002)

PENGURUSAN PUNGUTANPENGURUSAN PUNGUTAN

KAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANKAWALAN TERIMAANSenarai Akaun Belum Terima(ABT) Senarai Akaun Belum Terima(ABT) disediakan oleh pihak sekolah disediakan oleh pihak sekolah [TPKPKWS 11.1.1 (g)][TPKPKWS 11.1.1 (g)]

Pihak sekolah telah berusaha untuk Pihak sekolah telah berusaha untuk mendapatkan ABT(Ada surat susulan oleh mendapatkan ABT(Ada surat susulan oleh pihak sekolah) pihak sekolah) ((TPKPKWS 17.5.1 & 17.5.2)TPKPKWS 17.5.1 & 17.5.2)

Permohonan hapuskira dibuat bagi ABT yang Permohonan hapuskira dibuat bagi ABT yang melebihi tempoh 3 tahun melebihi tempoh 3 tahun (TPKPKWS 17.5.3) (TPKPKWS 17.5.3) endend

KAWALAN PERBELANJAANKAWALAN PERBELANJAANKAWALAN PERBELANJAANKAWALAN PERBELANJAAN

Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini;lengkap dan kemaskini;

• Daftar Stok Pesanan Sekolah Daftar Stok Pesanan Sekolah [TPKPKWS 6.4.1 (b)][TPKPKWS 6.4.1 (b)]

• Daftar Bil Daftar Bil (TPKPKWS 7.5.1)(TPKPKWS 7.5.1)

• Daftar Stok Buku Cek Daftar Stok Buku Cek (TPKPKWS 7.11.3)(TPKPKWS 7.11.3)

• Daftar Cek BatalDaftar Cek Batal [TPKPKWS 7.9.1 (b)][TPKPKWS 7.9.1 (b)]

Buku Cek diperiksa dan disahkan Buku Cek diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik terima dari pihak bank kandungannya sebaik terima dari pihak bank (TPKPKWS 7.11.1)(TPKPKWS 7.11.1)

Buku Cek yang belum/tidak digunakan Buku Cek yang belum/tidak digunakan disimpan dalam peti besi/tempat yang disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci berkunci (TPKPKWS 7.11.4)(TPKPKWS 7.11.4)

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:

KAWALAN PERBELANJAANKAWALAN PERBELANJAAN

Penyata Penyesuaian Bank disediakan dengan Penyata Penyesuaian Bank disediakan dengan lengkap setiap bulan dalam tempuh 7 hari lengkap setiap bulan dalam tempuh 7 hari daripada Penyata Bank diterima dan disahkan daripada Penyata Bank diterima dan disahkan oleh Pengurus Sekolah oleh Pengurus Sekolah (TPKPKWS 4.6.2)(TPKPKWS 4.6.2)

Penyata Penyesuaian Bank difailkan dengan Penyata Penyesuaian Bank difailkan dengan lengkap dan teratur mengikut kumpulan wang lengkap dan teratur mengikut kumpulan wang [TPKPKWS 4.6.3 (d)] [TPKPKWS 4.6.3 (d)]

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN:

JPKA

PROGRAM TAHUNAN

NOTA MINTA

PESANAN SEKOLAH/PERJANJIAN

PENGURUS SEKOLAH PEMBELIAN TERUS/SEBUT HARGA/TENDER

PEMBEKAL

PENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHAN

Semua permohonan pembelian hendaklah Semua permohonan pembelian hendaklah menggunakan borang Nota Minta menggunakan borang Nota Minta [TPKPKWS 6.2.1 (f)][TPKPKWS 6.2.1 (f)]

Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap [TPKPKWS 6.4.1 (b)][TPKPKWS 6.4.1 (b)]

Borang Pesanan Sekolah hendaklah digunakan Borang Pesanan Sekolah hendaklah digunakan bagi perolehan kecuali Panjar Wang Runcit, ada bagi perolehan kecuali Panjar Wang Runcit, ada perjanjian dan tuntutan kakitangan sekolah perjanjian dan tuntutan kakitangan sekolah [TPKPKWS 6.4.1 (a),AP 173 dan AP 176.1(b)][TPKPKWS 6.4.1 (a),AP 173 dan AP 176.1(b)]

Pesanan Sekolah dikeluarkan sebelum perolehan Pesanan Sekolah dikeluarkan sebelum perolehan dibuat dibuat [TPKPKWS 6.4.1 (b)][TPKPKWS 6.4.1 (b)]

Perolehan melebihi had kebenaran perlu Perolehan melebihi had kebenaran perlu mendapat kelulusan daripada KPTJ (Pembelian mendapat kelulusan daripada KPTJ (Pembelian Terus) Terus) [TPKPKWS 6.3.1 (C)][TPKPKWS 6.3.1 (C)]

PENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHANPENGURUSAN PEROLEHANPerolehan Harta Modal yang melebihi had Perolehan Harta Modal yang melebihi had kebenaran mendapat kelulusan daripada pihak kebenaran mendapat kelulusan daripada pihak berkenaan (KPTJ) >/ RM10,000 LPBT berkenaan (KPTJ) >/ RM10,000 LPBT [TPKPKWS 6.2.1 (g)(ii)][TPKPKWS 6.2.1 (g)(ii)]

Harta Modal Harta Modal

SR >/ =RM 5,000.00 setahun/ 30% PCGSR >/ =RM 5,000.00 setahun/ 30% PCG

SM >/ =RM10,000.00 setahun/ 30% PCGSM >/ =RM10,000.00 setahun/ 30% PCG

Perolehan bekalan dan perkhidmatan melebihi Perolehan bekalan dan perkhidmatan melebihi RM50,000 – RM500,000 dibuat melalui sebutharga RM50,000 – RM500,000 dibuat melalui sebutharga TPKPKWS 6.3.1(a)TPKPKWS 6.3.1(a)

Perolehan kerja melebihi RM20,000.00 – Perolehan kerja melebihi RM20,000.00 – RM500,000 dibuat melalui Sebut Harga RM500,000 dibuat melalui Sebut Harga TPKPKWS 6.3.1(b)TPKPKWS 6.3.1(b)

Semua bil yang diterima telah dicop tarikh Semua bil yang diterima telah dicop tarikh penerimaannyapenerimaannya (TPKPKWS 6.5.5) (TPKPKWS 6.5.5)

Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari selepas tarikh bil diterima selepas tarikh bil diterima (SPP Bil. 7 Tahun 2006/AP 103(a)(SPP Bil. 7 Tahun 2006/AP 103(a)

PENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARAN

Pembayaran dibuat dengan menggunakan Pembayaran dibuat dengan menggunakan baucar bayaran baucar bayaran [TPKPKWS 7.2.1 (c)][TPKPKWS 7.2.1 (c)]

Baucar bayaran disediakan mengikut format Baucar bayaran disediakan mengikut format (TPKPKWS 7.3.3)(TPKPKWS 7.3.3)

Baucar bayaran ditandatangani oleh Pengurus Baucar bayaran ditandatangani oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa Sekolah/pegawai yang diberi kuasa (TPKPKWS 7.3.1, 7.4.3 (TPKPKWS 7.3.1, 7.4.3 dan 7.4.4)dan 7.4.4)

Pembayaran hendaklah dibuat kepada Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah. Pastikan bekalan telah penerima yang sah. Pastikan bekalan telah dimasukkan ke dalam daftar stok berkaitan dimasukkan ke dalam daftar stok berkaitan dengan sempurnadengan sempurna [TPKPK 7.2.1(d)][TPKPK 7.2.1(d)]

Pembayaran hanya dibuat setelah bekalan, Pembayaran hanya dibuat setelah bekalan, perkhidmatan dan kerja telah dibekalkan atau perkhidmatan dan kerja telah dibekalkan atau dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna AP AP 99(e)(1)99(e)(1)

PENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARANNama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh Nama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh dicatat sebagai penerima bayaran pada baucar dicatat sebagai penerima bayaran pada baucar kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian dan pinjaman atau tuntutan persendirian [AP 99(b)][AP 99(b)]

Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan dicop “SUDAH/TELAH BAYAR” dicop “SUDAH/TELAH BAYAR” (TPKPKWS 7.4.9)(TPKPKWS 7.4.9)

Cek-cek yang telah tamat tempoh sah laku (3 Cek-cek yang telah tamat tempoh sah laku (3 bulan) dibatal dan direkodkan dalam Daftar bulan) dibatal dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal Cek Batal (TPKPKWS 7.9.1)(TPKPKWS 7.9.1)

Perbelanjaan diperakaunkan mengikut Perbelanjaan diperakaunkan mengikut peruntukan yang betul di Buku Tunai peruntukan yang betul di Buku Tunai [TPKPKWS [TPKPKWS 7.2.1(a) dan 7.4.8]7.2.1(a) dan 7.4.8]

Pembayaran adalah betul dan tiada kes Pembayaran adalah betul dan tiada kes terlebih bayar , jika ada tuntut bayaran balikterlebih bayar , jika ada tuntut bayaran balik

PENGURUSAN PEMBAYARANPENGURUSAN PEMBAYARAN

Pembayaran dibuat dengan menggunakan cek Pembayaran dibuat dengan menggunakan cek berpalang berpalang (TPKPKWS 7.7.1 dan SP Bah.Kew Bil.3/1999 – kuasa tandatangani cek bayaran)(TPKPKWS 7.7.1 dan SP Bah.Kew Bil.3/1999 – kuasa tandatangani cek bayaran)

Cek-cek dicop tempoh laku 3 bulan dari tarikh Cek-cek dicop tempoh laku 3 bulan dari tarikh

dikeluarkandikeluarkan (TPKPKWS 7.7.3)(TPKPKWS 7.7.3)

Semua pembayaran perlu mendapat kelulusan Semua pembayaran perlu mendapat kelulusan Pengurus Pengurus [TPKPKWS 7.3.3(a)][TPKPKWS 7.3.3(a)]

Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit [TPKPKWS 6.2.1(a)] [TPKPKWS 6.2.1(a)]

Baki wang di bank tidak difisit Baki wang di bank tidak difisit

Baki Kumpulan Wang Terkumpul tidak melebihi Baki Kumpulan Wang Terkumpul tidak melebihi 5% PCG semasa 5% PCG semasa

AKAUN BELUM BAYAR (ABB)AKAUN BELUM BAYAR (ABB)AKAUN BELUM BAYAR (ABB)AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

• Semua bil yang belum dijelaskan pada akhir Semua bil yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan diambilkira sebagai ABB tahun kewangan diambilkira sebagai ABB [TPKPKWS [TPKPKWS 7.5.1 (b)]7.5.1 (b)]

• Pihak sekolah menyelenggara senarai/daftar Pihak sekolah menyelenggara senarai/daftar ABB. Nyatakan jumlah (RM) mengikut jenis ABBABB. Nyatakan jumlah (RM) mengikut jenis ABB

i.i. Bil belum jelasBil belum jelas

ii.ii. BiasiswaBiasiswa

iii.iii. Bayaran kepada pihak ketigaBayaran kepada pihak ketiga

iv.iv. Lain (Cek Batal, Kementerian/JPN)Lain (Cek Batal, Kementerian/JPN)

• Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM [TPKPKWS 16.5.1][TPKPKWS 16.5.1]

• Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB, Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB, dibayar dalam tahun semasa perlu dibayar dalam tahun semasa perlu mendapat kelulusan KPTJ mendapat kelulusan KPTJ [TPKPKWS 7.5.3][TPKPKWS 7.5.3]

PANJAR WANG RUNCIT (PWR)PANJAR WANG RUNCIT (PWR)PANJAR WANG RUNCIT (PWR)PANJAR WANG RUNCIT (PWR)

Dana Pusingan PWR mengikut had yang Dana Pusingan PWR mengikut had yang diluluskan diluluskan (TPKPKWS 8.2.3)(TPKPKWS 8.2.3)

Pembayaran daripada PWR disokong dengan Pembayaran daripada PWR disokong dengan baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal [PKPKWS 8.3.3 (b) dan (c)][PKPKWS 8.3.3 (b) dan (c)]

Perbelanjaan melalui PWR mendapat kelulusan Perbelanjaan melalui PWR mendapat kelulusan daripada Pengurus Sekolah/pegawai yang daripada Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa diberi kuasa [TPKPKWS 8.3.3 (b)][TPKPKWS 8.3.3 (b)]

Rekupmen Panjar Wang Runcit dibuat pada Rekupmen Panjar Wang Runcit dibuat pada akhir tahun supaya baki akhir sama dengan akhir tahun supaya baki akhir sama dengan Dana Pusingan Dana Pusingan (TPKPKWS 8.4) (TPKPKWS 8.4) endend

KAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETJawatankuasa Pengurusan Aset Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan(JPAK) ditubuhkan (Kerajaan(JPAK) ditubuhkan (PP 5/2007 Tatacara PP 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset, PP 5/2009 Tatacara Pengurusan Stor )Pengurusan Aset, PP 5/2009 Tatacara Pengurusan Stor )

Pegawai Penerima Aset adalah pegawai Pegawai Penerima Aset adalah pegawai yg.diberi tanggungjawab menerima barang-yg.diberi tanggungjawab menerima barang-barang barang (TPSK para 37)(TPSK para 37)

Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan disahkan disahkan [TPKPKWS 10.4.1 (b)(c)][TPKPKWS 10.4.1 (b)(c)]

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap (KEW.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskinidan kemaskini

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini lengkap, teratur dan kemaskini

KAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETAset yang diperolehi didaftarkan dalam Aset yang diperolehi didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan penerimaan

• Aset yang diperolehi daripada sumbangan Aset yang diperolehi daripada sumbangan hendaklah mendapat kelulusan daripada KPTJ/ hendaklah mendapat kelulusan daripada KPTJ/ Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPMKPM

• Nombor siri pendaftaran dicatat pada asetNombor siri pendaftaran dicatat pada aset

• Aset mempunyai tanda pengenalan “HAK Aset mempunyai tanda pengenalan “HAK KERAJAAN MALAYSIA”KERAJAAN MALAYSIA”

KAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASET

• Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan kad Kawalan Stok dan Kad Petakkad Kawalan Stok dan Kad Petak

• Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi, Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi, selamat dan sesuaiselamat dan sesuai

• Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap Harta Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap Harta Modal dan Inventori sekurang-kurangnya 1 Modal dan Inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahunkali setahun

• Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan yang ditetapkan

KAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASETKAWALAN ASET

• Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan InventoriModal dan Inventori

• Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan kepada KPTJkepada KPTJ

• Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan dikemukakan kepada KPTJ dikemukakan kepada KPTJ endend

TAMATTAMATTAMATTAMAT