laporan audit mutu internal - lpm unimuda sorong

LAPORAN

AUDIT MUTU INTERNAL

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN MUHAMMADIYAH SORONG

2019

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberi kekuatan, kesehatan dan

kemudahan sehingga kegiatan audit mutu internal pada tahun akademik 2018/2019 ini

dapat terlaksana dengan baik. Laporan audit ini disiapkan berdasarkan pada hasil

wawancara dan pengecekan dokumen di program studi yang diaudit.

Laporan audit mutu internal ini merupakan penugasan akhir dari siklus sistem

penjaminan mutu internal dan akan dijadikan sebagai baseline data untuk meningkatkan

kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan. Hasil ini juga akan dijadikan informasi

untuk menyusun kebijakan universitas dalam pencapaian visi misi di program studi dan

fakultas.

Demikianlah laporan ini dibuat untuk disajikan sebagai dokumen pelaksanaan

audit mutu internal. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu terlaksananya kegiatan ini, semoga memberi manfaat untuk peningkatan

mutu di program studi dan perguruan tinggi.

Sorong, 1 September 2019

Pelaksana,

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i

DAFTAR ISI .....................................................................................................................ii I. Pendahuluan................................................................................................................... 1

II. Tujuan Audit ......................................................................................................................... 1

III. Lingkup Audit ..................................................................................................................... 1

IV. Jadwal Audit ....................................................................................................................... 1

V. Temuan Audit....................................................................................................................... 2 VI. Kesimpulan Audit .............................................................................................................. 3

VII. Lampiran Audit ................................................................................................................. 4 1. Pendidikan Biologi

2. Pendidikan Bahasa Indonesia 3. Pendidikan Bahasa Inggris

4. Pendidikan Matematika

5. PPKn

6. Pendidikan Jasmani 7. PGSD

8. Pendidikan Teknologi Informasi

9. Pendidikan IPA

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI

I. PENDAHULUAN

Nama Perguruan Tinggi : UNIMUDA Sorong

Alamat : Jl. K.H. Ahmad Dahlan No. 1 Mariat Pantai, Aimas, Sorong Papua Barat

Jadwal Audit : Juli s/d Agustus 2018

Tim Audit : LPM DAN GPM

II. TUJUAN AUDIT:

1. Memastikan Kelengkapan dokumen sistem penjaminan mutu internal.

2. Memastikan Kesesuaian proses yangdilaksanakandi program studi dengan

persyaratan yang terdapat didalam standar mutu.

3. Memetakan kesiapan program studi dalam menghadapi akreditasi program

studi.

4. Memetakan peluang perbaikan dan peningkatan dokumen mutu.

5. Mengidentifikasi peluang perbaikan dan peningkatan sistem penjaminan mutu

di program studi.

III. LINGKUP AUDIT:

1. Dokumen Sistem Penjamian Mutu

2. Proses dan Pengendalian Sistem Mutu

3. Sumber Daya Manusia

4. Evaluasi dan Perbaikan

IV. JADWAL KEGIATAN AUDIT:

1. Pembukaan dan Pertemuan dengan Kaprodi.

2. Pertemuan auditor dengan Kaprodi dan Sekertaris Prodi untuk

mempertanyakan kelengkapan dokumen, kepatuhan terhadap kelengkapan

dokumen dan proses pelaksanaan standar mutu.

3. Penyampaian temuan dan merumuskan rencana tindak

lanjut.

V. TEMUAN AUDIT:

DATA TEMUAN AUDIT UNIMUDA SORONG

Butir Pend. Biologi Pend. Bahasa

Indonesi

Pend. Bahasa

Inggris Pend. MTK PPKn

Pend.

Jasmani PGSD PTI Pend. IPA

1 Obeservasi Obeservasi Obeservasi Sesuai Sesuai Obeservasi Sesuai Obeservasi Obeservasi

2 Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai 3 Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Sesuai Observasi

4 Sesuai Sesuai Observasi Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Observasi Sesuai

5 Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai

6 Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi 7 Observasi Observasi Observasi Sesuai Sesuai Observasi Sesuai Observasi Observasi 8 Sesuai Sesuai Observasi Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai 9 Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai

10 Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi 11 Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi 12 Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi Observasi

I. Lampiran : Form Daftar Periksa / Pertanyaan AMI

FORMULIR No Dokumen : 300/303/11/1.6/2018

DAFTAR PERIKSA ATAU PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

Tanggal Terbit : 1 Mei 2018

No. Revisi : 00

Tanggal Audit : 29 Agustus 2019

Lokasi Audit/ Unit Kerja : Program Studi Pendidikan Biologi

Auditor : 1. Edi Sutomo, M.Pd. (Ketua Audit)

2. Ahmad Yulianto, M.Pd. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Istiqomah, M.Pd.

2. Ratna Prabawati, M.Pd.

No. Tujuan Indikator Lingkup Pertanyaan Skor Panduan Pengisian

4 3 2 1 1 Mengukur

pencapaian Sasaran Mutu

Unit (SMU)

Ketersediaan SMU Apakah SMU sudah tersedia? v Capaian/Keterangan:

1. Dokuman SMU tidak ada 2. Dokumen SMU ada blm diotorisasi

3. Rumusan SMU ada belum sesuai SMART

4. Dokumen SMU sudah diotorisasi

Sosialisasi internal

Bagaimanakah model sosialisasi

Sasaran Mutu Unit dilakukan? v Capaian/Keterangan:

1. Sosialisasi tidak pernah dilakukan

2. Sosialisasi dilakukan tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti 3. Sosialisasi dilakukan tidak sesuai SOP

4. Sosialisasi dilakukan dengan prosedur yang jelas & dapat

dibuktikan

Pengukuran SMU Bagaimanakah proses pengukuran

Sasaran Mutu Unit dilaksanakan?

v Capaian/Keterangan:

1. Pengukuran SMU tidak dilakukan

2. Pengukuran SMU dilakukan dengan tidak menetapkan

rencana pemantauan, hasil pemantauan dan analisa ketercapaian

3.Pengukuran SMU dilakukan dengan menetapkan tahap

monitoring dan evaluasi, tetapi belum dilakukan analisis ketercapaian

4. Pengukuran SMU dilakukan dengan menetapkan

rencana pemantauan, hasil pemantauan, analisis

ketercapaian dan ditunjukkan bukti

Evaluasi SM Unit Apakah dilakukan tindak lanjut dari

kegiatan evaluasi SM Unit?


1. Evaluasi SMU tidak dilakukan 2. Evaluasi ketercapaian SMU tidak dilakukan dengan analisis

tindak lanjutnya

3.Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan hanya dengan

menetapkan program periode selanjutnya. 4. Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan dengan analisis tindak

lanjut dan ditunjukkan bukti

2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung

jawab

Ketersediaan Struktur

Organisasi

Apakah tersedia struktur organisasi

unit?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman struktur organisasi tidak ada

2. Dokumen struktur organisasi ada blm diotorisasi

3. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi, namun belum menunjukkan garis komando dan koordinasi

4. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi dan

ditunjukkan buktinya

Komunikasi internal

Bagaimanakah model komunikasi

job discription dilakukan? v Capaian/Keterangan:

1. Dokuman komunikasi internal tidak ada

2. Dokumen komunikasi internal ada blm diotorisasi 3. Dokumen komunikasi internal ada, sudah diotorisasi, namun

belum ditunjukkan bukti cara komunikasi yang dilakukan


ditunjukkan bukti cara komunikasi dilakukan

Pengukuran kompetensi

auditee

Apakah kompetensi auditee sudah

sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya?

v Capaian/Keterangan: 1. Pengukuran kompetensi auditee tidak dilakukan 2. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan tidak

berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya

3. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan berdasarkan tugas

dan tanggung jawabnya, namun belum dilakukan analisa kesesuaian

4. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan berdasarkan

kesesuaian tugas dan tanggung jawabnya, dilakukan analisa

kesesuaian serta dapat ditunjukkan bukti

Tindak lanjut evaluasi

kompetensi auditee

Apakah dilakukan tindak lanjut dari

kegiatan evaluasi kompetensi auditeet?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen tindak lanjut evaluasi kompetensi auditee tidak dilakukan

2. Hasil evaluasi kompetensi auditee tidak dilakukan tindak lanjutnya dan tidak diotorisasi

3 .Evaluasi kompetensi auditee dilakukan tindak lanjut, namun

belum diverifikasi 4. Dokumen kompetensi auditee dilakukan dengan analisis tindak

lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah diverifikasi dan

diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian

program/ rencana kerja

dan program

pengembangan

unit

Ketersediaan program/

rencana kerja rutin dan

program pengembangan

Apakah tersedian program/ rencana

kerja rutin dan program

pengembangan?


1. Dokuman program kerja tidak ada

2. Dokumen program kerja ada blm diotorisasi 3. Dokumen program kerja ada belum sesuai pengembangan unit

kerja

4. Dokumen program kerja ada sesuai pengembangan unit kerja

dan sudah diotorisasi

Sosialisasi internal Apakah dilakukan sosialisasi

internal?

v Capaian/Keterangan: 1. Sosialisasi internal tidak pernah dilakukan 2. Sosialisasi internal dilakukan tetapi tidak dapat ditunjukkan

bukti

3. Sosialisasi internal dilakukan tidak sesuai SOP

4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas & dapat dibuktikan

Implementasi/ pelaksanaan

Bagaimanakah implementasi/ pelaksanaan dari program/ rencana


pengembangan ?

v Capaian/Keterangan: 1.Capaian program kerja dan pengembangannya 25%

2.Capaian program kerja dan pengembangannya 50%


4.Capaian program kerja dan pengembangannya 100 % dan ditunjukkan buktinya

Evaluasi program/ rencana kerja unit

Apakah evaluasi program/ rencana kerja unit ada, dan bagaimana

hasilnya?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen hasil evaluasi program kerja unit tidak ada

2. Hasil evaluasi program kerja unit tidak dilakukan tindak

lanjutnya dan tidak diotorisasi

3 .Evaluasi program kerja unit dilakukan tindak lanjut, tetapi belum diverifikasi

4. Dokumen evaluasi program kerja unit dilakukan dengan

analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah

diverifikasi dan diotorisasi

4 Mengukur

proses pengadaan dan

pelayanan

Program pengadaan

sumber daya

Apakah dilakukan pengadaan

sumber daya/ seperti apa program pengadaannya/ dan tunjukkan

standar acuannya.

v Realisasi: Ada/tidak ada

Capaian/Keterangan: 1. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja tidak

dilakukan

2. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

belum dilakukan dengan standar acuan yang jelas 3 . Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

dilakukan dengan standar acuan, tetapi belum diverifikasi 4. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

dilakukan dengan standar acuan jelas, sudah diverifikasi dan

diotorisasi serta ditunjukkan buktinya

Ada standart pelayanan

unit

Apakah unit kerja memiliki

dokumen standar pelayanan? v Capaian/Keterangan:

1. Dokuman standar pelayanan tidak ada 2. Dokumen standar pelayanan ada blm diotorisasi

3. Rumusan standar pelayanan ada belum sesuai acuan SOP

4. Dokumen standar pelayanan sudah diotorisasi dan

ditunjukkan bukti

5 Mengukur


sistem layanan

berbasis sistem

informasi

Ada program

pengembangan sistem layanan berbasis sistem

informasi

Apakah unit kerja melakukan

pengembangan sistem layanan berbasis sistem informasi?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen pengembangan sistem layanan unit kerja tidak ada 2. Unit kerja tidak melakukan pengembangan sistem layanan

berbasis informasi

3. Unit kerja melakukan pengembangan sistem layanan berbasis

informasi, namun belum dapat operasional 4. Unit kerja melakukan pengembangan sistem layanan berbasis

informasi dan ditunjukkan bukti operasionalisasinya

6 Mengukur

proses

perencanaan

dan pengadaan sarana

Rekapitulasi kebutuhan

sarana unit kerja

Apakah unit kerja menyusun

rekapitulasi kebutuhan sarana unit

kerja?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja

tidak ada

2. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja ada belum diotoritasi

3. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja

belum sesuai standar layanan

4. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja ada, telah diotorisasi, sesuai standar layanan dan ditunjukkan

buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja

Bagaimanakah implementasi

pengadaan sarana di unit kerja? v Capaian/Keterangan:

1. Pengadaan sarana di unit kerja sama sekali tidak

terimplementasi

2. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja tidak sesuai rencana

3. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja belum disertai

pembuatan catatan mutu

4. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja sesuai rencana dan ada catatan mutunya serta ditunjukkan buktinya

7 Prosesing dan Perawatan

sarana prasarana

Ada prosedur prosesing sarana prasarana

Apakah ada prosedur prosesing sarana prasarana?

v Capaian/Keterangan: 1. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana

tidak ada

2. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana ada

belum diotorisasi 3. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana

kurang sesuai acuan SOP 4. Prosedur prosesing dan perawatan sarana prasarana sudah

diotorisasi dan ditunjukkan bukti

8 Mengukur

ketersediaan

Standart Operasional

Prosedur (SOP)

Ketersediaan SOP Apakah setiap kegiatan/proses dari

lingkup kerja tersedia SOP?

v Realisasi: Ya/Tidak

Capaian/Keterangan: 1. Jumlah SOP 25 % dari total kegiatan lingkup kerja 2. Jumlah SOP 50 % dari total kegiatan lingkup kerja

3. Jumlah SOP 75 % dari total kegiatan lingkup kerja


dan ditunjukkan buktinya

9 Mengukur

ketersediaan Instruksi Kerja

(IK)

Ketersediaan IK Apakah setiap kegiatan/proses dari

lingkup kerja tersedia IK? v Realisasi: Ya/Tidak

Capaian/Keterangan: 1. Jumlah IK 25 % dari total kegiatan lingkup kerja

2. Jumlah IK 50 % dari total kegiatan lingkup kerja


4. Jumlah IK 100 % dari total kegiatan lingkup kerja dan ditunjukkan buktinya

10` Mengukur pemahaman,

realisasi dan

evaluasi Daftar

Catatan Mutu (DCM)

Ketersediaan Daftar Catatan Mutu

Apakah terdapat ketersediaan daftar catatan mutu di unit kerja anda?


Capaian/Keterangan: 1. Jumlah DCM 25 % dari total kegiatan yang telah selesai

2. Jumlah DCM 50 % dari total kegiatan yang telah selesai

3. Jumlah DCM 75 % dari total kegiatan yang telah selesai 4. Jumlah DCM 100 % dari total kegiatan yang telah selesai


Penataan/ Kerapian

dokumen mutu


penataan/ kerapian dokumen mutu? v Capaian/Keterangan:

1. Unit kerja tidak melakukan penataan/ kerapian dokumen mutu

2. Unit kerja melakukan penataan dokumen mutu dengan tidak

diberikan penomoran kode dokumen 3. Unit kerja melakukan penataan dokumen dengan diberikan

nomor kode dokumen, tetapi tidak ditempatkan dalam almari

khusus

4. Unit kerja melakukan penataan/kerapian dokumen dengan diberikan nomor kode dokumen, ditempatkan dalam almari

khusus dan ditunjukkan buktinya

Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada

Apakah terdapat kesesuaian antara

DCM dengan dokumen mutu yang

ada?


1. DCM tidak dibuat

2.Keberadaan DCM tidak sesuai dengan dokumen mutu yang

ada 3. Keberadaan DCM sesuai dengan dokumen mutu yang ada,

namun belum dilakukan verifikasi

4. Keberadaan DCM sesuai dengan dokumen mutu yang ada,

sudah dilakukan verifikasi dan diotorisasi serta ditunjukkan buktinya

Sosialisasi internal daftar catatan mutu

Apakah dilakukan sosialisasi internal tentang daftar catatan mutu?

v Realisasi: Ada/Tidak ada

Capaian/Keterangan: 1. Sosialisasi internal mengenai DCM tidak pernah dilakukan

2. Sosialisasi internal mengenai DCM dilakukan tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti

3. Sosialisasi internal mengenai DCM dilakukan hanya terbatas

pimpinan unit kerja

4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas & dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen mutu

Apakah unit kerja memiliki dokumen daftar peminjam dokumen

mutu?

v Capaian/Keterangan: 1. Unit kerja tidak membuat dokumen daftar peminjam dokumen

mutu

2. Unit kerja membuat dokumen daftar peminjam dokumen mutu

tetapi tidak dapat ditunjukkan buktinya 3. Unit kerja membuat dokumen daftar peminjam dokumen mutu

tetapi belum tertib melakukan pencatatan peminjam

4. Dokumen daftar peminjam dokumen mutu ada,tertib dilakukan

pencatatan peminjam dan ditunjukkan buktinya

Penghapusan dokumen

mutu


penghapusan dokumen mutu setelah masa retensi?


1. Unit kerja tidak melakukan penghapusan dokumen mutu setelah masa retensi

2. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu

setelah masa retensi tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti

berita acaranya 3. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah

masa retensi dengan berita acara yang jelas, namun tidak

terarsipkan dengn baik

4. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah masa retensi dengan berita acara yang jelas, dan terarsipkan

dengn baik serta ditunjukkan buktinya

Evaluasi Daftar Catatan

Mutu

Apakah evaluasi terhadap daftar

catatan mutu di unit kerja sudah

dilakukan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen hasil evaluasi DCM tidak ada

2. Hasil evaluasi DCM tidak dilakukan tindak lanjutnya dan

tidak diotorisasi 3 .Evaluasi DCM dilakukan tindak lanjut, tetapi belum

diverifikasi

4. Dokumen evaluasi DCM dilakukan dengan analisis tindak

lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah diverifikasi dan diotorisasi

11 Mengukur dan evaluasi

Ketersediaan Rekapitulasi Presensi

Apakah terdapat ketersediaan rekapitulasi presensi di unit kerja

anda?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman rekapitulasi presensi unit kerja tidak ada

2. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, tdk diotorisasi

3. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, belum

Kedisiplinan Kerja

diverifikasi 4. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, sudah


Implementasi/

Pelaksanaan Team

Work (kerja sama)

Bagaimanakah implementasi/

pelaksanaan Team Work (kerja

sama) di unit kerja anda?

v Capaian/Keterangan: 1. Pelaksanaan team work (kerja sama) di unit kerja sama sekali

tidak berjalan 2. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja tidak

sesuai dengan prosedur mutu yang ditetapkan

3. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja belum

disertai bukti catatan mutu 4. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja sesuai

prosedur mutu yang ditetapkan dan ditunjukkan bukti catatan

mutunya

Evaluasi Kedisiplinan

Kerja

Apakah evaluasi kedisiplinan kerja

dilakukan di unit kerja anda, dan

bagaimana hasilnya?


Capaian/Keterangan: 1. Evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya tidak pernah dilakukan

2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya tidak

diotorisasi

3 .Evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya belum dilakukan diverifikasi

4. Dokumen evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya dilakukan


Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)


kegiatan evaluasi kedisiplinan

kerja?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen tindak lanjut evaluasi kedisiplinan kerja tidak

dilakukan 2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja tidak dilakukan tindak

lanjutnya dan tidak diotorisasi

3 .Evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan tindak lanjut, tetapi

belum diverifikasi 4. Dokumen hasil evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan dengan

analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah


12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi Keluhan

Stakeholders/

Pelanggan

Pengendalian keluhan Apakah pengendalian keluhan

stakeholders dilakukan di unit kerja

anda?


1. Pengendalian keluhan stakeholders di unit kerja tidak pernah

dilakukan 2. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada,

tidak diotorisasi

3. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada,

belum diverifikasi 4. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada,

sudah diverifikasi dan diotorisasi

II. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian

FORMULIR No Dokumen :

LAPORAN KETIDAKSESUAIAN

(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00

No NCR : AMI/1/2018 Tanggal:

Klausul/Dokumen : Divisi/Lokasi :

Auditor : 1. Syamsulrizal, M.Pd.

2. Indri Anugrah Ramadhani, M.Pd.

Auditee :

URAIAN KETIDAKSESUAIAN

KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR

URAIAN FAKTOR PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN :

KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor

VERIFIKASI PELAKSANAAN KOREKSI DAN TINDAKAN KOREKSI

Tanggal :

III. Lampiran : Observasi


OBSERVASI Tanggal Terbit : 1 Mei 2018

No. Revisi : 00

No. Discussed with Recommendations and improvement suggestions

1 Pengukuran Sasaran

Mutu

Pengukuran Standar Mutu dengan menetapkan tahap monitoring dan evaluasi telah

dilaksankaan, tetapi belum dilakukan analisis ketercapaian

2 Evaluasi Sasaran Mutu Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan hanya dengan menetapkan program periode

selanjutnya.

3 Tindak lanjut evaluasi

kompetensi auditee

Evaluasi kompetensi auditee dilakukan tindak lanjut, namun belum diverifikasi

4 Sosialisasi internal Sosialisasi internal dilakukan namun bebebrapa kegiatan belum sesuai SOP

5 Evaluasi program/

rencana kerja Evaluasi program kerja unit dilakukan tindak lanjut, tetapi belum diverifikasi

6 Implementasi pengadaan

sarana

Implementasi pengadaan sarana di unit kerja belum disertai pembuatan catatan mutu

7 Ada prosedur prosesing

sarana prasarana

Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana kurang sesuai acuan SOP

8 Penataan/ Kerapian

dokumen mutu

Unit kerja melakukan penataan dokumen dengan diberikan nomor kode dokumen,

tetapi tidak ditempatkan dalam almari khusus

9 Penghapusan dokumen

mutu

Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah masa retensi dengan berita

acara yang jelas, namun tidak terarsipkan dengn baik

10 Evaluasi Daftar Catatan

Mutu

Evaluasi DCM dilakukan tindak lanjut, tetapi belum diverifikasi

11 Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)

Evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan tindak lanjut, tetapi belum diverifikasi

12 Evaluasi terhadap

keluhan yang diterima

Evaluasi terhadap keluhan stakeholders belum dilakukan verifikasi


evaluasi terhadap

keluhan

Evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders dilakukan tindak lanjut, tetapi

belum diverifikasi

I. Lampiran : Form Daftar Periksa / Pertanyaan AMI




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Program Studi Pendidikan Bahasa Indonesia

Auditor : 1. Harun Gafur, M.Pd. (Ketua Audit)

. 2. Leo Pratama, M.Or. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Teguh Yuliandri Putra M.Pd. (Ka. Prodi)

2. Nouval Rumaf, M.Pd. (Sek. Prodi)


4 3 2 1 1 Mengukur

pencapaian

Sasaran Mutu Unit (SMU)


1. Dokuman SMU tidak ada

2. Dokumen SMU ada blm diotorisasi 3. Rumusan SMU ada belum sesuai SMART






2. Sosialisasi dilakukan tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti

3. Sosialisasi dilakukan tidak sesuai SOP 4. Sosialisasi dilakukan dengan prosedur yang jelas & dapat

dibuktikan





2. Pengukuran SMU dilakukan dengan tidak menetapkan

rencana pemantauan, hasil pemantauan dan analisa ketercapaian

3.Pengukuran SMU dilakukan dengan menetapkan tahap monitoring dan evaluasi, tetapi belum dilakukan analisis

ketercapaian

4. Pengukuran SMU dilakukan dengan menetapkan rencana pemantauan, hasil pemantauan, analisis

ketercapaian dan ditunjukkan bukti

Evaluasi SM Unit Apakah dilakukan tindak lanjut dari

kegiatan evaluasi SM Unit?


1. Evaluasi SMU tidak dilakukan

2. Evaluasi ketercapaian SMU tidak dilakukan dengan analisis

tindak lanjutnya 3.Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan hanya dengan

menetapkan program periode selanjutnya.

4. Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan dengan analisis tindak


2 Mengukur

kepastian tugas dan tanggung

jawab


Organisasi


unit?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman struktur organisasi tidak ada 2. Dokumen struktur organisasi ada blm diotorisasi

3. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi, namun

belum menunjukkan garis komando dan koordinasi

4. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi dan ditunjukkan buktinya

Komunikasi internal

Bagaimanakah model komunikasi job discription dilakukan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman komunikasi internal tidak ada

2. Dokumen komunikasi internal ada blm diotorisasi

3. Dokumen komunikasi internal ada, sudah diotorisasi, namun

belum ditunjukkan bukti cara komunikasi yang dilakukan 4. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi dan

ditunjukkan bukti cara komunikasi dilakukan

Pengukuran kompetensi

auditee

Apakah kompetensi auditee sudah

sesuai dengan tugas dan tanggung

jawabnya?

v Capaian/Keterangan: 1. Pengukuran kompetensi auditee tidak dilakukan

2. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan tidak

berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya 3. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan berdasarkan tugas

dan tanggung jawabnya, namun belum dilakukan analisa

kesesuaian

4. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan berdasarkan kesesuaian tugas dan tanggung jawabnya, dilakukan analisa

kesesuaian serta dapat ditunjukkan bukti

Tindak lanjut evaluasi

kompetensi auditee


kegiatan evaluasi kompetensi

auditeet?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen tindak lanjut evaluasi kompetensi auditee tidak

dilakukan

2. Hasil evaluasi kompetensi auditee tidak dilakukan tindak lanjutnya dan tidak diotorisasi

3 .Evaluasi kompetensi auditee dilakukan tindak lanjut, namun belum diverifikasi

4. Dokumen kompetensi auditee dilakukan dengan analisis tindak

lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah diverifikasi dan diotorisasi

3 Mengukur pencapaian

program/

rencana kerja

dan program pengembangan

unit

Ketersediaan program/ rencana kerja rutin dan


Apakah tersedian program/ rencana kerja rutin dan program

pengembangan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman program kerja tidak ada

2. Dokumen program kerja ada blm diotorisasi

3. Dokumen program kerja ada belum sesuai pengembangan unit

kerja 4. Dokumen program kerja ada sesuai pengembangan unit kerja

dan sudah diotorisasi

Sosialisasi internal Apakah dilakukan sosialisasi

internal?

v Capaian/Keterangan: 1. Sosialisasi internal tidak pernah dilakukan

2. Sosialisasi internal dilakukan tetapi tidak dapat ditunjukkan

bukti 3. Sosialisasi internal dilakukan tidak sesuai SOP

4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas &

dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan


pelaksanaan dari program/ rencana

kerja rutin dan program pengembangan ?


2.Capaian program kerja dan pengembangannya 50% 3.Capaian program kerja dan pengembangannya 75%

4.Capaian program kerja dan pengembangannya 100 % dan


Evaluasi program/

rencana kerja unit

Apakah evaluasi program/ rencana

kerja unit ada, dan bagaimana

hasilnya?


2. Hasil evaluasi program kerja unit tidak dilakukan tindak lanjutnya dan tidak diotorisasi

3 .Evaluasi program kerja unit dilakukan tindak lanjut, tetapi

belum diverifikasi

4. Dokumen evaluasi program kerja unit dilakukan dengan analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah


4 Mengukur

proses

pengadaan dan

pelayanan

Program pengadaan

sumber daya

Apakah dilakukan pengadaan

sumber daya/ seperti apa program

pengadaannya/ dan tunjukkan

standar acuannya.



dilakukan 2. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

belum dilakukan dengan standar acuan yang jelas

3 . Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

dilakukan dengan standar acuan, tetapi belum diverifikasi 4. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja

dilakukan dengan standar acuan jelas, sudah diverifikasi dan diotorisasi serta ditunjukkan buktinya

Ada standart pelayanan

unit


dokumen standar pelayanan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman standar pelayanan tidak ada

2. Dokumen standar pelayanan ada blm diotorisasi

3. Rumusan standar pelayanan ada belum sesuai acuan SOP 4. Dokumen standar pelayanan sudah diotorisasi dan

ditunjukkan bukti

5 Mengukur

program

pengembangan

sistem layanan berbasis sistem

informasi

Ada program

pengembangan sistem

layanan berbasis sistem

informasi


pengembangan sistem layanan

berbasis sistem informasi?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen pengembangan sistem layanan unit kerja tidak ada

2. Unit kerja tidak melakukan pengembangan sistem layanan

berbasis informasi 3. Unit kerja melakukan pengembangan sistem layanan berbasis

informasi, namun belum dapat operasional



6 Mengukur

proses perencanaan

dan pengadaan

sarana


sarana unit kerja


rekapitulasi kebutuhan sarana unit kerja?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja tidak ada


ada belum diotoritasi

3. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja belum sesuai standar layanan


ada, telah diotorisasi, sesuai standar layanan dan ditunjukkan

buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di unit kerja


pengadaan sarana di unit kerja?

v Capaian/Keterangan: 1. Pengadaan sarana di unit kerja sama sekali tidak terimplementasi

2. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja tidak sesuai

rencana

3. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja belum disertai pembuatan catatan mutu

4. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja sesuai rencana

dan ada catatan mutunya serta ditunjukkan buktinya

7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana

Ada prosedur prosesing

sarana prasarana

Apakah ada prosedur prosesing

sarana prasarana?


tidak ada 2. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana ada

belum diotorisasi

3. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana

kurang sesuai acuan SOP 4. Prosedur prosesing dan perawatan sarana prasarana sudah

diotorisasi dan ditunjukkan bukti

8 Mengukur ketersediaan

Standart

Operasional

Prosedur (SOP)

Ketersediaan SOP Apakah setiap kegiatan/proses dari lingkup kerja tersedia SOP?


Capaian/Keterangan: 1. Jumlah SOP 25 % dari total kegiatan lingkup kerja


3. Jumlah SOP 75 % dari total kegiatan lingkup kerja 4. Jumlah SOP 100 % dari total kegiatan lingkup kerja


9 Mengukur

ketersediaan

Instruksi Kerja

(IK)


lingkup kerja tersedia IK?


Capaian/Keterangan: 1. Jumlah IK 25 % dari total kegiatan lingkup kerja

2. Jumlah IK 50 % dari total kegiatan lingkup kerja 3. Jumlah IK 75 % dari total kegiatan lingkup kerja



10` Mengukur

pemahaman,

realisasi dan evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu

Apakah terdapat ketersediaan daftar

catatan mutu di unit kerja anda?


Capaian/Keterangan: 1. Jumlah DCM 25 % dari total kegiatan yang telah selesai 2. Jumlah DCM 50 % dari total kegiatan yang telah selesai




Penataan/ Kerapian

dokumen mutu


penataan/ kerapian dokumen mutu?

v Capaian/Keterangan: 1. Unit kerja tidak melakukan penataan/ kerapian dokumen mutu 2. Unit kerja melakukan penataan dokumen mutu dengan tidak

diberikan penomoran kode dokumen

3. Unit kerja melakukan penataan dokumen dengan diberikan

nomor kode dokumen, tetapi tidak ditempatkan dalam almari khusus

4. Unit kerja melakukan penataan/kerapian dokumen dengan

diberikan nomor kode dokumen, ditempatkan dalam almari

khusus dan ditunjukkan buktinya

Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan dokumen yang ada

Apakah terdapat kesesuaian antara

DCM dengan dokumen mutu yang ada?


1. DCM tidak dibuat 2.Keberadaan DCM tidak sesuai dengan dokumen mutu yang

ada


namun belum dilakukan verifikasi 4. Keberadaan DCM sesuai dengan dokumen mutu yang ada,

sudah dilakukan verifikasi dan diotorisasi serta ditunjukkan

buktinya


daftar catatan mutu

Apakah dilakukan sosialisasi

internal tentang daftar catatan mutu?


Capaian/Keterangan:

1. Sosialisasi internal mengenai DCM tidak pernah dilakukan 2. Sosialisasi internal mengenai DCM dilakukan tetapi tidak

dapat ditunjukkan bukti

3. Sosialisasi internal mengenai DCM dilakukan hanya terbatas pimpinan unit kerja

4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas &

dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu


dokumen daftar peminjam dokumen

mutu?


1. Unit kerja tidak membuat dokumen daftar peminjam dokumen

mutu 2. Unit kerja membuat dokumen daftar peminjam dokumen mutu

tetapi tidak dapat ditunjukkan buktinya


tetapi belum tertib melakukan pencatatan peminjam 4. Dokumen daftar peminjam dokumen mutu ada,tertib dilakukan

pencatatan peminjam dan ditunjukkan buktinya

Penghapusan dokumen

mutu


penghapusan dokumen mutu setelah

masa retensi?


1. Unit kerja tidak melakukan penghapusan dokumen mutu

setelah masa retensi

2. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah masa retensi tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti

berita acaranya

3. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah

masa retensi dengan berita acara yang jelas, namun tidak terarsipkan dengn baik


masa retensi dengan berita acara yang jelas, dan terarsipkan



Mutu


catatan mutu di unit kerja sudah dilakukan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokumen hasil evaluasi DCM tidak ada 2. Hasil evaluasi DCM tidak dilakukan tindak lanjutnya dan

tidak diotorisasi

3 .Evaluasi DCM dilakukan tindak lanjut, tetapi belum

diverifikasi 4. Dokumen evaluasi DCM dilakukan dengan analisis tindak


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan Kerja

Ketersediaan

Rekapitulasi Presensi

Apakah terdapat ketersediaan

rekapitulasi presensi di unit kerja

anda?


1. Dokuman rekapitulasi presensi unit kerja tidak ada

2. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, tdk diotorisasi 3. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, belum

diverifikasi

4. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, sudah


Implementasi/ Pelaksanaan Team

Work (kerja sama)

Bagaimanakah implementasi/ pelaksanaan Team Work (kerja



tidak berjalan

2. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja tidak

sesuai dengan prosedur mutu yang ditetapkan 3. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja belum

disertai bukti catatan mutu

4. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja sesuai

prosedur mutu yang ditetapkan dan ditunjukkan bukti catatan mutunya

Evaluasi Kedisiplinan Kerja

Apakah evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan di unit kerja anda, dan

bagaimana hasilnya?


Capaian/Keterangan: 1. Evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya tidak pernah

dilakukan

2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya tidak diotorisasi

3 .Evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya belum dilakukan

diverifikasi

4. Dokumen evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya dilakukan diverifikasi dan diotorisasi

Tindak lanjut hasil evaluasi (reward,

punishment)

Apakah dilakukan tindak lanjut dari kegiatan evaluasi kedisiplinan

kerja?


dilakukan

2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja tidak dilakukan tindak

lanjutnya dan tidak diotorisasi 3 .Evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan tindak lanjut, tetapi

belum diverifikasi

4. Dokumen hasil evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan dengan

analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah diverifikasi dan diotorisasi

12 Mengukur pengendalian

dan evaluasi

Keluhan

Stakeholders/ Pelanggan

Pengendalian keluhan Apakah pengendalian keluhan stakeholders dilakukan di unit kerja

anda?

v Capaian/Keterangan: 1. Pengendalian keluhan stakeholders di unit kerja tidak pernah

dilakukan


tidak diotorisasi 3. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada,

belum diverifikasi


sudah diverifikasi dan diotorisasi

Evaluasi terhadap


Apakah evaluasi terhadap keluhan

yang diterima stakeholders dilakukan di unit kerja anda?


Capaian/Keterangan: 1. Evaluasi terhadap keluhan stakeholders tidak pernah

II. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)


No. Revisi : 00

No NCR : 303/1/2018 Tanggal :

Klausul/Dokumen : Penting Divisi/Lokasi :



Auditee : 1. Abdul Hafid, M.Pd.

2. Teguh Yuliandri Putra, M.Pd.


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR

URAIAN FAKTOR PENYEBAB

KETIDAKSESUAIAN :

KOREKSI :

TTD Auditor

1. 2.

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

1. 2.

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor

VERIFIKASI PELAKSANAAN KOREKSI DAN

TINDAKAN KOREKSI

Tanggal :

III. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00


1 Sosialisasi internal Sosialisasi dilakukan tidak sesuai SOP

2 Pengukuran SMU Pengukuran SMU dilakukan dengan menetapkan tahap monitoring dan evaluasi, tetapi

belum dilakukan analisis ketercapaian

3 Evaluasi SM Unit Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan hanya dengan menetapkan program periode

selanjutnya.

4 Implementasi/

pelaksanaan Capaian program kerja dan pengembangannya 75%

5 Evaluasi program/

rencana kerja

Evaluasi program kerja unit dilakukan tindak lanjut, tetapi belum diverifikasi


sarana



sarana prasarana



dokumen mutu

Unit kerja melakukan penataan dokumen dengan diberikan nomor kode dokumen, tetapi

tidak ditempatkan dalam almari khusus

9 Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada

Keberadaan DCM sesuai dengan dokumen mutu yang ada, namun belum dilakukan

verifikasi


mutu




Mutu


12 Evaluasi Kedisiplinan

Kerja

Evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya belum dilakukan diverifikasi


evaluasi (reward,

punishment)






evaluasi terhadap keluhan


belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Bahasa Inggris

Auditor : 1. Syamsulrizal, M.Pd. (Ketua Audit)


Auditee : 1. Nur Teteng, M.Pd.

2. Raisa Anakotta, M.Hum.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan





2. Pengukuran SMU dilakukan dengan tidak menetapkan rencana pemantauan, hasil pemantauan dan analisa

ketercapaian




rencana pemantauan, hasil pemantauan, analisis ketercapaian dan ditunjukkan bukti

Evaluasi SM Unit Apakah dilakukan tindak lanjut dari kegiatan evaluasi SM Unit?

v Capaian/Keterangan: 1. Evaluasi SMU tidak dilakukan


tindak lanjutnya

3.Evaluasi ketercapaian SMU dilakukan hanya dengan menetapkan program periode selanjutnya.



2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?


2. Dokumen struktur organisasi ada blm diotorisasi 3. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi, namun




Komunikasi internal


job discription dilakukan?

v Capaian/Keterangan: 1. Dokuman komunikasi internal tidak ada 2. Dokumen komunikasi internal ada blm diotorisasi



4. Dokumen struktur organisasi ada, sudah diotorisasi dan ditunjukkan bukti cara komunikasi dilakukan

Pengukuran kompetensi auditee

Apakah kompetensi auditee sudah sesuai dengan tugas dan tanggung

jawabnya?




3. Pengukuran kompetensi auditee dilakukan berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya, namun belum dilakukan analisa

kesesuaian


kesesuaian tugas dan tanggung jawabnya, dilakukan analisa kesesuaian serta dapat ditunjukkan bukti

Tindak lanjut evaluasi kompetensi auditee

Apakah dilakukan tindak lanjut dari kegiatan evaluasi kompetensi

auditeet?


dilakukan

2. Hasil evaluasi kompetensi auditee tidak dilakukan tindak

lanjutnya dan tidak diotorisasi 3 .Evaluasi kompetensi auditee dilakukan tindak lanjut, namun



diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit


rencana kerja rutin dan program pengembangan


kerja rutin dan program pengembangan?


1. Dokuman program kerja tidak ada 2. Dokumen program kerja ada blm diotorisasi


kerja

4. Dokumen program kerja ada sesuai pengembangan unit kerja dan sudah diotorisasi

Sosialisasi internal Apakah dilakukan sosialisasi internal?



bukti

3. Sosialisasi internal dilakukan tidak sesuai SOP 4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas &

dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?



3.Capaian program kerja dan pengembangannya 75% 4.Capaian program kerja dan pengembangannya 100 % dan


Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?



lanjutnya dan tidak diotorisasi 3 .Evaluasi program kerja unit dilakukan tindak lanjut, tetapi

belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan

Program pengadaan sumber daya

Apakah dilakukan pengadaan sumber daya/ seperti apa program


standar acuannya.



dilakukan

2. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja belum dilakukan dengan standar acuan yang jelas


dilakukan dengan standar acuan, tetapi belum diverifikasi

4. Dokumen program pengadaan sumber daya di unit kerja dilakukan dengan standar acuan jelas, sudah diverifikasi dan


Ada standart pelayanan unit

Apakah unit kerja memiliki dokumen standar pelayanan?




4. Dokumen standar pelayanan sudah diotorisasi dan ditunjukkan bukti

5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan

berbasis sistem informasi

Ada program pengembangan sistem


informasi

Apakah unit kerja melakukan pengembangan sistem layanan




berbasis informasi

3. Unit kerja melakukan pengembangan sistem layanan berbasis informasi, namun belum dapat operasional



6 Mengukur

proses

perencanaan dan pengadaan

sarana


sarana unit kerja



kerja?


tidak ada 2. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja



belum sesuai standar layanan 4. Dokumen rekapitulasi rencana kebutuhan sarana unit kerja


buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja



v Capaian/Keterangan: 1. Pengadaan sarana di unit kerja sama sekali tidak

terimplementasi 2. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja tidak sesuai

rencana


pembuatan catatan mutu 4. Implementasi pengadaan sarana di unit kerja sesuai rencana


7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada

2. Prosedur prosesing dan perawatan sarana dan prasarana ada belum diotorisasi


kurang sesuai acuan SOP

4. Prosedur prosesing dan perawatan sarana prasarana sudah diotorisasi dan ditunjukkan bukti


Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan

Instruksi Kerja (IK)




Capaian/Keterangan: 1. Jumlah IK 25 % dari total kegiatan lingkup kerja 2. Jumlah IK 50 % dari total kegiatan lingkup kerja




10` Mengukur

pemahaman, realisasi dan

evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu







4. Jumlah DCM 100 % dari total kegiatan yang telah selesai dan ditunjukkan buktinya

Penataan/ Kerapian dokumen mutu

Apakah unit kerja melakukan penataan/ kerapian dokumen mutu?

v Capaian/Keterangan: 1. Unit kerja tidak melakukan penataan/ kerapian dokumen mutu



3. Unit kerja melakukan penataan dokumen dengan diberikan nomor kode dokumen, tetapi tidak ditempatkan dalam almari

khusus


diberikan nomor kode dokumen, ditempatkan dalam almari khusus dan ditunjukkan buktinya

Kesesuaian Daftar Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada

Apakah terdapat kesesuaian antara DCM dengan dokumen mutu yang

ada?

v Capaian/Keterangan: 1. DCM tidak dibuat


ada

3. Keberadaan DCM sesuai dengan dokumen mutu yang ada, namun belum dilakukan verifikasi



buktinya


daftar catatan mutu







pimpinan unit kerja 4. Sosialisasi internal dilakukan dengan prosedur yang jelas &

dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu

2. Unit kerja membuat dokumen daftar peminjam dokumen mutu tetapi tidak dapat ditunjukkan buktinya



4. Dokumen daftar peminjam dokumen mutu ada,tertib dilakukan pencatatan peminjam dan ditunjukkan buktinya

Penghapusan dokumen mutu

Apakah unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah

masa retensi?

v Capaian/Keterangan: 1. Unit kerja tidak melakukan penghapusan dokumen mutu



setelah masa retensi tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti berita acaranya



terarsipkan dengn baik 4. Unit kerja melakukan penghapusan dokumen mutu setelah




Mutu



dilakukan?


2. Hasil evaluasi DCM tidak dilakukan tindak lanjutnya dan tidak diotorisasi


diverifikasi

4. Dokumen evaluasi DCM dilakukan dengan analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah diverifikasi dan

diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?




3. Dokumen rekapitulasi presensi unit kerja ada, belum diverifikasi




Work (kerja sama)




tidak berjalan

2. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja tidak sesuai dengan prosedur mutu yang ditetapkan



4. Implementasi team work (kerja sama) di unit kerja sesuai prosedur mutu yang ditetapkan dan ditunjukkan bukti catatan

mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?



dilakukan 2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya tidak

diotorisasi


diverifikasi 4. Dokumen evaluasi kedisiplinan kerja dan hasilnya dilakukan


Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan

2. Hasil evaluasi kedisiplinan kerja tidak dilakukan tindak lanjutnya dan tidak diotorisasi


belum diverifikasi

4. Dokumen hasil evaluasi kedisiplinan kerja dilakukan dengan analisis tindak lanjut dan ditunjukkan bukti serta telah


12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi

Keluhan Stakeholders/

Pelanggan



anda?



dilakukan

2. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada, tidak diotorisasi


belum diverifikasi

4. Dokumen pengendalian keluhan stakholders di unit kerja ada, sudah diverifikasi dan diotorisasi

Evaluasi terhadap keluhan yang diterima

Apakah evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders

dilakukan di unit kerja anda?



dilakukan

III. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

IV. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00






selanjutnya.

4 Implementasi/


5 Evaluasi program/

rencana kerja



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu



9 Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada


verifikasi


mutu




Mutu



Kerja



evaluasi (reward,

punishment)








belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Matematika

Auditor : 1. Indri Anugrah Ramadhani, M.Pd. (Ketua Audit)

2. Harun Gafur, M.Pd. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Sahidi, M.Pd.

2. Suhartini Sumadi, M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal









jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja





rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan









10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu














khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu








dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

V. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

VI. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00



Mutu




selanjutnya.


kompetensi auditee



5 Evaluasi program/



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu




mutu




Mutu



evaluasi (reward,

punishment)






evaluasi terhadap

keluhan


belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan

Auditor : 1. Harun Gafur, M.Pd. (Ketua Audit)

2. Leo Pratama, M.Or. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Roni Andri Pramita, M.Pd.

2. M. Ihsan, M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal









jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja





rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan









10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu














khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu








dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

VII. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

VIII. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00



Mutu




selanjutnya.


kompetensi auditee



5 Evaluasi program/



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu




mutu




Mutu



evaluasi (reward,

punishment)






evaluasi terhadap

keluhan


belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Jasmani

Auditor : 1. Sri Rizki Handayani, M.Pd. (Ketua Audit)


Auditee : 1. Farhamullah, M.Pd.

2. Jusrianto AS., M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal









jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja





rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan









10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu














khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu








dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

IX. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

X. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00






selanjutnya.

4 Implementasi/


5 Evaluasi program/

rencana kerja



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu



9 Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada


verifikasi


mutu




Mutu



Kerja



evaluasi (reward,

punishment)








belum diverifikasi




No. Revisi : 00

Tanggal Audit : 4 September 2019

Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Guru Sekolah Dasar

Auditor : 1. Ahmad Yulianto M.Pd. (Ketua Audit)

2. Harun Gafur, M.Pd. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Alman, M.Pd.

2. Asrul, M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal









jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja





rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan









10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu














khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu








dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

XI. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

XII. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00



Mutu




selanjutnya.


kompetensi auditee



5 Evaluasi program/



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu




mutu




Mutu



evaluasi (reward,

punishment)






evaluasi terhadap

keluhan


belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Teknologi Informasi

Auditor : 1. Indri Anugrah Ramadhani, M.Pd. (Ketua Audit)

2. Leo Pratama, M.Or. (Anggota Audit)

Auditee : 1. Matahari, M.Kom.

2. Ihsan, M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal


job discription dilakukan? v Capaian/Keterangan:

1. Dokuman komunikasi internal tidak ada 2. Dokumen komunikasi internal ada blm diotorisasi






jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja


pengadaan sarana di unit kerja? v Capaian/Keterangan:

1. Pengadaan sarana di unit kerja sama sekali tidak


rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan



lingkup kerja tersedia IK? v Realisasi: Ya/Tidak





10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu


catatan mutu di unit kerja anda? v Realisasi: Ya/Tidak











khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu


internal tentang daftar catatan mutu? v Realisasi: Ada/Tidak ada





dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

XIII. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

XIV. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00






selanjutnya.

4 Implementasi/


5 Evaluasi program/

rencana kerja



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu



9 Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada


verifikasi


mutu




Mutu



Kerja



evaluasi (reward,

punishment)








belum diverifikasi




No. Revisi : 00


Lokasi Audit/ Unit Kerja : Pendidikan Ilmu Pengetahuan Alam

Auditor : 1. Edi Sutomo, M.Pd. (Ketua Audit)


Auditee : 1. Abdul Rachman Tiro, M.Pd.

2. Mustika Irianti, M.Pd.


4 3 2 1 1 Mengukur


Unit (SMU)











dibuktikan






ketercapaian








tindak lanjutnya




2 Mengukur

kepastian tugas

dan tanggung jawab


Organisasi


unit?






Komunikasi internal









jawabnya?





kesesuaian





auditeet?


dilakukan





diotorisasi

3 Mengukur

pencapaian program/

rencana kerja

dan program

pengembangan unit








kerja





bukti


dapat dibuktikan

Implementasi/

pelaksanaan




pengembangan ?





Evaluasi program/

rencana kerja unit



hasilnya?




belum diverifikasi



4 Mengukur proses

pengadaan dan

pelayanan




standar acuannya.



dilakukan












5 Mengukur program

pengembangan

sistem layanan




informasi





berbasis informasi




6 Mengukur

proses


sarana


sarana unit kerja



kerja?







buktinya

Implementasi

pengadaan sarana di

unit kerja





rencana




7 Prosesing dan

Perawatan

sarana prasarana


sarana prasarana


sarana prasarana?


tidak ada






Standart

Operasional

Prosedur (SOP)







9 Mengukur

ketersediaan









10` Mengukur


evaluasi Daftar

Catatan Mutu

(DCM)

Ketersediaan Daftar

Catatan Mutu














khusus




dokumen yang ada


ada?



ada




buktinya


daftar catatan mutu








dapat dibuktikan

Peminjaman dokumen

mutu



mutu?



mutu







masa retensi?











Mutu



dilakukan?




diverifikasi


diotorisasi

11 Mengukur dan

evaluasi

Kedisiplinan

Kerja

Ketersediaan




anda?








Work (kerja sama)




tidak berjalan





mutunya


Kerja



bagaimana hasilnya?




diotorisasi




Tindak lanjut hasil

evaluasi (reward,

punishment)



kerja?


dilakukan



belum diverifikasi



12 Mengukur

pengendalian

dan evaluasi


Pelanggan



anda?



dilakukan



belum diverifikasi







dilakukan

XV. Lampiran : Laporan Ketidaksesuaian



(NCR)

Tanggal Terbit :

No. Revisi : 00





Auditee :


KATEGORI TEMUAN :

MAYOR

MINOR


KOREKSI :

TTD Auditor

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai:

TTD Auditee

Tanggal :

TINDAKAN KOREKSI :

TTD Auditor


Tanggal :

XVI. Lampiran : Observasi



No. Revisi : 00






selanjutnya.

4 Implementasi/


5 Evaluasi program/

rencana kerja



sarana



sarana prasarana



dokumen mutu



9 Kesesuaian Daftar

Catatan Mutu dengan

dokumen yang ada


verifikasi


mutu




Mutu



Kerja



evaluasi (reward,

punishment)








belum diverifikasi

laporan audit mutu internal - lpm unimuda sorong

Documents