manual prosedur audit internal mutu (aim)...

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU (AIM)

UNIT KERJA PELAKSANA AKADEMIK (UKPA)

LABORATORIUM PERANCANGAN KERJA DAN ERGONOMI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2016

DAFTAR REVISI

Revisi ke 00 : Rumusan MP Audit Internal Laboratorium Perancangan Kerja dan

Ergonomi LPKE) Jurusan Teknik Industri UB

DAFTAR ISI

I. Tujuan……………………………………………………………………………………. 1

II. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………….. 1

III. Definisi…………………………………………………………………………………... 1

IV. Pihak Terkait ……………………………………………………………………………. 3

V. Syarat dan Ketentuan …………………………………………………………………… 4

VI. Prosedur Audit Internal Mutu…………………………………………………................ 4

VII. Diagram Alir………………………………………………….......................................... 6

Lampiran

1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA (00009 02005 01) .................. 9

2. Jadwal Sosialisasi (00009 02005 02) ....................................................... 10

3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (00009 02005 03) ............... 11

4. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA (00009 02005 04) .......................... 12

5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (00009 02005 05) ................ 13

6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA (00009 02005 06) ............. 14

7. Surat Tugas Tim AIM UKPA (00009 02005 07) ......................................... 16

8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 08) ............... 18

9. Checklist AIM UKPA (00009 02005 09) .................................................... 19

10. Borang Laporan Audit Internal dan Tindakan Koreksi (00009 02005 10) .... 20

11. Borang Klarifikasi & Rencana Tindakan Koreksi Auditee (00009 02005 11). 21

12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditee (00009 02005 12) ... 23

13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditor (00009 02005 13) ............. 22

14. Borang Umpan Balik Auditor (00009 02005 14) ........................................ 25

15. Borang Umpan Balik Auditee (00009 02005 15) ....................................... 26

16. Checklist Penyerahan Laporan AIM UKPA (00009 02005 16) ..................... 27

17. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA (00009 02005 17) .................. 29

18. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 18) ....................... 28

19. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (00009 02005 19) ............................. 30

5

I. Tujuan

Memastikan bahwa Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Laboratorium

Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya

(UB) telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai dengan standar

internasional SMM ISO 9001:2008 dan memenuhi Standar Mutu UB.

II. Ruang Lingkup

Manual Prosedur (MP) ini berlaku untuk pelaksanaan Audit Internal Mutu

(AIM) di UKPA di lingkungan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi

Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Pihak-pihak yang terlibat

dalam prosedur ini adalah Kepala Laboratorium dan seluruh asisten Laboratorium

Perancangan Kerja dan Ergonomi.

Audit Internal Mutu (AIM) meliputi audit sistem dan audit kinerja. Audit

sistem adalah evaluasi kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen

mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu. Sedangkan

audit kinerja adalah evaluasi terhadap implementasi SMM yang telah

ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan

pengguna jasa layanan.

III. Definisi

1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak

(Top Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality

performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan

mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan

(requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas

sistem manajemen mutu nya.

2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai

indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama

waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan

pelanggan dan kebijakan organisasi.

3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk

mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk

6

menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan

dipenuhi.

4. Audit Internal Mutu (AIM) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internal

universitas yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM).

5. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi (dilakukan

kebenarannya).

6. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang

digunakan sebagai rujukan.

7. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan

dengan kriteria audit.

8. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem,

suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem

mutu, penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan

penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan,

tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit

internal secara berturut-turut.

9. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah

mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.

10. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit.

11. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas:

a. Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu

(SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana

serta terpelihara

b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen,

audit internal serta perbaikan SMM PJM UB

c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di

lingkungan PJM UB

d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau

harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya

e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal

dua kali setiap tahun

7

12. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk

melakukan audit.

13. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk

melaksanakan audit.

14. Rencana Audit adalah penjelasan aktivitas dan pengaturan audit di lapangan.

15. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit.

16. Pusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh

rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) di tingkat Universitas.

17. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) meliputi fakultas, program, jurusan,

program studi yang menyelenggarakan kegiatan tridharma PT.

18. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

19. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat

Universitas dan Rektor dibantu PJM, Universitas, Fakultas, Senat Fakultas

dan Dekan dibantu GJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk

untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana

Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan. Dokumen induk untuk

Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja

Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untuk

Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis,

Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Pendidikan.

20. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk,

digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu

untuk universitas/fakultas/jurusan/PS meliputi Manual Mutu, manual

prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang.

21. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi

manejemen mutu.

22. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang

mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang

harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa

parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk

mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk

menyelenggarakan program-programnya.

8

IV. Pihak Terkait

Adapun pihak-pihak yang terkait dalam Audit Internal Mutu (AIM) – Unit

Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Laboratorium Perancangan Kerja dan

Ergonomi Jurusan Teknik Indutri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya adalah

sebagai berikut :

1. Kepala Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik

Indutri Universitas Brawijaya

2. Koordinator Asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi

3. Asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik

Indutri Universitas Brawijaya

V. Syarat dan Ketentuan

5.1 Syarat

Syarat yang diberlakukan adalah segala bentuk kegiatan yang akan

dilakukan harus melalui persetujuan Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium dan

telah diketahui oleh Koordinator Asisten Laboratorium.

5.2 Ketentuan

Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut:

1. Audit Internal Mutu (AIM) – Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)

Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri

Universitas Brawijaya dilakukan untuk mendapatkan bukti audit dan

mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana

kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi oleh

Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.

2. Penggunaan fasilitas laboratorium harus melalui persetujuan Asisten

Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.

VI. Prosedur Audit Internal Mutu

Prosedur pelaksanaan AIM untuk UKPA dilakukan langkah-langkah berikut:

1. PJM melalui Wakil Ketua Bidang (Wakabid) AIM menyiapkan ruang lingkup

dan dokumen AIM UKPA, kemudian menyampaikannya kepada Pembantu

Rektor I.

9

2. Rektor melalui Pembantu Rektor I menyetujui dan mengesahkan ruang

lingkup AIM UKPA.

3. PJM melalui Wakabid AIM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM,

serta menentukan Tim AIM.

4. PJM meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal.

5. Pembantu Rektor I didampingi oleh PJM melakukan sosialisasi dan koordinasi

pelaksanaan AIM dengan para auditee.

6. PJM melalui Wakabid AIM menyelenggarakan refreshing AIM UKPA untuk

para auditor internal.

7. Pembantu Rektor I meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada

auditee.

8. Wakabid AIM menyusun konsep Surat Tugas Tim AIM disertai distribusi

auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AIM.

9. Rektor mengesahkan Surat Tugas Tim AIM.

10. Pembantu Rektor I menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk

mempersiapkan diri menghadapi AIM sesuai dengan ruang lingkup yang

ditetapkan dan menginstruksikan untuk mempersiapkan dokumen sesuai

ruang lingkup AIM dan mengirimnya ke PJM.

11. Wakabid AIM menyampaikan checklist AIM kepada auditee dan auditor

internal

12. Sebelum pelaksanaan AIM, auditor internal dan MR setiap UKPA

mengkoordinasikan pelaksanaan AIM di masing masing unit kerja.

13. Auditor internal melakukan AIM sesuai ruang lingkup SMM pada masing-

masing unit kerja. melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, dan

pemeriksaan dokumen.

14. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AIM dengan auditee untuk

mendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya (softcopy dan

hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada

Wakabid AIM, paling lambat 30 hari kerja setelah visitasi.

15. Auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Wakabid AIM.

16. Wakabid AIM menyusun laporan hasil AIM kemudian menyampaikan kepada

Rektor (melalui Ketua PJM) disertai dengan konsep permintaan tindakan

koreksi (PTK).

10

17. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi

kepada Pimpinan UKPA.

18. Pimpinan UKPA melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan

melaporkannya kepada Rektor melalui PJM.

11

VII. Diagram Alir

14

Lampiran 1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA (00009 02005 01)

No. : .................................... Malang, ...................

Lamp. : 1 (satu) berkas

Perihal : AIM UKPA Siklus .....

Kepada Yth.: Pimpinan UKPA

di lingkungan Universitas Brawijaya

Malang

Dalam rangka evaluasi implementasi ISO 9001:2008 pada Unit Kerja

Pelaksana Akademik (UKPA), maka telah ditetapkan ruang lingkup

Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus ..... tahun ........, yaitu:

1. .....................

2. ............................

3. ..................................... dst

Untuk itu, diharapkan masing-masing UKPA memperhatikan checklist AIM

terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri.

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Rektor,

..................................... NIP. ..............................

Tembusan:

1. Yth. Pembantu Rektor II 2. Yth. Ketua PJM

3. Arsip

15

2. Jadwal Sosialisasi (00009 02005 02)

Jadwal Sosialisasi AIM UKPA Siklus ...... Tahun .............

Hari/ Pukul / Peserta

Penanggung Kegiatan

Tanggal

Tempat

Jawab

Sosialisasi

16

3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (00009 02005 03)

Nomor : ....................................

Lampiran : 1 (satu) lembar

Perihal : Kesediaan menjadi Auditor untuk AIM

UKPA Siklus ...... Tahun ..............

Kepada Yth. ............................................

............................................

(Auditor Internal)

di Universitas Brawijaya

Malang

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Universitas Brawijaya melalui Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja

Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ....... Tahun ............. , maka

diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan AIM UKPA dengan

ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AIM UKPA. Untuk

itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor Internal

dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir.

Waktu pelaksanaan AIM UKPA adalah tanggal ................................. ;

Borang Kesediaan harap dikirim kembali ke Sekretariat PJM-UB

(Rektorat Lantai 3, e-mail: [email protected], Fax. 0341-575797), paling

lambat hari ............ , tanggal .......................................

Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.

Malang, ....................... Ketua PJM,

............................................. NIP. ....................................

Tembusan:

1. Arsip

17

Lampiran Surat No. ...................................

S U R A T K E S E D I A A N

Kepada Yth. Ketua Pusat Jaminan Mutu

Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan surat Ketua PJM Nomor ..............................

mengenai Permintaan Kesediaan Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja

Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ...... Tahun .......... di Universitas

Brawijaya, dengan ini saya sampaikan:

Nama : ....................................................................

Unit Kerja : ....................................................................

Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor

Internal untuk AIM UKPA Siklus ..... Tahun ............. sesuai alokasi waktu

yang disediakan PJM, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma

PT.

Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan

melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu

sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan.

Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.

Malang, ...................... Auditor,

(.....................................) Tanda tangan & nama terang

*) coret yang tidak perlu

18

4. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA (00009 02005 04)

No. : ....................................Malang, .......................

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Penjelasan AIM UKPA Tahap .. Siklus ...... Kepada Yth. Kepala UKPA

di lingkungan Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka mempersiapkan Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja

Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ..... Tahun ..........., maka bersama ini

dimohon kesediaan para Management Representative (MR) untuk

hadir dalam sesi acara penjelasan AIM UKPA Siklus ...... Adapun

tempat dan jadwal terlampir.


Malang, ....................................

Rektor,

..................................................

NIP. ......................................... Tembusan:

1. Yth. Dekan terkait 2. Yth. Ketua Jurusan terkait

3. Yth. Tim PJM

4. Arsip

19

5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (00009 02005 05)

Nomor : ....................................

Lampiran : -

Perihal : Refreshing Auditor Internal Kepada Yth. _______________________________

_______________________________ Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka menyamakan persepsi di antara Auditor Internal untuk

menghadapi Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik

(UKPA) Tahap .... Siklus ..... Tahun ............, maka Saudara diharapkan

hadir pada,

Hari : ......................................

Tanggal : ......................................

Jam : ......................................

Tempat : ......................................

Acara : ......................................

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat

waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.

Malang, .................................... Ketua PJM,

.................................................. NIP. ..........................................

Tembusan :

1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Arsip

20

6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA (00009 02005 06)

No. : .......................................Malang, ......................

Lampiran : satu lembar

Perihal : Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA Kepada Yth. Pimpinan Unit Kerja Auditee

Universitas Brawijaya

Malang

Menindaklanjuti pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit Internal Mutu

(AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus .....

Tahun ........., maka diharapkan Pimpinan UKPA menyediakan waktu untuk

kegiatan tersebut.

Alokasi waktu yang ditetapkan PJM untuk pelaksanaan AIM UKPA Tahap

... Siklus ...... Tahun ............ yaitu ...................... s/d ........................

Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AIM

UKPA Tahap ... Siklus ...... sesuai borang terlampir.


Pembantu Rektor II,

................................................. NIP. ..........................................

Tembusan: 1. Yth. Ketua PJM

2. Arsip

21

Lampiran Surat No. ...................................... Kepada Yth. Ketua PJM


Sehubungan dengan surat Pembantu Rektor I Nomor ........................

mengenai Kesediaan Waktu Audit, maka dengan ini disampaikan bahwa:

Unit Kerja : ..........................................

Bersedia mengalokasikan waktu audit sebagaimana telah ditetapkan oleh PJM,

yaitu:

Hari : ..........................................

Tanggal : ..........................................

Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terimakasih.

Malang, .......................... Pimpinan Unit Kerja,

........................................

NIP. .................................

22

7. Surat Tugas Tim AIM UKPA (00009 02005 07)

S U R A T T U G A S

No. ....................................

Rektor Universitas Brawijaya (UB) menugaskan kepada nama-nama berikut:

Pengarah : Rektor

Penanggungjawab : Pembantu Rektor II

Ketua Pelaksana : .............................................

Sekretaris : .............................................

Auditor Internal : 1. .............................................

2. .............................................

3. .............................................

4. .............................................

5. .............................................

6. .............................................

7. .............................................

8. .............................................

9. .............. dst .........................

Sekretariat : 1. ............................................

2. ............................................

3. ............................................

4. .............. dst ......................... Sebagai Tim Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap ... Siklus ..... Tahun .............. Demikian, surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa

tanggung jawab serta auditor diharap menyampaikan laporan selama proses kegiatan dan pada

akhir pelaksanaan tugas.

Malang, Rektor

.......................................... NIP. ...................................

Tembusan: 1. Yang bersangkutan

2. Arsip

23

Lampiran Surat Tugas No. ................................

Distribusi Auditor Internal AIM UKPA Tahap ... Siklus ...... Tahun ..............

No.

Unit Kerja Teraudit

Rencana Auditor Internal

Jadwal AIM

1 (Ketua)

2 (Anggota)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Malang,

Rektor

.......................................... NIP. ...................................

24

8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 08)

No. : ...................................Malang, ......................

Lampiran : -

Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA Kepada Yth. Pimpinan UKPA


Malang

Menindaklanjuti Surat Tugas Rektor No.............................. serta surat

kesediaan waktu Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik

(UKPA) Siklus ...... Tahun ............, maka diharapkan Pimpinan UKPA

mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM.

Dokumen dikirimkan ke PJM mulai dari tanggal surat ini diterbitkan s/d H-2

pelaksanaan audit, dalam bentuk soft copy atau upload via website.

Alokasi waktu yang disepakati seperti tercantum dalam lampiran Surat Tugas

tersebut di atas.


Pembantu Rektor I,

........................................ NIP. ................................

Tembusan:

1. Yth. Ketua PJM 2. Arsip

25

9. Checklist AIM UKPA (00009 02005 09)

26

10. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Tindakan Koreksi (00009 02005 10)

Laporan Audit Internal Mutu, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR)

Audit:

Auditor :

Tanda tangan

Ketua Auditor :

Tanggal :

Auditee :

Tanda tangan

Auditee:

No.

Kategori

Status

Bidang yang

Tindakan

Target

Status

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Waktu Verifikasi

Temuan

Temuan Temuan

diaudit Perbaikan

Akhir

Selesai

(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed

(5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan

ketidaksesuaian

(9) Tindakan perbaikan yang

dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

27

11. Borang Penilaian (00009 02005 11)

Penilaian AIM

Siklus ..... Tahun ............

Nama Unit :

Nama Auditor Ketua :

Nama Auditor Anggota :

Tanggal Penilaian :

No

Kriteria & Bobot

Maksimum

Nilai

Nilai

Keterangan

Nilai *)

Terbobot

Nilai Keseluruhan

*) Nilai maksimum untuk tiap kriteria adalah 100.

Auditor 1, Auditor 2,

.......................................... ........................................

28

12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditor (00009 02005 12) a. Mengikuti refreshing AIM UKPA;

b. Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor; c. Memastikan unit Auditee dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit dan periode

audit sesuai dengan Surat Tugas dan Distribusi Auditor; d. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit; e. Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja unit kerja Auditee untuk persiapan

pelaksanaan audit; f. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit yang

dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list); g. Melakukan visitasi ke unit kerja Auditee sesuai waktu yang telah ditentukan h. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditee dengan kegiatan adalah:

(1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Auditee;

(2)Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan,

Management Representative/MR dan anggota); (3) Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual mutu (Ruang lingkup SMM,

Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif , MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan dan audit Internal

(1) Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar); (2) Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau Observasi);

(3) Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit;

(4) Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar; (5) Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee;

(6) Meminta persetujuan temuan kepada Auditee;

(7) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat); (8) Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Auditee;

(9) Memberi waktu Auditee mengisi borang klarifikasi (yang dibuat rangkap 4);

(10) Menyetujui rencana tindakan koreksi dan waktu penyelesaian yang ditetapkan

Auditee; (11) Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangani oleh Auditee dan

diberi stempel; (12) Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borang feedback PJM;

i. Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan.

j. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)

k. Memberi penilaian l. Menyerahkan hasil audit sistem ke PJM dalam bentuk softcopy secara langsung atau

melalui e-mail: [email protected]; m. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu)

eksemplar klarifikasi temuan kepada kepada Rektor melalui PJM (e-mail: [email protected]) selambat-lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai, mengisi berita acara laporan audit.

Dibuat oleh : Wakabid. Audit Internal Dikendalikan oleh : Sekretaris PJM Disetujui oleh : Ketua Pusat Jaminan Mutu

Ttd ......................................

mailto:[email protected]

29

13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditee (00009 02005 13)

a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AIM UKPA, termasuk penjelasan ruang lingkup audit, distribusi auditor dan jadwal audit;

b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua staf akan adanya audit maupun

visitasi di unit kerja masing-masing;

c. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan jadwal audit;

d. Menyiapkan dokumen Manual mutu (visi misi, Ruang lingkup SMM, Penetapan dan

Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif , MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan.

e. Menyerahkan informasi ke Sekretariat AIM tentang kesediaan waktu audit dengan

mengunduh borang di www.pjm.ub.ac.id

f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya;

g. Menerima tim auditor pada waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan sebelumnya;

h. Selama auditor melakukan audit dan visitasi:

(1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untuk memulai audit;

(2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu audit 4-6 jam;

(3) Menyamakan persepsi tentang “tujuan dan lingkup audit”;

(4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor;

(5) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan auditor; (6) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan audit yang telah ditandatangani auditor; (7) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar

penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan pada auditor; kemudian menandatanganinya dan membubuhkan stempel;

(8) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dan diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip auditee dan tiga diserahkan auditor, satu diantaranya untuk diserahkan rektor melalui auditor dan PJM.

(9) Mengisi borang feedback yang dikirimkan PJM;

(10) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor; (11) Berterimasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit; (12) Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke PJM selambat-lambatnya 2

X 24 jam setelah audit selesai.

Dibuat oleh : Wakabid. Audit Internal

Dikendalikan oleh : Sekretaris PJM

Disetujui oleh : Ketua Pusat Jaminan Mutu

Ttd

........................................... NIP. ...................................

http://www.pjm.ub.ac.id/

30

14. Borang Klarifikasi (00009 02005 14)

Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Kategori Temuan: Tanggal Temuan: No. Temuan: Auditor:

1.

2.

Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar

penyebab :

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :

Dipersiapkan oleh: _________________ Tanggal: ________________

Catatan : Tanda Tangan Auditee :

<Nama Auditee> (Lembar ini dapat diperbanyak

31

15. Borang Umpan Balik Auditor (00009 02005 15)

Lembar Umpan Balik Auditor

Kepada Yth. Pusat Jaminan Mutu (PJM)


Malang

Setelah pelaksanaan AIM UKPA Tahap .... Siklus ....... Tahun ......... pada hari .................

tanggal ...... ......................, maka selaku Auditor Internal untuk unit kerja

..... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... . Saya menyampaikan hasil evaluasi

kepuasan sebagai berikut:

Pusat Jaminan Mutu

Nilai

No

Kriteria Kepuasan 1 2 3 4 5

Sangat kurang cukup baik Sangat

kurang baik

1 Ketepatan Proses AIM

2 Manajemen waktu

3 Pelayanan PJM

Nama Unit Kerja Auditee : ......................................................

Nilai

No

Kriteria Kepuasan 1 2 3 4 5

Sangat kurang cukup baik Sangat

kurang baik

1 Keterlibatan Top Manajemen

2 Keterlibatan dalam Audit

3 Manajemen waktu

4 Kemampuan komunikasi

5 Sopan santun

6 Kemampuan menanggapi temuan untuk unit kerja

Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.

Malang, ...... ...................... .......... Auditor,

(.....................................)* Tanda tangan, nama terang dan NIP dicantumkan pada borang

hardprint, namun jika borang dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan tidak perlu.

32

16. Borang Umpan Balik Auditee (00009 02005 16)

Lembar Umpan Balik Auditee

Kepada Yth. Pusat Jaminan Mutu (PJM)

Universitas Brawijaya Malang

Setelah pelaksanaan AIM UKPA TahapSiklus.......... Tahun .......... pada hari ...................... tanggal

....

....

....

....

.... , maka selaku pimpinan unit kerja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . Saya

menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut:

Nama Auditor 1: ......................................................

Nilai

No

Kriteria Kepuasan

1 2 3 4 5

Sangat

kurang cukup

baik Sangat

kurang baik

1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)

2 Manajemen waktu


4 Sopan santun

5 Manfaat temuan bagi unit kerja

Nama Auditor 2 : ......................................................

Nilai

No

Kriteria Kepuasan

1 2 3 4 5

Sangat

kurang cukup

baik Sangat

kurang baik

1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)

2 Manajemen waktu


4 Sopan santun

5 Manfaat temuan bagi unit kerja

Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya. Malang, .................................. Pimpinan Unit Kerja: ..................................

(.....................................)* * Tanda tangan, nama terang, NIP dan stempel dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borang

dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan dan stempel tidak perlu.

33

17. Checklist Penyerahan Laporan AIM UKPA (00009 02005 17)

Auditor Internal Unit Kerja Laporan AIM Umpan Balik Lembar

No. 1 (Ketua)

2 Pelaksana Checklist Daftar Auditor Auditor

Auditee Klarifikasi

Akademik (UKPA)

Temuan 1

2 Auditee

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

34

18. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 18)

JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Tujuan 2. PELAKSANAAN

2.1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

2.2. Auditor dan Distribusinya

2.3. Auditee 2.4. Prosedur Pelaksanaan

2.5. Evaluasi Pelaksanaan

2.6. Feed back

2.7. Analisis Data 3. HASIL 4. PENUTUP LAMPIRAN

1. Schedule Audit

2. Kesediaan Auditor

3. Distribusi Auditor 4. Nomor Telepon Auditor

5. Alokasi Waktu Auditor

6. Jadwal visitasi

7. Checklist Berkas 8. Temuan Audit

9. Borang Audit

35

19. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA (00009 02005 19) Nomor : ......... /J.10/LL/..........

Lampiran : -

Perihal : Klarifikasi Hasil AIM UKPA Tahap ..... Siklus .... Kepada Yth. - Auditee

- Auditor Internal Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal Mutu Tahap

.... Siklus ......... Tahun ........., maka bersama ini dimohon kepada

Auditor Internal dan Auditee untuk hadir pada,

Hari : ......................................

Tanggal : ......................................

Jam : ......................................

Tempat : ......................................

Acara : Klarifikasi Hasil AIM Tahap .... Siklus .....


Malang, ................ Ketua PJM,

..................................................

NIP. ...........................................

Tembusan: 1. Yth. Pembantu Rektor I

2. Arsip

36

20. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (00009 02005 20)

No. : . . . .

. . . .

. . . /UN10/LL/............ Malang, .......................

Lampiran : ...... (

. . . . .

. . . . ) lembar

Hal : Permintaan Tindakan Koreksi Kepada Yth. Kepala

di Universitas Brawijaya

Malang

Berikut disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit Internal

Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap .... Siklus ....

Tahun .....

Diharapkan Saudara memberikan tanggapan terhadap temuan. Sekaligus

meminta tanggapan terhadap temuan yang ada di unit kerja yang Saudara

pimpin.

Laporan Tindakan Perbaikan harap dikirim paling lambat hari ...........,

tanggal .........................................., ke:

Pusat Jaminan Mutu

Gedung Kantor Pusat UB Lantai 3 Fax. 0341-575797 e-

mail: [email protected]

Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Rektor,

........................................ NIP. ................................

Tembusan:

1. Pembantu Rektor I UB

2. Ketua Pusat Jaminan Mutu UB

3. Ketua Pelaksana AIM

37

21. Borang Laporan Perbaikan atas PTK (00009 02005 21)

Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

Audit ke :

Auditor : 1.

Tanda tangan Ketua Auditor:

2.

Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee:

No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal

Dokumen

Perbaikan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) Ketidaksesuaian (KTS), Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah

diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk

manual prosedur audit internal mutu (aim)...

Documents