1

PENGENALAN

Latar Belakang Organisasi

1. Pusat Perkhidmatan Kejuruteraan dan Aerospace TUDM (PUSPEKA) telah

ditubuhkan pada tahun 1993 untuk memberi khidmat kejuruteraan pusat dan

penambahbaikan sistem yang berkualiti kepada Tentera Udara Diraja Malaysia

(TUDM).

Visi dan Misi

2. Visi PUSPEKA ialah ”Menjadi Sebuah Pusat Kecemerlangan Ilmu Dan

Perkhidmatan Kejuruteraan Aerospace Angkatan Tentera Yang Diiktiraf.” Misi

pasukan adalah ”Untuk Menyediakan Perkhidmatan Kejuruteraan Yang Efektif

Dan Efisien Bagi Mendukungan Pembangunan Berterusan TUDM.”

LAPORAN INOVASI

Tujuan Projek Inovasi

3. Inovasi sistem diberi nama Job Request Monitoring System (JRMS)

bersempena fungsi aplikasi tersebut iaitu untuk memantau proses pelaksanaan

perkhidmatan kejuruteraan yang dilaksanakan oleh PUSPEKA setelah permohonan

perkhidmatan dimajukan oleh unit-unit lain dalam TUDM.

Proses Pelaksanaan Inovasi

4. Inovasi JRMS dilaksanakan melalui kerjasama tiga pihak iaitu PUSPEKA,

Cawang Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (CTMK) dan Sapura. PUSPEKA

selaku pemilik proses dan aplikasi berperanan menetapkan keperluan fungsian serta

merekabentuk aplikasi. Pihak CTMK menyelia dan menyediakan dana untuk

pembangunan aplikasi. Manakala Sapura adalah syarikat tempatan yang menulis

kod aturcara atau program aplikasi. Kolaborasi ini ditunjukkan dalam rajah berikut:

2

Proses Sebelum Dan Selepas

5. Perbezaan proses kerja sebelum dan selepas inovasi adalah seperti rajah di

bawah:

3

Impak Inovasi Terhadap Kumpulan Sasar/Perkhidmatan/Jabatan/Agensi/Negara

6. Impak inovasi memberi kesan kepada pelanggan dan penyedia perkhidmatan:

a. Proses permohonan dan penerimaan lebih lancar dan selamat apabila

dilakukan secara ”online” dalam intranet TUDM.

b. Pemantauan status semasa perkhidmatan yang dijalankan dapat

dilakukan sebilang masa oleh ketua jabatan PUSPEKA dan pelanggan.

Lantas ketua jabatan dan pelanggan dapat menilai sendiri prestasi

perkhidmatan yang dilaksanakan oleh petugas.

c. Dokumentasi tugasan dan projek yang dilaksanakan menjadi baik

kerana direkod dengan sistematik dan sentiasa dikemaskini.

d. Semakan dan carian terhadap rekod projek lampau dapat dirujuk

dengan mudah bagi pengurusan pengetahuan.

Elemen Inovatif /Kreativiti 7. Idea membangunkan sistem ini tercetus dari permasalahan yang dihadapi

dalam menguruskan dokumentasi perkhidmatan yang diterima dari pelanggan

PUSPEKA.

8. JRMS unik kerana menjadi aplikasi pertama diperkenalkan dalam

perkhidmatan pertahanan yang menepati keperluan pengurusan projek pertahanan

TUDM di samping boleh direplikasikan untuk pemantauan pengurusan projek umum

jabatan lain.

9. Pengoperasian JRMS menggunakan 100% sumber perkakasan ICT pejabat

sedia ada seperti server, rangkaian, komputer dan printer apabila diintegrasi dengan

Sistem Aplikasi Logistik TUDM iaitu Sistem Pengurusan Komputer Bersepadu

(SPKB).

4

Elemen Keberkesanan

10. Faedah nyata yang diperolehi dijelaskan dalam rajah di bawah:

11. Peningkatan produktiviti sehingga 8-9% setahun pada 2011 dan 2012 dari

sudut bilangan perkhidmatan yang diberikan oleh PUSPEKA dipaparkan dalam rajah

berikut:

1

• Permohonan perkhidmatan menggunakan surat semakinberkurangan dengan penggunaan JRMS.

2

• Banyak masa dapat dikurangkan untuk menjawabpertanyaan dan mencari rekod-rekod

3

• Kos perhubungan telefon antara PUSPEKA danpelanggan serta stakeholders juga dapat dikurangkan

4

• Jumlah kertas cetakan kaedah manual juga dapatdikurangkan

0

100

Jan Feb Mac Apr

Jum

lah

JR

MS

Jan Feb Mac Apr

2010 51 50 42 30

2011 30 50 56 51

2012 8 88 62 32

Peningkatan Produktiviti JRMS

5

12. Keputusan soal selidik yang dilakukan di bawah mendedahkan bahawa 90%

pengguna berpuas hati dengan pengenalan JRMS dalam perkhidmatan TUDM.

Elemen Signifikan

13. Aplikasi ini mesra pelanggan kerana menggunakan persekitaran teknologi

maklumat semasa yang telah biasa digunakan oleh pengguna. Mudahnya

penggunaan JRMS apabila hanya dua antaramuka pengguna iaitu pendaftaran

perkhidmatan dan carian maklumat (semakan status projek) yang ditunjukkan di

bawah:

6

14. Ini dibuktikan dengan peningkatan jumlah pengguna sebanyak 100% antara

2011 dan 2012 seperti rajah di bawah:

15. Peratus penjimatan perbelanjaan adalah lebih kurang 86% dalam tempoh 5

tahun. Ringkasan penjimatan kos dan sumber manusia ditunjukkan dalam dua

jadual berikut:

3060

112

196

050100150200250

Jan-11

Mar-11

May-11

Jul-11

Sep-11

Nov-11

Jan-12

Mar-12

May-12

Jul-12

PETUNJUK

STATUS PROJEK

7

Jumlah kos penjimatan terdiri daripada:

(RM)

Kiraan Untuk Tempoh 5

Tahun (RM)

a. Kos penjimatan sumber manusia

b. Kos penjimatan peralatan (Kos ini tidak berubah) c. Kos penjimatan pelbagai

32,400 91,000

4,020

162,000

91,000

20,100

Jumlah: 127,420 273,100

Jumlah kos pembangunan JRMS:

a. Kos pembangunan oleh kontraktor

b. Kos perbelanjaan mengadakan

demonstrasi dan latihan untuk pelanggan

30,000

8,920

30,000

8,920

Jumlah: 38,920 38,920

LANGKAH TATACARA KIRAAN

Langkah 1 Kira % kos pembangunan berbanding kos penjimatan

38,920/273,100 =14.3%

Langkah 2 Tolak peratusan di atas dengan 100%

100-14.3 = 85.7%

Maka % penjimatan perbelanjaan adalah lebih kurang 86%

16. Penjimatan masa dari proses permohonan adalah selama 9 hari manakala

penjimatan masa dari proses pertanyaan status projek/perkhidmatan adalah selama

30 minit bagi setiap projek/perkhidmatan yang dikendalikan. Penjimatan masa ini

digambarkan dalam rajah-rajah di bawah:

8

17. Pengenalan JRMS mendokong penuh objektif organisasi dan perkhidmatan

melalui interaksi dan komunikasi antara pelanggan dan PUSPEKA menjadi yang

lebih lancar dan sistematik.

Elemen Relevan

18. Sumbangan kepada agenda organisasi/nasional adalah pengurusan

kewangan kementerian berhemah dalam melaksanakan projek ICT pertahanan yang

memakan perbelanjaan yang minima kerana menggunakan sepenuhnya keupayaan

dan sumber tenaga kerja tempatan.

9

19. Meningkatkan mutu perkhidmatan dalam aspek kesiapsiagaan sistem

persenjataan TUDM melalui kecekapan perkhidmatan kejuruteraan yang disediakan

oleh PUSPEKA akhirnya meningkatkan kepercayaan rakyat tentang keupayaan

TUDM melindungi keselamatan dan kepentingan negara secara lebih efektif.

Pengiktirafan Diterima

20. Inovasi ini telah mendapat tempat pertama dalam Anugerah Inovasi TUDM

(AITUDM) Kategori Pengurusan Teknologi Maklumat pada tahun 2011 dan tempat

ketiga dalam Anugerah Inovasi kementerian Pertahanan (AIKP) pada tahun 2012

dalam kategori yang sama.

21. Selain menerima penghargaan dari pucuk pimpinan kejuruteraan TUDM, pihak

pelanggan dari agensi luar TUDM iaitu Airod Sdn Bhd turut memberikan surat

penghargaan kepada PUSPEKA atas usaha membangunkan aplikasi ini untuk

kemudahan penggunaan mereka.

10

Implikasi Kewangan

22. Kos yang dikeluarkan untuk membiayai pengatucara syarikat Sapura untuk

menulis kod aplikasi adalah berjumlah RM 30,000.

PENUTUP

23. Penggunaan JRMS merupakan anjakan transformasi yang dilakukan oleh

TUDM bagi menyahut slogan ”Airforce Next Generation”. Ianya memberi impak

positif kepada kapasiti organisasi dari aspek perkembangan teknologi dan budaya

kerja baru yang diterapkan kepada semua lapisan warga TUDM dan agensi luar yang

terlibat dengannya.

Disediakan oleh:

Mej Abd Karim bin Sarmani TUDM (372828)

Tel: 03-78444851

Emel: kfbisp@puspeka.net