1

PENGEKALAN 3 PENSIJILAN ISO UPM TERIMA KASIH DAN TAHNIAH!

….to all of us!!… BERJAYA MENGEKALKAN

PENSIJILAN ISO 9001:2015

2

TELAH DIPERSIJILKAN DENGAN SATU PENSIJILAN

ISO 9001 MULAI TAHUN

2011 HINGGA KINI.

TAHUN 2019 UPM MENGEKALKAN PENSIJILAN

ISO 9001:2015

3

No. Pensijilan: AR 2020

Pensijilan kini

4

Pengekalan Pensijilan ISO 9001

Sijil setiap PTJ (28 SIJIL)

Tahun

2010

Cadangan 1 SijilGabungan 28

sijil dan penambahan 4 PTJ yang belum

mendapat pensijilan

Tahun

2011

Gabungan 1 Sijil

Mendapat Pensijilan pada 27/12/2011

Pensijilan Semula kerana menggunakan nombor sijil AR2020

(milik Fakulti Perubatan Veterinar)

Tahun

2012

Melepasi Audit

Pensijilan Semula

Tahun

2013

Melepasi Audit Pemantauan 1

Tahun

2014

Melepasi Audit

Pemantauan 2

Tahun

2015

Audit Pensijilan

Semula

Tahun

2016

Melepasi Audit Pemantauan 1

Peralihan

Standard baharu:

MS ISO 9001:2015

Peralihan

Standard:

MS ISO

9001:2000

Audit Pemantauan 2

11 – 15, 18 – 21 &25 – 26 SEPT. 2017

Tahun

2017

Penambahan Entiti1. Pusat Antarabangsa2. Pusat Sains Marin3. Pusat Pemajuan

Kompetensi Bahasa4. Institut Kajian

Perladangan5. WAZAN

MS ISO

9001:1994

Peralihan

Standard:

MS ISO 9001:2008

Penambahan Entiti1. Pusat Pengimejan

Diagnostik Nuklear

2. Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser

3. Pejabat Penasihat Undang-Undang

4. Putra Science Park

KUATKUASA 1 JUN 2017

Tahun

2018

Audit Pensijilan

Semula

21 – 25 MEI

2018

Tahun

2019

Audit Pemantauan

1

17 – 20, dan

23 – 27

September

2019

Mula Persediaan Penambahan Entiti:Hospital Pengajaran

5

Dasar Kualiti

3 Kategori Objektif Kualiti adalah:

1. Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM;

2. Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras; dan

3. Piagam Pelanggani. Proses Utama Universitiii. Proses Sokongan dan Operasi

Perkhidmatan Sokongan

6

Objektif Kualiti

ISU DALAMAN UPM & ISU

LUARAN YANG RELEVAN

PIHAK BERKEPENTINGAN

YANG RELEVAN DENGAN UPM &

KEPERLUAN MEREKA

P

I

H

A

K

B

E

R

K

E

P

E

N

T

I

N

G

A

N

/

P

E

L

A

N

G

G

A

N

VISI UPM

34 KPI UPM

5 Matlamat

PelanStrategik

UPM

7

PEMETAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

8

PEMETAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2008

STRUKTUR BAHARU, TERMINOLOGI & KONSEP

9

A1. Struktur dan terminologi

10 KLAUSA ISO 9001:2015

10

8 klausastandard

10 klausastandard

10 KLAUSA ISO 9001:2015

11

B

Konteks Organisasi

4.1Memahami organisasi dan konteksnya

4.2Memahami keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan

4

4.3Menentukan skop sistem pengurusan kualiti

4.4Sistem pengurusan kualiti dan prosesnya

4.4.1Proses SPK

4.4.2Maklumat yang didokumenkan bagi SPK

12

PIHAK BERKEPENTINGAN & KEPERLUAN MEREKA

10 KLAUSA ISO 9001:2015

13

B

Kepimpinan

5.1Kepimpinan dan komitmen

5

5.2Dasar

5.3Peranan, tanggungjawab dan bidang kuasa organisasi

5.1.1Am

5.1.2Fokus kepada pelanggan

5.2.1Membangunkan dasar kualiti

5.2.2Mengkomunikasikan dasar kualiti

14

B

Perancangan

6.1Tindakan menyatakan risiko dan peluang

6

6.2Objektif kualiti danperancangan untukmencapainya

6.3Merancang perubahan

6.1.1Perancangan rujuk 4.1, 4.2 dan risiko & peluang

6.1.2Tindakan berkaitan risiko & peluang

6.2.1Ciri-ciri objektif kualiti

6.2.2Perancangan Pencapaian

10 KLAUSA ISO 9001:2015

15

RISIKO DAN PELUANG

16

B

Sokongan 7.1Sumber

7

7.1.1Am

7.1.2Modal insan

7.1.3Prasarana

7.1.4Persekitaran untuk operasi proses

7.1.6Pengetahuan

7.1.5.1Am

7.1.5.2Kebolehkesanan Pengukuran

10 KLAUSA ISO 9001:2015

7.1.5SumberPemantauan dan Pengukuran

8.1 Perancangan dan kawalan operasi

8.2.1Komunikasi dengan pelanggan

8.2

Keperluan untuk produk dan perkhidmatan

8

17

B

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

8.2.2Menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan

18

B

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

8.3

Rekabentuk dan pembangunan (R&R) produk dan perhidmatan

8.3.1Am

8.3.2Perancangan R&P

8.3.3Input R&P

8.3.4Kawalan R&P

8.3.5Output R&P

8.3.6Perubahan R&P

8

50

B

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

8.4

Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar

8.4.1Am

8.4.2Jenis dan takat kawalan

8.4.3Maklumat untuk penyedia luar

20

B

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

8.5

Penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan

8.5.1Kawalan penyediaan produk & perkhidmatan

8.5.2Pengenalpastian dan kebolehkesanan

8.5.3Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar

8.5.4Pemeliharaan

8.5.5Aktiviti selepas hantar serah

8.5.6Kawalan perubahan

8

21

B

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

8

• Hendaklah menghadapi dgn satu atau lebih kaedah berikut:

• Pembetulan• Asingkan, kurungkan, gantung

penyediaan p & p.• Maklumkan kepada pelanggan• Dptkan pelepasan/kuasa untuk

penerimaan yg dibenarkan

• Hendaklah kekalkan maklumat yg didokumenkan.

22

8

10 KLAUSA ISO 9001:2015

9Keputusan analisis hendaklah diguna utk menilai:

• Keakuran p&p• Kepuasan pelanggan• Prestasi & keberkesanan SPK• Keberkesanan perancangan• Keberkesanan tindakan berkaitan risiko &

peluang• dll

70

9

9.1

Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian

9.1.3Analisis dan penilaian

10 KLAUSA ISO 9001:2015

9 Laksana audit untuk dapatkan maklumat sama ada SPK:

• Akur kpd keperluan organisasi &standard

• Dilaksana dan keselenggara dgn berkesan.• Keperluan audit yang lain tiada

perubahan.

24

9

10 KLAUSA ISO 9001:2015

9.2

Audit dalaman

9.2.1Kepatuhan dan pelaksanaan

9.2.2Keperluan umum

9

• Hendaklah semak SPK secara berkala utk pastikan kesesuaian, kecukupan keberkesanan dan selaras dengan arah tuju strategik organisasi.

25

9

10 KLAUSA ISO 9001:2015

9.3

Kajian semula pengurusan

9.3.1Am

9

• Hendaklah dilaksanakan dgn ambil kira:

• Tindakan MKSP lepas• Perubahan isu dlaman & luaran• Maklumat prestasi & keberkesana SPK• Kecukupan sumber• Keberkesanan tindakan pengurusan

risiko• dll.

• Keperluan output semakan tidak berubah

26

9

10 KLAUSA ISO 9001:2015

9.3

Kajian semula pengurusan

9.3.2Input kajian semula pengurusan

9.3.3Output kajian semula pengurusan

10

27

B

10

10 KLAUSA ISO 9001:2015

10.1

Am

10.2.1Tindakan ke atas ketakakuran10.2

Ketakakuran dan tindakan pembetulan

10.3

Penambahbaikan berterusan

10.2.2Pengekalan maklumat yang dodokumenkan (rekod)

• Tiada perubahan ketara kecuali berkaitan dengan pengemaskinian berkaitan risiko dan peluang

10

28

PELAKSANAAN AUDIT DALAM

TAKWIM AUDIT EMS 9001 : 2015 2019

3

2

PERKARA TARIKH

AUDIT DALAM MAC – APRIL 2019

AUDIT SIRIM 17 – 2023 – 27 SEPTEMBER 2019

33

Menentukan sama ada UPM melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2015 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UPM;

Melihat penambahbaikan yang bersesuaian bagi peningkatan berterusan; dan

Bersedia untuk menghadapi Audit oleh badan pensijilan (SIRIM)

OBJEKTIF AUDIT

34

“Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan

pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan

pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat

Skop SPK yang merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah (kecuali pra persediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan

SKOP AUDIT

35

Audit Dalaman dijalankan berdasarkan dokumen dan rujukan berikut:

i. Standard MS ISO 9001:2015

ii. Dokumentasi QMS UPM

iii. Akta dan Peraturan berkaitan

iv. SOP / Rujukan lain

KRITERIA AUDIT

37

Semakan maklumat -dokumen

Pemehatian pelaksanaan aktiviti

Pengujian fungsi peralatan

Temubual auditi

JADUAL AUDIT & PELANTIKAN JURUAUDIT

38

Semakan maklumat -dokumen

1

Pemerhatian pelaksanaan aktiviti

2

Pengujian fungsi peralatan3

Temubual auditi4

Review

Observe

Test

Interview

KAEDAH AUDIT

39

PENULISAN NOTA AUDIT

Akur kepada Perancangan& keperluan

Dilaksana & disenggara secaraberkesan

BUKAN

Mencari kesilapan!

TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT

40

Audit

proses yang sistematik, berkecuali & didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit & menilaikannya secara objektif dalam menentukan kriteria audit dipenuhi.

TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT

41

Bukti yang Objektif

Rekod, kenyataan, fakta atau lain-lain maklumat yang berkenaan dengan kriteria audit & boleh disahkan.

TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT

42

Penemuan Audit

Keputusan dari penilaian ke atas bukti audit yang diperolehi terhadap kriteria audit.

Akur(Memenuhi keperluan /

kriteria)

Tak Akur (NC)(Tidak memenuhi

Keperluan / kriteria)

Penambahbaikan (OFI)

(Akur tetapi bolehditambahbaik)

PersampelanFokus Suasana Audit Berkesan

• Mewakili saiz populasi sampel

• Mewakili pelbagai kategori sampel

• Keutamaan – proseskritikal

• Proses dan bukan individu

• Zahirkan audit yang dilaksana adalah untuk menambahbaik proses

• Fokus kepadakeakuran

• Ikut jadual• ‘eyes contact’ dan

‘body language’ yang betul

43

CCPENULISAN NOTA AUDIT DAN KETIDAKPATUHAN

Rintangan Audit Perbincangan PasukanRekod Penemuan Audit

• Dalam nota audit• Akur• Tidak akur• Peluang

penambah-baikan

• Fizikal• Emosi• Intelektual

• Selepas tamat sesiharian audit

• Menyelaras penemuan antara ahli pasukan audit

44

CCPENULISAN NOTA AUDIT DAN KETIDAKPATUHAN

CONTOH PENULISAN KETAKAKURAN

CONTOH PENULISAN KETAKAKURAN

CONTOH PENULISAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN

CONTOH PENULISAN KETIDAKPATUHAN

Terima Kasih | Thank You