pengantar knowledge management untuk kementerian · pdf filepengantar knowledge management...

Pengantar Knowledge Management Untuk KementerianPPN/BAPPENAS dan TRP

Ir. Moh. Haitan Rachman MT.

E : [email protected]

[email protected]

W : haitanrachman.wordpress.com

1http://multiforma.co.id

AGENDA

1. Pengantar Knowledge Management

2. Knowledge Mapping

3. Knowledge Portal

4. Knowledge Management ReformasiBirokrasi Indonesia

5. Knowledge Management Kementerian PPN/BAPPENAS danTRP


PENGANTAR KNOWLEDGE MANAGEMENT

http://multiforma.co.id3

2 Disiplin Sangat Berkembang


KNOWLEDGEMANAGEMENT

INNOVATIONMANAGEMENT

Lingkungan


Teknologi


Perhatian Era Pengetahuan : KEHILANGAN PENGETAHUAN

Saya

membawa

pengetahuan

saya mati atau

pindah

pekerjaan.


Tanpa Strategi Pengetahuan

Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman

Kita akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan peningkatanpelayanan publik

Kita akan kehilangan visi dan misi

Saya

membawa

pengetahuan

saya mati atau

pindah

pekerjaan


Agenda pengetahuan

Membuat pengetahuan danproses pengetahuan lebiheksplisit.

Pengembangan kerangkakerja strategis untukmemandu eksploitasipengetahuan - dalamproduk, jasa dan proses.

Pengenalan metode yang lebih sistematis untukmanajemen pengetahuan.


Pengertian Data

Berkaitan dengan himpunan fakta

Satu unit data terdiri dari dua eleman, yaitu nama dari

atribut dan nilai dari atribut.

Beberapa contoh :

atribut – nomor hp;

nilai – 0811249661;

atribut – nama pegawai;

nilai – Haitan;

atribut – alamat email;

nilai – [email protected];


Pengertian Informasi

Himpunan fakta (data) dengan mempunyai relasi-relasinya

di antara fakta-faka tersebut.

Relasi biasanya disajikan dalam bentuk : jika kondisi maka

fakta

Atribut harga mobil paling murah, jika harganya dibawah 75

juta; harga menengah jika harganya di antara 75 juta

sampai 130 juta; dan harga mahal jika lebih dari 13 juta

Jika harga < 75 juta maka tingkat = murah

Jika harga >= 75 juta dan harga < 130 juta maka

tingkat menengah

Jika harga >= 130 juta maka tingkat = mahal


Pengertian Pengetahuan

“merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangkauntuk mengevaluasi dan membangunpengalaman dan informasi baru. Pengetahuanitu berasal dan dipergunakan dalam pikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalamorganisasi, pengetahuan sering melekat tidakhanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitasorganisasi, proses, praktek-praktek dannorma-norma yang berkaitan denganorganisasi”

Davenport and Prusak


Tipe Pengetahuan

Tacit knowledge adalah pengetahuan

yang dimanfaatkan oleh seseorang, yang

berada di benaknya dan berasal dari

pengalamannya, dari orang lain, ataupun

dari kombinasi sumber-sumber

pengetahuan lainnya.

Explicit knowledge adalah pengetahuan

yang dapat dilihat dan berada di luar

benak manusia, atau tacit knowledge

yang didokumentasikan.



SECI Model - Transfer Pengetahuan

Transfer pengetahuan

Sosialisasi.

Individu memiliki kekayaan pengetahuan tacit yang mereka

berbagi dengan anggota organisasi lainnya. Ini pertukaran

pengetahuan mungkin menjadi satu-ke-satu, satu-ke-

banyak, atau interaksi banyak-ke-banyak. Secara tradisional,

sama tempat / waktu yang sama face-to-face pertemuan

telah menjadi media untuk pertukaran.

Eksternalisasi.

Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang disimpan

pada disk komputer, kertas, audio atau video,, dll. Organisasi

secara tradisional mendokumentasikan prosedur operasi

standar, dibuat laporan periodik, 'kertas putih', dll


Transfer Pengetahuan (lanjutan)

Kombinasi.

Interaksi ataupun transfer pengetahuan eksplisit ke

bentuk eksplisit lainnya.

internalisasi

Ini bentuk penciptaan pengetahuan tergantung

pada kemampuan individu dari informasi yang

eksplisit. Internalisasi yang berhasil adalah

memperlihatkan fungsi dari atribut individu

pengertian-pembuat, termasuk keahlian personal,

pengalaman, dan pola pikir.


Pengertian Knowledge Management

Knowledge Management (KM) adalah pendekatan terintegrasiuntuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan danmenciptakan pengetahuanuntuk meningkatkanproduktivitas, kualitas, layanandan pertumbuhan yang berkaitandengan organisasi.


Proses Knowledge Management

Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja,

mentrasnformasikan organisasi

... Dari belajar dan inovasi secara "episodik”;

... Menuju belajar dan inovasi “terus-menerus”


Knowledge Management Processes

Identify

Classify

StoreShare

Apply

Create


Tujuan KM Framework

Memperjelas elemen-elemen pentingdari KM untuk keberhasilan organisasi

Memberikan pemahaman denganmudah terhadap KM

Memperjelas faktor-faktor kritis untukkeberhasilan pengembangan KM


KM Framework


Manfaat Knowledge Management

Hasil yang diharapkan dariKnowledge Management (KM) adalah untuk meningkatkankemampuan individu, tim, danorganisasi dan dengan demikiandapat meningkatkan kapasitassosial

Bersama-sama, hasil ini akanmemacu peningkatanproduktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusiterhadap pertumbuhanorganisasi.


Implementasi Knowledge management

KM

AIdentifying Sources

and Networks of

Expertise

B

Structuring and Mapping

Knowledge Needed to

Enhance Performance

C

Capturing and reusing

structured knowledge

DCapturing and sharing

lessons learned from

practice

Synthesizing and

Sharing Knowledge

from External SourcesG

EMeasuring and Managing

the Economic Value of

Knowledge

FEmbed Knowledge in

Products and Processes 23http://multiforma.co.id

Proses Penerapan KM


Building KM Team

Indentifying KM Project

Finding Leaders and Experts

Selecting KM Tools

Building KM System

Capturing & Training

Knowledge

KM Assessment & Feedback

KM Deployment

Metoda dan Tool Non–IT

1. Brainstorming

2. Learning and Idea Capture

3. Peer Assist

4. Learning Reviews

5. After Action Review

6. Storytelling

7. Collaborative Physical Workspace

8. Knowledge Management Assessment

9. Knowledge Café

10. Communities of Practice

11. Taxonomy


Metoda dan Tool IT

1. Document Management System

2. Knowledge Bases (Wikis, etc.)

3. Blogs

4. Social Network Services

5. Voice and Voice-over-Internet Protocol

6. Advanced Search Tools

7. Building Knowledge Clusters

8. Expertise Locator / Who's Who

9. Collaborative Virtual Workspaces


Highly Recommended Tools

Non-IT Methods and Tools

1. Knowledge Worker Competency Plan

2. Knowledge Mapping

3. KM Maturity Model

IT Methods and Tools

1. Knowledge Portal

2. Digital Asset Management

3. Video Sharing


KNOWLEDGE

MAPPING


Apa itu Knowledge Mapping?

Knowledge Mapping menggambarkan pengetahuan apayang digunakan dalam proses, dan bagaimana mengalirdi seluruh proses. Ini adalah dasar untuk menentukankesamaan pengetahuan, atau daerah di manapengetahuan yang sama digunakan di beberapa proses.

Pada dasarnya, peta pengetahuan proses berisiinformasi tentang pengetahuan organisasi. Inimenggambarkan siapa yang memiliki pengetahuan(diam-diam), di mana pengetahuan berada(infrastruktur), dan bagaimana pengetahuan ditransferatau disebarluaskan (sosial).

(IBM Global Services-Teknik Paper, 2000)


1. Kompilasi perusahaan pencari-internal dan eksternal sumber-KM Yellow Pages

2. Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan kembali informasi

3. Cari terjadi secara alamiah pengetahuan pelayan

4. Mengidentifikasi dependensi pengetahuan dalam lintas-fungsionalkelompok kerja

5. Mengkategorikan nilai tambah penduduk informasi dalamorganisasi Anda

6. Mengidentifikasi peluang berbagi pengetahuan

7. Untuk mengembangkan Community of Practices (CoP)

8. Buat alat pengetahuan yang membantu pengguna menemukanapa yang mereka butuhkan (misalnya Agricultural Trade Programming Tool).

Penggunaan knowledge map


1. Peta Pengetahuan Perusahaan - tingkat:

• Strategis bisnis, teknis, pengetahuan pasar

• Menentukan"kekuatan" organisasi

• Mengidentifikasi daerah-daerah untukmemfokuskan upaya KM

2. Peta Pengetahuan Lintas-fungsional - antara divisi / bisnis tingkat kelompok

• Operasional penilaian pengetahuan

1. Kelompok kerja / proses Peta Pengetahuan:

• Pengetahuan taktis dan operasional yang diterapkan untuk memproses keunggulan, inovasi, hubungan pelanggan

STR

ATE

GIC

TAC

TIC

Knowledge Mapping: Dimana fokus?


Enterprise Knowledge Map(Strategic Level)

Cross-Functional Knowledge Map(Strategic Level)

Process Knowledge Map (Tactic Level)

Tipe knowledge map


Competency-1 Competency-2 Competency-3 Competency-4 Competency-5 Competency-6

Competency

Directory

Knowledge Directory

Competency Knowledge Management

LEARNING GARDEN FRAMEWORK

By Moh. Haitan RachmanJob-AJob-1

Job-BJob-2 Job-CJob-3


Knowledge Directory

Phase

Objectives

Phase

Objectives

Phase

Objectives

Phase

Objectives

Job-A

Job-B Job-C

Product Knowledge Management

CYCLE PROCESS FRAMEWORK

By Moh. Haitan Rachman 34http://multiforma.co.id

Customer Knowledge Management

ProblemReport

Competitor

Employee

ContactPerson

Supplier

Product

Customer/Intermediary


Knowledge Mapping Tools

1. Mind-Mapping

2. Business Process Diagram

3. Entity-Relationship Diagram


KNOWLEDGEPORTAL


38

Model Penyebaran Tradisional

http://multiforma.co.id

39

Penyebaran dgn Komputer


40

Model Knowledge Portal


KNOWLEDGE MANAGEMENT REFORMASI BIROKRASI INDONESIA


Peraturan Menteri Negara

PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 14 TAHUN 2011


Tujuan KM NOMOR 14 TAHUN 2011

Membantu Unit Pengelola ReformasiBirokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelolaforum manajemen pengetahuan

Memberikan pemahaman kepadaKementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah mengenal Knowledge Management

Mendorong Kementerian/Lembaga danPemerintah Daerah untuk berpatisipasi aktifdalam knowledge sharing yang dapatdimanfaatkan dalam perumusan kebijakandan benchmarking pelaksanaan reformasibirokrasi


Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan


Proses KM


Knowledge Management In e-government


KNOWLEDGE MANAGEMENT KEMENTERIAN PPN/ BAPPENAS dan TRP


Visi Kementerian PPN/Bappenas

Mewujudkan lembaga perencana yang handal, kredibel, dan proaktif untuk mendukung pencapaian tujuan berbangsa dan bernegara


Catatan:

HURUF MERAH mengandung Knowledge Management

Misi Kementerian PPN/Bappenas

1. Menyusun rencana pembangunan nasional yang berkualitas dalam rangka:

a) mengintegrasikan, memadukan (sinkronisasi), dan mensinergikan

baik antardaerah, antarruang, antarwaktu, dan antarfungsi pemerintah,

maupun antara pusat dengan daerah;

b) Mewujudkan keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan,

penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan;

c) Mengoptimalkan partisipasi masyarakat;

d) menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan dan

berkelanjutan.

2. Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional, kajian dan evaluasi kebijakan yang berkualitas terhadap permasalahan pembangunan, sebagai masukan bagi proses perencanaan berikutnya dan atau untuk perumusan kebijakan pembangunan di berbagai bidang.

3. Melakukan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas Kementerian PPN/Bappenas.


Catatan:

HURUF MERAH mengandung Knowledge Management

Diagram


Catatan:

mengandung Knowledge Management

Roadmap KM- Kementerian PPN/Bappenas


KM Direktorat

KMDeputi

KM Deputi-Deputi

KM KementerianPPN/Bappenas+ Nasional

KM KementerianPPN/Bappenas

Pengembangan KM – Direktorat TRP


PengembanganK-Map

Direktorat TRP

PengumpulanPengetahuan

K-Map Direktorat TRP

PORTAL KM berdasarkan

K-Map Direktorat TRP

Website Direktorat TRP

Lokakarya, Kajian, Artikel, Diskusi (CoP, Knowledge Café) TRP

eNewsletter & Mailing List

Direktorat TRP

Buletin, Leaflet(e-Publication) Direktorat TRP

ROADMAP KM DIREKTORAT TRP

SOP DAN KEBIJAKAN KM

DIREKTORAT TRP

Digital Asset Management -Direktorat TRP

Tool Non–IT KM Direktorat TRP

1. Knowledeg Mapping

2. Learning Reviews

3. After Action Review

4. Knowledge Management Assessment

5. Knowledge Café

6. Communities of Practice

7. Taxonomy


Tool IT Direktorat TRP

1. Knowledge Portal

2. Digital Asset Management

3. Document Management System

4. Blogs

5. Social Network Services

6. Video Sharing

7. Building Knowledge Clusters

8. Expertise Locator / Who's Who

9. Collaborative Virtual Workspaces


Terimakasih ....

Ir. Moh. Haitan Rachman MT.

E : [email protected]

[email protected]

W : haitanrachman.wordpress.com


pengantar knowledge management untuk kementerian · pdf filepengantar knowledge management...

Documents