1

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)

JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA

1. PENGENALAN

a) Sejarah Penubuhan

Jabatan Perangkaan (JP) Malaysia ditubuhkan pada tahun 1949 di bawah

peruntukan Ordinan Statistik 1949 dan dikenali sebagai Biro Statistik.

Perangkaan yang dihasilkan pada masa itu terhad hanya kepada data

perdagangan luar negeri dan pertanian ladang.

Pada tahun 1965, Biro Statistik telah bertukar nama kepada Jabatan

Perangkaan Malaysia dan beroperasi di bawah peruntukan Akta

Perangkaan 1965. Fungsi dan peranan Jabatan seterusnya telah

berkembang yang mana tugas pengumpulan data/maklumat diperluaskan

kepada bidang ekonomi dan juga sosial.

Jabatan Perangkaan Malaysia yang beribu pejabat di Pusat Pentadbiran

Kerajaan Persekutuan Putrajaya juga mempunyai pejabat di setiap negeri.

Bagi memantapkan lagi kerja-kerja pengumpulan data oleh Jabatan

Perangkaan Negeri, Pejabat-pejabat Operasi di beberapa buah negeri

telah diwujudkan.

b) Perkhidmatan Utama

Jabatan Perangkaan Malaysia merupakan agensi utama kerajaan di

bawah Jabatan Perdana Menteri yang diamanah dan dipertanggungjawab

untuk memungut, mentafsir serta menyebar perangkaan yang bertepatan

masa dan terkini untuk memantau prestasi ekonomi dan juga

pembangunan sosial negara.

Di bawah "Statistics Act 1965 (Revised - 1989)", fungsi utama Jabatan

Perangkaan Malaysia ialah:

2

Mengumpul dan mentafsir perangkaan bagi tujuan pembentukan

atau pelaksanaan dasar kerajaan dalam apa juga bidang yang

diperlukan oleh kerajaan atau bagi memenuhi keperluan

perdagangan, perniagaan, perindustrian, pertanian atau lain-lain; dan

Menyebar perangkaan yang telah dikumpulkan atau mentafsir

perangkaan yang dikumpul itu, bukan sahaja kepada agensi kerajaan,

tetapi juga kepada pihak berkuasa atau awam yang mana maklumat

itu berguna untuk mereka.

3

c) Carta Organisasi

Rajah 1 menunjukkan carta organisasi pada 19 Oktober 2011.

Rajah 1: Carta Organisasi Jabatan Perangkaan Malaysia

4

d) Personel

Bilangan personel sehingga 19 Oktober 2011 di Jabatan Perangkaan

Malaysia mengikut skim perkhidmatan adalah seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Bilangan personel mengikut skim perkhidmatan sehingga 19 Oktober 2011

NO. SKIM PERKHIDMATAN GRED PERJAWATAN

1 Perangkawan E41 - Utama 349

2 Penolong Pegawai Perangkaan E27 - E38 284

3 Pembantu Perangkaan E17 - E26 1,916

4 Pegawai Tadbir dan Diplomatik M41 – Utama 10

5 Pegawai Teknologi Maklumat F41 – Utama 34

6 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

F29 - F38 48

7 Juruteknik Komputer FT17 - FT22 24

8 Penolong Akauntan W27 - W32 11

9 Pembantu Akauntan W22 15

10 Pembantu Tadbir (Kewangan) W22 - W26 4

11 Pembantu Akauntan W17 4

12 Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 73

13 Pengawal Keselamatan KP 11 - KP14 9

14 Penolong Pegawai Tadbir N27 - N36 29

15 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

N17 - N22 261

16 Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat

N17/N27/ N28 35

17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17 17

18 Pembantu Tadbir Rendah (KUP N17) N11 5

19 Penjilid Buku N11 2

20 Penyelenggara Stor Rendah N11 1

21 Pembantu Am Pejabat N4 3

22 Pembantu Am Pejabat N1 66

23 Pegawai Penerangan S44 1

24 Pegawai Psikologi S41 1

25 Pustakawan S41 1

26 Penolong Pegawai Perpustakaan S27 1

27 Penolong Pegawai Psikologi S27 1

28 Pembantu Perpustakaan S17 1

29 Pemandu Kenderaan R3 47

30 Pekerja Awam R1 3

JUMLAH 3,256

5

2. KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)

a) Pendahuluan

Projek NEWSS Fasa I merupakan inisiatif utama ICT JP yang sedang

dilaksanakan secara menyeluruh bagi memperkasa pengeluaran

statistik Negara melalui perkhidmatan ICT Jabatan untuk kegunaan

dalaman, agensi utama Kerajaan seperti Unit Perancang Ekonomi

(EPU), Bank Negara Malaysia serta Kementerian Perdagangan

Antarabangsa dan Industri (MITI). Di samping itu, pengeluaran statistik

ini juga adalah untuk kegunaan masyarakat dan juga komuniti

antarabangsa seperti United Nation Statistics Division, International

Monetary Fund (IMF) dan World Bank.

NEWSS dibangunkan sejak 1 Ogos 2008 dan mula beroperasi

sepenuhnya pada April 2010. Pembiayaan bagi projek ini

menggunakan peruntukan pembangunan RMKe-9. Sistem ini

dibangunkan hasil usaha sama dengan syarikat yang dilantik dengan

kos keseluruhan sebanyak RM16,797,678.20.

Modul-modul yang telah dibangunkan dan sedang beroperasi di

dalam Projek NEWSS Fasa I adalah seperti berikut:

i. Integrated Statistical System Framework (ISSF)

ii. Enterprise Portal (e-Portal)

iii. Performance Management System (PMS)

iv. Geographical Information System (GIS)

v. Knowledge Management System (KMS)

vi. DOSM Data Warehouse

vii. ICT Infrastructure

6

b) Pengenalan KMS

Secara am, KMS merupakan salah satu modul daripada modul yang

dibangunkan dalam NEWSS Fasa I. Usaha pembangunannya bermula

pada Ogos 2008 hingga Mac 2010, di bawah dua paltform utama

NEWSS iaitu Integrated Statistical System Framework (ISSF) dan

Information Support System (ISS).

Di bawah kategori ISSF, Modul KMS terdiri daripada Modul Pautan,

Hubungi Kami, Soal Jawab, Soalan Lazim dan Forum. Kategori ISS

pula melibatkan Modul Pengurusan Dokumen yang menggunakan

perisian open source iaitu Alfresco.

c) Tujuan Projek Inovasi

Mewujudkan sistem pengurusan pengetahuan dalam mengumpul,

menyimpan seterusnya mengekal maklumat bagi memudahkan

capaian dengan cepat dan tepat;

Menggalakkan perkongsian dan penyebaran maklumat &

pengetahuan di kalangan warga Jabatan; dan

Membentuk satu wacana bagi sesi interaksi ilmu antara warga

Jabatan.

d) Proses Pelaksanaan Inovasi

Knowledge Management System telah dibangunkan oleh Jabatan

Perangkaan Malaysia dengan kerjasama sebuah syarikat yang

bertindak sebagai pakar runding dalam ICT.

7

e) Proses Sebelum dan Selepas

Jadual di bawah menunjukkan Proses Sebelum dan Selepas kewujudan

KMS.

No. Modul Sebelum Selepas

1.

Contact Us

Tiada satu direktori bagi

pegawai yang boleh

dihubungi jika terdapat

perkara-perkara yang

melibatkan Bahagian /

JP Negeri.

Satu direktori pegawai

diwujudkan bagi

menangani pertanyaan

mengenai Bahagian/JP

Negeri kerana di dalam

Modul ini terdapat

maklumat nama, tempat

bertugas, e-mel dan

nombor telefon pejabat.

2.

Pautan

Pengguna perlu mencari

pautan yang berkaitan

dengan perkara-perkara

yang relevan dengan

tugas dan aktiviti

Jabatan Perangkaan. Ini

akan mengambil masa

untuk mencari pautan

yang tepat dan relevan.

Modul ini menyediakan

senarai pautan yang

relevan dengan kerja

dan aktiviti Jabatan dan

pengguna dengan

mudah membuat

capaian tanpa perlu

mencari pautan tersebut.

3.

Soal Jawab

Pengguna perlu

menggunakan kaedah

telefon, e-mel, surat dan

faks untuk

mengemukakan

pertanyaan yang

berkaitan dengan

perkara-perkara di

Bahagian/JP Negeri.

Modul ini menyediakan

perkhidmatan

pertanyaan soal jawab

yang memudahkan

pegawai mengemukakan

soalan kepada pegawai

yang berkaitan.

8

No. Modul Sebelum Selepas

4.

Soalan Lazim

Kebiasaannya soalan-soalan yang diajukan adalah berulang dan menyebabkan jawapan yang tidak standard diberikan kepada pelanggan yang mengemukakan soalan terutamanya tentang perkhidmatan dan produk Jabatan. Ini akan menimbulkan kekeliruan kepada pelanggan.

Modul ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk mendapat jawapan bagi soalan yang selalu ditanya oleh pelanggan dan ia adalah jawapan yang standard bagi soalan yang sama yang berulang. Ini akan mengukuhkan kepercayaan pelanggan kepada produk dan perkhidmatan Jabatan.

5.

Forum

Tiada satu ruang yang

formal untuk pengguna

membincangkan

perkara-perkara yang

berkaitan dengan isu

dan topik yang

bersangkutan dengan

Jabatan selain

pertemuan secara

bersemuka di mana ia

melibatkan kos, masa

dan isu logistik.

Modul ini menyediakan

ruang bagi pengguna

untuk membincangkan

sesuatu isu atau topik

secara maya dan

dipantau selia oleh

moderator. Ia juga

sebagai satu langkah

penjimatan dari segi kos,

masa dan logistik.

6.

Pengurusan Dokumen

Kebanyakan maklumat

adalah dalam bentuk

hardcopy dan ia tidak

dapat dikongsi secara

lebih luas kerana terletak

di tempat-tempat tertentu

mengikut butiran perkara

yang berkaitan. Jika ia

berbentuk softcopy,

maklumat tersebut

hanya disimpan oleh

individu tertentu sahaja.

Modul ini menyediakan

platform di mana

perkongsian maklumat

adalah lebih meluas dan

sistematik. Pengguna

sistem boleh mengakses

dan mendapat maklumat

yang dikehendaki

dengan mudah tanpa

perlu berurusan dengan

pegawai berkaitan. Ini

akan menjimatkan masa.

9

f) Impak inovasi terhadap kumpulan sasaran/perkhidmatan/jabatan/

agensi/negara

Antara impak yang telah dikenal pasti seperti berikut:

i. Elemen Inovatif / Kreativiti

Sistem ini terdiri daripada modul Pautan, Hubungi Kami, Soal Jawab,

Soalan Lazim, Forum yang menggunakan JAVA Enterprise Edition

(JAVA EE 5). Manakala Pengurusan Dokumen yang menggunakan

perisian open source iaitu Alfresco.

Menerusi modul-modul yang dibangunkan ini, pengguna dapat

berkongsi maklumat dan pengetahuan. Berikut menunjukkan Modul

dan kegunaannya dalam mempermudah dan menyelesai masalah.

a. Pautan

Pautan web yang disediakan adalah bertujuan untuk memberi

kemudahan kepada pengguna. Kriteria yang terdapat pada

pautan ialah klasifikasi, tajuk, deskripsi dan URL bertujuan untuk

memudahkan pengguna membuat rujukan sebelum ke pautan

berkenaan. URL pautan sentiasa dikemas kini supaya pautan

yang dibekalkan sentiasa relevan untuk kegunaan pengguna.

b. Hubungi Kami

Menyediakan senarai pegawai perhubungan KMS (Contact

Persons) dari setiap Bahagian dan JP Negeri. Dengan adanya

direktori ini, ia memudahkan pengguna lain untuk menghubungi

terus pegawai berkaitan bagi perkara-perkara yang

berhubungan dengan Bahagian / JP Negeri.

10

c. Soal Jawab

Peluang anggota Jabatan mengemukakan soalan kepada

anggota dari Bahagian dan JP Negeri lain. Soalan haruslah

yang berbentuk ilmiah.

d. Soalan Lazim

Pengguna boleh merujuk kepada soalan lazim untuk

mendapatkan maklumat yang biasa ditanya seperti latihan

tahunan, perkhidmatan seperti cuti, Penilaian Tahap

Kompetensi (PTK) dan lain-lain.

e. Forum

Merupakan platform kepada anggota Jabatan untuk berinteraksi

secara atas talian. Ia juga menggalakkan perkongsian ilmu dan

pertukaran pandangan bagi tajuk yang dikemukakan.

f. Pengurusan Dokumen

Pengurusan Dokumen adalah untuk memberi peluang kepada

anggota jabatan berkongsi dokumen yang bersifat tidak privasi.

Dokumen yang diuruskan sentiasa dikemas kini dan teratur.

ii. Elemen Keberkesanan

Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek

pengetahuan secara berterusan, seterusnya melahirkan warga

JP yang berpengetahuan dan menjadi pakar dalam bidang

masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada warga

berpengetahuan adalah menggunakan pengetahuan sedia

ada dalam proses kerja harian, mampu mencipta

pengetahuan baru dan sentiasa bersedia untuk berkongsi

maklumat dan pengetahuan dengan orang lain;

11

Mewujudkan proses pengurusan maklumat yang holistik yang

merangkumi penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan

penggunaan pengetahuan secara bekerjasama sesama warga

JP dan pihak berkepentingan; dan

Mengoptimumkan keupayaan teknologi dalam menyokong

proses pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan

kemudahan infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan

teknologi terkini.

iii. Elemen Signifikan

Sistem ini adalah mesra pengguna kerana sistem menu yang

mudah difahami dan mempunyai masa akses yang singkat.

Pengguna tidak perlu tunggu lama untuk masuk ke menu dan

modul yang disediakan oleh sistem. Masa muat naik dan muat

turun sesuatu fail dan dokumen adalah cepat. Kos juga dapat

dijimatkan kerana dokumen adalah berbentuk softcopy dan

dicetak hanya jika diperlukan.

Sistem ini memenuhi tujuan pelaksanaan KMS dalam

membangunkan modal insan yang kompeten pada tahap

profesionalisme yang tinggi, di samping dapat memelihara

khazanah pengetahuan dan membudaya serta menggalakkan

perkongsian pengetahuan di kalangan anggota Jabatan.

iv. Elemen Relevan

Persekitaran amalan Knowledge Management (KM) semasa

dinilai dari aspek kepentingan terhadap kepimpinan & warga JP

dan proses & teknologi iaitu:

12

i. Dari segi kepimpinan & warga JP

Proses penurunan dan pengekalan pengalaman, kepakaran

dan kemahiran warga senior di JP.

ii. Bagi aspek proses dan teknologi,

Amalan KM dapat ditumpu kepada keperluan pengurusan

proses kerja, pengurusan dokumen, pengurusan pengajaran

dan pembelajaran, pengurusan ilmu tacit dan juga

pengurusan ICT.

Pengetahuan, kemahiran dan kepakaran yang dimiliki oleh

pegawai yang berpengalaman amat ternilai. Dengan adanya

KMS, ia membolehkan usaha untuk merekodkan dan

memperturunkan pengetahuan tacit dan explicit warga senior.

Kehilangan pengetahuan tacit dan explicit tanpa sebarang

usaha mengekalkan kemahiran dan kepakaran mereka adalah

satu kerugian yang perlu dielakkan.

13

g) Gambar-gambar berkaitan

1. Login Sistem

Paparan 1: Antaramuka Daftar Masuk Sistem

14

2. Halaman utama KMS

Paparan 2: Antaramuka sistem mengikut modul

15

3. Modul Pautan

Paparan 3: Antaramuka Modul Pautan

4. Modul Hubungi Kami

Paparan 4: Antaramuka Modul Hubungi Kami

16

5. Modul Soal Jawab

Paparan 5: Antaramuka Modul Soal Jawab

6. Modul Soalan Lazim

Paparan 6: Antaramuka Modul Soal Jawab

17

7. Modul Forum

Paparan 7: Antaramuka Modul Forum

18

8. Modul Pengurusan Dokumen

Paparan 8: Antaramuka Modul Pengurusan Dokumen

a. Folder Bahagian-Bahagian

19

b. Sub-Folder dalam Folder Bahagian Latihan Perangkaan

c. Dokumen yang terdapat di dalam sub-folder eSPL

20

d. Dokumen dalam folder Bahagian Petunjuk Ekonomi

e. Dokumen dalam folder Bahagian Perangkaan Pertanian dan Alam

Sekitar