pejabatsetiausahakewangannegeri, tingkat14,17&18

PEJABAT SETIAUSAHAKEWANGAN NEGERI,TINGKAT 14, 17 & 18,WISMABAPAMALAYSIA, Telefon Am : 082-441957PETRA JAYA Kawat : FINANCIAL KUCHING93502 KUCHING, Teleks : STAFIN MA70023SARAWAK. Fax : 082-442355/313245

Garis Panduan Perolehan Perkhidmatan Kenderaan Projek dan Peralatan ProjekUntuk Pemantauan Projek Melalui Kontrak Kerja Di Bawah Peruntukan Kerajaan Negeri

Muka surat 1 daripada 15

Ruj Tuan :

Ruj Kami : SFS/00021/2 SFS-CIRCULARS(P)(16)

Tarikh : 28.09.2021

SURAT PEKELILING SETIAUSAHA KEWANGAN NEGERI BIL. 07/2021

Semua Setiausaha Tetap Kementerian

Semua Ketua Jabatan Negeri

Semua Residen Bahagian

Semua Ketua Badan-Badan Berkanun Negeri

Semua Pihak Berkuasa Tempatan Negeri

GARIS PANDUAN PEROLEHAN PERKHIDMATAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEKUNTUK PEMANTAUAN PROJEK MELALUI KONTRAK KERJA DI BAWAH PERUNTUKAN

KERAJAAN NEGERI

1. TUJUAN PEKELILING

1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan garis panduan mengenai

perolehan perkhidmatan kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan

projek bagi tujuan pemantauan projek untuk kontrak kerja yang menggunakan

peruntukan yang dibiayai oleh Kerajaan Negeri.

1.2 Dengan adanya garis panduan ini, proses perolehan perkhidmatan kenderaan

dan peralatan projek bagi tujuan pemantauan projek akan dapat dilaksanakan

dengan lebih telus, efisien dan memberi nilai faedah terbaik (best value for

money) kepada Kerajaan di samping dapat mengelak ketidakpatuhan terhadap

mana-mana peraturan perolehan yang ditetapkan.

1.3 Penyediaan garis panduan ini adalah berpandukan kepada garis panduan yang

dikuatkuasakan oleh Perbendaharaan Malaysia dan telah dibuat beberapa

penambahbaikan mengikut kesesuaian pelaksanaan projek Kerajaan Negeri.

2. PENGENALAN

2.1 Kerajaan Negeri lazimnya memperolehi perkhidmatan kenderaan dan peralatan

projek melalui Peruntukan Kerja-Kerja Awalan (Preliminaries) bagi sesuatu

kontrak kerja yang bertujuan untuk memudahkan pengurusan projek.



2.2 Bagi maksud ini, Agensi hanyalah membuat perolehan perkhidmatan

kenderaan / peralatan projek dan bukan membeli kenderaan / peralatan

projek yang baharu. Kerajaan adalah sekadar mendapatkan perkhidmatan

kenderaan / peralatan projek tersebut daripada pihak kontraktor sepanjang

pelaksanaan projek. Oleh itu, sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa,

kemudahan kenderaan / peralatan projek yang disediakan oleh kontraktor

adalah milik kontraktor dan hendaklah sentiasa di bawah kawalannya.

2.3 Bagi tujuan garis panduan ini, takrifan Ketua Agensi adalah seperti berikut:-

2.3.1 Bagi Kementerian / Jabatan, Ketua Agensi bermaksud Pegawai Pengawal

dan takrifan Pegawai Pengawal adalah seperti yang dinyatakan dalam

Arahan Perbendaharaan.

2.3.2 Bagi Badan-Badan Berkanun, Ketua Agensi bermaksud Ketua Pegawai

Eksekutif dan takrifan Ketua Pegawai Eksekutif adalah seperti yang

dinyatakan dalam Seksyen 2(1) Statutory Bodies (Financial and Accounting

Procedures) Ordinance, 1995 seperti berikut:-

“Interpretation of “Chief Executive Officer”, in relation to a statutory body,

shall mean its principal executive officer who is responsible for the day to

day administration and management of that statutory body”.

2.3.3 Bagi Pihak Berkuasa Tempatan, Ketua Agensi bermaksud Setiausaha dan

takrifan Setiausaha adalah seperti yang dinyatakan dalam Peraturan 2 The

Local Authorities Financial Regulations 1997 seperti berikut:-

“Secretary means, in relation to a Council, the person appointed in

accordance with section 35(1)(c) of the Ordinance to be its Secretary, or in

the case of the City of Kuching North, an officer designated by the

Commissioner of the City of Kuching North”.

3. SUMBER PEMBIAYAAN

3.1 Garis panduan ini adalah terpakai bagi perolehan perkhidmatan kenderaan dan

peralatan projek untuk pemantauan projek melalui kontrak kerja yang

menggunakan peruntukan yang dibiayai oleh Kerajaan Negeri dan peruntukan

yang dibiayai sendiri oleh pihak Badan Berkanun / Pihak Berkuasa Tempatan. Walau

bagaimanapun, bagi Pihak Berkuasa Tempatan, pemakaian garis panduan

perolehan perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek ini juga adalah tertakluk

kepada The Local Authorities Financial Regulations, 1997 yang sedang

berkuatkuasa.



4. HAD NILAI ANGGARAN AGENSIPerkhidmatan kenderaan dan peralatan projek melalui kontrak kerja adalah dibenarkan

hanya bagi anggaran harga tender Agensi yang bernilai melebihi RM500 ribu sahaja dan

sekiranya kenderaan atau peralatan Agensi sedia ada tidak mencukupi untuk

digunakan bagi tujuan pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek.

5. TANGGUNGJAWAB AGENSI DAN PERUNDING

5.1 Agensi dan perunding hendaklah memastikan bahawa harga yang dimasukkan

oleh kontraktor di dalam kontrak adalah bukan merupakan kos pembelian

kenderaan dan peralatan tetapi hanya merupakan kos menyediakan perkhidmatan

kenderaan atau kos perkhidmatan peralatan berkenaan.

5.2 Agensi dan perunding hendaklah memastikan bahawa kos perkhidmatan

kenderaan yang ditawarkan oleh kontraktor hendaklah meliputi kos sewaan

kenderaan, kos penyelenggaraan, kos bahan api / minyak / pelincir dan tol, kos

tempat letak kereta, kos perlindungan insurans komprehensif, cukai jalan, gaji dan

elaun pemandu yang disediakan oleh kontraktor untuk sepanjang tempoh

pelaksanaan projek.

5.3 Agensi dan perunding yang dilantik hendaklah memastikan kos perkhidmatan

kenderaan dan peralatan projek yang ditawarkan oleh kontraktor secara

keseluruhannya adalah tidak menyamai harga pembelian sesuatu aset. Jika

didapati kos yang dikemukakan adalah tidak munasabah, Agensi hendaklah

membuat pelarasan kos perkhidmatan kenderaan / peralatan tersebut berdasarkan

harga pasaran semasa.

5.4 Bagi projek yang diselia oleh perunding, sekiranya kos perkhidmatan kenderaan

dan peralatan yang disediakan oleh perunding adalah tidak munasabah dan

menyamai harga sesuatu pembelian aset mengakibatkan kos projek yang tinggi,

pegawai Kerajaan hendaklah meminta perunding membuat semakan semula ke

atas kos tersebut. Sekiranya perunding gagal membuat semakan semula, tindakan

boleh dikenakan ke atas perunding selaras dengan syarat-syarat perjanjian,

antaranya tidak membuat bayaran ke atas perkhidmatan tersebut kerana gagal

mematuhi arahan Agensi.

5.5 Pegawai Kerajaan yang cuai melaksanakan semakan ke atas kos perkhidmatan

kenderaan dan peralatan projek serta tidak mengawal selia perunding termasuk

tidak meminta perunding membuat semakan semula ke atas kos yang

dicadangkan, boleh dikenakan tindakan surcaj.



6. KRITERIA DAN KELAYAKAN PERKHIDMATAN KENDERAAN PROJEK (PENGANGKUTANDARAT / AIR)6.1 Agensi yang mempunyai kenderaan (darat / air) sedia ada yang tidak mencukupi

sahaja yang dibenarkan untuk mendapatkan perkhidmatan kenderaan (darat / air)

bagi pemantauan projek dan juga terhad bagi projek yang memenuhi salah satu

kriteria berikut:

6.1.1 Melibatkan pembinaan bangunan yang mana tapak binanya melebihi 40

ekar dan tidak sesuai menggunakan kenderaan biasa; atau

6.1.2 Melibatkan jalan masuk (access road) ke lokasi tapak bina yang sukar

dilalui, tidak berturap dan hanya sesuai dilalui oleh kenderaan pacuan

empat (4) roda (four wheel drive – 4WD); atau

6.1.3 Melibatkan pembinaan projek berbentuk linear yang melebihi 1

kilometer serta tiada jalan masuk di sepanjang jajarannya; atau

6.1.4 Melibatkan tapak bina yang sukar dilalui seperti berbukit bukau, berpaya

dan sebagainya; atau

6.1.5 Melibatkan pembinaan projek di kawasan sungai seperti pembinaan

jambatan, jeti atau seumpamanya.

6.2 Mana-mana projek yang tidak memenuhi kriteria di perenggan 6.1 di atas

adalah tidak layak mendapatkan perkhidmatan kenderaan projek

(pengangkutan darat / air). Sebarang pemantauan, penyeliaan dan pengurusan

projek hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan kenderaan Agensi.

6.3 Bilangan maksimum kenderaan pengangkutan darat yang dibenarkan bagi

sesuatu kontrak kerja adalah seperti berikut:

Anggaran Harga Tender

Jenis Kenderaan

4WD(Station Wagon /

Pickup)

2WD(Station Wagon /Pickup / Sedan)

Melebihi RM500 ribu sehingga RM5 juta Tidak layak 1

Melebihi RM5 juta sehingga RM20 juta 1 1

Melebihi RM20 juta sehingga RM50 juta 2 1

Melebihi RM50 juta 3 2

6.4 Agensi hendaklah memastikan hanya kenderaan pengangkutan darat yang

sempurna dan tulen sahaja (bukan merupakan kenderaan potong dan sambung)

yang telah diluluskan penggunaannya oleh Pihak Berkuasa berkaitan sama ada

terpakai atau baharu disediakan oleh kontraktor serta terhad kepada spesifikasi

seperti berikut:



Kenderaan Projek Spesifikasi

4WD

Completely

Knocked

Down (CKD)

sahaja

(a) Untuk kegunaan

laluan jalan masuk

berturap

(i)

(ii)

(iii)

Sehingga 2500 c.c.

Petrol dengan Electronic Fuel

Injection 4WD

Aksesori standard sahaja

(b) Untuk kegunaan

laluan jalan masuk

yang tidak

berturap

(i)

(ii)

(iii)

Sehingga 2800 c.c.

Diesel dengan 4WD


2WD Completely Knocked Down (CKD) sahaja

(i)

(ii)

(iii)

Sehingga 2000 c.c.

Petrol dengan Fuel Injection


6.5 Bagi kenderaan pengangkutan darat terpakai, Agensi hendaklah memastikan

kontraktor menyediakan kenderaan yang berusia tidak melebihi 3 tahun atau

100,000 kilometer (yang mana tercapai terdahulu) serta masih selamat

digunakan. Agensi hendaklah mendapat nasihat dan Laporan Pemeriksaan

Mekanikal (Mechanical Inspection Report - MIR) daripada Jabatan Kerja Raya

Sarawak sebelum kenderaan terpakai yang dicadangkan oleh kontraktor boleh

diterima dan digunakan.

6.6 Sebarang pengubahsuaian kenderaan pengangkutan darat projek, sebagai

contoh menukar rim sedia ada kepada rim bersaiz besar atau lain-lain

pengubahsuaian adalah tidak dibenarkan.

6.7 Agensi hendaklah memastikan supaya maklumat dipaparkan dengan jelas di

kenderaan pengangkutan darat projek seperti berikut:

6.8 Perkhidmatan kenderaan pengangkutan darat 4WD dan / atau 2WD yang

disediakan oleh kontraktor kepada Agensi hendaklah disertakan bersama dengan

pemandu. Ini adalah kerana kos perkhidmatan kenderaan yang diperolehi telah

termasuk gaji dan elaun pemandu. Pegawai dan kakitangan awam adalah

dilarang sama sekali memandu sendiri kenderaan 4WD dan / atau 2WD tersebut.

(a) Logo Agensi Pelaksana Hendaklah dipaparkan di kedua-dua

pintu hadapan kenderaan dengan saiz

minima 14” x 14” menggunakan pelekat

kekal

(b) Nombor telefon Pejabat Pegawai

Penguasa / Pengarah Projek; dan

(c) Nama projek



6.9 Kenderaan pengangkutan darat hendaklah diinsuranskan dengan insurans

komprehensif atau first party dan memberi perlindungan kepada pemandu serta

penumpang yang layak.

6.10 Semua kenderaan pengangkutan darat yang digunakan untuk tujuan

pemantauan projek hendaklah dipulangkan kepada kontraktor dalam

tempoh tidak melebihi 30 hari kalendar (calendar days) dari tarikh Sijil

Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical Completion - CPC) dikeluarkan.

6.11 Manakala, bilangan maksimum kenderaan pengangkutan air yang dibenarkan

bagi sesuatu kontrak kerja adalah seperti berikut:

Anggaran Harga Tender

Jenis Bot Laju (Speedboat)(18 ft Seaworthy Fibreglass Speedboat

with Roof)(18ft size - comfortable for 3 or 6 pax)

Bilangan Maksimum

Melebihi RM500 ribu sehingga RM50 juta 1 (Class B Specification)

Melebihi RM50 juta 1 (Class A Specification)

6.12 Agensi hendaklah memastikan hanya kenderaan pengangkutan air yang

sempurna dan tulen sahaja (bukan merupakan kenderaan potong dan sambung)

yang telah diluluskan penggunaannya oleh Pihak Berkuasa berkaitan sama ada

terpakai atau baharu disediakan oleh kontraktor serta terhad kepada klasifikasi

dan spesifikasi seperti berikut:

6.12.1 Klasifikasi Kelas A (Class A Classification)

(a) Kontraktor perlu menyediakan satu (1) unit bot laju yang beratap

dan dilengkapi enjin sangkut yang berkapasiti minima 30 HP bagi

setiap enjin sepanjang tempoh kontrak. Setiap bot laju perlu

mempunyai kapasiti ruang duduk selesa bagi enam (6) orang dan

hanya digunakan oleh Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek

(PP) / Wakil PP dan pasukan penyeliaan tapak pada setiap masa.

(b) Kontraktor perlu menyediakan pemandu bot yang kompeten

(mempunyai kelayakan yang diperakui oleh Lembaga Sungai

Sarawak dan mempunyai River Transport Permit - RTP yang sah)

yang melapor terus kepada Pegawai Penguasa atau Pengarah

Projek (PP) / Wakil PP dan kakitangan penyelia. Semua kos untuk

bahan api / minyak dan pelincir, insuran, penyelenggaraan, gaji

pemandu dan lain-lain keperluan perlu ditanggung oleh



kontraktor.

(c) Bot laju hendaklah dikembalikan kepada kontraktor setelah

pengeluaran Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical

Completion - CPC) tidak melebihi 30 hari kalendar (calendar

days) daripada tarikh Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of

Practical Completion - CPC) dikeluarkan.

6.12.2 Klasifikasi Kelas B (Class B Specification)

(a) Kontraktor perlu menyediakan satu (1) unit bot laju yang beratap

dan dilengkapi enjin sangkut yang berkapasiti minima 15 HP bagi

setiap enjin sepanjang tempoh kontrak. Setiap bot laju perlu

mempunyai kapasiti ruang duduk selesa bagi tiga (3) orang dan

hanya digunakan oleh Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek

(PP) / Wakil PP dan pasukan penyeliaan tapak pada setiap masa.

(b) Kontraktor perlu menyediakan pemandu bot yang kompeten

(mempunyai kelayakan yang diperakui oleh Lembaga Sungai

Sarawak dan mempunyai River Transport Permit - RTP yang sah)

yang melapor terus kepada Pegawai Penguasa atau Pengarah

Projek (PP) / Wakil PP dan kakitangan penyelia. Semua kos untuk

bahan api / minyak dan pelincir, insuran, penyelenggaraan, gaji

pemandu dan lain-lain keperluan perlu ditanggung oleh

kontraktor.

(c) Bot laju hendaklah dikembalikan kepada kontraktor setelah

pengeluaran Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical

Completion - CPC) tidak melebihi 30 hari kalendar (calendar

days) daripada tarikh Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of

Practical Completion - CPC) dikeluarkan.

6.13 Agensi hendaklah memastikan supaya maklumat dipaparkan dengan jelas di

kenderaan pengangkutan air projek seperti di perenggan 6.7.

6.14 Kenderaan pengangkutan air hendaklah diinsuranskan dengan insurans

komprehensif dan memberi perlindungan kepada pemandu serta penumpang

yang layak.

6.15 Walau bagaimanapun, sekiranya pengangkutan air hanya akan digunakan sekali

sekala atau tidak kerap dan / atau terdapat cara lain yang lebih murah seperti

menyewa daripada pihak ketiga, maka kos penyewaan pengangkutan air



tersebut dalam kontrak kerja adalah tidak dibenarkan.

6.16 Kenderaan projek (pengangkutan darat / air) hendaklah hanya digunakan untuk

tujuan urusan rasmi berkaitan dengan pengurusan projek berkenaan sahaja.

Kenderaan projek tidak boleh digunakan bagi tujuan urusan rasmi yang lain atau

tujuan peribadi dan hendaklah disimpan di pejabat tapak bina atau di pejabat

kontraktor atau di pejabat Agensi atau tempat yang bersesuaian ditetapkan oleh

Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP apabila ianya tidak

digunakan. Kontraktor adalah dilarang membawa kenderaan berkenaan bagi

tujuan selain daripada tugas berkaitan dengan projek tersebut.

6.17 Bagi projek yang ditamatkan kontraknya, kenderaan projek (pengangkutan darat

/ air) hendaklah dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi

30 hari kalendar (calendar days) dari tarikh Notis Penamatan dikeluarkan.

7. KRITERIA DAN KELAYAKAN PERALATAN PROJEK

7.1 Hanya peralatan tulen sahaja adalah dibenarkan serta terhad kepada bilangan

maksima dan mengikut spesifikasi peralatan projek seperti di Lampiran A.

7.2 Telefon bimbit dan lain-lain peralatan projek selain daripada yang dinyatakan

dalam perenggan 7.1 adalah tidak dibenarkan.

7.3 Walau bagaimanapun bagi telefon bimbit, kontraktor hendaklah membuat

pembayaran secara imbuhan balik (reimbursable) ke atas penggunaan telefon

bimbit milikan peribadi penjawat awam yang menyelia projek Kerajaan. Kadar

tuntutan caj bulanan adalah RM100 sebulan, dikhususkan kepada Pegawai

Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP berkaitan kontrak serta pasukan

projek yang menyelia tapak. Bilangan dan pegawai yang layak membuat tuntutan

bil telefon adalah seperti di Lampiran B. Kemudahan ini hanya terhad sekali

sahaja bayaran sebulan walaupun bilangan projek yang perlu diselia melebihi satu

dan akan menggunakan Borang Pengisytiharan Tuntutan Bil Telefon seperti di

Lampiran B1. Tuntutan bayaran ini juga tidak layak diberikan kepada Pegawai

yang telah menerima kemudahan bayaran balik bil telefon mengikut pekeliling

Kerajaan Negeri yang sedang berkuatkuasa.

7.4 Peralatan projek yang diperoleh hendaklah termasuk kos waranti, kos

penyelenggaraan asas dan kos perisian yang tulen (original).

7.5 Sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa, peralatan projek yang disediakan oleh

kontraktor adalah milik kontraktor dan hendaklah sentiasa di bawah kawalannya.

Peralatan projek hendaklah digunakan untuk tujuan berkaitan dengan



pelaksanaan projek berkenaan sahaja.

7.6 Semua peralatan projek hendaklah diserahkan kepada kontraktor dalam

tempoh tidak melebihi 30 hari kalendar (calendar days) daripada tarikh Sijil

Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical Completion - CPC) dikeluarkan.

7.7 Bagi projek yang ditamatkan kontraknya, peralatan projek hendaklah

dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari kalendar

(calendar days) dari tarikh Notis Penamatan dikeluarkan.

8. SYARAT-SYARAT KELULUSAN DAN PELAKSANAAN

8.1 Kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek adalah untuk

digunakan oleh pegawai Kerajaan yang terlibat dalam pengurusan projek

berkenaan sahaja.

8.2 Perunding yang dilantik untuk menyelia projek berkenaan adalah tidak

dibenarkan untuk menggunakan kenderaan (pengangkutan darat / air) dan

peralatan projek tersebut.

8.3 Kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek yang telah disediakan

oleh kontraktor kepada Agensi Pelaksana bagi sesuatu projek hendaklah

digunakan secara bersama dengan Agensi Pelanggan, sekiranya terdapat

keperluan bagi tujuan pemantauan projek berkenaan.

8.4 Agensi Pelaksana dan Agensi Pelanggan adalah tidak dibenarkan untuk

menggunakan kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek

untuk sebarang tujuan lain yang tidak berkaitan dengan pemantauan

projek berkenaan. Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP

bertanggungjawab memastikan kontraktor juga tidak menyalahgunakan

kenderaan projek untuk tujuan selain daripada projek berkenaan sahaja

sepanjang tempoh kontrak bagi menjaga nama baik Kerajaan

memandangkan terdapatnya pelekat kekal dengan butiran Agensi

Pelaksana pada kenderaan tersebut.

8.5 Permohonan bagi khidmat kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan

hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa

Perolehan Perkhidmatan Kenderaan dan Peralatan Projek Melalui Kontrak

Kerja (JPKP) yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Agensi.

8.6 Keahlian JPKP adalah seperti berikut:-



Pengerusi : Ketua Agensi atau wakil yang terdiri daripada Pegawai Pengurusan

& Profesional (P&P) yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Agensi.

Ahli : Sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pengurusan &

Profesional (P&P) yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Agensi

atau sekurang-kurangnya Gred 29 ke atas sekiranya tiada Pegawai

Pengurusan & Profesional (P&P)

Kuorum : Sekurang-kurangnya tiga (3) orang termasuk Pengerusi.

Nota : Sekiranya Ketua Agensi menjadi Pengerusi, maka Surat Pelantikan secara bertulis

tidak diperlukan dan secara automatik Ketua Agensi adalah diberi kuasa menjadi

Pengerusi JPKP.

8.7 Setiap permohonan bagi perolehan kenderaan dan peralatan projek hendaklah

dikemukakan kepada JPKP dengan menggunakan Borang Permohonan

Perkhidmatan Kenderaan dan Peralatan Bagi Pemantauan Projek seperti di

Lampiran C.

8.8 JPKP berkaitan adalah bertanggungjawab memastikan permohonan perolehan

perkhidmatan kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek yang

dipohon oleh Agensi hendaklah diteliti terlebih dahulu dan diberi justifikasi

kukuh sebelum sebarang kelulusan diberikan supaya ianya tidak menjadi satu

keperluan wajib untuk setiap projek. Sesalinan keputusan Jawatankuasa

hendaklah turut disalinkan kepada Ketua Agensi untuk tujuan pemantauan.

8.9 Kelulusan daripada JPKP seperti di perenggan 8.5 di atas hendaklah diperolehi

terlebih dahulu sebelum kuantiti dan jenis kenderaan (pengangkutan darat / air)

atau peralatan projek dimasukkan dalam dokumen tender bagi mengelakkan

perkara-perkara berikut berlaku:-

8.9.1 Kuantiti dan jenis kenderaan (pengangkutan darat / air) atau peralatan

projek yang dinyatakan dalam dokumen kontrak adalah berbeza

dengan kuantiti dan jenis yang diluluskan oleh JPKP;

8.9.2 Kenderaan (pengangkutan darat / air) atau peralatan projek telah dibuat

bayaran walaupun tidak mempunyai kelulusan JPKP; dan

8.9.3 Kenderaan (pengangkutan darat / air) atau peralatan projek telah dibuat

bayaran walaupun tidak disediakan.

8.10 Bagi memastikan tiada sebarang ketidakpatuhan berlaku, langkah-langkah seperti

berikut hendaklah dilaksanakan:-

8.10.1 Permohonan kepada JPKP hendaklah dikemukakan seawal peringkat



penerimaan projek (project entry level) bagi mengelakkan kelewatan

dalam memperolehi kelulusan;

8.10.2 Mesyuarat JPKP hendaklah dijadualkan dengan lebih kerap bagi

membolehkan pertimbangan ke atas permohonan perkhidmatan

kenderaan (pengangkutan darat / air) atau peralatan projek dibuat;

8.10.3 Kuantiti dan jenis kenderaan (pengangkutan darat / air) atau peralatan

projek yang dibekalkan oleh kontraktor dan yang diterima oleh Kerajaan

hendaklah selaras dengan kuantiti dan jenis yang telah diluluskan oleh

JPKP bagi tujuan pembayaran. Sebarang perubahan terhadap kuantiti

dan spesifikasi kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan

projek yang telah diluluskan oleh JPKP adalah tidak dibenarkan; dan

8.10.4 Sesalinan permohonan yang telah diluluskan oleh JPKP hendaklah

disalinkan kepada Ketua Agensi dan Pegawai Penguasa atau Pengarah

Projek (PP) / Wakil PP bagi tujuan pemantauan, penggunaan dan

penyimpanan rekod kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan

projek berkenaan.

8.11 Sebarang pertambahan keatas perolehan perkhidmatan kenderaan

(pengangkutan darat / air) dan peralatan projek melalui Arahan Perubahan Kerja

semasa pelaksanaan kontrak kerja adalah tidak dibenarkan.

8.12 Sebarang perolehan perkhidmatan kenderaan (pengangkutan darat / air)

dan peralatan projek yang tidak terkandung di dalam Surat Pekeliling ini

hendaklah mendapatkan kelulusan secara bertulis terlebih dahulu daripada

Setiausaha Kewangan Negeri.

9. PERKARA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM DOKUMEN TENDER

9.1 Agensi hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dinyatakan dengan jelas

di dalam dokumen tender yang seterusnya menjadi sebahagian daripada

dokumen kontrak:-

9.1.1 Kenderaan (pengangkutan darat / air) projek yang sempurna dan tulen

sahaja (bukan merupakan kenderaan potong dan sambung) yang telah

diluluskan penggunaannya oleh pihak berkuasa berkaitan sama ada

terpakai atau baharu serta mematuhi kuantiti dan spesifikasi yang telah

ditetapkan di perenggan 6 di atas tertakluk kepada kelulusan JPKP

terlebih dahulu;

9.1.2 Perkhidmatan kenderaan (pengangkutan darat / air) yang diperoleh



hendaklah merangkumi kos sewaan kenderaan, kos penyelenggaraan

asas, kos bahan api / minyak / pelincir dan tol, kos tempat letak kereta,

kos perlindungan insurans komprehensif, cukai jalan dan lain-lain cukai

serta gaji dan elaun pemandu untuk sepanjang tempoh pelaksanaan

projek;

9.1.3 Peralatan projek yang tulen serta mematuhi kuantiti dan spesifikasi yang

telah ditetapkan di perenggan 7 di atas tertakluk kepada kelulusan JPKP

terlebih dahulu;

9.1.4 Perkhidmatan peralatan projek yang diperoleh hendaklah termasuk kos

waranti, kos penyelenggaraan asas dan kos perisian yang original; dan

9.1.5 Kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek akan

dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari

kalendar (calendar days) daripada tarikh Sijil Perakuan Siap Kerja

(Certificate of Practical Completion - CPC) dikeluarkan. Manakala bagi

kenderaan pengangkutan air, peraturan tambahan seperti yang

ditetapkan di perenggan 6.12.1(c) dan 6.12.2(c) hendaklah dipatuhi.

9.2 Agensi adalah bertanggungjawab memastikan maklumat berkaitan jenis,

bilangan dan spesifikasi perkhidmatan kenderaan (pengangkutan darat / air) dan

peralatan projek seperti yang telah diluluskan oleh JPKP hendaklah dimasukkan

ke dalam dokumen tender berdasarkan contoh format di Lampiran D.

10. PEMANTAUAN TERHADAP KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK

10.1 Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP bertanggungjawab

memantau penggunaan serta penyimpanan rekod yang teratur dan kemas kini

mengenai kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek yang

diterima melalui kontrak kerja dari peringkat kelulusan diterima sehingga

peringkat penyerahan.

10.2 Tindakan yang perlu diambil Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil

PP adalah seperti berikut:-

10.2.1 Melengkapkan Borang Daftar Kenderaan Dan Peralatan Projek Yang

Diterima Melalui Kontrak Kerja seperti di Lampiran E;

10.2.2 Melengkapkan Borang Pengesahan Penerimaan Kenderaan Dan

Peralatan Projek Daripada Kontraktor seperti di Lampiran F.

Sesalinan borang yang telah lengkap diisi hendaklah dikemukakan

kepada Ketua Agensi;



10.2.3 Melengkapkan Buku Log seperti berikut:-

(a) Merekodkan butir penggunaan, tujuan perjalanan serta pegawai

yang menggunakan kenderaan (pengangkutan darat / air) projek

tersebut;

(b) Pegawai yang menggunakan kenderaan (pengangkutan darat / air)

projek hendaklah menandatangani Buku Log di ruangan yang

ditetapkan selepas menggunakannya;

(c) Buku Log hendaklah diselenggara dengan betul dan disimpan oleh

pemandu; dan

(d) Menyemak buku log sekurang-kurangnya sebulan sekali bagi

tujuan pemantauan.

10.2.4 Kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek yang

disimpan sama ada di pejabat tapak bina atau di pejabat kontraktor atau

di pejabat Agensi, hendaklah direkodkan dengan teratur. Senarai

inventori yang lengkap mengenai kenderaan (pengangkutan darat / air)

dan peralatan projek hendaklah dipamerkan di pejabat tapak.

10.2.5 Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP hendaklah

menjalankan pemeriksaan atau audit ke atas penggunaan kenderaan

(pengangkutan darat / air) dan peralatan projek dari semasa ke semasa

untuk memastikan semua peraturan dipatuhi dan tiada

penyalahgunaan.

10.2.6 Laporan Pemantauan Tahunan Status Kemudahan Kenderaan

Projek Dan Peralatan Projek seperti di Lampiran G hendaklah

dikemukakan oleh Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil

PP kepada Ketua Agensi sebelum 31 Januari tahun berikutnya dan

disalinkan kepada Unit Audit Dalaman dan Unit Integriti Agensi

masing-masing untuk tujuan pengauditan dan pemantauan.

10.3 Walaupun kenderaan dan peralatan projek adalah hak milik kontraktor, sekiranya

berlaku kehilangan kenderaan dan / atau peralatan projek semasa digunakan oleh

pegawai Kerajaan, pegawai tersebut hendaklah membuat laporan polis di balai

polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan dan

membuat laporan kepada Ketua Agensi dan turut memaklumkan kepada

kontraktor projek yang berkenaan dengan seberapa segera.

10.4 Sekiranya kontraktor gagal membekalkan kenderaan (pengangkutan darat / air)



dan peralatan projek seperti yang telah diluluskan melalui kontrak kerja, maka

Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP hendaklah melaporkan

kegagalan tersebut kepada Ketua Agensi dan Agensi berhak untuk tidak

membuat pembayaran kepada kontraktor berdasarkan kadar yang telah

ditetapkan di dalam kontrak kerja.

11. PENYERAHAN SEMULA KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK KEPADA KONTRAKTOR

11.1 Setelah projek siap, penyerahan semula kenderaan (pengangkutan darat /

air) dan peralatan projek kepada kontraktor perlu direkodkan oleh Pegawai

Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP dengan mengisi Borang

Pengesahan Penyerahan Kenderaan dan Peralatan Projek Kepada

Kontraktor seperti di Lampiran H.

11.2 Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP hendaklah memastikan

sebelum kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek tersebut

dipulangkan kepada kontraktor, pelekat kekal yang mengandungi maklumat

Agensi Pelaksana pada kenderaan tersebut hendaklah ditanggalkan / dipadamkan

oleh kontraktor terlebih dahulu bagi memastikan ianya tidak disalahgunakan.

Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP hendaklah mengingatkan

kontraktor bahawa adalah menjadi satu kesalahan sekiranya terdapat aduan

pelekat kekal yang mengandungi maklumat Agensi Pelaksana tidak ditanggalkan

pada kenderaan projek selepas projek siap.

11.3 Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP hendaklah memastikan

kuantiti kenderaan (pengangkutan darat / air) dan peralatan projek yang telah

diperoleh melalui kontrak kerja hendaklah sama dengan kuantiti yang telah

diserahkan kepada kontraktor setelah Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of

Practical Completion - CPC) dikeluarkan dan / atau selepas tamat tempoh Defect

Liability Period (DLP), yang mana berkenaan.

12. LARANGAN PENERIMAAN KENDERAAN (PENGANGKUTAN DARAT / AIR) ATAU PERALATAN

PROJEK SECARA PERCUMA DARIPADA KONTRAKTOR

12.1 Pegawai / Kakitangan Agensi Kerajaan / ahli keluarga / saudara / sekutunya adalah

dilarang untuk menerima sebarang kenderaan (pengangkutan darat / air) atau

peralatan projek secara percuma atau harga di bawah pasaran sama ada dalam

tempoh pelaksanaan projek mahupun setelah projek siap.

12.2 Sekiranya pegawai / kakitangan Agensi Kerajaan didapati menerima kenderaan


LAMPIRAN A

KELAYAKAN, BILANGAN MAKSIMA DAN SPESIFIKASI PERALATAN PROJEK

Item Jenis PeralatanBil.

Kelayakan /projek

Spesifikasi Peralatan

(a) Komputer termasuk pencetak(printer)

(i)

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

Komputer terhad kepada jenis dekstop

dan komputer riba (laptop) sahaja.

Komputer jenis selain daripada yang

dinyatakan di atas adalah tidak

dibenarkan;

Komputer haruslah menggunakan sistem

pengoperasian semasa;

Printer yang mempunyai fungsi

mencetak sahaja dan bukan merupakan

multifunction printer bagi mengelakkan

pertindihan fungsi dengan peralatan lain

seperti item (b), (c) dan (f); dan

Spesifikasi komputer, printer dan

perisian setakat memenuhi keperluan

asas menjalankan tugas pemantauan,

penyeliaan dan pengurusan projek

sahaja. Agensi hendaklah memastikan

perisian komputer yang akan dipasang

ke dalam komputer merupakan perisian

asli (original)

Komputer yang dibekalkan oleh

kontraktor hendaklah juga dilengkapi

dengan aksesori untuk video conference

seperti web camera (webcam), mikrofon

dan speaker sekiranya perlu.

Anggaran Harga Tender Maksimum

Melebihi RM500 ribu sehingga RM2 juta 1

Melebihi RM2 juta sehingga RM20 juta 2

Melebihi RM20 juta sehingga RM50 juta 3

Melebihi RM50 juta 4

(b) Mesin Pendua(Photostate Machine)

1 (i) Hanya dibenarkan bagi projek melebihiRM5 juta sahaja;

(ii) Medium duty (black and white); dan

(iii) Kertas bersaiz A3 / A4

(c) Mesian Pengimbas (Scanner) 1 (i) Multifeeder / Flatbed type;

(ii) Maksimum 4800 x 9600 dpi; dan

(iii) Kertas bersaiz A3 / A4


Item Jenis PeralatanBil.

Kelayakan /projek

Spesifikasi Peralatan

(d) Projektor 1 (i) Maksimum WXGA 1280 x 800 pixels;

(ii) Maksimum 3000 lumens;

(iii) HDMI Video / Audio Input;

(iv) DVI; dan

(v) 15-pin VGA

(e) Kamera Digital 1 (i) Maksimum 16 megapixels;

(ii) Maksimum 16GB memory card;

(iii) Maksimum 5x optical zoom;

(iv) Built-inWi-Fi; dan

(v) Full HD video

(f) Mesin Faksimili 1 (i) Monochrome laser print;

(ii) Maksimum 33.6Kbps modem;

(iii) Maksimum 600 x 600 dpi print resolutio

n;

(iv) Kertas bersaiz A4; dan

(v) Maksimum 16Mb memory capacity

(g) Telefon Talian Tetap (i) Dibekalkan oleh syarikat telekomunikasi

yang dipilihAnggaran Harga Tender Maksimum

Melebihi RM500 ribu sehingga RM20 juta 1

Melebihi RM20 juta 2

Nota : Perolehan tidak boleh dihadkan kepada sebarang jenis jenama dan memadai peralatan berkenaan

menepati spesifikasi yang ditetapkan seperti di atas.

LAMPIRAN B

BILANGAN DAN PEGAWAI YANG LAYAKMEMBUAT TUNTUTAN BIL. TELEFON BIMBIT

Bil. Anggaran Harga Tender

Bilangan Pegawaiyang Layak MembuatTuntutan Bil. Telefon

Bimbit

Pegawai Yang LayakMembuat Tuntutan Bil

Telefon Bimbit

1. Melebihi RM500 ribu sehinggaRM2 juta

1 1. PP; atau2. WPP

2. Melebihi RM2 juta sehinggaRM10 juta

2 1. PP; atau2. WPP


4 1. PP; atau2. WPP


4 1. PP; atau2. WPP

5. Melebihi RM50 juta 5 1. PP; atau2. WPP

Nota: PP – Pegawai Penguasa / Pengarah ProjekWPP – Wakil Pegawai Penguasa / Pengarah Projek

LAMPIRAN B1

CONTOH FORMAT BORANG PENGISYTIHARAN TUNTUTAN BIL TELEFON

BORANG PENGISYTIHARAN TUNTUTAN BIL TELEFONBAGI BULAN _____ TAHUN _____

Penting:i) Hanya Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) dan pegawai yang terlibat dalam projek sahaja yang boleh membuat

tuntutan.

ii) Tuntutan adalah terhad sekali sahaja sebulan walaupun bilangan projek yang diselia melebihi satu.

iii) Pegawai yang telah menerima tuntutan kemudahan bayaran balik bil telefon mengikut pekeliling Kerajaan Negeri yang sedangberkuatkuasa adalah tidak layak untuk membuat tuntutan.

iv) Borang yang telah lengkap perlu disimpan bagi tujuan rekod dan rujukan.

1 MAKLUMAT PEMOHON

1.1 Nama :1.2 No. Kad Pengenalan :

1.3 Jawatan / Gred :

1.4 No. Telefon :1.5 Bahagian / Jabatan :

2 MAKLUMAT PROJEK

2.1 Nama Projek :2.2 Peranan Di Dalam Projek :2.3 Tempoh Projek :2.4 Tarikh Mula Projek :2.5 Tarikh Siap Projek :

3 MAKLUMAT TUNTUTAN

3.1 Jumlah Tuntutan : RM..............................

4 PERAKUAN PENGISYTIHARAN

Adalah diperakukan bahawa:i) Maklumat yang dinyatakan di atas adalah benar dan saya bertanggungjawab terhadapnya; danii) Disahkan bahawa tuntutan ini hanya dibuat sekali sahaja

Tandatangan :Nama Pemohon :Jawatan / Gred Jawatan :Tarikh :

5 PERAKUAN KETUA AGENSI

Adalah diperakukan bahawa:i) Saya mengesahkan bahawa semua maklumat yang diberikan oleh pemohon adalah benar; danii) Saya menyokong / tidak menyokong permohonan pegawai di atas sebab-sebab berikut

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................Tandatangan :Nama Pemohon :Jawatan / Gred Jawatan :Tarikh :

6 PENGESAHAN BAYARAN (DIISI OLEH KONTRAKTOR)

Jumlah Bayaran :Tarikh Pembayaran :

Tandatangan dan Cop :

LAMPIRAN C

CONTOH FORMAT BORANG PERMOHONAN PEROLEHAN PERKHIDMATAN KENDERAAN DANPERALATAN UNTUK PEMANTAUAN PROJEK MELALUI KONTRAK KERJA

BORANG PERMOHONAN PEROLEHAN PERKHIDMATAN KENDERAAN DAN PERALATAN UNTUK PEMANTAUANPROJEK MELALUI KONTRAK KERJA

1 AGENSI PELAKSANANama Kementerian / Jabatan / Badan-Badan Berkanun

2 MAKLUMAT PROJEK2.1 Nama Projek :

2.2 Lokasi Projek :

2.3 Tempoh Pelaksanaan Projek :

2.4 Anggaran Harga Tender : RM………………………………

2.5 Tarikh dijangka tender dipelawa :

3 BUTIR-BUTIR PERMOHONAN

3.1 Permohonan Kemudahan Kenderaan Projek(a) Justifikasi keperluan:

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

(b) Kriteria Wajib:

Sila tandakan () di petak yang disediakan. Semua kriteria wajib perlu dipatuhi.

(i) Anggaran Harga Tender Agensi melebihi RM500 ribu

(ii) Kenderaan Agensi sedia ada tidak mencukupi untuk digunakanbagi tujuan pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek

(c) Kriteria Lain:

Sila tandakan () di petak yang berkaitan sahaja.

(i) Melibatkan pembinaan bangunan yang mana tapak binanyamelebihi 40 ekar dan tidak sesuai menggunakan kenderaanbiasa;

(ii) Melibatkan jalan masuk (access road) ke lokasi tapak bina yangsukar untuk dilalui, tidak berturap dan hanya sesuai dilalui olehkenderaan pacuan empat road (four wheel drive – 4WD);

(iii) Melibatkan pembinaan projek berbentuk linear yang melebihi 1kilometer serta tiada jalan masuk di sepanjang jajarannya;

(iv) Melibatkan tapak bina yang sukar dilalui seperti berbukit bakau,berpaya dan sebagainya.

(v) Melibatkan pembinaan projek di kawasan sungai sepertipembinaan jambatan, jeti atau seumpamanya.

3.2 Butir-Butir Kenderaan / Peralatan yang Dipohon

Bil. Jenis Kenderaan/ Peralatan Projek

Kuantiti Justifikasi Keperluan Butir-Butir Kenderaan / PeralatanSedia Ada Di Pejabat Yang Memohon

BORANG PERMOHONAN KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK MELALUI KONTRAK KERJA UNTUKPERTIMBANGAN JAWATANKUASA PEROLEHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK (JPKP)

4 PERAKUAN OLEH PEMOHONAdalah diperakukan bahawa permohonan kenderaan / peralatan projek seperti di perenggan 3.2 di atas adalahbenar-benar diperlukan

Tandatangan :

Nama :Jawatan / Gred Jawatan :Tarikh :

5 KEPUTUSAN JAWATANKUASA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK MELALUIKONTRAK KERJA (JPKP)

Bil. Butir-Butir Permohonan Keputusan JPKP CatatanJenis Kenderaan /Peralatan Projek Kuantiti Lulus / Tidak Lulus Bilangan Diluluskan

Kami, selaku Jawatankuasa Perolehan Kenderaan dan Peralatan Projek (JPKP), bersetuju untuk meluluskankemudahan kenderaan dan peralatan projek sebagaimana di perenggan 6 di atas.

Nama Jawatan Hakiki Jawatan Dalam JPKP TandatanganPengerusiAhli 1Ahli 2Ahli 3

Tarikh Keputusan:

LAMPIRAN D

CONTOH BUTIRAN BAGI KERJA-KERJA AWALAN (PRELIMINARIES)

No. Item Rate(per month) Amount

1. Provide, operate and maintain the following transportation servicefor the SO and his staff as and when required from thecommencement of the Contract until the issuance of theCertificate of Practical Completion, as specified:

Transport Vehiclesi) Nos. of 4WD:

(a) On the road : *…..(b) Off road: *…..according to specified specifications.

ii) Nos. of 2WD:(a) On the road : *…..(b) Off road: *…..according to specified specifications

Transport Vessel

Provision of *...... unit of 18 feet roofted speed boat min seatingcapacity for six (6) passengers, c/w *...... HP outboati)ii)

Engine and six (6) life jacketsMaintenance of speed boat provided: including fuel cost,insurance, taxes, charges and etc.

Attendance For The S.O., His Representatives And Assistantsi) One (1) competent Speed Boat operator

2. Provide and maintain the following for the use of the SO and hisstaff from the commencement of the Contract until the issuanceof the Certificate of Practical Completion, as specified:

i)

ii)

iii)

iv)

v)

vi)

Computer facilities compromising of *…….. sets ofmicrocomputer system, according to specified specifications.

*…….. no. of medium duty copier machine, according tospecified specifications.

*…….. no. of scanner, according to specified specifications.

*…….. no. of projector, according to specified specifications.

*…….. no. of digital camera, according to specifiedspecifications.

*…….. no. of fax machine, according to specifiedspecifications.

Specifications of equipment are as stated in the requirement.* Insert the numbers required

LAMPIRAN E

CONTOH BORANG DAFTAR KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK YANG DITERIMAMELALUI KONTRAK KERJA

BORANG DAFTAR KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK YANG DITERIMAMELALUI KONTRAK KERJA1. Nama Projek :2. Harga Kontrak :3. Tempoh Kontrak :4. Nama Kontraktor :5. No. Kontrak :

Bil. Butir Jelas JenisKenderaan /

Peralatan Projek

(i)

Tarikh & RujukanKelulusan JawatankuasaPerolehan PerkhidmatanKenderaan dan PeralatanProjek Melalui Kontrak

Kerja (JPKP)

Sepanjang Tempoh Pelaksanaan Projek Setelah Selesai Projek dan Sijil PerakuanSiap Kerja Dikeluarkan

Catatan

Penerimaan Kenderaan / Peralatan DaripadaKontraktor

Serahan Kenderaan / Peralatan KepadaKontraktor

Tarikh &RujukanTerima

Penempatan Tandatangan dan CopPegawai Penguasa atauPengarah Projek (PP) /Wakil PP serta Tarikh

Tarikh &RujukanSerahan

Tandatangan dan CopPegawai Penguasa atauPengarah Projek (PP) /Wakil PP serta Tarikh

A KENDERAAN PROJEK1.2.

B PERALATAN PROJEK1.2.

Panduan mengisi borang daftar kenderaan dan peralatan projek yang diterima melalui kontrak kerja:

a) Borang perlu diisi dengan lengkap dan dikemas kini. Jika tidak berkaitan, perlu dicatat “tidak berkenaan” di dalam ruang yang berkenaan.b) Bilangan, jenis, butir jelas serta spesifikasi bagi setiap kemudahan yang diterima hendaklah direkodkan dengan lengkap pada ruang (i) di dalam borang. Bagi kenderaan,

memadai dinyatakan jenis, model, kuasa kuda serta nombor pendaftarannya sahaja di dalam ruangan (i).c) Bagi tujuan rujukan, indeks perlu diwujudkan bagi borang-borang kelulusan, penerimaan dan penyerahan kenderaan dan peralatan projek. Kesemua dokumen ini perlu

disimpan dengan teratur di dalam satu fail.d) Sesalinan borang yang telah lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada Ketua Agensi berserta salinan geran kenderaan berkaitan.

LAMPIRAN F

CONTOH BORANG PENGESAHAN PENERIMAAN KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK DARIPADA KONTRAKTOR

BORANG PENGESAHAN PENERIMAAN KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK DARIPADA KONTRAKTOR1. Nama Projek :2. Harga Kontrak :3. Tempoh Kontrak :4. Nama Kontraktor :5. No. Kontrak :

Bil. Maklumat Kemudahan Kenderaan / Peralatan Projek Kuantiti Tarikh Terima No. Pendaftaran / No. Siri1.2.3.

1. Perakuan Kontraktor :-

Saya, bagi pihak kontraktor mengaku telah menyerahkan kenderaan / peralatan projek seperti yang disenaraikan di atas kepada Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP

…………………………………………………………………..(Tandatangan Kontraktor)

NamaJawatanTarikh

:::

2. Pengesahan Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP :-

Saya, bagi pihak Agensi Kerajaan, mengaku telah menerima kemudahan kenderaan / peralatan projek seperti yang tercatat di dalam jadual di atas

…………………………………………………………………..(Tandatangan Pegawai Penguasa atau

Pengarah Projek (PP) / Wakil PP)NamaJawatanTarikh

:::

Nota: 1. Sesalinan borang yang telah lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada Ketua Agensi berserta salinan geran kenderaan yang berkaitan.2. Sesalinan borang pengesahan penerimaan ini perlu disimpan oleh pihak kontraktor.

LAMPIRAN G

CONTOH LAPORAN PEMANTAUAN TAHUNAN STATUS KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK

LAPORAN PEMANTAUAN TAHUNAN STATUS KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK BAGI TAHUN ……

1. No. Rujukan :2. Nama Projek :3. Harga Kontrak :4. Tempoh Kontrak :5. Nama Kontraktor :6. No. Kontrak :7. Tarikh Siap Kerja :

Bil. Tarikh & RujukanKelulusan JPKP

Jenis Kemudahan Kenderaan/ Peralatan Projek Kuantiti No. Pendaftaran /

No. Siri ModelTarikhTerima

Pegawai YangBertanggungjawab

*StatusCatatan

A B1.

2.

3.

*Status A Tiada PerubahanB Lain-lain, sila jelaskan

Pengesahan Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PPDengan ini adalah disahkan bahawa maklumat yang dikemukakan tersebut di atas adalah betul dan benar.

…………………………………………………………………..(Tandatangan Pegawai Penguasa atau Pengarah

Projek (PP) / Wakil PP)NamaJawatanTarikh

:::

LAMPIRAN HCONTOH BORANG PENGESAHAN PENYERAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK KEPADA KONTRAKTOR

BORANG PENGESAHAN PENYERAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK KEPADA KONTRAKTOR1. No. Rujukan :2. Nama Projek :3. Harga Kontrak :4. Tempoh Kontrak :5. Nama Kontraktor :6. No. Kontrak :

Bil. Maklumat Kemudahan Kenderaan Projek Kuantiti Tarikh Serahan Catatan1.2.Bil. Maklumat Kemudahan Peralatan Projek Kuantiti Tarikh Serahan Catatan1.2.

1. Pengesahan Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP :-

Saya, bagi pihak Agensi Kerajaan, mengaku telah menyerahkan kemudahan kenderaan / peralatan projek seperti yang tercatat di dalam jadual di atas kepada pihak kontraktor.

…………………………………………………………………..(Tandatangan Pegawai Penguasa atau Pengarah Projek (PP) / Wakil PP)

NamaJawatanTarikh

:::

2. Perakuan Kontraktor :-

Saya, bagi pihak kontraktor mengaku kenderaan / peralatan projek seperti yang disenaraikan di atas telah diterima daripada pihak Kerajaan.

…………………………………………………………………..(Tandatangan Kontraktor)

NamaJawatanTarikh

:::

Nota: 1. Borang penyerahan asal hendaklah disimpan oleh pihak Kerajaan.2. Sesalinan borang pengesahan penyerahan ini perlu disimpan oleh pihak kontraktor dan sesalinan diberikan kepada Ketua Agensi.3. Agensi hendaklah memastikan kenderaan dan peralatan projek yang diserahkan adalah sama seperti mana yang disenaraikan dalam jadual di atas. Sekiranya terdapat

percanggahan, sebab-sebab yang munasabah hendaklah dinyatakan.

pejabatsetiausahakewangannegeri, tingkat14,17&18

Documents