pengurusan strategik untuk sektor pendidikan awam

29
AMALAN PENGURUSAN STRATEGIK BAGI MENINGKATKAN KECEMERLANGAN SEKOLAH OLEH MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Apakah itu Pengurusan? Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan (Drucker, 1972) Apakah itu Strategi? Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general. Sesuatu proses itu strategik apabila ia melibatkan memilih tindakan yang terbaik untuk respon kepada persekitaran yang dinamik (Allison & Kaye, 2004) Apakah itu Pengurusan Strategik? 1. “Strategic management is art and science of formulating, implementing, and evaluating cross-functional decisions that enable an organisations to achieve its objectives” (David, 2001) 2. Pengurusan strategik ialah proses formulasi perancangan strategic dan pelaksanaan perancangan tersebut. Ia melibatkan proses analisis strategic, pemilihan strategic dan implmentasi strategik (Fidler, 2002) KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN PERANCANGAN STRATEGIK (WHY) Mempunyai satu kerangka proses kerja yang tersusun dan sistematik untuk menterjemahkan misi, visi dan strategi kepada aktiviti-aktiviti kerja harian. Menghubungkan antara matlamat strategik dengan petunjuk-petunjuk prestasi utama (Keys performance indicators) bagi mengawal prestasi organisasi. 1

Upload: mbustamanabdmanaf

Post on 06-Jun-2015

6.912 views

Category:

Documents


6 download

DESCRIPTION

Pengurusan organisasi samada awam atau swasta memerlukan pemimpinnya mengurus secara strategik bagi menyediakan dan memastikan organisasi terus berjaya dalam menghadapi perubahan dalam persekitarannya. Kertas ini cuba memberi kefahaman ringkas tentang pengurusan strategik di sektor awam berasaskan model Harvard Business School dan Bryson. Ia juga memasukan dengan lengkap cara mengunakan KPI dalam pengurusan strategik. Sekarang ini Pengurusan Pengukuran Prestasi berasakan KPI atau Balanced Scorecard adalah pendekatan yang lebih praktikal dan bahan sebegini masih jauh kurang di pasaran Malaysia. Apa yang jelas sehingga saya menulis, tiada satu buku Pengurusan Strategik yang ditulis di Malaysia membincang secara praktikal untuk membina KPI.

TRANSCRIPT

Page 1: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

AMALAN PENGURUSAN STRATEGIK BAGI MENINGKATKAN KECEMERLANGAN SEKOLAH

OLEHMUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF

INSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Apakah itu Pengurusan?Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan (Drucker, 1972)

Apakah itu Strategi?Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general. Sesuatu proses itu strategik apabila ia melibatkan memilih tindakan yang terbaik untuk respon kepada persekitaran yang dinamik (Allison & Kaye, 2004)

Apakah itu Pengurusan Strategik?1. “Strategic management is art and science of formulating, implementing, and evaluating cross-functional decisions that enable an organisations to achieve its objectives” (David, 2001)2. Pengurusan strategik ialah proses formulasi perancangan strategic dan pelaksanaan perancangan tersebut. Ia melibatkan proses analisis strategic, pemilihan strategic dan implmentasi strategik (Fidler, 2002)

KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN PERANCANGAN STRATEGIK (WHY) Mempunyai satu kerangka proses kerja yang tersusun dan sistematik untuk menterjemahkan misi, visi dan strategi kepada aktiviti-aktiviti kerja harian. Menghubungkan antara matlamat strategik dengan petunjuk-petunjuk prestasi utama (Keys performance indicators) bagi mengawal prestasi organisasi. Meningkatkan keupayaan pemimpin untuk mengukur, mengawal strategi secara berkesan bagi mencapai misi dan visi organisasi. Meningkatkan kecekapan & keberkesanan dalam pengurusan masa, tenaga dan kos Membina satu kerangka kerja apa yang patut dilakukan untuk

menentukan halatuju masa depan organisasi. Menyediakn kerangka untuk meningkatkan keupayaan dalam

persaingan dan peningkatan prestasi.

1

Page 2: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Menyediakan ruang untuk semua ahli organisasi terlibat dan bertangggungjawab sama dalam mencapai matlamat organisasi.

Mengimbangkan organisasi dengan perkembangan persekitaran. Menjadikan organisasi lebih berfokus (First thing first). Menjadikan seseorang itu sebagai pemimpin yang cemerlang; melakukan perkara yang betul, dengan betul, untuk orang/pihak yang betul, pada tempat yang betul, pada masa yang betul dan dalam bajet yang betul

Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam

mbam/iab-moe/2006 36

Model Pengurusan Strategik UntukInstitusi Pendidikan Awam

.

1. Pra-Perancangan

7. PenilaianPrestasi& Penambahbaikanberterusan

2. Halatuju Organisasi: Mandat/Dasar, Misi & Visi(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

6. ImplementasiStrategi

3. Analisa Persekitaran: MaklumatDalaman& LuaranOrganisasi

4. IsuStrategik/Fokus, Matlamat, ‘KPI’ & ObjektifPusinganSemula

SumberAsal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & NonprofitOrganization. S.Fra: Jossey-Bass.

Nota Peringatan: Pendekatan yang digunakan dalam penulisan nota perancangan strategik ini ialah berasaskan pendekatan proses khususnya di sektor awam dan organisasi yang tidak berasaskan keuntungan.

2

Page 3: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

mbam/iab-moe/2006 40

TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON (2000)

. MISSIONWhy we exist

STRATEGYOur game plan

PERSONAL OBJECTIVESWhat I need to do

VISIONWhat we want to be

CORE VALUESWhat we believe in

STRATEGIC INITIATIVESWhat we need to do

BALANCED SCORECARDImplementation & focus

Motivated & Preparedworkforce

EffectiveProcesses

STRATEGIC OUTCOMES

Satisfiedstakeholders

Delighted Customers

mbam/iab-moe/2006 41

An old story ……….……… but still true

“Any organisation which boasts oneStatement of Mission (Purpose), one Vision, five Values, six Goals, seven Strategic Priorities and eight Key Performance Indicators without any clear correlation between them is producing a recipe for total confusion and exasperation.”

Learmont Report, October 1995 on the Prison Service

Proses Proses Utama Pengurusan Strategik

3

Page 4: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Proses Pertama: Persediaan Perancangan (Pre-planning) Mengadakan satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap

tujuan dan faedah pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua staf untuk membina dan melaksanakan perancangan strategik atau perubahan baru.

Menubuh jawatankuasa kerja untuk membina perancangan strategik dan menyediakan senarai tugas setiap ahli jawatankuasanya.

Mengumpul maklumat tentang:i. Latar belakang organisasi ( bagi yang pertama kali: organisasi atau ketua jabatan baru)ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)iii. Pencapaian terbaik dalam sejarah organisasiiv Laporan analisis prestasi program/projek (strategi) tahun sebelumv. Laporan status prestasi semasa.vi. Pencapaian terbaik setiap bidang utama organisasi lain di peringkat zon, daerah, negeri atau kebangsaan untuk penandaarasanvii. Analisis prestasi perancangan strategik lepas (jika telah ada)

Merangka program latihan peningkatan kefahaman dan kemahiran perancangan strategik secara mendalam kepada semua staf.

Bina plan kerja/aktiviti bagi pembangunan perancangan strategik (termasuk program ‘retreat’ jika ada)

Proses Kedua: Analisis Organisasi atau ”Organizational Assessment”

Aktiviti-aktiviti utama yang terlibat ialah mengenalpasti dan menjelaskan mandat Kerajaan, menjelaskan dan menetapkan halatuju organisasi: misi,visi,

nilai, piagam pelanggan dan menganalisis persekitaran dalaman dan luaran organisasi.

a. Apakah itu Mandat?

4

Page 5: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Mandat merujuk kepada apa yang diarah atau yang dipertanggungjawab oleh pihak yang bertanggungjawab (stakeholder) dan yang dilarang melakukankannya.

“Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters “(Sevier, 2000)

Tauliah (punca kuasa) Apa yang mesti dibuat bagi tujuan memenuhi tanggungjawab dan misinya Garis panduan tanggungjawab umum sesebuah organisasi Semua polisi tersebut akan menentukan ‘nature’, skop dan arah tujuan perancangan institusi terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan. Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi.

Contoh Mandat1. Akta Pendidikan2. Misi Nasional, Dasar Pendidikan Kebangsaan 3. Pelan Induk Pembangunan Pendidikan 2006-2010 4. Pekelililing Iktisas dan PKPA 5. Arahan Perbendaharan6. Surat Arahan Jabatan Pelajaran Negeri7. Undang-undang Kerajaan Malaysia

b. Menjelaskan Halatuju Institusi – MISI, VISI dan NILAI?

1. MisiMisi adalah proses yang mengikuti selepas Mandat. Ini adalah kerana Mandat menjelaskan siapa kita dan apa yang kita diarah lakukan oleh Kerajaan sebagai Stakeholder utama. Manakala Misi pula menjelaskan kerja yang dipertanggungjawab atau apa yang patut dilakukan (fungsi & peranan) sebagaimana yang dinyatakan dalam mandat.

Sesuatu pernyataan misi yang baik perlu meliputi perkara-perkara berikut: 1. Tujuan atau sebab penubuhan sesebuah organisasi? (What is

our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan

5

Page 6: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.

2. Kepada siapa perkhidmatan diberikan? (Who we serve?, as our customers: geography, segments, names) Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi penuhi.

4. Apakah nilai organisasi kepada pelanggan? ( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others)

5. Mencerminkan ciri-ciri keunikan/nilai-nilai/prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya.

6. Pernyataannya ringkas dan mudah diingati/difahami (Tiada pengunaan bahasa yang sukar difahami (bombastik)

Contoh Pernyataan Misi

MISI (Sekolah X)Menyediakan pendidikan yang berkualiti bagi melahirkan generasi muda yang seimbang dan terbilang melalui pengurusan berkualiti

Analisa Misi

1. Tujuan atau sebab ditubuhkan organisasi anda?• Untuk memberi pendidikan berkualiti

2. Kepada siapa perkhidmatan diberikan? Murid (tersirat) (generasi muda)3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

• generasi muda seimbang dan terbilang4. Bagaimana dilaksanakan? pengurusan berkualiti5. Apakah nilai –nilai sebagai asas pegangan?

seimbang dan terbilang6. Adakah ianya ringkas dan mudah diingati/difahami? Ya. Tiada perkataan sukar difahami dan diingati. 15 patah

perkataan sahaja.

6

Page 7: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

2. Wawasan atau Visi

Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan. Manakala Cowley & Domb (97) dalam buku “Beyond Strategic Vision” menyatakan: visi adalah gambaran pemikiran yang jelas tentang hasrat masa depan yang diinginkan. Seterusnya mereka berpendapat. “A vision is a statement (or a picture) of an ideal state of being or existence in the future that is inspiring and empowering for the stakeholders of the organization”

Burt Nanus (1994) dalam bukunya “Visionary Leadership”, telah mengariskan kriteria visi yang baik: Berorientasikan masa depan Memandu kearah masa depan yang jelas Sesuai untuk organisasi, budaya dan nilai Satu “set” piawaian kecemerlangan dan berkualiti Jelas tujuan (purpose) Membangkitkan semangat dan mengguatkan komitmen/kepercayaan Mengambarkan keunikannya organisasi Cukup “ambitious”?( mempunyai cita-cita yang tinggi)

Contoh VisiContoh Visi

Contoh 1: “Kearah menjadikan sekolah yang terbilang”

Contoh 2: Pusat Latihan Intan: Visi

Untuk menjadi institusi latihan sektor awam bertaraf dunia.

Misi

7

Page 8: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Membangun sumber manusia sektor awam melalui latihan yang berkualiti.

Contoh 3: UPM

MISI

Misi Universiti adalah menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang unggul, yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu, tetapi juga kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara.

VISI

Wawasan Universiti Putra Malaysia ialah untuk menjadi Universiti bertaraf dunia, iaitu sebuah komuniti cendekiawan dan intelek bereputasi antarabangsa yang menjadi kebanggaan negara kerana sumbangannya dalam penulisan kesarjanaan dan penemuan yang sentiasa memberi pengertian baru kepada kemajuan, perkembangan dan pembangunan negara dan dunia.

Contoh 4: Universiti Malaya

Mission

To advance knowledge and learning through quality research and education for the nation and for humanity.

Vision

To be an internationally renowned institution of higher learning in research, innovation, publication and teaching.

Core Values of the University Of Malaya

8

Page 9: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Integrity Respect Academic Freedom Open-mindedness Accountability Professionalism Meritocracy Teamwork Creativity

Social Responsibility

3. NILAI3. NILAI

Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.

(W.G Ricky & M. Pustay, 1999)Konsep NilaiNilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai.

Nilai-nilai murni (Contoh) Amanah Tanggungjawab Ikhlas Benar Sederhana Tekun Bermuafakat

Misi & Visi secara implicit/Metafor

1. Piagam Pelanggan

satu komitmen bertulis, jabatan/agensi Kerajaan terhadap penyampaian keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan (termasuk stakeholders).

Satu jaminan jabatan/agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut standard kualiti yang ditetapkan.

9

Page 10: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Standard kualiti yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan.

Orang ramai pula akan mendapat perkhidmatan yang cepat dan memuaskan serta pulangan dari segi nilai wang yang dikeluarkan.

Ciri-ciri Piagam Pelanggan Jelas; Senang disebar; Kebolehpercayaan; Praktikal; Khusus; dan Boleh ditambahbaik.

Gunakan garis panduan PKPA untuk sediakan pernyataan Piagam Pelanggan untuk pelanggan utama seperti murid, guru, ibu bapa, PPD/JPN/KPM & komuniti. (Pernyataan piagam hendaklah ditulis berasaskan apakah perkhidmatan yang diinginkan oleh pelanggan ada bukan apa yang organisasi akan buat (yang sering bertukar menjadi pernyataan matlamat kepada piagam pelanggan itu disediakan). Bagai perkhidmatan yang ada ukuran prestasi perkhidmatannya seperti tempoh masa, jumlah dan lain-lain lagi, sila sediakan secara spesifk.

2. Jelaskan slogan, moto, rekabentuk logo & warna yang digunakan bagi merealisasikan misi, visi dan nilai yang dinyatakan di atas.

4. Analisis Persekitaran Kaedah-kaedah untuk maklumat organisasi:1. Semakan dokumen dan rekod2. Kajian3. Soalselidik4. Temubual5. Pemerhatian6. Hasil-hasil penyelidikan 7. Tinjauan literatur

Kaedah-kaedah analisis data:1. Matrik KLAP (SWOT)2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)3. Analisis Senario4. Matrik NDTS (Space)5. Analisis Titik Pulangan Modal6. PEST (Persekitaran Luar)

10

Page 11: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Kaedah yang popular dan senang : Analisis SWOT/SWOC

Analisis Dalaman Analisis LuaranKekuatan (S)

K1 K2 K3 K4

Peluang (O) P1 P2 P3 P4

Kelemahan (W) L1 L2 L3 L4

Ancaman (T)/Cabaran (C) C1 C2 C3 C4

Contoh analisis Kekuatan (S), Kelemahan (W), Peluang (O) dan Ancaman (T)/ Cabaran (C) sebuah sekolah.

Kekuatan (Strength – S) S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah SelatanS3 : GPK yang komited dan berpengalamanS4 : 100% guru terlatih dan bertauliahS5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah

yang dirancangS6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawaS7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi

Anugerah SPBT CemerlangS8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara

aktif

Kekuatan (Strength – S) S9 : Guru prihatin terhadap kebajikan muridS10 : Pengurusan kewangan tanpa teguranS11 : Pekerja rendah am berkemahiranS12 : Bilik dan kemudahan asas mencukupiS13 : Disiplin murid mudah dikawal – kawasan kampongS14 : Murid tinggal berhampiran dengan sekolahS15 : Tiada kes disiplin atau salah laku yang berat.S16 : Memenangi banyak anugerahS17 : Sekolah satu sesi

11

Page 12: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Kelemahan (Weakness –W)W1. Peratus pencapaian UPSR masih berada di tahap yang rendah –

74%W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.W3. Murid bergantung 100% kepada sekolah dan guru.W4. 5% kes ponteng sekolah.

Peluang (OPPORTUNITIES – O)O1 : Sokongan komuniti setempat yang baikO2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum.O3 : Hubungan erat dengan PIBGO4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta05 : Hubungan dengan ahli politik baik.O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskapO7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur

Ancaman (Threats – T)/ Cabaran (Challenges- C)T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap pelajaran anak-anak masih rendah.T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa terhad.T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia gunakan padang di waktu petang)

Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik…Apakah isu-isu strategik yang perlu diberi prioriti atau fokus untuk dijadikan sebagai asas bagi membina matlamat strategik organisasi bagi mencapai misi dan visi organisasi.

* Perhatian: pada peringkat ini rajah interplay SWOC belum lagi digunakan.

Proses Utama Ketiga: Pilihan Strategik (Strategic Choices)

Proses utama yang terlibat pada peringkat ini ialah1. Pemilihan Isu-isu strategik, 2. Penetapan Matlamat dan Objektif, 3. Pembinaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI), dan Sasaran

prestasi.

a. Kenalpasti Isu-Isu Strategik

12

Page 13: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Isu strategik ialah kekuatan, kelemahan, peluang, atau cabaran – atau masalah atau peluang yang ada atau mempunyai potensi untuk memberi kesan keatas prestasi organisasi atau para stakeholder (Sevier, 2000). Ia merujuk kepada apakah faktor kejayaan kritikal (CSFs) untuk mencapai misi dan visi.

Pendekatan untuk kenalpasti isu strategik1. ‘The direct approach’- di dapati dari semakan mandat, misi, analisis persekitaran (SWOT).2. ‘The goals approach’- misi, visi dan stakeholder 3. ‘ The vision of success’- tanyakan gambaran kejayaan masa depan yang terbaik berasaskan misi kewujudan organisasi tersebutb. MatlamatSasaran atau kedudukan-kedudukan khusus yang dihasratkan/idamkan dicapai oleh sesuatu organisasi pada satu ketika dalam satu jangkamasa yang panjang. Sasaran tersebut dinyatakan secara lebih umum dan luas (broad).

“Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. In other word, what the changes required to move the organization toward its mission and vision”.

Contoh pernyataan matlamat: Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama (MISI NASIONAL) Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar. Meningkatkan kecemerlangan pengurusan & kepimpinan

kokurikulum Meningkatkan kecemerlangan pelajar dalam kokurikulum Memantapkan pengurusan dan kepimpinan sekolah

c. Objektif1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)

Ciri-ciri pernyataan objektif yang baik(SMART):

Specific (khusus)• Measureable (boleh diukur)• Attainable (boleh dicapai)• Reliable/ realistik (boleh dipercayai/konsisten)

13

Page 14: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

• Time frame (berjangkamasa)

Contoh pernyataan ObjektifJangka PanjangMencapai kecemerlangan UPSR melebihi tahap purata kebangsaan menjelang tahun 2010 Jangka PendekMeningkatkan kecemerlangan dalam Bahasa Inggeris dari 60% ke 80 % mendapat A dalam UPSR pada tahun 2007.

d. Petunjuk Prestasi Utama (Keys Performance Indicators- KPI)

Definisi: Key Performance Indicators (KPI) are quantifiable measurements, agreed to beforehand, that reflect the critical success factors of an organization (F.John Reh, 2004). KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi. KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.

KPI help an organization to define and measure progress toward organizational goals. KPI must reflect the organizational goals. KPI must be quantifiable. KPI must be Key to organizational success (F.John Reh, 2004).

Sila pastikan bahawa setiap KPI disertakan sasaran bersama. Pembinaan sasaran prestasi sebaiknya diunjurkan berasaskan “take of value” (TOV) semasa pada kadar tempoh minima 3 hingga 5 tahun.

14

Page 15: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

ISU STRATEGIK

MATLAMAT STRATEGIK

OBJEKTIF

PETUNJUK PRESTASI

UTAMA (KPI)

SASARANPRESTASI

tov 07

08

09

10

PeratusBilanganKekerapanRatioGredTahap

Mengapa perlu mengunakan KPI dalam perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003): If we can’t measure our processes, we can’t manage our

processes If we can’t manage our processes, we can’t change our

processes for improvement If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our

customers’ expectations MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

15

Page 16: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Terdapat 4 Kategori Pengukuran Prestasi: 1. Inputs: the resources that an organization uses to produce goods or services, including human, financial, facility, or material resources (e.g., number of Ringgits expended) 2. Output Measures: tools, or indicators, to count the services & goods produced by an organization. The number of people receiving a service or the number of services delivered are often as measures of output. 3. Efficiency Measures: indicators that measures the cost, unit cost, or productivity associated with a given outcome or output. 4. Outcomes Measures: tools, or indicators, to assess the actual impact of an organization’s actions. An outcome measures is a means for quantified comparison between the actual result the intended result.

Teknik membina KPI : Carta aliran, 5 WHY, Rajah Sebab-Akibat dan Piawaian yang sedang berkuatkuasa, rajah pyramid, rajah pokok dan mandate.

e. Unjuran Sasaran PrestasiSasaran atau target menunjukkan nilai ukuran prestasi yang ingin dicapai bagi sesuatu objektif dan dinyatakan secara kuantitatif. Pembinaan sasaran berkait rapat dengan KPI dimana setiap satu KPI mesti mempunyai sekurang-kurangnya satu sasaran prestasi. Pembinaan unjuran sangatpentig dalam proses pengawalan prestasi dan penjelasan realiti pernyataan misi dan visi. Nilai TOV, Nilai Penandaarasan, mandate dan visi merupakan asas penting bagi pembinaan sasaran prestasi.

16

Page 17: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

10090857570

% aduanpelajar

-Jumlah

Pencerapan

-Tahap skala

prestasi

Meningkatkan strategip&p yang berkesan

Meningkatkan pengunaanICT danbahasainggerisdalam p&p

Meningkatkan kemahirandankecekapanP & P

Guru barukurangmahir danpengalaman

100

100

100

95

100

90

90

80

80

75

% ketepatanmasa

% komitedterhadaptugas

Meningkatkamotivasisemua staf

Meningkatkan amalanbudayacemerlangdikalangansemua staf

Staf kurangmotivasi dandisiplin.

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

1009080706

Objektif IndikatorPrestasi

Bidang IsuStrategik

MatlamatStrategik

Sasaran

ISU, MATLAMAT, OBJEKTIF, KPI, SASARAN

Proses Utama Keempat: Penjanaan Strategi , Pelan Tindakan dan Pelan Operasi.

a. Apakah itu strategi? “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.”

(Bryson, 1995, p.32)

Mengikut Mintzberg’s 5 P’s, strategi boleh dicirikan seperti berikut:

1. Ploy2. Position3. Perspective4. Plan5. Pattern

Pembinaan strategi organisasi mesti berkait dengan:

17

Page 18: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Cara merealisasikan VISI & MISI strategik. Cara merealisasikan matlamat & objektif strategik organisasi. Cara melaksanakan perancangan dengan berkesan.

Gunakan kembali maklumat dari analisis SWOC dalam bentuk interplay matrik SWOC untuk menjana strategi dan taktik.

CONTOH COWS MATRIKS BIDANG: KURIKULUM KEKUATAN (S):S1 - % kelulusan UPSR meningkat berterusan.S2 - Pencapaian BM(SK) dalam UPSR 100%.S3 - 85% guru mempunyai pengalaman lebih 5 tahun.S4 - 80% guru mempunyai budaya kerja positif.S5 - Kemudahan sekolah yang lengkap. S6 - Pengurusan Panitia yang berkesan.

KELEMAHAN (W):W1 – Pencapaian UPSR 7A belum mencapai 20%.W2 – Pencapaian BM-Pemahaman(SJK) dalam UPSR belum mencapai 92%.W3 – Segelintir guru tiada inisiatif.W4 – Guru tidak dapat menumpu perhatian sepenuhnya pada P&P kerana terlalu banyak aktiviti sampingan.W5 – Penyeliaan P&P tidak mencukupi.W6 – Tidak cukup guru opsyen.

PELUANG (O):O1 – Ibu bapa yang mementingkan pelajaran anak-anak mereka.O2 – Sokongan kewangan daripada PIBG dan Lembaga Pengurus.O3 – Sekolah satu sesi boleh mengadakan kelas tambahan pada waktu petang

SO:S1 O1 Meningkatkan pencapaian akademik dengan kerjasama antara guru dengan ibu bapa.

WO:1. W1 O2 Meningkatkan pencapaian 7A melalui pengiktirafan dan insentif diberikan oleh PIBG.2. W2 O3:Meningkatkan pencapaian BM-Pemahaman(SJK) kepada 92% dengan mengadakan kelas tambahan3. W3 W6 O2: Meningkatkan penggunaan ICT guru dalam P&P dengan mengadakan perkembangan staf yang dibiayai oleh PIBG atau Lembaga Pengurus.

CABARAN (C):C1 – Ekspektasi ibu bapa terhadap sekolah tinggiC2 –C3 – Masih terdapat ibu bapa menyerahkan anak mereka 100% kepada sekolah .

SC:SC:S3 S4 :Memastikan P&P dijalankan dengan berkesan melalui perkongsian kemahiran dan pengalaman di kalangan guru.

WC

BIL KOD STRATEGI

1 SO Meningkatkan pencapaian akademik dengan

mengukuhkan jalinan kerjasama antara pihak sekolah S1O1

18

DALAMAN

LUARAN

Page 19: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

dengan ibu bapa.

2WO Meningkatkan pencapaian ‘straight A’ melalui

pengiktirafan dan insentif. W1O2

WO

W2O3

WO

W3W6O

2

SC

S3S4

d. kemudahan infrastruktur dan peralatan

e. andaian keupayaan mengatasi halangan

f. andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi

g. akur/kepatuhan dengan mandat/arahan

h. rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas

i. kesesuaian dengan persekitaran terkini

JUMLAH SKORKEPUTUSANULASAN

b. Pelan Tindakan (Pelan Taktikal) Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan tindakan/pelan taktikal. Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek (maka objektifnya adalah jangka pendek). Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-kurangnya SATU pelan taktikal. Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang detail/terperinci Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil kira pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).

Ciri-Ciri Pelan Tindakan Yang Baik

19

Page 20: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Nyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan Siapakah yang bertanggungjawab? Tempoh masa pelaksanaan Indikator pengukuran prestasi dan output Sumber yang diperlukan Pelan Kontingensi

Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait sekurang-kurangnya satu strategi.

Contoh Kerangka Pelan Tindakan (heading dan kandungan)MISI / VISI (salah

satu)

MATLAMAT STRATEGIK

(N0. ?)

INDIKATOR PRESTASI & SASARAN

OBJEKTIF (N0.?)

STRATEGI (NO. ?)

BIL

TINDAKA

NT/

JAWABTEMO

H (MULAAKHIR

)

KOS/

SUMBER

KPI

OUTPUT

PELAN KONTIGEN

SI / CATATAN

Format Program/Pelan Operasi 1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan

20

Page 21: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi 8. Penilaian Program 9. Tindakan Susulan 10. Lampiran Berkenaan Jika carta aliran proses kerja (flow chart) disertakan adalah lebih berkesan

Contoh kandungan bagi kertas kerja projek/program Pendahuluan/Rasional Matlamat & Objektif Tema Tempat/Lokasi Tarikh & tempoh perlaksanaan Jemputan perasmian (jika ada) Bilangan penyertaan & kategori Jawatankuasa pelaksana Jawatankuasa kecil Perbelanjaan/pelaburan/modal Pendapatan yang dijangkakan (jika ada) Penutup Lampiran: Jadual aktiviti keseluruhan, senarai JK pelaksana dll berkaitan

c. Pelan KontigensiContingency planning (cp) is a technique that aims to reduce or

eradicate uncertainty from strategic and operational planning (BTEC-UK, 96). CP are attempts to answer the ‘what if?’ questions about major issues that can seriously affect an school and the achievement of its long-term success. CP can be made at any level (Strategic level, Operational level & Individual level). Including- securing data & system software.

Proses Utama Kelima: Pelaksanaan Perancangan Strategik A study in Fortune magazine found that less than 10 percent of strategies effectively developed were effectively implemented. In another study, Fortune found that in more than seventy percent of the cases when CEOs fail, it's not the strategy, but the execution that went awry.

Isu Fokus: Kepimpinan

21

Page 22: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Penyebaran & ‘Internal marketing’ Pelan Strategik (Communicating) Pengurusan Perubahan Pembinaan Pasukan Pengukuran dan Penilaian. Strategic Measurement: The identification, development, communication, collection and assessment of selected outcome measures that are directly linked to the organization’s performance of its mission and attainment of its vision. Penggunaan KPI amat penting dalam proses ini. Proses utama ialah ’cascading’ KPI dalam pelan strategik dengan pelan tindakan atau operasi. Pendekatan Balanced Scorecard (BSC) boleh digunakan.BSC memgumpulkan semua KPI kepada 4 kumpulan atau perspektif (bagi perkhidmatan awam) iaitu 1. pelanggan, 2. Proses Dalaman, 3. Pembelajaran dan Pertumbuhan dan 4. Kewangan.

MISI VISI

BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS

BIDANG(Tandakan √ diruangan)

KURIKULUM HEM KOKURIKULUM

P.LUAR

PSM P.PEJABAT FIZIKAL

MATLAMAT

OBJEKTIFKEY

PERFORMANCE INDICATORS

(KPI)

SASARAN PRESTASI

INISIATIF/TINDAKAN

PRESTASI SEBENAR

TOV

06

07

08

09 10 06 07 08 09 10

LAG

LEAD

ULASAN:_____________________________________________________________________

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

22

Page 23: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

LAPORAN DISEDIAKAN OLEH:___________________________ DISAHKAN OLEH:……………………………………

Punca-punca Perancangan Strategik Gagal

Pihak pengurusan atasan mengandaikan bahawa mereka boleh mendelegasikan fungsi perancangan kepada perancang sahaja. Pihak pengurusan atasan menjadi begitu asyik atau leka didalam problem yang semasa yang telah mereka habiskan dan sehingga tidak ada masa untuk melakukan perancangan jangka masa panjang dan prosesnya telah menjadi sebati dikalangan pihak pengurus dan stafnya. Gagal untuk membina misi organisasi yang sesuai dan baik, sebagai asas bagi pembinaan plan perancangan jangka panjang. Gagal untuk melakukan andaian yang sepatutnya terhadap

personel-personel yang perlu terlibat dalam proses perancangan. Gagal untuk mengunakan apa yang dirancang dalam plan perancangan strategik sebagai satu piawaian (standards) untuk mengukur prestasi pengurusan organisasi. Gagal untuk membina iklim dalaman organisasi yang sesuai dan mengalakkan setiap ahli berfikir secara kreatif dan tidak menghalang kepada perancangan yang sistematik. Mengangapkan bahawa perancangan strategik yang komprehesif ini adalah sesuatu yang berasingan dari keseluruhan proses pengurusan lain dalam organisasi. Memasukkan terlalu banyak perkara formaliti ke dalam sistem yang mana ianya kurang fleksibiliti, kelonggaran, simplisiti dan menghalang kepada kreativiti. Pihak pengurusan atasan menolak mekanisma perancangan formal tetapi lebih yakin hanya kepada membuat keputusan secara intuitif yang mana akan menimbulkan konflik dengan perancangan formal.

“In the end, it is important to remember that we cannot become what we need to be by remaining what we are.”

23

Page 24: PENGURUSAN STRATEGIK untuk sektor pendidikan awam

Rujukan Utama 1. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3 rd ed . San Francisco: Jossey-Bass.2. Niven.P.R. (2003) Balanced ScoreCard: Step-by-step for government and non-profit agencies. New Jersey: John Wiley & Sons.3. Sevier, P. (2000) Strategic Planning Guide for Colleges and Higher Education, USA. New York.3. Zainal Abidin Mohamed, (1999). Pengurusan strategik di sektor pendidikan. Serdang: Universiti Putra Malaysia.

Bahan disediakan oleh: MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF. IAB, KPMTel: 019-9060524/ 03-61056240Email: [email protected]

24