nota ms excel asas

2009 FASLITATOR SCHOOLNET

SEKOLAH KEBANGSAAN SERI SEKAMAT, BATU 12 ½,JALAN CHERAS KAJANG, 43000 KAJANG, SELANGOR

MICROSOFT

EXCEL

KURSUS KOMPUTER

[Kursus Komputer-ICT] Microsoft Excel-Asas

[Faslitator SchoolNet-SKSS]

PENGENALAN Microsoft Excel adalah helaian kerja yang sangat mudah untuk digunakan. Ianya terhad kepada tiga aplikasi iaitu Helaian Kerja (Spreadsheet), Database (Database) & Grafik (Graphics). SKRIN MS EXCEL A. Program Bar – menunjukkan program yang sedang digunakan. B. Menu Bar – menu di mana arahan disimpan. C. Standard Toolbar – ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan. D. Formatting Toolbar – ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format. E. Formula Bar – menunjukkan kandungan sel aktif. F. Rujukan Sel – menunjukkan lokasi sel aktif. G. Skrol Bar Menegak – bergerak ke atas atau ke bawah. H. Skrol Bar Melintang – untuk bergerak ke kiri atau ke kanan. I. Helaian Lembaran – helaian lembaran kerja. J. Lajur (A, B, C, …) & Baris (1, 2, 3, …) K. Sel Aktif – sel yang sedang digunakan.

A. Program Bar B. Menu Bar C. Standard toolbar

J. Lajur E. Formula Bar D. Formatting toolbar

F. Rujukan sel G. Skrol Bar Menegak

K. Sel aktif

H. Skrol Bar Melintang

J. Baris

I. Helaian Lembaran



MEMULAKAN EXCEL

1. Klik butang Start 2. Pilih Program Microsoft Office Microsoft Excel

KEKUNCI PENGGERAK

Kekunci penunjuk Menggerakkan 1 sel mengikut arahan penunjuk

F5 (Go To) Pergi kepada sel alamat yang tertentu

END (Arrow) Menggerakkan penunjuk sel ke penghujung skrin

HOME Bergerak ke permulaan baris

CTRL + HOME Bergerak ke permulaan baris

PgUp, PgDn Menggerakkan 1 skrin ke atas / ke bawah

ALT + PgUp, PgDn Menggerakkan 1 skrin ke kiri / ke kanan



KEMASUKAN DATA Anda mesti memilih sel sebelum menaip atau menyunting data di dalam helaian kerja

1. Number Nombor boleh mengandungi aksara numerik (0-9) dan aksara istimewa (seperti + - ( ) / )

2. Dates and Times Time Formula : 00:a/p/am/pm

Date Formula: = DATE (DD, MM, YY)

Contoh: Date(01,08,94) Hasil : 1/8/94

* Tarikh hari ini: CTRL + * Masa semasa: CTRL + SHIFT +

3. Text

Data teks selalunya berada pada justifikasi kiri, anda boleh memasukkan sehingga 255 aksara di dalam sel

4. Formula

Anda boleh gunakan formula untuk melakukan operasi-operasi seperti tambah, tolak, perbandingan ke atas nilai-nilai didalam helaian kerja

“ + “ : menandakan formula sedia untuk digunakan

MEMADAMKAN KANDUNGAN DI DALAM SEL

1. Tandakan julat sel dengan menggunakan Shift + Kunci Penunjuk 2. Klik Edit Clear



MENYUNTING / MENUKAR DATA DI DALAM SEL

1. Letakkan penunjuk sel di tempat data di dalam sel yang ingin ditukar 2. Tekan F2 3. Lakukan pembetulan 4. Tekan kekunci Enter bila selesai

MENYIMPAN FAIL / HELAIAN BARU

1. Klik File Save

2. Masukkan nama fail di kotak File name 3. Pilih folder atau pemacu cakera untuk menyimpan dari kotak Save in 4. Klikkan butang Save



MENYIMPAN FAIL / HELAIAN DENGAN MENGGUNAKAN NAMA YANG BARU

1. Klik File Save As 2. (ikut langkah 2 – 4 seperti di atas)

MENUTUP FAIL DAN MENGOSONGKAN SKRIN ATAU HELAIAN YANG ADA

1. Klik File Close

2. Jika terdapat sebarang perubahan yang anda lakukan pada buku kerja tersebut yang belum disimpan, Microsoft Excel akan menanya sama ada anda ingin menyimpan sebarang kerja yang masih belum disimpan

3. Klik butang Yes jika anda ingin menyimpannya dan butang No jika tidak



KELUAR DARI MICROSOFT EXCEL

1. Klik File Exit

2. Jika terdapat sebarang perubahan yang anda lakukan pada bukukerja tersebut yang belum disimpan, Microsoft Excel akan menanya sama ada anda ingin menyimpan sebarang kerja yang masih belum disimpan

3. Klik butang Yes jika anda ingin menyimpannya dan butang No jika tidak



MENGIRA JUMLAH DI DALAM EXCEL

1. Letakkan kursor di sel yang ingin diletakkan jumlah (Cth:B9)

2. Klik butang Auto Sum dari bahagian atas skrin

3. Klik tanda ₃ berwarna hijau dari kotak formula atau tekan Enter MENGIRA PURATA DI DALAM EXCEL

1. Letakkan kursor di sel yang ingin diletakkan purata (Cth : B10)

2. Klik butang Insert Function dari bahagian atas skrin 3. Pilih AVERAGE dari kotak Function Name 4. Klik butang OK



5. Masukkan data bagi mendapatkan purata di dalam kotak Number 1

(caranya sama ada menaip sendiri alamat sel atau klik sel B2:B8)

6. Klik butang OK bagi mendapatkan jawapannya LATIHAN 1 Kira nilai jumlah dengan menggunakan butang AutoSum dan nilai purata menggunakan butang Insert Function

A B C D E F G 1 Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Jumlah Purata 2 Isnin 460 450 440 430

3 Selasa 620 640 660 680

4 Rabu 500 480 460 440

5 Khamis 700 705 710 715

6 Jumaat 1100 1200 1300 1400

7 Sabtu 1500 1490 1480 1470

8 Ahad 80 850 900 950

9 Jumlah

10 Purata



MENGAMBIL BUKU KERJA YANG DISIMPAN

1. Klik File Open 2. Tukar drive kepada data drive dan pilih nama fail yang anda mahu

MEMILIH SEL ATAU JULAT

A. MEMILIH SEL

• Klik sel yang mahu dipilih

C. MEMILIH JULAT SEL

• Tujukan kepada julat sel yang pertama dan gerakkan kepada sel yang terakhir

D. MEMILIH KESELURUHAN LAJUR ATAU BARIS

• Klik pada kepala baris atau lajur untuk memilih keseluruhan lajur atau baris. Gerakkan

kepala baris atau lajur jika anda mahu memilih lebih dari satu lajur atau baris



MEMILIH SEMUA SEL

1. Klik pada butang Select All MEMILIH SEL ATAU LAJUR YANG TIDAK BERUBAH

1. Pilih sel atau julat yang pertama. 2. Tekan butang Ctrl 3. Klik atau gerakkan untuk menambah sel atau lajur yang dipilih

MENGULANG DATA Cara 1

1. Pilih julat kawasan untuk dipenuhkan

2. Taipkan data tersebut dan tekan Ctrl Enter

Cara 2

1. Taipkan data ke dalam sel pertama 2. Gerakkan file handle sehingga sel terakhir di dalam julat ulangan



MEMINDAH ATAU MENYALIN DATA DI DALAM HELAIAN KERJA Cara 1

1. Pilih sel yang mahu diubah

2. Tekan bahagian kanan tetikus apabila menggerakkan sempadan ke tempat yang ingin diletakkan

3. Apabila tetikus dilepaskan, menu akan dipaparkan bersama dengan arahan

4. Pilih arahan yang sesuai dari menu tersebut Cara 2

1. Pilih sel atau julat yang ingin disalin diubah

2. Klik Ctrl C dan gerakkan moving box ke permulaan untuk lokasi yang baru (Jika anda ingin menyalin, anda mesti tekan Ctrl apabila menggerakkannya)

MEMINDAH ATAU MENYALIN KE DALAM HELAIAN ATAU APLIKASI

1. Pilih sel atau julat yang mahu diubah atau disalin

2. Klik EditCut atau klik pada butang Cut dari toolbar jika anda mahu

memindahkannya dan klik EditCopy atau butang Copy jika anda mahu menyalinnya

3. Gerakkan ke posisi yang baru (dibenarkan di dalam helaian kerja yang sama atau helaian

kerja yang lain atau aplikasi yang berlainan) dan klik Edit Paste atau butang Paste di toolbar



MENGOSONGKAN DATA ATAU HELAIAN KERJA

A. MENGOSONGKAN SEL ATAU JULAT SEL

• Pilih sel atau julat yang mahu dikosongkan • Kemudian tekan Delete atau klik Edit Clear

B. MENGOSONGKAN KESELURUHAN HELAIAN KERJA

• Pilih keseluruhan helaian kerja yang mahu dikosongkan • Kemudian klik Edit Clear atau tekan kekunci Delete

KEMASUKAN

A. SEL KOSONG

• Pilih sel atau julat sel yang mahu ditambah • Klik Insert Cells atau Ctrl Shift +



• Pilih sama ada anda mahu menambah 1 sel ke kanan, 1 sel ke bawah, 1 baris atau 1 lajur

B. LAJUR DAN BARIS

• Lajur atau baris yang baru selalunya akan diletakkan sebelum sel yang dipilih • Klik pada pada lajur atau baris yang akan diselit dengan baris baru • Klik Insert Row @ Column



MEMADAM

A. BARIS DAN LAJUR

• Bawa penunjuk sel ke baris atau lajur yang ingin dipadam • Klik Edit Delete

B. SEL ATAU JULAT

• Bawa penunjuk sel ke baris atau lajur yang ingin dibuang • Klik Edit Delete

MEMFORMAT HELAIAN KERJA MENUKAR LEBAR LAJUR Cara 1: Menggunakan Arahan

1. Letakkan penunjuk sel pada lajur yang hendak ditukarkan lebarnya 2. Klik Format Column Width...



3. Taipkan nombor untuk lebar jalur

Cara 2: Menggerakkan

1. Pilih lajur dan tarik sempadan ke kiri atau ke kanan untuk mengecil atau membesarkan lajur

MENUKAR KETINGGIAN BARIS Cara 1: Menggunakan Arahan

1. Letakkan penunjuk sel di baris mana yang hendak ditukarkan jaraknya 2. Klik Format Row Height… 3. Taipkan nombor untuk lebar lajur

Cara 2: Menggerakkan

1. Pilih baris dan tarik sempadan ke atas atau ke bawah untuk mengecil atau membesarkan baris

MEMFORMAT NOMBOR MENGGUNAKAN BUTANG TOOLBAR A. MEMFORMAT NOMBOR MENGGUNAKAN BUTANG TOOLBAR

1. Pilih sel yang mahu diformat dan anda boleh memilih butang yang berkenaan

daripada toolbar seperti di bawah > Jenis matawang > Jenis Peratus > Jenis Koma > Menambah tempat perpuluhan > Mengurangkan tempat perpuluhan



B. MEMBINA CUSTOM FORMAT NUMBER

1. Pilih sel yang mahu diformat 2. Pilih Format Cells…

3. Pilih tab yang berkenaan dan ubahkan jenis di dalam kotak Category: untuk

membina format yang baru atau pilih daripada senarai yang tersedia



C. MEMADAM CUSTOM FORMAT NUMBER

1. Pilih sel yang mahu dipadam formatnya 2. Pilih Format Cells… 4. Pilih tab Number dan pilih Custom 5. Pilih format yang anda mahu untuk membuang dan klikkan butang Delete

MEMFORMAT TEKS

A. TULISAN • Pilih julat untuk teks dan pilih Font Box dari toolbar • Pilih jenis tulisan yang terdapat pada senarai tersebut



B. SAIZ

• Pilih julat untuk sel dan pilih Font Size, kemudian pilih saiz tulisan yang

terdapat pada senarai tersebut

C. BENTUK TULISAN

1. MENAMBAH BOLD, ITALIC ATAU GARISAN

• Pilih sel dan klik butang Style dari Toolbar. • Jika anda mahu kembali ke keadaan asal, klik butang tersebut sekali lagi

3. MENGGUNAKAN SUPERSCRIPTS DAN SUBSCRIPTS

• Pilih aksara yang perlu diformat dan klik Format Cells • Kemudian, pilih Superscripts atau Subscripts



3. MENAMBAH WARNA KEPADA TEKS

• Pilih julat untuk sel

• Pilih warna daripada pallette apabila anda klik butang Font Color

D. MENUKAR JUSTIFIKASI SEL YANG DIPILIH

1. Pilih sel yang ingin ditukar justifikasinya 2. Klik Format Cells… 3. Pilih tab Alignment 4. Drop down bahagian Horizontal: dan pilih sama ada General, Left, Center,

Right, Fill, Justify atau Center Across Selection 5. Klik OK



MEMFORMAT SEL DENGAN SEMPADAN DAN WARNA

1. Pilih sel yang ingin diformat 2. Klik Format Cells… 3. Pilih tab Border 4. Pilihan yang berikut akan dipaparkan:

Pilihan Fungsi • outline meletakkan sempadan di sekeliling sel yang dipilih • left meletakkan sempadan di bahagian kiri sel yang dipilih • right meletakkan sempadan di bahagian kanan sel yang dipilih • top meletakkan sempadan di bahagian atas sel yang dipilih • bottom meletakkan sempadan di bahawan bawah sel yang dipilih • style mensetkan bentuk garisan sempadan, contohnya : hairline, thin, medium, thick , double, dotted, dashed dan no line • color Mensetkan warna garisan sempadan

5. Pilih pilihan yang anda mahu



MENGISIH DATABASE Anda boleh mengisih database melalui lajur atau baris mengikut susunan menaik atau menurun dengan sebarang bilangan medan yang dipanggil kekunci. A. MENGISIH SATU MEDAN

• Pilih julat medan untuk isihan dan klik butang Sort A Isihan Menaik A Isihan Menurun

(Ascending) (Descending)

Z Z

B. MENGISIH DUA ATAU TIGA MEDAN

• Pilih julat medan untuk isihan • Klik Data Sort

• Pilih pilihan daripada kotak dialog Sort



LATIHAN 2 1. Gunakan formula untuk mengira jumlah dan purata. 2. Salin data di atas dan letakkan di sel A 15, A 28 dan A 40. 3. Isih salinan yang kedua untuk rekod mengikut Nama di dalam susunan menaik. 4. Isih data untuk salinan yang ketiga (di dalam sel A28) berdasarkan Data 1 mengikut susunan

menaik, kemudian di dalam julat yang sama, isih Purata mengikut susunan menurun. 5. Isih data salinan yang terakhir (di dalam sel A40) mengikut Data2 di dalam susunan

menurun, kemudian Data4 di dalam susunan menurun dan di dalam Nama susunan menaik.

A B C D E F G H 1 NAMA Data1 Data2 Data3 Data4 Data5 JUMLAH PURATA 2 MAIZURA 76 43 77 98 65

3 FATIMA 66 77 88 99 55

4 RIDZHUAN 98 87 76 54 62

5 AWIE 76 43 98 98 56

6 DEANNA 90 89 67 45 34

7 SOFEA 66 47 86 44 76

8 FAUZIAH 87 77 56 64 97

9 ZAMANI 23 43 77 98 77

10 ERRA 55 76 67 98 78

11 AZHAR 66 76 78 66 77

MEMBINA RAJAH / CARTA Terdapat 15 jenis carta dan setiap satunya mempunyai jenis pecahannya sendiri yang berbeza daripada carta yang asal. Anda boleh membina carta pada helaian yang berasingan (chart sheet) atau memaparkan pada helaian yang sama. Kedua-dua carta akan bersambung kepada data helaian kerja di mana ianya dibina dan akan dikemaskini apabila mengemaskini helaian kerja. Kebiasaannya, setiap carta mestilah mempunyai jadual data terlebih dahulu. MEMBINA CARTA HELAIAN KERJA Apabila anda membina carta helaian kerja, ianya akan dimasukkan ke bahagian kiri helaian kerja dengan Chart1, Chart2 dan seterusnya.

1. Tandakan jadual data termasuk kategori untuk kemasukan sel atau siri nama yang mahu digunakan di dalam carta.



2. Klik butang Chart Wizard yang terdapat di bahagian atas skrin.

3. Kotak dialog Step 1 of 4 akan dipaparkan yang menyatakan julat data bagi membina carta.

4. Pilih jenis carta yang anda inginkan. 5. Pilih jenis pecahan dari carta yang anda inginkan. 6. Klik butang Next.



7. Kotak dialog Step 2 of 4 akan dipaparkan. 8. Klik butang Next.

9. Kotak dialog Step 3 of 4 akan dipaparkan. Masukkan tajuk bagi carta, nama bagi paksi X dan nilai bagi paksi Y pada tab Title



10. Tandakan sama ada anda ingin meletakkan penunjuk bagi carta atau tidak pada kotak

Show Legend dan di bahagian mana (bawah, tepi, atas, kanan atau kiri) pada tab Legend.

11. Klik butang Next… 12. Kotak dialog Step 4 of 4 akan dipaparkan dan klik butang Finish.

MENUKAR JENIS CARTA

1. Tandakan carta dengan mengklikkan sekali pada carta tersebut

2. Klik butang Chart Wizard dan pilih jenis carta yang anda inginkan pada Chart Type

MENUKAR WARNA

1. Aktifkan carta dengan mengklikkan sekali pada carta tersebut 2. Klik 2 kali pada bar yang mahu ditukar warna 3. Klik tab Patterns, pilih warna dari pallete yang terdapat di ruangan Area



MEMADAMKAN CARTA

1. Pilih carta yang ingin dipadamkan dan tekan kekunci Delete. LATIHAN 3

1. Masukkan data di bawah ke dalam helaian kerja. 2. Bina carta berdasarkan data tersebut dengan menggunakan arahan Insert Chart 3. Pilih carta jenis Bar 3D 4. Letakkan tajuk sebagai CARTA JUALAN TAHUNAN 5. Letakkan petunjuk graf di bahagian bawah 6. Padamkan garisan grid pada graf 7. Labelkan paksi melintang sebagai Jualan dan paksi menegak sebagai Tahun

A B C D 1 1991 1992 1993 2 Jepun 370 430 490 3 Korea 240 270 420 4 China 320 390 460

CARTA JUALAN TAHUNAN

TA

HU

N

1993

1992

1991

0 500 1000 1500

JUALAN

Jepun Korea China

nota ms excel asas

Documents