ms excel manual (satriadi)

I / A / L / F Education for Development

MICROSOFT EXCEL

1. PENGGUNAAN AUTOFILTER ...............................................................................1

2. PENGGUNAAN AUTOSUM DALAM AUTOFILTER..............................................2

3. PENGGUNAAN SUBTOTAL...................................................................................4

5. PIVOT TABLE DAN PIVOT CHART .......................................................................5

I / A / L / F Sentra Mulia Building, Ground Floor Jl. HR Rasuna Said Kav. X-6 No.8, Jakarta 12940

Created by Deddy Satriadi, ©2008

Created by Deddy Satriadi Page 1 of 16 Microsoft Excel

1. Menampilkan data dengan AutoFilter AutoFilter berfungsi untuk menampilkan data dengan kriteria tertentu yang diinginkan, dan data yang tidak ingin ditampilkan akan disembunyikan. Cara mempergunakan AutoFilter

1. Blok judul dari data yang akan di filter

Gambar 1. 1. Cara melakukan Autofilter

2. Pilih menu Data | Filter lalu klik AutoFilter

Gambar 1. 2. Memilih menu Autofilter

3. Setelah AutoFilter di klik maka akan terlihat tombol panah pada masing‐masing

judul, dan setiap tombol panah tersebut berfungsi untuk mem‐filter data

Gambar 1. 3. Hasil dari Autofilter

Area Judul yang di blok, dan yang akan di filter

Lokasi dari menu AutoFilter,

Tombol untuk memfilter


2. Penggunaan AutoSum pada AutoFilter AutoSum adalah fungsi penjumlahan otomatis yang terdapat pada excel. AutoSum dapat digabungkan dengan AutoFilter, pada AutoFilter, AutoSum dapat berfungsi apabila data telah di filter terlebih dahulu dan barulah AutoSum dapat melakukan tugasnya. Cara penggunaan AutoSum pada AutoFilter dapat dilihat pada Gambar 2.1, klik tombol panah pada bagian judul yang akan difilter, contoh pada gambar di bawah yang akan di filter adalah Singapore, maka klik pada panah City dan pilih Singapore.

Gambar 2. 1. Cara memfilter data pada tombol Autofilter Maka akan terlihat daftar Singapore saja sedangkan yang lainnya disembunyikan seperti pada Gambar 2.2, setelah itu barulah melakukan AutoSum, kemudian posisikan kursor pada bagian sel akhir dari data numerik yang akan di jumlahkan, pada Gambar 2.2 yang akan di AutoSum yaitu pada kolom rupiah dari D8 sampai D13 maka letakkan kursor pada kolom setelah D15 atau di bawah kolom D13. Kemudian klik tombol sigma ∑ atau AutoSum yang terdapat pada menu bar.

Gambar 2. 2. Data yang sudah di filter

Posisi cell untuk melakukan autosum

Icon dari AutoSum yag terdapat pada standard toolsbar

Cara melakukan filtering pada tombol filter


Setelah mengklik simbol ∑ maka akan muncul rumus seperti pada gambar dibawah ini, tekan enter maka total keseluruhan data akan terlihat seperti pada kolom yang D15, pada gambar dibawah. Apbila ada menggati autofilter pada dan sebaliknya apabila Singapore diganti ke Sydney maka total Sydney‐pun akan di jumlahkan dan singapore di abaikan atau disembunyikan

Gambar 2. 3. Proses untuk melakukan Autosum Formula dari simbol AutoSum yang dihasilkan di kolom D15 pada Gambar 2.3 yaitu: SUBTOTAL(9,D2:D14) Berikut penjelasan dari formula diatas: SUBTOTAL = berfungsi untuk melakukan total penjumlahan Angka 9 = berfungsi sebagai Function_num dengan tugas melakukan SUM D2: D14 = area data yang akan di hitung oleh Subtotal

Daftar fugsi dari Function_num

Function_Num Function 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP


3. Penggunaan Subtotal Subtotal dipergunakan untuk menghitung total data pada sub data sesuai dengan data yang di pilih berdasarkan kelompok atau kriteria yang ditentukan atau yang diiginkan. Subtotal juga dapat dipergunakan untuk menghitung GrandTotal. Cara mempergunakan Subtotal: Blok data yang akan disubtotal, kemudian pilih menu Data pada menu bar dan pilih Subtotal seperti pada Gambar 3.1.

Gambar 3. 1. Menu Subtotal Ada bebarapa option didalam subtotal yang perlu di perhatikan seperti gambar 3.2 dibawah: - Kolom yang pertama “At each change in:” berfungsi untuk menentukan subtotal

berdasarkan katagori - Kolom kedua “Use functions” untuk menentukan jenis function yang akan dilakukan

oleh subtotal misalkan penjumlahan atau Sum dan - Kolom yang ketiga berfungsi untuk menentukan bagian numerik yang akan di subtotal. Berikut penjelasan unruk Gambar 3.2 dibawah. - Pada kolom pertama yang akan dipilih sebagai katagori adalah City, - Kemudian fungsi yang akan di pergunakan adalah Sum yaitu penjumlahan - Dan bagian yang akan di jumlahkan adalah kolom Rupiah. - Pada bagian option ”Summary below data” berfungsi untuk menghitung Grand Total

Lokasi Subtotal pada menu bar


Gambar 3. 2. Options yang tersedia pada Subtotal Hasil dari perintah subtotal yang di lakukan pada Gambar 3.2 dapat di lihat pada Gambar 3.3

Gambar 3. 3. Hasil dari penggunaan Subtotal

4. Menggunakan formula

Formula adalah kemampuan dari Microsoft Excel untuk melakukan kalkulasi dan logika, sebuah formula harus diawali dengan simbol sama dengan "="

Pada Gambar 4.1 adalah contoh untuk mengkonversikan nilai rupiah yang terdapat pada kolom D2 dengan pembaginya adalah nilai dolar yang terdapat pada kolom I2. Berikut adalah langkah penulisan formulanya.

Hasil penjumlahan dari fungsi Sum

Total keseluruhan yang dihasilkan dari option Summary below data

Page Break

Key yang dipilih untuk melakukan subtotal

Sum adalah perhitungan numerik untuk penjumlahan

Rupiah adalah nilai numerik yang akan di jumlahkan


1. Klik pada bagian kolom atau sel untuk meletakan hasil dari formula, pada contoh dibawah sel yang dimaksud adalah E2

2. Pada kolom E2 ketikan = kemuadian klik pada kolom D2 yang bernilai 2000000 dan ketik / sebagai fungsi pembagi dan dilanjutkan dengan mengklik kolom I2 yang bernilai 9800 sebagai nilai pembaginya dan tekan tombol enter untuk melihat hasilnya

Gambar 4. 1. Contoh formula

Perhatikan pada gambar 4.2, pada kolom E3 adalah hasil copy dari kolom E2, dan menghasikan message “#DIV/0!” yang maksudnya error karena tidak ditemukan nilai pembaginya. Kolom E3 akan langsung mencari bilangan pembaginya pada kolom I3. Bagaimana agar semua kolom yang di‐copy selalu membaca di kolom I2 yang berisi nilai 9800 sebagai bilangan pembagi? Perhatikan pada gambar 4.3 Gambar 4.2. Formula yang di‐copy

Untuk melacak kesalahan formula yang terjadi pada kolom E pada gambar diatas, dapat dilakukan dengan menekan “CTRL + ~” yang berfungsi menampilkan seluruh formula sehingga dapat dengan mudah untuk memperbaiki formula yang salah dapat dilihat pada gambar 4.3,

Contoh formula 2 juta dibagi 9800


Gambar 4.3. Hasil dari Ctrl + ~

Pada gambar 4.3 saat mengcopy formula yang terdapat pada kolom E2 sebaiknya pada formula ”=D2/I2” di beri simbol $ pada bagian I$2 sehingga formulanya menjadi “=D2/I$2” simbol $ memberikan nilai absolute atau nilai mutlak pada angka 2, sehingga walaupun di copy dgn cara drag maka posisi I2 akan tetap berada di posisi 2 atau tidak bertambah. Maka dari formula pada gambar 4.3 akan menghasilkan nilai seperti gambar 4.4 Gambar 4.4. Hasil dari formula yang telah diberi $


5. PivotTable dan Pivot Chart Apakah Pivot table itu? Pivot table dapat di gunakan untuk menganalisa, meringkas, dan memainkan data dalam daftar yang besar. Pivot table menawarkan analisa data yang mudah disesuaikan dan intuitif. Walaupun data yang tersaji dalam pivot tables nampak seperti worksheet data lainnya, Anda tidak dapat langsung memasukkan atau mengubah data di data area pivot table. Pivot table dihubungkan dengan sumber data, dan apa yang anda lihat di cell table merupakan data read‐only (hanya bisa dibaca). Namun disini Anda masih dapat mengubah format (Number, Alignment, Font, Border, Patterns) dan memilih dari berbagai pilihan komputasi seperti SUM, AVERAGE, MIN, dan MAX. Persiapan menggunakan Pivot table Siapkan dulu daftar yang akan di analisa, seperti pada gambar 5.1 contoh dari daftar aktivitas yang dilakukan di kedua kota yaitu kota Syndey dan Singapore, Kemudian blok semua data dari kolom A1 sampai G13. Gambar 5.1. Data yang akan di Pivot

Kemudian klik menu Data | Pivot Table and Pivot Char Report maka akan muncul Wizard seperti gambar 5.2.

Gambar 5.2. Lokasi menu PivotTable and PvotChart Report


Ada tiga step yang perlu di ikuti, step pertama menentukan lokasi data yang akan jadikan pivot yaitu dengan cara memblok semua data yang ada di gambar 5.1 sehingga pada gambar 5.3 cukup dipilih “Microsoft Excel list or database”, step kedua menentukan/mengkoreksi range data yang telah di blok apabila tidak ada koreksi atau perubahan maka dapat langsung menekan tombol next, dan yang ketiga menentukan lokasi dari pivot yang akan dibuat apakah pada sheet baru atau pada sheet yang sudah ada. Gambar 5.3 Pivot Table Wizard

Gambar 5.4. Area data yang akan di Pivot

Gambar 5.5. Lokasi yan dipilih untuk penempatan Pivot


Cara memasukan data yang ada di kolom 5 kedalam area Pivot cukup dengan drag and drop, berikut penjelasan untuk masing‐masing kolom pada gambar 5.6 dibawah ini: - Kolom 1,2 dan 3 dipergunakan untuk memasukan judul/subject yang akan di tampilkan, judul dapat di tampilkan lebih dari satu dan yang

dapat dimasukan pada kolom tersebut harus berupa judul dan bukan nilai numerik - Kolom 4 dipergunakan untuk memasukan nilai numerik, apabila nilai numerik dimasukan lebih dari satu, maka akan muncul menu baru

yaitu menu ”DATA” - Kolom 5 adalah judul‐judul yang siap untuk dimasukan kedalam area Pivot Gambar 5.6. Benutk kolom Pivot Table

1

23

45


Pada gambar dibawah ini adalah hasil dari judul yang telah di drag, yang berasal dari kolom 5 dan di drop ke dalam area pivot table berikut penjelasannya: - City dan Expenses dimasukan kedalam area Drop Row 1, dan City diletakkan pada bagian belakang, yang artinya City adalah sumbu dari

pivot ini - Type diletakan pada area Drop Column yang itu pada area 2 - Sedangkan Rupiah sebagai nilai numerik dapat diletakkan pada area 4 yaitu pada Drop Data Maka akan dihasilkan Pivot table seperti gambar 5.7 Gambar 5.7 Hasil dari pivot table


Sedangkan untuk menjadikan table kedalam bentuk chart, cukup dengan mengklik icon chart pada PivotTable toolbar seperti pada gambar 5.8, sehingga dari table pivot diatas akan dihasilkan chart sperti bada gambar 5.9 Gambar 5.8. Lokasi PivotChart

Gambar 5.9. PivotChart yang dihasilkan dari gambar 5.7

Lokasi Pivot Chart


Gambar 5.10. Pivot report


Gambar 5.11


Gambar 5.12. “Ctrl + ~” untuk menampilkan semua formula

Gambar 5.13. Hasil dari formula yang telah diperbaiki

ms excel manual (satriadi)

Documents