bab 2 - asas arahan ms excel 2007

8/17/2019 Bab 2 - Asas Arahan Ms Excel 2007

1/25

Microsoft Oce Excel 2007 Modul II

ASAS ARAHAN MS EXCEL 2007ASAS ARAHAN MS EXCEL 2007

2.1.2.1. MEMULAKAN MICROSOFT EXCELMEMULAKAN MICROSOFT EXCEL

Apabila anda memulakan komputer anda perlu ‘log on’ ke jaringan atau melakukan

beberapa perkara sebelum sistem operasi Windows bermula.

Selepas desktop Windows ditayangkan pada skrin, anda sudah bersedia untuk

melancarkan Microsoft Office Excel 2007.

Untuk memulakan Microsoft Excel, ikuti salah satu cara yang diberikan di bawah:

1.Klik butangStart (selalunya terletak di bahagian bawah kiri desktop Windows)

2.PilihProgram atauAll Program (bergantung kepada pilihanTaskbar And Start

Menu)

3.PilihMicrosoft Office Microsoft Office Excel 2007

Pusat INFOTEC, Maktab Kerjasama Malaysia

1


2/25


Menu Start ini mungkin berbeza mengikut tetapan (setting) komputer yang

digunakan. Anda perlu menentukan lokasi program Microsoft Excel di komputer

anda.

atau

(Windows Explorer @ My Computer) – klik pada folder di tempat anda menyimpan

fail Microsoft Excel anda – Dwi klik dokumen yang hendak dibuka – untuk

dokumen sedia ada dalam komputer


2


3/25


atau

Dwi klik ikonMicrosoft Office Excel

pada desktop (shortcut)

2.2.2.2. MEMBINA DOKUMENMEMBINA DOKUMEN BARUBARU

Sekiranya Microsoft Excel telah dibuka, ikuti langkah-

langkah berikut ;

1.TekanCtrl + N (serentak)

atau

2.Klik Office Button dan

File New


3


4/25


o Anda akan dipaparkan dengan kotak dialogNew Workbook.

3.Klik padaBlank Workbookdan klik butangCreate.


4


5/25


2.3.2.3. MEMBUKA DOKUMEN SEDIA ADAMEMBUKA DOKUMEN SEDIA ADA

Untuk membuka fail yang

telah sedia ada. Ikuti langkah

berikut :

Klik ikonOffice

Button Open

Anda akan

dipaparkan dengan

kotak dialogOpen


5


6/25


Di dalam kotak dialogOpen seperti di atas, klik nama fail anda. Cth:FIRST1.xls

Klik butangOpen

2.4.2.4. PENGEDITAN KHASPENGEDITAN KHAS

Di dalam pengeditan khas kita akan melihat bagaimana kesilapan boleh diperbaiki

menggunakan kekunci yang terdapat pada papan kekunci (keyboard).

Sekiranya anda telah salah memasukkan data maka gerakkan kursor ke kedudukan

data yang telah disalah taip dan gunakan kunci yang sesuai seperti di bawah:-

KUNCI FUNGSI

BACKSPACE Kunci BACKSPACE memadamkan satu aksara di sebelah kiri kursor

DELETE Kunci DELETE memadamkan satu aksara di sebelah kanan kursor

INSERT – akan

mengaktifkan

tanda OVR

(overtype) pada

status bar.

Jika anda meletakkan kursor di antara perkataan, ia akan

menggantikan teks sedia ada kepada teks yang baru. Tetapi, jika

digunakan bersama kekunci SHIFT (SHIFT + INSERT), ia akan memasukkan

apa-apa item yang di salin sebelum ini di antara teks sedia ada tanpa

memadam teks sedia ada tersebut.

ENTER Untuk ke sel yang seterusnya.

NUMLOCKUntuk mengaktifkan kekuncinumeric di hujung sebelah kanan papan

kunci.

PRINT SCRNUntuk menyalin paparan pada skrin dan ditampal pada mana-mana

aplikasi yang boleh menerimanya untuk diedit.

ESC Untuk membatalkan arahan semasa.


6


7/25


SPACE BAR

Untuk anjakan kursor ke kanan / ruang kosong antara aksara (jika anda

sedang memasukkan teks)

Jika di dalam Excel, jika anda sedang mengaktif sel, kekunci ini akan

memadamkan kandungan sel jika ia di klik.

SHIFT

Untuk memasukkan aksara istimewa (aksara di atas sesetengah kunci

seperti ! di atas kunci 1, @ di atas kunci 2, # di atas kunci 3, ? di atas

kunci /, | di atas kunci \, & di atas kunci 7) – tekan kunci +

aksara istimewa

CTRL dan ALTCapaian ke atas menu dan arahan dengan cepat tanpa

menggunakan tetikus.

2.5.2.5. PENUNJUK DAN KURSORPENUNJUK DAN KURSOR

1.Menggunakanscrollbar, bawa penunjuk ke kotakscroll, klik dan heret penunjuk

sehingga anda berada di lokasi yang anda mahukan

atau

Bawa penunjuk ke tanda anak panah ke atas dan ke bawah dan klik sehingga

anda berada di lokasi yang anda mahukan.

2.Bawa penunjuk kembali ke kawasan kerja dan klik tandacampur pada lokasi di

mana anda kehendaki. Sel tersebut akan aktif.

3.Bawa penunjuk ke bar formula, satu tanda I-Beam akan muncul. Klik pada bar

formula untuk memasukkan data.

4.Gerakkan tetikus sehingga penunjuk berada pada menu atau ikon di bahagian

atas skrin. Sekarang petunjuk itu akan mengarah ke kiri.

5.Dengan penunjuk berada di sebarang sel, klik butang kanan tetikus. Satu menu

shortcut muncul. Ia menyenaraikan arahan-arahan yang boleh dilaksanakan

pada sel tertentu.

6.Klik sel lain di luarshortcut menu. Menushortcut akan ditutup.


7


8/25


PERGERAKAN ARAHAN

Satu sel ke kiri Anak panah ke kiri

Satu sel ke kanan Anak panah ke kanan

Satu perkataan ke kiri Ctrl + Anak panah ke kiri

Satu perkataan ke kanan Ctrl + Anak panah ke kanan

Satu sel ke atas Anak panah ke atas

Satu sel ke bawah Anak panah ke bawah

Ke penghujung barisan End

Ke permulaan barisan Home

Ke Worksheet seterus Ctrl + Page Up

Ke worksheet sebelum Ctrl + Page Down

Satu skrin ke atas Page Up

Satu skrin ke bawah Page Down

Memilih satu lajur Ctrl + Shift + Anak panah ke bawah/atas

Memilih satu baris Ctrl + Shift + Anak panah ke kiri/kanan

2.6.2.6. BERPINDAH ANTARA LEMBARAN KERJABERPINDAH ANTARA LEMBARAN KERJA

o Anda boleh bergerak di antara lembaran kerja (worksheet) di dalam satu fail

(workbook) dengan mudah iaitu dengan membuat satu pilihan (klik) kepada tab

Sheet1, Sheet2, Sheet3.

o Klik tab bagi Sheet3.

Sheet3 menjadi aktif.

o Klik tab bagi Sheet2.

Sheet2menjadi aktif.


8

Tab kotak split


9/25


2.7.2.7. MENGUMPULKAN MENGUMPULKAN GROUPGROUP! LEMBARAN KERJA! LEMBARAN KERJA

Anda juga boleh memilih beberapa lembaran kerja di dalam satuworkbook untuk

memudahkan pelaksanaan sesuatu arahan seperti memasukkan data yang sama ke

dalam tiap-tiap lembaran kerja.

2.7.1B"#"$%"&" %'%$($) ('%*"+"& ,'+-" *'+'*'(")"&

1.Klik tab bagiSheet1.

2.Tekan kunciSHIFT dan klik tabSheet3.

Sheet1 hingga Sheet3 dipilih, tetapi Sheet3 merupakan lembaran

kerja yang aktif.

3.Di dalamSheet3, pilih selB3.

4.TaipkanMaktab Kerjasama Malaysia dan tekanENTER.

5.Klik tab bagiSheet2.

Perhatikan nama Maktab Kerjasama Malaysia juga terpapar di sel

B3 di dalam Sheet2

6.Semak pula padaSheet1

2.7.2 B"#"$%"&" %'%$($) ('%*"+"& ,'+-" */,"&

*'+'*'(")"&

1. Klik tab bagiSheet1

2. Tekan kunciCTRL dan klik tab bagi lembaran lain yang dikehendaki

2. MEMADAM MENAMBAH DAN MENAMAKAN SEMULA

LEMBARAN KERJA DI DALAM ORKBOOK


9

Next Tab Previous TabFirst Tab Last Tab

Scroll Tab


10/25


1. Jadikan Sheet2 sebagai lembaran yang aktif

2. Dari menuEdit, pilihDelete Sheet

Satu kotak dialog terbuka, menerangkan lembaran akan dipadam terus

3. PilihOK

Kotak dialog tertutup dan Sheet2 telah tiada (terpadam). Susunan

lembaran sekarang menjadi Sheet1,Sheet3....

4. Dari menuInsert, pilihWorksheet

Satu lembaran baru dimasukkan sebelum Sheet3

5. Klik butangscroll Last Tab

Tab-tab lembaran bergerak supaya anda dapat melihat Sheet terakhir

6. Klik butangscroll First Tab

Tab-tab lembaran bergerak supaya anda dapat melihat Sheet1

7.Klik dua kali tabSheet1

Sheet1 akan di'highlight'

8.TaipkanBelanjawanTahunan dan tekanENTER

Lembaran telah dinamakan dengan nama baru, BelanjawanTahunan

2. MENUKAR BILANGAN LEMBARAN KERJA BAGI

ORKBOOK

Bilangan lembaran kerja boleh ditambah sehingga jumlah maksimum255

1. Bukaworkbook yang dikehendaki


10


11/25


2. KlikOffice Button Excel Options.


11


12/25


3. Anda akan dipaparkan dengan kotak dialog Excel Optionsseperti

berikut :

4. Klik tabPopular.

5. Pada bahagianWhen creating new workbooks, dalam kotak editInclude

this many sheets, klik bilangan lembaran yang dikehendaki dengan

menggunakan anak panah atau menaip terus ke dalam kotak tersebut.


12


13/25


2.10MENIMPAN LEMBARAN KERJA ORKBOOK

Selepas memasukkan data,

anda perlu menyimpan data

yang telah dimasukkan

supaya anda boleh

membuat semakan,

pembetulan dan

mengelakkan data dari

hilang. Ikuti langkah-langkah

berikut untuk menyimpan

data anda.

1. Klik menu Office

Button Save As

2. Pada bahagian

Save a copy of the

document, pilih format

fail yang bersesuaian.


13


14/25


3. Anda akan dipaparkan dengan kotak dialogSave As

4. Di dalam kotakFile name, taipkan nama fail, sebagai contohFIRST1

5. Klik butangSave

Selepas data anda disimpan, sekiranya anda membuat sebarang perubahan, anda

perlu meyimpan lagi fail tersebut dengan nama fail yang sama atau nama fail yang

berbeza.

Nota : Sekiranya anda menyimpan workbook, secara automatik lembaran kerja

anda juga akan disimpan.

2.11MENIMPAN DENGAN MENGGUNAKAN NAMA FAIL

ANG SAMA

1. Klik ikonOffice Button.


14


15/25


2. KlikSave.

Nota : Sekiranya anda ingin

menyimpan dengan nama

yang berbeza, ikuti kaedah

menyimpan yang pertama.

2.12BAGAIMANA

MENUTUP ORKBOOK

1. Klik ikon Office

Button.

2. KlikClose.

2.13BAGAIMANA

KELUAR DARI

MICROSOFT EXCEL

1. Klik ikon Office

Button.

2. KlikExit Excel.

2.14BAGAIMANA MENCIPTA FAIL BARU


2. KlikNew.

2.15 MEMANGGIL SEMULA LEMBARAN KERJA

Anda akan menggunakan failFIRST1.xls untuk latihan memanggil semula Lembaran

Kerja.


2. KlikOpen.

3. Anda akan dipaparkan dengan kotak dialogOpen.

4. Tentukan lokasi di mana fail anda di simpan.


15


16/25


5. Klik nama fail FIRST1 dan klik butangOpen

Kini skrin memaparkan lembaran kerja FIRST1.xls

2.16MENALIN LEMBARAN KERJA DI DALAM SATU

ORKBOOK ANG SAMA Bagi contoh ini, gunakan lembaranBelanjawanTahunan di dalam failFIRST1.xls


16


17/25


1. Klik tab lembaranBelanjawanTahunan di dalam failFIRST1.xls

2. Tekan kekunciCTRL dan drag penunjuk tetikus di sepanjang barisan tab

Sheet

Satu ikon berbentuk kertas dan bertanda + menunjukkan di mana salinan

lembaran boleh diletakkan

3. Lepaskan butang tetikus di tempat yang anda kehendaki untuk

menempatkan salinan lembaran.

Salinan lembaran memaparkan tab lembaran BelanjawanTahunan(2)

2.17MEALIN LEMBARAN KERJA KE ORKBOOK LAIN

Bagi contoh ini, gunakan lembaran

BelanjawanTahunan di dalam failFIRST1.xls

1. Klik tab lembaranBelanjawanTahunan

2. KlikHome

3. Pada bahagian Cells, klikFormat

Move Or Copy Sheet…

Satu kotak dialog terpapar

4. Pilih destinasiworkbook anda dalam

kotak editTo Book:

5. Pilih lembaran dalam kotak editBefore

Sheet:

6. Klik kotak semakanCreate A Copy


17


18/25


2.1MENALIN LEMBARAN KE

ORKBOOK BARU

1. Pilih lembaran yang dikehendaki

2. Pilih menuHome

3. Pada bahagianCells, Pilih arahanFormat

Move Or Copy Sheet


4. Klik kotak semakanCreate A Copy

5. Di dalam kotak editTo Book:, pilih (new

book)

Satu salinan lembaran akan dibuat ke workbook baru.

2.1MEMINDAHKAN LEMBARAN KERJA DI DALAM SATU

ORKBOOK ANG SAMA

Bagi contoh ini, gunakan lembaranBelanjawanTahunan(2) di dalam failFIRST1.xls

1. Klik tab lembaranBelanjawanTahunan(2)

2. Pilih menuHome

3. Pada bahagianCells, Pilih arahanFormat Move Or Copy Sheet


4. Pilih lembaran dalam kotak editBefore Sheet:


18


19/25


2.20MEMINDAHKAN LEMBARAN KERJA KE ORKBOOK

BARU

1. Pilih lembaran yang dikehendaki

2. Pilih menuHome

3. Pada bahagianCells, pilih arahanFormat Move Or Copy Sheet


4. Di dalam kotak editTo Book:, pilih (new book)

Satu workbook baru terhasil

2.21MENGURUSKAN INDO

2.21.1 M'%*/," *'+*$(" $&8 "("% "9/ 8+,*88,

1.Klik menuView

2.KlikNew Window

Beberapa tetingkap (window) bagi fail yang sama

akan dipaparkan – berdasarkan berapa kali anda memilih arahan di atas.

2.21.2 M'&://& *'+*$(" $&8

"("% "9/

8+,*88,

Jika anda membuka beberapa fail Excel pada

masa yang sama dan anda ingin memaparkan fail-fail tersebut di dalam satu

paparan, ikut langkah berikut :

1.Klik menuView

2.KlikArrange All. Anda akan di paparkan

dengan tetingkapArrange Windows.


19


20/25


3.Buat pilihan paparan yang bersesuaian dari senarai yang diberikan.

4.KlikOK

2.21.3 M'%*/"9 $&8 ';"+" %'&'#", "9"/ %'($&9"


21/25


Bagi menghilangkan penguncian lajur, anda perlu :

1.Klik menuView Freeze Panes Unfreeze Panes

2.21.5 M'/&;$ *"+$


22/25


2.21. M'&:$%


23/25


1.Pilih lembaran yang ingin disembunyi

2. Klik menuHome Format Hide & Unhide Hide Sheet

2.21.11 =88%$ ('%*"+"& ,'+-"

1.Highlight kawasan lembaran yang diperlukan

2.Pilih menuView Zoom

3.Anda akan dipaparkan dengan kotak dialogZoom.

Buat pilihan yang bersesuaian.

4.KlikOK.


23


24/25


LATIHAN MODUL 2

A MANIPULASI LEMBARAN KERJA

1. Buka satu lembaran kerja kosong

2. Panggil semula failFIRST1.xls

3. Aktifkan lembaranBelanjawanTahunan

4. Masukkan/Insert satu lembaran kerja baru antaraSheet2 danSheet3

5. Salin lembaran kerjaBelanjawanTahunan ke lembaran baru yang dimasukkan

6. Tukarkan nama lembaran baru tersebut kepadaTESTING

7. Buang lembaran kerjaTESTING

8. Simpan lembaran kerja sebagaiFIRST1.xls

B MENGAWAL PAPARAN

1. Buka failFIRST1.xls

2. Pilih menuView dan pilihZoom...

3. Didalam kotak dialogZoom pilihMagnification (saiz paparan) kepada75% klik

OK.

4. Ulang langkah di atas untukMagnification 200, 100, 50, 25,Fit in selection dan

Custom. Lihat perbezaan setiap pilihan.

C BERGERAK DI DALAM LEMBARAN

1.Buka failFIRST1.xls

2.Pilih menuView dan pilihZoom...50%

3.Klik kepala lajurC


24


25/25


4.Klik menuView dan pilihFreezePanes

5.Lihat kesannya apabila anda menggerakkan kursor ke kiri dan ke kanan

6.Klik menuView dan klikSplit

7. Nyatakan perbezaan kesan ini dengan langkah yang sebelum ini.

8.Klik menuView dan pilihSplit dan jugaUnfreeze Panes

D MENAMBAH WORKSHEET

1. Buka satu fail baru.

2. Tambahkan jumlah worksheet supaya menjadi 16.

3. Simpan fail/workbook menggunakan arahanSave As dengan nama failLATIHAN

E PERGERAKAN DI DALAM WORKBOOK

1 Gunakan failFIRST1 untuk membuat latihan ini

2.Nyatakan kesan penggunaan kunci berikut :-

Page Up

Page Down

Home

End

Ctrl + Home

Ctrl + End

Tab

Shift + Tab

Alt + PgDn

Alt + Pg Up

bab 2 - asas arahan ms excel 2007

Documents