Membuat laporan Kesekretariatan dengan Ms ExcelBy Evada El Ummah Khoiro, M.ABAplikasi Kesekretariatan Smt 2

Pokok Bahasan

• Membuat Laporan Penggajian

• Membuat Absensi Karyawan

• Membuat Grafik Penjualan

• Mencetak Dokumen

Membuat Laporan Penggajian

2

1. Buka program Microsoft Excel

2. Buat Tabel sbb:

3. Tekan tombol Ctrl+1 atau Home>Alignment> Dialog Box Launcher

4. Pada kotak Format Cells, pada combo box Horizontal pilih Center, combo box Vertical pilih Center, centang Wrap Text, tekan OK

No. Nomor Pegawai Nama Jabatan Jumlah Anak Gaji Pokok Target Pencapaian Tunjangan Bonus Total Gaji

1 A-135 Siti

2 A-154 Fajar

3 C-456 Bambang

4 B-565 Rina

5 C-234 Rangga

Penggajian dan Perhitungan Bonus

PT. Desain Utama Jaya

5. Kecilkan ukuran kolom “Nomor Pegawai” & “Jumlah anak”

6. Isi kolom jumlah anak , “1, 0, 2, 4, 2”

7. Dengan rumus IF, kolom jabatan harus dibuat agar hasilnya A=supervisor, B=Sales, C=Asisten.

pada sel D5 ketik=IF(LEFT(B5;1)="A";"Supervisor";IF(LEFT(B5;1)="B";"Sales";"Asisten"),

Atau

=IF(LEFT(B5;1)="A";"Supervisor";IF(LEFT(B5;1)="B";"Sales";IF(LEFT(B5;1)="C";"Asisten")))

ENTER, DRAG

8. Pada kolom Gaji Pokok jika Spv (Rp 2jt), Sales (Rp1,3jt), Asisten (Rp950rb)

9. =IF(D5="Supervisor";2000000;IF(D5="Sales";1300000;950000))

Atau

=IF(D5="Supervisor";2000000;IF(D5="Sales";1300000;IF(D5="Asisten";950000))), ENTER, DRAG

10.Tambah simbol “Rp”

11. Isi kolom “Target” & “Pencapaian” sbb:

Target Pencapaian

Rp50.000.000 Rp125.000.000

Rp6.500.000 Rp35.000.000

Rp25.000.000 Rp30.000.000

Rp45.000.000 Rp47.000.000

Rp30.000.000 Rp31.000.000

12.Untuk “Tunjangan” isi berdasarkan jumlah anak. Jika 1=Rp300rb, ≥2=Rp750rb, 0=tidak dapat tunjangan.

13.Rumusnya:

=IF(E5>=2;750000;IF(E5=1;300000;0))

14.Bonus diambil dari pencapaian target. Bonus=(Pencapaian-Target)x15%. Jika tidak mencapai target maka tidak dapat bonus.

15.Rumusnya:

=IF((H5-G5)>0;(H5-G5)*15%;IF((H5-G5)<=0;0))

16.“Total gaji” yaitu Gaji pokok+Tunjangan+Bonus

Membuat Absensi Karyawan

3

1. Buka Ms Excel

2. Buat kolom sbb:

3. Klik tab Home>Alignment>Format Cells: Alignment atau Ctrl+1

4. Centang Merge Cells

5. Pilih Center pada Vertical & Horizontal combo box, OK

6. Lakukan perintah yang sama dengan perintah sebelumnya pada kolom Tanggal, Jam masuk, jam keluar dengan F4

7. Isi kolom tanggal 1-31 dengan pengaturan otomatis.

8. Home>Editing>Fill>Series

9. Pada kotak dialod Series, box Series In, pilih Columns

10.Stop Value at 31, OK

11.Atur judul formulir absensi dengan sorot judul, lalu tab Home>Alignment>Dialog Box Launcher, atau Ctrl+1

12.Tab Alignment>Horizontal>Center Across Selection, Bold Judul

13.Beri border Inside lalu Thick Outline

14.Beri warna judul kolom, Home>Font>Fill Color

15.Bila garis dan tulisan tak terlihat, beri warna putih.

16.Beri warna terang pada row genap dg Fill Color

17.Hasilnya sbb:

Karyawan Supervisor

1 7:30 17:11

2 7:31 17:10

3 7:25 18:00

4 8:00 20:00

5 8:05 17:01

6 8:15 17:02

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

ParafTanggal Jam Masuk Jam Keluar

Absensi Karyawan

PT. Desain Utama Jaya

Membuat Grafik Penjualan

4

Excel memiliki kualitas grafik yang baik & profesional. Dengan grafik data dapat

dipresentasikan lebih cepat & mudah dipahami.

1. Buka Ms Excel

2. Buat tabel sbb:

No Produk Jumlah Harga Total Harga

1 Desain Kategori Ringan 200 1,5 300

2 Desain Kategori Kompleks 150 4 600

3 Rumah T45 60 75 4.500

4 Rumah T60 75 135 10.125

5 Rumah T150 25 430 10.750

6 Apartemen 2 kamar 33 450 14.850

7 Apartemen 4 kamar 49 750 36.750

Catt:harga dalam jutaan

Tabel Penjualan

PT. Desain Utama Jaya

3. Buat grafik untuk kolom “Produk” & “Total Harga”

4. Insert>Chart>Create Chart

5. Pada dialog Insert Chart, plih Column, atau pilih yang disukai di Design>Type>Chart type

6. Atau ubah ke bentuk Pie

7. Tambah judul grafik pada Layout>Chart Layout>Chart Title, pilih peletakan judulnya.

8. Untuk ubah lokasi grafik, Design>Location>Move Chart

9. Pada dialog Move Chart, pilih New Sheet, beri nama “Grafik Penjualan”, OK

Mencetak Dokumen

5

Buka dokumen sebelumnya.Pilih File>Print

• Print Active Sheet: untuk sheet yang aktif saja

• Print Entire Workbook: untuk semua sheet dalam workbook/file

• Print Selection: untuk area yang diseleksi saja.

1. Bisa diatur Pages yang dicetak

2. Collated atau Uncollated, bila lebih dari 1 copy

3. Atur orientasi, Vertical atau Horizontal

Thank YouAny Questions??