nota filling

8/7/2019 NOTA FILLING

1/13

Occupation Information System Adminstrative Assisstant

Duty No. 2 Duty Maintain Filling System

Task No. 1 Task Open Administration File

Level 2 Performance Standard

LangkahSebelum1. Kita mesti mengetahui atau mengkelaskan perkara -perkara yang hendak di

masukkan dalam sistem fail.

2. Kumpulkan tajuk-tajuk kecil mengikut tajuk besarnya.(pengkelasan )

3. Pastikan sistem fail yang akan kita gunakan. Pastikan juga sistem tersebut

dapat difahami dan mudah untuk digunakan dan maklumat mestilah padat,tepat dan berguna.

2. Mengenalpasti kod Sebelum kita menfailkan sesuatu maklumat, kita meninjau terlebih dahulu

beberapa jenis sistem fail :-

1. Sistem Abjad - tajuk fail adalah mengikut abjadcontoh penfailan

Open administrative File using materials such as filing master list, document and files so thatorganisation files are classified, sorted, coded and stored in accordance to set procedures.

1. Mengenalpastisubjek

Mengkelaskan tajuk-tajuk utama (Filing master list ) dan kod masing-masing.

KOD

02

03

04

05

PERKARA

Pentadbiran

Kewangan dan Akaun

Perjawatan

Temuduga


2/13

fail disusun mengikut abjad seperti buku panduan telefon.

Abjad Perkara

A Alamat-alamat

B Belian Barangan

2. sistem nombor - fail dibuka mengikut nombor ,disusun mengikut susunanhuruf tanpa mengira perkara.

contoh:- 1 - fail Pentadbiran2. - Fail Perjawatan

3. sistem abjad-nombor - gabungan 2 sistem, fail disusun mengikut abjad dan

dan disimpan mengikut nombor

contoh susunan fail simpanan fail

A,B,C,D,E,F, dan. No.1 - fail B

4. sistem perkara - fail dibuka mengikut kepada perkara.Contohnya-

fail Gaji, dan dibuka pecahannya iaitu elaun , bonus dan lain-lain.

contoh :-

Fail GAJI - pecahan :- elaun, bonus dan lain-lain.

5. sistem nombor-perkara - sistem yang sesuai untuk semua jenis pejabat

a ) disenaraikan tajuk besarnya dan pecahannya.

conto penggunaan o

fail 02 Pentadbiran

03 Kewangan dan akaun

04 Perjawatan

02 Pentadbiran

02/01 laporan

02/01/001 bulanan

02/02/002 perangkaan

Susun /simpan maklumat diberi dalam mengikut master list dan beri kod.

master list :

b) untuk tajuk utama diberi kod dan no. fail sebenar diberi kepada setiap pecahannya.

LATIHAN DALAMKELAS


3/13

Berdasarkan master yang dilampirkan, suaikan kategori di bawah ini dengan

master list yang diberi.

kategori

pertanyaan Audit Perlantikan pekeliling

sewa baik pulih

laporan panggilan temudugapengiklanan peribadi

perangkaan kakitangan/pekerja

akaun syarikat Elaun

gaji bonus

3. Nama dan kod fail bagi mendapatkan satu sistem fail yang teratur dan tersusun serta difahami

dan mudah digunakan satu sistem yang baik perlu dihasilkan.

A Dengan cara sistem kod

Bagi perkara yang berkaitan dengan akaun atau kewangan contohnya gaji,

bonus, penerimaan Yuran dan lain-lain akan distukan dalam satu perkaraiaitu KEWANGAN DAN AKAUN

Selepas maklumat dikumpul dan dikelaskan mengikut sistem fail (kod) ,kita

akan menyimpan maklumat tersebut ke dalam fail.

Contoh maklumat

peribadi(pekerja) surat-menyurat

Resit penghantaran(delivery order) akaun-akaun

bil-bil elektrik / telefon

LATIHANPRAKTIKAL

Berdasarkan lampiran soalan 0.1, nama dan kodkan fail tersebut mengikut sistem fail yangbetul.1. Mula -mula sediakan fail -fail jenis nipis sahaja.2. Teliti dan cari maklumat yang perlu difailkan.3. Masukkan maklumat tadi ke dalam fail .4. Tulis nama/ perkara di kulit hadapan fail tersebut5. Setelah nama di tulis, beri nombor kod yang betul berpandukan kepada master

list anda.6. Tugas anda selesai setakat ini dahulu.

4.Simpan maklumatke dalam fail


4/13

Cara simpan ke dalam Fail:-

1 pilih jenis fail yang nipis dan tidak memerlukan ruang yang banyak dan

senang untuk menyimpan.

2 Menyimpan maklumat ke dalam Setiap fail yang diberikan nama dan kod

supaya senang mengeluarkannya bila diperlukan.

3 Jika surat-menyurat kita simpan dalam satu fail tetapi ianya telah penuh, sila

buka fail lain sebagai sambungan kepada fail tersebut.

4 Semua fail -fail yang telah dibuat dan dikemas kini hendaklah di simpan

dalam almari, kabinet fail, laci dan sebagainya bergantung kepada struktur

sesebuah syarikat.

5 Jika fail -fail disimpan dalam kabinet atau laci ,pastikan ditandakan dengan

master list pada setiap bahagian laci atau kabinet yang difailkan dan di satu

bahagian lagi ditulis 'KABINET FAIL / LACI FAIL.

Maklumat :-

Slip- slip Bank Bil-Bil telefon Resume kakitangan

LATIHANPRAKTKAL

penyata Bank Surat permohonan kerja Surat keputusan temudugaBayaran sewa Dewan Pekeliling (bahagian kewangan )

Berpandukan kepada maklumat di atas, anda di kehendaki oleh pihak pentadbiran untukmenyimpan semua maklumat ini.CARA1. oleh kerana fail telah dibuat dalam langkah 3, kita mempunyai beberapa fail.2. Lihat maklumat di atas, cari fail yang sesuai.3. Jika ada fail yang dicari tadi, masukkan dokumen itu .4. Tetapi jika masih ada maklumat yang tiada failnya,5. Buka fail baru , namakan dan beri nombor kod nya.


5/13



Task No. 2 Task Update File Contents


Langkah

1.Carian fail Untuk setiap penfailan yang dibuat, kita akan menambah maklumat terkini

dari masa ke semasa bergantung kepada urusan berkaitan atau lebih

ringkasnya update File disamping kita menggunakan fail-fail tersebut

Sebelum menambah maklumat,kita perlu:-

1 mengetahui tempat fail disimpan-almari atau kabinet fail / laci

2 Mengetahui sistem fail yang bagaimana digunakan / dibuat untuk menyimpan

fail-fail tersebut.

3 Kebiasaannya sistem fail - kod dan nombor/perkara.4 Rujuk kepada master list penfailan yang ada ,cari perkara yang berkaitan

dengan maklumat yang hendak disimpan.Contohnya, maklumat peribadi

kakitangan - cari fail Perjawatan dan kakitangan

5 Perkara yang paling penting sekali , anda perlu faham sistem fail yang dibuat

dan

A SISTEM KAD

Satu sistem yang terbaik kerana senang dilaksanakan sera mudah untuk

menyimpan kad.Boleh diambil dan disimpan bila-bila masa .

Jika kad tersebut sudah penuh catatannya,boleh digantikan dengan yang baru.

Ada 3 perkara penting dalam kad itu:- NOMBOR RUJUKAN, TAJUK DAN

TARIIKH fail dibuka.

Contoh kad seperti lampiran.

B SISTEM BUKU ( BUKU LOG )

Ia juga satu sistem yang mudah untuk simpan buku dan membuat rujukan .

dalam buku tersebut mengandungi Bilangan, nombor fail, tajuk, nama

pegawai, tarikh pinjam, tarikh dikembalikan dan tandatangan.

Halaman tertentu diperuntukan kepada fail tersebut bergantung kepada

Update file contents using tools and materials such as filing system manuals and files so thatorganisational files are obtained, updated with new information and stored according to set

procedures.


6/13

keakifan fail-fail tersebut.

Contoh seperti lampiran

C SISTEM KOMPUTER

Kaedah terbaru menyimpan fail .

Biasanya digunakan dalam di syarikat besar dan juga digunakan di jabatan

atau kementerian.Kaedahnya sama dengan sistem kad , Cuma bezanyaia disimpan dalam komputer.

Ianya senang disimpan dan dikesan melalui komputer.

Sesuatu perubahan akan berlaku dalam urusan harian,bulanan atau

sebagainya di pejabat- Bahagian Pentadbiran.

Fail-fail yang telah disimpan perlu dirujuk untuk menambah maklumat terbaru.

Bagi mendapatkan fail-fail ini,pergerakan / pegedaran fail perlu dicatat.

Terdapat beberapa sistem pegedaran fail yang diamalkan dan boleh

dilaksanakan di pejabat dengan cara yang teratur seperti sistem kad atau

sistem buku (log )

langkah untuk menambah maklumat1 Gunakan master list yang ada, ataupun sistem kad juga boleh dirujuk.

2 apabila fail telah ditemui, keluarkan dari kabinet jika itu tempat simpanannya.

3 letakkan penanda ditempat fail tersebut supaya senang untuk dirujuk.

4

KAEDAH MENFAILKAN SURAT

1 Bagi maklumat seperti pengurusan surat, Borang Am 6 perlu disediakan

di mana bila memerlukan fail hendaklah ditentukan borang ini.

LATIHANPRAKTIKAL

Anda telah diarahkan oleh Pengurus anda supaya menghantar fail latarbelakang kakitangan.Oleh itu anda dikehandaki mencari fail tersebut.Kaedah :-1. Rujuk kepada master list -laci/kabinet.2. Cari perkara Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan3. Anda akan temui fail itu pada dari master list , di baris ke-2, pada kod 02

4. Buka laci, cari kod 02, anda akan temui fail Latar belakang ( 02/01).5. Ambil fail tersebut, kemudian hantar kepada pengurus anda .

2. Menambahmaklumat baru /terkini

maklumat boleh ditambah ke dalam fail tersebut dan sebarang perubahan perluditandakan juga di dalam kad fail yang diambil - semua item yang ada mestilah diisi.


7/13

Jenis surat menyurat:

- surat masuk dan surat keluar

2 Kertas minit - disematkan di sebelah kiri fail untuk merekod keluar masuk

surat menyurat.

2 kaedah menyediakan kertas minit:

- membuat senarai yang mengandungi tajuk-tajuk di atas kertas2 yang boleh

digantung di dinding.

- menggunakan kad

Contoh kertas minit:

Surat

dari ..bertarikh 19..

Dikandung pada ..Rujukan no.

atau

Surat

dari bertarikh ..19 .

Dikirimkan pada ..19 ..

3 Surat diterima di catat dengan dakwat merah dan dakwat biru untuk surat

dikirim pada borang itu.

4 Bila sesuatu tindakan telah diambil - hendaklah ianya dicatatkan dalam kertas

itu , kembalikan fail itu kepada pengurus untuk perhatiannya sebelum di-simpan dalam kabinet atau tempat asalnya.


8/13

LATIHANPRAKTIKAL

MAKLUMAT BARU :- Slip bank terkini kakitangan baru (biodata )1. Langkah mula-mula, sila rujuk/lihat master list.2. Cari perkara Kewangan dan Akaun ,Perjawatan Dan Perkhidmatan kakitangan3. Anda akan temui perkara Kewangan & Akaun pada kod 03 dan Perjawatan pada

nombor kod 02.4. Kod 03 terletak pada laci nombor 2 , Kod 02 terletak dalam laci nombor 1 .

5. Ambil fail Bank Statement dalam laci nombor 26. Ambil fail Latar belakang dari laci nombor 17. Masukkan slip bank itu mengikut susunannya ke dalam fail Bank Statement,

masukkan juga biodata kakitangan baru ke dalam fail Latar belakang.


9/13

3.menyimpan failsebelum menyimpan fail ,pastikan fail itu penuh atau tidak.

Jika ia penuh, tutup fail tersebut, buka satu fail lain dan mulakan dengan

bilangan yang baru bermula dari 1 dengan menggunakan nombor rujukan

yang sama.

tempat penyimpanan bergantung kepada sesebuah organisasi samada di

simpan dalam kabinet ,laci atau sebagainya.

Merujuk kepada latihan praktikal di atas,

8. Selepas anda memasukkan semua maklumat baru tersebut, anda perlu

menyimpan fail tersebut.

9. Fail Bank Statement di simpan semula ke dalam laci nombor 2

10. Fail Latar belakang di simpan dalam laci nombor 1

LATIHANPRAKTIKAL


10/13



Task No. 3 Task Follow Up File Movement


Langkah

1. Rujuk buku Log * Buku log juga salah satu cara untuk merekodkan fail -fail dan juga untuk

membuat rujukan fail.

* dalam buku log kita boleh merekod semua kedudukan fail yang disimpan .

Dalam buku tersebut ada tersenarai item tertentu seperti tarikh keluar masuk

fail, no.kod dan perkara, tempat simpan fail dan lain-lain.

2. Kedudukkan fail a) Fail boleh ditemui dengan merujuk kepada buku log yang disediakan untuk

tujuan urusan pejabat/pentadbiran.

b) Buku log mengandungi item-item seperti lampiran:-

c) melalui buku log juga seseorang itu ( yang berkenaan ) dapat mengetahui

di mana fail yang dicari berada.

d) Sebarang pengambilan fail untuk rujukan atau apa-apa tujuan urusan

hendaklah mendapat kebenaran ( mana yang perlu ) dan mesti ditandatangani

e ) Jika berlaku fail hilang atau tidak dipulangkan, rujukan boleh dibuat

berdasarkan kepada buku log ini.

Seorang pegawai telah mengambil fail dari laci fail dengantujuan untuk membuat

semakan atas urusan tertentu.fail yang diambil ialah fail Gaji . Apa yang patut anda

lakukan ?

Anda perlu buat..

1. Ambil buku log yang bertajuk Buku Log - Fail Aktif

2. Lihat / rujuk kepada master list, fail gaji terletak pada bahagian apa?

Follow up file movement using tools and materials such as filing system manual and logbookis that file can be referred, located and updated.

LATIHANPRAKTIKAL

3. Setelah di lihat , fail gaji terletak pada bahagian Kewangan dan Akaun berkod 03dalam laci nombor 2

4. Fail gaji - kodnya 03/02.5. Berdasarkan maklumat di atas, rekodkan segala maklumat ini dalam buku log

tersebut.6. Rekod semua item yang ada dan juga tandatangan pegawai tersebut.


11/13

a) Setiap buku log yang dicatat tentu akan mengalami perubahan dari masa

ke semasa.

b) Merekod buku log hendaklah mengikut sistem fail yang telah dibuat serta

difahami.

c) Dalam buku hanya disenaraikan tajuk/perkara besar sahaja dan beserta

dengan item-item lain seperti tujuan, tarikh keluar, tarikh masuk dan.

sebagainya

3. Kemaskini Bukulog

LATIHANPRAKTIKAL

Berdasarkan sistem fail dan master list yang anda buat, tulis atau rekodkan semua maklumatfail-fail yang ada dalam buku log yang disediakan .Namakan buku log ini.


12/13



Task No. 4 Task Prepare File Closure


Langkah

Fail -fail yang perlu ditutup

a) Fail hendaklah ditutup apabila ianya telah kandungannya mencukupi 100

pucuk surat ataupun bila difikirkan ia telah menjadi tebal.

b) fail yang tidak aktif seperti:-

pembekal yang berurusan dengan kita ,sudah tidak membuat urusan dan

tutup syarikat.

Cara untuk fail yang perlu ditutup

a) lebih tepat kita katakan fail telah penuh .Bila penuh, catatkan jilid 1

pada nombor rujukannya.

b) buka fail yang lain pula, dengan menggunakan jilid 2 dengan nombor

rujukan yamg sama.Cuma bilangan kandungan sahaja dimulakan nombor

baru.

Penyimpanan fail yang tidak aktif

Fail yang tidak aktif ialah fail yang dibuka untuk sementara waktu sahaja.

contohnya, kadang-kadang fail yang diperlukan sukar ditemui atau tidak

diperolehi langsung kerana mungkin fail tidak dikembalikan oleh pegawai

yang bercuti, mengikuti kursus, seminar,dan lain-lain samada dalam atau

luar negara.

Kemungkinan juga fail ini disimpan dalam laci berkunci.Oleh kerana itu,

fail asal tidak ditemui, fail sementara dibuka agar pengurusan pejabat dapat

diteruskan seperti biasa.

Prepare file closure using tolls and materials such as filing system manual, files and logbookso that the identified file can be updated and closed.

1.Kenalpasti Failyang perlu ditutup

2. Prosedurpenutupan fail

3.Simpan fail yangtidak aktif


13/13

Fail ini dibuka bila difikirkan ia betul-betul perlu atau terdesak dan ianya

mengandungi satu tajuk sahaja.Fail biasanya berkulit nipis memandangkan

ia dibuka sementara sahaja.

Apabila fail ini sudah tidak digunakan lagi, bila fail asal ditemui ia hendaklahditutup dan surat berkenaan perlu dimasukkan kedalam fail besar, tetapi

pegawai yang berkenaan perlu diberitahu dengan serta-merta.Langkah untuk menyimpan surat ke dalam fail besar adalah untukmengelakkan daripada hilang atau tersalah letak disamping menentukanagar tindakan segera diambil oleh pegawai yang berkenaan terhadapsurat seperti itu.

Fail yang tidak aktif perlu direkod dalam buku log dan satu tempat dikhaskan

untuk menyimpan fail ini.

Contohnya, disimpan dalam laci dan ditandakan ' FAIL TIDAK AKTIF' atau di-

simpan dalam kotak.

LATIHAN

apa yang perlu di buat.

1. Kenalpasti fail yang hendak ditutup.

PRAKTIKAL 2. Cari fail berpandukan master list

3. Anda dapati fail tersebut di bahagian Kewangan dan Akaun -03 pada laci 2

4. Ambil fail itu - fail Pesanan dan Pembelian ,pembekal A&Z

5. Menurut fail itu, didapati hampir setahun tiada urusan dengan pembekal ini.

6. Fail ini hendaklah ditutup dan rekod penutupan fail dalam Buku Log-Fail Ditutup.7. Simpan fail ini dalam kotak atau di dalam laci yang berasingan

8. Laci itu hendaklah dilabelkan sebagai ' FAIL DITUTUP'.

Sebagai seorang kerani, anda mendapati terdapat fail yang tidak membuat sebarang urusan

dalam tempoh yang lama dan ada sesetengah pembekal tersebut telah menutup perniagaan.Apa yang perlu anda lakukan dengan fail-fail yang seperti ini.

nota filling

Documents