MOTIVASI

Motivasi merujuk kepada kuasa sama ada dalaman atau luaran kepada individu yang boleh merangsang minat dan ketekunan beliau untuk mengikuti sesuatu hala tindakan. Motivasi akan meningkatkan tahap produktiviti pekerja. Memotivasikan pekerja merupakan kunci kepada kejayaan organisasi. Melalui motivasi pengurus akan dapat mengetahui apa yang menyebabkan pekerja melakukan sesuatu, apa yang mempengaruhi pemilihan berkaitan, dan kenapa pekerja masih tekun berusaha melalui masa.

Stoner et al melihat motivasi sebagai faktor-faktor yang menyebabkan menyalurkan dan mengekalkan gelagat individu. Mengikut Bartol & Martin motivasi dikaitkan dengan kuasa yang memberi tenaga kepada gelagat, memberi arah haluan kepada gelagat dan menjadi asas kepada kecenderungan manusia untuk bertekun.

Proses Motivasi - manusia mempunyai keperluan asas – makanan, pencapaian dan lain- lain. Keperluan adalah perasaan kekurangan oleh individu dalam aspek-aspek tertentu dalam kehidupan beliau. Apabila perasaan kekurangan dapat dikurangkan, individu akan menikmati kepuasan atau telah pun menerima ganjaran apabila gelagat telah berjaya memenuhi keperluan beliau.

Terdapat dua jenis ganjaran – ganjaran intrinsik dan ekstrinsik. Ganjaran intrinsik merupakan kepuasan yang individu terima dalam proses melaksanakan sesuatu tindakan. Ganjaran ekstrinsik pula diberikan oleh orang lain, lazimnya seorang pengurus, seperti kenaikan pangkat dan gaji.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MOTIVASI

Terdapat tiga kategori faktor yang mempengaruhi motivasi iaitu perbezaan individu, cirri-ciri pekerjaan dan amalan-amalan organisasi.

a. Perbezaan Individu – merujuk kepada keperluan peribadi, nilai, sikap, minat dan kebolehan yang manusia bawa ke dalam pekerjaan mereka. Ciri-ciri ini berbeza antara satu dengan lain, maka, begitu jugalah dengan apa yang akan memotivasikan individu.

b. Ciri-ciri Pekerjaan – melibatkan aspek-aspek sesuatu posisi kerja yang menentukan batasan dan cabarannya. Ini termasuklah (1) kepelbagaian dalam kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu pekerjaaan, (2) darjah sejauhmana pekerja boleh menyiapkan keseluruhan tugas dari awal hingga akhir, (3) kesignifikanan peribadi yang dikaitkan dengan pekerjaan tersebut, (4) autonomi, dan (5) jenis dan sejauhmana maklumbalas mengenai prestasi yang pekerja terima.

c. Amalan-amalan Organisasi – merujuk kepada peraturan, polisi sumber manusia, amalan pengurusan dan sistem ganjaran sesebuah organisasi. Polisi seperti cuti bergaji dan ganjaran seperti bonus.

ASAS-ASAS MOTIVASI

1. Pendekatan Tradisional2. Pendekatan Perhubungan Manusia3. Pendekatan Sumber Manusia4. Pendekatan Kontemporari

PERSPEKTIF KANDUNGAN KEPADA MOTIVASI

Manusia mempunyai keperluan asas makanan. Teori-teori keperluan cuba menjawab persoalan: Apakah yang memotivasikan individu? Keperluan individu adalah mengenai perkara yang beliau hendak dan akan bekerja untuk mendapatkannnya. Teori tersebut ialah :

Hierarki Keperluan Maslow – teori kandungan yang paling popular oleh Abraham Maslow. Teori ini mengatakan manusia dimotivasikan oleh bermacam-macam keperluan yang mengikut susunan dalam bentuk hierarki. Maslow telah mengenalpasti lima peringkat keperluan : keperluan fisiologikal pada peringkat terendah kepada keperluan penyempurnaan diri pada peringkat yang tertinggi.

a. Keperluan Fisiologikal – meliputi keperluan fizikal asas seperti makanan dari minuman sementara dalam organisasi seperti udara yang bersih dan gaji asas bagi pekerja.

b. Keperluan Keselamatan – berkait dengan keinginan untuk persekitaran fizikal dan emosional yang selamat dan terjamin dan kebebasan daripada sebarang ancaman ke atas kehidupan.

c. Keperluan Sosial – keinginan untuk diterima oleh rakan sekerja menjadi sebahagian daripada kumpulan, dan dikasihi dan begitu juga dalam organisasi termasuk perhubungan yang positif dengan penyelia.

d. Keperluan Maruah (Esteem) – keinginan untuk mempunyai imej yang positif dan untuk menerima perhatian, pengiktirafan dan penghargaan daripada orang lain. Dalam organisasi motivasi untuk pengiktirafan status yang tinggi dan penghargaan terhadap sumbangan organisasi.

e. Keperluan Penyempurnaan-Diri (Self-Actualization) – kategori keperluan yang tertinggi. Ia berkaitan dengan pembangunan potensi seseorang, peningkatan dalam kebolehan dan keinginan menjadi lebih baik. Dalam organisasi ia menyediakan peluang-peluang untuk maju, menjadi kreatif, dan mendapatkan latihan bagi yang mencabar.

Menurut teori Maslow, keperluan peringkat bawahan perlu dipenuhi terlebih dahulu sebelum keperluan peringkat atasan dapat dirangsangkan.

12.5.2 Teori ERG oleh Clayton Alderfer

Terdapat tiga peringkat keperluan individu iaitu :

a. Keperluan kewujudan merangkumi keinginan fisiologikal dan kebendaan individu.

b. Keperluan perhubungan – keperluan untuk berinteraksi dan mengujudkan persahabatan, dan diterima oleh orang lain.

c. Keperluan pertumbuhan – keperluan untuk membangunkan potensi manusia, meningkatan kreativiti dan pembangunan diri.

12.5.4 Teori Keperluan-keperluan Diperolehi (Acquired Needs Theory) oleh David McClelland

Tiga keperluan yang dikaitkan :

a Keperluan Untuk Pencapaian

Merujuk kepada keinginan untuk melaksanakan sesuatu yang sukar, mencapai piawaian kejayaan yang tinggi dan lain-lain.

b. Keperluan Untuk Perhubungan – keinginan untuk mengekalkan perhubungan peribadi yang rapat, mengelakkan konflik, dan mewujudkan persahabatan yang mesra dengan orang lain.

c. Keperluan Untuk Kuasa - keinginan untuk mempengaruhi atau mengawal orang lain, bertanggungjawab ke atas orang lain, dan mempunyai autoriti ke atas orang lain.

PERSPEKTIF PENGUKUHAN KEPADA MOTIVASI – memberi tumpuan kepada aktiviti mengubah, mengubahsuai gelagat pekerja semasa bekerja melalui ganjaran dan hukuman yang sesuai.

Jenis-Jenis Pengukuhan

Terdapat empat jenis :

1. Pengukuhan Positif – menyediakan ganjaran atau padah yang mengembirakan berikutan berlakunya gelagat yang diingini (contoh pujian yang diberikan oleh ketua sebaik sahaja pekerja datang awal ke tempat kerja

atau kepada pekerja yang melakukan kerja tambahan merupakan contoh pengukuhan positif).

2. Pembelajaran Pengelakkan – berlaku apabila pekerja cuba memperlihatkan gelagat-gelagat yang diingini bagi mengelakkan diri daripada menerima padah yang tidak diingini, seperti ia juga kadangkala dikenali sebagai pengukuhan negatif. Dalam hal ini, pekerja belajar untuk melakukan sesuatu yang betul bagi mengelakkan situasi yang tidak disenangi.

3. Hukuman – tindakan mengaplikasi padah yang negative, (contoh, seorang penyelia memarahi seorang pekerja kerana kecuaian kerja).

4. Kepupusan – ketiadaan pengukuhan berikutan berlakunya gelagat yang tidak diingini. Umpamanya seorang pekerja yang sentiasa mengutuk penyelianya kerana kerap menerima kemarahan atas prestasinya yang tidak baik.

KOMUNIKASI

KONSEP DAN PERANAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses dua hala melibatkan penghantar dan penerima. Komunikasi yang berkesan terjadi apabila kedua-dua pihak memahami makna yang sama dari suatu pertuturan (bentuk lisan atau bukan lisan, atau bertulis). Komunikasi membolehkan pengurus dan organisasi mencapai prestasi yang diharapkan sama ada dalam bentuk lisan / bukan dalam bentuk lisan / bertulis.

Komunikasi Bukan Lisan – ia menggunakan gerak anggota dan gelagat atau kelakuan individu dan terjadi secara spontan dan cepat. Ada beberapa komunikasi bukan lisan yang membawa makna yang berbeza.

Jenis-jenis komunikasi bukan lisan termasuklah :

1. Gerak dan Cara Berdiri atau Duduk – berdiri mencondong kearah penerima menandakan “sedia”.

2. Air Muka dan Pergerakan Mata – senyum yang diberi secara ikhlas menandakan “persetujuan” dan jika pergerakan mata tidak tertumpu kepada pendengar, menandakan “kurang yakin”.

3. Penggunaan Masa – di Malaysia, budaya kita masih lagi bertoleransi terhadap kelewatan terutamanya dlam mesyuarat dan perjumpaan. Kalau di tempat kerja, kelewatan masa boleh di kawal melalui “punch card”. Begitu juga jia kita berurusan dengan tetamu dari Amerika, kita perlu menepati temujanji, jika tidak kita akan dianggap sebagai “tidak hirau”.

4. Pakaian dan Penjagaan Diri Fizikal

5. Komunikasi Oral (Lisan) – mengandungi perkataan atau tatabahasa untuk menghantar maklumat secara oral (mulut). Jenis-jenisnya adalah :

- Bersemuka – berbincang, memberi taklimat, meminta penjelasan dan sebagainya; balas adalah serta merta, spontan dan cepat.

- Menelefon – cara begini juga cepat, spontan dan mesej boleh diubahsuai mengikut keperluan kedua-dua pihak.

- Perjumpaan – seperti mesyuarat tertutup, kumpulan atau persidangan telefon untuk memberi dan menerima maklumat daripada penerima. Dalam mesyuarat

penerima boleh bertukar pendapat, mengkaji dan menyelesai masalah serta membentuk pelan tindakan untuk memperbaiki situasi.

Komunikasi Bertulis – memberi maklumat penting atau menyebarkan berita penting kepada pekerja. Jenis komunikasi bertulis :

Memorandum- adalah mudah, cepat dan tidak mementingkan pendahuluan. Ianya ditulis atas borang bercetak yang mempunyai tajuk-tajuk seperti Kepada, Daripada, Tarikh dan lain-lain lagi. Mesejnya padat kerana melibatkan isi-isi penting dan membolehkan penerimaan jawapan yang kerana ia dihantar dalam organisasi sahaja di mana pekerja memahami budaya kerja serta fungsi-fungsi persekitaran kerja.

Surat Perniagaan – diguna untuk menyampai permintaan, maklumat atau tindakan kepada pengguna luar organisasi. Ia membawa tujuan-tujuan tertentu seperti mengkaji kedudukan pelanggan, meminta kerjasama daripada pembekal, pembentuk polisi dan sebagainya.

Laporan – memainkan peranan penting bagi pengurus-pengurus perniagaan kerana ia merupakan suatu dokumen cadangan mengkaji sesuatu masalah dan mengemukakan cara penyelesaian.

Komunikasi Elektronik – maklumat dapat disalurkan dengan cepat dan tepat; satu daripada perkembangan ini adalah Komputer Elektronik seperti modem (e-mail dan internet), mesin faks, perutusan elektronik dan sebagainya. Penggunaan e-mail adalah sangat popular dewasa ini disebabkan mesej boleh dirangka dan terus dihantar dalam dan luar negeri.

KOMUNIKASI DALAMAN – proses pertukaran mesej di kalangan ahli organisasi. Pengurus menyebar mesej melalui :

Saluran Rasmi (Formal) – saluran yang telah dibentuk bersama kedudukan tertentu seperti kedudukan pengurusan atasan, pertengahan dan bawahan.

(i) Komunikasi ke bawah

(ii) Komunikasi ke atas – seperti pengurus mengumpul maklumat daripada pekerja yang mahir.

(iii) Komunikasi Mendatar – saluran maklumat di kalangan individu atau kumpulan yang sama kedudukannya.

Saluran Tidak Rasmi (Tidak Formal) – saluran maklumat di antara individu atau kumpulan. Ini berlaku di kalangan pekerja atau pengurus secara tidak rasmi. “Grapevine” suatu saluran tidak rami antara seorang individu dengan individu lain dan terdapat beberapa struktur seperti Satu Tali (Single Strand) – komunikasi yang

disalurkan melalui seorang individu kepada individu lain membuatkan tali tersebut menjadi panjang;

Gosip (Menbawa Mulut) – lambat sedikit prosesnya kerana seorang individu menyebarkan maklumat kepada beberapa orang;.

Probabiliti (Kemungkinan); dan

Kluster

KOMUNIKASI LUARAN – komunikasi antara organisasi agensi kerajaan atau bukan kerajaan berlaku. Semua organisasi beroperasi dan berurusan dalam sistem terbuka. Mereka berinteraksi dengan persekitaran seperti pelanggan-pelanggan, pembekal-pembekal, agensi-agensi kerajaan dan sebagainya. Pengurus organisasi selain daripada merancang, mengkordinasi, dan lain-lain, juga bertanggungjawab membentuk perhubungan rasmi dan tidak rasmi dengan individu atau kumpulan yang terdiri daripada pihak berkepentingan. Ini boleh dilakukan melalui persidangan, sesi cadangan, dan sebagainya.