modul training purchase basic v1

Panduan Penggunaan

Enterprise Resource Planning (ERP) SystemMenggunakan OpenERP

Modul Purchase Management

versi 2.0

Disiapkan oleh:

Siti Mawadah, S.Kom OpenERP Freelance Developer

[email protected]

Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan dokumen ini tanpa seizin penulis 1

Daftar Isi1OpenERP Introduction.............................................................................................................................4

1.1Requirements....................................................................................................................................41.2Startup..............................................................................................................................................41.3Login................................................................................................................................................51.4Logout..............................................................................................................................................51.5Change Password.............................................................................................................................61.6Ubah Avatar......................................................................................................................................61.7Ubah Email ......................................................................................................................................61.8Messaging.........................................................................................................................................7

1.8.1Compose Message....................................................................................................................71.8.2Organizer..................................................................................................................................8

1.8.2.aCalendar............................................................................................................................81.8.2.bContacts.............................................................................................................................91.8.2.cNotes.................................................................................................................................9

1.8.3Group Discussion...................................................................................................................102Pengenalan Tampilan Standar OpenERP...............................................................................................11

2.1Kanban View..................................................................................................................................122.2List View........................................................................................................................................132.3Form View......................................................................................................................................142.4Graph View.....................................................................................................................................162.5Calendar View................................................................................................................................162.6Menu Favorite................................................................................................................................172.7Search View....................................................................................................................................182.8Export Data.....................................................................................................................................192.9Import Data.....................................................................................................................................21

3Purchase Setting.....................................................................................................................................234Purchase Configuration..........................................................................................................................23

4.1Purchase Pricelist ..........................................................................................................................234.2Menambahkan Supplier..................................................................................................................254.3Menambahkan Produk....................................................................................................................27

5Purchase Orders.....................................................................................................................................335.1Purchase Requisitions.....................................................................................................................335.2Quotation dan Purchase Order.......................................................................................................34

5.2.1Approve Quotation.................................................................................................................355.3Penerimaan Barang.........................................................................................................................36

5.3.1Incoming Shipment.................................................................................................................365.3.2Incoming Products..................................................................................................................39

5.4Invoices Control.............................................................................................................................395.4.1On Draft Invoice.....................................................................................................................405.4.2On Purchase Order Lines........................................................................................................405.4.3On Incoming Shipment...........................................................................................................41


1 OpenERP Introduction

1.1 RequirementsBrowser:

Internet Explorer 9+ Google Chrome 22+ Firefox 13+ Any browser using the latest version of Chrome Frame

1.2 StartupBuka browser pada komputer anda, kemudian masukkan alamat berikut:

http://ajls.servebeer.com:8069/atau

http://192.168.2.198:8069maka akan muncul tampilan OpenERP seperti gambar berikut:

Gambar 1: Halaman depan OpenERPC


1.3 Login1. Pilih database pada bagian nomor 1 halaman depan (Tanyakan kepada IT Administrator, database yang harus

dipilih)

2. Masukkan username dan password pada bagian nomor 2 halaman depan (front page), kemudian klik tombol Login, maka akan tampil halaman utama seperti berikut ini.

Gambar 2: Halaman Utama OpenERP

Tampilan Menu atas (bagian 1 pada gambar 2) dan menu kiri (bagian 6 pada gambar 2) tidak selalu sama untuk setiap user. Hal ini tergantung dari role atau group anda yang ditentukan oleh Administrator. Menu kiri adalah sub menu utama dari menu atas.

1.4 LogoutKlik menu User Preferences pada bagian nomor 4 Gambar 2 Halaman Utama, maka akan muncul sub menu seperti berikut ini.

Gambar 3: Sub Menu User Preference

Klik menu Logout (bagian 2 pada Gambar 3 Sub Menu User Preference, maka akan muncul kembali halaman depan OpenERP.


1.5 Change Password1. Klik menu Preference (bagian 1 pada Gambar 3 Sub Menu User Preference), maka akan muncul form berikut.

Gambar 4: Form User Preferences

2. Klik link Change Password pada bagian 1 Gambar 4, maka akan muncul form berikut:

Gambar 5: Form Change Password

3. Masukkan semua field, kemudian click tombol Change Password.

1.6 Ubah AvatarSelanjutnya anda dapat mengubah foto atau avatar anda dengan click bagian 2 pada Gambar 4.

1.7 Ubah Email Anda juga dapat mengubah alamat email anda beserta signature pada pagian 4 pada Gambar 4.


1.8 MessagingKetika anda sudah login, maka tampilan pertama anda adalah menu Messaging (Lihat bagian 1.3).

1.8.1 Compose MessageKlik tombol Compose a new Message atau klik icon Message (bagian 2 pada Gambar 2) untuk mengirimkan email kepada user lain pengguna OpenERP yang sudah terdaftar, atau email lain yang belum terdaftar. Jika email belum terdaftar, maka otomatis akan menambahkan ke Contacts (Cek menu kiri Organizer > Contacts)

Anda juga bisa langsung menulis pesan di halaman inbox yang tersedia dengan mereply pesan-pesan yang sudah masuk atau pesan baru anda kepada user lain.


Selanjutnya anda bisa cek menu lain:

To: me

pesan yang dikirimkan untuk anda (bukan ke droup)

To-do

Anda bisa menjadikan pesan yang masuk ke anda sebagai To-do (kegiatan yang harus anda lakukan)

Klik icon Bintang pada pesan yang masuk. Contoh:

Archives:

Semua pesan yang sudah masuk.

1.8.2 Organizer

1.8.2.a CalendarAnda bisa merencanakan suatu event dengan fasilitas ini.

Klik tanggal yang anda inginkan, maka akan muncul form berikut:


Undang rekan anda untuk mengikuti event ini dengan klik tab Invitations

1.8.2.b ContactsSeperti yang dijelaskan di bagian 1.8.1 anda dapat menambahkan contact email jika email belum terdaftar di sistem.

1.8.2.c NotesFasilitas ini serupa dengan aplikasi Sticky Notes yang biasanya tersedia di Sistem Operasi Windows 7. Gunakan untuk membuat catatan kegiatan yang harus anda lakukan.


1.8.3 Group DiscussionAnda dapat membuat grup diskusi tertentu kemudian mengajak rekan anda untuk mengikuti diskusi di group tersebut. Setiap user yang terdaftar di sistem, otomatis akan terdaftar dalam group Whole Company. Selanjutnya user dapat membuat group sendiri, maupun ikut group yang sudah tersedia.

Selanjutnya anda dapat masuk ke group untuk melakukan diskusi.


2 Pengenalan Tampilan Standar OpenERPKetika anda klik suatu menu pada menu kiri, maka anda akan mendapatkan tampilan seperti Gambar 6 berikut.

Gambar 6: Tampilan Standar Menu

Tampilan awal setiap menu bisa berbeda antara satu menu dengan menu lain. Pilihan tampilan yang tersedia dapat dilihat di bagian 8 Gambar 6. Ada lima pilihan view (tampilan) yang dapat tersedia, yaitu:

1. Kanban View

2. List View

3. Form View

4. Graph View

5. Calendar View

Kelima pilihan di atas bisa tersedia semua dalam satu menu, namun bisa juga hanya beberapa pilihan view saja. Standarnya List view dan Form View selalu tersedia.

Klik pada masing-masing pilihan view untuk melihat perbedaan bentuk tampilan.

Organi


2.1 Kanban ViewKanban view tersedia pada sejumlah menu yang memiliki stage atau tahapan dokumen, seperti Opportunities,

Gambar 7: Kanban View

Kanban view juga tersedia pada menu Customer, Supplier, Product yang menampilkan data dalam bentuk Grid.

Gambar 8: Kanban View dengan Tampilan Grid

Klik tombol untuk membuat data/record baru dalam bentuk Form View.


2.2 List View

Gambar 9: List View

Penjelasan setiap nomor bagian:

1. Jumlah baris dan halaman. Klik pada bagian tersebut, untuk mengubah jumlah baris yang ditampilkan, seperti

berikut:

2. Tombol Create untuk membuat record baru pada Form View

3. Link Import untuk import file csv dalam format tertentu

4. Klik satu atau lebih Checkbox untuk melakukan action lainnya pada menu tambahan yang akan muncul di bagian atas seperti berikut:

(1) Menu Attachment belum bisa digunakan di List View, namun bisa dilakukan di Form View.

(2) Menu More memiliki sub menu berikut ini:

[1] Klik menu Export untuk mengexport data yang dipilih (dengan klik checkbox) ke dalam file CSV atau Excel

[2] Klik menu Delete untuk menghapus data yang dipilih (jika fungsi ini memang tersedia)

Selain itu, sub menu lain dapat dicoba fungsinya.

5. Kolom data. Klik pada salah satu kolom untuk melakukan sorting.

6. Baris data. Klik pada salah satu baris untuk menampilkan Form View pada data tersebut.

7. Hasil operasi pada kolom bersesuaian. Contoh di atas menunjukkan jumlah total Expected Revenue dan Average (rata-rata) Success Rate.


2.3 Form View

Gambar 10: Form View

Penjelasan setiap bagian adalah sebagai berikut:

1. Tombol Discard untuk kembali ke List View atau membatalkan Edit Data

Tombol Save untuk menyimpan data, kemudian memunculkan tombol berikut:

Tombol Edit untuk mengedit data

Tombol Create untuk membuat data baru

Tombol Attachment yang akan memunculkan daftar file yang sudah di attach dan meambahkan file baru.


Tombol More memiliki fitur sama seperti tombol More di List View (nomor 4 (2))

2. Klik panah untuk melihat data berikutnya.

3. Tombol Header untuk menjalakan sejumlah action yang bersesuaian seperti merubah state data, termasuk Print Report PDF.

4. Daftar State yang tersedia untuk setiap data (jika tersedia). Warna biru menunjukkan state saat ini. Contoh data dengan banyak state.

5. Field warna Biru menunjukkan field yang wajib diisi (Required Field)

6. Field Record Selection. Anda bisa ketik kata kunci pencarian untuk mendapatkan pilihan secara cepat. Contoh, ketik cip untuk mendapatkan nama Customer PT. Cipta Agung Sedayu

(1) Klik untuk melihat form view dari record yang terpilih. Misalkan yang dipilih customer PT. CIPTA AGUNG SEDAYU, maka jika click icon maka akan muncul form data customer tersebut

(2) Jika data yang anda inginkan belum tersedia, maka anda bisa click sub menu Create and Edit untuk membuat data baru.

7. Setiap data dapat memiliki banyak fields yang dibagi dalam sejumlah tabs. Klik pada tab untuk memasukkan data yang dibutuhkan.

8. Anda dapat menambahkan pesan untuk melakukan diskusi dengan rekan anda yang berada dalam satu group atau group di atasnya. Misalkan anda sebagai Sales User, maka anda dapat melakukan diskusi untuk data tersebut dengan Sales Manager anda.


2.4 Graph View

Gambar 11: Graph View

Graph View dapat tersedia di sejumlah menu tertentu. Anda bisa mengubah bentuk graph dengan click icon pada bagian nomor 1.

2.5 Calendar View

Gambar 12: Calendar View

Calendar View dapat tersedia pada sejumlah data yang memiliki kebutuhan penjadwalan tanggal. Contohnya adalah jadwal due date pada Customer Invoice.


2.6 Menu FavoriteLihat bagian 2 pada Gambar 2 dan bagian 1 pada Gambar 6. Jika menu dengan icon bintang tersebut di-click akan menampilkan daftar menu Favorit seperti berikut.

Gambar 13: Menu Favorite

Untuk menambahkan daftar menu favorit, anda dapat klik icon Bintang pada bagian judul menu, seperti contoh berikut.

Klik icon bintang sampai berubah warna menjadi kuning.


2.7 Search ViewPada bagian kanan atas di List View, Kanban View, Graph View dan Calendar View tersedia fasilitas Search View untuk melakukan filter data.

Gambar 14: Search View

Penjelasan setiap bagian.

1. Anda bisa ketik kata kunci di field Search untuk mendapatkan data yang anda inginkan.

2. Anda dapat pilih salah satu filter yang tersedia, untuk mendapatkan data sesuai dengan Filter yang anda pilih.

3. Anda dapat melakukan analysis sederhana dengan memilih Group by. Fasilitas ini dapat anda rasakan manfaatnya ketika anda berada di tampilan List View. Contoh Group by Customer pada data Opportunities akan menghasilkan tampilan Analysis View yang akan mengelompkkan data berdasarkan nama customer. Anda dapat memilih group lebih dari 1. Contoh berikut adalah hasil Analysis View untuk data Opportunities dengan Group berdasakan Customer dan Salesperson


4. Search Filter untuk menyimpan kata kunci pencarian, dan membuatnya sebagai default pencarian.

5. Advance Search untuk melakukan pencarian lebih lanjut dengan memasukkan sejumlah kata kunci pencarian yang tidak disediakan dalam Groups, Filters, Display dan Search Kata Kunci. Contoh anda dapat melakukan pencarian berdasarkan tanggal seperti berikut ini.

6. Klik kolom data yang pada Display untuk melihat kolom data yang disembunyikan secara default.

7. Klik panah bawah untuk membuka dan menutup Search View.

2.8 Export DataKetika anda berada di List View, anda bisa mendapatkan menu untuk Export Data (Lihat bagian 4 (2) [1] di bahasan 2.2 List View)

1. Klik satu atau semua Checkbox untuk meng-export data yang dipilih:

2. Klik Menu More memiliki sub menu berikut ini:

3. Klik menu Export, maka akan muncul form Export seperti berikut ini:


(1) Pilih Export Type Import-Compatible Export untuk mengexport file ke dalam CSV (sebagai sample) yang dapat diimport kembali

Pilih Export Type Export all Data untuk mengexport semua jenis field data yang dibutuhkan ke dalam CSV maupun Excel.

(2) Pilih Export Formats CSV jika anda memilih Export Type Import Compatible Export. Sedangkan jika anda pilih Export Type Export all Data anda bisa memilih Excel atau CSV

(3) Pilih Field yang tersedia. Field yang tersedia untuk Export Type Export all Data akan lebih banyak dibandingkan Export Type Import Compatible Export. Field dengan tanda panah, dapat diclick untuk melihat sub field di bawahnya. Contoh:

(4) Klik tombol Add untuk menambahkan field yang dipilih di bagian (3) sehingga akan bertambah di bagian (6)

(5) Anda bisa menyimpan daftar field yang sudah ditambahkan di bagian (6) dengan nama tertentu. Contoh:


Klik OK, kemudian anda tutup form Export ini, kemudian ulang lagi dari tahap 1, maka anda akan melihat daftar export name yang sudah disimpan:

(6) Daftar field yang sudah anda pilih, dapat dihapus dengan klik tombol Remove atau Remove All di bagian (4)

(7) Klik tombol Export To File untuk menyimpan file CSV atau Excel yang akan berisi data-data dengan kolom pilihan anda.

2.9 Import DataKetika anda berada di List View, anda bisa mendapatkan link untuk Import Data (Lihat bagian 3 di bahasan 2.2 List View)

1. Klik link Import pada List View

maka akan muncul halaman seperti berikut ini:

2. Pilih file CSV yang sudah anda siapkan (bisa dengan mengambil contoh dari proses Export File dengan Pilih Export Formats CSV dan Export Type Import Compatible Export, sehingga akan muncul tampilan berikut.

(1) Klik tombol Validate untuk memastikan format file CSV yang anda masukkan benar. Jika benar, maka akan


muncul informasi berikut:

(2) Jika sudah valid, maka anda bisa langsung klik tombol Import

(3) Anda bisa ubah format file dengan klik link File Format Options. Contohnya jika file CSV anda memiliki format separator selain koma.

(4) Anda bisa click tombol Refresh, jika anda telah melakukan perubahan pada file terpilih.

(5) Anda bisa mengubah nama kolom pada tabel di bawah, atau membuat kolom tersebu tidak ikut diimport.


3 Purchase SettingBerikut setting awal untuk modul dasar Purchase Management. Proses setting hanya bisa dilakukan oleh System Administrator di menu Settings > Configuration > Purchases. Untuk kebutuhan panduan penggunaan modul sesuai di buku ini, maka diharapkan anda melakukan setting sama dengan gambar berikut ini.

4 Purchase Configuration

4.1 Purchase Pricelist Konfigurasi ini hanya bisa dilakukan oleh user dengan role Purchase / Manager

Menu atas: Purchase

Menu kiri: Configuration > Pricelists > Pricelists

Contoh:

Akan dibuat Pricelist untuk produk yang dijual oleh Supplier Panca Abadi Globalindo


Penjelasan setiap bagian:

1. Nama pricelist

2. Mata uang

3. Tipe pricelist. Dipilih Purchase Pricelist, karena akan membuat daftar harga yang akan dibeli

4. Daftar versi pricelist yang bisa dibuat berbeda untuk setiap periode. Klik Add an item untuk menambahkan data.

(1) Nama Pricelist

(2) Pricelist active

(3) Tanggal awal berlaku pricelist

(4) Tanggal akhir berlaku pricelist

(5) Klik Add an item untuk menambahkan detail harga produk

Dikarenakan ini adalah Pricelist Pembelian, biasanya Supplier memberikan harga yang sudah fixed, maka anda dapat memilih Based on Public Price (pastikan public price dari produk yang dpilih) bernilai 0.

Kemudian anda dapat menasukkan harga produk di bagian 4. Sehingga harga beli produk tersebut adalah Rp. 45.000.000


4.2 Menambahkan SupplierPurchase / User dan Purchase / Manager bisa menambahkan data supplier


1. Ganti foto/gambar supplier

2. Nama supplier

3. Supplier tersebut adalah perusahaan. Jika tidak dicek, bisa jadi supplier adalah contact person dari suatu perusahaan

4. Alamat dan informasi dasar lainnya

5. Contact Person

Klik tombol Create untuk menambahkan contact.

6. Internal Notes. Berikan deskripsi tambahan tentang supplier.

7. Sales & Purchase


Pastikan anda mencek cekbox Supplier

Anda dapat memasukkan Purchase Pricelist yang anda buat khusus untuk supplier tersebut.

Anda juga dapat menentukan lokasi Supplier secara spesifik (contoh anda membuat lokasi yang berbeda untuk setiap supplier)

8. Accounting

Anda dapat memilih default Supplier Payment Term. Sedangkan Total Payable yang belum dibayar dihitung otomatis dari transaksi yang melibatkan supplier tersebut. Untuk nomor rekening bank dapat anda tambahkan di bagian bawah.

9. History dapat anda lewatkan (harusnya tab ini tidak dimunculkan di data Supplier)

10. Warnings dapat anda isi di bagian Purchase Order, dengan 3 tipe message:

1. Blocking Message, akan membuat user tidak bisa membuat dokumen Purchase Order atau lainnya untuk Supplier tersebut dengan message tertentu.

2. Warning, hanya Warning biasa, akan tetapi user masih bisa membuat transaksi untuk Supplier tersebut

3. No Message


11. Anda dapat mengklik salah satu tombol di sebelah kanan atas untuk melihat data yang berkaitan

Meetings: jadwal meeting

Calls: mengisi catatan komunikasi dengan supplier

Purchase Order: daftar pembelian yang sudah pernah dibuat

Purchase Invoice: daftar tagihan dari supplier

4.3 Menambahkan ProdukHanya Purchase / Manager bisa menambahkan data produk. Sedangkan Purchase / User hanya dapat melihat daftar dan mengedit data produk.



1. Klik untuk mengganti gambar dari produk (jika tersedia)

2. Nama produk

3. Kategori produk

4. Penentuan fungsi produk, apakah dapat dijual/dibeli

5. Tab Information

6. Tipe Produk memiliki 3 pilihan:

Stockable product

Produk dengan tipe ini akan mengambil stock yang tersedia saat ini (Quantity on Hand) untuk melakukan penjualan. Jika stock belum tersedia, maka penjualan harus menunggu sampai stock tersedia.

Consumable product

Produk dengan tipe selalu bisa dikonsumsi kapanpun, meskipun stock tidak tersedia

Service

Produk dengan tipe jasa/pelayanan.

7. Unit of Measure: satuan default dari produk

8. Harga Jual produk (harusnya ini bagian dari Sales Management yang menentukan). Jadi dapat anda lewatkan.

9. Kode produk

10. Penjelasan lebih rinci dari produk

11. Tab procurement


(1) Metode pengadaan barang, dengan 2 pilihan

Make to order

Dengan metode ini, setiap ada proses penjualan barang, maka akan dibuat juga Purchase Order dalam state draft. Pastikan anda telah mendaftarkan supplier untuk produk ini di bagian (6)

Make to stock

Dengan metode ini, jika barang belum tersedia, maka akan ditunggu sampai barang tersedia dengan metode pengadaan barang yang ditentukan.

(2) Supply Method, dengan 2 piihan:

Buy, dengan membeli

Manufacture, dengan melakukan produksi

(3) Purchase Requisition, jika dicek maka jika ada kebutuhan akan dibuat Purchase Requisition bukan Purchase Quotation

(4) Costing Method, menentukan nilai cost dari produk (Harga Pokok Penjualan). Terdapat 2 pilihan:

Average Price, cost produk akan dihitung otomatis setiap ada penerimaan barang dengan membuat rata-rata dari total harga dengan jumlah produk.

Standard Price, cost produk akan diinput secara manual di field Cost Price

(5) Purchase Unit of Measure: satuan produk yang akan dibeli melalui Purchase Order

- bisa sama dengan default UoM yang sudah didefinisikan di tab Information bagian 7, atau

- bisa berbeda, selama masih dalam 1 kategori UoM

(6) Definisikan Supplier dari produk tersebut. Sehingga, jika memang ada kebutuhan untuk membuat PO otomatis, maka akan langsung dibuat dengan supplier yang ditentukan. Contoh:

(7) Deskripsi yang akan ditampilkan dalam Purchase Quotation


12. |Tab Inventory

Anda bisa klik link update, untuk meng-update stock saat ini dari produk. Proses update stock ini akan generate data Stock Opname (Physical Inventory)

13. Tab Sales dapat anda lewatkan. Karena ini bagian dari manajemen penjualan.


14. Tab Warnings

Anda dapat memasukan di bagian Purchase Order Line. Bagian ini dapat membeirkan informasi kepada user jika diperlukan setiap user membuat Purchase Order untuk barang tersebut. Anda dapat mmeilih 3 jenis warning.

(1) Blocking Message, akan membuat user tidak bisa membuat dokumen Purchase Order atau lainnya untuk produk tersebut dengan message tertentu.

(2) Warning, hanya Warning biasa, akan tetapi user masih bisa membuat transaksi

(3) No Message

15. Tombol Request Procurement dapat anda lewatkan, karena hanya Sales User dan Warehouse User yang dapat membuat permintaan barang melalui tombol tersebut

16. Tombol Orderpoints untuk melihat aturan re-stock barang yang ditentukan oleh manajemen gudang (Warehouse User) seperti jumlah minimal barang yang harus tersedia di gudang.


5 Purchase Orders

5.1 Purchase RequisitionsMenu ini digunakan untuk mendaftarkan kebutuhan barang untuk dibeli. Proses ini akan men-generate Request for Quotation (Draft Purchase Order).

Klik menu Purchase > Purchase Requisition


1. Requisition Type, dengan 2 pilihan:

Purchase Requisition (Exclusive)

Dengan pilihan ini, hanya ada 1 Quotation yang bisa dibuat.

Multiple Requisition

Dengan pilihan ini, bisa dibuat lebih dari 1 Quotation yang berbeda

2. Daftar Produk yang dibutuhkan

3. Gudang yang membutuhkan

4. Klik untuk membuat Quotation, kemudian pilih Supplier


Jika sudah dipilih maka akan digenerate Request for Quotation yang akan muncul di list Quotation

5. Klik tombol Purchase Done jika Purchase Requisition ini sudah terpenuhi

5.2 Quotation dan Purchase OrderQuotation adalah Purchase Order dengan state Draft, maka anda dapat membuat Quotation dari menu:

Purchase > Quotaton

atau

Purchase > Purchases


1. Nama supplier

2. Supplier Reference: bisa diisi dengan nomor Sales Order (Quotation) dari Supplier

3. Purchase Pricelist

4. Tanggal Order

5. Tujuan Gudang penerimaan

6. Daftar produk


7. Klik tombol (update) untuk mengupdate tax dan nilai total

8. Tab Incoming Shipment & Invoices

(1) Tanggal penerimaan yang diharapkan

(2) Masukkan tujuan lokasi pada field Destination (secara default merupakan lokasi input pada gudang tujuan di nomor 7)

(3) Metode penerimaan invoice:

1. Based on Purchase Order Lines

Invoice diterima untuk setiap produk yang dibeli

2. Based on Generated Draft Invoices

Invoice diterima untuk keseluruhan dokumen Purchase Order

3. Based on Incoming Shipments

Invoice diterima untuk setiap penerimaan barang dari supplier

(4) Payment Term

9. Informasi tambahan

10. Klik tombol Confirm Order. Jika total amount melebihi minimum amount yang memerlukan approval, maka state selanjutnya adalah Waiting for Approval (cek 4.2.1). Jika tidak status langsung berubah menjadi Purchase Order dan siap untuk dilakukan penerimaan barang atau tagihan.

11. Klik tombol Print untuk mencetak

12. Kirim melalui email

13. Membatalkan pembelian dan mengubah status menjadi Cancel

5.2.1 Approve QuotationHanya bisa dilakukan oleh user dengan role Purchase / Manager

Cek di menu Purchase > Quotations

Cek Quotation dengan state Waiting for Approval


Klik tombol Approve Order, maka selanjutnya peran Warehouse untuk melakukan penerimaan barang

5.3 Penerimaan BarangAda dua menu yang berbeda berhubungan dengan penerimaan barang. Yaitu Incoming Shipment dan Incoming Products.

Incoming Products digunakan untuk melakukan penerimaan setiap barang, sedangkan incoming shipment dapat melakukan penerimaan barang dalam satu dokumen penerimaan barang masing-masing PO.

5.3.1 Incoming ShipmentMenu: Purchase > Incoming Products > Incoming Shipments

Hanya Purchase Manager yang bisa mengakses menu ini.

Status Ready to Receive menandakan produk belum diterima. Klik baris tersebut untuk melakukan proses



1. Klik tombol Edit , jika anda akan mengubah rincian produk yang akan diterima, klik pada baris (bagian 3) untuk mengedit detail.

2. Klik tombol Receive untuk melakukan penerimaan barang.

(1) Masukkan jumlah barang yang diterima. Anda bisa memasukkan kurang dari jumlah yang diterima, jika proses penerimaannya sebagian.

(2) Masukkan Serial Number, jika belum tersedia anda dapat membuat baru dengan click Create & Edit di field tersebut.


(3) Klik tombol Receive untuk menerima barang. Jika barang diterima secara parsial, maka akan tampil jumlah sisa barang yang belum diterima

3. Baris data produk. Anda dapat langsung memecah penerimaan produk ke dalam sejumlah serial dengan mengklik icon Serial Number.

Atau anda dapat menentukan pengemasan produk tersebut ke dalam paket yang berbeda

Klik paket yang tidak ada warna hijau, untuk langsung mengemasnya langsung ke dalam satu paket. Sedangkan yang berwarna hijau, dapat split (memecah) ke dalam beberapa kemasan.

Atau anda dapat klik baris data untuk mengubah detail. Anda dapat merubah tujuan pengiriman barang


5.3.2 Incoming ProductsMenu: Purchase > Incoming Products > Incoming Products

Secara default hanya menampilkan barnag yang belum diterima.

Anda dapat melakukan hal yang sama seperti baris produk di Incoming Shipment, yaitu set Serial Number, Packet, atau langsung memproses.

5.4 Invoices ControlMenu: Purchases > Invoice Control

Untuk membuat draft invoice untuk setiap Purchase Order sesuai invoicing control dari masing-masing PO. Invoice hanya


bisa divalidasi oleh pihak keuangan

Cek Invoice Control dari Purchase Quotation anda (bagian 8) untuk menentukan metode penerimaan invoice,

5.4.1 On Draft InvoiceMenu ini menampilkan semua invoice yang sudah pernah dibuat apapun jenis invoicing control nya. Secara default hanya draft invoice saja yang ditampilkan. Tetapi anda dapat menghapus filter di atas untuk mendapatkan semua daftar invoice.

5.4.2 On Purchase Order LinesJika invoice control adalah Based on Purchase Order Lines, maka kita bisa buatkan invoice dari baris produk yang dibeli di PO. Contoh:

Kita bisa pilih lebih dari satu baris produk baik dari PO yang sama maupun berbeda, kemudian pilih menu More > Create Invoices, maka akan muncul halaman konfirmasi.


Jika sudah confirm, maka akan dibuat invoice sejumlah Supplier yang berbeda

5.4.3 On Incoming ShipmentJika invoice control adalah Based on Incoming Shipment, maka dapat dibuat draft invoice melalui daftar penerimaan barang yang sudah dilakukan. Contoh:

Pilih baris data. Click tombol More > Create Draft Invoices untuk menerima Invoices, kemudian muncul halaman untuk memilih jurnal, tanggal invoice dan pilihan Grouped by partner (jika dipilih, maka invoice akan dibuat sesuai jumlah supplier yang berbeda. Sedangkan jika tidak, maka akan dibuat sesuai jumlah penerimaan barang)


1 OpenERP Introduction1.1 Requirements1.2 Startup1.3 Login1.4 Logout1.5 Change Password1.6 Ubah Avatar1.7 Ubah Email1.8 Messaging1.8.1 Compose Message1.8.2 Organizer1.8.2.a Calendar1.8.2.b Contacts1.8.2.c Notes

1.8.3 Group Discussion

2 Pengenalan Tampilan Standar OpenERP2.1 Kanban View2.2 List View2.3 Form View2.4 Graph View2.5 Calendar View2.6 Menu Favorite2.7 Search View2.8 Export Data2.9 Import Data

3 Purchase Setting4 Purchase Configuration4.1 Purchase Pricelist4.2 Menambahkan Supplier4.3 Menambahkan Produk

5 Purchase Orders5.1 Purchase Requisitions5.2 Quotation dan Purchase Order5.2.1 Approve Quotation

5.3 Penerimaan Barang5.3.1 Incoming Shipment5.3.2 Incoming Products

5.4 Invoices Control5.4.1 On Draft Invoice5.4.2 On Purchase Order Lines5.4.3 On Incoming Shipment

modul training purchase basic v1

Documents