manual book - distributor · purchase invoice(pjt0800) 68 cara menginput header purchase invoice 68...

MANUAL APLIKASI

SAKTI FocDis

[FOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEM] Manual ini diterbitkan oleh PT Realta Chakradarma sebagai petunjuk penggunaan sistem Focus Distribution Information System Noldy@2011

MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI

SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 1

DAFTAR ISI

SELAMAT DATANG 6

HALAMAN UTAMA 7

FORM 7

TOMBOL 9

PAGING 9

LOOKUP, COMBO, DAN CHECKBOX 10

ADD NEW, FIND, MODIFY, DAN REMOVE 11

STATUS TRANSAKSI 12

PRODUCT SETTING 14

PRODUCT MASTER (SSM7300) 15

UPDATE GENUINE CODE (OEM7300) 17

DISTRIBUTOR SETTING 18

CUSTOMER MASTER (SSM7100) 19

TABBING CUSTOMER 19

TABBING ADDRESS-PHONE-ATTENTION 20

TABBING BALANCE & TAX INFORMATION 21

TARGET SETTING 22

TARGET PENJUALAN (OEM1900) 23

MENENTUKAN PRODUK TARGET (TOMBOL PRODUCT) 24

MELIHAT HISTORY TARGET PENJUALAN (TOMBOL HISTORY) 24

TARGET PEMBELIAN (OEM2000) 25



SALESMAN SETTING 26

KONSEP KERJA 27

SALESMAN MASTER (SSM7800) 28

MENGINPUT DATA UMUM SALESMAN BARU 28

MENENTUKAN SUPERVISOR DARI SALESMAN YANG ADA 29

HOLIDAY MASTER (OEM2700) 32

SALESMAN ROUTE (OEM2600) 33

MASTER ITEM CLASSIFICATION 36

CLASSIFICATION GROUP 37

CLASSIFICATION MASTER (LEVEL) 38

CLASS ALLOCATION 40

SALES PROMOTION 43

KONSEP KERJA 44

DISTRIBUTOR PROMO MASTER 45

KOMPONEN PENTING PROMOSI 45

CARA MELAKUKAN INPUT PADA FORM HEADER PROMOSI 46

CARA MELAKUKAN INPUT FORM RANGE 48

LESS PRODUCT (BERLAKU KHUSUS UNTUK LESS QUANTITY) 49

JENIS VARIASI PROMOSI 49

CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS 51

PROSES CLOSING PROMO DISTRIBUTOR (OEB0900) 51

CUMMULATIVE PROMO REIMBURSEMENT (OEB0910) 51



MONTHLY ORDER BOOKING 53

KONSEP KERJA 54

MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600) 55

MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800) 57

PROSES PENGHITUNGAN MOB 57

PROSES PEMBUATAN PURCHASE REQUEST DARI HASIL MOB 58

DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW 59

KONSEP KERJA 60

PROSEDUR PEMBELIAN 62

PURCHASE REQUEST (PJT0100) 63

CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE REQUEST 63

CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE REQUEST 63

MENGIRIM DATA PURCHASE REQUEST KE PRINCIPAL 64

MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE REQUEST 64

REQUEST CANCEL PR 65

PURCHASE ORDER (PJT0400) 66

MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE ORDER 66

GOODS RECEIPT (PJT0700) 66

CARA MENGINPUT HEADER GOODS RECEIPT 66

CARA MENGINPUT DETAIL GOODS RECEIPT 67

MENCETAK TRANSAKSI GOODS RECEIPT 68

PURCHASE INVOICE(PJT0800) 68

CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE INVOICE 68

CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE INVOICE 69

CARA MENGINPUT INFORMASI PAJAK PEMBELIAN 70

MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE INVOICE 70



RETURN TO VENDOR (PJT2000) 70

CARA MENGINPUT HEADER RETURN TO VENDOR 70

PROSEDUR PENJUALAN 72

SALES CONTRACT 73

CARA MENGINPUT HEADER KONTRAK 73

CARA MENGINPUT DETIL KONTRAK 74

SALES ORDER 76

CARA MENGINPUT HEADER ORDER PENJUALAN 76

CARA MENGINPUT DETIL ORDER PENJUALAN 77

CARA MENGINPUT SUMMARY ORDER PENJUALAN 78

GENERATE DO-SI (OEBM0200) 799

FORM HEADER GENERATE DO-SI 79

AR TAX PROCESS (ARB0101) 80

MEMBERIKAN NOMOR PAJAK KEPADA INVOICE 80

AR TAX PROCESS (ARB0101) 82

TAX REPORT (SSR0200) 83

SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100) 84

AR CASH RECEIPT (ART0700) 85

CARA MENGINPUT HEADER CASH RECEIPT 85

CARA MENGINPUT ALOKASI PENERIMAAN 85

DELIVERY RETURN (OET1000) 87

CARA MENGINPUT HEADER DELIVERY RETURN 87

CARA MENGINPUT DETAIL DELIVERY RETURN 87

CREDIT MEMO (OET1100 DAN 1101) 89

CARA MELAKUKAN INPUT HEADER CREDIT MEMO 89

CARA MELAKUKAN INPUT DETAIL CREDIT MEMO 89

PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG 91

STOCK TAKE (ICT0200) 92



CARA MENGINPUT HEADER STOCK TAKE 92

CARA MENGINPUT DETAIL STOCK TAKE 92

INVENTORY OUT (ICT1800) 94

CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY OUT 94

CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 94

INVENTORY IN (ICT1900) 96

CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY IN 96

CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 96

TRANSFER PRODUCT (ICT 4100) 98

CARA INPUT HEADER TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 98

CARA INPUT DETAIL TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 99



SELAMAT DATANG Terima kasih telah menggunakan SAKTIV9. Buku manual ini dibuat untuk memberikan pengetahuan mengenai bagaimana menggunakan aplikasi SAKTI FOCDIS untuk

membantu menyelesaikan pekerjaan yang ada.

Buku manual ini akan terbagi menjadi beberapa bagian

• PENGENALAN DASAR

Bagian ini akan membahas mengenai hal hal mendasar yang harus diketahui oleh pengguna aplikasi SAKTIV9. Kami sarankan bagi anda untuk membaca bagian

ini terlebih dahulu sebelum anda melanjutkan ke bagian lainnya.

• CARA PENGGUNAAN DATA MASTER

Pada bagian ini, akan dibahas mengenai bagaimana konsep kerja dan cara penggunaan setiap program master yang ada. Untuk mempermudah pembelajaran,

cara penggunaan sistem ini dibagi menjadi beberapa bagian

o PRODUCT

o PROMOTION

o SALES REIMBURSEMENT PROGRAM

o TARGET

o MONTHLY ORDER BOOKING

o SALESMAN

• CARA MELAKUKAN TRANSAKSI

o PROSEDUR PERPINDAHAN BARANG

o PROSEDUR PENITIPAN BARANG

o PROSEDUR STOCK TAKE

o PROSEDUR PENJUALAN

o PROSEDUR RETUR BARANG

o PROSEDUR PEMBELIAN BARANG KE FOCUS



HALAMAN UTAMA

FORM



TOMBOL

Dalam menggunakan SAKTIV9, anda akan menemukan banyak tombol. Tombol yang ada biasanya terdapat di

bagian atas dari Form yang ada. Tombol yang anda klik dapat membawa anda menuju form lain yang biasanya

berguna untuk menambahkan informasi detil mengenai suatu record / data yang ada. Tombol yang ada bisa

dalam keadaan disabled (nonaktif), maupun enabled (aktif). Tombol yang enabled akan memiliki warna dan

dapatdi klik (contoh nomor 1), sedangkan tombol yang disabled tidak memiliki warna (abu abu) dan tidak

dapat di klik (contoh nomor 2).

Beberapa tombol yang dapat ditemui hampir terdapat di semua form adalah sebagai berikut:

PAGING

Selain tombol, dalam form terdapat juga halaman halaman yang

disebut dengan PAGING. Adanya Paging biasanya ditandai di bagian

tengah, antar tombol dengan halaman form. Dalam sebuah form, dapat

ditemukan lebih dari 2 Tab.

Setiap Page akan mempunyai informasi masing masing. Untuk

mengaktifkan tab yang ada, klik pada tab yang diinginkan. Page yang

ada dapat bersifat enabled (aktif) maupun disabled (non aktif) sesuai

dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh user.

Membuat

sebuah nomor

transaksi baru

Mencari sebuah

nomor transaksi

yang sudah

pernah dibuat

Memperbaiki

sebuah transaksi

Menghapus

sebuah transaksi

Menyimpan

transaksi yang

sudah diinput

Membatalkan

sebuah perubahan

transaksi

Masuk ke Detail

transaksi

Masuk ke Summary

transaksi

Mencetak

sebuah transaksi

Melihat Jurnal

yang terbentuk dari

transaksi yang ada

Keluar dari

program yang ada

Menjalankan

sebuah proses

Kembali

ke form

sebelumnya



LOOKUP, COMBO, dan CHECKBOX

Dalam mengisi data yang ada, seringkali kita menemukan beberapa fitur

dalam form yang ada. Berikut akan dibahas mengenai beberapa fitur yang

digunakan untuk mengisi data.

• COMBO (1)

Combo merupakan fitur yang

menjabarkan pilihan dalam

bentuk combo box (pilihan

menurun) .

Kita tinggal menekan tombol untuk mengeluarkan pilihan yang ada.

Pilihan yang ada kemudian akan keluar dalam bentuk tersusun ke bawah

seperti gambar contoh di atas.

• CHECKBOX (2)

Checkbox merupakan pilihan yang dipilih dengan cara

“mencentang” pilihan yang ada.

Pilihan yang tercentang, akan menjadi aktif. Pada contoh di

samping, produk yang ada hanya dapat masuk(In) dan

dibeli(Buy), namun tidak dapat dikeluarkan(Out) maupun dijual(Sell)

• LOOKUP (3)

Lookup digunakan untuk membantu kita dalam mencari pilihan yang akan

kita input. Lookup terdapat di sebelah field tempat kita ingin menginput

sesuatu. Kita dapat menemukan Lookup dengan tiga titik (..), seperti yang

ditunjukkan pada gambar.

Setelah di klik, akan timbul form lookup. Kita dapat mengetikkan pilihan

yang kita cari pada kolom “Search for”(A) dan menekan tombol .

Sistem akan mencarikan data yang ada. Jika data sudah ditemukan, tekan

tombol OK (B)untuk mengkonfirmasikan pilihan. Pilihan kemudian akan

tampil pada isian yang ada di Form sebelumnya.

NOTE : Saat mengetikkan pilihan pada search for, sistem akan mencari

sesuai dengan apa yang diketikkan (equal), bukan dengan mencari yang

mirip (like), sehingga kita harus mengetikkan sesuai dengan apa yang

dicari urut dari kata atau karakter dari paling kiri ke kanan.



ADD NEW, FIND, MODIFY, dan REMOVE

Hampir tiap form yang ada memiliki ketiga hal ini, yaitu ADD NEW (menambah

data), MODIFY (Merubah data) dan DELETE (menghapus data)

ADD NEW

Untuk melakukan penambahan data baru, terdapat langkah berikut

• Tekan tombol “Add New“

• Isilah data yang ada sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Field yang dapat diisi merupakan Field yang memiliki background warna

putih, seperti contoh-contoh dengan nomor 1, kita menyebutnya dengan

field yang berstatus “enabled”.

• Sedangkan yang tidak dapat diisi memiliki warna abu-abu , seperti yang

dapat dilihat pada contoh-contoh dengan nomor 2. Untuk field dengan

karakteristik ini, kita menyebutnya dengan istilah status “disabled”, yaitu

di non-aktifkan.

• dan biasanya, field yang disabled dapat dirubah apabila terdapat tombol

atau aksi untuk mengubahnya. Pada contoh di samping, field 3 hanya akan

berubah, apabila departemen nya kita lookup dengan menekan tombol

lookup (4)

• Tekan tombol “Save” untuk melakukan penyimpanan.

NOTE: setelah kita menekan tombol save, sistem akan mengatur form

agar dapat langsung siap bagi user yang akan menginput data

berikutnya. Jika kita sudah selesai menginput semua transaksi yang ada,

kita harus menekan tombol “Cancel” untuk mengupdate seluruh input

yang ada.

FIND

Untuk melakukan pencarian data, kita dapat melakukan langkah berikut:

• Tekan tombol FIND

• Masukkan kebutuhan data yang diminta. (biasanya field-field yang

dibutuhkan akan berubah menjadi aktif.

Masuklah ke form lookup apabila tersedia dan memerlukan bantuan

untuk mencari. Carilah data yang dimaksud dengan menggunakan lookup

yang ada.

• Tekan tombol FIND satu kali lagi, untuk membuka data yang ada.

MODIFY

Untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah pernah disimpan

sebelumnya. Kita dapat melakukan modify dengan langkah sebagai berikut

• Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses

pencarian data (FIND) terlebih dahulu.

• Jika data sudah ditemukan, klik tombol MODIFY.

• Ubahlah data sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Field yang dapat diubah merupakan Field yang memiliki background

warna putih (enabled).

• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan perubahan yang ada.

REMOVE

Tombol ini berguna untuk melakukan penghapusan terhadap data yang sudah

pernah disimpan sebelumnya. Kita dapat melakukan remove dengan langkah

sebagai berikut

• Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses

pencarian data (FIND) terlebih dahulu.

• Jika data sudah ditemukan, klik tombol REMOVE.

• Akan terdapat konfirmasi. Jika kita setuju untuk menghapus data, maka

data akan terhapus.

NOTE: Pada prakteknya, tidak semua fitur ini berlaku atau dapat

dilakukan. Fitur fitur ini akan berlaku sesuai dengan wewenang yang

ditentukan oleh administrator sistem.



STATUS TRANSAKSI

Transaksi yang dibuat pada SAKTIv9 akan memiliki beberapa kemungkinan

status. Status dapat berubah, sesuai dengan persyaratan dan kondisi yang

ada. Status transaksi yang ada pada sistem SAKTIv9 dan keterangan nya

adalah sebagai berikut

Status Keterangan

Draft Transaksi yang ada masih bersifat sementara, dan masih

dapat diubah dengan bebas.

Approved Transaksi yang ada sudah dianggap disetujui dan dianggap

sudah benar.

Closed Transaksi yang ada sudah dianggap selesai dan diproses. Jika

transaksi sudah berada dalam status closed, maka transaksi

tersebut tidak dapat kita ubah.

Canceled Transaksi yang ada dianggap dibatalkan. Jika transaksi sudah

berada dalam status closed, maka transaksi tersebut tidak

dapat kita ubah

Shipped Status ini hanya ada pada transaksi retur. Merupakan status

peralihan dari approved ke closed.

Cara mengubah status transaksi pada form transaksi Untuk mengubah status transaksi yang ada, kita dapat melakukan langkah

langkah berikut ini

Pada dasarnya, transaksi akan dimulai pada status Draft. Status yang ada

biasanya akan ditulis pada bagian kiri atas form dan berwarna biru (D1), dan

terdapat check box untuk menandakan status draft (D2).

Pada kondisi tertentu, kita akan dapat mengubah status transaksi yang ada,

misalnya dari draft ke approved, approved ke cancel, approved ke closed, dan

perubahan status lainnya.

Untuk merubah status transaksi dari draft menjadi approved, langkah yang

harus ditempuh adalah sebagai berikut:

A1 A2 A3 A4

Klik tombol modify di header (A1), lalu centangan draft (A2) akan di unmark

seperti A3, dan tekan tombol save (A4). Kemudian status akan berubah

menjadi Approved. Hal ini juga berlaku kebalikannya untuk mengubah

status Draft menjadi Approved.

Cara mengubah status melalui program Change Transaction Status

Untuk mengubah status Approved menjadi Closed, kita menggunakan

program Change Transaction Status yang ada di modul SS (System Supervisor).

• Masukkan departement (A5) yang ada.

• Carilah transaction type yang ada (A6), untuk mencari jenis transaksi yang

akan dirubah statusnya. Status transaksi ini terdiri dari dua set angka yang

unik untuk setiap jenis transaksi.

NOTE: selalu perhatikan transaction type di form transaksi yang ada, dan

bandingkan dengan transaction type yang ada pada form change

transaction status.

• Carilah status trakhir transaksi. Untuk mengubah transaksi dari approved

menjadi closed, current status nya adalah APPROVED.

• Setelah kita melengkapi data yang diminta, maka transaksi yang sesuai

dengan batasan yang telah kita input akan muncul di area A8.

• Klik transaksi yang akan kita ubah statusnya, lalu tekan tombol VIEW.



• Kemudian, form transaksi yang akan dibuah statusnya akan terbuka.

• Kita dapat mengubah status dengan menekan tombol tombol yang ada.

Dalam gambar di atas, transaksi tersebut dapat diubah statusnya menjadi

Close dan Cancel.

• Tekan tombol status sesuai dengan yang diinginkan. Setelah menekan

tombol, status akan berubah.

• Sesudah berubah, tekan tombol Return untuk melanjutkan ke transaksi

lain nya.



PRODUCT SETTING



PRODUCT MASTER (SSM7300)

Product Master merupakan program yang menyimpan semua informasi mengenai

produk yang ada.

Beberapa informasi yang ada dalam product master adalah sebagai berikut:

Product ID dan Product Name (1)

Product ID (20 char) dan Product Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai dengan

kode dan nama produk yang ada.

Transfer Flag akan otomatis tercentang.

Genuine Code (2)

Genuine Code merupakan kode yang menggambarkan kode yang

dimiliki oleh distributor terhadap produk yang ada.

NOTE :

Untuk database DISTRIBUTOR, genuine code akan dapat di modify

sesuai kebutuhan masing masing distributor (lihat program Update

Genuine Code - OEM7300)

Journal Group (3)

Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya

pada program Product Journal Group (SSM5300)

Category ID (4)

Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya

pada program Product Category (SSM6300)

Unit (5)

Merupakan satuan yang akan dimiliki sebuah unit. SAKTIv9 memiliki 3

konversi unit yang disebut Unit1 (terkecil), Unit2, dan Unit3

(terbesar). Unit yang ada merupakan kelipatan dari unit sebelumnya.

Contoh : 1 Dus = 12 Karton = 24 Pcs

Maka yang diinput adalah : DUS = 12 KRT . KRT = 24 PCS

Billing Unit (6)

Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk

penjualan barang.

Purchase Unit (7)

Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk

pembelian barang

Product dan Unit Weight (8)

Merupakan berat dari produk yang ada. Isilah berat dan unit satuan

berat sesuai dengan produk yang ada mengikuti satuan ukuran dari

unit terkecil.

Untuk product type, isilah dengan angka 3 (finished Goods)



Lead Time (9)

Merupakan waktu yang dibutuhkan dari saat Order pembelian dilakukan terhadap

suatu barang sampai barang tersebut tiba.

Safety Time (10)

Merupakan waktu yang dibutuhkan untuk produk yang ada dapat habis terpakai dari

level safety stock menjadi tingkat minimum (atau habis sama sekali).

NOTE: Lead Time biasanya harus lebih singkat daripada Safety Time. Karena waktu

yang dibutuhkan untuk mengirim barang seharusnya lebih singkat daripada waktu

yang dibutuhkan barang tersebut untuk habis terpakai.

Replacement Cost (11)

Merupakan nilai awal / penggantian barang.

Taxable (12)

Merupakan keterangan bahwa produk ini dikenakan pajak saat akan dijual. Untuk

produk jadi, tanda taxable ini wajib di centang.

Untuk other tax, tidak perlu diisi, kecuali terdapat pajak lain2 untuk produk tersebut.

Status (13)

Merupakan ketentuan mengenai pengeluaran dan pemasukan untuk produk yang ada.

Jika dicentang, maka status terhadap ketentuan tersebut adalah aktif. Terdapat 4

status dari produk yang ada:

IN Dapat dilakukan transaksi barang masuk untuk produk

OUT Dapat dilakukan transaksi barang keluar untuk produk

BUY Dapat dilakukan transaksi pembelian untuk produk

SELL Dapat dilakukan transaksi penjualan untuk produk

Volume dan Unit Volume (14)

Merupakan isian untuk panjang, lebar dan tinggi dari kemasan yang ada.

Untuk unit volume, diisi dengan satuan isi yang ada.



UPDATE GENUINE CODE (OEM7300)

Seringkali kode produk distributor memiliki kode tersendiri untuk produk yang ada, dan

kode yang dimiliki distributor tidak sama dengan FOCUS.

Program ini membantu Distributor untuk mencocokkan kode produknya dengan kode

produk yang dimiliki oleh FOCUS.

Genuine code nantinya akan membantu distributor dalam melakukan transaksi, karena

semua lookup produk akan menampilkan Genuine Code, sehingga produk dapat dicari

berdasarakan Genuine Code yang ada.

NOTE : untuk memahami yang dimaksud dengan Lookup, dapat melihat pembahasan

mengenai Lookup pada bagian Pemahaman Dasar dan Petunjuk Penting

Langkah langkah yang ada untuk melakukan Update Genuine Code adalah:

• Pilihlah produk yang akan diatur Genuine Code nya dan Tekan tombol Modify (1)

• Ubah Genuine Code sesuai dengan kode produk internal yang dimiliki (2)

• Tekan tombol Save untuk menyimpan, atau tekan tombol Cancel

untuk membatalkan pengaturan (3)

NOTE: Pada program ini, terdapat beberapa hal yang perlu

diperhatikan:

• Yang dapat diupdate dari program ini adalah Genuine Code saja.

Semua field lain tidak dapat diupdate.



DISTRIBUTOR SETTING



CUSTOMER MASTER (SSM7100)

Program ini digunakan untuk memasukkan data customer yang ada pada

database.

Tabbing Customer

Berikut adalah hal yang perlu diinput saat menambahkan customer yang baru:

Customer ID dan Customer Name (1)

Customer ID (20 char)dan Customer Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai

dengan kode dan nama Customer yang ada.

Journal Group (2)

Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada

program Customer Journal Group (SSM5100)

Category ID (3)

Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada

program Customer Category (SSM6100)

Note : untuk klasifikasi produk, kita menggunakan program Distributor

Classification (OEM2300)

Term (4)

Merupakan standard jangka waktu pembayaran yang ada. Daftar Jangka

waktu pembayaran diatur pada program Term Table (SSM2300)

Currency (5)

Merupakan standard Mata uang yang akan digunakan saat terjadinya

penjualan. Daftar Mata uang diatur pada program Currency Table (GSM0500)

Salesman (6)

Merupakan standard kode salesman yang akan digunakan saat terjadinya

transaksi penjualan. Daftar salesman diatur pada program Salesman Master

(SSM7800)

Ship Via (7)

Merupakan standard media pengiriman barang yang akan digunakan saat

terjadinya transaksi penjualan. Daftar ship via dapat diatur pada program Ship

Via Master (SSM2700)

Line of Business (8)

Merupakan jenis bisnis yang dimiliki customer. Daftar Line of Business dapat

diatur melalui program Global Table (GSM1000)

Price Group (9)

Merupakan standard daftar harga yang akan diberlakukan untuk customer

tersebut. Daftar harga dapat diatur melalui program Sales Pricing Structure

(OEM0400)

Customer Type (10)

Pada customer type, terdapat pilihan untuk menentukan tipe customer yang

ada. Terdapat beberapa pilihan :

• 0-AR. Pilihan ini berarti customer ini dapat mempunyai / melakukan

transaksi piutang dan melakukan transaksi penjualan. Pilihlah opsi ini

sebagai standard bagi customer yang baru.

• 1-Sales/Marketing. Pilihan ini berarti customer hanya dapat melakukan

transaksi penjualan, namun tidak dapat melakukan transaksi piutang



• 2-Prospect. Pilihan ini menandakan bahwa Customer masih dalam tahap

prospecting, sehingga bersifat tidak aktif, dan tidak dapat melakukan

transaksi penjualan maupun piutang

• One Time. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi

Distributor.

Customer Status (11)

Pada bagian ini, terdapat status customer terhadap penjualan yang ada.

Pilihan yang ada adalah sebagai berikut:

• Normal. Hal ini berarti customer dapat melakukan order maupun

pengiriman barang

• No Order. Hal ini berarti customer hanya dapat menerima pengiriman

barang, namun tidak dapat memesan barang (Sales Order)

• No Delivery. Hal ini berarti customer tidak daapt menerima pengiriman

barang.

• Auto Debit. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi

Distributor

Customer Option (12)

Terdapat 2 pilihan:

• External. Berarti customer yang ada bukan merupakan anak perusahaan,

sehingga harus dikenakan pajak penjualan.

• Internal. Berarti customer yang ada merupakan anak perusahaan,

sehingga dimungkinkan untuk tidak dikenakan pajak penjualan.

Term Restriction (13)

• Merupakan pilihan untuk menentukan apakah customer yang ada

memiliki Term Of Payment (syarat pembayaran) per produk. Pilihan ini

tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi Distributor

Start dan End Date (14)

Diisi untuk menyatakan tanggal mulai dan tanggal selesai masa kerjasama

dengan sebuah distributor. Jika end date diisi, maka distributor tersebut

dianggap non aktif dan tidak dapat dibuatkan transaksi atas distributor

tersebut.

Tabbing Address-Phone-Attention

Pada Tab ini, anda dapat memasukkan :

• Alamat (1),

• Kota (2),

• kode Pos (3) dan Kode Negara (dapat di lookup)

• Nomor Telepon dan Fax (4), serta email

• serta Attention /Contact Person (5)



Tabbing Balance & Tax Information

Beberapa hal yang dapat dimasukkan dalam Customer/Tenant Master adalah

sebagai berikut:

• Credit Limit (1). Kita dapat mengisi credit limit yang diperbolehkan untuk

customer yang ada.

• Informasi Last Sales (penjualan terakhir) Last payment (pembayaran

terakhir), Contract, Order,dan Customer Balance (2) bisa ditemukan juga

pada tab ini

• Tipe Pajak yang ada (3)

• Nama pajak (4)

• Price include tax (5). Jika dicentang, maka secara default, semua harga

yang dimasukkan saat penjualan akan sudah termasuk pajak.

• Nomor NPWP dan NPPKP (6)

• Tanggal Pengukuhan pajak (7)

• Kode transaksi Pajak. (8)



TARGET SETTING



TARGET PENJUALAN (OEM1900)

Program ini merupakan program yang digunakan untuk memasukkan target penjualan

Distributor kepada customer yang ada.

Berikut item yang terdapat pada program Target Penjualan

• Kita dapat memilih tahun untuk target penjualan. Semua tampilan data yang ada

akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A)

• Data mengenai Customer akan ditampilkan pada bagian B. Pada bagian ini akan

ditampilkan kode, nama, dan jumlah target per customer. Pada bagian ini juga

terdapat “sequence”. Sequence berguna untuk menandakan urutan perubahan jika

terjadi perubahan terhadap target customer.

Misalnya: pada pertengahan tahun, terdapat perubahan target terhadap customer

UD Hermawan. Maka, di area B, record UD Hermawan akan terbentuk dua buah,

dengan sequence 0100 (data pertama) dan 0200 (data yang telah berubah). Jika

terdapat penambahan sekali lagi terhadap target UD

Hermawan, maka akan terbentuk sequence 0300, dan

seterusnya.

• Pada bagian E, akan terdapat Target per Customer yang dipilih

per Bulan nya.

• Pada bagian F, akan terdapat Target secara keseluruhan (total

seluruh Customer) pada tahun tersebut.

NOTE:

jika kita memilih Customer lain pada bagian B, maka data pada

bagian E dan F akan berubah sesuai dengan data Customer yang

dipilih.

• Pada program ini juga terdapat beberapa tombol, yaitu:

o History (C)

Tombol ini berfungsi untuk menunjukkan historis target

yang diberikan kepada customer yang bersangkutan.

o Product (D)

Tombol ini berfungsi untuk menentukan dan melakukan

pengaturan terhadap produk yang akan ditentukan

target nya.

NOTE:

Pembahasan mengenai kedua tombol ini akan ada pada

bagian selanjutnya.

• Untuk menambahkan customer yang baru, tekan “add new”



Lalu masukkan atau kode customer yang ada atau kita dapat menggunakan lookup

(A). Kemudian isi deskripsi yang ada sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan

tombol “Save”(C) atau tombol “cancel” (D)untuk membatalkan pengisian.

Menentukan Produk Target (Tombol Product)

AB

CD

Setelah kita menekan tombol “Product” di form Target Penjualan Customer (huruf D),

form ini akan tampil. Form ini berguna untuk menentukan produk yang akan diatur

target penjualan nya. Untuk menambahkan produk, terdapat beberapa langkah:

• Tekan tombol “add new”

• Isilah product type (A). Pilih product untuk produk , dan service untuk service.

• Pilihlah produk yang akan ditentukan target nya (B). Kita dapat menggunakan

lookup yang tersedia.

• Isi description sesuai dengan kebutuhan yang ada.(C)

• Isilah Target per bulan nya. Setiap target terdiri dari dua jenis, yaitu quantity dan

amount, dan diisi masing masing untuk setiap bulan di area D

o Target Quantity merupakan target jumlah barang untuk produk yang ada.

Target Quantity akan dihitung dalam unit quantity paling besar (largest

quantity).

o Target Amount merupakan target nilai penjualan dalam

rupiah. Target Amount dihitung dalam mata uang lokal.

• Jika Target per bulan sudah dimasukkan, maka kita dapat

menekan tombol “Save” untuk menyimpan data tersebut.

Atau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan pengisian

data yang ada.

• Tekan tombol “Return” untuk kembali ke Form Target

Penjualan

NOTE:

Target penjualan bisa diisi dengan nol, karena product tersebut

ditargetkan kepada customer berdasarkan qty saja atau value saja.

Melihat History Target Penjualan (Tombol History)

Jika kita menekan tombol History pada Form Target Penjualan

Customer (huruf C), maka akan tampil form berikut:

A

B

C

D

Pada form ini, kita dapat melihat keterangan sebagai berikut:

• Daftar Produk yang memiliki target atas customer tersebut (A)

• Jumlah Target Per Tahun untuk Customer tersebut (B)

• Jumlah Target untuk Customer Tersebut (C)



NOTE:

Pada form ini, kita hanya dapat melihat (view), dan tidak dapat melakukan perubahan

terhadap data yang ada. Data yang ada akan berubah sesuai dengan produk yang

dipilih pada area A

TARGET PEMBELIAN (OEM2000)

Program ini merupakan program yang digunakan untuk melihat informasi

target pembelian yang harus dipenuhi oleh DISTRIBUTOR kepada FOCUS.

Karena hanya bersifat informasi, pada program ini semua data yang ada tidak

dapat diedit.

Semua data yang terdapat pada target pembelian merupakan data yang telah

terupload di database DISTRIBUTOR, dan telah dihasilkan dari program

Download Sales Target (OEM1900). Jika tidak memenuhi syarat di atas, maka

data tidak akan tampil pada program ini.

Berikut item yang terdapat pada program Target Pembelian

• Kita dapat memilih tahun untuk target pembelian. Semua tampilan data

yang ada akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A)

• Data mengenai Produk yang memiliki target pembelian akan ditampilkan

pada bagian B. Pada bagian ini akan ditampilkan kode, nama, dan genuine

code produk yang ada.

• Pada bagian C, akan terdapat Target per produk yang dipilih per Bulan

nya.

• Pada bagian D, akan terdapat Target secara keseluruhan (total seluruh

produk yang ada) per bulan nya pada tahun tersebut.

NOTE:

jika kita memilih Produk lain pada bagian B, maka data pada bagian C dan

D akan berubah sesuai dengan data Customer yang dipilih.

• Pada beberapa keadaan, data-data yang ada bukanlah data yang terkini.

Untuk melakukan refresh terhadap data yang ada, kita dapat

menggunakan tombol “Refresh” (E).



SALESMAN SETTING



KONSEP KERJA

Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk

Salesman. Lain hal nya dengan pengaturan sebelumnya, pengaturan mengenai

salesman hanya akan dilakukan di database DISTRIBUTOR, pada masing

masing kode Distributor yang ada.

Berikut adalah alur yang ada untuk pengaturan Salesman

Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut

Salesman Master

Program ini merupakan program utama pada pengaturan mengenai data

salesman. Dari program ini kita akan menentukan beberapa hal, yaitu:

• Master Sales Supervisor

Pada form ini akan ditentukan supervisor (atasan) dari salesman yang

bersangkutan.

• Salesman Route Template

Salesman Route Template merupakan pengaturan untuk standar rute

kunjungan yang akan dijalankan oleh masing masing salesman. Rute

salesman yang ada dapat diatur secara mingguan atau dua mingguan.

• Generate Route

Untuk memberikan / menugaskan rute yang sudah diatur pada Salesman

Route Template kepada masing masing salesman, kita melakukan proses

Generate Route.

Holiday Master

Pengaturan ini berguna untuk menentukan hari libur yang ada. Hari libur yang

sudah ditetapkan pada Holiday Master tidak akan diperhitungkan sebagai rute

yang akan dijalankan oleh salesman.

Salesman Route

Setelah melakukan pengaturan pada Salesman Route Template, Rute yang ada

akan dapat dilihat dan diubah pada program Salesman Route. Dalam program

ini, kita dapat melihat rute yang sudah dipasangkan pada masing masing

salesman (melalui proses Generate Route (5)) dan kita juga dapat

menambahkan rute salesman yang ada.



SALESMAN MASTER (SSM7800)

Untuk melakukan pengaturan terhadap data data salesman yang ada, kita

menggunakan program Salesman Master. Pada program ini, terdapat

beberapa hal yang dapat kita input, yaitu:

• Melakukan input terhadap data data salesman dan ketentuan dasar

mengenai rute yang ada

• Menentukan supervisor / atasan untuk salesman

• Menentukan rute yang akan dijalankan oleh salesman

Tampilan awal saat kita membuka program salesman master adalah sebagai

berikut:

• Saat pertama kali membuka program, akan ditampilkan daftar salesman

yang sudah ada di dalam sistem pada area A.

• Terdapat beberapa tombol yang berfungsi sebagai berikut:

o Tombol Supervisor (B) untuk menentukan atasan dari masing

masing salesman yang ada

o Tombol Route (C) untuk menentukan rute yang akan

dijalankan masing masing salesman dalam jangka waktu

mingguan atau dua mingguan (route template)

o Tombol Generate (D) untuk melakukan Proses Rute Salesman

yang telah diatur (menggunakan tombol Route) terhadap

masing masing atau seluruh salesman yang ada.

Menginput Data Umum Salesman Baru

Untuk menginput data Salesman yang baru, terdapat langkah berikut:

• Tekan tombol “Add New” untuk memulai penginputan

• Masukkan kode salesman serta nama yang ada (E).

• Masukkan tanggal mulai aktifnya salesman pada starting date dan tanggal

selesai aktif salesman pada ending date (F). Jika salesman tidak diketahui

tanggal non aktif nya, ending date tidak perlu diisi.

• Untuk menandakan bahwa salesman memiliki rute, centanglah pilihan

Route (G). Jika tidak dicentang, maka rute untuk salesman tersebut tidak

dapat diatur, kecuali sudah dijalankan Proses Generate Route.



• Pilihlah tipe rute yang ada (H), dan pilihlah tanggal mulai jadwal (I).

Terdapat dua jenis pengaturan rute salesman, yaitu weekly (per satu

minggu) dan bi-weekly (per dua minggu).

NOTE:

Perbedaan jika kita memilih salah satu opsi diatas adalah

Weekly Bi-Weekly

From Week (J) tidak aktif Karena terdiri dari dua minggu, kita harus

memilih apakah jadwal salesman yang ada

(J) akan dimulai pada minggu ganjil (1st

week) atau minggu genap (2nd week)

• Next Process date (K) akan berubah saat kita menjalankan Proses

Generate Rute. Tanggal akan disesuaikan dengan tanggal sesudah rute

yang telah di generate.

Contoh: jika Start Date per tanggal 31/10/2011, dan digenerate untuk 1

minggu, maka Next Process date akan menjadi tanggal 7/11/2011.

• Setelah sesuai dengan kebutuhan yang ada, tekanlah tombol “Save” untuk

menyimpan, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan

penginputan data yang ada.

Menentukan Supervisor dari Salesman yang ada

Setelah kita melakukan input terhadap data umum salesman, langkah

selanjutnya adalah menentukan atasan atau supervisor terhadap salesman

yang ada.

Konsep salesman yang dimiliki oleh SAKTIV9 adalah hirarki datar (flat). Dimana

setiap salesman akan diinput secara sama (tidak mempunyai level), hanya saja

yang membedakan adalah supervisor nya satu sama lain.

Contoh : terdapat hirarki salesman berikut

Maka, data yang akan dimasukkan ke dalam SAKTIV9 adalah sebagai berikut:

Kode Salesman Nama Salesman Kode Supervisor Nama Supervisor

ST01 Tukiyo AM01 Basyar

SZ01 Zaenal AM01 Basyar

AM01 Basyar - -

Ketiga orang diatas akan dimasukkan sebagai salesman, namun ST01 dan SZ01

akan memiliki Supervisor AM01 (sesuai hirarki) dan AM01 sendiri tidak

mempunyai Supervisor. Hal ini juga berlaku jika hirarki yang ada tidak hanya

terdiri dari 2 level (misalnya 3, 4, maupun 5 level)

Berikut adalah langkah untuk menentukan supervisor (tombol B)

• Sebelum masuk ke dalam form ini, kita perlu memilih salesman yang akan

dipilih supervisor nya dan menekan tombol Supervisor pada form

salesman master (B)

• Pada bagian M akan tampil historis supervisor yang pernah ada untuk

salesman yang bersangkutan. Juga ditampilkan Start Date (N) dari masing

masing masa jabatan supervisor yang ada.

• Untuk menambah supervisor baru terhadap salesman yang bersangkutan,

kita dapat menekan tombol “Add New”. Tampilan form yang ada akan

berubah menjadi sebagai berikut:



• Masukkan Kode Supervisor yang baru (O) untuk salesman tersebut, dan

masukkan start date atau tanggal mulai menjabat dari supervisor tersebut

(P).

• Kemudian tekan tombol “Save” untuk menyimpan data atau tekan

“Cancel” untuk membatalkan penginputan yang ada.

• Tekan tombol “Return” untuk kembali ke form sebelumnya.

NOTE: Masa berakhir jabatan supervisor akan otomatis terhitung dari masa

awal supervisor berikutnya. Dan data supervisor yang terdahulu sudah tidak

dapat diedit lagi.

Menentukan Rute Salesman

Setelah kita menentukan supervisor, langkah berikutnya yang akan dikerjakan

adalah menentukan template (standard) rute untuk salesman yang

bersangkutan.

Rute Salesman akan diatur per Hari untuk tiap Salesman. Untuk tipe rute Bi-

Weekly, pengaturan akan diatur untuk dua minggu untuk tiap Salesman.

Untuk melakukan pengaturan rute, pertama tama kita harus memilih

salesman yang akan diatur rute nya, lalu menekan tombol “Route” pada form

Salesman Master (C) .

Tampilan untuk Form Route Template adalah sebagai berikut:

Q1

Q2

Q3

• Pada form yang ada, akan terdaftar kode dan nama customer yang sudah

dimaintain sebagai standard, serta minggu dan hari kunjungan salesman

atas customer tersebut (area Q1).

• Untuk menentukan rute per hari, telah tersedia tombol tombol yang

melambangkan hari (dalam 1 minggu maupun 2 minggu) pada area Q2.

Tekan tombol dari hari dan minggu yang diinginkan untuk mengatur rute

pada hari tersebut. akan hal ini dibahas pada bagian berikutnya.

NOTE: Tombol tombol hari yang ada pada bagian 1st week dan 2nd week

akan aktif dan nonaktif secara otomatis, sesuai dengan pilihan jenis rute

(weekly atau bi-weekly) yang dilakukan pada form Salesman Master.

• Selain menambahkan rute, kita dapat juga melakukan duplikasi Data Rute

yang dapat diambil dari salesman lain, dengan menggunakan tombol

“Copy From” serta menghapus rute yang ada dengan menggunakan

tombol “Delete All” (Q3)

Setelah kita menekan salah satu tombol hari yang ada, akan timbul form

pilihan customer seperti berikut:



• Pada daftar (R1) akan terlihat data customer yang dapat dipilih untuk di

rute kan. Customer yang ada pada daftar ini hanyalah Customer yang

sudah diinput pada Customer Master (SSM7100). Pada daftar ini juga

terdapat tanda atau “flag” bagi customer yang sudah dirutekan pada hari

tersebut, seperti Customer dengan Code AB00101, AB0202, dan AB00301.

• Pada gambar di atas, sebagai contoh, kita akan menambahkan Customer

“Citra Utama, CV” (AC00101) sebagai customer yang di rutekan pada hari

itu. Maka berikan centangan /tick mark (RA) pada data Citra Utama. Selain

memberikan centangan pada masing masing customer, kita juga dapat

mempergunakan beberapa tombol yang tersedia pada area R3 sesuai

dengan kebutuhan.

o Tombol “Yes-All” akan memberikan centangan ke semua data

customer yang ada.

o Tombol “No-All” akan menghapus centangan pada semua data

customer yang ada

o Tombol “Reverse” akan membalik semua centangan terhadap

data customer. Yang tercentang akan menjadi tidak tercentang

dan sebaliknya.

• Setelah selesai menambahkan customer sesuai dengan kebutuhan yang

ada, tekan tombol “Process” (R3) untuk menyimpan perubahan standard

rute yang ada, atau tekan cancel untuk membatalkan perubahan yang

ada. Customer yang sudah di assign akan tampil pada area Q1 di Form

Route Template.

Proses Rute Salesman

Proses ini akan dijalankan secara berkala mengikuti jenis rute (weekly dan bi-

weekly) dan akan menjalankan semua data rute yang telah diatur pada Route

Template. Dengan adanya Proses ini, user tidak perlu melakukan pengaturan

rute setiap hari. Rute Salesman akan secara otomatis ditentukan setiap

minggu hanya dengan melakukan proses ini. Berikut adalah tampilan proses

rute salesman.

Untuk melakukan proses ini, pilihlah salesman yang akan kita proses rute nya,

lalu tekan tombol “Generate” (D) pada Form Salesman Master.

Pada form ini terdapat dua pilihan proses, yaitu:

• Proses untuk satu salesman (S1). Proses ini hanya akan menjalankan

proses rute bagi satu salesman saja. Salesman yang diproses datanya

merupakan salesman yang dipilih pada form Salesman master sebelum

tombol generate ditekan. Data salesman dan tipe rute yang akan diproses

disajikan di bawah pilihan yang ada.

• Proses untuk Semua Salesman dengan Route Flag (S2). Proses ini akan

menjalankan proses rute bagi semua salesman dengan Route Flag yang

tercentang (lihat form Salesman Master bagian G).

NOTE:

a. semua rute yang sudah terproses akan terdaftar pada program Salesman

Route (OEM2600)

b. Proses ini akan melewatkan hari libur yang diatur pada Holiday Master

(OEM2700)



HOLIDAY MASTER (OEM2700)

Holiday Master berfungsi untuk mendaftarkan hari libur kerja, baik hari Sabtu,

Minggu, maupun hari libur bersama dan khusus perusahaan.

Hari libur yang diinput ke dalam program ini akan mempengaruhi proses Rute

Salesman. Rute Salesman yang diproses akan melewatkan hari libur yang

diinput kedalam program ini. Berikut tampilan dari program Holiday Master.

• Pada tampilan awal, terdapat daftar hari libur yang sudah pernah diinput

beserta keterangan nya (A)

• Untuk menambahkan hari libur yang ada, kita dapat menekan tombol “Add

New” pada area B, dan tampilan akan berubah menjadi sebagai berikut.

• Masukkan tanggal yang akan dianggap sebagai hari libur (C)

• Masukkan keterangan hari libur tersebut (D)

• Untuk menyimpan hasil input, tekan tombol “Save” . atau tekan tombol

“Cancel” untuk membatalkan penginputan.



SALESMAN ROUTE (OEM2600)

Salesman Route merupakan program yang berguna untuk:

• memberikan informasi mengenai Rute Salesman yang telah diatur pada

program Salesman Master (SSM ).

• Selain itu, pada Salesman Route kita juga dapat melakukan perubahan

maupun penambahan pada rute yang sudah ada.

Tampilan awal Salesman Route adalah sebagai berikut:

• Pada tampilan awal pada form Salesman Route, kita dapat melihat

informasi rute salesman per periode. Kita dapat melihat informasi rute

pada periode yang diinginkan dengan merubah periode yang ada pada

bagian A. Tampilan rute akan berubah sesuai dengan pilihan periode yang

ada.

NOTE : Jika ada Customer yang sudah melebihi end date di Customer

Master, maka rute terhadap Customer tersebut tidak akan tampil pada list

yang ada.

• Pada bagian B, kita dapat melihat data mengenai salesman dan rute yang

ada. Pada bagian ini akan terdapat informasi berikut

o Kode (salesman ID) dan Nama Salesman (Salesman Name)

o Tanggal Rute (Route Date)

o Jenis Rute (Route Mode)

DETAIL berarti rute yang ada terdiri dari beberapa kunjungan

customer secara spesifik (rute nya terperinci). Misalnya, pada hari

Kamis, salesman AT01 harus mengunjungi PT.ABC, PT.DEF, serta

PT.XYZ. (tidak perduli berapa banyak yang dikunjungi, PT. ABC, DEF,

dan XYZ harus dikunjungi)

SUMMARY berarti rute ditetapkan dengan jumlah kunjungan, bukan

berdasarkan siapa yang dikunjungi. Misalnya, salesman AT01

ditargetkan untuk mengunjungi 3 customer (tidak perduli siapa yang

dikunjungi, minimal 3 customer harus dikunjungi)

o Jumlah target kunjungan (Route Call)

Merupakan jumlah target kunjungan yang ada, baik secara detail

maupun secara summary.

o Jumlah kunjungan efektif (Effective Call)

Merupakan jumlah kunjungan yang mendapatkan hasil (dalam bentuk

SO/ Sales Order). Perhitungan nya adalah sebagai berikut:

Status Customer SO atas Customer Effective Call

Diinput-

Dijadwalkan

Terdapat SO pada hari yang

sama atas jadwal customer

Sejumlah SO

atas customer

tersebut

Diinput-

Dijadwalkan

Tidak terdapat SO pada

hari yang sama atas jadwal

customer

0 (Nol)

Diinput-

Tidak Dijadwalkan

Terdapat SO pada hari yang


Sejumlah SO

atas customer

tersebut

Diinput-

Tidak Dijadwalkan

Tidak Terdapat SO pada

hari yang sama atas jadwal

customer

0 (Nol)

Tidak diinput Terdapat SO pada hari yang


0 (Nol)

NOTE:

SO yang dianggap valid di atas merupakan SO yang mempunyai

Salesman ID sama dengan Salesman ID yang bersangkutan dan terjadi

pada tanggal yang sama dengan tanggal rute.



Menambahkan Rute Salesman

Dalam program Salesman Route, kita juga dapat menambahkan Rute

Salesman yang ada. Rute yang ditambahkan adalah rute per hari.

Terdapat dua kondisi penambahan Rute terhadap salesman, yaitu:

Penambahan Rute dilakukan sebelum rute diproses di Salesman Master

Untuk hal ini, kita akan menambahkan data rute yang baru. tekan tombol Add

New untuk menambahkan Rute yang baru.

Untuk menambahkan rute yang benar benar baru (belum ada pada tanggal itu

sebelumnya). Kita lakukan langkah berikut

• Isilah Salesman ID (E) dengan kode salesman yang akan kita atur rute nya

• Isilah Route Date (F) dengan tanggal rute yang akan diberikan

• Pilihlah Route Mode sesuai dengan tipe rute yang ada (G), yaitu Summary

dan Detail. Penjelasan mengenai hal ini sudah disebutkan pada bagian

sebelumnya.

o Jika kita memilih Summary, maka Route Call akan menyala. Isilah

Route Call dengan jumlah customer yang akan dirutekan untuk

salesman tersebut. Namun tombol detail (D) tidak akan menyala,

karena kita tidak membutuhkan detil rute.

o Jika kita memilih Detail, maka Route Call akan otomatis tidak aktif.

Angka yang ada pada Route Call akan mencerminkan jumlah

customer yang dimasukkan pada form detil rute (D).

• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data yang ada, atau tekan

“Cancel” untuk membatalkan penginputan.

Jika sebelumnya kita memilih rute Detail, setelah data tersimpan, kita akan

menginput detil dari rute yang ada dengan menekan tombol “Detail”(D).

Jika rute benar benar baru, maka di tampilan awal belum terdapat data. Untuk

menambahkan data customer yang akan di rute kan, tekanlah tombol “Add

New”, dan tampilan form akan berubah menjadi berikut

• Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1),

• dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut

dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan

(atau customer tersebut tidak perlu diinput)

• Tekan “Save” untuk menyimpan data atau “Cancel” untuk membatalkan



Penambahan Rute dilakukan sesudah rute diproses di Salesman Master

Jika terjadi penambahan rute setelah proses rute dilakukan untuk hari yang

bersangkutan, kita melakukan langkah langkah berikut ini

• Rute yang sudah diproses sebelumnya akan timbul pada area B.

• Pilihlah Rute yang akan ditambahkan (sesuai dengan tanggal dan nama

salesman yang bersangkutan). Kemudian tekanlah tombol “Detail” (D).

Kemudian timbul form Detail Rute berikut

tekanlah tombol “Add New”, dan tampilan form akan berubah menjadi

berikut

• Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1),

• dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut

dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan

(atau customer tersebut tidak perlu diinput)

• Tekan “Save” untuk menyimpan data atau “Cancel” untuk membatalkan

NOTE:

Untuk kedua kondisi di atas, sistem akan bersifat menambahkan (add), bukan

menggantikan (replace). Sehingga data yang lama akan tetap ada. Untuk

menggantikan, kita dapat menggunakan tombol “Modify” maupun “Remove”



MASTER ITEM CLASSIFICATION



CLASSIFICATION GROUP

Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Group

untuk masing masing Class (Produk, Salesman, dan Customer). Seperti yang

telah disebutkan sebelumnya, Class yang ada terdiri dari Produk, Salesman

dan Customer. Ketiga class ini sudah di definisikan pada standard SAKTIV9.

Yang akan kita input adalah Group untuk masing masing class yang ada.

Pada Classification Group sebetulnya kita dapat langsung melakukan

penginputan untuk Level (Classification Master). Berikut tampilan untuk

Classification Group

• Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memilih Class yang ada. Untuk

memilih Class yang ada, pilihlah combo box Class Type yang ada (A).

Setelah Combo Box yang dipilih, maka akan tampil pilihan yang ada, yaitu

Product, Customer, dan Salesman.

• Pilihlah pilihan yang tersedia untuk menginput Group yang ada. Data data

yang berada pada area D akan berubah sesuai dengan pilihan class.

• Untuk melihat detil Level yang ada, kita dapat menekan tombol “Master”

(B). Tombol ini akan membuka form Classification Master.

• Selain itu, terdapat juga tombol Distribute (C) yang berguna untuk

menyebarkan informasi klasifikasi kepada para Distributor. Proses

“Distribute” ini harus dijalankan, agar semua distributor dapat melakukan

klasifikasi jika terjadi modifikasi atau penambahan item klasifikasi. Cara

melakukan modifikasi atau menambah item akan dibahas pada bagian

“Classification Group (Level) Detail” setelah bagian ini.

Untuk melakukan input terhadap Group yang ada, kita lakukan langkah

berikut:

• Pastikan dulu bahwa Class Type (A) sesuai dengan class yang akan kita

input. Kemudian kita tekan tombol “Add New”

• Masukkan Kode Class yang akan diinput pada Class Group Code (E), dan

masukkan Deskripsi/Nama Group yang akan diinput pada Class Group

Desc (F)

• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data atau tekan tombol “Cancel”

untuk membatalkan pengisian.

Setelah kita melakukan penginputan terhadap Group yang ada, maka

selanjutnya kita dapat melakukan penginputan Level dari Group tersebut.

Penginputan Level akan menggunakan program Classification Master

(OEM2200).

Program ini dapat diakses melalui 2 cara, yaitu:

• Melalui menu yang ada pada SAKTIV9

• Melalui button “Master” (B), dengan terlebih dahulu memilih Group yang

akan dilihat detil nya.

Cara penginputan Classification Master akan dibahas setelah ini.



CLASSIFICATION MASTER (LEVEL)

Classification Group (Level) Header

Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Level

untuk masing masing Group yang ada.

Level yang akan dimasukkan merupakan nama

tingkatan yang ada, dimana level di bawah nya (child)

merupakan anak dari level di atasnya (parent). Dapat di

lihat di samping bahwa Class-1 merupakan anak dari

Type, dan Class-2 merupakan anak dari Class-1.

Maka, berdasarkan gambar di atas, kita dapat

membuat urutan level seperti tabel di samping ini.

Dan berikut adalah cara menginput konfigurasi ini ke dalam sistem.

• Jika kita mengakses program ini melalui program Classification Group,

Class Type (G1) yang ditampilkan akan sama dengan yang sudah dipilih.

Class Group yang ada juga akan sama dengan yang dipilih. Jika kita

mengakses melalui menu SAKTIV9, maka kita harus memilih Class Type

(dengan combo box) dan Class Group (dengan Lookup) yang kita inginkan.

• Level yang sudah pernah diinput akan muncul pada bagian G3. Data pada

bagian G3 juga akan terupdate sesuai dengan pilihan yang dilakukan pada

Class Type dan Class Group.

• Untuk melihat detil yang ada pada sebuah Level, kita dapat memilih

terlebih dahulu level tersebut, lalu tekanlah tombol “Detail” (G4). Tombol

ini akan membuka form “Classification Mater Detail” dimana kita dapat

menginput anggota dari Level yang ada.

Untuk menambahkan sebuah level yang baru, terdapat beberapa langkah

berikut.

• Pastikan kita sudah memilih Class Type dan Class Group yang benar.

• Tekan tombol “Add New”, kemudian tampilan form akan berubah menjadi

berikut:

• Level (G5) akan langsung ditentukan dari level yang terdahulu, dan tidak

dapat diubah. Jika level sebelumnya adalah 2, maka level yang terbentuk

saat ini adalah level 3.

• Masukkan keterangan mengenai level yang ada pada level description

(G6)

• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data, atau tekan tombol “Cancel”

untuk membatalkan pengisian.

Level Name

0 Type

1 Class-1

2 Class-2



Classification Group (Level) Detail

Setelah melakukan penginputan Level klasifikasi pada Header Classification, maka

selanjutnya kita akan menginput anggota dari masing masing level. Untuk mengakses

form ini, kita menekan tombol Detail (G4) pada form Header. Form detail akan

mempunyai tampilan sebagai berikut

• Class Type dan Class Group (G5) akan sama dengan yang dipilih pada Form

Classification Group Header.

• Level dan semua anggota level yang ada akan ditampilkan pada bagian G6,

sedangkan list untuk semua anggota level yang ada (tidak bergantung pada apa yang

dipilih di G6), akan ditampilkan pada area G7.

• Untuk menambahkan anggota sebuah level, maka kita harus memilih parent dari

level tersebut. Misalnya : jika kita ingin menambahkan anggota Level 1, maka kita

harus memilih pada level 0.

Kita dapat mengetahui bahwa suatu

level memiliki level dibawahnya

dengan melihat adanya tanda “+”

atau “-“ di samping folder level

tersebut.

• Setelah kita memilih level yang benar, tekanlah tombol “Add

New” untuk menambahkan anggota dari level tersebut.

Kemudian Form akan berubah tampilan menjadi sebagai

berikut:

• Pastikan bahwa Previous Class dan level (G8) yang ada sesuai

dengan apa yang ingin di input. Previous Class merupakan

penjabaran dari level yang ada di atas item yang akan diinput.

Contoh: T03FS001 menandakan bahwa item yang diinput

berada pada level di bawah kode tersebut. Artinya kita akan

menginput item yang sejajar dengan Hotel (CID0002), Restoran

(CID0003), dan Catering (CID0004).

T03 (Food Service)�FS001 (HORECA)�Item.

• Masukkan Class ID (G9) dan Class Description (G10). Pada form

ini juga terdapat distribute Flag. Flag ini mempunyai 2 fungsi,

yaitu:

• Distribute Flag merupakan penanda bahwa Class terebut

sudah di distribusikan ke database Distributor.

• Jika Distribute flag belum tercentang, maka Distributor

tidak dapat melakukan assignment terhadap Class

tersebut. Assignment akan dibahas pada Class Allocation.

• Setelah selesai, tekan tombol “Save” untuk menyimpan

transaksi, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan

transaksi yang ada.



CLASS ALLOCATION

Setelah kita membuat Klasifikasi pada program Classification Group, pada

bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara melakukan alokasi untuk

masing masing Group yang ada. Alokasi ini berguna untuk memasangkan

antara master master yang ada dengan Group nya masing masing.

Sebelumnya, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk Class

Allocation ini

• Class Allocation merupakan program yang berlaku untuk Product,

Customer, dan Salesman. Class Allocation yang ada memiliki kode masing

masing. Untuk melakukan Alokasi Master, kita akan menggunakan

program di bawah sesuai dengan class nya. Manual ini hanya

mencontohkan salah satu alokasi, karena pada dasarnya konsep semua

alokasi Master adalah sama.

Class Program

Product Product Class Allocation (OEM2300)

Customer Customer Class Allocation (OEM2400)

Salesman Salesman Class Allocation (OEM2500)

• Class Allocation adalah proses yang memasangkan antara MASTER dengan

GROUP. Artinya, proses ini tidak bisa dilakukan apabila Group yang ada

belum dimaintain pada program “Classification Group (OEM2100)”. Class

Allocation juga tidak bisa dilakukan apabila Master yang ada (Customer,

Salesman, atau Product) belum di maintain di Program Master nya masing

masing.

• Selain untuk melakukan alokasi, program ini juga dapat memindahkan

alokasi yang sudah terjadi, sehingga semua data bebas untuk dipilih,

namun satu Master hanya boleh berada pada satu Group dalam Klasifikasi

yang sama.



Berikut adalah tampilan dari Program Customer Allocation Classification

Berikut langkah langkah untuk melakukan Alokasi Master

• Pastikan bahwa program alokasi yang dibuka merupakan program alokasi

yang tepat. Contohnya : Jika kita ingin melakukan alokasi terhadap

Customer, maka kita harus membuka Program “Customer Class Allocation

(OEM2400)”

• Class Type (A) akan sesuai dengan program yang dibuka

• Langkah selanjutnya adalah mengisi Class Group yang ada(B). Pilihlah

Class Group sesuai dengan klasifikasi yang ada. Data pada bagian C akan

mengikuti perubahan pilihan Class Group yang ada.

NOTE: Karena banyaknya group yang ada, penyesuaian ini mungkin akan

memakan waktu sekitar 4-9 detik.

• Setelah mengisi Class Group, kita harus memilih Group yang akan

dipasangkan dengan Master. Dalam melakukan pemilihan Group kita

perlu mengingat bahwa Master hanya bisa dipasangkan dengan group

yang berada pada level paling bawah.

Seperti contoh di atas, yang dapat dipasangkan Master hanyalah Group

yang sudah tidak lagi mempunyai level dibawah nya.

• Pada bagian D, kita dapat melihat daftar master yang sudah terlebih

dahulu dialokasikan terhadap Group tersebut. Saat kita melakukan

pemilihan pada bagian C, data yang ada pada bagian D akan ikut

menyesuaikan pilihan kita.

• Untuk melakukan pemasangan, klik tombol “Batch”. Tombol Batch akan

membuka form untuk assignment (pemasangan) Master dengan Group



yang ada. Pastikan kembali bahwa Group yang ada pada bagian C sudah

dipilih dengan benar. Berikut adalah tampilan dari form Allocation Process

yang ada setelah tombol Batch ditekan.

• Pada bagian E1, akan disajikan informasi mengenai Class Type, Class

Group dan Class Code yang dipilih.

• Pada bagian E2, kita dapat menyortir master master yang akan tampil

untuk dipilih pada area E4. Kita dapat memilih Filter yang ada, kemudian

memilih Item untuk filter pada pilihan Lookup (E3). Beberapa pilihan filter

yang ada adalah:

Filter Pilihan Lookup Data yang tampil

By Master Non aktif Data tidak difilter

By Category Kategori Master

(tidak berlaku bagi Salesman)

Data difilter berdasarkan

category yang ada

By Journal

Group

Journal Group

(tidak berlaku bagi Salesman)


journal Group

By Last Level

Classification


Klasifikasi yg ada

(cocok digunakan untuk

memindahkan klasifikasi)


klasifikasi yg ada

• Pilihlah item yang akan dipasangkan, lalu pindahkan dengan tombol

mover yang ada (E5). Data akan berpindah dari area E4 ke E5. Tekan

process untuk memasangkan Master dengan Group.



SALES PROMOTION



KONSEP KERJA


Promosi yang diberikan FOCUS kepada Distributor, maupun yang diberikan

Distributor kepada Customer nya.

Nantinya, promosi yang dibuatkan FOCUS ini akan dijalankan oleh masing

masing Distributor kepada Outlet-outlet / Customer Distributor.

Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut

Distributor Promo Master

Program ini merupakan program untuk melakukan pengaturan terhadap

promosi yang berlaku di masing masing Distributor.

Promosi akan dibuat oleh pihak FOCUS dan akan disebarkan kepada masing

masing distributor, sesuai dengan pengaturan yang ada.

Berdasarkan waktu pemberian potongan, pada program ini terdapat dua jenis

promosi dasar.

• Promosi Normal

Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya akan langsung

diberikan secara otomatis pada saat Sales Order dibuat.

• Promosi Cummulative

Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya berdasarkan kepada

pencapaian akumulasi transaksi yang ada, sehingga pada saat Sales Order

dibuat Jika akumulasi transaksi/nilai tercapai, maka potongan baru akan

diberikan.

Selain itu, berdasarkan pihak pemberi potongan, terdapat dua jenis promosi,

yaitu:

• Promosi External

Promosi ini merupakan promosi yang dibuatkan oleh FOCUS kepada para

Distributor dan nantinya akan otomatis dijalankan oleh Distributor, dan

tidak dapat diubah ketentuan nya oleh Distributor.

• Promosi Internal

Promosi ini merupakan promosi yang dibuat oleh Distributor atas swadaya

sendiri. Promosi ini dapat dibuat sendiri oleh Distributor dan dapat diubah

ketentuan nya sesuai dengan kebutuhan masing masing distributor.

Namun jenis promosi ini tidak akan di reimburst oleh FOCUS.

Cummulative Closing Process

Program ini digunakan untuk melakukan proses penghitungan potongan harga

atau bonus yang ada yang dihasilkan dari promosi dengan jenis Cummulative.

Program ini akan menghitung apakah customer yang ada patut mendapatkan

potongan harga, sesuai dengan pengaturan yang dilakukan sebelumnya pada

program Distributor Promo Master (OEM3200)

Cummulative Promo Reimburstment

Setelah dilakukan proses penghitungan potongan pada program Cummulative

Closing Process, dapat dilakukan Reimburstment terhadap Distributor. Bentuk

reimburstment yang dapat diberikan adalah:

• Potongan harga pada pembelian berikutnya oleh customer, dengan

menggunakan Credit Note (jika nilai Invoice lebih besar) atau Debit Note

(jika saat itu nilai Retur lebih besar daripada Invoice)

• Pemberian barang, dengan menggunakan Inventory Request

Sales Order

Promosi yang sudah diatur pada Distributor Promo Master nantinya akan

digunakan pada transaksi Sales Order berdasarkan semua pengaturan yang

sudah dilakukan, baik pada Distributor Promo Master maupun Sales

Reimburstment Program. Transaksi Sales Order yang ada akan

memperhitungkan apakah transaksi yang dibuat berhak mendapatkan

potongan / bonus atau tidak.

Pembahasan program ini bisa didapatkan pada bagian Transaksi – Sales Order.



DISTRIBUTOR PROMO MASTER

Bagian ini akan membahas mengenai pengaturan terhadap promosi yang

diberikan FOCUS kepada Distributor nya. Seperti yang sempat disinggung pada

bagian konsep kerja, Promosi yang diberikan FOCUS mempunyai beberapa

karakteristik, yaitu:

• Promosi dibagi menjadi Normal (diberikan saat itu juga) dan Cummulative

(diakumulasikan sampai akhir periode promosi dan diberikan setelahnya)

• Promosi yang ada memiliki jangka waktu dan hanya berlaku pada jangka

waktu yang ada. Pada tipe Cummulative, jangka waktu ini dijadikan

patokan dalam melihat transaksi yang akan diakumulasikan

• Promosi yang diberikan kepada distributor merupakan Promosi yang

mutlak, artinya tidak dapat diubah oleh Distributor, kecuali promosi yang

diberikan distributor secara swadaya (Promosi Internal)

Komponen Penting Promosi

Berikut adalah komponen penting yang ada dalam sebuah promosi

• Penanggung Promosi (Internal / External)

Menggambarkan penanggung promosi yang ada. Terdiri dari Internal

(promosi ditanggung oleh Distributor sendiri) atau External (promosi

ditanggung oleh FOCUS).

• Jenis Promosi (Type)

Merupakan jenis promo yang ada. Terdiri dari Normal (potongan langsung

diberikan pada saat SO dibuat) dan Cummulative (potongan diberikan saat

akhir periode promosi, berdasarkan pencapaian syarat promosi)

• Sequence (Prioritas Potongan)

Sequence merupakan urutan promo yang ada. Seringkali sebuah produk

dapat dikenakan lebih dari satu promo. Urutan Promo yang dikenakan

terhadap transaksi akan diatur melalui sequence.

Contoh dari penggunaan sequence:

Promo Code Sequence

A001 00001

A002 00003

B001 00001

B002 00002

Semakin kecil angka sequence nya, maka semakin promo tersebut akan

didahulukan. Jika terdapat promo yang sequence nya sama, akan dilihat

berdasarkan abjad dari kode promo yang ada. Jika pada transaksi, sebuah

produk terkena keempat promosi ini secara bersamaan, maka urutan

pengenaan nya adalah sebagai berikut

NOTE:

Jika pada transaksi terdapat lebih dari satu promo yang dikenakan pada

produk, maka promo sequence sebelumnya akan mengambil nilai

akumulasi dari pengenaan promo sebelumnya (diskon dikenakan atas nilai

transaksi yang sudah dikurangkan dengan promo sebelumnya).

Penjelasan lebih lengkap mengenai hal ini akan disajikan pada bagian

Transaksi – Sales Order.

• Base On (Dasar Pemberian Potongan)

Merupakan jenis dasar penghitungan untuk pemberian potongan yang

ada. Artinya, setelah pembelian dari customer melampaui jumlah

berdasarkan hal ini, customer akan mendapatkan potongan harga.

Terdapat 2 dasar pemberian potongan, yaitu :

• Quantity

Berdasarkan Jumlah satuan barang yang dibeli. Jumlah satuan barang

juga dapat ditentukan dalam satuan terbesar (largest quantity) seperti

DUS, atau satuan terkecil (smallest quantity) seperti PCS.

• Value

Berdasarkan Nilai transaksi yang ada, biasanya dalam Rupiah

• Less (Bentuk Potongan)

Merupakan jenis bentuk potongan harga yang akan diberikan kepada

customer jika syarat promosi yang ada tercapai.

Terdapat 3 bentuk potongan yang ada, yaitu:

• Percentage

bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk persentase

pengurangan harga

• Value



bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk nilai harga

• Quantity

bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk barang. Dapat

bebentuk produk itu sendiri maupun produk yang lain

• Range (level pemberian promo)

Merupakan level pemberian promo. Range biasanya terdiri dari beberapa

tingkat berbentuk rentang (jarak), di mana di setiap rentang yang ada,

kita dapat mengatur banyaknya potongan yang diberikan.

Contoh:

Rentang Banyaknya

Potongan

Nilai penjualan Rp.1.000.000,- s/d Rp.1.999.999,- 10%



• Filter (pembatasan syarat pemberian promo)

Filter merupakan daftar syarat syarat yang membatasi pemberian promo

kepada customer. Dengan memberikan filter, hanya sales order yang

mempunyai karakteristik yang tercatat dalam filter lah yang akan

menerima potongan harga. Terdapat beberapa jenis filter yang ada, yaitu:

• Customer

Hanya customer yang diatur pada filter sajalah yang akan

mendapatkan potongan harga. Customer diambil dari Customer

Master

• Customer Classification

Hanya customer yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah

yang akan mendapatkan potongan. Customer Classification diambil

dari Master Customer Classification

• Salesman

Hanya SO yang dibuat atas Salesman yang diatur pada filter sajalah

yang akan mendapatkan potongan harga. Salesman diambil dari

Salesman Master

• Salesman Classification

Hanya Salesman yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah

yang akan mendapatkan potongan. Salesman Classification diambil

dari Master Salesman Classification

• Product Master

Hanya produk yang diatur pada filter sajalah yang akan mendapatkan

potongan harga. Produk diambil dari Product Master

• Product Classification

Hanya Product yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah

yang akan mendapatkan potongan. Product Classification diambil dari

Master Product Classification

Cara Melakukan Input pada Form Header Promosi

Untuk melakukan penginputan promosi, lakukanlah langkah langkah berikut

• Pilihlah tipe promosi (A): Cummulative atau Normal

• Tentukanlah Sequence yang berlaku untuk promo tersebut (A2)

• Masukkan kode promosi yang ada (B), dan nama Promosi yang ada (C)

• Pilihlah dasar pemberian potongan / base on yang ada (D). Jika kita

memilih base on Quantity, maka terdapat opsi tambahan (A3), yaitu :

• base on Largest Qty , yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada

satuan barang terbesar yang ada

• atau Smallest Qty, yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada

satuan barang terkecil (unit 1)

• Pilih apakah promo yang ada mempunyai ketentuan mengenai TOP atau

tidak, dan hari TOP (E). Ketentuan ini akan memberikan batasan kepada



barang yang diberikan potongan harga. Barang yang diberikan potongan

harga hanyalah barang yang memiliki TOP yang kurang atau sama dengan

pengaturan hari TOP yang ada.

NOTE:

Namun, batasan ini juga akan meliihat filter yang ada. Jika terdapat filter

yang membatasi produk maupun customer yang mendapatkan promo,

maka produk yang memenuhi syarat TOP akan dibatasi berdasarkan filter

yang ada.

Contoh: Jika kita menambahkan filter sebagai berikut

Produk

AMH Ref 12x1000Ml

SHZ [Hana] 144x100Gr

Maka yang nantinya akan mendapatkan potongan adalah AMH saja,

karena TOP nya 15 hari, dan dimaintain pada filter. Namun, jika produk

sama sekali tidak di filter, maka tetap AMH dan FVT yang akan

mendapatkan potongan

• Pilihlah bentuk potongan yang ada (F). Potongan yang ada bisa dalam

bentuk persentase, nilai, maupun sejumlah barang.

• Selanjutnya, centang pilihan Maximum transaction (G) apabila promo

yang sedang diatur hanya berlaku untuk sejumlah transaksi pertama. Dan

isilah jumlah transaksi yang dibatasi.

Misalnya: promo hanya berlaku untuk 5 transaksi pertama, maka kita akan

mengisi pilihan With Max 5 transaction. Bila transaksi yang dilakukan

sudah melebihi Maximum transaction yang ada, maka tidak akan

dikenakan diskon.

NOTE: maximum transaction akan mempunyai aturan yang berbeda

apabila kita menggunakan tipe promosi yang berbeda.

o Jika kita menggunakan tipe “Normal”, maka akan dihitung sebagai

maksimum Sales Order.

o Jika kita menggunakan tipe “Cummulative”, maka akan dihitung

sebagai maksimum Sales Invoice.

• Jika promo yang ada memiliki kelipatan, maka centanglah pilihan

“Multiple Every”, dan isilah jumlah kelipatan yang ada (H).

Misalnya: promo berlaku untuk setiap pembelian 4 bungkus, dan berlaku

kelipatan nya. Maka kita akan mengisi pilihan Multiple Every 4.

Multiple berlaku untuk base on Value maupun Quantity.

NOTE:

Terdapat perbedaan hitungan untuk fitur Multiple ini.:

BASE ON QTY, Less : Percentage (5%)

Qty : 15 PCS Unit Price : 10.000/ PCS

Multiple No : 15 PCS x 10.000 x 5% = Rp.7.500,-

Multiple Yes (4): (15 PCS – (15%4) x 4 x 10.000 x 3% = Rp.6.000,-

BASE ON QTY, Less : Value (Rp.4.000)

Qty : 15 PCS Unit Price : 10.000 / PCS

Multiple No : 15 PCS x 4000 = Rp.60.000,-

Multiple Yes (4): (15 dus – (15%4) x 10.000 = Rp.12.000,-

BASE ON QTY, Less : Quantity (1 Pcs)


Multiple No : 15 PCS x 1= 15 PCS

Multiple Yes (4): (15%4) = 3 PCS

BASE ON VALUE, Less : Percentage (5%)

Qty : 160 PCS Unit Price : 10.000/ PCS

Multiple No : 160 PCS x 10.000 x 5% = Rp.80.000,-

Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000) x 500.000 x 5% = Rp.75.000,-

BASE ON VALUE, Less : Value (Rp.25.000)


Multiple No : 160 PCS x 25.000 = Rp.4.000.000,-

Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000) x 25.000 = Rp.75.000,-

BASE ON VALUE, Less : Quantity (1 Pcs)


Multiple No : 160 PCS x 1= 15 PCS

Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000)= 3 PCS

• Masukkan tanggal berlaku promosi (I). Bagi tipe promosi Normal, tanggal

promosi dipergunakan untuk membatasi masa promosi, sedangkan untuk



tipe cummulative, tanggal promosi akan membatasi invoice yang dapat

dihitung untuk pencapaian target promosi.

Tanggal berlaku dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Namun, promosi

yang sudah tersimpan, tanggal mulai nya tidak boleh diedit dan tanggal

berakhirnya tidak boleh diedit lebih kecil dari hari ini (today).

• Masukkan Reimburstment ID sebagai pembebanan promosi. Hal ini hanya

berlaku apabila tipe promosi adalah Cummulative. Jenis Reimburstment

ID yang ada akan mengambil data dari Charge Master.

• Jika data sudah sesuai dengan kebutuhan, tekan tombol save untuk

menyimpan data atau tombol cancel untuk membatalkan penginputan.

Cara Melakukan Input Form Range

Setelah melakukan input terhadap bagian header promosi, hal kedua yang

perlu diinput adalah Range. Untuk menuju ke form ini, tekanlah tombol

“Range” (L) pada form Header Promo. Pada SAKTIV9, promosi yang dibuat

dapat mempunyai lebih dari satu level, dimana tiap level memiliki nilai

potongan yang berbeda beda. Range akan diinput sebagai jarak antara satu

tingkat promosi dengan tingkat di atas nya, dan juga besarnya potongan pada

setiap level yang ada.

Range mempunyai 2 fungsi, yaitu:

• Memberikan level potongan untuk sebuah promo. Untuk mengakomodir

hal ini, kita membuat beberapa level range.

• Memberikan quota maksimal untuk sebuah transaksi. Untuk

mengakomodir hal ini, kita cukup membuat satu level range saja.

Untuk melakukan pengisian pada range, tekan tombol add new.

• Isilah Base On Qty yang ada. Isilah quantity from (L1) untuk

menenentukan batas bawah qty yang ada, dan To (L2) untuk menentukan

batas atas qty yang ada.

• Tentukanlah quantity yang akan diberikan untuk level yang bersangkutan

(less quantity) di bagian L4. Quantity yang diberikan dihitung dengan

satuan terkecil (smallest quantity)

• Tekan tombol save untuk menyimpan atau tekan tombol cancel untuk

membatalkan penginputan.

• Setelah data tersimpan, kita dapat mengisi Produk yang akan diberikan

dengan menekan tombol “Less Product” (L5). Namun tombol ini hanya

akan aktif apabila “Less” yang diatur pada Header Promo adalah

Quantity. Tombol ini tidak akan aktif apabila Less yang dipilih adalah

Percentage dan Value

• Kita juga dapat melihat adanya sequence pada bagian L1. Sequence ini

akan digunakan untuk menentukan urutan level dari sequence yang

terkecil sampai yang terbesar.

NOTE:

Jika promosi yang diberikan tidak mempunyai batasan, maka range tidak

perlu diinput. Namun, jika ingin diinput, bisa menggunakan satu range yang

range nya berkisar dari 1 -999,999,999,999 (dianggap tak terbatas).



Less Product (berlaku khusus untuk Less Quantity)

dengan menekan tombol “Less Product” (L5), kita akan membuka form Less

Product berikut ini.

• Tekan tombol “Add New” untuk menambahkan produk yang diberikan.

• Masukkan produk dengan menggunakan lookup (L6), atau jika level yang

kita atur mempunyai produk yang sama dengan level sebelumnya, kita

dapat menggunakan tombol “Copy from Previous Sequence” (L8) untuk

mengcopy produk dari sequence sebelumnya.

• Jika sudah selesai, tekan save untuk menyimpan data yang ada atau

cancel untuk membatalkan penginputan.

• Kita juga dapat menon aktifkan produk yang ada dengan melakukan “un-

mark” pada status Active yang ada (L7).

NOTE:

Produk yang di nonaktifkan adalah produk yang sudah tersimpan. Pada

posisi add new, pilihan ini akan di nonaktifkan.

Menentukan Filter Promosi

Setelah kita menentukan range promosi, langkah selanjutnya adalah

menentukan Filter Promosi. Filter berguna untuk memberikan batasan

mengenai Transaksi dengan Produk, Customer, dan Salesman mana yang

berhak mendapatkan potongan.

Tekan tombol “Filter” (M) yang terdapat pada form Header Promo untuk

melakukan input filter. Tombol tersebut akan membuka form berikut ini

• Pertama, pilihlah tipe filter yang ada (M1). Kita dapat menggunakan

combo box yang akan memunculkan tipe yang ada (ditunjukkan dengan

panah). Terdapat 6 tipe filter yang ada, yaitu Customer, Customer

Classification, Salesman, Salesman Classification, Product, dan Product

Classification. List pada area M2 akan berubah sesuai dengan pilihan tipe

yang ada.

• Pilihlah item yang akan dipindahkan, lalu pindahkan menggunakan tombol

mover (M3). Item yang diproses harus berada pada area M4.

• Tekan tombol Proses untuk memproses data yang ada, atau tekan return

untuk membatalkan perubahan yang ada.

Jenis Variasi Promosi

Pada program ini, jenis promosi yang ada sangatlah beragam. Berikut adalah

jenis promosi Dasar yang dapat dimaintain pada program ini.

Promosi Jenis Normal

Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon

Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every

Dibatasi sesuai Range

No Tiap Quantity sesuai Multiply Every

Tidak dibatasi

No Yes Tiap Quantity Proporsional


No Tiap Quantity Proporsional



Tidak dibatasi

Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every



Tidak dibatasi




Tidak dibatasi

Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply


No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak

dibatasi




Tidak dibatasi

Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Promosi Jenis Cummulative

Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon

Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every



Tidak dibatasi




Tidak dibatasi

Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every



Tidak dibatasi




Tidak dibatasi

Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply


No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak

dibatasi




Tidak dibatasi

Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range

No Satu Kali

Masih terdapat banyak kombinasi yang dapat terbentuk dari setting promo

yang ada. Beberapa kombinasi yang mungkin terbentuk akan berdasarkan

variasi setting pada:

• Sequence, yang akan berpengaruh pada hirarki atau urutan pemberian

promo dan pemotongan harga yang terjadi

• Kuota, yang dibuat dengan hanya memasukkan satu buah range sesuai

dengan kuota yang diinginkan

• Replacement (hanya berlaku bagi Less quantity), merupakan fitur dimana

barang yang diberikan dapat dipilih berdasarkan ketersediaan barang yang

ada pada customer / outlet saat itu. Untuk mengatur barang replacement

dapat dilakukan pada Form “Less Product”

• Smallest and Largest quantity, dimana pilihan ini akan mempengaruhi

Base On / dasar pemberian promo secara proporsional.



CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS

Proses Closing Promo Distributor (OEB0900)

Bagian ini akan membahas mengenai proses Closing untuk Diskon yang

memiliki tipe Cummulative. Seperti yang kita ketahui sebelumnya, diskon

dengan tipe Cummulative akan mengakumulasikan nilai penjualan yang

dimiliki customer pada rentang waktu promosi yang ada.

• Masukkan promo code (A) yang dikehendaki untuk diproses. Kita juga

dapat menggunakan lookup untuk mencari promo code yang dimaksud.

• Setelah mendapatkan promo code yang dicari, tekan tombol process

untuk memulai proses penghitungan promosi.

Proses ini akan melakukan hal berikut:

• Rentang promosi akan dilihat sebagai acuan jangka waktu promo dan

penghitungan summary nilai invoice.

• Kemudian proses akan menghitung jumlah (summary) dari nilai atau

jumlah barang dari invoice yang ada dalam rentang waktu promo yang

berlaku.

• Jumlah tersebut kemudian akan dikurangkan dengan nilai / jumlah

barang yang ada di Credit Memo dan berkaitan dengan promo yang

telah dipilih.

• Nilai hasil pengurangan akan dibandingkan dengan syarat (range) yang

telah diatur pada program Master Promo Distributor. Jika memenuhi

syarat, maka pemotongan harga / barang yang diberikan akan

diperhitungkan sesuai dengan jumlah nilai invoice yang ada.

Cummulative Promo Reimbursement (OEB0910)

Setelah melakukan closing atau proses terhadap perhitungan promo

Cummulative, pada program ini kita dapat mengalokasikan potongan yang

sudah diperhitungkan menjadi Credit Note maupun Inventory Request. Credit

Note akan terbentuk jika promo nya mempunyai Less Value atau Percentage.

Sedangkan Inventory Request akan terbentuk apabila promonya

menggunakan Less Quantity.

Untuk menjalankan program Promo Reimbursement, kita melakukan langkah

berikut

• Masukkan promo code yang ingin di reimburst. Atau kita dapat mencari

promo code yang ada lewat lookup.

• Masukkan department (B) yang akan menjadi departemen transaksi Credit

Note, Debit Note, dan Inventory Request yang akan dibuat.

• Dan masukkan juga nomor referensi yang ada ingin dibuat (C). Jika

penomoran referensi dibuat secara incremental, maka secara otomatis

pilihan nomor referensi ini akan menjadi disabled (tidak aktif)

• Bagian D akan mengikuti kode promo yang ada. Bagian D merupakan

daftar customer yang mempunyai saldo reimburstment atas promo

tersebut.



• Bagian E merupakan informasi yang memuat daftar invoice yang

diperhitungkan untuk dasar penghitungan promo, atas customer yang

dipilih pada bagian D. Bagian E akan berubah sesuai dengan perubahan

pada bagian D.

• Bagian F merupakan daftar barang yang didapatkan atas promo yang ada.

Jika promo bukan bersifat Less Quantity, maka bagian ini tidak akan

memiliki isi (kosong).



MONTHLY ORDER BOOKING



KONSEP KERJA


Monthly Order Booking. Monthly Order Booking adalah angka yang

menggambarkan kuantitas barang yang dipesan untuk sebuah produk oleh

Distributor kepada FOCUS dalam sebuah periode.

Monthly Order Booking diharapkan dapat membantu para Distributor untuk

mengontrol angka pembelian ke FOCUS sehingga tidak terjadi kekurangan

barang maupun penimbunan barang akibat meleset nya perkiraan jumlah

pemesanan yang ada.

MOB yang sudah diperhitungkan, nantinya dapat dibuat menjadi Purchase

Request.

Banyaknya barang yang harus dipesan dipengaruhi banyak faktor, dan akan

dibahas pada bagian ini.

Program yang terkait dengan pengaturan Monthly Order Booking adalah

sebagai berikut

Monthly Order Booking

Program ini berguna untuk melakukan pengaturan terhadap perhitungan

Monthly Order Booking yang akan dijalankan.

Pada program ini akan terdapat parameter-parameter yang dapat

menentukan hasil akhir dari kuantitas produk yang akan dipesan.

Monthly Order Process

Setelah parameter-parameter yang dibutuhkan sudah diatur pada program

Monthly Order Booking, Proses penghitungan akan dilakukan pada program

ini. Monthly Order Process akan melakukan proses untuk menghitung angka

MOB. Setelah angka MOB di dapatkan, akan langsung di generate menjadi

Purchase Request.

Formula Monthly Order Booking

Dalam menentukan MOB, terdapat rumus atau formula berikut:

Dimana:

Keterangan

MOB Monthly Order Booking

Avg Sales Rata rata penjualan per bulan �

Akumulasi sales dalam N bulan dibagi Divider S (pembagi

untuk sales)

Buffer Stock Quantity yang dicadangkan sebagai batas aman stock

Lead Time Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan sampai barang

tiba di gudang

Qty OH Jumlah quantity yang tersedia di gudang

Qty Outs PR Jumlah quantity Purchase Request yang belum dibuat PO

Qty Outs PO Jumlah quantity Purchase Order yang belum dibuat GR

Parameter-Parameter di atas akan ditentukan pada program Monthly Order

Booking (OEM3100)



MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600)

Program ini digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap parameter parameter yang

akan mempengaruhi perhitungan angka Monthly Order Booking (MOB). Tampilan

program ini adalah sebagai berikut

Langkah langkah dalam melakukan pengaturan Parameter yang akan dalam program ini

adalah:

• Monthly Order Booking dapat diatur per departemen. Pilihlah Departemen produk (A)

yang akan diproses quantity MOB nya.

• Setelah itu, kita akan menentukan gudang yang akan menampung barang yang dikirim

(B). Pilihlah gudang (warehouse) yang akan menerima barang yang dipesan melalui

proses MOB

• Langkah selanjutnya adalah menentukan Nilai-nilai komponen

yang mempengaruhi Formula MOB. Sebelum melakukan

pengaturan ini, ada baiknya kita perlihatkan rumus MOB.

Rumus MOB adalah sebagai berikut:

Dimana:

Sehingga Komponen yang harus ditentukan adalah sebagai

berikut:

Average (C)

Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan

nilai average sales. Jika tidak, maka nilai average sales tidak

akan diperhitungkan. Terdapat beberapa parameter yang

harus juga diisi jika pilihan average ini dicentang, yaitu:

• Range Actual Sales Parameter (C), untuk menentukan

jumlah bulan terakhir yang akan diperhitungkan rata

rata penjualan nya (kita menentukan N untuk

“Akumulasi Sales N bulan”). disini juga terdapat

pilihan “By Weeks” atau “By Months” (D)untuk

menandakan penjualan.

Contoh: jika diisi dengan “3” dan “By Weeks”, maka

penjualan yang akan dirata-rata adalah 3 minggu

terakhir.

Jika diisi dengan “4” dan “By Months”, maka

penjualan yang akan dirata rata adalah 4 bulan

terakhir”.

• Pilhan modul AR dan OE (E), untuk menentukan

apakah akan memperhitungkan invoice dari modul

AR, OE, atau kedua modul tersebut.



• Divider Parameter (F), untuk menentukan pembagi average sales. Seperti

rumus yang telah ada.

Buffer (G)

Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan rumus buffer stock dalam

mencari quantity MOB yang ada. Dalam perhitungan buffer pun terdapat beberapa

parameter (pada area H), yaitu:

• Divider Parameter, untuk menentukan Divider B seperti yang terdapat pada

rumus buffer stock

• Lead Time Parameter, untuk menentukan Lead Time seperti yang terdapat

pada rumus buffer stock

Quantity On Hand (I)

Jika pilihan ini dicentang, maka formula akan memperhitungkan Quantity On Hand

yang dimiliki

Request and Order Outstanding (J)

Pada area ini, terdapat dua parameter yang dapat dicentang untuk Request dan Order

Outstanding. Kedua parameter ini mempengaruhi formula MOB.

• Request Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Request yang

masih belum dibuatkan Purchase Order (Qty Outs PR). Dalam pilihan ini kita

juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih “Draft” , “Approved” ,

maupun keduanya.

• Order Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Order yang

masih belum dibuatkan Goods Receipt (Qty Outs PO). Dalam pilihan ini kita

juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih “Draft” , “Approved” ,

maupun keduanya.

Suggestion Option (K)

Pada area ini kita akan memilih unit / satuan hasil

perhitungan MOB yang ada. Terdapat beberapa pilihan untuk

unit tersebut, yaitu:

• Smallest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi

unit yang terkecil,

• Purchase Unit, dimana unit dikonversikan menjadi

Purchase unit (yang sudah terlebih dahulu diatur

pada product master)

• Largest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi unit

tersebesar yang dimiliki produk tersebut.

Rounded Option (L)

Pada bagian ini kita mengatur pembulatan desimal untuk hasil

perhitungan MOB. Terdapat dua pilihan pembulatan, yaitu

• Rounded Up

Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki

desimal akan dibulatkan keatas, tanpa melihat

besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.2

dus, maka akan dibulatkan menjadi 32 dus.

• Rounded Down

Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki

desimal akan dibulatkan kebawah, tanpa melihat

besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.8

dus, maka akan dibulatkan menjadi 31 dus.

Suppress Zero (M)

Jika pilihan ini dicentang, maka semua perhitungan MOB yang

bernilai nol, tidak akan timbul.

Quantity on Hand

Pada bagian ini, kita menentukan gudang mana saja yang akan

dihitung sebagai quantity on hand untuk memilih gudang,

pindahkan daftar gudang dari area N ke area P dengan

menggunakan tombol navigasi (O)

Setelah selesai mengisi semua parameter yang ada, tekanlah

tombol “Save” untuk menyimpan settingan yang ada.



MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800)

Setelah parameter untuk perhitungan quantity MOB sudah ditetapkan pada

program Monthly Order Booking, proses penghitungan MOB akan dilakukan

pada program ini.

Pada program ini terdapat dua buah bagian yang dilambangkan dengan TAB,

yaitu :

• bagian untuk melakukan proses penghitungan MOB (Monthly Order

Process) pada bagian A dan

• bagian untuk melakukan proses pembuatan Purchase Request

berdasarkan hasil proses MOB yang telah dilakukan (Process to Purchase

Request) pada bagian B

Proses Penghitungan MOB

Berikut adalah langkah langkah yang dilakukan untuk menjalankan proses

penghitungan MOB

• Perhatikan Cut Off date yang ada (1). Cut off date ini akan sama dengan

tanggal per hari (today) dimana user melakukan process. Semua

parameter yang membutuhkan tanggal akan dihitung dari tanggal ini.

Contohnya untuk penghitungan rata-rata penjualan (Avg Sales). Jika diatur

sebanyak 3 bulan, maka akan dihitung rata-rata penjualan 3 bulan

kebelakang dari cut off date.

• Tentukan departemen yang akan diproses MOB nya (2). Departemen yang

akan diproses akan mengikuti departemen yang telah diatur pada

program Monthly Order Booking.

• Pada area 3, terdapat pengaturan tambahan untuk menentukan rata-rata

yang ada. Berikut ditampilkan lagi rumus Average Sales untuk MOB.

Pada program ini, terdapat dua pilihan Rata-rata yang dapat dipilih untuk

menggantikan nilai Akumulasi Sales (N Bulan), yaitu:

• By Average Sales. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales benar

benar akan dihitung berdasarkan Nilai Penjualan yang terjadi.

• By Purchase Target. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales

akan dihitung berdasarkan Target Pembelian Distributor kepada

FOCUS pada satu periode. Jika kita memilih opsi Purchase Target,

kita harus memilih periode (4) yang akan dijadikan nilai Akumulasi

Sales.

NOTE: jika kita memilih opsi Purchase Target, maka disarankan

agar memilih satu periode ke depan dari periode tanggal proses.

Contoh: jika kita akan melakukan proses terhadap periode 2011-

10, maka disarankan untuk memilih periode 2011-11.

Setelah semua parameter selesai dimasukkan, tekan tombol “Process” (5)

untuk memulai proses penghitungan MOB.

Ketika proses MOB sudah selesai, data hasil proses dapat dipakai untuk

membuat Purchase Request secara otomatis. Cara pembuatan Purchase



Request dengan menggunakan data hasil perhitungan MOB akan dibahas

dibawah ini.

Proses Pembuatan Purchase Request dari hasil MOB

Setelah proses perhitungan selesai, kita dapat membuat Purchase Request

secara otomatis. Untuk melakukan proses tersebut, kita akan berpindah ke

tab Process to Purchase Request (Tab B). Berikut adalah langkah untuk

melakukan pembuatan PR.

• Pilihlah departemen yang akan menjadi departemen Purchase Request

(6). Departemen ini juga merupakan departemen yang dipilih pada

program Monthly Order Booking.

• MOB Process date akan menggambarkan tanggal proses MOB terakhir,

dan tidak perlu diisi. Selain itu, kita perlu mengisi tanggal Purchase

Request yang ada (7)

• Kemudian pada list yang ada akan ditampilkan data product yang telah

diketahui quantity MOB nya. Data yang ditampilkan akan sesuai dengan

departemen yang dipilih, dan data yang ditampilkan tidak bisa dihapus,

melainkan hanya dapat diedit pada beberapa kolom saja. List yang ada

akan menampilkan data berikut

• Genuine Code dari produk yang ada

• Qty Suggestion, merupakan quantity yang dihasilkan dari proses MOB.

Qty Suggestion tidak dapat diubah.

• Qty Approved (8), merupakan quantity yang akan disetujui untuk

diproses menjadi Purchase Request. Pada standard nya, quantity

suggestion akan disamakan dengan quantity approved. Namun kita

dapat mengubah Qty Approved menjadi quantity yang sesuai dengan

kebutuhan kita.

• Unit, menggambarkan satuan unit dari produk. 1 berarti unit1

(smallest/ unit qty terkecil), 2 berarti unit2 , dan 3 berarti unit3

(largest/ unit qty terbesar).

• Req date (9), merupakan tanggal dibutuhkan nya barang tersebut. Kita

dapat memasukkan tanggal kebutuhan yang berbeda antara satu

produk dengan produk lainnya. Informasi ini nantinya akan tertulis di

Purchase Request

• Wh ID (10), merupakan kode gudang yang digunakan untuk

melakukan penerimaan barang. Informasi ini nantinya akan tertulis di

Purchase Request.

6

7

8

9

10

11



DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW

• PROSEDUR PEMBELIAN

• PROSEDUR PENJUALAN

• PROSEDUR RETUR PENJUALAN

• PROSEDUR PERGERAKAN BARANG



KONSEP KERJA

Setelah sebelumnya kita membahas pengaturan terhadap data data Master

yang ada, pada bagian ini kita akan membahas Workflow atau alur kerja untuk

transaksi yang akan dilakukan sehari hari oleh Distributor.

Berikut adalah Alur Kerja Transaksi tersebut

Prosedur Penjualan Distributor Pada Customer

Prosedur Penjualan mempunyai beberapa program terkait, yaitu:

• Sales Contract (OET0100)

Merupakan transaksi untuk mencatat kontrak penjualan antara customer

dengan distributor. Transaksi ini bersifat Opsional. Jika tidak ada

kontrak,maka penjualan dapat langsung dibuat dari Sales Order

• Sales Order (OET0200)

Merupakan transaksi untuk mencatat Order penjualan dari Customer.

Pengenaan promosi dengan type normal akan dikenakan di sini.

• Generate DO-SI (OEBM0230)

Program ini digunakan untuk membuat Delivery Order dan Invoice secara

otomatis.

• AR Tax Process (ARB0101)

Program ini berguna untuk memberikan nomor Pajak kepada para Invoice.

• Print Tax Process (ARR5600)

Invoice yang sudah mempunyai nomor pajak dapat di print dengan

menggunakan program ini.

• Tax Report (SSR0200)

Program untuk mengirim data-data faktur pajak ke dalam format CSV agar

bisa diupload ke e-SPT

Prosedur Retur Penjualan dari Customer

• Delivery Return (OET1000)

Merupakan transaksi untuk mencatat retur yang melibatkan

pengembalian barang.

• Credit Memo (OET1100)

Merupakan transaksi untuk mencatat pengurangan Piutang Dagang

Prosedur Reimburstment Cummulative Produk dan Transfer Barang

• Daily Usage(ICT1200)

Adalah transaksi yang dibuat untuk mengeluarkan barang yang

berhubungan dengan transaksi Reimburstment Promosi Cummulative

dengan Less Product

• Transfer Product Without Request (ICT4100)

Merupakan transaksi untuk mencatat pergerakan /pemindahan lokasi

barang. Transaksi ini akan langsung mencatat pemasukan dan

pengeluaran barang akibat adanya pemindahan barang.



Prosedur Penitipan Barang & Stock Taking

• Inventory IN (ICT1900) dan Inventory OUT (ICT1800)

Merupakan transaksi yang dibuat untuk mencatat pemasukan dan

pengeluaran barang yang terjadi selain karena penjualan, pembelian,

maupun barang yang bergerak. Contoh dari penggunaan program ini

adalah Skenario penitipan barang yang dilakukan oleh Customer.

• Enter Stock Take (ICT0200)

Transaksi ini digunakan secara berkala untuk mencatat Stock Taking yang

dilakukan untuk menyamakan pencatatan dengan jumlah persediaan

aktual yang ada di gudang.



PROSEDUR PEMBELIAN

PURCHASE REQUEST

PURCHASE ORDER

GOODS RECEIPT

PURCHASE INVOICE

CASH PAYMENT



PURCHASE REQUEST (PJT0100)

Dalam prosedur pembelian, Purchase Request merupakan transaksi pertama

yang dibuat untuk melakukan pemesanan barang dari distributor kepada

FOCUS. Purchase Request yang telah dibuat akan secara otomatis dikirimkan

ke FOCUS oleh sistem, menjadi dasar pembuatan dokumen penjualan oleh

FOCUS.

Purchase Request dapat dibentuk dengan menggunakan dua cara, yaitu :

• Auto Generate dari program Monthly Order Booking (OEB0800). Dengan

menggunakan program ini, produk yang akan dibeli akan otomatis

dihitung oleh sistem, dan kita dapat membuat Purchase Request langsung

dari hasil perhitungan Monthly Order Booking.

• Dibuat secara manual menggunakan program Purchase Request

(PJT0100). Biasanya penggunaan manual ini dilakukan apabila ada barang

yang kurang atau belum sempat dibuat Purchase Request nya lewat

program MOB.

Cara menginput Header Purchase Request

Untuk membuat Purchase Request, kita akan melakukan langkah langkah

berikut ini :

• Masukkan departemen yang ada (B1).

• Tentukan tanggal transaksi yang ada pada Reference Date (B2)

• Masukkan keterangan mengenai transaksi Purchase Request yang ada

(B3).

• Untuk “Request Master Code” dan “Default Allocation Code” tidak perlu

kita isi. Yang kita perlu isi adalah Default Warehouse ID (B4), yaitu gudang

yang nantinya akan menerima barang yang kita sedang pesan.

• Setelah kita selesai melakukan input pada header Purchase Request, kita

tekan tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data, atau kita tekan

CANCEL untuk membatalakan penginputan.

Cara menginput Detail Purchase Request

Setelah selesai menyimpan transaksi header, kita akan masuk ke form Detail.

Dalam form detail ini, kita akan menginput barang yang akan dipesan.

• Pertama tama kita akan melakukan input pada tabbing

Product/Expenditure. Kita dapat melihat informasi mengenai

department, Nomor referensi dan tanggal referensi pada bagian B5.



• Pilih product type dengan 0 - Product, dan cari dan pilih Product yang akan

dipesan (B6)

• Kosongkan Allocation Code yang ada. Warehouse ID akan otomatis

disamakan dari Default Warehouse ID yang diinput di header transaksi.

• Pada bagian B8, kita dapat melihat informasi recommended supplier yang

berisi harga dan tanggal pembelian terakhir barang tersebut. Informasi ini

akan selalu mengikuti data pembelian terakhir yang ada.

• Setelah mengisi informasi yang ada, kita dapat melanjutkan input pada

tabbing berikutnya, yaitu tabbing quantity. Pada tabbing ini, kita akan

melakukan input terhadap jumlah produk yang akan dipesan.

• Pilihlah unit barang yang akan dipesan, dengan memilih Request unit (C1).

• Masukkan quantity yang akan dipesan pada bagian C2.

NOTE: quantity yang dimasukkan adalah jumlah dalam request unit. Contoh :

jika request unit nya Dus, dan qty nya 10, maka yang dipesan adalah 10 Dus.

• Masukkan requirement date / tanggal kebutuhan barang pada bagian C3.

• Masukkan catatan mengenai produk yang dipesan (bila ada) pada bagian

C4.

• Setelah input data selesai, tekan tombol SAVE dan kita dapat

memasukkan data produk selanjutnya. Apabila penginputan sudah selesai

dan disimpan, kita dapat menekan tombol cancel, untuk melakukan

refresh pada list yang produk yang ada.

• Klik tombol return untuk kembali ke header. Pada form header, kita ubah

status draft menjadi approved.

NOTE: Purchase Request yang dikirimkan ke FOCUS adalah Purchase Request

yang memiliki status “Approved”. Pastikan anda mengubah status dengan

benar, dan hindarilah kesalahan approval demi kelancaran transaksi yang

ada.

Mengirim Data Purchase Request ke Principal (Focus)

Setelah menginput detail Purchase Request maka langkah selanjutnya adalah

membuat status transaksi menjadi Approved dengan cara mengangkat

centangan draft pada header Purchase Request.

Pada saat tersebut maka system akan secara otomatis mengirim data ke

Pemesanan Barang yang telah terinput di dalam Purchase Request ke

principal, yaitu FOCUS.

Pada saat mengirim data, akan muncul message seperti dibawah ini:

Mencetak Transaksi Purchase Request

Untuk mencetak transaksi Purchase Request yang ada, kita dapat

menggunakan program PJT0110 (Print Multi Purchase Request). Pilihlah

nomor Purchase Request yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki.



Sistem akan mencetak nomor-nomor Purchase Request yang sesuai dengan

pengaturan yang diatur pada program tersebut.

REQUEST CANCEL PR (PJT4000)

Jika Purchase Request yang telah dibuat serta telah terkirim ke principal ingin

dibatalkan, maka distributor bisa menggunakan program Request Cancel PR.

Program ini bertujuan untuk merubah status Purchase Request dari status

sebelumnya, yaitu APPROVED menjadi CANCELLED.

Program ini menampilkan Menampilkan list Purchase Request yang belum ada

transaksi Purchase Order terhadap Purchase Request tersebut.

Informasi yang di tampilkan di list yaitu :

• Department : Department transaksi Purchase Request

• Date : Tanggal transaksi Purchase Request

• Contract Order : Nomor transaksi Sales Contract yang berasal dari

generate PR (data Sales Contract Focus)

• CO Date : Tanggal transaksi Sales Contract Focus

• CO Dept : Departemen transaksi Sales Contract ,

• CO Coid : Kode company di Focus,yaitu FDI atau FDN

PR yang bisa di cancel syaratnya yaitu Contact Order yang hasil generate PR

tersebut belum ada transaksi lanjutan (belum ada Sales Order terhadapnya).

Pilih Nomor transaksi PR yang mau di cancel, setelah itu klik process.

Jika proses berhasil , maka transaksi PR yang telah dibuat distributor akan

berubah statusnya dari APPROVED menjadi CANCELLED.



Jika Contract Order dari hasil generate Purchase Request Distributor sudah

ada transaksi lanjutan, maka proses gagal (status PR tetap menjadi

APPROVED), dan muncul message “This contract order already has next

transaction”.

PURCHASE ORDER (PJT0400)

Purchase Order merupakan konfirmasi order dari Purchase Request yang telah

dikirimkan kepada FOCUS.

Setelah Purchase Request terkirim ke FOCUS, FOCUS akan memproses

dokumen penjualan terhadap distributor. Setelah dokumen selesai diproses,

maka Sales Invoice akan dikirimkan kepada distributor. Secara sistem,

Purchase Order akan terbentuk secara otomatis, berdasarkan Sales Invoice

yang dimiliki oleh distributor.

NOTE: Sales Invoice yang dibuat oleh FOCUS untuk distributor merupakan

acuan bagi pembuatan dokumen pembelian selanjutnya (Purchase Order,

Goods Receipt, dan Purchase Invoice)

Purchase Order yang terbentuk akan memiliki karakteristik berikut :

• Langsung memiliki status Approved, dan langsung dapat digunakan untuk

membentuk transaksi lanjutan nya

• Isi dari Purchase Order akan mempunyai informasi yang sama dengan

Sales Invoice milik FOCUS, dalam hal produk, harga, diskon, maupun

jumlah.

• Jumlah per Item Purchase Order yang ada bisa jadi akan berbeda dari yang

ada pada Purchase Request. Hal ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan

FOCUS dalam memenuhi permintaan dari Distributor.

Mencetak Transaksi Purchase Order

Untuk mencetak transaksi Purchase Order yang ada, kita dapat menggunakan

program PJT0410 (Print Multi Purchase Order). Pilihlah nomor Purchase Order

yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki.

GOODS RECEIPT (PJT0700)

Goods Receipt merupakan transaksi lanjutan dari Purchase Order. Transaksi

ini merupakan transaksi yang menggambarkan penerimaan barang atas

pembelian yang dilakukan oleh Distributor. Berbeda dengan Purchase Order,

transaksi Goods Receipt harus diinput dan tidak dibuat secara otomatis oleh

sistem.

Cara Menginput Header Goods Receipt

Untuk

melakukan pembuatan transaksi ini, dibutuhkan langkah langkah berikut.

• Pilih departement yang ada pada bagian E1.

• Pastikan bahwa transaction type yang ada (E2) merupkaan Local Goods

Receipt (420-010).

NOTE: Jika kita salah memilih transaction type yang ada menjadi Import

Goods Receipt (420-020), maka transaksi tidak akan dapat dilanjutkan

karena nomor Purchase Order tidak akan dapat ditemukan.

• Masukkan tanggal terjadinya transaksi pada Reference Date (E3)

• Kemudian pilih supplier yang mengirimkan barang pada bagian E4.

• Masukkan nomor invoice dari FOCUS pada Document No. (E5) dan tanggal

nya pada document date.

• Kemudian tulislah keterangan yang ada untuk penerimaan barang

tersebut (E6).

• Jika semua informasi sudah sesuai, klik tombol SAVE untuk melakukan

penyimpanan data, atau tekan CANCEL untuk membatalkan penginputan.



• Setelah kita menyimpan data, akan terbuka form detail berikut ini. Jika

form ini tidak terbuka secara otomatis, tekanlah tombol DETAIL pada form

Header.

Cara Menginput Detail Goods Receipt

• Pada awalnya, bagian E8 form detail akan kosong. Kita akan

menambahkan barang yang diterima dengan terlebih dahulu mencari

Purchase Order yang akan diterima. Tekan tombol ORDER (E7) untuk

mencari Purchase Order tersebut.

• Setelah menekan tombol Order, maka akan terbuka form untuk pencarian

Purchase Order.

• Masukkan atau carilah nomor Purchase Order yang akan dilakukan

penerimaan nya pada bagian E9. Saat nomor Purchase Order ditemukan,

maka produk yang ada akan otomatis tampil pada bagian E10.

• Untuk memilih barang mana saja yang akan diterima, kita dapat memilih

dengan mencentang flag yang ada (dilingkari).

NOTE: Secara default, semua produk sudah otomatis tercentang, dan

untuk keadaan normal, seharusnya semua barang akan diterima sesuai

dengan PO. Jadi kita tidak perlu mengubang centangan yang ada

• Tekan tombol PROCESS untuk menambahkan produk yang ada. Setelah

proses selesai dilakukan, barang yang ada akan menghilang dari list,

menandakan bahwa semua barang sudah dimasukkan ke dalam detil

Goods Receipt yang ada.

• Tekan tombol RETURN, dan kita akan kembali ke form Detail Goods

Receipt, dan mendapati produk sudah ada pada list yang ada, seperti

digambarkan pada bagian E8.

• Jika semua produk sudah sesuai, tekanlah tombol Return agar kita dapat

kembali ke form Header. Pada form Header, ubahlah status transaksi yang

ada, dari Draft menjadi Approved.

• Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol

ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol

EXIT.

• Transaksi Goods Receipt merupakan transaksi yang perlu melalui proses

closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan

mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System

Supervisor (SS).



NOTE: Pastikan bahwa transaksi Goods Receipt yang dibuat benar benar

melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita

tidak dapat meneruskan transaksi yang ada.

Mencetak Transaksi Goods Receipt

Untuk mencetak transaksi Goods Receipt yang ada, kita dapat menggunakan

program PJT0710 (Print Multi Goods Receipt). Pilihlah nomor Goods Receipt

yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem akan mencetak

nomor-nomor Goods Receipt yang sesuai dengan pengaturan yang diatur

pada program tersebut.

PURCHASE INVOICE(PJT0800)

Purchase Invoice merupakan transaksi lanjutan dari Goods Receipt. Transaksi

ini merupakan transaksi yang menggambarkan pencatatann Hutang

distributor atas pembelian terhadap pihak FOCUS. Purchase Invoice juga akan

dijadikan dasar pelaporan pembelian distributor terhadap pihak FOCUS.

Cara Menginput Header Purchase Invoice

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

Untuk melakukan penginputan terhadap Purchase Invoice, kita akan

melakukan langkah berikut ini.

• Masukkan departement yang ada (F1)

• Masukkan tanggal transaksi yang ada (F2)

• Kita tidak diperkenankan untuk mengisi Confirmation Orders No, karena

transaksi yang kita buat selalu transaksi lokal. Confirmation Order hanya

diperuntukkan untuk transaksi import.

• Isilah Supplier yang ada (F4)

• Masukkan Supplier Ref No (F5) dengan nomor Invoice dari FOCUS, beserta

dengan tanggal nya.

• Masukkan Currency/mata uang (F6), Term/Syarat pembayaran (F7), serta

Tax/kode pajak (F8) yang akan digunakan. Semua ini akan otomatis

muncul ketika kita memilih Supplier yang ada. Due Date, Discount Date

dan Return Date juga sudah otomatis diperhitungkan sesuai dengan

pilihan Term yang ada.



• Jika semua data sudah sesuai dengan kebutuhan kita, maka tekanlah

tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data. Atau tekan tombol

cancel untuk membatalkan penginputan data.

• Setelah data tersimpan, sistem otomatis akan membuka form detail

Purchase Invoice.

Cara Menginput Detail Purchase Invoice

F9

F10

• List yang ada pada form detil (F9). pertama kali akan kosong. Isi yang ada

pada list akan bergantung pada nomor Purchase Order yang dipilih untuk

dibuatkan Invoice. Untuk memilih Purchase Order, tekanlah tombol

ORDER (F10).

• Tombol Order akan membawa kita pada form untuk pencarian Purchase

Order di bawah ini. Perlu diperhatikan bahwa terdapat beberapa syarat

untuk hal ini, yaitu:

• Purchase Order yang ada harus dalam keadaan Approved

• Goods Receipt atas Order yang ada harus dalam keadaan Closed, dan

belum pernah dibuatkan Purchase Invoice yang aktif. (hal ini tidak

berlaku apabila Purchase Invoice atas Goods Receipt yang ada telah

dihapus (di remove).

• Masukkan nomor Order yang akan dibuatkan invoice nya dengan

menggunakan lookup yang ada (F11)

• Jika sesuai dengan persyaratan yang ada, item yang ada pada Purchase

Order tersebut akan ditampilkan pada list secara otomatis (F12). Kita

seharusnya tidak perlu lagi memilah produk untuk diproses, karena secara

otomatis semua barang akan dipilih dan siap untuk diproses menjadi

Invoice.

• Tekanlah tombol PROCESS (F13) untuk melakukan proses terhadap

Purchase Order yang ada. Jika proses berhasil, maka list akan kosong.

• Klik tombol Return untuk kembali ke form Detail. Item barang yang dipilih

akan berpindah ke form Detail pada bagian F9.

• Periksalah harga maupun kuantitas yang ada. Jika sudah sesuai, klik

tombol RETURN untuk kembali ke form Header. Pada form Header,

ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi Approved.



EXIT.

• Transaksi Purchase Invoice merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Purchase Invoice yang dibuat benar

benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing,



kita tidak dapat membukukan pembelian yang ada, atau tidak dapat

meneruskan transaksi jika suatu saat dibutuhkan retur.

Cara menginput Informasi Pajak Pembelian

Aplikasi SAKTIV9 menyediakan fitur untuk melakukan pencatatan informasi

Faktur Pajak Pembelian. Kita dapat menginputnya dengan menggunakan

tombol TAX pada form Purchase Invoice.

Untuk memunculkan tombol Tax tersebut, klik lah beberapa kali tombol

(F14), sampai tombol tax muncul (F15). Tekanlah tombol Tax untuk melakukan

penginputan informasi Pajak. Kemudian akan timbul form berikut

Kita dapat melihar informasi faktur pajak yang ada pada bagian F16. Awalnya,

bagian ini akan kosong, sampai ada informasi pajak yang telah dibuat dan

disimpan.

Klik tombol ADD NEW (F17) untuk menginput informasi pajak.

Untuk membuat informasi pajak, lakukan langkah berikut

• Beri centangan pada pilihan credited (G1) untuk menentukan bahwa pajak

yang diinput akan dikreditkan terhadap pajak penjualan

• Pilihlah type Local (G2) karena transaksi yang ada selalu Local

• Isilah tax period yang ada (G3) dan tanggal faktur pajak (G4)

• Supplier Tax Name akan otomatis diinput sesuai dengan nama Supplier

yang ada pada Purchase Invoice. Hal yang sama juga berlaku untuk nomor

NPWP dan PKP (G5)

• Isilah Nomor Faktur Pajak yang sesuai dengan dokumen yang ada (G6)

• Isilah jumlah pajak yang akan dibayar pada Tax Amount (G7). Jumlah pajak

akan otomatis dikeluarkan sesuai Purchase Invoice yang ada.

• Jika terdapat faktur pajak pengganti, masukkan nomor nya pada bagian

G8.

• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan CANCEL untuk

membatalkan penginputan. Hasil penyimpanan akan ditampilkan pada list

seperti digambarkan pada bagian F16.

Mencetak Transaksi Purchase Invoice

Untuk mencetak transaksi Purchase Invoice yang ada, kita dapat

menggunakan program PJT0810 (Print Multi Purchase Invoice). Pilihlah nomor

Purchase Invoice yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem



akan mencetak nomor-nomor Purchase Invoice yang sesuai dengan

pengaturan yang diatur pada program tersebut.

RETURN TO VENDOR (PJT2000)

Transaksi Return to Vendor merupakan transaksi yang diperuntukan untuk

mengembalikan barang yang dibeli kepada FOCUS. Walaupun sudah

disediakan diskon Bad Stock, namun jika benar benar terdapat pengembalian

barang secara fisik oleh Distributor kepada FOCUS, maka kita dapat

menggunakan Return to Vendor.

Retur pada sistem SAKTI v9 terdiri dari 2 tahap, yaitu pengembalian barang ke

FOCUS (sisi barang), dan pemotongan hutang pembelian terhadap FOCUS (sisi

hutang/uang).

Untuk melakukan pengembalian barang terhadap FOCUS, kita dapat

melakukan langkah langkah berikut ini.

Cara Melakukan Input Header Return to Vendor

• Tekan tombol Add New untuk menambahkan data retur yang baru.

• Masukkan tanggal Retur (T2) sesuai dengan tanggal terjadinya retur

• Masukkan atau carilah Supplier (T3) yang akan dikembalikan barangnya.

Dalam hal ini, hanya ada 1 supplier yaitu FDI atau FDN. Isilah juga

Document number dan Document Date sesuai dengan nomor invoice dari

FOCUS.

• Pilihlah Invoice Status yang ada. Terdapat 3 pilihan yaitu:

• Invoiced

Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen

penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan,

dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki invoice. Jika kita

memilih ini, berarti kita wajib membuat transaksi Purchase Return

(akan diterangkan setelah ini)

• Un-Invoiced

Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen


namun dokumen penerimaan barang belum memiliki Invoice. (tipe ini

seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS

seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian)

• Un-Applied

Hal ini berarti retur yang dilakukan sudah tidak mengingat dokumen


dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki Invoice. (tipe ini

seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS

seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian)

• Setelah itu, masukkan deskripsi untuk pengembalian barang yang ada.

• Kemudian, tekan tombol SAVE untuk menyimpan transaksi Header retur.



PROSEDUR PENJUALAN

Auto Generate

OEBM0200

OET0100

Sales Contract

OET0200

Sales Order

OET0450

Delivery Order

OET0800

Sales Invoice

ARB0101

AR Tax Process

ARR5600

Print Tax

S1 S2

S3

S4

S5

ART0700

Cash Receipt

S6

SSR0200

Tax Report

SALES CONTRACT

SALES ORDER



GENERATE DO-INVOICE

AR TAX PROCESS

PRINT TAX

TAX REPORT

CASH RECEIPT

SEND REPORT via SMTP MAIL

SALES CONTRACT

Pada bagian ini kita akan membahas mengenai cara penginputan untuk Sales

Contract. Sales Contract merupakan form yang digunakan untuk menginput

Kontrak Penjualan yang disepakati antara Distributor dengan Customer.

Cara menginput Header Kontrak



Berikut cara penginputan Sales Contract

• Tekan tombol “Add New” untuk memulai penginputan

• Isilah departemen pembuat transaksi (A1). Untuk Distributor, hanya ada

satu departemen

• Transaction Type (A2) akan diatur oleh System dan tidak bisa diubah

• Reference Number atau Nomor Urut transaksi (A3) akan diatur oleh

system dan tidak dapat diubah. Jangan lupa masukkan Tanggal kontrak

pada Reference Date

• Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen (A4). Nomor

dokumen adalah nomor transaksi pendukung, sehingga nomor dokumen

boleh tidak diisi (opsional) jika tidak terdapat nomor transaksi pendukung.

• Isilah atau cari kode customer yang dibuatkan kontraknya (A5) dengan

menggunakan Lookup. Customer yang ada harus terlebih dahulu di

maintain di Customer Master (SSM7100)

• Masukkan kode Salesman yang terkait dengan kontrak tersebut (A6) atau

dicari dengan menggunakan Lookup. Salesman yang ada harus terlebih

dahulu di maintain di Salesman Master (SSM7800)

• Masukkan Currency / Mata uang untuk kontrak yang ada (A7). Hanya ada

satu mata uang yang di set untuk Distributor yaitu IDR (Rupiah)

• Langkah berikutnya adalah mengisi keterangan yang ada pada Area

Periode (A8). Yang harus diisi adalah:

• Period Type. Merupakan Metode untuk menentukan target / kuota

pembuatan Sales Order atas dasar Kontrak yang ada. Pilihan yang ada

adalah:

Type Target Pembelian bagi Customer

Yearly target jumlah Order akan di set per tahun

Monthly target jumlah Order akan di set per bulan

Quarterly target jumlah Order akan di set per tiga bulanan

• Interval Per Periode. Menandakan dalam berapa bulan sekali kontrak

akan ditetapkan target nya

• Frequency . Menandakan frekuensi terjadinya kontrak.

• Start date. Menandakan mulainya kontrak.

• End date. Menandakan berakhirnya kontrak. Namun field ini tidak

perlu diisi karena sudah dihitung oleh sistem

Contoh : Bila tipe nya Monthly, dengan interval 2 dan frequency 3,

serta kontrak dimulai pada tanggal 24/11/2010, maka akan dibuat

detil promo dengan konfigurasi berikut:

Sequence Kontrak Start Period End Period

00100 24/11/2010 23/01/2011

00200 24/01/2011 23/03/2011

• Berikutnya yang perlu diisi adalah Area Product untuk Contract (A9).

Bagian ini akan mengatur item yang dapat dijadikan kontrak. Terdapat

beberapa hal yang harus diisi, yaitu:

• Detail by. Merupakan jenis produk yang nantinya dapat dibuatkan

kontrak. Terdapat dua pilihan, yaitu:

• Category. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita hanya akan

memilih Kategori Produk.

• Produk. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita akan memilih

Produk.

• Category Level. Hal ini berguna hanya untuk Detail by Category. Hal ini

akan mempengaruhi level category yang dapat dipilih. Jika dipilih 2,

maka Category yang dapat dipilih pada detil kontrak adalah Category

yang terletak pada level 2.

• Terdapat juga pilihan “Eligible for promotion”. Jika dicentang, maka

produk yang disebutkan pada kontrak dapat dikenakan promo..

• Jika terdapat keterangan mengenai Kontrak yang ada,Isilah Description

yang ada pada area A10.

• Setelah semua informasi terisi, tekan tombol “Save” untuk menyimpan

data atau tekan “Cancel” untuk membatalkan pengisian.

Cara menginput Detil Kontrak

Setelah kita menekan tombol “Detail” pada Header Kontrak, maka akan

terdapat form berikut.



• Akan terdapat sequence kontrak beserta tanggal mulai serta tanggal

selesai nya (pada artea A13) sesuai aturan pada area Period di Form

Header Kontrak (A8).

• Pada form ini juga terdapat button Close Detail (A15) yang berguna untuk

melakukan closing terhadap detil kontrak dan Open Detail yang berguna

untuk melakukan Open terhadap detil kontrak yang ada.(A16).

Note: Close biasanya dilakukan apabila transaksi sudah selesai, atau tidak

dilanjutkan lagi. Open biasanya dilakukan apabila kita ingin membuka

kembali transaksi yang tadinya sudah close.

Langkah berikutnya adalah mengisi detil kontrak. Pada detil kontrak kita akan

mengisi produk yang terkait dengan kontrak.

• Pertama tama, pilihlah sequence Kontrak (A13) yang akan kita maintain

produk dan kuantitas nya. Setelah itu tekan tombol Detail (A14)

• Kemudian tampilan form akan berubah seperti berikut ini

• Tekan tombol “add new” untuk memasukkan detil pada sequence yang

dipilih

• Masukkan Product department yang ada (A17)

• Masukkan tipe produk (produk atau service) (A18)

• Masukkan Category Produk atau Service yang ada (A19). Lookup ini akan

menjadi lookup Category apabila kita memilih Detail by Category pada

area A9 di Form Header Kontrak.

Isilah Quantity (A21) dan Amount kontrak (A22). Namun terdapat syarat

mode (A23)yang berisi min atau max. Min artinya minimum, dan max

berarti maximum. Berikut aturan dari mode tersebut

Syarat

Mode Qty

Syarat Mode

Amount

Dampak

Min Max Order disetujui jika kedua syarat tercapai

Min Min Order disetujui jika salah satu syarat

tercapai

Max Min Order disetujui jika kedua syarat tercapai

Max Max Order disetujui jika salah satu syarat

tercapai



• Apabila kita Detail by Product pada area A9 di Form Header Kontrak, maka

lookup pada area A19 akan menjadi lookup product dan area A20 menjadi

aktif. Di area A20, masukkan produk (A19), quantity kontrak, dan unit

price yang dipatok untuk kontrak tersebut.

• Terdapat juga Block Type (A24) yang menentukan jenis aksi yang diberikan

sistem apabila syarat kontrak tidak terpenuhi. Terdapat 2 jenis aksi, yaitu:

• Warn. Sistem hanya akan memberikan peringatan, dan kita dapat

melanjutkan dengan resiko sendiri.

• Block. Sistem akan memberikan peringatan dan tidak akan

melanjutkan transaksi yang ada.

• Setelah selesai melakukan input, tekan tombol “Save” untuk menyimpan

data yang ada, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan pengisian.

Lakukan langkah langkah di atas untuk menginput produk berikutnya.

• Jika semua penginputan sudah selesai, kembali ke form Header Kontrak,

dan rubah lah status transaksi kontrak menjadi “Approved” dengan

melakukan cara berikut:

• Tekan tombol “modify” dan angkat centangan Draft (A11),

• kemudian tekan tombol “Save” untuk menyimpan perubahan status

yang ada. Status yang tadinya Draft akan menjadi Approved.

SALES ORDER (OET0200)

Pada bagian ini kita akan membahas mengenai Sales Order. Sales Order

merupakan program yang digunakan untuk menginput Order Penjualan. Sales

Order dapat dibuat berdasarkan Sales Contract (OET0100) atau dapat dibuat

tanpa adanya Sales Contract.

Untuk melakukan input terhadap Sales Order, kita melakukan langkah langkah

berikut.

Cara menginput Header Order Penjualan

• Pertama, tekan tombol “Add New”. Form akan berada dalam kondisi siap

input. Isilah departemen pembuat SO (B1).

• Untuk Transaction Type (B2), pilihlah 810-020 dimana keterangan yang

ada adalah Sales Order-Local. Pastikan bahwa yang dipilih adalah Sales

Order-Local, karena pilihan selain Local akan membuat transaksi tidak

dapat dilanjutkan.

• Reference Number atau nomor urut transaksi akan di non aktifkan karena

penomoran di set otomatis.

Note: Semua nomor urut transaksi pada SAKTIV9 mempunyai sifat unik,

yang artinya nomor urut yang ada dalam satu tipe transaksi tidak boleh

sama. Jika kita menginput nomor yang sama, maka sistem akan

memberikan peringatan dan tidak akan melanjutkan transaksi

• Masukkan Tanggal terjadinya Sales Order pada Reference date. (di

sebelah kanan Reference Number).

• Masukkan kode Customer yang memesan (B4), atau carilah dengan

Lookup.

• Masukkan kode dokumen pendukung yang ada pada Document No (B5)

dan tanggal dokumen pada Document Date.



• Masukkan Contract Number (B6), apabila Sales Order yang ada

mempunyai Kontrak yang telah di input pada program Sales Contract

(OET0100). Terdapat beberapa syarat agar kontrak dapat dipakai pada

sales order

• Kontrak harus dalam keadaan Approved

• Kontrak harus mempunyai kode customer yang sama dengan

Customer pada Sales Order

• Masukkan Kode mata uang pada Currency Code (B7)

• Pilihlah apakah Order tersebut akan dikenakan pajak. Jika ya, centanglah

pilihan with tax code (B8). Jika dikenakan pajak, pilih juga apakah harga

yang dimasukkan merupakan harga yang sudah termasuk pajak atau

belum. Jika harga yg dimasukkan adalah harga termasuk pajak, centanglah

pilihan Price Include tax (B9)

• Pilihlah Ketentuan Jatuh tempo pada Payment Term yang ada (B10).

Payment term akan berpengaruh terhadap tanggal jatuh tempo Sales

Invoice yang akan dibuat kemudian.

• Masukkan kode salesman yang bertanggung jawab atas order yang ada

pada Salesman (B11). Kode salesman yang tersedia haruslah terinput pada

Salesman Master (SSM7800) dan tidak dalam kondisi Inactive.

• Masukkan Ship to (B12) apabila terdapat lokasi pengiriman yang berbeda.

• Masukkan kode gudang tempat barang akan dikeluarkan pada Warehouse

ID (B13)

• Masukkan deskripsi untuk Sales Order yang ada pada bagian B14.

• Jika semua informasi sudah masuk, tekanlah tombol “Save” untuk

menyimpan data, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan

pengisian.

• Secara Otomatis, Form detil Order Penjualan akan muncul.

Cara menginput Detil Order Penjualan

Form Detil Order Penjualan akan memiliki tampilan berikut

Setelah kita menyimpan header, otomatis sistem akan membuatkan reference

number atau nomor urut (C1) dan membuka form detail.

• Untuk memulai penginputan, tekan tombol “Add New”. Form akan

langsung memulai di tab Product (C2)

• Isilah ship date (C4) dengan tanggal yang diinginkan untuk pengiriman

barang.

• Pilihlah ship to (C5) dengan destinasi pengiriman.

• Isilah product department (C6)dengan departemen produk yang ada.

• Masukkan Tipe produk yang ada (product atau service), dan carilah kode

produk yang akan diinput (C7) . Product Name akan muncul pada C8

• Kemudian kita akan melakukan penginputan pada tab berikutnya, yaitu

tab Quantity n Amount untuk mengisi jumlah dan harga produk yang akan

dijual. Klik pada tab tersebut

• Isilah warehouse ID pada C9. Namun, hal ini sudah ditentukan (default)

apabila kita me maintain Warehouse ID pada Header Sales Order.

• Masukkan kuantitas dari produk yang akan dipesan oleh customer pada

Quantity Order (C10). Jika produk memiliki lebih dari satu unit konversi

(misalnya DUS dan PCS), maka kita dapat memilh satuan unit tersebut.



C9

C10

C11

C12

C16

C13

C14 C15

• Harga per unit (C11) akan di nonaktifkan karena nantinya harga produk

akan ditentukan oleh Distributor.

• Berikutnya, sistem akan memperhitungkan Line Discount yang ada (C12).

Yang dapat mempengaruhi nilai Line Discount adalah Promosi. Semua

perhitungan promosi yang berbentuk “Less Value” dan “Less Percentage“

akan dimasukkan pada Line Discount. Perhitungan diskon yang ada

dijelaskan pada bagian “Distributor Promo Master”.

Namun terdapat beberapa tambahan perhitungan promo pada saat SO,

yaitu:

• Adanya exclude dan include tax pada transaksi, akan menyebabkan

perbedaan perhitungan promo yang ada

•

• Additional discount akan otomatis diisi apabila kita mengisi Summary

Discount yang ada pada form Summary Order Penjualan.

• Setelah harga yang ada dikurangkan dengan diskon, maka akan terbentuk

nilai bersih per produk (Net) yg bisa dilihat pada C14

• Kita dapat mengisi Keterangan pada masing masing detil produk yang ada

dengan mengisi pada bagian C15

• Terdapat informasi berupa Original Unit Price SO. ??

• Setelah selesai menginput, tekan tombol “Save” untuk menyimpan data,

atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan penginputan.

• Kita akan melakukan langkah langkah di atas, sampai semua produk

terinput pada detil order penjualan. Ketika semua produk sudah terinput,

maka tekanlah tombol “Return” pada form Detil Order Penjualan untuk

menuju ke form Summary Order Penjualan.

Cara menginput Summary Order Penjualan

Setelah kita menekan tombol Return pada Form Detil Order Penjualan, maka

akan tampil form Summary Order Penjualan berikut:

Pada form summary, akan ditampilkan rangkuman nilai order penjualan yang

telah di input. Berikut adalah item yang ada pada form ini.

• Total Price (C17) akan menyajikan total Order Penjualan sebelum

dipotong diskon. Hasil Total Price merupakan hasil dari Quantity Order

(C10) dikalikan dengan Unit Price (C11)

• Line Discount (C18) merupakan total dari seluruh Line Discount yang ada

pada form detil (C12)

• Jika terdapat diskon tambahan terhadap order penjualan yang ada,

centanglah pilihan “Additional Discount” dan masukkan persentase atau

jumlah diskon tambahan yang akan diberikan.

NOTE: additional discount yang ada akan diberikan secara proporsional

sesuai dengan Amount yang ada per detil.



Contoh: apabila terdapat data di

samping ini, dan terdapat discount

sebesar Rp.100.000,- maka perhitungan

diskon proporsional nya adalah :

Amount Proporsi Diskon Diskon per detil produk

200.000 (300.000 / 450.000) x 100.000 66.666,67

150.000 (150.000 / 450.000) x 100.000 33.333,33

Total 100.000

• Selanjutnya akan terdapat Net amount (C20) yang merupakan nilai bersih

order penjualan setelah dikurangi Line Discount dan Additional Discount.

• Pada bagian C21, akan terdapat nilai pajak (PPN).

• Dan terakhir, terdapat Total Sales Order (C22), yaitu Net ditambah dengan

Tax.

• Pada bagian C23, terdapat opsi Down Payment. Sistem SAKTIV9 untuk

Distributor tidak memasukkan down payment dalam workflow, sehingga

pilihan ini tidak boleh dicentang. Kesalahan dalam mencentang Down

Payment akan mengakibatkan transaksi tidak dapat melaju ke tahap

berikutnya.

• Setelah yakin dengan nilai yang ada, kita dapat mengubah status Order

Penjualan dari Draft menjadi Approved, dengan melakukan unmark

(melepas centangan) dari pilihan DRAFT, dan menekan tombol “Save”.

NOTE: kita juga dapat merubah status DRAFT dari form Header Order

Penjualan. Untuk melakukan hal demikian, cukup tekan tombol “Save”

tanpa melakukan unmark.

GENERATE DO-SI (OEBM0200)

Setelah Order Penjualan dimasukkan pada Program Sales Order, langkah

berikutnya adalah membuat DO - Delivery Order (Perintah pengiriman barang)

dan SI - Sales Invoice (Faktur Penjualan). Kedua dokumen ini dapat dibuat

secara otomatis secara bersamaan, dengan menggunakan program Generate

DO & Invoice (OEBM0200).

Berikut adalah cara melakukan Generate DO dan SI.

Tampilan untuk Form Generate DO & Sales Invoice adalah sebagai berikut:

• Pertama tama, masukkan tanggal DO dan SI pada Process Date (D1).

Tanggal ini tidak dapat lebih kecil dari hari ini (kemarin), kecuali terdapat

ketentuan lain dalam Parameter User Level. Tanggal ini dapat dibuat lebih

besar dari hari ini (dalam keadaan transaksi yang DO dan SI nya dibuat

untuk keesokan harinya).

Unit Price Qty Amount

20.000 15 300.000

10.000 15 150.000

Total 450.000



• Ditampilkan customer dengan no Sales Order, beserta produk yang

dipesan dalam Sales Order (D3).

• Pada area D2, akan terdapat keterangan mengenai status dari proses yang

dijalankan, apabila tombol Generate (D6) ditekan. Namun, sebelum

proses Generate dilakukan, kita perlu menentukan SO mana saja yang

akan diproses.

• Pilih Driver yang akan mengirim pesanan (D4).

• Pilih Invoice Message yang akan ditempilkan pada cetakan Sales Invoice.

Invoice Message ini akan tampil secara otomatis tergantung pada

settingan Invoice Message yang paling atas pada program Global Table.

• Tekan tombol Generate (D6) untuk membuat DO & SI dari SO yang telah

dipilih.

AR TAX PROCESS (ARB0101)

Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat,

aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk membuat penomoran dan faktur

pajak. Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, sebelumnya kita

harus memberikan penomoran pajak untuk semua Faktur penjualan (Sales

Invoice) yang ada dengan menggunakan program AR Tax Process (ARB0101).

Tampilan AR Tax Process adalah sebagai berikut:

E1

E2

E3

E4

E5

E6

E7

E8

E1

Memberikan Nomor Pajak kepada Invoice

Berikut adalah langkah langkah untuk memberikan nomor pajak kepada

invoice yang ada.

Hal yang paling pertama adalah menentukan Parameter atau Batasan Invoice

yang akan digenerate faktur pajaknya.

• Pertama, pastikan bahwa button yang sedang aktif adalah button Create.

(E1), dan pastikan bahwa tab yang kita buka adalah tab “Parameter” (E1)

• Tax Period yang ada (E2) harus sama dengan periode pajak yang akan

diberikan nomornya.

• Masukkan tanggal invoice yang akan dimunculkan untuk diproses pada

transaction date (E3). Jika kita ingin memunculkan semua invoice pada

bulan yang bersangkutan, maka centanglah pilihan “All” (E3)

• Pilih departemen invoice yang akan dimunculkan untuk diproses. Jika ingin

memunculkan invoice dari semua departemen, centanglah pilihan “All”

(E4)

• Pilihlah jenis faktur pajak yang akan dibuat.

• Standard akan memunculkan invoice yang dibuat atas customer yang

memiliki NPWP

• Simple (Sederhana) akan memunculkan invoice yang dibuat atas

customer yang tidak memiliki NPWP

• Pilihlah Tipe dokumen yang akan dibuatkan faktur pajaknya (E6). Yang

dapat dibuatkan faktur pajak adalah Sales Invoice dan Sales Return.

• Pilihlah tanggal faktur pajak yang akan dibuat. Terdapat 2 pilihan

untuk ini, yaitu

• Invoice date. Artinya semua tanggal faktur pajak akan sama dengan

tanggal masing masing invoice

• Tax date. Artinya semua faktur pajak yang diproses pada saat itu akan

hanya akan mempunyai satu tanggal yang seragam. Tanggal ini bisa

ditentukan apabila pilihan “Tax Date” dipilih.

Setelah pilihan sudah di set, maka selanjutnya kita akan memunculkan invoice

invoice yang akan dibuat faktur pajak, sesuai dengan parameter yang kita isi.

Untuk memunculkan invoice yang memenuhi parameter, tekanlah tombol

“Get Data” (E8). Kemudian tampilan form akan bergerak menuju tabbing “To

Be Processed”.



• Invoice yang sesuai dengan parameter akan muncul pada area E9.

• Pilihlah invoice yang akan diberikan nomor pajak. Atau kita bisa menekan

tombol untuk memilih semua nomor yang ada. Untuk membatalkan

semua centangan, gunakan tombol .

• Setelah selesai memilih invoice, tekan tombol “Process” untuk melakukan

proses pemberian nomor pajak.

• Pemberian nomor pajak mempunyai pengurutan berdasarkan nomor

invoice. Apabila kita memilih lebih dari satu invoice, maka penomoran

pajak akan diurutkan berdasarkan penomoran invoice yang ada. Contoh:

Nomor Invoice Nomor Pajak

INV-100-020 010.001-11.00000001

IVN-100-011 010.001-11.00000002

IVN-100-020 010.001-11.00000003

Invoice INV akan diberikan nomor pajak terlebih dahulu dibandingkan IVN.

Karena N lebih dulu dibanding V.

• Invoice beserta Nomor pajak yang telah diberikan akan terdapat pada tab

“Created” (E11).

Melakukan Reversing (Pembatalan) terhadap nomor pajak

Jika terjadi pembatalan nomor pajak yang sudah diproses, maka lakukanlah

hal berikut

• Tekan tombol “Reverse” (E12) untuk melakukan pembatalan. Semua

nomor pajak yang dapat dibatalkan (dengan kata lain, semua nomor yang

sudah dibuat) akan disajikan pada tab “To Be Processed”.(E13).

• Pilihlah nomor invoice yang

akan dibatalkan nomor

pajaknya.

• Tekan tombol

“Process”(E14). Semua

nomor yang dibatalkan akan

dimasukkan dalam Tab “Reusable”.

Kemudian akan timbul konfirmasi di samping ini. Pilihlah “Yes” jika nomor

pajak akan dipakai oleh invoice lain. Pilih “No” jika dianggap sebagai

nomor pajak batal.

NOTE: nomor yang masuk dalam kondisi Reusable, dapat dijadikan

sebagai nomor batal. Nomor batal masih dapat digunakan kembali

dengan menekan tombol Reuse, dan memproses nomor pajak batal

tersebut. Setelah diproses, status nomor tersebut menjadi nomor

Reusable.



Setelah pemberian nomor pajak selesai dilakukan, kita dapat melakukan

pencetakan terhadap faktur pajak pada bagian selanjutnya.

AR TAX PROCESS (ARB0101)

Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat,

aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pencetakan faktur

pajak.

Tampilan untuk pencetakan faktur pajak adalah sebagai berikut:

G1

G2

G3

G4

G5

G6

G7

G8

Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, kita melakukan langkah

langkah berikut ini:

• Pertama, pastikan bahwa Tax Period yang ada (G1) sudah sesuai dengan

yang periode faktur pajak yang akan dipilih.

• Kemudian pilih Tax Type yang ada (G2). Terdapat pilihan untuk Sederhana

dan standard. Kita gunakan pilihan yang standard, karena penggunaan

faktur pajak sederhana sudah tidak diperbolehkan lagi.

• Langkah berikutnya adalah memilih tipe dokumen yang ada, sesuai

dengan dokumen yang akan dicetak (G3). Yang dapat dicetak adalah

faktur pajak untuk Sales Invoice (Faktur Penjualan), Sales Return (Retur

Penjualan), Debit dan Credit Note, serta Invoice Down Payment dan Down

Payment Return. Untuk Distributor, kita akan menggunakan Sales Invoice

atau Sales Return saja.

• Pilihlah departemen yang mempunyai faktur pajak (G4). Kita dapat

menggunakan lookup untuk melakukan hal ini, atau kita dapat

mencentang pilihan all untuk menyajikan semua faktur pajak dari semua

departemen.

• Setelah memilih konfigurasi di atas (G1-G4), maka bagian list faktur pajak

(G5) akan secara otomatis menampilkan faktur pajak sesuai dengan

konfigurasi yang telah dipilih.

• Pada area list faktur pajak terdapat pengurutan by Tax No (nomor pajak)

dan Reference No (nomor referensi invoice). Kita dapat menekan pada

tulisan tersebut untuk merubah sorting yang ada.

• Pilihlah faktur pajak yang akan di print dengan menekan bagian pinggir

(warna hitam). Kita dapat memilih lebih dari satu faktur pajak dalam satu

kali pencetakan.

• Selain itu terdapat tombol2 yang dapat membantu pemilihan faktur pajak

yaitu:

• All – untuk memilih semua faktur pajak yang muncul

• None – mengkosongkan semua pilihan yang ada

• Inverse – menukar pilihan yang ada

• Jika kita memiliki kesulitan dalam mencari faktur pajak yang ada, kita

dapat mencarinya lewat kolom search (G6)

• Pastikan bahwa directory template dan result sudah sesuai dengan yang

diinginkan. Kami sarankan agar tidak mengganti directory template untuk

mengurangi kemungkinan template yang ada tidak ditemukan.

• Selain itu, terdapat pilihan untuk first print only dan register/ serial in

Detail. Kedua pilihan ini tidak perlu dicentang. Pilihan number of Row juga

tidak perlu diubah.



• Jika semua sudah lengkap, klik tombol OK untuk melakukan pencetakan

atau tekan tombol Cancel untuk keluar dari program pencetakan faktur

pajak.

TAX REPORT (SSR0200)

SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan import data faktur pajak ke

eSPT. Kita dapat menggunakan program tax report untuk menghasilkan file

csv(comma seperated value) yang dapat menjadi bahan input untuk eSPT.

Untuk melakukan pembuatan laporan pajak, kita melakukan langkah berikut:

• Pertama, pilih periode yang dikehendaki (H1). Pilih From untuk

menentukan mulainya periode pelaporan, dan pilih period To untuk

menentukan berakhirnya periode pelaporan.

• Setelah memilih periode, maka pilihlah kode pajak (H2) yang akan

dilaporkan. Pilih From untuk menentukan mulai kode pajak dan pilih

periode To untuk menentukan selesainya kode pajak yang akan

ditampilkan.

• Pilihlan jenis laporan yang akan dicetak.

• Summary

Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan rangkuman pajak.

• Detail

Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan detil mengenai transaksi

pajak

• Untuk menghasilkan file CSV, kita perlu memilih option Print to File,

dengan memilih “File” pada bagian H4. Masukkan nama file yang ada dan

pilih menjadi CSV

• Klik tombol “OK” untuk melakukan pembuatan laporan, dan tekan

“Cancel” untuk keluar dari program



SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100)

SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pengiriman email. Untuk

mengirim email, kita melakukan tahap tahap berikut ini:

• Saat pertama membuka program, kita akan melihat form seperti pada

gambar di bawah ini.

• Setelah form terbuka, kita klik tombol Create Mail (J1) untuk membuat

email. Atau kita dapat menekan tombol Exit untuk keluar dari Program

• Setelah tombol Create Mail kita tekan, akan muncul form di bawah ini

• Hal pertama yang kita lihat adalah From (J2). From merupakan alamat

pengirim email. Dalam hal ini, default nya adalah [email protected].

Email ini tidak dapat kita edit.

• Kemudian, kita akan memasukkan tujuan email kita, yaitu dengan mengisi

alamat email tujuan pada bagian To (J3)

• Setelah itu, kita masukkan judul email kita pada bagian Subject (J4)

• Kemudian ketiklah pesan yang akan dikirimkan pada bagian Message (J5)

• Pada bagian Attachment, akan muncul semua file yang terdapat pada

folder Report yang ada pada folder client. File file ini merupakan hasil dari

print report yang telah dilakukan (print to file). Kita dapat memilih mana

saja yang akan kita kirim

• Tekan tombol Send (J7) untuk mengirim pesan

• Status pengiriman akan diberitakan pada bagian Status (J8)



AR CASH RECEIPT (ART0700)

Setelah penjualan dibukukan melalui transaksi Sales Invoice, kita dapat juga

membukukan penerimaan atas pembayaran yang dilakukan oleh customer

terhadap tagihan yang ada. Untuk melakukan penerimaan, kita menggunakan

program AR Cash Receipt (ART0700).

Cara menginput Header Cash Receipt

Untuk melakukan penginputan Header Cash Receipt, kita dapat melakukan

langkah langkah berikut

• Isilah departemen yang ada(R1)

• Isilah kapan tanggal pembayaran terjadi pada field Reference Date(R2)

• Input atau carilah kode customer yang akan melakukan pembayaran (R3)

• Masukkan kode pembayaran yang ada (R4)

• Masukkan nomor dokumen dan tanggal dokumen pendukung (R5) dengan

nomor invoice dari FOCUS, atau dengan nomor dokumen lain yang

dianggap dapat mewakili transaksi penerimaan yang ada.

• Masukkan jumlah penerimaan yang diterima pada field Receipt Amount

(R6). Perlu diingat, bahwa transaksi penerimaan dapat memiliki beberapa

kemungkinan, yaitu

• Satu transaksi pembayaran untuk beberapa invoice (sehingga dalam

hal ini nilai penerimaan merupakan gabungan dari nilai invoice yang

akan dibayar

• Beberapa pembayaran untuk satu invoice. Hal ini berarti nilai

pembayaran yang ada akan lebih kecil dari nilai invoice yang akan

dibayarkan.

• Yang terakhir, masukkan deskripsi transaksi (R7) yang ada jika diperlukan.

• Tekan SAVE untuk menyimpan transaksi atau tekan CANCEL apabila kita

ingin membatalkan penginputan yang ada.

Cara Menginput Alokasi Penerimaan

• Selanjutnya, klik tombol Allocate. Dan kita akan membuka form berikut

• Informasi mengenai transaksi Pembayaran (departemen, Nomor

Referensi, dan Customer) akan ditampilkan pada bagian S1. Terdapat juga

jumlah pembayaran yang diterima pada bagian S2, dan nilai sisa

pembayaran yang belum dialokasikan pada bagian S3

NOTE: alokasi (Allocate) merupakan penggunaan jumlah pembayaran

terhadap satu atau beberapa Sales Invoice. Sales Invoice akan dianggap

lunas, apabila sudah dialokasikan dengan sebuah penerimaan, dan nilai

sisa (remaining amount) dari invoice tersebut sudah 0 (nol) . Jika

remaining amount sudah 0 (nol), maka seluruh pembayaran tersebut

sudah dialokasikan. Jika jumlah Remaining Amount masih sama dengan

Total Amount, hal ini berarti penerimaan tersebut belum dialokasikan

sama sekali.

• Setelah itu, tekanlah tombol Alloc To. Tombol ini menandakan bahwa kita

akan mengalokasikan penerimaan tersebut kepada sebuah invoice atau

lebih.



• Kemudian akan muncul form berikut ini

• Tekan tombol Add new untuk menambahkan invoice yang akan

dialokasikan.

• Masukkan departemen, Transaction Type 910-010 (sales Invoice) pada

bagian S4, Nomor referensi pada bagian S5, dan Allocation Date bagian S6.

• Kemudian, informasi mengenai jumlah invoice dan pajaknya akan muncul.

Jumlah nilai invoice akan tampil pada bagian S7, dan nilai pajaknya akan

tampil pada bagian S8. Jika nilai penerimaan sama dengan nilai invoice /

remaining invoice yang ada, maka secara otomatis nilai yang tertera di

amount dan tax amount akan penuh (sesuai dengan invoice). Jika

penerimaan kurang (misalnya ada pembayaran bertahap untuk invoice

tersebut), maka kita dapat mengubah amount dan Tax Amount sesuai

dengan yang kita kehendaki.

NOTE : Nilai Amount ditambah dengan Tax Amount harus sama dengan

nilai yang diterima pada bagian Receipt From Customer (bagian S9)

• Jika nilai sudah sesuai dengan kebutuhan kita, klik tombol SAVE untuk

menyimpan data yang ada.

• Jika penerimaan yang ada diperuntukan untuk lebih dari satu invoice,

maka kita dapat menambahkan invoice berikutnya dengan menekan

tombol add new dan melakukan proses yang sama seperti di atas.

• Setelah semua invoice yang dibayarkan sudah selesai kita input, kita dapat

menekan tombol Return untuk menuju ke form Header dan kita dapat

menambahkan transaksi selanjutnya

• Pembuatan transaksi penerimaan ini alan langsung dibukukan dalam

sistem, sehingga kita tidak perlu melakukan proses closing lagi terhadap

transaksi ini.



DELIVERY RETURN (OET1000)

Terkadang, terdapat pengembalian barang dari customer kepada Distributor

karena berbagai alasan, entah kerusakaan pada barang yang dikirim, maupun

kesalahan dalam pengiriman. Transaksi semacam ini direkam pada sistem

dengan menggunakan program Delivery Return (OET1000).

Untuk melakukan input transaksi pengembalian barang, terdapat langkah

langkah berikut ini.

Cara menginput Header Delivery Return

Langkah langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

• Masukkan departemen yang akan melakukan transaksi pengembalian

barang (F1). Departemen ini sama dengan departemen pembuat SO, DO,

dan Invoice.

• Masukkan nomor urut transaksi pada refference number (F2). Jika nomor

urut di set otomatis, maka field ini akan di nonaktif kan. Dan isilah juga

tanggal transaksi di sebelah kanan nomor urut transaksi.

• Input atau Carilah customer yang ingin mengembalikan barang (F3)

dengan menggunakan lookup yang tersedia .

• Masukkan nomor delivery Order yang barangnya akan dikembalikan (F4).

Kita juga dapat mencari nomor yang ada lewat lookup. Terdapat beberapa

catatan untuk hal ini

• Jika departemen atau customer tidak sama dengan karakteristik DO yang

ada, maka DO tersebut tidak akan dapat diinput, maupun dicari (tidak

keluar pada list yang ada dalam lookup)

• Sales Order untuk nomor Delivery Order tersebut juga akan keluar secara

otomatis (di bawah nomor Delivery Order)

• Jika kita tidak mengisi Nomor Delivery Order, maka Delivery Return kita

akan dianggap sebagai “Delivery Return Unapplied”. Unapplied berarti

kita dianggap tidak mengetahui lagi nomor Delivery Order barang yang

dikembalikan. Hal ini biasanya terjadi apabila barang yang ada sudah

tercampur dan sudah tidak dapat lagi dilacak nomor DO nya.

NOTE:

Delivery Order Unapplied akan mempunyai pasangan transaksi yaitu

Credit Memo Unapplied. Pembahasan mengenai Credit Memo akan

disajikan setelah pembahasan program Delivery Return.

• Masukkan warehouse yang akan menampung penerimaan barang yang

akan dikembalikan (F5)

• Jika terdapat catatan mengenai Pengembalian Barang, dapat diisi pada

Note (F6)

• Pada bagian F7, terdapat informasi. Ada dua jenis informasi yang dapat

disajikan, yaitu

• DO Has Not Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada belum memiliki

Invoice. Oleh karena itu, kita tidak perlu membuat Credit Memo.

• DO Has Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada sudah memiliki

Sales Invoice. Oleh karena itu, kita perlu membuat Credit Memo.

• Setelah selesai memasukkan semua data, tekan tombol “Save” untuk

menyimpan data, atau tekan Cancel untuk membatalkan penyimpanan

data.

Setelah menyimpan data, langkah berikutnya adalah mengisi form Detil

Delivery Return yang berisi mengenai keterangan produk yang akan

dikembalikan.

Cara menginput Detail Delivery Return

Pada bagian ini, kita akan menginput barang barang yang ingin di retur.

Terdapat beberapa perbedaan cara input, sesuai dengan tipe delivery return

yang ada.

Untuk menginput detil yang ada, kita perlu melakukan langkah langkah

berikut ini



Saat pertama kali memasuki form detail, list yang ada (F9A) akan kosong. List

ini akan mempunyai isi seiring dengan penambahan produk yang ada.

Berikut adalah perbedaan input antara Delivery Return Applied dengan

Delivery Return UnApplied.

Delivery Return Applied Delivery Return UnApplied

Perlu mencari barang yang ada

dengan menekan tombol DO.

Tombol add new tidak aktif (F9)

Tombol DO tidak Aktif.

Tombol Add New akan aktif.(F9)

Setelah menekan tombol DO, akan

timbul form DO. Pilihlah barang

yang akan diretur dengan

menggunakan flag (F8)

Tekan tombol Add New untuk

memilih produk yang diretur.

Ubah kuantitas dan gudang (F13)

tempat barang yang akan

dikembalikan, jika retur barang

yang ada tidak penuh.

Isilah departemen (F10), kode produk

(F11), kuantitas (F13), dan gudang

tempat barang akan dikembalikan.

Nama produk akan otomatis

ditampilkan pada F12.

Tekan save untuk menyimpan produk

yang ada.

List (F9A) akan berisi barang barang

yang telah dipilih pada form DO.

List (F9A) akan berisi barang barang

yang sudah diinput.

• Setelah semua barang sudah diinput, kita dapat kembali ke form Header

dengan menekan tombol Return.

• Pada form Header, ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi

Approved.



EXIT.

• Transaksi Delivery Return merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar


tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit

Memo atau Credit Memo Unapplied.



CREDIT MEMO (OET1100 dan 1101)

Setelah kita melakukan penginputan terhadap Delivery Return, langkah

selanjutnya adalah membuat Credit Memo. Credit Memo merupakan bukti

pengurangan nilai piutang Customer yang dikarenakan adanya pengembalian

barang.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan pada transaksi Credit Memo.

• Jika kita belum membuat Sales Invoice sebelumnya, Credit Memo

tidak perlu dibuat. Kecuali kita mempunyai Delivery Return dengan

status UnApplied.

• Jika tipe Delivery Return yang sebelumnya diinput adalah Applied,

maka kita menggunakan Credit Memo (OET1100). Sedangkan untuk

Delivery Return yang bertipe UnApplied, maka kita menggunakan

Credit Memo UnApplied (OET1101)

Pada prinsipnya, penginputan Credit Memo maupun Credit Memo UnApplied

tidak jauh berbeda. Perbedaan yang paling besar terdapat pada acuan

dokumen sebelumnya, dimana Credit Memo mengacu pada Sales Order atas

Delivery Order yang dibuat dan Delivery Return yang ada mempunyai tipe

Applied, sedangkan Credit Memo UnApplied mengacu pada nomor Delivery

Return yang dibuat dan Delivery Return tersebut harus mempunyai tipe

UnApplied.

Cara melakukan Input Header Credit Memo

• Isilah Departemen yang ada (P1)

• Jika kolom nomor referensi (P2) menyala (warna putih), maka isilah

nomor referensi untuk Credit Memo tersebut. Apabila kolom tidak

menyala (abu abu), maka nomor Credit Memo tidak perlu diinput karena

sudah disediakan oleh sistem.

• Masukkan kode Customer (P3) yang akan mengembalikan barang

• Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen acuan untuk

Credit Memo. Untuk Credit Memo yang bertipe Applied, dokumen acuan

yang perlu dimasukkan atau dicari adalah Nomor Sales Order (P4)

Untuk Credit Memo yang bertipe UnApplied, dokumen acuan yang perlu

dimasukkan atau dicari adalah Delivery Return dengan tipe UnAppiled

yang sudah dibuat sebelumnya.

• Kemudian masukkan Salesman (P5) yang menangani Customer yang ada.

Salesman akan secara otomatis terisi berdasarkan master Customer yang

ada, namun tetap bisa diubah dari form Header Credit Memo. Hal ini juga

berlaku bagi currency / mata uang yang ada (P6).

• Masukkan deskripsi untuk transaksi Credit Memo yang ada (P7). Setelah

semua informasi telah terisi, tekan tombol SAVE untuk menyimpan data,

atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan data

Cara Melakukan Input Detail Credit Memo



• Pada awalnya, list pada area P8A akan kosong. Barang pada List akan

bertambah setelah Delivery Return dipilih. Untuk memilih Delivery Return

yang akan dibuatkan Credit Memo, tekanlah tombol DR (P8)

• Setelah menekan tombol DR, akan muncul form berikut

• Pada bagian P9 akan terdapat nomor Delivery Return yang akan dibuatkan

Credit Memo, beserta tanggal dan status Delivery Return yang ada.

• Jika perlu, kita dapat melihat dokumen Delivery Return yang ada dengan

menekan tombol View DR (P10).

• Setelah itu, tekan tombol Process dan penarikan item Delivery Return

akan dimulai. Akan terdapat keterangan proses pada bagian kanan atas

form (P11)

• Setelah proses selesai, tekanlah tombol Return untuk kembali pada form

Detail Credit Memo. Dalam form Detail saat ini sudah terdapat detil

produk yang sudah dipilih. Kita tidak dapat mengubah detil yang sudah

ditarik.

• Tekan tombol Return, dan kita akan terbuka form Summary.

• Seperti pada form Sales Order dan Sales Invoice, pada form Summary, kita

akan menemukan rangkuman nilai dari transaksi Credit Memo yang ada.

• Dalam form ini terdapat pilihan Draft (P12). Kita dapat merubah status

yang ada dari draft menjadi approved dengan mengangkat centangan

yang ada, dan menekan tombol Save dan kita akan kembali ke form

Header.

NOTE: Jika kita langsung menekan tombol save, maka status transaksi

tetap menjadi Draft. Kita tetap dapat mengubah status transaksi yang ada

pada form Header.



EXIT.

• Transaksi Credit Memo maupun Credit Memo Unapplied merupakan

transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib

melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change

Transaction Status pada modul System Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar


tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit

Memo atau Credit Memo Unapplied.



PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG

• Untuk melakukan pemindahan barang antar

gudang

• Untuk melakukan pemasukan barang titipan oleh

customer

• Melakukan pengeluaran barang titipan oleh

customer

• Melakukan pemusnahan barang

ICT1200

Daily Usage

Out

V2

• Melakukan input saldo awal barang di gudang • Untuk mengeluarkan bonus barang hasil dari promosi kumulatif

GUDANG Dalam melakukan penyimpanan, sistem akan memberikan 3 lokasi gudang

yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan masing masing distributor.

Gudang yang disediakan sistem adalah:

Kode Nama Gudang Kegunaan

001 Gudang Distributor Dipergunakan untuk menyimpan persediaan

yang siap untuk dijual

002 Gudang Bad Stock Dipergunakan untuk menyimpan barang yang

rusak atau tidak layak jual

999 Gudang Titipan Dipergunakan untuk menyimpan barang

titipan dari customer

NOTE : ketiga gudang di atas tidak harus ada dan kami menyarankan agar

gudang hanya dipakai sesuai dengan kebtuhan yang disebutkan di atas.



STOCK TAKE (ICT0200)

Pada awal pemakaian sistem, kita perlu melakukan input terhadap jumlah

barang yang ada di gudang. Tanpa adanya saldo awal untuk produk produk

FOCUS, kita tidak dapat melakukan transaksi pengeluaran barang (untuk

penjualan, maupun pengeluaran barang lewat modul IC). Untuk melakukan

hal ini, kita gunakan program Stock Take (ICT0200).

NOTE: Program stock take hanya akan kita gunakan satu kali, yaitu pada saat

pengisian saldo awal. Untuk stock take berkala, kita tidak menggunakan

transaksi stock take, melainkan menggunakan transaksi Inventory IN dan

Inventory OUT (akan dijelaskan pada bagian berikutnya).

Cara Menginput Header Stock Take

Untuk melakukan input tersebut, kita lakukan langkah langkah berikut ini

• Masukkan Departemen yang ada (B1)

• Tentukan tanggal stock take yang ada (B2). Jika sistem akan dipakai per

tanggal 1 Maret 2012, maka inputlah stock yang ada pada tanggal 29

Februari 2012. Perlu diingat, bahwa harus diadakan penghitungan manual

yang akurat sebagai dasar input ke dalam sistem. Kita dapat menggunakan

program Physical Inventory Count Sheet (yang dapat menghasilkan

lembaran untuk stock take.

• Kemudian masukkan deskripsi (B3) untuk transaksi stock take yang ada.

• Masukkan kode gudang (B4) yang akan dilakukan stock take.

• Setelah data sudah lengkap terisi, tekan tombol SAVE untuk melakukan

penyimpanan data, dan tekan tombol CANCEL untuk membatalkan

penginputan yang ada.

• Setelah data tersimpan, tekan tombol DETAIL untuk menginput barang

yang akan kita stock take.

Cara Menginput Detail Stock Take

Setelah menekan tombol DETAIL. Maka akan timbul form berikut

• Pada awalnya, detail stock take (B8) akan kosong. Detail akan bertambah

apabila terdapat penambahan barang stock take. Untuk menambahkan

produk pada detil stock take, tekanlah tombol Add New (B9).

• Setelah tombol Add New ditekan, maka tampilan form akan berubah

menjadi seperti berikut ini



• Input atau carilah product ID (B5) dari produk yang akan di stock take.

Informasi untuk product Name akan langsung tertera di bawah kode

produk yang ada.

• Kemudian input banyaknya jumlah produk yang terdapat di gudang, pada

bagian Qty Stock Take (B6). Kita dapat menentukan jumlah barang

berdasarkan Unit yang tersedia (dalam Dus, Pcs, Paket dan lainnya).

Sistem akan menampilkan unit sesuai dengan unit quantity yang sudah

diatur pada master produk.

• Isilah Deskripsi (B7) dari penginputan barang, bila diperlukan.

• Tekan save untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk membatalkan

penginputan.

• Tekan Save untuk melakukan penyimpanan, atau tekan cancel untuk

membatalkan penginputan

• Masukkan produk produk berikutnya dengan mengulang prosedur detil

ini, sampai semua produk yang ada telah terinput seluruhnya.

• klik cancel untuk menandakan selesainya penginputan data terakhir, lalu

periksalah pada list (B8) untuk memastikan bahwa semua produk telah

terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.Setelah semua

barang selesai diinput, klik tombol return untuk kembali ke form Header.

• Ubahlah status transaksi stock take yang ada dari Draft menjadi Approved.

• Transaksi Stock Take merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Stock Take yang dibuat benar benar


tidak dapat membukukan pergerakan persediaan yang ada.

Prosedur Stock Take akan membukukan selisih antara kenyataan yang ada

di lapangan, dengan data yang ada pada sistem. Karena saldo awal yang

ada secara sistem pasti ada pada angka nol, maka sistem akan mengikuti

quantity yang diinput sesuai dengan kenyataan yang ada pada gudang.



INVENTORY OUT (ICT1800)

Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang akan merekam

pengeluaran barang dari gudang, namun tidak termasuk pemindahan barang

ke gudang lain. Pengeluaran barang dari gudang dapat berupa hal berikut

• Adanya pemusnahan atas barang, biasanya karena rusak atau sudah

melebihi tanggal expired yang ada, sehingga harus dihilangkan atau

dimusnahkan.

• Adanya pengeluaran barang yang bukan karena penjualan. Contoh

kasusnya adalah penitipan barang oleh Customer. Saat menitipkan

barang, Customer akan mencatat pemasukan barang dengan

Inventory IN (diterangkan setelah bagian ini), dan ketika customer

mengeluarkan barang titipan tersebut, akan menggunakan transaksi

Inventory OUT

• Saat terjadi selisih antara stock take yang berkala dilakukan dengan

jumlah barang yang ada pada sistem. Jika barang yang ada pada

sistem lebih banyak daripada kenyataan yang ada, maka kita perlu

mengurangi jumlah barang yang ada pada sistem dengan

menggunakan Inventory OUT.

Cara menginput Header transaksi Inventory Out

Untuk menginput transaksi Inventory Out, kita lakukan langkah langkah

berikut ini

• Input departemen yang ada (H1)

• Input gudang tempat barang yang ada akan dihilangkan (H2)

• Masukkan alokasi yang merupakan tujuan dari penghapusan barang yang

ada pada sistem (H3)

• Kemudian inputlah tanggal Refference Date (H4) sesuai dengan tanggal

terjadinya transaksi

• Jika ada, Isilah deskripsi mengenai transaksi Inventory Out yang ada (H5)

• Setelah semua informasi telah dimasukkan, tekan tombol SAVE untuk

menyimpan data, atau tombol CANCEL untuk membatalkan input

transaksi yang ada. Selanjutnya, kita akan menginput barang barang yang

akan dikeluarkan

Cara menginput Detail transaksi Inventory Out

Untuk menginput barang yang akan dikeluarkan, lakukan langkah langkah

berikut ini

• Tekan tombol ADD NEW untuk menambahkan barang yang akan

dikeluarkan.

• Input atau carilah kode produk yang ingin dikeluarkan (H6)

• Out For (H7) akan mencerminkan Allocation yang dipilih pada form

Header

• Unit dan Qty Available (H8) akan keluar secara otomatis, sesuai dengan

produk yang dipilih pada H6.

• Masukkan jumlah barang yang akan dikeluarkan pada kolom Qty Out (H9).



• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk







periksalah pada list untuk memastikan bahwa semua produk telah

terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.

• Ubahlah status transaksi Inventory Out dari Draft menjadi Approved.

• Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Inventory Out yang dibuat benar benar





INVENTORY IN (ICT1900)

Transaksi Inventory IN merupakan transaksi yang akan merekam pemasukan

barang ke dalam gudang, namun tidak termasuk pemasukan akibat hasil

pemindahan barang dari gudang lain. Penerimaan barang dari gudang dapat

berupa hal berikut

• Adanya pemasukan barang yang bukan karena penjualan. Contoh

kasusnya adalah penitipan barang oleh Customer. Saat menitipkan

barang, Customer akan mencatat pemasukan barang dengan

Inventory IN, karena sebelumnya, barang sudah dikeluarkan dengan

transaksi Delivery Order. Ketika Customer ingin menitipkan barang

yang dibelinya, maka kita dapat mencatatnya dengan menggunakan

transaksi Inventory IN.

• Saat terjadi selisih antara stock take yang berkala dilakukan dengan

jumlah barang yang ada pada sistem. Jika barang yang ada pada

sistem lebih sedikit daripada kenyataan yang ada, maka kita perlu

menambah jumlah barang yang ada pada sistem dengan

menggunakan Inventory IN.

Cara menginput Header transaksi Inventory In

Untuk menginput transaksi Inventory In, kita lakukan langkah langkah berikut

ini

• Input departemen yang ada (K1)

• Kemudian inputlah tanggal Refference Date (K2) sesuai dengan tanggal

terjadinya transaksi

• Input gudang tempat barang yang ada akan dihilangkan (K3)

• Masukkan alokasi yang merupakan tujuan dari penghapusan barang yang

ada pada sistem (K4)

• Isilah nomor dokumen pendukung untuk transaksi dan tanggalnya.

• Isilah mata uang yang ada (K5)dengan IDR (Indonesian Rupiah)

• Jika ada, Isilah deskripsi mengenai transaksi Inventory Out yang ada (H5)

• Setelah semua informasi telah dimasukkan, tekan tombol SAVE untuk

menyimpan data, atau tombol CANCEL untuk membatalkan input

transaksi yang ada. Selanjutnya, kita akan menginput barang barang yang

akan dikeluarkan

Cara menginput Detail transaksi Inventory Out

Untuk menginput barang yang akan dikeluarkan, lakukan langkah langkah

berikut ini

K7

K8

K9

K10

K11

• Tekan tombol ADD NEW untuk menambahkan barang yang akan

dikeluarkan.

• Input atau carilah kode produk yang ingin dikeluarkan (H6)



• Out For (H7) akan mencerminkan Allocation yang dipilih pada form

Header

• Unit dan Qty Available (H8) akan keluar secara otomatis, sesuai dengan

produk yang dipilih pada H6.

• Masukkan jumlah barang yang akan dikeluarkan pada kolom Qty Out (H9).

• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk









• Ubahlah status transaksi Inventory Out dari Draft menjadi Approved.

• Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Inventory Out yang dibuat benar benar





TRANSFER PRODUCT (ICT 4100)

Pada bagian ini kita akan membahas mengenai cara penginputan untuk

pemindahan barang atau yang lazim dinamakan Transfer Product. Pada sistem

SAKTIv9, program untuk melakukan hal ini adalah Transfer Product Without

Request (ICT4100).

Cara Input Header Transaksi Transfer Product

Untuk melakukan pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lain, kita

lakukan langkah langkah berikut :

A1

A2

A3

A4 A5

A6 A7

A8

A9

A10

• Tekan tombol Add New untuk membuat transaksi baru.

• Satu set form akan siap untuk diinput. Pilihlah Type yang ada menjadi

“Transfer” (A1). Pilihan “Usage” akan berguna untuk membuat transaksi

Daily Usage (akan dibahas pada bagian lain)

• Kita dapat memperhatikan bahwa terdapat dua bagian besar dalam

pengisian form ini, yaitu bagian “Out From” dan “Request From”.

o Out From merupakan bagian dimana kita memasukkan

informasi mengenai entitas yang dimintai barang (From) atau

tempat keluar nya barang.

o Request From merupakan bagian dimana kita memasukkan

informasi mengenai entitas yang meminta barang (To) atau

tempat masuk nya barang di kemudian hari.

• Hal yang kita input terlebih dahulu adalah bagian Out From. Dalam bagian

ini terdapat beberapa inputan yaitu:

o Department. Input department yang akan mengeluarkan

barang

o Warehouse. Input gudang yang akan mengeluarkan barang

o Reference No. Merupakan nomor referensi dari transaksi

pemindahan barang yang ada

o Reference Date. Merupakan tanggal terjadinya transaksi

pemindahan barang

• Setelah menginput bagian Out From, kita akan memasukkan data data

yang berkaitan dengan bagian Request From, yaitu:

o Request No. Merupakan nomor permintaan pemindahan

barang untuk transaksi tersebut.

o Request Date. Merupakan tanggal permintaan barang yang

ada

o Department. Pada bagian ini, department yang dimaksud

adalah departemen yang meminta barang, yaitu yang

nantinya akan menerima barang.

o Warehouse. Merupakan gudang yang akan menerima barang

hasil transfer.

o Request By. Merupakan individu yang melakukan permintaan

barang

• Setelah itu, kita dapat mengisi deskripsi yang ada pada bagian description

(A10)

• Setelah semua lengkap, kita dapat menekan tombol SAVE untuk

melakukan penyimpanan, atau tombol CANCEL untuk membatalkan

penyimpanan.



Cara Input Detail Transaksi Transfer Product

Setelah kita selesai melakukan input header, maka kita akan menentukan

barang yang akan dipindahkan pada form detail. Untuk melakukan input pada

detail transfer product, kita lakukan langkah langkah berikut

• Input atau carilah product ID yang akan dipindahkan (H1)

• Jumlah barang yang dapat dikeluarkan dari gudang akan otomatis

disajikan pada bagian Qty Available (H2). Satuan unit barang juga akan

disesuaikan secara otomatis, sesuai dengan produk yang dipilih

• Masukkan jumlah barang yang akan dipindahkan pada bagian Qty Out

(H3)

• Sesudah itu, jika ada, masukkan deskripsi untuk produk yang ada, pada

bagian H4








• Ubahlah status Transfer yang ada dari Draft menjadi Approved.

• Transaksi Transfer Product merupakan transaksi yang perlu melalui proses



Supervisor (SS).

NOTE: Pastikan bahwa transaksi Transfer Out yang dibuat benar benar



manual book - distributor · purchase invoice(pjt0800) 68 cara menginput header purchase invoice 68...

Documents