modul pengenalan perekayasaan proses · pdf file^asas pemikiran dan reka bentuk semula ......
TRANSCRIPT
MODUL PENGENALAN
PEREKAYASAAN PROSES
KERJA
(BPR)
KANDUNGAN MODUL
1• PENGENALAN
2• APA ITU BPR?
3• MENGAPA PERLU BPR?
4• BPR SUCCESS STORY
5• MENJAYAKAN BPR (CSF)
“mengoptimumkan perbelanjaan-setiap ringgit yang kita belanjakanboleh mendatangkan hasil ataupun
kesan yang lebih besar”
“menggunakan daya fikiran supayalebih kreatif dan inovatif bagi
meningkatkan lagi produktiviti”
Sumber:
YAB Dato ’ Ser i Naj ib Tun Abdul Razak
Perhimpunan Bulanan
Bersama Warga Jabatan Perdana Menteri
11 Januari 2016
“meningkatkan penyampaian perkhidmatan untukmemastikan penyampaian yang bersepadu dan
lancar, meningkatkan tahap kepuasan pelanggandan kecekapan serta mengurangkan kos”
PERANAN UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PENGURUSAN PERANCANGAN MALAYSIA(MAMPU)
“diperkukuh sebagai peneraju utama pelaksanaaninisiatif bagi meningkatkan penyampaian
perkhidmatan”
Sumber:
YAB Dato ’ Ser i Naj ib Tun Abdul Razak
RMK-11
September 2015
PERNYATAAN STAKEHOLDERS
“Saya juga perhatikan sudah banyak agensi Kerajaan yang
telah mula mengorak langkah melahirkan pelbagai
penambahbaikan dan merekayasa (reengineering) di dalam
perkhidmatan masing-masing, hasil daripada usaha
tersebut, daya saing negara telah mencapai kedudukan
yang memberangsangkan di mata dunia.”
YBhg. Dato’ Sri Dr. Ali bin Hamsa
Ketua Setiausaha Negara
Majlis Ramah Mesra Bersama Penjawat Awam
Negeri Pulau Pinang
19 Februari 2013
“Inovasi merupakan faktor penentu kejayaan dalam konteks pengukuhan dayasaing negara. Sehubungan dengan itu, pelbagai inisiatif telah dilaksanakan untuk
mentransformasikan perkhidmatan awam. Ini termasuk membangunkan PelanStrategik dan Program Transformasi Agensi, melaksanakan perekayasaan
atau Business Process Reengineering, memperkukuh pelaksanaan strategik teknologimaklumat dan komunikasi (ICT) dan menggembleng tenaga kerja optimum melalui
Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS)….”
-OFFICIAL PORTAL:
CHIEF SECRETARY OF MALAYSIA-
“Innovation is an important driver further elevating the roles played by the public service asit creates high value-added services at lower cost. ………”.
“Furthermore, under the Malaysian Administrative Modernization and ManagementPlanning Unit (MAMPU), we have developed various ICT initiatives as efforts to enhancepublic sector service delivery systems and to create a conducive environment for thebusiness sector when dealing with government agencies”.
“MAMPU also continuously helps public sector agencies in revising and reengineeringtheir business processes. As a result of these initiatives, many government services are nowavailable online. As of March 31, 2015, the number of government online servicesavailable was 10,802, or 80.52%......”
(THE BUSINESS YEAR, 2016)
PERNYATAAN STAKEHOLDERS
“Seiring dengan jangkaan rakyat yang dinamik dan
semakin kompleks, agensi sektor awam tidak boleh lagi
berasa selesa dengan prestasi penyampaian perkhidmatan
semasa.
Oleh itu, usaha-usaha pembaharuan dan bersifat
transformatif perlu diterapkan ke dalam agensi-agensi
kerajaan supaya tahap penyampaian perkhidmatan
sentiasa meningkat dan mencapai piawaian.”
YBhg. Datuk Seri Zainal Rahim Seman
Ketua Pengarah MAMPU
Temubual Khas KP MAMPU Bersama Bernama, Putrajaya
USAHA MENINGKATKAN PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN AWAM
Memperkemaskan sistem dan prosedur kerja
Mengkaji semula undang-undang dan peraturan
Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) secara meluas
Kepuasan pelanggan dan pengurangankos
1
2
3
4
INTIPATI PERNYATAAN STAKEHOLDERS
PUNCA KUASA
PKPA Bil.6/1991
PKPA Bil.1/1992 PKPA Bil.1/2002
ARAHAN
YAB PERDANA
MENTERI
NO.1/2014
Garis Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti
Dalam Perkhidmatan Awam
Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam
Garis Panduan Semakan Semula
Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi
KerajaanGerakan Pemantapan Keutuhan Sistem
Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan Jawatankuasa
Integriti dan Tadbir Urus(JITU)
(Terma Rujukan: 3.2-Sistem dan Prosedur Penyampaian Perkhidmatan)
“ M A M P U a ka n m e m a s t i ka n
ke b e r ke s a n a n d a n ke c e ka p a n
p e n ya m p a ia n p e r kh id m a ta n
m e n e r us i p e m a ka i a n p r os e d ur
s ta nd a r d ya n g d i i k t i r a f ”
“ P e m a tu h a n ke p a d a s ta nd a r d i n i
a ka n d i p a n ta u m e l a l u i p r os e s
p e n i l a i a n ke n d i r i o l e h p e g a w a i
ya n g b e r ta u l i a h d a r ip a d a a g e ns i
b e r ka i t a n ”
RM K- 1 1 , BA B 9 m /s 13
2 1 M e i 2 0 15
DEFINISIHammer & Champy, 1993 Davenport, 1993
“asas pemikiran dan reka bentuk semularadikal proses perniagaan untuk mencapaipeningkatan dramatik yang kritikal , penilaian kontemporari prestasi seperti kos, kualiti perkhidmatan dan kelajuan”
... Analisis dan reka bentuk aliran kerjadan struktur proses di antaraorganisasi….…aktiviti organisasi perlu dilihat sebagailebih daripada peranan tugas-tugasindividu atau berfungsi….….harus dibahagikan kepada proses yang boleh direka untuk keberkesanan yang maksimum…
DEFINISI
…..perubahan yang radikal dalam mencapai kejayaan
dalam penyusunan semula dan proses ke arah sebuah
institusi yang berorientasikan matlamat (penyelarasan dan
penyesuaian semula) dengan mengeksplotasi teknologi
sebagai sokongan….
(MAMPU, 2016)
TERMINOLOGI
PerekayasaanProses Kerja
Business Process Re-Engineering
(BPR)
Perekayasaan bidangbaharu
“New Industrial Re-Engineering
Merekasemula Proses Teras“Core Process Re-design”
Bekerja denganstrategik
“Working Smarter”
BAB 3 : FASA PELAKSANAAN PROGRAM B-FASTER
Fasa Pelaksanaan Program B-FASTER di Agensi Sektor Awam
FASA 1
Persediaan
Pengurusan
tertinggi
Ambassador
FASA 2Analisis AS-IS
Keperluan BPR
Isu dan masalah
FASA 3Rekabentuk TO-BE
Pemilihan teknik danpendekatan
FASA 4Pelaksanaan
PrototypePelaksanaan
Sebenar
FASA 5Penilaian semula
KeberkesananPenambahbaikan
1
2
3
4
5
Pengurusan Perubahan
Car
ta A
lir b
agi s
etia
p fa
sa P
rogr
am B
-FA
STER
(Rin
gkas
an A
ktiv
iti)
Pengenalan
Persediaan
Analisis AS-IS
Rekabentuk TO-BE
Pelaksanaan
Pe
nila
ian
Sem
ula
•O
utc
om
e /
Keb
erh
asila
n
Penerimaan oleh pengurusan
tertinggi
Pelantikan Ambassador
Training of trainers
Kajian keperluan Pewujudan
Jawatankuasa Pelaksana
Pengumpulan maklumat
Analisis AS-IS, Jurang da
penambahbaikan
Pemilihan proses dan prosedur untuk
rekabentuk BPR
Pemahaman konsep, pemilihan
teknik, alat / kaedah pengurusan untuk rekabentuk TO-BE
Pembentangan rekabentuk baharu
dan persetujuan Pihak Pengurusan
Tertinggi
Pelaksanaan:
•Menyeluruh
•Pilot-test
(MAMPU, 2016)
TERAS PROGRAM B-FASTER
Perubahan Radikal dan Dinamik
(KREATIF & INOVASI –quantum leap)
Perubahan Asas Pemikiran
(Fundamental Thinking)
Utamakan Pelanggan dan impak tinggi, kos rendah
Transformasi menyeluruh sektor awam
(Hammer & Champy, Re-
engineering the corporation:
a manifesto for business
Revolution, 1993; MAMPU,
Manual BPR Sektor Awam)
(Pamela et al.,
Management Challenges in
the 21st Century,1995;
Davenport, Process
innovation: re-engineering
work through IT, 2013)
(Majed et al., BPR: Survey
of international experience,
2001; Kim & Mauborgne,
Blue Ocean Strategy, 2015)
BAB 3 : FASA PELAKSANAAN PROGRAM B-FASTERKERANGKA B-FASTER (BPR) SEKTOR AWAM
B-FASTER
Konsep / Teori
GRP / RIA
Perubahan akta dan perundangan
Ex-Post vs.Ex-Ante Pareto
20-80
GRID ERRC (BOS)
Alternatif lain(pilihan agensi)
ECRS (Lean tool)
AVA(Lean tool)
SCAMPERIA
Penurunan kuasa
• Case Manager• Final Gatekeeper
Teknologi sebagai pemudahcara
• Maksimakan Pendigitalan
• Automasi dan Tambahbaik
• Atasi kelemahan proses dan prosedur
Perubahan Struktur Persekitaran
• Fizikal
• Proses & Porsedur Kerja
• Struktur organisasi
ER-CI (MAMPU)
Teknik & Pendekatan
Alat / KaedahPengurusan
(management tools)
STRATEGI BPR: ER-CI MAMPU
TRANSFORMATION
Eliminate (Hapus)Amalan, Prosedur, Peraturan
Reengineered (Rekayasa / Mudahkan)
Prosedur rumit tapi diperlukan
Create & Innovate (Cipta / inovasi)
Perubahan radikal
QUANTUM LEAP
MENGAPA PERLU BPR ?
3
KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN AWAM BERTERASKAN CTI-PCI
Keperluan agensi menyemak
semula proses dan prosedur
kerja semasa
CABARAN BPR
ISU PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN KERAJAAN
EKSPEKTASI TERHADAP SEKTOR AWAM
KERAJAAN DI SELURUH DUNIA
SUMBER SEMAKINTERHAD
EKSPEKTASI STAKEHOLDER/
PELANGGAN MENINGKAT
TEKANAN KEPADA AGENSI AWAM UNTUK MENAMBAH NILAI KEPADA
SEMUA STAKEHOLDERS
ISU KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN KUALITI PERKHIDMATAN MELALUI TRANSFORMASI DAN INOVASI
DIUTAMAKAN
KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN AWAM BERTERASKAN CTI-PCI
•Kreativiti & inovasi
•Kepantasan membuatkeputusan
•Nilai untuk wang
•Nilai integriti tertinggi
PRINSIP TRANSFORMASI
KERAJAAN
• Inovatif dan memecahtradisi
•Empowerment
•Menghapuskan ciri-cirimembazir
•Antaramuka maya
PROSES PEREKAYASAAN
KERJA (BPR)•CEPAT
•TEPAT
• INTEGRITI
•PRODUCTIVITY
•CREATIVITY
• INNOVATIVE
PRINSIP CTI-PCI
Keperluan agensi menyemak semula proses dan
prosedur kerja semasa
PROGRAM B-FASTER
Kejayaan PelaksanaanBPR
4
KAUNTER PELBAGAI PERKHIDMATAN
Transformasi
PEMBAHARUAN CUKAI JALAN, LESEN MEMANDU danSAMAN
TRANSFORMASI
INISIATIF MEMODENKAN LESEN-LESEN PERNIAGAAN DI BAWAH FGSAB
Proses pemerbadanan dan
pendaftaran syarikat dengan satu
nombor rujukan tunggal sebagai
nombor pendaftaran perniagaan.
Pendaftaran boleh dilakukan dalam tempoh 1 hari berbanding 17 hari
sebelum ini. Notis peringatan dan pemberitahuan status permohonan
pula dilaksanakan melalui e-mel dan SMS.
PERMOHONAN DAN KELULUSAN PASSPORT WARGANEGARA MALAYSIA DALAM 2 JAM
TEMPAHAN DAN PEMBERIAN UBAT MELALUI SMS
Pharmacy SMS Take N Go
• Perkhidmatan yang disediakan di Hospital
Putrajaya kepada pesakit untuk mendapatkan
bekalan ubat susulan tanpa perlu berjumpa
dengan pegawai kesihatan
• Permohonan boleh dilakukan melalui SMS,
panggilan telefon atau e-mel selewat-
lewatnya dua hari bekerja sebelum tarikh ubat
susulan diambil
• Pengambilan ubat pula dilakukan di
kaunter Take N Go Hospital Putrajaya.
Faktor Menjayakan BPR
5
RANTAIAN KE HADAPAN BPR
PERANAN PENGURUSAN ATASAN
AMATLAH PENTING
PENGURUSAN PERUBAHAN YANG
BERKESAN
PERANAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
Sebagai pembolehdaya
Memudahkan capaiandan saluran
perkhidmatan
Mengurangkan kosoperasi & memendekkan
tempoh masa penyampaianperkhidmatan
Meningkatkan integriti
FAKTOR PENENTU KEJAYAAN PROGRAM B-FASTER
Visi yang jelas untuk transformasi
Komitmen pengurusan atasan
Pasukan pelaksana yang komited
Pengetahuan mengenai teknik dan metodologi
Pengurusan perubahan
Terima Kasih
Pertanyaan ?