manual pengguna e-tukarbg (bukan guru)

Manual Pengguna

Sistem E-Tukar Bukan Guru

1

MANUAL PENGGUNA

SISTEM PENGURUSAN PERTUKARAN

KAKITANGAN BUKAN GURU KEMENTERIAN

PENDIDIKAN MALAYSIA

( e-Tukar Bukan Guru)

Disediakan oleh:

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

dan Bahagian Pengurusan Maklumat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Manual Pengguna


2

Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

panduan dalam menggunakan Sistem Pengurusan Pertukaran Kakitangan Bukan Guru

Kementerian Pendidikan Malaysia (e-Tukar Bukan Guru).

Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antara muka sebenar e-Tukar Bukan Guru bagi

memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan

rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-Tukar Bukan Guru yang betul

dan berkesan.

Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna membuat permohonan secara atas

talian.

PENDAHULUAN

Manual Pengguna


3

BAB 1 Pengenalan

1.1 Tujuan 4

1.2 Skop 4

1.3 Objektif 4

1.4 Keterangan modul 5

1.5 Kategori pengguna 6

BAB 2 Pemasangan

2.1 Keperluan sistem 7

2.2 Pemasangan sistem 7

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

3.1 Ciri keselamatan 8

3.2 Keselamatan katalaluan 8

3.3 Keselamatan sesi 8

3.4 Panduan keselamatan 8

BAB 4 MemulakanAplikasi

4.1 PanduanPengguna 9

4.2 Menentukan Paparan Skrin 9

4.3 Menghalang Pop-up Window 10

BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon

5.1 Log Masuk ke e-Tukar Bukan Guru 11-12

5.2 Tukar Kata Laluan 13

5.3 Modul Permohonan 18

BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan Pengesah 2

6.1 Modul Pengesah 1 dan Pengesah 2 19-22

BAB 7 PerkhidmatandanSokongan

7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi 23

LAMPIRAN

KANDUNGAN

Manual Pengguna


4

1.1 Tujuan

e-Tukar Bukan Guru adalah sistem pengurusan pertukaran kakitangan bukan guru di

Kementerian Pendidikan Malaysia. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan membuat urusan

pertukaran dan menyimpan data-data permohonan pertukaran kakitangan secara lebih efisien

dan efektif.

1.2 Skop

i. Pengumpulan maklumat pemohon yang terdiri dari pelbagai skim dan gred; dan

ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan urusan

permohonan.

1.3 Objektif

e-Tukar Bukan Guru dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut :

i. Menyediakan Sistem Permohonan Pertukaran Bukan Guru Secara AtasTalian;

iii. Memproses permohonan pertukaran secara sistematik dan efisyen melalui pengkalan

data berpusat; dan

iv. Memendekkan tempoh pemprosesan permohonan pertukaran.

BAB 1Pengenalan

Manual Pengguna


5

1.4 Keterangan modul

Terdapat 8 modul utama dalam e-Tukar Bukan Guru:

BIL MODUL

PENERANGAN

1. Modul Permulaan Modul ini digunakan oleh BPSM bagi pengemaskinian

maklumat kekosongan jawatan.

2.

Modul Iklan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh BPSM untuk

mengeluarkan Iklan permohonan pertukaran

3. Modul Permohonan Modul ini digunakan bagi pemohon yang terdiri daripada

kakitangan bukan guru yang berhasrat membuat permohonan

pertukaran

4. Modul Pengesah 1 Modul ini digunakan oleh Pengesah 1 yang terdiri di kalangan

Pengetua/Gurubesar/Pengawai/Pengarah/Setiausaha

Bahagian yang melaksanakan tugas sebagai ketua jabatan

bagi pemohon.

5. Modul Pengesah 2 Modul ini digunakan oleh Pengesah 2 yang terdiri di kalangan

Pengarah/Setiausaha Bahagian di peringkat Jabatan

Pendidikan Negeri atau Bahagian-bahagian di Kementerian

Pelajaran.

6. Modul Kelulusan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh pihak BPSM

bagi urusan kelulusan pertukaran di antara negeri atau di

antara bahagian.

7. Modul Laporan

Modul ini digunakan oleh BPSM bagi urusan laporan

permohonan mengikut kategori jawatan, negeri dan bulan

permohonan. Lain-lain laporan juga disediakan seperti

laporan calon Berjaya, calon gagal dan lain-lain.

8. Modul Pentadbir

Modul ini digunakan oleh pentadbir sistem iaitu pihak BPSM

Manual Pengguna


6

1.5 Kategori Pengguna

Terdapat tiga(3) kategori utama pengguna e-Tukar Bukan Guru seperti yang dinyatakan

dalam jadual berikut:

BIL.

KATEGORI

TAHAP CAPAIAN

1. Pentadbir Sistem Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai

sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir

juga bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal

yang dihadapi oleh pengguna sistem.

2. Pengurusan

- Pelulus

- Pengesah 1

atau 2

- Pendaftar

Kekosongan

- Melaksanakan proses kelulusan

- Membuat pengesahan sama ada menyokong atau

tidak menyokong permohonan pertukaran.

- Mendaftarkan kekosongan jawatan yang ada.

3. Operasi

- Pemohon

- Membuat permohonan pertukaran

- Mengemaskini data permohonan sebelum tarikh tutup

permohonan dan selagi permohonan belum dihantar.

Manual Pengguna


7

2.1 Keperluan sistem

2.1.1 Perkakasan :

i. Keperluan minimum Pentium II ++

ii. Tetikus.

iii. Papan kekunci.

iv. Rangkaian internet.

v. Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain.

vi. Pencetak

vii. Pengimbas

2.1.2 Perisian :

i. Internet Explorer 7 ke atas.

ii. Windows XP ke atas.

iii. Skrin resolusi 1024 x 768

iv. Java Runtime Environment

v. Adobe Reader

2.2 Pemasangan sistem

e-Tukar Bukan Guru merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web

Internet Explorer. Alamat URL bagi e-Tukar Bukan Guru ialah

http://apps5.moe.gov.my/etukar

Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-Tukar Bukan Guru dalam Bab 4 untuk maklumat

lanjut.

BAB 2 Pemasangan

http://apps5.moe.gov.my/etukar

Manual Pengguna


8

3.1 Ciri-ciri Keselamatan

e-Tukar Bukan Guru dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi

keselamatan dalam e-Tukar Bukan Guru adalah:

Nama Pengguna dan Kata Laluan

Data disimpan secara automatik di server KPM.

Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.

3.2 Keselamatan katalaluan

Untuk mencapai e-Tukar Bukan Guru, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih

dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan,

akses adalah tidak dibenarkan.

3.3 Keselamatan Sesi

Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar

secara automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.

3.4 Panduan Keselamatan

Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-Tukar Bukan Guru

adalah terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari

ciri-ciri keselamatan yang sedia ada dalam e-Tukar Bukan Guru.

Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah:

i. Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai

ID pengguna dan kata laluan yang sama.

ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain.

iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

Manual Pengguna


9

4.1 Panduan Pengguna

i. Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 7 ke

atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet

berkenaan.

ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang

dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-Tukar Bukan Guru tidak dipaparkan,

semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk

maklumat lanjut.

4.2 Menentukan paparan skrin.

i. Klik kanan di skrin

ii. Pilih Properties

iii. Pilih tab Settings

BAB 4 Memulakan Aplikasi

Manual Pengguna


10

iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel

v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.

4.3 Menghalang Pop-Up Window.

i. Buka web browser Internet Explorer.

ii. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

iii. Tekan Enter.

iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih “Always allow pop-ups from www.moe.gov.my”

dan pilih “Always allow pop-ups from apps5.moe.gov.my”

http://www.moe.gov.my/

http://www.moe.gov.my/

Manual Pengguna


11

5.1 Log masuk ke e-Tukar Bukan Guru

i. Buka web browser Internet Explorer.

v. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

ii. Tekan Enter.

iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

iv. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin seperti dibawah akan dipaparkan.

BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon

Peringatan: Pengguna adalah diingatkan supaya menyediakan dokumen

selengkapnya yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

Manual Pengguna


12

v. Jika anda baru pertama kali, login sila daftar terlebih dahulu dengan Klik Login Kali

Pertama.

vi. Masukkan Nama penuh, nombor kad pengenalan, ID pengguna dan katalaluan. Kemudian

klik daftar

Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan menggunakan nombor kad

pengenalan sebagai ID Pengguna dan menggunakan sekurang-kurangnya

10 aksara bagi katalaluan.

Manual Pengguna


13

vii. Sekarang anda boleh masuk semula menggunakan ID pengguna dan kata laluan tadi.

5.2 Tukar Kata Laluan:

i. Klik Profil Pengguna

ii. Klik butang Tukar Kata Laluan

iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan tidak mendedahkan ID

Pengguna dan Katalaluan kepada mana-mana pihak.

Katalaluan mestilah sekurang-

kurangnya 10 aksara

Manual Pengguna


14

5.3 Modul Permohonan

Klik Modul Permohonan dalam Senarai Menu:

5.3.1 Tab Peribadi

i. Klik butang Mohon untuk membuat permohonan tukar.

ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Maklumat Tab Peribadi perlu dilengkapkan oleh pemohon.

iii. Maklumat-maklumat lain di dalam Tab Peribadi adalah Alamat Tetap, Alamat Surat Menyurat, Status Perkahwinan, dan Maklumat Pasangan Suami/Isteri. iv. Untuk ruangan Status Perkahwinan sijil nikah yang telah di imbas ke dalam format pdf/jpeg/bitmap perlu di muat naik. v. Akhir sekali pemohon perlu klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat di Tab Peribadi. vi. Maklumat Pasangan Suami/Isteri juga wajib diisi. Setiap pemohon perlu mendapat persetujuan pasangan sebelum Klik butang PERSETUJUAN PASANGAN.

Peringatan : Semua maklumat yang mempunyai tanda * adalah maklumat

penting yang wajib diisi oleh pengguna

Manual Pengguna


15

5.3.2 Tab Perkhidmatan

i. Klik Tab Perkhidmatan di dalam Modul Permohonan. Melalui Tab ini

semua maklumat perkhidmatan seperti nama jawatan, tarikh lantikan, tarikh

pengesahan dalam perkhidmatan, dan tarikh berkhidmat ditempat sekarang perlu

dilengkapkan. Pemohon perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah

sah. Sebarang pemalsuan maklumat atau dokumen akan menyebabkan permohonan

tidak akan dipertimbangkan.

ii. Setelah semua maklumat dilengkapkan di dalam Tab Perkhidmatan klik

butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan.

Manual Pengguna


16

5.3.3 Tab Asas Permohonan

i. Klik Tab Asas Permohonan dan lengkapkan semua maklumat yang

berkaitan. Semua dokumen berkaitan asas permohonan juga perlu dimuat

naik. Seterusnya klik butang Simpan.

ii. Di dalam Tab Permohonan juga terdapat pilihan Asas Permohonan yang lain seperti dipaparan berikut.

Peringatan :Semua asas permohonan tukar perlu di muat naik bersama-

sama dokumen yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

Manual Pengguna


17

5.3.4 Tab Tempat Dipohon

i. Klik Tab Tempat Permohonan dan pemohon boleh memilih tiga tempat

yang dipohon untuk bertukar.Seterusnya klik butang Simpan.

5.3.5 Tab Pengakuan Pemohon.

i. Klik Tab Pemohonan dan skrin seperti berikut dipaparkan.

ii. Klik HANTAR untuk memastikan permohonan dihantar ke Pengesah 1.

Peringatan : Butang HANTAR yang telah diklik akan memastikan

permohonan telah dihantar ke Pengesah 1. Pengguna tidak boleh

membatalkan permohonan atau membuat sebarang kemaskini maklumat

selepas butang HANTAR diklik.

Butang

Hantar

Manual Pengguna


18

iii. Setelah butang Hantar di klik, slip permohonan pertukaran akan kelihatan

seperti paparan berikut. Slip berkenaan boleh digunakan oleh pemohon untuk

simpanan sebagai bukti permohonan telah dibuat. Setiap slip mempunyai nombor

permohonan yang boleh dijadikan nombor rujukan permohonan

Peringatan : Slip permohonan perlu dicetak atau disimpan oleh pemohon

untuk rujukan pada masa hadapan. Setiap slip mempunyai nombor unik

tersendiri iaitu nombor permohonan pertukaran.

Nombor permohonan pertukaran

Maklumat bahawa permohonan

diajukan kepada Pengesah 1 dan

Pengesah 2 terlebih dahulu

Manual Pengguna


19

6.1.1 Modul Pengesah 1 dan 2

i. Pengesah 1 adalah Ketua Jabatan di tempat pemohon bertugas. Pengesah 1

perlu membuat pengesahan dalam tempoh 2 minggu sebelum permohonan

berkenaan dimajukan kepada Pengesah 2.

ii. Paparan berikut adalah apabila Pengesah 1, login ke akaun Pengesah 1.

iii. Pengesah 1 perlu klik butang senarai pengesahan untuk melihat senarai

permohonan tukar.

iv. Pengesah 1 seterusnya perlu klik butang pengesahan untuk membuat

pengesahan dan paparan seperti dibawah akan dipaparkan.

BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan 2

Manual Pengguna


20

v. Jika lebih dari satu permohonan yang wujud sistem akan mempaparkan

kesemua permohonan seperti dibawah.

vi. Bagi Pengesah 2 terutamanya JPN, semua permohonan yang memohon

keluar dari negeri JPN berkenaan akan dipaparkan. Semua permohonan ini

perlu disahkan oleh pihak JPN, bagi memastikan permohonan berkenaan

sampai ke BPSM.

vii. Maklumat permohonan akan dipaparkan seperti di atas. Pengesah 1 atau 2

perlu klik nama pemohon dan membuat pengesahan sama ada menyokong

atau tidak permohonan berkenaan. Pengesahan yang dibuat membolehkan

permohonan berkenaan akan sampai kepada Pelulus di BPSM.

viii. Jika pengesah 1 atau 2 tidak membuat pengesahan di dalam tempoh yang

diberikan permohonan berkenaan tidak akan sampai ke Pelulus di BPSM.

BPSM hanya akan memproses permohonan yang telah mendapat pengesahan

dari kedua-dua peringkat pengesahan.

Manual Pengguna


21

ix. Paparan dibawah adalah paparan yang membolehkan Pengesah 1 atau 2

melihat semua maklumat permohonan yang telah diisi oleh pemohon.

x. Pengesah 1 atau 2 perlu memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat,

lengkap dan benar.

xi. Seterusnya Pengesah 1 atau 2 perlu membuat catatan(jika perlu) di ruang

catatan

xii. Kemudian Klik butang Status Permohonan untuk membuat sokongan dengan

memilih sama ada SAP(Sokong Ada Pengganti), STP(Sokong Tanpa

Pengganti), SPK(Sokong Pengganti Hantar Kemudian) atau TS (Tidak

Disokong).

xiii. Kemudian Pengesah perlu Klik butang perakuan bahawa semua maklumat

yang diberikan adalah benar.

xiv. Akhirnya Pengesah perlu Klik butang DIPERAKUI untuk memastikan

permohonan dihantar ke peringkat kelulusan.

Manual Pengguna


22

i. Berikut adalah carta aliran proses permohonan bagi maklumat tambahan

pemohon dan pengesah. Untuk maklumat lanjut berkenaan Pengesah 1 dan

Pengesah 2 sila rujuk Lampiran A.

PROSES

Pemohon membuat permohonan

TEMPOH MASA

1 Bulan

(1 – 30 April)

Pengesah 1 membuat pengesahan

14 Hari

( 2- 15 Mei )

Pengesah 2 membuat pengesahan

14 Hari

(16-31 Mei)

Proses Kelulusan Di BPSM

14 Hari

(1 – 14 Jun )

Keputusan Permohonan

7 Hari

(15 – 23 Jun )

Arahan Pertukaran

(1 Julai )

Peringatan : Permohonan yang gagal boleh membuat permohonan semula

pada sesi Julai yang akan dibuka mulai 1 Julai 2011. ID Pengguna dan

katalaluan yang sama boleh digunakan semula.

Manual Pengguna


23

7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi

Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh

menghubungi pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika

menggunakan e-Tukar Bukan Guru. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti

berikut:

No Nama Jawatan No Telefon E-mel

1. Encik Mohd Amin bin

Nawawi

Penolong Setiausaha 03-8872 1543 [email protected]

2. Encik Ahmad

Ruzaimee bin Abdul

Rashid

Penolong Setiausaha 03-8872 1519 ruzaimee.abdrashid@moe.

gov.my

3. Puan Kholijah binti

Norbib

Pegawai Teknologi

Maklumat

03-8884 3678 [email protected].

my

4. Encik Adam bin Che

Husin

Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat

03-8884 3674 [email protected]

BAB 7Perkhidmatan Dan Sokongan

LAMPIRAN A

24

P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1

SMT/ SMV/ PPA

SBP/SBPI/SK/SBT/

SMS

SABK SEK SENI SEK SUKAN

SRPK/ SMPK

BTPN/ PKG

MATRIK IPG JNJK AUDIT SEKOLAH

PPD JPN BAHAGIAN SEKOLAH HARIAN

PENGETUA PENGETUA GURU BESAR/

PENGETUA

PENGETUA PEGAWAI BTPN

NEGERI

PENGARAH MATRIKULASI

PENGARAH IPG

PEGAWAI JNJK

NEGERI

PEGAWAI AUDIT

SEKOLAH

PEGAWAI PPD

PENGARAH JPN

SETIAUSAHA/ PENGARAH BAHAGIAN

GURU BESAR

PENGETUA

GURU BESAR/

PENGETUA

GURU BESAR/

PENGETUA

PENGARAH BPTV

PENGARAH BPSBPSK

PENGARAH BPI

PENGARAH BHG KOKURIKULUM DAN KESENIAN

PENGARAH BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

PENGARAH BAHAGIAN

MATRIKULASI

REAKTOR IPG

INDUK

KETUA NAZIR

SUB BAHAGIAN

AUDIT SEKOLAH

PENGARAH JPN

TIADA TIADA PENGARAH J JABATAN

PENDIDIKAN NEGERI

PENGARAH BHG

SUKAN

PENGARAH BP KHAS

BPSM

Mula

P E N G E S A H 2 P E N G E S A H 2 P E N G E S A H

2

P E L U L U S

Tamat

CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN E-TUKAR BUKAN GURU SETIAP PERMOHONAN PERLU MENDAPAT PENGESAHAN DARI PENGESAH 1 DAN PENGESAH 2. BAGI PEMOHON YANG BERKHIDMAT DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KEMENTERIAN ATAU

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PENGESAHAN DILAKUKAN OLEH PENGESAH 1 SAHAJA SEBELUM PERMOHONAN DIHANTAR KE BPSM.

P E M O H O N P E M O H O N

manual pengguna e-tukarbg (bukan guru)

Education