manual pengguna smas

MANUAL

PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT AKAUN

SEKOLAH

(SMAS)

Versi 4.0

SISTEM MAKLUMAT AKAUN SEKOLAH ( SMAS )

©2011 Kementerian Pelajaran Malaysia 2

ISI KANDUNGAN

BAB 1 PENGENALAN 4

BAB 2 MANUAL 5

BAB 3 AKSES SISTEM 5

3.1 Login 6

3.2 Entri Data 7

3.2.1 Tukar Kata Laluan 7

3.2.2 Kemas kini Profil 8

BAB 4 KETERANGAN MENU 9

4.1 Maklumat Baki 10

4.2 Maklumat Geran Per Kapita/Per Kapita Gran (PCG) 11

4.2.1 Terimaan PCG 11

4.2.2 Bayaran PCG 14

4.3 Maklumat Bantuan Makanan Asrama (BMA) 19

4.3.1 Terimaan BMA 19

4.3.2 Bayaran BMA 20

4.4 Laporan Bagi PCG atau BMA 22

4.4.1 Geran Per Kapita/Per Capita Gran (PCG) 23

4.4.2 Bantuan Makanan Asrama (BMA) 27



BAB 5 MAKLUMAT UMUM 31

5.1 Fungsi Butang 31

5.2 Akronim Dan Singkatan 32



1 PENGENALAN

Ini adalah Manual Pengguna Sistem Maklumat Akaun Sekolah (SMAS).

Manual ini disediakan dalam beberapa bahagian untuk kemudahan anda menggunakan

SMAS.

1.1 Apa Itu Sistem Maklumat Akaun Sekolah ?

Sistem Maklumat Akaun Sekolah adalah sebuah aplikasi atas talian yang

dibangunkan dengan merujuk kepada maklumat akaun sekolah bagi Kumpulan

Wang Kerajaan dan Kumpulan Wang Asrama yang disediakan oleh Bahagian

Audit Dalam, Kementerian Pelajaran Malaysia bertujuan untuk membolehkan

Pengurusan KPM mendapatkan maklumat, memantau dan menilai prestasi

kewangan di setiap sekolah.

Maklumat Kumpulan Wang Kerajaan diperoleh berdasarkan Buku Tunai

Kumpulan Wang Kerajaan serta Buku Subsidiari sekolah bagi tahun yang

berkaitan.

Manakala maklumat Kumpulan Wang Asrama diperoleh berdasarkan Buku Tunai

Kumpulan Wang Asrama serta Buku Subsidiari asrama bagi tahun yang

berkaitan (bagi sekolah yang BERASRAMA sahaja).



Data / maklumat terimaan dan perbelanjaan setiap bulan perlu dikemas kini ke

dalam sistem ini pada atau sebelum 5hb dalam bulan berikutnya selepas

dokumen dan rekod kewangan (Buku Tunai) dikemaskini, diimbang dan ditutup

mengikut peraturan kewangan sedia ada.

2 MANUAL

SMAS menyediakan kemudahan manual ini kepada pengguna sistem SMAS.

3 AKSES SISTEM

Setiap pengguna yang ingin menggunakan SMAS memerlukan ID Pengguna dan Kata

Laluan.

ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sebagai kawalan keselamatan pada sistem ini.

Untuk akses ke Sistem Maklumat Akaun Sekolah (SMAS), perlu menggunakan ‘Internet

Browser’. Alamat URL adalah seperti berikut :

http://www.moe.gov.my/smas/

Sekiranya anda gagal akses kepada sistem dengan menggunakan ID Pengguna dan

Kata Laluan anda, sila hubungi pentadbir sistem menerusi emel berikut :

[email protected]

PENGGUNA

Pengguna SMAS terbahagi kepada dua kategori iaitu :

Entri Data - Unit Kewangan sekolah

Pengurusan - terdiri daripada Pengurus Sekolah, Pegawai Pejabat Pelajaran

Daerah (PPD), pegawai di Jabatan Pelajaran Negeri dan juga pegawai di

peringkat Kementerian

http://www.moe.gov.my/smas/



3.1 LOGIN

Untuk mengakses ke Sistem Maklumat Akaun Sekolah, pengguna perlu ikuti langkah-

langkah berikut :

1. Masukkan ID Pengguna yang sah. (Contoh ID Pengguna : TEST001).

2. Masukkan Kata Laluan yang sah. (Contoh Kata Laluan : password).

Nota : Kod Sekolah merupakan ID Pengguna

Halaman Utama Sistem Maklumat Akaun Sekolah

3. Klik pada butang setelah masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk

mengakses sistem.

4. Sekiranya ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sah, sistem akan memaparkan

halaman utama seperti di rajah (bagi pengguna Entri Data).



3.2.1 Tukar Kata Laluan

Pada halaman ini, Entri Data boleh menukar Kata Laluan dengan mengisi Kata

Laluan Lama dan Kata Laluan Baru seperti di paparan di bawah.

5. Di dalam paparan ini, terdapat dua bahagian iaitu:

i) Info Sekolah

ii) Tukar Kata Laluan

Halaman Utama Info Sekolah Dan Tukar Kata Laluan

3.2 ENTRI DATA

Entri Data adalah pegawai yang akan memberi maklumat dan mengunci masuk pada

sistem.



Halaman Utama Tukar Kata Laluan

Sila tukar Kata Laluan (lama) kepada Kata Laluan (baru). Pengguna

boleh memilih sebarang kata laluan dalam bilangan terbaik ialah 8 askara

/ angka.

Setelah Pengesahan Kata Laluan Baru dilakukan, klik pada butang

.

3.2.2 Kemaskini Profil

Untuk Kemaskini Profil, Entri Data boleh menekan butang yang

terdapat pada sebelah kiri skrin atau terus ke menu Kemaskini Profil di

sebelah atas skrin.

Halaman seperti di bawah akan dipaparkan :

Sila masukkan katalaluan lama

Kata Laluan Baru (pilihan sendiri)

Pengesahan Kata Laluan Baru



Halaman Utama Kemaskini Profil

Klik pada butang setelah Maklumat Profil telah dikemaskini.

4 KETERANGAN MENU

Terdapat 4 Menu Utama yang terdapat pada muka hadapan Sistem Maklumat Akaun

Sekolah iaitu :

i) Maklumat Baki

ii) Maklumat Geran Per Kapita/Per Capita Gran (PCG)

iii) Maklumat Bantuan Makanan Asrama (BMA)

iv) Laporan



Menu Utama Sistem Maklumat Akaun Sekolah

4.1 Maklumat Baki

Maklumat Baki PCG dan BMA akan memaparkan baki tunai bagi setiap bulan setelah

maklumat PCG atau BMA diisi.

Maklumat atau data akan dipaparkan secara automatik setelah semua maklumat PCG

dan BMA bagi Terimaan dan Bayaran selesai diisi.

Halaman Maklumat Baki PCG dan BMA seperti di bawah akan dipaparkan :

Halaman Maklumat Baki PCG



Halaman Maklumat Baki BMA

4.2 Maklumat Geran Per Kapita/Per Capita Grant (PCG)

Maklumat PCG Terimaan dan Bayaran akan dikunci masuk oleh pengguna bermula

pada Baki 1.1.2011.

4.2.1 Terimaan PCG

Klik pada menu utama Maklumat PCG Terimaan, kemudian halaman

Terimaan PCG akan dipaparkan seperti di Rajah 1.

Klik pada butang pada baris Baki 1.1.2011 dan halaman Maklumat

Terimaan PCG Baki 1.1.2011 akan dipaparkan seperti di Rajah 2.

Pengguna perlu mengunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut

Kategori yang telah ditetapkan.

Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik pada

butang .



Rajah 1 : Halaman Terimaan PCG

Rajah 2 : Lampiran Maklumat Terimaan PCG Baki 1.1.2011

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara

automatik setelah maklumat Terimaan PCG dikunci

masuk dan disimpan.

Untuk membuka Lampiran Maklumat

Terimaan PCG, klik pada butang Pilih.

Sila masukkan Jumlah Terimaan

pada ruangan yang telah

disediakan dengan merujuk kepada

Buku Tunai Kumpulan Wang

Kerajaan

Selesai proses kunci masuk data /

maklumat, Klik butang Simpan.



Bil. Kategori Peruntukan Yang Terlibat Bahan Rujukan

1. PCG

1. 1. Mata Pelajaran - Teras, Wajib, Elektif, Tamb. Bahasa Asing

2. 2. Bukan M.Pelajaran - LPBT, B&K, PSS

3. 3. Pendidikan Khas Integrasi

4. 4. Prasekolah – LPBT & Makan

5. 5. Bantuan Kokurikulum (BKK)

6. 6. Bantuan Kokurikulum (Prasekolah / Pend. Khas)

7. 7. Yuran Khas Sekolah (YKS)

8. 8. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

9. 9. Elaun Khas Pelajar Pend. Khas (OKU)

1. Buku Tunai (Kerajaan)

2. Subsidiari (Kerajaan)

3. Surat Makluman

Terimaan PCG

2. SBT Skim Baucer Tuisyen Subsidiari (Kerajaan)

3. RMT Rancangan Makanan Tambahan Subsidiari (Kerajaan)

4. KWAPM Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin Subsidiari (Kerajaan)

5. Pakaian

Seragam Bantuan Pakaian Seragam Subsidiari (Kerajaan)

6. Lain

Terimaan

1. Faedah Bank

2. RIMUP

3. Program Hikmah

4. Bantuan Modal / Pembelian Alatan

5. Bantuan Biasiswa Kerajaan

6. Terimaan Semula Cek Batal

7. Lain-lain Terimaan selain terimaan di bawah PCG

1. Buku Tunai (Kerajaan)


Lampiran 1 : Jadual Pecahan Terimaan PCG

4.2.2 Bayaran PCG



Klik pada menu utama Maklumat PCG Bayaran, kemudian halaman

Bayaran PCG akan dipaparkan seperti di Rajah 3.


Bayaran PCG Baki 1.1.2011 akan dipaparkan seperti di Rajah 4.

Pengguna perlu mengunci masuk data / maklumat Bayaran mengikut


Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Bayaran, klik pada

butang .

Rajah 3 : Kertas Kerja Bayaran PCG


Bayaran PCG, klik pada butang Pilih.


automatik setelah maklumat Bayaran PCG dikunci masuk

dan disimpan.



Rajah 4 : Lampiran Maklumat Bayaran PCG Baki 1.1.2011

Sila masukkan Jumlah Bayaran




Kerajaan


maklumat, klik butang Simpan.



Bil. Kategori Sub Kategori Peruntukan Yang Terlibat Bahan Rujukan

1. Utiliti

Air Perbelanjaan untuk Bil Air.

Baucar Bayaran &

Bil Bacaan Meter Air, TNB,

Telekom dan Bil Yang Berkaitan

Elektrik Perbelanjaan untuk Bil Elektrik.

Telefon Perbelanjaan untuk Bil Telefon.

Lain-Lain (1) Perbelanjaan untuk lain-lain perkhidmatan

utiliti (cth : Pembentungan, Internet, dll).

2. Sewaan

Mesin

Fotostat

Perbelanjaan bagi sewaan Mesin Fotostat

termasuk bayaran sewaan melalui Bacaan

meter.

Baucar Bayaran Yang

Berkaitan

Bas Perbelanjaan bagi sewaan Bas untuk

pengangkutan pelajar.

Lain-Lain (2)

Perbelanjaan bagi lain-lain sewaan

perkhidmatan (cth : Sewaan van / kereta

untuk pengangkutan pelalar, dll).

3. Bekalan Pejabat &

Alat Tulis

A4 Perbelanjaan untuk belian kertas A4 (putih

dan berwarna) 1. Baucar Bayaran Yang

Berkaitan

2. Bil / Invoice Yang

Berkaitan

3. Rekod Stok Bekalan

Pejabat (KEW.PS3 &

KEW.PA4)

Bahan

Bacaan &

Buku

Perbelanjaan untuk belian bahan bacaan &

buku untuk Perpustakaan, Panitia dan

Pejabat. (cth : Buku Cerita, Buku Rujukan

P&P, Majalah, Buku Rujukan Pejabat, dll.).

Lain-Lain (3)

Perbelanjaan untuk belian peralatan kecil dan

bahan habis guna yang didaftarkan di bawah

Stok Bekalan Pejabat (KEW.PS 3 & KEW.PS

4) seperti alat tulis, Alat Bantu Mengajar

(ABM) untuk P&P, dll.

Lampiran 2 : Jadual Pecahan Bayaran PCG



Bil. Kategori Sub Kategori Peruntukan Yang Terlibat Bahan Rujukan

4. Penyelenggaraan Tiada

Perbelanjaan untuk kos

penyelenggaraan dan pembaikan

kerosakan kecil (cth :

penyelenggaraan komputer, mesin

fotostat / razo, dll).

5. Aset & Inventori

Aset

Perbelanjaan untuk pembelian

barang / peralatan yang didaftarkan

di bawah aset Harta Modal

(KEW.PA2).


2. Baucar Bayaran Yang

Terlibat

3. Rekod Bilangan Pelajar

YangTerlibat

Inventori

Perbelanjaan untuk pembelian

barang / peralatan yang didaftarkan

di bawah inventori (KEW.PA3)

termasuk Alat Bantuan Mengajar

(ABM).

6. SBT Tiada


2. Baucar Bayaran Yang

Terlibat

3. Rekod Bilangan Pelajar

Yang Terlibat

7. RMT Tiada

8. KWAPM Tiada

9. Pakaian Seragam Tiada

10. Lain-Lain (4) Tiada

Perbelanjaan untuk lain-

lain maksud (cth : bayaran

perkhidmatan penceramah,

bayaran untuk aktiviti /

program sekolah, bayaran

yuran kursus dll.).

Lampiran 2 : Jadual Pecahan Bayaran PCG



Nota :

Pastikan data terimaan dimasukkan terlebih dahulu dan diikuti

dengan data perbelanjaan pada bulan yang sama tanpa melangkau

bulan.

Pastikan maklumat yang dimasukkan sama dengan maklumat di

Buku Tunai pada bulan semasa sebelum memasukkan maklumat

untuk bulan berikutnya.



4.3 Maklumat Bantuan Makanan Asrama (BMA)

Maklumat BMA Terimaan dan Bayaran akan dikunci masuk oleh pengguna bermula

pada Baki 1.1.2011.

4.3.1 Terimaan BMA

Klik pada menu utama Maklumat BMA Terimaan, kemudian halaman

Terimaan BMA akan dipaparkan seperti di Rajah 5.


Terimaan BMA Baki 1.1.2011 akan dipaparkan seperti di Rajah 6.

Pengguna perlu mengunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut


Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik pada

butang .

Rajah 5 : Kertas Kerja Terimaan BMA


Terimaan BMA, klik pada butang Pilih.


automatik setelah maklumat Terimaan BMA dikunci

masuk dan disimpan.



Rajah 6 : Halaman Maklumat Terimaan BMA Baki 1.1.2011

4.3.2 Bayaran BMA

Klik pada menu utama Maklumat BMA Bayaran, kemudian halaman

Bayaran PCG akan dipaparkan seperti di Rajah 7.

Klik pada butang pada baris Baki 1.1.2011 dan Lampiran Maklumat

Bayaran BMA Baki 1.1.2011 akan dipaparkan seperti di Rajah 8.

Pengguna perlu mengunci masuk data / maklumat Bayaran mengikut


Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Bayaran, klik pada

butang .

Sila masukkan Jumlah Terimaan


disediakan dengan merujuk

kepada Buku Tunai Kumpulan

Wang Asrama


maklumat, Klik butang Simpan.



Rajah 7 : Lampiran Maklumat Bayaran BMA Baki 1.1.2011

Rajah 8 : Lampiran Maklumat Bayaran BMA Baki 1.1.2011


Bayaran BMA, klik pada butang Pilih.


automatik setelah maklumat Bayaran BMA dikunci

masuk dan disimpan.

Sila masukkan Jumlah Bayaran




Kerajaan


maklumat, klik butang Simpan.



4.4 Laporan Bagi PCG atau BMA

Pengguna boleh menyemak dan mencetak Laporan PCG atau BMA untuk setiap bulan.

Sila klik pada Menu kemudian klik pada pilihan atau

Halaman Laporan PCG atau BMA akan dipaparkan seperti Rajah 9.

Klik pada butang atau atau untuk mencetak

laporan mengikut kategori.

Paparan lampiran dan laporan bagi setiap kategori adalah seperti di rajah–rajah di

bawah.



4.4.1 Geran Per Kapita/Per Kapita Gran (PCG)

Rajah 9 : Lampiran PCG (Baki)

Klik butang Laporan untuk paparan

Maklumat di ruangan ini akan

dipamerkan secara automatik

setelah maklumat Terimaan dan

Bayaran selesai dikemaskini.



Rajah 10 : Laporan PCG (Baki)

Klik Kembali untuk paparan halaman

Laporan

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Baki







Rajah 11 : Lampiran PCG (Terimaan)

Rajah 12 : Laporan PCG (Terimaan)



automatik setelah maklumat Terimaan dan Bayaran

selesai dikemaskini.

Klik Kembali untuk paparan Kertas

Kerja Laporan

Klik Cetak untuk mencetak Laporan

Terimaan



Rajah 13 : Lampiran PCG (Bayaran)

Rajah 14 : Laporan PCG (Bayaran)






Laporan


Bayaran







4.4.2 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

Rajah 15 : Lampiran BMA (Baki)




setelah maklumat Terimaan

dan Bayaran selesai

dikemaskini.



Rajah 16 : Laporan BMA (Baki)



setelah maklumat Terimaan

dan Bayaran selesai

dikemaskini.


Laporan


Bayaran



Rajah 17 : Lampiran BMA (Terimaan)

Rajah 18 : Laporan BMA (Terimaan)






Laporan


Bayaran



Rajah 19 : Lampiran BMA (Bayaran)

Rajah 20 : Laporan BMA (Bayaran)





Klik Kembali untuk paparan

halaman Laporan


Bayaran



5 MAKLUMAT UMUM

Sistem ini telah menyediakan kemudahan butang-butang dan ikon untuk

membantu pengguna semasa menggunakan sistem.

Setiap butang yang terdapat pada sistem ini mempunyai fungsi-fungsinya yang

tersendiri.

Istilah seperti akronim juga digunakan di dalam dokumen ini.

5.1 FUNGSI BUTANG

Sila lihat jadual berikut untuk memahami fungsi-fungsi butang yang terdapat pada

sistem ini.

# Ikon/Butang Nama Ikon/Butang Keterangan

1.

Butang Login Untuk akses ke sistem.

2.

Butang Simpan Untuk menyimpan maklumat yang telah

diisi ke pangkalan data.

3.

Butang Set Semula Untuk membatalkan transaksi yang

dimasukkan di halaman sebelum

maklumat semasa disimpan di dalam

pangkalan data.

4.

Butang Batal Untuk membatalkan transaksi semasa

dan kembali ke halaman sebelumnya.



5.2 AKRONIM DAN SINGKATAN

Sila rujuk jadual berikut untuk rujukan maklumat akronim.

# Akronim Nama Penuh

1. KPM Kementerian Pelajaran Malaysia

2. SMAS Sistem Maklumat Akaun Sekolah

3. PCG Per Capita Gran/Geran Per Kapita

4. BMA Bantuan Makanan Asrama

5. RMT Rancangan Makanan Tambahan

6. KWAPM Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

7. LBPT Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahun

8. SBT Skim Bantuan Tuisyen

manual pengguna smas

Documents