manual pengguna espkws

97
 Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) 1 MANUAL PENGGUNA SISTEM PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (e-SPKWS) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Disediakan oleh: Bahagian Akaun dan Bahagian Pengurusan Maklumat (Kemaskini Terkini : No vember 2011) K KEMENT TERI A AN P PEL LA AJ J A ARAN MA AL A AY YS SIA 

Upload: noorfitri-bte-firdaus

Post on 19-Oct-2015

1.023 views

Category:

Documents


81 download

TRANSCRIPT

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    1

    MANUAL PENGGUNA

    SISTEM PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

    (e-SPKWS)

    KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

    Disediakan oleh:

    Bahagian Akaun dan

    Bahagian Pengurusan Maklumat (Kemaskini Terkini : November 2011)

    KKEEMMEENNTTEERRIIAANN PPEELLAAJJAARRAANN MMAALLAAYYSSIIAA

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    2

    Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pelajaran Malaysia sahaja bagi mendapatkan panduan dalam menggunakan Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) secara lebih efektif.

    Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antaramuka sebenar e-SPKWS bagi memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-SPKWS yang betul dan berkesan.

    Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna untuk mengurus dan menyelenggarakan data-data perakaunan Kumpulan Wang Sekolah melalui e-SPKWS dengan lebih berkesan.

    PENDAHULUAN

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    3

    BAB 1 Pengenalan 1.1 Tujuan 5 1.2 Skop 5 1.3 Objektif 5 1.4 Keterangan modul 6 1.5 Kategori pengguna 8

    BAB 2 Pemasangan 2.1 Keperluan sistem 9 2.2 Pemasangan sistem 9

    BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi 3.1 Ciri keselamatan 10 3.2 Keselamatan katalaluan 10 3.3 Keselamatan sesi 10 3.4 Panduan keselamatan 10

    BAB 4 Memulakan Aplikasi 4.1 Panduan Pengguna 11 4.2 Menentukan Paparan Skrin 11 4.3 Menghalang Pop-up Window 12

    BAB 5 Penggunaan Aplikasi Pembantu Tadbir 5.1 Log Masuk ke e-SPKWS 13 5.2 Tukar Kata Laluan 15 5.3 Modul Permulaan 16 5.4 Modul Terimaan 38 5.5 Modul Daftar Bil 45 5.6 Modul Bayaran 48 5.7 Modul Panjar Wang Runcit 54 5.8 Modul Pindah Peruntukan 61 5.9 Modul Penyesuaian Bank 65

    KANDUNGAN

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    4

    5.10 Modul ABT/ABB 71 5.11 Modul Laporan 73

    BAB 6 Penggunaan Aplikasi Pengurus Sekolah 6.1 Log Masuk ke e-SPKWS 79 6.2 Tukar Kata Laluan 81 6.3 Carian Kumpulan Wang 82 6.4 Modul Permulaan 83 6.5 Batal Pengesahan Maklumat 88 6.6 Modul Daftar Bil 88 6.7 Modul Pindah Peruntukan 89 6.8 Modul Penutupan 92 6.9 Modul Penyesuaian Bank 94

    BAB 7 Perkhidmatan dan Sokongan 7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi 96

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    5

    1.1 Tujuan e-SPKWS adalah sistem perakaunan berkomputer yang dibangunkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia untuk menyelenggara perakaunan kumpulan wang sekolah secara berelektronik. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan menyimpan data-data perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara lebih efisien dan efektif.

    1.2 Skop i. Pengumpulan maklumat transaksi terimaan dan transaksi bayaran di sekolah ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat penting untuk diserahkan kepada pihak

    yang berkenaan.

    1.3 Objektif e-SPKWS dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut : i. Mengurangkan kerja pembantu tadbir di sekolah-sekolah khususnya. Proses kerja yang

    lebih mudah, cepat dan efisien melalui sistem berkomputer ini pastinya akan menjadi pemangkin kepada peningkatan komitmen dan motivasi pegawai kewangan dalam melaksanakan tugas-tugas kewangan.

    ii. Penyediaan resit dan baucar terus dari sistem akan dapat meningkatkan lagi kawalan dalaman Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

    iii. Penyata kewangan tahunan sekolah yang terdiri daripada laporan-laporan seperti Kunci Kira-kira, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Penyata Penerimaan dan Pembayaran terus dapat dijana secara elektronik.

    iv. Pemantauan secara online dapat dilakukan terus daripada Bahagian Akaun dan juga ketua PTJ yang lain. Malahan, Bahagian Audit Sekolah juga diberi autoriti untuk melakukan pemantauan ke atas sekolah-sekolah melalui online.

    BAB 1 Pengenalan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    6

    1.4 Keterangan modul Terdapat 13 modul utama dalam e-SPKWS Versi 1.0:

    BIL MODUL PENERANGAN

    1. Modul Pentadbir Sistem

    Modul ini menyelenggara pengurusan sistem yang berkaitan dengan maklumat pengguna sistem dan maklumat perihal kumpulan wang sekolah. Pengguna selain daripada Pentadbir Sistem tidak dibenarkan masuk ke modul ini.

    2.

    Modul Carian

    Modul ini membantu pengguna memudahkan carian untuk pilihan nama sekolah dan jenis kumpulan wang sebelum memulakan sebarang capaian dalam sistem ini.

    3. Modul Permulaaan Modul ini digunakan bagi kemasukan data permulaan sebelum memasukkan sebarang data-data tahun semasa (tahun pertama menggunakan e-SPKWS sahaja).

    4. Modul Terimaan Modul ini menguruskan transaksi terimaan bermula daripada pengeluaran Resit Pejabat sehingga kepada perekodan terimaan di buku tunai kumpulan wang sekolah. Urusan percetakan resit pejabat juga boleh dibuat dalam modul ini.

    5. Modul Daftar Bil Modul ini digunakan untuk mendaftarkan semua bil dan tuntutan yang diterima oleh sekolah. Ia juga dapat membantu sekolah untuk menganalisa bil atau tuntutan yang belum dijelaskan dalam tempoh 14 hari dan mengawal Akaun Belum Bayar bagi setiap tahun kewangan berakhir 31 Disember.

    6. Modul Bayaran Modul ini menguruskan transaksi bayaran bermula daripada penyediaan baucar sehingga kepada perekodan di buku tunai kumpulan wang sekolah yang berkaitan. Urusan percetakan baucar bayaran juga boleh dibuat dalam modul ini.

    7. Modul Panjar Wang Runcit

    Modul ini dapat membantu sekolah menyelenggara akaun Panjar Wang Runcit bermula dari urusan perekodan permulaan atau penambahan amaun Panjar, rekupmen dan seterusnya perekodan dalam buku tunai Panjar Wang Runcit.

    8. Modul Pindah Peruntukan

    Modul ini akan membantu sekolah untuk menyediakan permohonan pindah peruntukan. Semua catatan pelarasan dan keperluan perekodan berkaitan pindah peruntukan akan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    7

    terus dijana melalui sistem.

    9. Modul Penutupan

    Modul ini hanya boleh diakses oleh Pengurus Sekolah sahaja untuk membuat pengesahan. Selepas pengesahan dibuat ke atas ketepatan dan kebenaran amaun yang masukkan oleh Pembantu Tadbir, segala terimaan dan bayaran tidak boleh dikuncimasuk dalam bulan semasa lagi bagi mengelakkan sebarang penyelewengan.

    10. Modul Penyesuaian Bank

    Modul ini akan membantu pihak sekolah bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan Baki di Penyata Bank. Ia perlu disediakan bagi setiap akaun kumpulan wang yang diselenggara. Ini bertujuan untuk memastikan ketepatan dan kesahihan rekod dalam buku tunai serta ia dapat menentukan jumlah tunai sebenar yang terdapat dalam akaun semasa di bank.

    11. Modul ABT/ABB Modul ini diwujudkan bagi memudahkan sekolah untuk menyediakan Penyata Akaun Tahunan Sekolah pada tempoh perakaunan tersebut. Sistem akan membantu sekolah untuk mengiktiraf ABT/ABB pada akhir tahun dengan memasukkan butiran maklumat ABT dan menyemak maklumat ABB dalam modul ini.

    12. Modul Laporan Modul ini memaparkan senarai laporan yang boleh dijana melalui sistem iaitu : 1. Penyata Penerimaan dan Pembayaran 2. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 3. Kunci Kira-kira 4. Akaun Subsidiari

    13. Modul Pelarasan Modul ini membantu pengguna untuk membuat pelarasan akaun bagi tujuan mengenalpasti mana-mana akaun yang memerlukan pelarasan bagi tujuan pengauditan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    8

    1.5 Kategori Pengguna Terdapat tiga (3) kategori pengguna e-SPKWS seperti yang dinyatakan dalam jadual berikut:

    Bil.

    Kategori

    Tahap Capaian

    1.

    Pentadbir Sistem

    Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir juga bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal yang dihadapi oleh pengguna sistem.

    2.

    Pengurusan

    Boleh mengakses maklumat dan menyemak laporan sahaja.

    3.

    Operasi - Pengurus Sekolah - Pembantu Tadbir

    - Pengesahan maklumat dan laporan yang dimasukkan. - Dibenarkan mengubahsuai data dan mencapai laporan sahaja.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    9

    2.1 Keperluan sistem 2.1.1 Perkakasan :

    i. Keperluan minimum Pentium II ++ ii. Tetikus. iii. Papan kekunci. iv. Rangkaian internet. v. Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain. vi. Pencetak

    2.1.2 Perisian : i. Internet Explorer 5.5 ke atas. ii. Windows 98 ke atas. iii. Skrin resolusi 1024 x 768 iv. Java Runtime Environment v. Adobe Reader

    2.2 Pemasangan sistem e-SPKWS merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web Internet Explorer. Alamat URL bagi e-SPKWS ialah http://www.moe.gov.my/spkws/

    Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-SPKWS dalam Bab 4 untuk maklumat lanjut.

    BAB 2 Pemasangan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    10

    3.1 Ciri-ciri keselamatan e-SPKWS dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi keselamatan dalam e-SPKWS adalah: Nama Pengguna dan Kata Laluan Data disimpan secara automatik di server KPM. Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.

    3.2 Keselamatan katalaluan Untuk mencapai e-SPKWS, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan, akses adalah tidak dibenarkan. Sila rujuk Bab 5 untuk langkah-langkah mengubah kata laluan.

    3.3 Keselamatan sesi Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar secara automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.

    3.4 Panduan keselamatan Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-SPKWS adalah terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari ciri-ciri keselamatan yang sedia ada dalam e-SPKWS. Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah: i. Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai ID pengguna dan kata laluan yang sama. ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain. iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.

    BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    11

    4.1 Panduan Pengguna i. Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 5.5

    ke atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet berkenaan.

    ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-SPKWS tidak dipaparkan, semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk maklumat lanjut.

    4.2 Menentukan paparan skrin. i. Klik kanan di skrin ii. Pilih Properties

    iii. Pilih tab Settings

    BAB 4 Memulakan Aplikasi

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    12

    iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel

    v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.

    4.3 Menghalang Pop-Up Window. i. Buka web browser Internet Explorer.

    ii. Taip alamat http://www.moe.gov.my/spkws/ iii. Tekan Enter. iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih Always allow pop-ups from www.moe.gov.my

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    13

    5.1 Log masuk ke e-SPKWS i. Buka web browser Internet Explorer.

    ii. Taip alamat http://www.moe.gov.my/spkws/ iii. Tekan Enter. iv. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

    BAB 5 Penggunaan Aplikasi Pembantu Tadbir

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    14

    v. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin berikut akan dipaparkan:

    vi. Jika ID Pengguna atau Kata Laluan adalah salah, mesej berikut akan dipaparkan:

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    15

    vii. Masukkan semula ID Pengguna dan Kata Laluan sehingga skrin seperti perkara v dipaparkan.

    viii. Jika pengguna terlupa ID Pengguna atau Kata Laluan, hubungi Pentadbir Sistem*. (* rujuk Bab 7)

    5.2 Tukar Kata Laluan: i. Klik Profil Pengguna

    ii. Kemaskini maklumat dan tukar kata laluan yang baru (jika ada) dan klik butang Kemaskini.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    16

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

    5.3 Modul Permulaan Klik Modul Permulaan dalam Senarai Menu :

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    17

    5.3.1 Maklumat Sekolah i. Klik submodul maklumat sekolah untuk mengaktifkan tahun mula guna

    sistem bagi kumpulan wang yang berkaitan. ii. Pilih tahun dan kemudian klik butang Simpan.

    5.3.2 Maklumat Akaun Bank Sekolah i. Klik butang Tambah untuk mengisi maklumat yang diperlukan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    18

    ii. Masukkan maklumat yang berkaitan dengan akaun bank untuk setiap kumpulan wang dalam paparan berikut kemudian klik butang Simpan.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan apabila maklumat berjaya ditambah.

    iv. Klik butang jika maklumat hendak dikemaskini atau klik butang jika hendak menutup akaun bank. Senarai akaun yang telah ditutup akan dipaparkan seperti di bawah.

    Nota : Jika pertukaran akaun bank berlaku pada awal bulan, sila pastikan Penyesuaian Bank untuk bulan sebelumnya perlulah dibuat terlebih dahulu sebelum menutup akaun bank yang lama.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    19

    5.3.3 Pilih Perihal i. Klik submodul pilih perihal dan tandakan pada semua perihal bagi

    kumpulan wang yang berkaitan. Seterusnya klik butang Simpan.

    ii. Seterusnya mesej akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    20

    5.3.4 Maklumat Baki i. Klik submodul maklumat baki dan masukkan maklumat baki bagi setiap

    perihal kumpulan wang yang berkaitan. Seterusnya klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    21

    ii. Untuk membuat pengemaskinian data, klik butang dan skrin berikut akan dipaparkan.

    iii. Klik butang Simpan setelah membuat pengemaskinian data.

    iv. Selepas klik butang Simpan,skrin dan mesej akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    22

    5.3.5 Maklumat Penyata Penerimaan & Pembayaran. i. Klik submodul maklumat penyata penerimaan & pembayaran dan skrin seperti berikut dipaparkan.

    ii. Klik butang untuk menambah maklumat baru. Lengkapkan maklumat penerimaan seperti di paparan berikut dan seterusnya klik butang

    simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    23

    iii. Selepas klik butang simpan, mesej akan dipaparkan. iv. Klik butang pada skrin seperti dalam perkara 5.3.5 (i) untuk membuat

    sebarang pengemaskinian data. v. Buat pengemaskinian data yang diperlukan dan klik butang Simpan.

    vi. Selepas klik butang simpan, mesej akan dipaparkan.

    5.3.6 Maklumat Penyata Pendapatan & Perbelanjaan. i. Klik submodul penyata pendapatan & perbelanjaan dan skrin seperti

    berikut akan dipaparkan.

    ii. Klik butang untuk menambah maklumat baru. Lengkapkan maklumat seperti dalam paparan berikut dan kemudian klik butang simpan.

    Nota : Bagi mengisi maklumat pembayaran, klik di maklumat pembayaran (rujuk perkara 5.3.5 i) & langkah-langkah adalah sama seperti di atas.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    24

    iii. Mesej akan dipaparkan.

    iv. Klik butang pada skrin seperti dalam perkara 5.3.6 (i) untuk membuat sebarang pengemaskinian data.

    v. Kemaskini data yang diperlukan dan klik butang Simpan.

    vi. Selepas klik butang simpan, mesej akan dipaparkan.

    Nota : Bagi mengisi maklumat perbelanjaan, klik di maklumat perbelanjaan (rujuk 5.3.6 i) & .langkah-langkah adalah sama seperti di atas.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    25

    5.3.7 Maklumat Kunci Kira-kira i. Klik submodul maklumat kunci kira-kira dan isikan butiran maklumat dalam

    perkara yang bertanda terlebih dahulu sebelum mengisi maklumat-maklumat lain yang berkaitan. Seterusnya, klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    26

    ii. Jika maklumat kunci kira-kira belum imbang semasa klik butang simpan, mesej seperti berikut akan di paparkan. Seterusnya klik Ok dan semak semula maklumat yang telah dimasukkan.

    5.3.7.1 Akaun Belum Terima

    i. Klik butang ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat yang

    berkaitan dan kemudian klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    27

    iii. Senarai ABT yang telah disimpan akan dipaparkan seperti skrin dibawah.

    5.3.7.2 Deposit Dibayar

    i. Klik butang ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat yang

    berkaitan dan kemudian klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    28

    iii. Senarai Deposit Dibayar yang telah disimpan akan dipaparkan seperti skrin dibawah.

    5.3.7.3 Akaun Belum Bayar i. Klik butang ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat yang

    berkaitan dan kemudian klik butang Simpan.

    iii. Senarai Deposit Dibayar yang telah disimpan akan dipaparkan seperti skrin dibawah.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    29

    5.3.7.4 Deposit Diterima

    i. Klik butang ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat yang

    berkaitan dan kemudian klik butang Simpan.

    iii. Senarai Deposit Diterima yang telah disimpan akan dipaparkan seperti skrin dibawah.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    30

    5.3.7.5 Terimaan Terdahulu

    i. Klik butang ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat yang berkaitan dan kemudian klik butang Simpan.

    iii. Senarai Terimaan Terdahulu yang telah disimpan akan dipaparkan seperti skrin dibawah.

    Nota: Pengurus Sekolah hendaklah melakukan Pengesahan bagi setiap submodul yang telah dimasukkan/ dikemaskini.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    31

    5.3.8 Maklumat Penyata Penyesuaian Bank i. Klik submodul maklumat penyata penyesuaian bank. ii. Klik butang untuk mengisi maklumat baki wang. iii. Kemudian, isikan butiran maklumat dalam perkara yang bertanda .

    5.3.8.1 Lampiran A1 i. Klik butang Lampiran A(1) ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin

    menambah maklumat.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    32

    iii. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang simpan.

    5.3.8.2 Lampiran A3 i. Klik butang Lampiran A(3) ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin

    menambah maklumat.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    33

    iii. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang simpan.

    5.3.8.3 Lampiran A4 i. Klik butang Lampiran A(4) ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin

    menambah maklumat.

    Nota: Pastikan nombor baucar di daftarkan terlebih dahulu sebelum merekod transaksi Caj Perkhidmatan Bank.

    Nota: Tarikh Penyata Bank adalah berdasarkan tarikh akhir penyata pada setiap bulan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    34

    iii. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang Simpan.

    Nota bagi perkara nombor 3 hingga 7 : Pastikan bil yang hendak dipilih didaftarkan terlebih dahulu sebelum membuat transaksi bayaran.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    35

    5.3.8.4 Lampiran A5 i. Klik butang Lampiran A(5) ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan sila pilih yang mana berkaitan.

    iii. Jika klik Terimaan yang dikenalpasti, skrin seperti berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin menambah maklumat.

    iv. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    36

    v. Jika klik Terimaan yang tidak dikenalpasti, skrin berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin menambah maklumat.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    37

    vi. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang Simpan.

    5.3.8.5 Lampiran A6 i. Klik butang Lampiran A(6) ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan klik butang Tambah jika ingin

    menambah maklumat.

    iii. Masukkan maklumat yang diperlukan dan seterusnya klik butang Simpan.

    Nota: Pastikan nombor resit didaftarkan terlebih dahulu sebelum merekod transaksi tersebut. Tarikh Penyata Bank adalah berdasarkan tarikh akhir penyata pada setiap bulan.

    Nota: Tarikh Penyata Bank adalah berdasarkan tarikh akhir penyata pada setiap bulan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    38

    5.4 Modul Terimaan Klik Modul Terimaan dalam Senarai Menu :

    5.4.1 Daftar No. Resit i. Klik submodul Daftar No Resit untuk pendaftaran penggunaan resit. ii. Masukkan nombor resit mengikut format yang telah ditetapkan dalam sistem.

    iii. Seterusnya klik butang Daftar. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    5.4.2 Terimaan i. Klik submodul Terimaan ii. Masukkan butiran terimaan yang berkaitan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    39

    iii. Seterusnya klik butang Simpan

    Nota bagi No. 4, No. 5 dan No. 8: 1. Status Terimaan dipilih berdasarkan cara terimaan diperolehi. 2. Jenis Terimaan terdiri daripada 3 iaitu:

    Semasa Terimaan bagi tahun semasa ABT - Terimaan bagi tahun sebelum Terdahulu Terimaan bagi tahun hadapan

    3. Deposit: Dibayar - Jika pulangan bagi Deposit Dibayar Diterima - Jika terimaan adalah Deposit Diterima

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    40

    iv. Seterusnya klik butang Simpan. Skrin dan mesej seperti berikut akan dipaparkan.

    5.4.3 Terimaan Cek Batal i. Klik Terimaan Cek Batal (jika ada). ii. Pilih nombor cek yang hendak dibatalkan. iii. Kemudian klik butang Carian.

    iv. Lengkapkan maklumat yang perlu seperti dalam skrin berikut dan kemudian klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    41

    v. Seterusnya mesej akan dipaparkan.

    5.4.4 Resit Batal i. Klik submodul Resit Batal jika ada ( bagi resit yang dibatalkan secara

    manual ) ii. Masukkan maklumat resit yang dibatalkan seperti dalam skrin berikut. iii. Seterusnya klik butang Simpan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    42

    5.4.5 Senarai Terimaan i. Klik submodul Senarai Terimaan untuk membuat semakan transaksi

    terimaan yang telah dimasukkan. ( Terimaan yang dibuat dapat disemak secara bulanan )

    ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik butang Carian.

    Nota: 1. klik butang untuk mencetak resit. 2. klik butang untuk mengemaskini maklumat 3. Tandakan () pada ruangan sekiranya transaksi tersebut telah dikreditkan/dimasukkan

    dalam bank. (rujuk Penyata Bank bulan semasa) 4. Klik pada butang untuk membatalkan resit.

    Perhatian:

    Sebarang penambahan, pengemaskinian dan pembatalan rekod tidak dibenarkan setelah Proses Penutupan dibuat oleh Pengurus Sekolah bagi bulan tersebut.

    iii. Klik butang untuk tujuan kemaskini maklumat terimaan. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    43

    5.4.6 Senarai Terimaan Batal i. Klik submodul Senarai Terimaan Batal untuk membuat semakan terimaan

    yang dibatalkan. ( Terimaan Batal dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    Nota : Kemaskini maklumat terdiri daripada 2 iaitu ;

    1. Kemaskini Perihal kemaskini amaun pada jenis peruntukan sahaja. 2. Kemaskini Resit Kemaskini maklumat yang terdapat pada resit.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    44

    5.4.7 Senarai Cek Batal i. Klik submodul Senarai Cek Batal untuk membuat semakan cek yang

    dibatalkan. ( Cek Batal dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun yang dikehendaki seterusnya klik butang

    carian. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

    5.4.8 Buku Tunai Terimaan i. Klik submodul Buku Tunai Terimaan Sekolah. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    Nota : Buku tunai terimaan hendaklah disemak pada setiap hujung bulan bagi tujuan kemaskini

    maklumat yang telah dimasukkan ATAU boleh juga dibuat setiap kali berlakunya transaksi terimaan untuk tujuan semakan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    45

    5.5 Modul Daftar Bil

    Klik Modul Daftar Bil dalam Senarai Menu:

    5.5.1 Tambah Bil i. Daftarkan butiran bil yang diterima dalam skrin seperti dipaparkan.

    ii. Masukkan butiran Pembekal dalam Tambah Pembekal dan seterusnya klik butang Simpan. (Jika pembekal tiada dalam senarai sahaja)

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    46

    5.5.2 Senarai Pembekal i. Klik submodul Senarai Pembekal untuk melihat senarai pembekal yang

    telah didaftarkan.

    5.5.3 Senarai Daftar Bil

    i. Klik submodul Senarai Daftar Bil untuk melihat bil yang telah didaftarkan.

    Nota : Sekolah hanya perlu mendaftar sekali sahaja bagi pembekal yang sama untuk ketiga-tiga kumpulan wang

    .

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    47

    5.5.4 Senarai Bil Batal i. Klik submodul Senarai Bil Batal untuk melihat bil yang telah dibatalkan.

    5.5.5 Laporan Daftar Bil i. Klik submodul Laporan Daftar Bil. ( Laporan Daftar Bil boleh disemak

    secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    5.5.6 Laporan Bil Belum Bayar i. Klik submodul Laporan Bil Belum Bayar. ( Laporan Bil Belum Bayar boleh

    disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    Nota: Bil yang hendak dibatalkan atau dihapus hanya boleh dilakukan oleh Pengurus Sekolah sahaja.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    48

    5.6 Modul Bayaran Klik Modul Bayaran dalam Senarai Menu:

    5.6.1 Daftar No. Baucar i. Klik submodul Daftar No. Baucar ii. Masukkan nombor baucar mengikut format yang telah ditetapkan dalam

    sistem.

    iii. Seterusnya klik butang Daftar, skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    Nota: Klik butang untuk membatalkan pendaftaran, klik butang untuk memberhentikan penggunaan no baucar tersebut.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    49

    5.6.2 Daftar Buku Cek i. Klik submodul Daftar Buku Cek ii. Masukkan nombor cek mengikut buku cek yang dibekalkan kepada sekolah.

    iii. Seterusnya klik butang Daftar dan skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    Nota: Klik butang untuk membatalkan buku cek yang telah didaftarkan. (jika buku cek masih tidak digunakan)

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    50

    5.6.3 Bayaran i. Klik submodul Bayaran ii. Masukkan butiran pembayaran yang berkaitan. iii. Seterusnya klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    51

    Nota bagi No. 3 - 7, No. 8 dan No. 13:

    1. Maklumat Bil terdiri daripada 2 iaitu : Semasa Bayaran bagi tahun semasa Bil ABB Bayaran bagi bil yang belum dibayar untuk tahun sebelum

    2. Catatan keterangan bagi bayaran yang dibuat 3. Deposit:

    Dibayar - Jika bayaran adalah Deposit Dibayar Diterima - Jika pulangan bagi Deposit Diterima

    iv. Seterusnya klik butang Simpan. Skrin dan mesej seperti berikut akan dipaparkan.

    5.6.4 Senarai Bayaran i. Klik submodul Senarai Bayaran untuk membuat semakan transaksi bayaran

    yang telah dimasukkan. ( Bayaran yang dibuat dapat disemak secara bulanan )

    ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik butang Carian.

    Nota: 1. Klik butang untuk mencetak baucar. 2. Klik butang untuk mengemaskini maklumat. 3. Klik butang untuk pembatalan baucar. 4. Tandakan pada ruangan disediakan sekiranya transaksi tersebut telah

    didebitkan/dikeluarkan dari bank. ( Rujuk Penyata Bank bulan semasa )

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    52

    5.6.5 Senarai Bayaran Batal i. Klik submodul Senarai Bayaran Batal untuk membuat semakan bayaran

    yang dibatalkan. ( Bayaran Batal dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    5.6.6 Cek Rosak i. Klik submodul Cek Rosak (jika ada). ii. Masukkan butiran cek yang telah rosak seperti skrin berikut. iii. Seterusnya Klik butang Simpan.

    Perhatian:

    Sebarang penambahan, pengemaskinian dan pembatalan rekod tidak dibenarkan setelah Proses Penutupan dibuat oleh Pengurus Sekolah bagi bulan tersebut.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    53

    5.6.7 Senarai Cek Rosak i. Klik submodul Senarai Cek Rosak untuk membuat semakan cek yang rosak.

    ( Cek rosak dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun yang dikehendaki seterusnya klik butang

    Carian. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

    5.6.8 Buku Tunai Bayaran i. Klik submodul Buku Tunai Bayaran Sekolah. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    Nota : Buku tunai bayaran hendaklah disemak pada setiap hujung bulan bagi tujuan kemaskini

    maklumat yang telah dimasukkan ATAU boleh juga dibuat setiap kali berlakunya transaksi bayaran untuk tujuan semakan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    54

    5.7 Modul Panjar Wang Runcit Klik Modul Panjar Wang Runcit dalam Senarai Menu:

    5.7.1 Pendahuluan/penambahan PWR i. Klik sub modul Pendahuluan/Penambahan PWR. ii. Masukkan pendahuluan PWR jika ia baru diwujudkan atau masukkan amaun

    tambahan ( jika ada )

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    55

    iii. Seterusnya klik butang Simpan. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    56

    5.7.2 Bayaran PWR i. Klik submodul Bayaran PWR ii. Masukkan maklumat bayaran PWR untuk perihal dan kumpulan wang yang

    berkaitan. iii. Seterusnya klik butang Simpan.

    Nota: i. Klik butang untuk maklumat lanjut. ii. Klik butang untuk pembatalan baucar. iii. Semak butiran yang ditambah dalam sub modul Senarai

    pendahuluan/penambahan PWR.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    57

    5.7.3 Rekupmen PWR i. Klik submodul Rekupmen PWR. ii. Masukkan butiran untuk rekupmen. iii. Seterusnya klik butang Simpan.

    5.7.4 Senarai Pendahuluan/penambahan PWR i. Klik submodul Senarai Pendahuluan/penambahan PWR. ( Terimaan PWR

    yang dimasukkan dapat disemak secara bulanan )

    Peringatan: i. Rekupmen hanya boleh dibuat setelah penutupan buku tunai PWR dilakukan. ii. Tarikh rekupmen tidak boleh sama dengan tarikh penutupan buku tunai

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    58

    ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik butang Carian.

    5.7.5 Senarai Bayaran PWR i. Klik submodul Senarai Bayaran PWR. (Bayaran PWR yang dimasukkan

    dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    iii. Klik butang untuk mengemaskini maklumat selagi buku tunai PWR belum di tutup dan klik butang untuk membatalkan PWR.

    5.7.6 Senarai Terimaan Batal PWR i. Klik submodul Senarai Terimaan Batal PWR. ( Terimaan PWR Batal yang

    dimasukkan dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    59

    5.7.7 Senarai Bayaran Batal PWR i. Klik submodul Senarai Bayaran Batal PWR. ( Bayaran PWR Batal yang

    dimasukkan dapat disemak secara bulanan ) ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    5.7.8 Penutupan Buku Tunai PWR i. Klik submodul Penutupan Buku Tunai PWR. ii. Pastikan maklumat diisi dengan betul.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    60

    iii. Seterusnya klik butang Tutup. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    5.7.9 Buku Tunai PWR i. Klik submodul Buku Tunai PWR untuk tujuan kemaskini. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan. iii. Klik butang Carian. iv. Seterusnya klik butang Papar untuk paparan Buku Tunai Panjar Wang

    Runcit.

    Peringatan : Klik butang selepas mengisi ruangan tarikh.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    61

    5.8 Modul Pindah Peruntukan Klik Modul Pindah Peruntukan dalam Senarai Menu:

    5.8.1 Antara Kumpulan Mata Pelajaran (Kumpulan Wang Kerajaan sahaja) i. Klik submodul Antara Kumpulan Mata Pelajaran untuk membuat pindah

    peruntukan bagi kumpulan mata pelajaran sahaja. ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat pindah

    peruntukan bagi mata pelajaran yang berkaitan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    62

    iii. Seterusnya klik butang Hantar Permohonan. Mesej

    akan dipaparkan. iv. Maklumat pindah peruntukan yang telah dipohon boleh disemak di submodul

    Senarai Permohonan.

    5.8.2 Antara Butiran Bantuan Perkapita PCG (Kumpulan Wang Kerajaan sahaja) i. Klik submodul Antara Butiran Bantuan Perkapita (PCG) untuk membuat

    pindah peruntukan antara kumpulan mata pelajaran dan bukan mata pelajaran sahaja.

    ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat pindah peruntukan bagi peruntukan yang berkaitan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    63

    iii. Seterusnya klik butang Hantar Permohonan. Mesej

    akan dipaparkan. iv. Maklumat pindah peruntukan yang telah dipohon boleh disemak di submodul

    Senarai Permohonan.

    5.8.3 Antara Kumpulan Wang Sekolah (ketiga-tiga Kumpulan Wang) i. Klik submodul Antara Kumpulan Wang Sekolah untuk membuat pindah

    peruntukan antara kumpulan wang sekolah. ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan masukkan maklumat pindah

    peruntukan bagi peruntukan yang berkaitan.

    iii. Seterusnya klik butang Hantar Permohonan. Mesej

    akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    64

    iv. Maklumat pindah peruntukan yang telah dipohon boleh disemak di submodul Senarai Permohonan.

    5.8.4 Senarai Permohonan i. Klik submodul Senarai Permohonan untuk menyemak status permohonan

    bagi semua pindah peruntukan. ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Masukkan tahun dan klik butang

    Carian. Senarai pindah peruntukan yang telah dipohon akan dipaparkan mengikut tahun yang dipilih.

    Nota: 1. Klik butang untuk melihat maklumat lanjut mengenai permohonan. 2. Klik butang untuk membatalkan permohonan. (permohonan masih tersenarai) 3. Klik butang untuk hapus permohonan. (permohonan tiada dalam senarai) 4. Klik butang untuk mencetak borang pindah peruntukan.

    Perhatian: Selepas permohonan dibuat, borang hendaklah dicetak untuk memohon kelulusan secara manual.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    65

    5.9 Modul Penyesuaian Bank Klik Modul Penyesuaian Bank dalam Senarai Menu:

    5.9.1 Penyediaan Penyata i. Klik submodul Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan. iii. Seterusnya klik butang Carian.

    iv. Skrin berikut akan dipaparkan dan masukkan baki penyata bank pada bulan semasa dalam butang yang bertanda

    Nota : Pastikan Penyata Penyesuaian Bank bulan sebelumnya telah disahkan oleh Pengurus Sekolah.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    66

    5.9.1.1 Terimaan di buku tunai yang tiada dalam Penyata Bank i. Klik di Lampiran A(1). ii. Semak amaun dalam senarai berikut.

    iii. Jika amaun telah dikreditkan/dimasukkan ke dalam akaun bank ( bandingkan dengan penyata bank bulan semasa ), tandakan pada amaun tersebut seperti dalam Modul Terimaan ; submodul Senarai Terimaan. ( rujuk nota 3 dalam perkara 5.4.4 )

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    67

    5.9.1.2 Debit di Penyata Bank tiada dalam buku tunai ( Caj Bank ) i. Klik di Lampiran A(3). ii. Seterusnya klik butang Tambah.

    iii. Skrin berikut akan dipaparkan. Lengkapkan maklumat dan seterusnya klik butang Simpan.

    5.9.1.3 Bayaran di buku tunai tiada dalam Penyata Bank (Cek-cek yang belum ditunaikan ) i. Klik di Lampiran A(4). ii. Semak amaun dalam senarai berikut

    iii. Jika amaun telah didebitkan/dikeluarkan dari akaun bank ( bandingkan dengan penyata bank bulan semasa ), tandakan pada amaun tersebut seperti dalam Modul Bayaran ; submodul Senarai Bayaran. ( rujuk nota 3 dalam perkara 5.6.4 )

    Nota : Tarikh Penyata Bank adalah berdasarkan tarikh akhir penyata pada setiap bulan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    68

    5.9.1.4 Kredit di Penyata Bank tiada dalam buku tunai i. Klik di Lampiran A(5) ( Bagi terimaan terus ke Penyata Bank ; jika ada ).

    Skrin seperti berikut akan dipaparkan dan pilih yang mana berkaitan.

    ii. Jika klik Terimaan yang dikenalpasti, skrin berikut dipaparkan dan seterusnya klik butang Tambah.

    iii. Masukkan maklumat amaun yang telah dikreditkan seperti dalam skrin berikut dan klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    69

    iv. Jika klik Terimaan yang tidak dikenalpasti, skrin berikut dipaparkan dan seterusnya klik butang Tambah.

    v. Masukkan maklumat amaun yang telah dikreditkan seperti dalam skrin berikut dan klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    70

    vi. Klik di Lampiran A(6) ( Bagi faedah bank sahaja ; jika ada ) vii. Seterusnya klik butang Tambah.

    viii. Masukkan maklumat faedah bank yang telah dikreditkan seperti dalam skrin berikut dan klik butang Simpan.

    iv. Setelah tiada perubahan/kemaskini dan penyata imbang, sila klik butang Simpan pada skrin Penyata Penyesuaian Bank untuk menyimpan data tersebut.

    v. Seterusnya mesej akan dipaparkan.

    5.9.2 Penyata Penyesuaian Bank i. Klik submodul Penyata Penyesuaian Bank untuk semakan penyata

    penyesuaian bank yang telah disediakan.

    Nota : Tarikh Penyata Bank adalah berdasarkan tarikh akhir penyata pada setiap bulan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    71

    ii. Masukkan bulan dan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik butang Carian.

    5.10 Modul ABT/ABB Klik Modul ABT/ABB dalam Senarai Menu:

    5.10.1 Daftar ABT

    i. Klik submodul Daftar ABT ii. Masukkan butiran penghutang ( Akaun Belum Terima ) seperti skrin yang

    dipaparkan berikut dan seterusnya klik butang Simpan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    72

    5.10.2 Senarai ABT i. Klik submodul Senarai ABT untuk semakan senarai ABT yang telah

    dimasukkan.

    5.10.3 Senarai ABB i. Klik submodul Senarai ABB untuk semakan senarai ABB yang telah

    dimasukkan

    ii. Jika maklumat telah lengkap, klik butang bagi tujuan laporan akhir tahun. Butang akan hilang selepas maklumat ABB telah dihantar ke Kunci Kira-kira.

    Nota: 1. Maklumat ABB tidak perlu dimasukkan oleh pengguna kerana maklumat tersebut diambil dari

    Modul Daftar Bil ; Submodul Laporan Bil Belum Bayar.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    73

    5.11 Modul Laporan Klik Modul Laporan dalam Senarai Menu:

    5.11.1 Penyata Penerimaan dan Pembayaran i. Klik submodul Penyata Penerimaan Dan Pembayaran ii. Masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik

    butang Carian.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    74

    iv. Klik butang Cetak untuk mencetak dan klik butang Kembali untuk kembali kepada skrin asal.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    75

    5.11.2 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

    i. Klik submodul penyata pendapatan dan perbelanjaan ii. Masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik

    butang Carian.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    76

    iv. Klik butang Cetak untuk mencetak dan klik butang Kembali untuk kembali kepada skrin asal.

    5.11.3 Kunci Kira-kira i. Klik submodul kunci kira-kira. ii. Masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan seterusnya klik

    butang Carian.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    77

    iv. Klik butang Cetak untuk mencetak dan klik butang Kembali untuk kembali kepada skrin asal.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    78

    5.11.4 Akaun Subsidiari i. Klik submodul akaun subsidiari. ( carian bagi perihal yang aktif sahaja ) ii. Plih perihal dan masukkan tahun bagi maklumat yang ingin dipaparkan dan

    seterusnya klik butang Carian.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    iv. Klik butang Cetak untuk mencetak dan klik butang Kembali untuk kembali kepada skrin asal.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    79

    6.1 Log masuk ke e-SPKWS i. Buka web browser Internet Explorer.

    ii. Taip alamat http://www.moe.gov.my/spkws/ iii. Tekan Enter. iv. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

    BAB 6 Penggunaan Aplikasi Pengurus Sekolah

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    80

    v. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin berikut akan dipaparkan:

    vi. Jika ID Pengguna atau Kata Laluan adalah salah, mesej berikut akan dipaparkan:

    vii. Masukkan semula ID Pengguna dan Kata Laluan sehingga skrin seperti perkara v dipaparkan.

    viii. Jika pengguna terlupa ID Pengguna atau Kata Laluan, hubungi Pentadbir Sistem*. (* rujuk Bab 7)

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    81

    6.2 Tukar Kata Laluan: i. Klik Profil Pengguna

    ii. Kemaskini maklumat dan tukar kata laluan yang baru (jika ada) dan klik butang Kemaskini.

    iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    82

    6.3 Carian Kumpulan Wang i. Klik submodul Carian Kumpulan Wang dan pilih jenis kumpulan wang yang dikehendaki.

    Kemudian klik butang Pilih.

    ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan :

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    83

    6.4 Modul Permulaan Klik Modul Permulaan dalam Senarai Menu :

    6.4.1 Maklumat Sekolah i. Klik submodul maklumat sekolah untuk membuat pengesahan tahun mula guna

    sistem.

    ii. Klik butang Pengesahan. Setelah butang pengesahan di klik , mesej akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    84

    6.4.2 Maklumat Baki i. Klik submodul Maklumat Baki . Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

    ii. Klik butang Pengesahan sekiranya amaun tersebut adalah betul.Setelah butang pengesahan di klik , mesej akan dipaparkan.

    6.4.3 Maklumat Penyata Penerimaan & Pembayaran. i. Klik submodul Maklumat Penyata Penerimaan & Pembayaran dan skrin seperti berikut dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    85

    ii. Klik butang untuk membuat pengesahan maklumat . Sekiranya maklumat tersebut adalah betul, klik butang Pengesahan.

    6.4.4 Maklumat Penyata Pendapatan & Perbelanjaan. i. Klik submodul Penyata Pendapatan & Perbelanjaan dan skrin seperti

    berikut akan dipaparkan.

    Nota : Bagi pengesahan maklumat pembayaran, rujuk langkah langkah seperti perkara 6.4.4 i & ii .

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    86

    ii. Klik butang untuk membuat pengesahan maklumat. Sekiranya maklumat tersebut adalah betul, klik butang Pengesahan.

    6.4.5 Maklumat Kunci Kira-kira i. Klik submodul Maklumat Kunci Kira-Kira , semak semua maklumat dan klik

    butang Pengesahan jika semua maklumat tersebut adalah betul.

    Nota : Bagi pengesahan maklumat perbelanjaan, rujuk langkah-langkah seperti perkara 6.4.5 i & ii.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    87

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    88

    6.5 Batal Pengesahan Maklumat

    Jika terdapat sebarang pindaan dalam maklumat untuk setiap submodul dalam Modul Permulaan, klik butang seperti di bawah :

    Contoh 1 ;

    6.6 Modul Daftar Bil (Pembatalan Bil) Klik Modul Daftar Bil dalam Senarai Menu :

    Nota : Bagi membatalkan pengesahan bagi submodul Maklumat Akaun Bank Sekolah, Maklumat Baki, Maklumat Penyata Penerimaan Dan Pembayaran, Maklumat Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan & Maklumat Kunci Kira-Kira, caranya adalah sama seperti perkara 6.5 .

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    89

    6.6.1 Senarai Daftar Bil

    i. Klik submodul Senarai Daftar Bil. Seterusnya senarai akan dipaparkan seperti di bawah.

    ii. Klik butang untuk membatalkan bil dan klik butang untuk menghapuskan bil. Bil yang telah dibatalkan boleh disemak dalam Senarai Bil Batal manakala bil yang telah dihapus tidak akan disimpan dalam senarai.

    6.7 Modul Pindah Peruntukan Klik Modul Pindah Peruntukan dalam Senarai Menu :

    6.7.1 Senarai Permohonan

    i. Klik submodul Senarai Permohonan. Seterusnya senarai akan dipaparkan seperti di bawah mengikut tahun yang dipilih.

    Nota : Sebab-sebab pembatalan perlu dinyatakan dengan jelas sebelum pembatalan bil dibuat.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    90

    6.7.2 Kelulusan Pindahan - GB

    i. Klik submodul Kelulusan Pindahan. Seterusnya skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

    Nota: 1. Klik butang untuk melihat maklumat lanjut mengenai permohonan. 2. Klik butang untuk membatalkan permohonan. (permohonan masih tersenarai) 3. Klik butang untuk hapus permohonan. (permohonan tiada dalam senarai) 4. Klik butang untuk mencetak borang pindah peruntukan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    91

    ii. Klik butang untuk membuat kelulusan. Seterusnya skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    92

    iii. Klik butang untuk meluluskan pindah peruntukan atau klik

    butang untuk tidak meluluskan pindah peruntukan tersebut. Jika ada sebarang pertanyaan, sila masukkan dalam ruang catatan.

    6.8 Modul Penutupan Klik Modul Penutupan dalam Senarai Menu:

    6.8.1 Penutupan Bulanan i. Klik submodul Penutupan Bulanan. ii. Pilih bulan dan tahun yang dikehendaki.

    iii. Klik butang .

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    93

    iv. Seterusnya maklumat buku tunai terimaan dan bayaran akan dipaparkan seperti di bawah. Sekiranya maklumat adalah betul, klik butang sah. Mesej

    akak dipaparkan.

    Peringatan: i. Penutupan Akaun akan dilakukan pada setiap bulan SEBELUM kemasukan maklumat

    bulan berikutnya sebagai pengesahan ketepatan dan kebenaran maklumat terimaan dan bayaran yang dikuncimasuk.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    94

    v. Senarai penutupan buku tunai bulanan akan dipaparkan seperti di bawah:

    6.9 Modul Penyesuaian Bank Klik Modul Penyesuaian Bank dalam Senarai Menu :

    6.9.1 Pengesahan Penyata Penyesuaian Bank i. Klik submodul Pengesahan Penyata Penyesuaian Bank. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi penyata yang ingin disahkan. iii. Seterusnya klik butang Pengesahan.

    iv. Setelah pengesahan berjaya dibuat , senarai pengesahan Penyata Penyesuaian Bank akan dipaparkan dalam skrin berikut :

    Nota:

    i. Klik butang untuk membatakan penutupan bagi bulan tersebut

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    95

    6.9.2 Penyata Penyesuaian Bank i. Klik submodul Penyata Penyesuaian Bank. ii. Pilih bulan dan masukkan tahun bagi penyata yang telah disahkan. iii. Seterusnya klik butang Carian. Penyata akan dipaparkan.

    Nota : Jika maklumat yang dimasukkan adalah salah dan tidak tepat, Pengurus Sekolah hendaklah memaklumkan kepada Pembantu Tadbir untuk membuat pembetulan ke atas kesilapan terlebih dahulu sebelum melakukan pengesahan bagi maklumat tersebut. ( Bagi semua modul yang memerlukan pengesahan Pengurus Sekolah ). Klik butang untuk membatalkan pengesahan.

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    96

    7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh menghubungi pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika menggunakan e-SPKWS. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti berikut:

    No Nama Jawatan No Telefon E-mel

    1. Akauntan (KS) 03-8884 7293 2. Pn. Fairahanis Binti

    Serat Akauntan 03-8884 7549 [email protected]

    3. Pn. Nurul Fiza Binti Ahmad

    Akauntan 03-8884 7548 [email protected]

    4. En. Azmi Bin Ahmad Penolong Akauntan

    03-8884 7537 [email protected]

    5. En. Munawir Bin Mohd Rukun

    Penolong Akauntan

    03-8884 7553 [email protected]

    6. Pn. Farahah Binti Faisol

    Penolong Akauntan

    03-8884 7508 [email protected]

    7. Pn. Norhaini Binti Mohamad

    Penolong Akauntan

    03-8872 1435 [email protected]

    8. Pn. Nurayuni Binti Zinzuraini

    Penolong Akauntan

    03-8884 7515 [email protected]

    9. Pn. Rafizaitul Ashikin Binti Abdul Rashid

    Penolong Akauntan

    03-8884 7518 [email protected]

    10. Pn. Nurul Elliza binti Jasmin

    Pegawai Teknologi Maklumat

    03-8884 3693 [email protected]

    11. Pn. Norsharizan binti Muhamad

    Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

    03-8884 3833 [email protected]

    BAB 7 Perkhidmatan Dan Sokongan

  • Manual Pengguna Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS)

    97

    12. Pn. Rosmaria Binti Zakaria

    Pembantu Akauntan

    03-8884 7516 [email protected]

    13. Cik Norhasliza Binti Hassan

    Pembantu Akauntan

    03-8884 7516 [email protected]

    14. En. Ahmad Azmi Bin Mohamad

    Pembantu Akauntan

    03-8872 1436 [email protected]