manual pengguna mymesyuarat

Manual PenggunaMyMesyuarat

Tarikh dikemas kini 13 November 2013MyMesyuarat v1.2

Panduan Pengguna MyMesyuarat

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat....................................................................................11.1 Pendahuluan................................................................................................................11.2 Kebaikan MyMesyuarat...............................................................................................11.3 Objektif MyMesyuarat..................................................................................................2

2 Permulaan..........................................................................................................................32.1 Carta Alir MyMesyuarat...............................................................................................32.2 Jawatankuasa..............................................................................................................42.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat..........................................................52.4 Pengguna dan Kumpulan............................................................................................82.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat.............................................................8

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator................................................................103.1 Tetapan Jawatankuasa..............................................................................................10

3.1.1 Menambah Super Urus Setia .........................................................................103.1.2 Menambah Ahli Baru........................................................................................133.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu...........................................................133.1.2.2 Menambah ahli secara pukal .....................................................................13

3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas...............................................163.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa..........................................193.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel.............................................203.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa.....................................21

3.2 Menguruskan Ahli......................................................................................................213.2.1 Mengemas kini Ahli..........................................................................................213.2.2 Melihat Maklumat Ahli......................................................................................223.2.3 Menghapuskan Ahli..........................................................................................233.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli...........................................................................23

3.3 Tetapan Global...........................................................................................................233.4 Peranan.....................................................................................................................253.5 Menguruskan Gelaran...............................................................................................25

3.5.1 Menambah Gelaran.........................................................................................253.5.2 Mengemas kini Gelaran...................................................................................263.5.3 Menghapuskan Gelaran..................................................................................26

3.6 Menguruskan Gred....................................................................................................273.6.1 Gred.................................................................................................................273.6.1.1 Menambah gred..........................................................................................273.6.1.2 Mengemas kini Gred...................................................................................283.6.1.3 Menghapuskan Gred...................................................................................28

3.6.2 Skim Perkhidmatan..........................................................................................283.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan..................................................................293.6.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan............................................................293.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan...........................................................30

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan..............................................................................303.7.1 Menambah Semakan Tugasan........................................................................303.7.2 Mengemas kini Semakan Tugasan..................................................................313.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan.................................................................31

3.8 Menguruskan Templat Mesej.....................................................................................313.8.1 Mengemas kini Templat Mesej........................................................................323.8.2 Melihat Templat Mesej ...................................................................................32

3.9 Menguruskan Log......................................................................................................323.9.1 Menghapuskan Log.........................................................................................32

3.10 Melihat Statistik........................................................................................................323.11 Menukar Logo MyMesyuarat...................................................................................33

i


4 Menggunakan MyMesyuarat..........................................................................................344.1 Log masuk dan log keluar..........................................................................................344.2 Arahan Tukar Kata Laluan.........................................................................................354.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang.........................................................................364.4 Jawatankuasa............................................................................................................374.5 Profil...........................................................................................................................38

4.5.1 Mengemas kini Profil........................................................................................384.5.2 Menukar Kata Laluan.......................................................................................39

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa........415.1 Menguruskan Jawatankuasa.....................................................................................41

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa.......................................................................415.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa.........................................................................43

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan......................................................445.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa....................................................................445.2.1.1 Menambah Ahli ..........................................................................................445.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru.....................................................................................445.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa..............................465.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa...............................465.2.1.3 Mengemas kini Ahli....................................................................................465.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan.......................................................475.2.1.4 Menghapuskan Ahli.....................................................................................485.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat.........................................................48

5.2.2 Menguruskan Kumpulan.................................................................................495.2.2.1 Menambah Kumpulan.................................................................................505.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan...........................................................................505.2.2.3 Melihat Kumpulan.......................................................................................505.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan..........................................................................50

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa......................................................................515.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa..................................................515.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa............................................525.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa............................................52

5.4 Menguruskan Templat Mesej.....................................................................................525.4.1 Mengemas kini Templat Mesej........................................................................53

5.5 Menguruskan Peranan Pengguna.............................................................................555.5.1 Mengemas kini Kebenaran..............................................................................56

5.6 Menguruskan Pengumuman.....................................................................................595.6.1 Menambah Pengumuman...............................................................................595.6.2 Mengemas kini Pengumuman.........................................................................595.6.3 Melihat Pengumuman......................................................................................595.6.4 Menghapuskan Pengumuman.........................................................................60

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)................................616.1 Mesyuarat..................................................................................................................61

6.1.1 Menambah Mesyuarat.....................................................................................616.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik...........................................616.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik..............................................66

6.1.2 Melihat Mesyuarat............................................................................................676.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat.................................................68

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat...................................................................................686.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas..............................................................696.2.2 Mengemas kini Tugasan Mesyuarat................................................................696.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat...............................................................70

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa..........................................................................70

ii


6.3.1 Menambah Projek............................................................................................716.3.2 Mengemas kini Projek......................................................................................726.3.3 Melihat Projek..................................................................................................726.3.4 Menghapuskan Projek.....................................................................................726.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran...................................................................72

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat)..................................747.1 Mengambil Kehadiran................................................................................................74

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)..................................758.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya..............................................................75

8.1.1 Jana Templat Minit Default...............................................................................758.1.2 Salin Minit Mesyuarat Lalu...............................................................................768.1.3 Tambah Butiran ...............................................................................................798.1.3.1 Memindahkan Item......................................................................................81

8.1.4 Mengemas kini Keputusan..............................................................................828.1.5 Menghapuskan Keputusan..............................................................................828.1.6 Penambahan Keputusan di dalam Minit..........................................................82

8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan................................................................................838.2.1 Memohon Pengesahan....................................................................................83

8.3 Meminta Maklum balas Ahli.......................................................................................838.4 Edaran Minit...............................................................................................................858.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya ....86

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi...........................................................899.1 Persediaan Mesyuarat...............................................................................................89

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan............................................................................899.1.2 Penerimaan SMS jemputan.............................................................................899.1.3 Sahkan Kehadiran...........................................................................................89

9.2 Semasa Mesyuarat....................................................................................................909.2.1 Melihat Minit yang Lalu....................................................................................919.2.2 Melihat Keputusan...........................................................................................929.2.3 Buku Alamat.....................................................................................................929.2.4 Fail Arkib..........................................................................................................93

9.3 Selepas Mesyuarat....................................................................................................949.3.1 Mengemas kini Status......................................................................................949.3.2 Ubah suai kemas kini Maklum balas...............................................................999.3.3 Meninggalkan Komen......................................................................................99

9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat......................................................................101

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi..................................................................10210.1 Selepas Mesyuarat................................................................................................102

10.1.1 Menyemak Deraf Minit.................................................................................102

11 Lampiran......................................................................................................................104Lesen MyMesyuarat......................................................................................................104

iii

Manual Pengguna MyMesyuarat

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat

1.1 Pendahuluan

MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia.

MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah ditambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA) bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam.

Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah di mana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lain-lain.

1.2 Kebaikan MyMesyuarat

MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah:

a) Untuk Super Administrator• Memudahkan sistem pentadbiran• Memantau aktiviti mesyuarat

b) Untuk Super Urus Setia• Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa yang di

tugaskan ke atasnya• Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa

mereka

c) Untuk Urus Setia• Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat• Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik• Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara

1

Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome 24.x, Firefox 8.x,Internet Explorer 8.x dengan resolusi skrin 1024 x 76


automatik• Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik• Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah

disahkan oleh agensi

d) Untuk Pengerusi• Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah

diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat • Memantau status pengendalian• Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini• Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib

e) Untuk Ahli Mesyuarat• Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila-bila masa dan di

mana jua• Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status• Melakukan perbincangan secara atas talian (online)• Kemas kini Profil

1.3 Objektif MyMesyuarat

Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut:

• Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif.

• Membuatkan komunikasi di antara ahli mesyuarat lebih efisyen.• Memudahkan pertukaran maklumat• Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan

mesyuarat

2


2 Permulaan

Rajah 2.1: Proses mesyuarat

2.1 Carta Alir MyMesyuarat

Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMesyuarat. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahli-ahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu.

3


2.2 Jawatankuasa

Ciri jawatankuasa dalam MyMesyuarat, boleh digunakan untuk mewakili satu agensi, mesyuarat-mesyuarat di bawah satu bahagian atau jawatankuasa yang telah ditubuhkan. Satu Jawatankuasa Peringkat Paling Atas boleh mempunyai banyak Sub-Jawatankuasa yang lain dan sub-jawatankuasa juga boleh mempunyai paras sub-jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa.

Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa

Dalam rajah 1, adalah contoh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan 3 agensi di bawahnya iaitu Jabatan Pengajian Politeknik, Jabatan Pengajian Tinggi serta Jabatan Pengajian Kolej Komuniti. Kementerian dan kesemua agensi di bawahnya merupakan Jawatankuasa Peringkat Paling Atas. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas kementerian diselenggara oleh Super Administrator (SA) dan Super Urus Setia (SU), manakala Jawatankuasa Peringkat Paling Atas bagi 3 agensi di bawahnya diselenggara oleh Super Urus Setia (SU). Setiap agensi boleh melantik SU masing-masing untuk menyelenggara MyMesyuarat di peringkat agensi itu sendiri.

Jawatankuasa Pengurusan Atasan dan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat adalah sub-jawatankuasa bagi kementerian. Manakala, Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan dan Jawatankuasa Pemandu ICT pula adalah sub-jawatankuasa bagi Bahagian

4

JawatankuasaPengurusan Atasan

Kementerian PendidikanMalaysia (KPM)

Jabatan PengajianPoliteknik

Jabatan Pengajian Tinggi

Jabatan PengajianKolej Komuniti

Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat

Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat

Bulanan

Jawatankuasa Pemandu ICT

SA

U

U

U

U

SU SU SU

Jawatankuasa Peringkat Paling AtasJawatankuasa Peringkat Paling Atas

SubjawatankuasaSubjawatankuasa

SU

MesyuaratBil 1 Tahun 2012

MesyuaratBil 1 Tahun 2012


Pengurusan Sumber Maklumat. Sub-jawatankuasa ini diuruskan oleh Urus Setia (U). Semua mesyuarat yang tergolong dalam kategori sama, contohnya mesyuarat-mesyuarat bulanan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat boleh dinamakan sebagai satu kategori/jawatankuasa.

Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat

Dalam Rajah 2.3, Jawatankuasa Pengurusan Atasan diwujudkan sebagai sub-jawatankuasa kepada Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala, untuk wujudkan sub-jawatankuasa Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan. Wujudkan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat sebagai satu sub-jawatankuasa di bawah kementerian. Kemudian, wujudkan sub-jawatankuasa dengan nama Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat.

Perbezaan antara Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa dipaparkan pada laman utama MyMesyuarat, seperti dalam Rajah 2.3. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas tidak mempunyai garisan di bahagian hadapan. Manakala sub-jawatankuasa mempunyai garisan di bahagian hadapan. Sekiranya garisan tersebut adalah panjang bermakna, sub-jawatankuasa tersebut adalah sub kepada sub-jawatankuasa yang lain. Contohnya Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan.

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat

Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat:

• Ahli - Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemas kini status tugas yang telah diberi.

• Pengerusi - Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupakan seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan sebahagian daripada ahli.

5

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Subjawatankuasa Subjawatankuasa Subjawatankuasa Subjawatankuasa Subjawatankuasa Subjawatankuasa Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas


• Urus Setia - Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.

Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.

Di bawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat.

• Ahlio Menukar kata laluan sendirio Mengemas kini profilo Mengemas kini kehadirano Meninggalkan komeno Mengemas kini status maklum

balas

• Pengerusio Menukar kata laluan sendirio Mengemas kini profilo Mengemas kini kehadirano Meninggalkan komeno Meluluskan edaran minit

• Urus Setiao Menguruskan sub-jawatankuasao Mendaftarkan ahli di dalam

jawatankuasao Menguruskan kumpulan di dalam

sesebuah jawatankuasao Menguruskan projek di dalam

sesebuah jawatankuasao Menguruskan mesyuarat di

dalam sesebuah jawatankuasao Menguruskan keputusan/minito Menguruskan kemas kini status

maklum balas

• Super Administratoro Mendaftar ahli ke dalam

sistemo Menguruskan jawatankuasao Menguruskan pangkato Menguruskan skimo Menguruskan gredo Menguruskan senarai

semakan mesyuarato Mengemas kini format minito Mengubah tetapan sistemo Memantau log penggunaan

sistem o Memantau aktiviti ahli,

jumlah mesyuarat/keputusan dan laporan bulanan

o Reset kata laluan pengunao Mengaktifkan semula akaun

pengguna yang telah dikunci• Super Urus Setia

o Menguruskan jawatankuasao Mendaftar ahli ke dalam sistemo Reset kata laluan penguna

kecuali Super Administratoro Mengaktifkan semula akaun

pengguna yang telah dikunci

6


Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:

Rajah 2.4: Carta alir mesyuarat

7


Di dalam MyMesyuarat, ahli-ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa-apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir di mana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahli-ahli yang lain hanya boleh melihat.

Kebenaran

Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem.

2.4 Pengguna dan Kumpulan

Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut.

Ahli di dalam jawatankuasa boleh dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut bahagian, gred, skim perkhidmatan.

Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih.

2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat

Jadual di bawah merupakan penerangan tentang ikon yang digunakan di dalam MyMesyuarat.

Ikon Penerangan

Kemas kini

Lihat

Hapus

Kemas kini

Aliran

Semakan

Pengumuman

Mesej

Ahli

Reset kata laluan

Emel

8


Ikon Penerangan

Mengubah posisi ke atas

Mengubah posisi ke bawah

Menambah sub-jawatankuasa

9


3 Tetapan MyMesyuarat: Super AdministratorSuper Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah pemasangan. Setelah pemasangan MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang dicipta.

Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem.

Rajah 3.1: Panel “Tugas-tugas lain”

Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam “Tugas-Tugas Lain” yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas.

3.1 Tetapan Jawatankuasa

Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan melantik seorang Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat.

Jawatankuasa hanya boleh dicipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemas kini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau mana-mana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat.

3.1.1 Menambah Super Urus Setia

Walaupun Super Administrator boleh menambah ahli sebagai pengguna sistem, tetapi adalah amat penting untuk menambah Super Urus Setia terlebih dahulu. Super Urus Setia dapat meringankan beban Super Administrator di Kementerian untuk mendaftarkan ahli baru.

10


Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru ke dalam sistem :

1. Log masuk sebagai Super Administrator.

2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Tambah ahli baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli.

11

2

3


4. Masukkan maklumat di setiap ruangan. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.

5. Setelah selesai mengisi maklumat, klik butang “Simpan”. Apabila maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks 'Maklumat ahli telah disimpan'.

Jadual berkenaan maklumat profil pengguna

ID Pengguna Nama yang akan digunakan semasa log masukKata laluan Kata laluan yang akan digunakan semasa log masukSahkan kata laluan Ruang untuk mengesahkan kata laluanAdmin Ruang untuk menentukan akses paras pengguna sama ada

pengguna adalah Ahli Biasa, Super Admin atau Super Urus Setia Kedudukan jawatan Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau

KSU/KP• Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan

mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat.

• Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa di bawah kelolaanya sahaja.

12

4

5


Jadual berkenaan maklumat profil pengguna

Gelaran Gelaran penggunaNama Nama penggunaNo. IC/No Passport Nombor IC/Passport penggunaJawatan Jawatan penggunaSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian penggunaKementerian/Agensi Kementerian/Agensi penggunaSkim Perkhidmatan Skim perkhidmatan penggunaGred Gred penggunaEmel Emel penggunaCC Emel Emel yang akan dihantar bersama semasa penghantaran emel

oleh admin MyMesyuaratAlamat Alamat penggunaTelefon Nombor telefon penggunaFaks Nombor faks penggunaMobil Nombor mobil penggunaTelco Talian telco penggunaJawatankuasa Jawatankuasa yang ingin ditetapkan kepada pengguna

3.1.2 Menambah Ahli Baru

Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu:

• Secara satu persatu• Secara pukal

3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu

Rujuk 3.1.1 untuk menambah ahli secara satu per satu mengikut cara yang sama.

3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal

Menambah ahli secara pukal adalah cara yang paling cepat untuk memasukkan data pengguna ke dalam sistem MyMesyuarat.

13

Peringatan!Adalah dinasihatkan bahawa Super Administrator perlu berada di peringkat Kementerian sahaja. Ini adalah bagi menjamin keselamatan data pengguna dan jawatankuasa yang lain. Super Administrator perlu melantik Super Urus Setia di peringkat Agensi bagi menggantikan peranan Super Administrator untuk menambah ahli ke dalam sistem.


Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru secara pukal ke dalam sistem :


2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”, sistem akan memaparkan skrin untuk muatnaik rekod ahli.

4. Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format .xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah ditetapkan. Klik pautan “sini” untuk memuat turun templat fail .xls dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat fail tersebut.

14

2

3

4

5

6


5. Pastikan field yang wajib diisi seperti yang telah dinyatakan pada petunjuk diisi dengan lengkap. Setelah selesai, klik butang “Browse” dan pilih fail .xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut dan kemudian klik “Open”.

6. Seterusnya klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod ahli yang terdapat di dalam fail ke dalam sistem MyMesyuarat.

7. Perkataan “Berjaya. Sebanyak 1 rekod telah diimport.” akan terpapar di skrin. Klik butang “Hantar” untuk menghantar emel berkenaan Id Pengguna dan Kata Laluan kepada setiap ahli yang didaftarkan ke dalam sistem.

15

7


Rajah 3.2: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan

3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas merupakan jawatankuasa utama yang menyenaraikan nama kementerian dan agensi di bawahnya sahaja. Ini adalah kerana, jawatankuasa Peringkat Paling Atas mempunyai maklumat berkenaan Tetapan Emel dan Tetapan SMS yang berbeza mengikut maklumat emel dan SMS di agensi masing-masing. Tetapan-tetapan inilah yang menentukan sama ada emel dapat dihantar atau tidak kepada ahli mesyuarat. Walau bagaimanapun, jawatankuasa Peringkat Paling Atas ini hanya boleh dicipta oleh Super Administrator tetapi ianya masih boleh dikemas kini oleh Super Urus Setia atau Urus Setia jawatankuasa terbabit. Terdapat beberapa tetapan yang perlu dikemas kini oleh Super Administrator atau Super Urus Setia. Antaranya adalah Tetapan Umum, Tetapan Emel dan Tetapan SMS. Berikut adalah langkah untuk mengemas kini kesemua tetapan tersebut :

16


Langkah-langkah untuk mengemas kini TETAPAN UMUM :


2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Jawatankuasa”. Sistem akan memaparkan senarai Jawatankuasa di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Tambah Jawatankuasa”.

4. Sistem akan memaparkan halaman Kemas kini jawatankuasa. Masukkan maklumat di ruangan yang terdapat di tab Tetapan Umum. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.

5. Setelah selesai maklumat diisikan, klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa yang baru dicipta beserta ahli di dalamnya. Super Administrator merupakan Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut dan beliau perlu

17

2

3

4

5


menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan klik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia yang tersendiri.

Ruang Penerangan

Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.

Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (Contoh: Bil 1 Tahun 2013)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada ruangan ini:

• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Format paparan jadual laporan maklumbalas

Urus Setia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.

• Terhad – Data tidak dienkrip. Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.

• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

• Rahsia - Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang dibincangkan didalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

18


3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan Emel”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan emel seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.3: Skrin untuk membuat tetapan Emel

Ruang Penerangan

Kaedah Emel Kaedah emel yang digunakan sama ada smtp atau localhost

Emel Dari Emel yang akan dipaparkan apabila emel dihantar kepada pengguna (contoh: [email protected])

Emel (Nama) Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna

Host SMTP Nama SMTP Host

Port SMTP Nombor port SMTP

ID SMTP ID bagi emel SMTP yang digunakan.

Kata Laluan SMTP Kata laluan bagi emel SMTP yang digunakan

19


3.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel

MyMesyuarat menyediakan ruang kepada pengguna untuk menetapkan penghantaran emel mengikut situasi bersesuaian kepada setiap setiap Kementerian. Contoh, jika Kementerian A tidak mahu penghantaran emel bagi jemputan mesyuarat dijalankan, Super Administrator perlu melakukan penetapan tersebut. Untuk melakukan tetapan tersebut, klik pada ikon “Mesej-Mesej” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Konfigurasi Emel”. Semak kebenaran penghantaran emel yang disediakan dan kemas kini jika perlu.

Rajah 3.4: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel

20


3.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan SMS”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan SMS seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.5: Skrin untuk membuat tetapan SMS

Ruang Penerangan

ID Pengguna ID Pengguna yang telah ditetapkan oleh MySMS

Kata Laluan Kata laluan yang telah ditetapkan oleh MySMS

Kata Kunci Kata kunci yang telah ditetapkan oleh MySMS

Nama Agensi/Jawatankuasa Nama agensi/Jawatankuasa yang ingin dilakukan tetapan

3.2 Menguruskan Ahli

Super Administrator berperanan untuk menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemas kini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat.

3.2.1 Mengemas kini Ahli

Klik pada ikon “Kemas kini profil” yang berada di sebelah nama ahli untuk mengemas kini maklumat ahli.

21


Rajah 3.6: Skrin untuk kemas kini profil ahli

Ubah maklumat ahli. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod.

3.2.2 Melihat Maklumat Ahli

Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butir-butir pengguna akan dipaparkan bersama-sama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat.

Rajah 3.7: Melihat maklumat ahli

22


3.2.3 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapuskan ahli” di sebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang “Ok” diklik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna.

Rajah 3.8: Menghapuskan ahli

3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli

Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon “Set semula kata laluan”. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang “Ok” diklik, kata laluan ahli akan ditetapkan semula, manakala jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali.

Rajah 3.9: Tetap semula katalaluan Ahli

3.3 Tetapan Global

Kawalan konfigurasi global MyMesyuarat adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemas kini fail mymeeting.php. Fail ini perlu di dalam mode kemas kini supaya anda boleh mengedit

23


konfigurasi anda.

Tetapan global boleh diakses dengan mengklik ikon “Tetapan Global” yang disenaraikan di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem.

Ruang PeneranganURL Pelayan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat andaNama Agensi Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan

nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajukAlamat agensi Alamat agensi andaSlogan Agensi Slogan agensi andaFormat Tarikh Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah

(hari/bulan/tahun)Format masa Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit

am/pm (g:i a)Bilangan Hari untuk Peringatan

Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemas kini maklum balas mereka.

Papar jawatan pada Minit dan Laporan Maklumbalas

Sekiranya kotak ditanda, maka jawatan akan dipaparkan di bahagian bawah 'Tindakan' di dalam minit mesyuarat. Jika tidak, nama ahli mesyuarat yang akan terpapar di bahagian tersebut.

Bilangan hari untuk sahkan kehadiran

Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehadiran mereka

Klik butang “Simpan” dan klik pautan “Muat Semula untuk menyimpan rekod. Setelah rekod berjaya disimpan, sistem akan memaparkan teks “Tetapan global telah disimpan”.

Rajah 3.10: Super Administrator mengemas kini tetapan global

24


3.4 Peranan

Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya.

Rajah 3.11: Senarai peranan tetap

3.5 Menguruskan Gelaran

Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah En, Pn, Dr dan lain-lain. Kesemua gelaran yang ditambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi memastikan setiap data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tepat.

3.5.1 Menambah Gelaran

Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Gelaran” di dalam panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Gelaran” di sebelah kanan laman sistem.)

Klik pada pautan “Tambah gelaran baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan.

Rajah 3.12 : Tambah gelaran baru

Ruang Penerangan

Gelaran Nama gelaran yang digunakan semasa mendaftarkan ahli

Isikan maklumat tentang gelaran dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah direkod di dalam sistem.

25


Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap

3.5.2 Mengemas kini Gelaran

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran. Kemas kini maklumat gelaran. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya direkod oleh sistem.

Rajah 3.14: Kemas kini gelaran

3.5.3 Menghapuskan Gelaran

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran.

Rajah 3.15: Menghapuskan gelaran

26


3.6 Menguruskan Gred

Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Gred” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman gred. (Laman gred juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Gred” yang terletak di sebelah kanan sistem).

Skim perkhidmatan dan juga gred boleh diuruskan di dalam laman ini.

Rajah 3.16: Laman gred

Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah F, M, dan lain-lain. Contoh gred di dalam MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lain-lain. Kesemua skim perkhidmatan dan gred akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat.

3.6.1 Gred

3.6.1.1 Menambah gred

Klik pada pautan “Tambah gred”, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred.

Rajah 3.17: Tambah gred

27


Ruang PeneranganGred Gred ahliRank Pangkat gred tersebut

Isikan maklumat gred dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.1.2 Mengemas kini Gred

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Kemas kini maklumat gred. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.1.3 Menghapuskan Gred

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred.

Rajah 3.18: Menghapuskan gred

3.6.2 Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Uruskan gred jawatan”, sistem akan memaparkan laman skim perkhidmatan.

28


Rajah 3.19: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan

3.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Tambah skim perkhidmatan” sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan.

Rajah 3.20: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan

Ruang PeneranganNama Skim perkhidmatan

Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan. Kemas kini maklumat skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai skim perkhidmatan yang telah berjaya direkod oleh sistem.

29


Rajah 3.21: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan

3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.22: Menghapuskan skim perkhidmatan

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan

Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiap-tiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan disalin ke dalam jawatankuasa yang baru direka. Contoh semakan tugasan adalah:-

• Penempahan bilik mesyuarat• Penyediaan projektor

Semakan sistem menyeluruh boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai semakan” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai Semakan” di sebelah kanan sistem.

3.7.1 Menambah Semakan Tugasan

Klik pada pautan “Tambah semakan baru sistem” untuk menambah semakan sistem.

30


Rajah 3.23: Skrin untuk menambah semakan sistem

Ruang PeneranganNama Nama/penerangan tentang semakan sistemKeutamaan Tahap kepentingan semakan sistem

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.7.2 Mengemas kini Semakan Tugasan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemas kini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemas kini berjaya direkod.

Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem

3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan

Klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.25: Menghapuskan semakan sistem

3.8 Menguruskan Templat Mesej

Templat mesej adalah templat tetap yang akan disalin ke dalam mesej templat jawatankuasa di mana ia akan digunakan untuk menjana templat semasa emel dihantar kepada sesebuah jawatankuasa yang lain.

31


Templat mesej boleh diakses dengan mengklik pada ikon “Mesej-mesej” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-Mesej” pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemas kini isi kandungan mesej templat ini.

3.8.1 Mengemas kini Templat Mesej

Klik ikon “Kemas kini” yang berada bersebelahan dengan templat mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemas kini adalah adalah sama dengan langkah untuk Urus Setia mengemas kini mesej templat jawatankuasa mereka.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai mesej templat yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya disimpan.

3.8.2 Melihat Templat Mesej

Untuk melihat mesej templat sistem, klik pada ikon “Lihat”.

3.9 Menguruskan Log

MyMesyuarat mempunyai modul log di mana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama.

3.9.1 Menghapuskan Log

Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh dihapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas.

Klik pada pautan “Hapus log – 6 bulan lalu” untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas.

Klik pada pautan “Hapus log – 1 tahun lalu” untuk menghapuskan log satu tahun yang lalu.

Rajah 3.26: Menghapuskan sistem log

3.10 Melihat Statistik

Melihat statistik adalah seperti laporan tentang penggunaan MyMesyuarat di dalam jawatankuasa tertentu. Super Administrator boleh memantau keaktifan sesebuah jawatankuasa.

32


Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang “Cari” untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari.

Rajah 3.27: Paparan statistik sistem

Kriteria carian adalah seperti berikut:

• Aktiviti ahIi - Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan.

• Jumlah Keputusan - Akan menyenaraikan maklumat tentang jumlah mesyuarat dan jumlah keputusan.

• Hantar Laporan Bulanan - Boleh menjana laporan mengikut kementerian/agensi dan bulan.

3.11 Menukar Logo MyMesyuarat

Logo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon “Tetapan global”. Klik pada pautan “Kemas kini logo”.

Rajah 3.28: Pautan “Kemas kini logo”

Klik butang “Browse” dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan.

Rajah 3.29: Skrin untuk mengemas kini logo

33

Logo yang ingin digantikan hendaklah berformat .jpg/.jpeg dan bersaiz 155x80 px


4 Menggunakan MyMesyuarat

4.1 Log masuk dan log keluar

Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciri-ciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di pelayan MyMesyuarat.

Log Masuk

Rajah 4.1: Log masuk sistem

Taip alamat MyMesyuarat seperti https://<<nama kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan “ID pengguna” dan “kata laluan” pada laman “Log Masuk”. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang “Log masuk” untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman “Jawatankuasa”.

Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan digodam.

Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan

Akaun log masuk anda akan disekat setelah melakukan 6 kali percubaan untuk log masuk. Apabila akaun disekat, hubungi urus setia jawatankuasa anda atau super admin atau super urus setia untuk mengaktifkan semula akaun anda.

34


Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6 kali percubaan

Log KeluarAnda boleh mendapatkan pautan “Log keluar” di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan “Log Keluar”, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin “Log Masuk”.

Rajah 4.4: Berjaya log keluar

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan

MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka.

35

Peringatan!

MyMesyuarat mempunyai session timeout di mana ia akan log keluar secara sendiri jika sistem berada di dalam keadaan terbiar selama 200 minit.


Rajah 4.5: Tukar kata laluan

Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah.

Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselamatan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor.

4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang

MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan “Lupa kata laluan” diklik, skrin akan memaparkan skrin di bawah:

Rajah 4.7: Lupa kata laluan?

Apabila anda memasukkan alamat emel anda, MyMesyuarat akan menghantar emel kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda.


36


Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh klik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah dinasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda.

Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk:

Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?

Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.

4.4 Jawatankuasa

Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut:

Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat

Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna.

37

Nota : Kata laluan yang telah ditetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda.


Rajah 4.11: Panel tugas

Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” ditaip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah:

Rajah 4.12: Fungsi carian

Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.

4.5 Profil

Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun.

4.5.1 Mengemas kini Profil

Klik pada pautan label nama ID pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemas kini profil.

38


Rajah 4.13: Kemas kini profil

Ruang PeneranganID Pengguna ID pengguna yang digunakan semasa log masukGelaran Gelaran andaNama Nama andaNombor IC Nombor IC andaJawatan Jawatan andaSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian andaKementerian/Agensi Kementerian/Agensi andaSkim perkhidmatan Skim perkhidmatan andaGred Gred andaEmel Emel andaCc Emel Cc Emel andaAlamat Alamat andaTelefon Nombor Telefon andaFaks Nombor Faks andaMobil Nombor Mobil andaTelco Telco yang anda gunakan

Kemas kini profil anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”.

4.5.2 Menukar Kata Laluan

Pada skrin “Kemas kini Profil”, klik pada pautan “Tukar kata laluan”. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemas kini kata laluan.

39



Ruang PeneranganKata laluan lama Kata laluan lama andaKata laluan baru Kata laluan baru pilihan andaSahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod sistem akan memaparkan skrin “Kemas kini Profil” kembali.

40


5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan JawatankuasaUrus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.

5.1 Menguruskan Jawatankuasa

Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa

Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub-jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub-jawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah sub-jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa

Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa

41


Ruang PeneranganNama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada

laporan dan minit.Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila

terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Format paparan jadual pada laporan maklumbalas

Urus Setia boleh menetapkan laporan maklum balas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.• Terhad – Data tidak dienkrip (encrypt). Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.• Rahsia - Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.

42


5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa

Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemas kini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa

Ruang PeneranganInduk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub-

jawatankuasaNama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di

dalam minitNama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang

perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat.Templat bilangan mesyuarat

Templat bilangan mesyuarat yang dijanakan oleh MyMesyuarat.

Templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat.

Format paparan jadual pada laporan maklumbalas

Urusetia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan samada latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.

• Terhad – Data tidak dienkrip (encrypt). Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.

• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

• Rahsia - Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli

43


Ruang Peneranganjawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang dijana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta.

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan

Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahli-ahli” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa

Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.

5.2.1.1 Menambah Ahli

Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut Kementerian/Agensi mereka.

5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa.

44


Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama ahliID pengguna ID pengguna ahliEmel Emel ahliPeranan Peranan ahli yang ingin ditetapkanGelaran Gelaran ahliJawatan Jawatan ahliSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian ahliSkim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahliGred Gred ahliAlamat Alamat ahliTelefon Nombor telefon ahliFaks Nombor faks ahliMobil Nombor mobil ahli

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya direkod.

45

Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyen/bahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemas kini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut.


5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut Kementerian/Agensi mereka.

Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa

Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan Kementerian/Agensi/Jawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu tersebut. Setelah memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut Kementerian/Agensi/Jawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.

5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa

Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”.

Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli

5.2.1.3 Mengemas kini Ahli

Klik ikon “Kemas kini” pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

46


Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli diklik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.:

Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat

5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan

Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahli-ahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” di mana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa

47

Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja.


Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli.

Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli

Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain, susun ahli di bawah menggunakan kaedah 'drag & drop'.

5.2.1.4 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon “Set semula kata laluan” akan

48


dipaparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat.

Rajah 5.11: Set semula kata laluan

Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk (nama ahli) telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lain-lain)

Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu:

• Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut.

• Keputusan juga boleh ditetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut.

Rajah 5.12: Senarai kumpulan berserta ahli di dalam kumpulan tersebut

49


5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama.

Rajah 5.13: Penambahan kumpulan

Ruang PeneranganNama Nama kumpulanAhli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan

Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”.

50


Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:

• Menempah bilik mesyuarat• Menyediakan projektor• Cetak agenda mesyuarat

Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.

5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa)” untuk menambah senarai tugasan baru.

Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama/Penerangan tentang tugasanKeutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakanAhli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan.

51


5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Kemas kini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”.

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini.

Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa

5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali.

Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan

5.4 Menguruskan Templat Mesej

Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang digunakan untuk menjana emel yang dihantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-mesej” pada laman utama “Jawatankuasa”. Urus Setia boleh melihat maklumat templat dan boleh mengemas kini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat.

Tiada mesej templat baru yang boleh direka kerana templat ini adalah templat tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklum balas, jemputan mesyuarat). Mesej templat ini boleh dikemas kini.

52

Senarai semakan untuk mesyuarat akan datang tidak akan terjejas jika senarai semakan telah dihapuskan di sini.


5.4.1 Mengemas kini Templat Mesej

Kesemua templat di bawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh dikemas kini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej templat tertentu:

Bil. Jenis mesej templat Penerangan

1. Jemputan ke mesyuarat Emel yang dihantar untuk menjemput ahli ke mesyuarat

2. Perubahan mesyuarat Emel yang dihantar jika terdapat perubahan kepada maklumat mesyuarat

3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan

4. Peringatan kemas kini status tindakan

Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemas kini status tindakan.

5. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk mesyuarat

6. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan

7. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan

8. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat

9. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi

10. Makluman tentang penugasan keputusan

Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan

11. Memohon pengesahan minit mesyuarat

Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat

12. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat

13. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk minit mesyuarat

14. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan

15. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan disetkan semula

16. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama

17. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang baru didaftarkan

53


Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej Placeholders merupakan satu pemboleh ubah di dalam templat mesej. Walaupun templat mesej diubah ke Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Melayu, pembolehubah ini tetap sama dengan pembolehubah asal. Jenis templat mesej yang berlainan mempunyai pemegang yang berbeza.

Jika ruang letak digunakan di dalam templat mesej, ia akan digantikan dengan nilai-nilai seperti di bawah:

Placeholders Penerangan%name Nama penerima%slogan Slogan agensi%Meeting.meeting_title Tajuk mesyuarat%Meeting.meeting_date Tarikh mesyuarat%Meeting.venue Tempat mesyuarat%Meeting.meeting_num Bilangan mesyuarat%OldMeeting.meeting_title Tajuk mesyuarat lepas%OldMeeting.meeting_date Tarikh mesyuarat lepas%OldMeeting.venue Tempat mesyuarat lepas%Decision.description Kandungan keputusan%due_date Tarikh akhir%days_left Bilangan hari yang tinggal untuk ahli%Link.confirm:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman pengesahan

kehadiran%Link.decision:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman keputusan%Link.meeting:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman mesyuarat%Link.meeting:word Pautan ke mesyuarat dijana untuk perkataan 'word'%Link.password:word Pautan untuk ke laman tetap semula kata laluan dijana

untuk perkataan 'word'%Comment.comment Kandungan ulasan%Comment.user Ahli yang meniggalkan ulasan%Status.description Kandungan maklum balas%Status.user Ahli atau kumpulan yang telah memberikan maklum balas%updater Ahli yang membuat perubahan%chairperson Ahli yang menjadi pengerusi mesyuarat tersebut%%content to repeat …content to repeat%%

Butiran akan diulang

%username ID pengguna yang telah didapatkan semula%newpassword Kata laluan baru%Meeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat%Meeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat%OldMeeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat yang lepas%OldMeeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat yang lepas%am_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm%pg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg%oldam_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm bagi

mesyuarat yang lepas%oldpg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg bagi

mesyuarat yang lepas

54


Placeholders Penerangan%Committeetodo.name Senarai semak untuk jawatankuasa%Committeetodo.priority Keutamaan senarai semak jawatankuasa%Meetingtodo.name Senarai semak mesyuarat%Meetingtodo.priority Keutamaan senarai semak mesyuarat%announcements.description Pengumuman yang dibuat%committees.uppname Nama jawatankuasa berhuruf besar

5.5 Menguruskan Peranan Pengguna

Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa

MyMesyuarat mempunyai tetapan kebenaran yang telah ditetapkan semasa proses pemasangan. Jika anda ingin mengemas kini kebenaran tersebut, sila rujuk pada tajuk ini. Tetapan kebenaran untuk jawatankuasa MyMesyuarat akan menentukan siapa yang boleh melakukan tugas-tugas tertentu. Ia boleh dibezakan berdasarkan peranan masing-masing. Kebenaran jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Kebenaran” yang terletak pada nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”

Kebenaran adalah berdasarkan model di dalam MyMesyuarat. Model merupakan satu entiti yang merujuk kepada beberapa komponen yang di perlukan untuk menggerakkan fungsi MyMesyuarat. Setiap model mempunyai kebenaran tentang siapa yang boleh menggunakan atau siapa yang boleh melihatnya.

Senarai kebenaran boleh dibahagikan kepada:

• Mencipta • Melihat• Mengemas kini• Menghapuskan

Model yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah:

• Jawatankuasa• Semakan jawatankuasa• Aliran kerja model• Pengumuman• Templat• Ahli-ahli• Kumpulan• Mesyuarat• Mesyuarat -Dijemput• Mesyuarat -Telah hadir• Kehadiran

55


• Kehadiran -Dijemput• Semakan mesyuarat• Minit -Mod draf• Minit - Telah diluluskan• Kelulusan edaran minit• Laporan• Keputusan• Keputusan -Ditugaskan• Keputusan -Telah diterima• Keputusan -Mesyuarat akan datang• Projek• Projek -Terlibat• Status ahli• Status ahli -Sendiri• Maklumbalas kumpulan• Maklumbalas kumpulan -Sendiri

Sebagai contoh, jika pengguna telah diberi kebenaran untuk melihat model kehadiran tetapi mereka tidak dibenarkan untuk mengemas kini, menghapuskan, dan mencipta. Maka, pengguna hanya boleh melihat kehadiran tersebut tanpa boleh mengemas kini, menghapuskan dan mencipta.

5.5.1 Mengemas kini Kebenaran

Untuk mengemas kini sesetengah kebenaran untuk peranan, pilih peranan yang ingin dikemas kini. Kemudian, senarai kebenaran untuk peranan tersebut akan dipaparkan.

Semak kebenaran yang ingin diberikan dan klik butang “Simpan”.

56

Admin akan mempunyai senarai kebenaran tersendiri


Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia

57


Rajah 5.20: Peranan yang ditetap untuk Ahli

Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi

58


5.6 Menguruskan Pengumuman

Pengumuman yang ditambah akan dipaparkan apabila pautan “Jawatankuasa” diklik (akan dipaparkan pada kalendar). Pengumuman termasuk sebarang notis dan berita yang ingin dipaparkan kepada semua pengguna akan dipaparkan di dalam kalendar. Setiap pengumuman yang dimasukkan oleh Urus Setia akan diterima oleh setiah ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.6.1 Menambah Pengumuman

Pada skrin “Jawatankuasa”, klik pada ikon “Pengumuman” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa. Skrin pengumuman akan dipaparkan. Klik pada pautan “Tambah pengumuman baru”. Skrin “Pengumuman” akan dipaparkan.

Rajah 5.22: Penambahan pengumuman

Ruang PeneranganPenerangan Isi kandungan pengumuman yang akan dipaparkan pada skrin

utama jawatankuasa

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat, jika pengumuman Berjaya direkod, sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada setiap ahli jawatankuasa. Kemas kini jika terdapat perubahan atau klik butang “Hantar emel” untuk menghantar emel kepada semua ahli di dalam jawatankuasa, atau klik butang “Jangan hantar emel” jika tidak mahu penghantaran emel dilakukan.

5.6.2 Mengemas kini Pengumuman

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman. Kemas kini maklumat, dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Senarai pengumuman yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.

5.6.3 Melihat Pengumuman

Pengumuman yang baru dicipta akan dipaparkan pada laman “Jawatankuasa” (pada sebelah atas kalendar jawatankuasa tersebut)

59


Rajah 5.23: Pengumuman yang dipaparkan di dalam kalendar

5.6.4 Menghapuskan Pengumuman

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman untuk menghapuskan pengumuman.Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan menghapuskan data pengumuman yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengumuman kembali.

Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman

60


6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemas kini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk:

• Menambah mesyuarat• Menyemak senarai semakan tugasan• Menguruskan projek• Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat

6.1 Mesyuarat

Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemas kini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan emel akan dihantar untuk menjemput semua ahli yang terlibat.

6.1.1 Menambah Mesyuarat

MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan perisian pihak ketiga yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking System(MRBS). Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik mesyuarat.

6.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik

Langkah-langkah mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat :

1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. (Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat)

61

1


2. Klik pautan tab menu “Mesyuarat”.

3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”.

62

3

2


4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput

63

5

4


serta tetapkan peranan dan pastikan jawatan bagi setiap ahli adalah betul. Urus Setia boleh mengubah nama jawatan bagi ahli sekiranya perlu.

5. Klik butang “Simpan”.

6. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email & SMS Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”.

7. Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemas kini isi kandungan templat mesej emel yang akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat.

Ruang PeneranganTajuk Mesyuarat Merujuk kepada tajuk mesyuarat (Mesyuarat MPKM). Sistem

akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah dicipta.

Bil Mesyuarat Merujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut. Sistem akan menjanakan bilangan mesyuarat secara automatik.

Tarikh mesyuarat Tarikh mesyuarat akan diadakanTempat Tempat mesyuarat akan diadakanAlamat Alamat di mana mesyuarat akan diadakanWakil dibenarkan Pilihan sama ada membenarkan wakil atau tidakAgenda Agenda yang akan dibincangkan di dalam minitFail-fail Agenda Lampiran bagi agenda mesyuaratFail-fail Minit Lampiran bagi minit mesyuaratFail-fail Pembentangan Lampiran bagi pembentanganTarikh akhir sahkan kehadiran

Tarikh akhir yang ingin ditetapkan untuk pengguna mengesahkan kehadiran

Format minit Format minit yang akan dijanakan semasa membuat minit kemudian

Bahasa minit mesyuarat Bahasa yang akan digunakan di dalam penjanaan minit

64

7

6


Ruang Peneranganmesyuarat

Pilih ahli/kumpulan Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga peranan mereka semasa mesyuarat.

Butang/Pautan PeneranganHantar Emel Jemputan sekarang Klik butang ini jika anda ingin emel dihantar kepada

setiap ahli mesyuarat sekarangHantar Emel & SMS Jemputan Klik butang ini jika anda ingin menghantar emel beserta

SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat.Jangan hantar jemputan Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar emel

jemputan kepada semua ahliPautan Kemas kini kandungan/Jadualkan jemputan

Klik pautan ini jika anda ingin mengemas kini kandungan templat mesej bagi emel jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar emel jemputan ini.

Rajah 6.1: Mengemas kini templat jemputan emel

Terdapat tetapan yang perlu diikut tanpa perlu mengubah perkataan ini kerana ia akan mempengaruhi kandungan emel yang akan dihantar kepada pengguna. Perkataan-perkataan tersebut adalah:

Perkataan/token Penerangan

%Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat

%Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat

%Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat

%Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat mesyuarat

%Link.confirm Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran

%Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi

Invite Date Tarikh yang ditentukan untuk proses penghantaran emel kepada ahli mesyuarat

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

65


6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik

Fungsi ini hanya dapat diakses jika tetapan global telah diset untuk mengaktifkan sistem MRBS. Sistem MRBS ini merupakan perisian pihak ketiga yang di integrasikan dengan MyMesyuarat untuk memudahkan pengguna menempah bilik mesyuarat.

Rajah 6.2: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global

Jika tetapan ini telah disetkan, semasa menambah mesyuarat seperti langkah di atas, skrin paparan mempunyai sedikit berbeza iaitu ia akan wujud dua Ruang berlainan (Tarikh mula & tarikh akhir). Pengguna hendaklah mengisi masa tersebut dengan tepat. Pengguna juga perlu memasukkan nama bilik untuk ditempah. Status kesediaan bilik boleh disemak dengan klik pada pautan “Status kesediaan bilik”

Rajah 6.3: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat

66


Rajah 6.4: Status kesediaan bilik mesyuarat

6.1.2 Melihat Mesyuarat

Klik pada “Bil Mesyuarat” yang terdapat pada laman “Mesyuarat” untuk melihat maklumat mesyuarat. Sekiranya terdapat keputusan mesyuarat, ia akan dipaparkan pada laman “Maklumat Mesyuarat” ini. Laman ini juga membolehkan anda memasukkan keputusan, menambah minit, melihat laporan dan melihat minit.

Rajah 6.5: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan dipaparkan)

67


Rajah 6.6: Skrin “Maklumat Mesyuarat”

6.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama mesyuarat untuk menghapuskan mesyuarat. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali. Sistem akan menghantar emel pembatalan mesyuarat kepada setiap ahli mesyuarat yang telah menerima jemputan mesyuarat yang dihapuskan tersebut.

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat

Senarai semakan tugasan mesyuarat adalah satu fungsi untuk menyemak tugasan yang perlu di selesaikan sebelum mesyuarat. (Contoh: Menyediakan projektor, menempah bilik dan sebagainya). Hanya Urus Setia boleh mengakses semakan tugasan mesyuarat ini. Pada asalnya, semakan tugasan ini akan tercipta mengikut senarai semakan tugasan yang telah dicipta pada laman “Jawatankuasa”.

68


Rajah 6.7: Skrin ”Senarai tugasan”

6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas

Pada laman “Senarai Mesyuarat” klik pada pautan “Semakan” yang berada di sebelah nama mesyuarat yang ingin anda kemas kini dan klik pada pautan “Tambah aktiviti baru”. Skrin “Senarai semak mesyuarat” akan dipaparkan.

Rajah 6.8: Skrin ”Tambah aktiviti baru”

Ruang PeneranganNama Penerangan tentang tugas yang perlu disemakKeutamaan Paras kepentingan tugasTindakan Orang yang terlibat untuk melaksanakan tugas

Isikan maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada individu yang dipertanggungjawabkan ke atas tugasan tersebut.

6.2.2 Mengemas kini Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Kemas kini” di sebelah maklumat senarai tugasan. Skrin di bawah akan dipaparkan.

Rajah 6.9: Skrin ”Semakan Mesyuarat”

69


Kemas kini maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai tugasan akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.

6.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama tugasan pada skrin “Semakan Jawatankuasa” untuk menghapuskan tugasan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali.

Rajah 6.10: Menghapuskan tugasan

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa

Modul projek digunakan untuk menambah dan mengemas kini maklumat projek di dalam jawatankuasa. Projek biasanya merupakan perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Ini merupakan tanggungjawab Urus Setia untuk mengemas kini senarai projek tersebut.

Perkataan “Projek” akan ditentukan oleh Urus Setia semasa mengemas kini jawatankuasa. Perkataan projek boleh digantikan dengan perkataan “Tugasan” dan sebagainya. Perkataan yang ditentukan ini akan digunakan sepanjang penggunaan MyMesyuarat.

Rajah 6.11: Skrin “Projek”

Projek tidak boleh dihapuskan jika terdapat keputusan yang berkaitan dengan projek tersebut.

70

Sebagai langkah penambahbaikan sistem, MyMesyuarat telah menyediakan satu fungsi untuk menambah projek semasa minit dicipta.


Rajah 6.12: Skrin “Tambah keputusan”

6.3.1 Menambah Projek

Terdapat dua cara untuk menambah projek iaitu sama ada dengan mengklik pada pautan “Projek” pada tab menu jawatankuasa atau menambah projek semasa menambah butiran di dalam minit seperti di dalam skrin “Tambah keputusan” di atas.

Klik pautan "Tambah projek baru" pada laman “Projek” pada jawatankuasa yang ingin ditambah projek.

Rajah 6.13: Skrin “Tambah projek”

Ruang PeneranganNama Merujuk kepada nama penuh projekNama ringkas Merujuk kepada nama ringkas projekPenerangan Penerangan tentang projek yang diciptaTarikh mula Tarikh mula projekTarikh akhir Tarikh akhir projek

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat projek. Sistem akan memaparkan senarai

71


projek yang telah berjaya direkod di dalam sistem.

6.3.2 Mengemas kini Projek

Klik pada ikon “Kemas kini” untuk mengemas kini maklumat projek. Kemas kini maklumat projek.

Rajah 6.14: Skrin “Kemas kini projek”

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai projek akan dipaparkan jika rekod berjaya disimpan.

6.3.3 Melihat Projek

Maklumat projek (Semua keputusan yang berkaitan dengan projek) boleh dilihat dengan mengklik nama projek. Untuk melihat laporan berdasarkan projek, klik pada “Lihat laporan”.

6.3.4 Menghapuskan Projek

Projek yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat (yang mempunyai keputusan) tidak dibenarkan untuk menghapuskan projek tersebut. Maka, ikon “Hapus” tidak akan kelihatan pada laman tersebut.

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama projek untuk menghapuskan projek.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan projek. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Projek telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Projek” kembali.

6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran

Selepas ahli membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia juga perlu membuat pengesahan kehadiran ahli semasa mesyuarat dan bagi pihak ahli. Laman kehadiran akan dipaparkan apabila pautan “Kehadiran” diklik. Pautan “Kehadiran” terdapat di sebelah nama mesyuarat pada laman “Mesyuarat”. Hanya Urus Setia yang dibenarkan untuk mengakses laman di bawah ini.

72


Rajah 6.15: Skrin “Kehadiran”

Jika ahli telah membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia akan dapat melihat tarikh kemas kini kehadiran yang telah di buat oleh ahli.

Pilih samada “Y” atau “T” untuk setiap ahli dan klik butang “Simpan”. Tarikh kemas kini akan dipaparkan jika pengesahan kehadiran berjaya dilakukan.

73

Pengesahan kehadiranoleh ahli


7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat)Urus Setia boleh mengambil kehadiran dan mencipta minit semasa mesyuarat berlangsung.

7.1 Mengambil Kehadiran

Urus Setia mempunyai peranan untuk mengemas kini kehadiran dan mengesahkan kehadiran bagi setiap ahli yang hadir di dalam mesyuarat.

Skrin di bawah menunjukkan senarai ahli yang telah di jemput untuk menghadiri mesyuarat. Kehadiran juga akan diambil semasa mesyuarat. Klik pautan “Kehadiran” yang terdapat di dalam jadual senarai mesyuarat. Klik butang “Y” di bawah kolum kehadiran jika ahli hadir pada mesyuarat tersebut, manakala klik “T” jika ahli tidak hadir pada mesyuarat tersebut. Dan isikan sebab tidak hadir.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat kehadiran.

Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia

74

Pengesahan kehadiranoleh Urus Setia


8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan seterusnya menyemak isi kandungan minit sebelum minit dihantar kepada pengerusi untuk Kelulusan Edaran Minit. Setelah diluluskan, minit tersebut akan diedarkan kepada semua ahli.

8.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya

Terdapat dua fungsi yang berbeza untuk menambah minit mesyuarat iaitu Jana Templat Minit Default dan Salin Minit Mesyuarat Lalu.

8.1.1 Jana Templat Minit Default

Templat minit mesyuarat dijana dari data yang terdapat di Agenda semasa menambah mesyuarat mengikut format Tetap atau Bebas yang dipilih oleh pengguna.

Rajah 8.1: Agenda Langkah-langkah menjana Templat Minit Default :

1. Setelah mesyuarat dicipta, klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. (Contoh : Bil. 3 Tahun 2013)

75

1


2. Klik pada pautan “Tambah minit”.

3. Klik pada pautan “Jana templat minit default”.

4. Klik “OK”. Format minit akan dijanakan mengikut pilihan format tetap yang telah dipilih semasa proses menambah mesyuarat baru.

8.1.2 Salin Minit Mesyuarat Lalu

Fungsi Salin Minit Mesyuarat Lalu adalah bertujuan untuk memudahkan pengguna menyalin kandungan minit dari minit mesyuarat yang lepas. Pengguna perlu memastikan minit yang terdahulu mengandungi maklumat yang ingin disalin.

76

2

3

4


Langkah-langkah Salin Minit Mesyuarat Lalu :



3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”.

4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput serta tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat.


6. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email & SMS Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”.

7. Setelah mesyuarat dicipta, klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. (Contoh : Bil. 4 Tahun 2013)

77

2

3

7

1



9. Klik pada pautan “Salin minit mesyuarat lalu”.

10. Klik “OK”.

11. Klik butang “Teruskan”.

12. Klik “Paparan Minit” untuk melihat minit yang telah disalin.

78

8

10

9

11

12


8.1.3 Tambah Butiran

Langkah-langkah menambah butiran :

1. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. (Contoh : Bil. 3 Tahun 2013)

2. Klik pada pautan “Kemas kini minit”.

3. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub-tajuk yang ingin di tambah butiran.

79

1

2

3


4. Isikan maklumat yang perlu di letakkan di dalam minit tersebut.

5. Setiap keputusan yang di rekod di dalam minit boleh di tentukan jenisnya sebagai 'Makluman' atau 'Perhatian' atau ditugaskan kepada individu berkenaan (Tindakan).


7. Setelah minit selesai, klik butang “Teruskan”. Butiran telah ditambah ke dalam minit mesyuarat.

80

4

5

6

7


Ruang PeneranganSub kepada Merujuk kepada sub butiran yang ditambahProjek Projek yang dibincangkan di dalam projekNumbering Menambah format nombor tersendiri. Ianya hanya boleh

dilaksanakan sekiranya pengguna menggunakan format Bebas semasa mencipta mesyuarat.

Penerangan Penerangan tentang keputusan Fail sokongan Lampiran sokonganTarikh akhir tindakan Tarikh akhir untuk mengambil tindakanKemas kini status sebelum Tarikh akhir untuk mengemas kini statusTindakan oleh Orang yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan

tindakan (Kumpulan/ahli)Jenis keputusan Jenis keputusan mesyuarat

Tambah sub-butiranSetiap perenggan mempunyai sub-butiran yang tidak terhad. Penomboran untuk setiap perenggan akan dijana secara automatik. Jika format minit “Bebas” dipilih, sistem akan menjanakan format nombor bebas mengikut pilihan pengguna. Manakala jika pengguna memilih format “Tetap”, penomboran minit akan berbentuk nombor dan sub-nombor secara tetap. Untuk menambah butiran pada tajuk perenggan, klik pada pautan “Tambah butiran” di bawah tajuk perenggan tersebut.

8.1.3.1 Memindahkan Item

Fungsi memindahkan item adalah satu fungsi yang digunakan untuk memudahkan Urus Setia dalam menentukan susunan item. Terdapat dua cara untuk memindahkan item:

Ikon Anak PanahJika anak panah ke bawah diklik, item (termasuk sub-item) akan dipindahkan ke bawah. Jika anak panah ke atas diklik, item (termasuk sub-item) akan dinaikkan ke atas.

Potong dan SalinJika pautan “Potong” atau “Salin” diklik pada item, pautan “Tampal” dan “Tampal sebagai sub-butiran” akan wujud di setiap perenggan.

Jika pautan “Salin” diklik, item tersebut akan dipindahkan dan item menjadi no 2, dan perkara-perkara lain yang di bawah no.item 1 akan dipindahkan ke bawah

81

Jika kumpulan di pilih, ahli-ahli di dalam kumpulan akan dipilih secara Automatik. Setiap ahli diperlukan untuk mengemas kini status.

Peringatan! Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak teks tambah butiran pada MyMesyuarat.


Jika pautan “Tampal sebagai sub-butiran” di dalam segi empat tepat merah diklik, perkara tersebut akan dipindahkan dan menjadi item no 1.1.

8.1.4 Mengemas kini Keputusan

Untuk mengemas kini sebarang keputusan, klik ikon “kemas kini” pada laman keputusan mesyuarat atau klik ikon “kemas kini” pada laman “Tambah minit”. Sistem akan memaparkan laman untuk mengemas kini. Setelah maklumat di kemas kini, klik butang “Simpan” untuk menyimpan makumat.

Memandangkan “Makluman” hanya boleh dilihat pada antara muka minit, jika terdapat perubahan yang perlu dilakukan pada item, klik pautan “kemas kini” pada item yang ingin diubah.

8.1.5 Menghapuskan Keputusan

Pada laman maklumat mesyuarat, klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan keputusan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan keputusan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Keputusan telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin maklumat mesyuarat kembali.

Rajah 8.2: Menghapuskan keputusan

8.1.6 Penambahan Keputusan di dalam Minit

Langkah-langkah menambah Keputusan di dalam Minit :

1. Untuk menambah keputusan di dalam minit, klik pada pautan “Tambah semua keputusan dalam minit” yang terletak di sebelah atas skrin maklumat mesyuarat.

82

1


2. Kotak mesej pengesahan akan di paparkan. Klik butang “Ok” untuk meneruskan proses. Keputusan yang telah di tambah ke dalam minit akan mempunyai tanda pada laman keputusan.

8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan

Selepas semua keputusan telah dimasukkan ke dalam minit, Urus Setia perlu menyemak setiap item sebelum dihantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit.

8.2.1 Memohon Pengesahan

Setelah semua keputusan ditambah ke dalam minit untuk pengesahan, satu pautan “Kelulusan edaran minit” akan wujud di atas paparan skrin maklumat mesyuarat. Klik pada pautan tersebut untuk menghantar notifikasi kepada pengerusi dan status minit adalah “Deraf”.

Selepas Urus Setia mengklik pautan “Kelulusan edaran minit”, sistem akan memaparkan laman “Kelulusan edaran minit”. Laman ini menunjukkan paparan templat emel yang akan dihantar kepada pengerusi.

Apabila butang “Hantar” diklik, notifikasi emel akan dihantar kepada pengerusi dan akan dipaparkan pada panel “Tugas” apabila pengerusi log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat dengan menggunakan akaun mereka. Minit mesyuarat hanya akan di edarkan kepada setiap ahli apabila minit telah diluluskan oleh pengerusi.

Rajah 8.3: Kelulusan edaran minit

8.3 Meminta Maklum balas Ahli

Ahli hanya boleh memberi maklum balas terhadap keputusan apabila Pengerusi telah meluluskan edaran minit.

83

2


Langkah-langkah memohon Maklum balas Ahli :



3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. (Contoh : Bil. 3 Tahun 2013)

4. Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan “Pohon maklum balas”. Sistem akan menghantar email notifikasi kepada ahli mesyuarat yang terlibat untuk memberi maklum balas.

84

1

2

3

4


8.4 Edaran Minit

Minit mesyuarat akan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat bagi membolehkan ahli mesyuarat mengenalpasti tindakan yang perlu dilaksanakan selepas mesyuarat.

Langkah-langkah mengedar Minit Mesyuarat:

1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah disenaraikan pada skrin utama jawatankuasa. (Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat)

2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”.

3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin diedarkan minit . (Contoh : Bil 3 Tahun 2013)

4. Klik pautan “Edar minit mesyuarat”.Pautan ini akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat

85

1

2

3

4


5. Email notifikasi tentang edaran minit akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat apabila butang “Hantar” diklik.

8.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya

Setelah minit mesyuarat disahkan di dalam mesyuarat bilangan seterusnya, minit tersebut akan ditukarkan ke format PDF dan seterusnya dimuat naik ke dalam minit mesyuarat bilangan tersebut. Contohnya, fail minit mesyuarat Bil 3 Tahun 2013 akan dimuat naik ke dalam minit mesyuarat Bil 4 Tahun 2013.

Langkah-langkah memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya :

1. Cipta mesyuarat bilangan seterusnya. (Contoh : Bil 4 Tahun 2013). Kemudian, klik pada pautan bilangan mesyuarat tersebut.

86

5

1



3. Klik pada pautan “Jana templat minit default”.

4. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub-tajuk 'PENGESAHAN MINIT MESYUARAT'.

87

2

3

4


5. Klik butang “Browse” di ruangan Fail Sokongan dan muat naik minit berformat PDF.


7. Setelah minit selesai dikemas kini, klik butang “Teruskan”. Minit mesyuarat yang lepas akan disahkan oleh pengerusi dalam mesyuarat bilangan seterusnya dan minit tersebut perlu disimpan dalam format PDF.

88

5

6

7


9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi

9.1 Persediaan Mesyuarat

Sebelum menghadiri mesyuarat, ahli dan pengerusi perlu mengesahkan kehadiran mereka melalui sistem MyMesyuarat. Penerangan di bawah menerangkan dua cara untuk penyediaan mesyuarat.

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan

Emel akan dihantar oleh sistem untuk menjemput ahli mesyuarat untuk hadir ke mesyuarat. Emel tersebut akan mengandungi maklumat mesyuarat. Fungsi ini adalah untuk mengelakkan ahli yang tidak mendapat jemputan. Untuk melihat maklumat lanjut seperti, agenda, keputusan mesyuarat lalu, lampiran mesyuarat, ahli mesyuarat dikehendaki log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat

9.1.2 Penerimaan SMS jemputan

SMS jemputan akan dihantar kepada setiap ahli jika tetapan konfigurasi untuk penghantaran SMS di tanda. Untuk menetapkan konfigurasi SMS, klik pada ikon “Mesej-mesej” pada laman utama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Konfigurasi SMS””. Klik pada kotak tandaan “Jemputan SMS” untuk mengaktifkan khidmat pesanan ringkas. Hanya Super Administrator dibenarkan untuk mengaktifkan fungsi SMS ini.

Rajah 9.1: Skrin “Konfigurasi SMS”

9.1.3 Sahkan Kehadiran

Rajah 9.2: Skrin “Pengesahan kehadiran”

89


Ahli boleh mengesahkan kehadiran mereka sebelum mesyuarat berlangsung melalui sistem MyMesyuarat. Apabila emel dihantar, pautan untuk ke laman pengesahan kehadiran akan disediakan bersama emel yang dihantar tersebut tetapi ahli perlu log masuk ke dalam sistem terlebih dahulu. Apabila log masuk berjaya, ahli akan mempunyai empat pilihan untuk membuat pengesahan kehadiran iaitu:

• Ya, saya akan hadir• Ya, saya akan hadir bersama (wakil)• Tidak saya tidak dapat hadir atas sebab di bawah • Tidak, saya tidak dapat hadir dan akan menghantar wakil(sila berikan sebab & nama

wakil di bawah)

Untuk memasukkan nama wakil, sila taip nama wakil dan sistem akan menyenaraikan nama yang berkaitan. Jika wakil lebih daripada seorang, pisahkan nama-nama wakil menggunakan tanda "," (tanpa spacing). Untuk nama wakil yang terakhir, tidak perlu letakkan "," di akhir nama wakil tersebut.

9.2 Semasa Mesyuarat

Semasa mesyuarat berlangsung, ahli dan pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas, keputusan yang diambil, komen dan maklum balas. Selain daripada itu, kesemua fail yang telah dimuat naik ke dalam sistem boleh dimuat turun semula untuk rujukan ahli mesyuarat.

Selepas log masuk ke dalam sistem, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang anda terlibat. Klik pada nama jawatankuasa tersebut, sistem akan memaparkan kalendar tarikh mesyuarat yang akan datang seperti rajah di bawah:

Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang dipaparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna.

90

Nama ahli yang dimasukkan hendaklah nama ahli yang telah di daftarkan di dalam sistem. Jika tiada, Super Administrator atau Super Urus Setia perlu mendaftarkan ahli tersebut terlebih dahulu.

Maksimum hanya TIGA orang wakil yang dibenarkan.*Jika nama tiada dalam senarai,sila hubungi urus setia untuk kemas kini ahli baru*Jika nama wakil tidak dimasukkan, ia akan dianggap sebagai tiada wakil dihantar


Jadual di bawah kalendar pula merupakan dashboard pengguna bagi memastikan pengguna lebih prihatin terhadap mesyuarat-mesyuarat yang akan datang dan tarikh akhir status yang perlu dikemas kini oleh mereka.

9.2.1 Melihat Minit yang Lalu

Ahli dan Pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas. Langkah-langkah melihat minit mesyuarat yang lalu :



3. Klik pada pautan “Minit” pada kolum Minit atau klik pada pautan “Lihat” pada kolum Laporan untuk melihat laporan maklum balas.

Terdapat juga Urus Setia yang menyediakan lampiran untuk rujukan semasa mesyuarat. Lampiran tersebut boleh dimuat turun dengan membuka laman maklumat mesyuarat dan klik pada pautan nama dokumen yang telah dimuat naik oleh Urus Setia pada tajuk “Agenda”, “Minit”, “Fail-fail pembentangan”.

Rajah 9.4: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat

91

1

2

3


9.2.2 Melihat Keputusan

Untuk melihat keputusan mesyuarat yang telah diambil pada mesyuarat yang lepas, klik pada pautan nombor mesyuarat lalu yang terdapat pada menu di atas laman maklumat mesyuarat. Senarai keputusan mesyuarat akan dipaparkan pada sebelah kiri laman dengan fungsi carian terletak di sebelah atas. Kotak carian tersebut digunakan untuk mencari keputusan berdasarkan kriteria carian. Kriteria carian boleh mewakili projek, tindakan oleh (kumpulan), tindakan oleh (individu). Setiap keputusan yang memenuhi kriteria tersebut akan dipaparkan.

Rajah 9.5: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat

9.2.3 Buku Alamat

Buku alamat akan menyimpan maklumat ahli jawatankuasa seperti alamat emel, alamat dan nombor telefon. Untuk melihat buku alamat, klik jawatankuasa dan klik “Buku alamat” pada tab bar di atas skrin. Ahli dan kumpulan di dalam jawatankuasa akan dipaparkan dalam satu skrin bermuka surat. Untuk melihat maklumat ahli atau kumpulan, klik pada nama mereka.

92


Rajah 9.6: Senarai ahli di dalam buku alamat

Apabila pautan emel diklik, sistem akan memaparkan tetingkap untuk mencipta emel yang perlu dihantar.

Rajah 9.7: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut

9.2.4 Fail Arkib

Selain daripada fungsi-fungsi di atas, Ahli juga boleh memuat turun segala lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa mereka. Semasa pemilihan jawatankuasa, mereka boleh klik pada “Fail arkib” untuk mencari lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa. Setelah paparan laman “Fail arkib” dipaparkan, cari lampiran yang dikehendaki berdasarkan pilihan carian yang disediakan.

93


Rajah 9.8: Skrin “Fail arkib” berserta pilihan carian yang disediakan

Kriteria PeneranganNama fail Nama lampiran yang ingin dicariJenis Jenis lampiran yang ingin dicariMesyuarat Lampiran mengikut mesyuarat tertentuProjek Lampiran mengikut projek tertentuTarikh Muat Naik(tahun) Lampiran mengikut tarikh muat naik lampiran

tersebut

Selepas maklumat carian diisi, klik pada butang “Cari”. Klik mana-mana pautan lampiran yang dikehendaki, sistem akan memuat turun lampiran tersebut.

9.3 Selepas Mesyuarat

Ahli boleh memberi maklum balas secara individu atau mereka juga boleh memberi maklum balas bagi pihak kumpulan mereka. Perbincangan di antara Pengerusi dan Ahli adalah melalui komen di dalam mesyuarat.

9.3.1 Mengemas kini Status

Sesiapa yang telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan tindakan akan dapat memerhati keputusan apabila anda klik ke dalam jawatankuasa. Kesemua status yang perlu dikemas kini akan dipaparkan pada kolum “Tarikh akhir status yang terdekat” di bawah kalendar pada laman mesyuarat yang akan datang. Klik pada pautan keputusan tersebut dan sistem akan memaparkan laman di mana anda boleh meninggalkan maklum balas terhadap keputusan tersebut.

Rajah 9.9: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat.

94


Langkah-langkah mengemas kini Status :



3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin dikemas kini statusnya. (Contoh : Bil 3 Tahun 2013)

95

1

2

3


4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan dipaparkan di bawah skrin jika ada. Klik pada pautan “Tiada pengemaskinian” pada Tindakan oleh (individu)

5. Klik pada pautan “Tambah maklum balas”.

96

4

5


6. Isikan maklumat berkaitan maklum balas tindakan.

7. Klik butang “Simpan” setelah selesai.

Maklum balas IndividuAhli yang di tugaskan untuk mengambil tindakan dikehendaki memberi maklum balas tindakan mereka. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas ahli <ahli yang mengambil tindakan>” yang dapat dilihat apabila mereka klik pada pautan keputusan pada laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan untuk memasukkan maklum balas untuk keputusan.

97

7

6


Rajah 9.10: Skrin untuk menambah status ahli

Ruang PeneranganPenerangan Penerangan tentang maklum balasTarikh tindakan diambil Tarikh tindakan diambilFail sokongan Lampiran sokongan untuk maklum balas tersebut

Isikan maklumat dan klik butang “Simpan”

Maklum balas KumpulanJika tindakan ditugaskan kepada kumpulan, maka seorang daripada ahli kumpulan tersebut perlu mengemas kini maklum balas bagi kumpulan tersebut. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas kumpulan <nama kumpulan>”. Klik pada pautan untuk membuat kemas kini maklum balas.

Isikan maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

98

Pada skrin maklumat mesyuarat di mana senarai keputusan dipaparkan, setiap keputusan dibezakan dengan tiga warna yang berbeza untuk membezakan ahli yang log masuk pada laman tersebut. Jika kotak keputusan berwarna:Tiada warna – pengguna tidak perlu mengemas kini maklum balasMerah – pengguna perlu mengemas kini maklum balas, tetapi belum melakukannya.Hijau – pengguna perlu mengemas kini maklum balas mereka dan

telah selesai proses kemas kini


Rajah 9.11: Paparan senarai keputusan

9.3.2 Ubah suai kemas kini Maklum balas

Apabila terdapat maklum balas baru yang perlu di kemas kini, ia masih boleh diubah suai selagi tidak mencapai tarikh akhir tindakan. Langkah untuk mengemas kini adalah sama dengan langkah untuk menghantar maklum balas. Paparan yang sama akan dipaparkan, klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Apabila maklumat berjaya disimpan, sistem akan kembali kepada laman keputusan kembali

9.3.3 Meninggalkan Komen

MyMesyuarat membenarkan Ahli untuk berbincang melalui fungsi komen MyMesyuarat. Komen ini boleh digunakan untuk sebarang mesyuarat, meninggalkan komen pada mesyuarat dan sebarang kemas kini status. Ini akan menyumbang kepada pengurangan penggunaan kertas dan bayaran bil telefon.

Komen untuk mesyuaratSesiapa yang terlibat di dalam mesyuarat adalah dibenarkan untuk meninggalkan komen terhadap mesyuarat tersebut. Ruang untuk komen ini boleh di dapati pada laman maklumat mesyuarat di mana ia terletak di sebelah kanan skrin. Isikan komen anda dan klik butang “Simpan”. Komen anda akan dipaparkan di atas kotak komen tersebut apabila ia berjaya direkod.

MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi tentang komen tersebut kepada setiap ahli mesyuarat .

99


Rajah 9.12: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat

Komen untuk keputusanPada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan keputusan mesyuarat pada sebelah bawah skrin. Sistem akan memamaparkan maklumat tentang keputusan tersebut. Isikan maklumat tentang komen yang ingin diberikan terhadap keputusan tersebut pada kotak di bawah, klik butang “Simpan”. MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan

Komen untuk kemas kini statusPada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan bilangan komen, sistem akan memaparkan maklumat mesyuarat yang mengandungi senarai status tindakan. Jika terdapat ahli yang telah memberi maklum balas terhadap tindakan, akan wujud satu pautan “Tinggalkan komen” pada kolum “Komen-komen”. Klik pada pautan tersebut, kotak untuk meninggalkan komen akan dipaparkan. Isikan komen anda dan klik butang “Simpan”. Emel notifikasi akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat.

100


Rajah 9.14: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas

9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat

Kalendar MyMesyuarat boleh di eksport ke mana-mana aplikasi kalendar yang menyokong format .ics. Untuk mengeksport kalendar MyMesyuarat mengikut Jawatankuasa, klik pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan kalendar bagi Jawatankuasa tersebut. Klik pada pautan “Export ical” dan klik pada pautan path yang disediakan untuk memuat turun fail .ics. Setelah fail .ics dimuat turun, kalendar MyMesyuarat bolehlah dimuat naik ke mana-mana aplikasi yang menyokong format .ics sebagai contoh Microsoft Outlook 2007, Lotus Note dan lain-lain.

Rajah 9.15: Kalendar MyMesyuarat

101


10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi

Pengerusi bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit. Tugas ini adalah merupakan tugas yang dilakukan setelah mesyuarat berakhir dan setelah Urus Setia menyediakan deraf minit mesyuarat.

10.1 Selepas Mesyuarat

10.1.1 Menyemak Deraf Minit

Pengerusi akan menerima notifikasi emel dari Urus Setia untuk meluluskan edaran minit mesyuarat tersebut.

Langkah-langkah menyemak Deraf Minit :

1. Log masuk sebagai seorang Pengerusi. Pada panel “Tugas” pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan “Luluskan edaran minit”.

2. Deraf minit mesyuarat yang perlu di luluskan akan di paparkan.

Luluskan edaran minitUntuk meluluskan edaran minit, klik pada pautan “Luluskan edaran minit” yang terletak

102

1

2


pada atas skrin deraf minit. Notifikasi akan dihantar oleh Urus Setia untuk melakukan edaran minit. Apabila Urus Setia mengklik pautan “Edarkan minit mesyuarat” pada laman maklumat mesyuarat, semua ahli akan dapat melihat minit yang telah di luluskan oleh Pengerusi.

103


11 LampiranLesen MyMesyuaratMyMesyuarat is released under GNU Public License (GPL) version 2. The detail of the license statement is as below.

Copyright (c) 2008-2010 Government of MalaysiaAll rights reserved. This License applies to any program or other work which contains a notice placed by the copyright holder saying it may be distributed under the terms of this General Public License. The "Program", below, refers to any such program or work, and a "work based on the Program" means either the Program or any derivative work under copyright law: that is to say, a work containing the Program or a portion of it, either verbatim or with modifications and/or translated into another language. (Hereinafter, translation is included without limitation in the term "modification".) Each licensee is addressed as "you".

Activities other than copying, distribution and modification are not covered by this License; they are outside its scope. The act of running the Program is not restricted, and the output from the Program is covered only if its contents constitute a work based on the Program (independent of having been made by running the Program). Whether that is true depends on what the Program does.

1. You may copy and distribute verbatim copies of the Program's source code as you receive it, in any medium, provided that you conspicuously and appropriately publish on each copy an appropriate copyright notice and disclaimer of warranty; keep intact all the notices that refer to this License and to the absence of any warranty; and give any other recipients of the Program a copy of this License along with the Program.

You may charge a fee for the physical act of transferring a copy, and you may at your option offer warranty protection in exchange for a fee.

2. You may modify your copy or copies of the Program or any portion of it, thus forming a work based on the Program, and copy and distribute such modifications or work under the terms of Section 1 above, provided that you also meet all of these conditions:

a) You must cause the modified files to carry prominent notices stating that you changed the files and the date of any change.b) You must cause any work that you distribute or publish, that in whole or in part contains or is derived from the Program or any part thereof, to be licensed as a whole at no charge to all third parties under the terms of this License.c) If the modified program normally reads commands interactively when run, you must cause it, when started running for such interactive use in the most ordinary way, to print or display an announcement including an appropriate copyright notice and a notice that there is no warranty (or else, saying that you provide a warranty) and that users may redistribute the program under these conditions, and telling the user how to view a copy of this License. (Exception: if the Program itself is interactive but does not normally print such an announcement, your work based on the Program is not required to print an announcement.)

These requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that

104


work are not derived from the Program, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then this License, and its terms, do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the Program, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permission for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it.

Thus, it is not the intent of this section to claim rights or contest your rights to work written entirely by you; rather, the intent is to exercise the right to control the distribution of derivative or collective works based on the Program.

In addition, mere aggregation of another work not based on the Program with the Program (or with a work based on the Program) on a volume of a storage or distribution medium does not bring the other work under the scope of this License.

3. You may copy and distribute the Program (or a work based on it, under Section 2) in object code or executable form under the terms of Sections 1 and 2 above provided that you also do one of the following:

a) Accompany it with the complete corresponding machine-readable source code, which must be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,b) Accompany it with a written offer, valid for at least three years, to give any third party, for a charge no more than your cost of physically performing source distribution, a complete machine-readable copy of the corresponding source code, to be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,c) Accompany it with the information you received as to the offer to distribute corresponding source code. (This alternative is allowed only for noncommercial distribution and only if you received the program in object code or executable form with such an offer, in accord with Subsection b above.)

The source code for a work means the preferred form of the work for making modifications to it. For an executable work, complete source code means all the source code for all modules it contains, plus any associated interface definition files, plus the scripts used to control compilation and installation of the executable. However, as a special exception, the source code distributed need not include anything that is normally distributed (in either source or binary form) with the major components (compiler, kernel, and so on) of the operating system on which the executable runs, unless that component itself accompanies the executable.

If distribution of executable or object code is made by offering access to copy from a designated place, then offering equivalent access to copy the source code from the same place counts as distribution of the source code, even though third parties are not compelled to copy the source along with the object code.

4. You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Program except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense or distribute the Program is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

5. You are not required to accept this License, since you have not signed it. However, nothing else grants you permission to modify or distribute the Program or its derivative

105


works. These actions are prohibited by law if you do not accept this License. Therefore, by modifying or distributing the Program (or any work based on the Program), you indicate your acceptance of this License to do so, and all its terms and conditions for copying, distributing or modifying the Program or works based on it.

6. Each time you redistribute the Program (or any work based on the Program), the recipient automatically receives a license from the original licensor to copy, distribute or modify the Program subject to these terms and conditions. You may not impose any further restrictions on the recipients' exercise of the rights granted herein. You are not responsible for enforcing compliance by third parties to this License.

7. If, as a consequence of a court judgment or allegation of patent infringement or for any other reason (not limited to patent issues), conditions are imposed on you (whether by court order, agreement or otherwise) that contradict the conditions of this License, they do not excuse you from the conditions of this License. If you cannot distribute so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations, then as a consequence you may not distribute the Program at all. For example, if a patent license would not permit royalty-free redistribution of the Program by all those who receive copies directly or indirectly through you, then the only way you could satisfy both it and this License would be to refrain entirely from distribution of the Program.

If any portion of this section is held invalid or unenforceable under any particular circumstance, the balance of the section is intended to apply and the section as a whole is intended to apply in other circumstances.

It is not the purpose of this section to induce you to infringe any patents or other property right claims or to contest validity of any such claims; this section has the sole purpose of protecting the integrity of the free software distribution system, which is implemented by public license practices. Many people have made generous contributions to the wide range of software distributed through that system in reliance on consistent application of that system; it is up to the author/donor to decide if he or she is willing to distribute software through any other system and a licensee cannot impose that choice.

This section is intended to make thoroughly clear what is believed to be a consequence of the rest of this License.

8. If the distribution and/or use of the Program is restricted in certain countries either by patents or by copyrighted interfaces, the original copyright holder who places the Program under this License may add an explicit geographical distribution limitation excluding those countries, so that distribution is permitted only in or among countries not thus excluded. In such case, this License incorporates the limitation as if written in the body of this License.

9. The Free Software Foundation may publish revised and/or new versions of the General Public License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns.

Each version is given a distinguishing version number. If the Program specifies a version number of this License which applies to it and "any later version", you have the option of following the terms and conditions either of that version or of any later version published by the Free Software Foundation. If the Program does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published by the Free Software Foundation.

10. If you wish to incorporate parts of the Program into other free programs whose distribution conditions are different, write to the author to ask for permission. For software which is copyrighted by the Free Software Foundation, write to the Free Software

106


Foundation; we sometimes make exceptions for this. Our decision will be guided by the two goals of preserving the free status of all derivatives of our free software and of promoting the sharing and reuse of software generally.

NO WARRANTY

11. BECAUSE THE PROGRAM IS LICENSED FREE OF CHARGE, THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.

12. IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MAY MODIFY AND/OR REDISTRIBUTE THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

107


Senarai Rajah

Rajah 2.1: Proses mesyuarat..................................................................................................3Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa................4Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat.......................................5Rajah 2.4: Carta alir mesyuarat...............................................................................................7Rajah 3.1: Panel “Tugas-tugas lain”......................................................................................10Rajah 3.2: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan............................................16Rajah 3.3: Skrin untuk membuat tetapan Emel.....................................................................19Rajah 3.4: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel.............................................20Rajah 3.5: Skrin untuk membuat tetapan SMS.....................................................................21Rajah 3.6: Skrin untuk kemas kini profil ahli..........................................................................22Rajah 3.7: Melihat maklumat ahli..........................................................................................22Rajah 3.8: Menghapuskan ahli..............................................................................................23Rajah 3.9: Tetap semula katalaluan Ahli................................................................................23Rajah 3.10: Super Administrator mengemas kini tetapan global..........................................24Rajah 3.11: Senarai peranan tetap........................................................................................25Rajah 3.12 : Tambah gelaran baru........................................................................................25Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap.........................................................................................26Rajah 3.14: Kemas kini gelaran.............................................................................................26Rajah 3.15: Menghapuskan gelaran......................................................................................26Rajah 3.16: Laman gred........................................................................................................27Rajah 3.17: Tambah gred......................................................................................................27Rajah 3.18: Menghapuskan gred..........................................................................................28Rajah 3.19: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan...................................................29Rajah 3.20: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan.................................................29Rajah 3.21: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan................................................30Rajah 3.22: Menghapuskan skim perkhidmatan...................................................................30Rajah 3.23: Skrin untuk menambah semakan sistem...........................................................31Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem.....................................................31Rajah 3.25: Menghapuskan semakan sistem.......................................................................31Rajah 3.26: Menghapuskan sistem log.................................................................................32Rajah 3.27: Paparan statistik sistem.....................................................................................33Rajah 3.28: Pautan “Kemas kini logo”...................................................................................33Rajah 3.29: Skrin untuk mengemas kini logo........................................................................33Rajah 4.1: Log masuk sistem................................................................................................34Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan...........................................................................34Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6 kali percubaan................................35Rajah 4.4: Berjaya log keluar................................................................................................35Rajah 4.5: Tukar kata laluan..................................................................................................36Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah....................................................................................................................................36Rajah 4.7: Lupa kata laluan?.................................................................................................36Rajah 4.8: Tukar kata laluan..................................................................................................36Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?..............................................................................................37Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat...............................................................................................................................................37Rajah 4.11: Panel tugas.........................................................................................................38Rajah 4.12: Fungsi carian......................................................................................................38

108


Rajah 4.13: Kemas kini profil.................................................................................................39Rajah 4.14: Tukar kata laluan................................................................................................40Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa...........................................................41Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa....................................................41Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa....................................................................................43Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa...................................................................................45Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa.............................................46Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli...................................................46Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat................................47Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa...................................................................47Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli.............................................................48Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa.........................................48Rajah 5.11: Set semula kata laluan.......................................................................................49Rajah 5.12: Senarai kumpulan berserta ahli di dalam kumpulan tersebut............................49Rajah 5.13: Penambahan kumpulan.....................................................................................50Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan..................................................................................51Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa......................................................51Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa...................................................................52Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan......................................................................52Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa...........................................................................55Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia.......................................................57Rajah 5.20: Peranan yang ditetap untuk Ahli........................................................................58Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi........................................................58Rajah 5.22: Penambahan pengumuman...............................................................................59Rajah 5.23: Pengumuman yang dipaparkan di dalam kalendar...........................................60Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman...........................................................................60Rajah 6.1: Mengemas kini templat jemputan emel...............................................................65Rajah 6.2: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global ......................66Rajah 6.3: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat...................66Rajah 6.4: Status kesediaan bilik mesyuarat........................................................................67Rajah 6.5: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan dipaparkan)............................................................................................................................67Rajah 6.6: Skrin “Maklumat Mesyuarat”................................................................................68Rajah 6.7: Skrin ”Senarai tugasan”.......................................................................................69Rajah 6.8: Skrin ”Tambah aktiviti baru”..................................................................................69Rajah 6.9: Skrin ”Semakan Mesyuarat”.................................................................................69Rajah 6.10: Menghapuskan tugasan.....................................................................................70Rajah 6.11: Skrin “Projek”......................................................................................................70Rajah 6.12: Skrin “Tambah keputusan”.................................................................................71Rajah 6.13: Skrin “Tambah projek”........................................................................................71Rajah 6.14: Skrin “Kemas kini projek”...................................................................................72Rajah 6.15: Skrin “Kehadiran”...............................................................................................73Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia......................................74Rajah 8.1: Agenda.................................................................................................................75Rajah 8.2: Menghapuskan keputusan...................................................................................82Rajah 8.3: Kelulusan edaran minit.........................................................................................83Rajah 9.1: Skrin “Konfigurasi SMS”.......................................................................................89Rajah 9.2: Skrin “Pengesahan kehadiran”............................................................................89Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang dipaparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna.......................................................................90

109


Rajah 9.4: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat.................................91Rajah 9.5: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat.....................92Rajah 9.6: Senarai ahli di dalam buku alamat.......................................................................93Rajah 9.7: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut.............93Rajah 9.8: Skrin “Fail arkib” berserta pilihan carian yang disediakan...................................94Rajah 9.9: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat..............................................................................................................................94Rajah 9.10: Skrin untuk menambah status ahli.....................................................................98Rajah 9.11: Paparan senarai keputusan...............................................................................99Rajah 9.12: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat.......................................100Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan.........................................100Rajah 9.14: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas.....................................101Rajah 9.15: Kalendar MyMesyuarat....................................................................................101

110

manual pengguna mymesyuarat

Documents