manual kualiti - tidak terkawal - mswp.gov.my · mesyuarat kajian semula pengurusan 53-54 ......

M A N U A L K U A L I T I ( M K - 0 1 ) | 1 (DOKUMEN TIDAK TERKAWAL)

NO. KELUARAN 03 NO. PINDAAN 00

TARIKH KELUARAN 17/12/2007 TARIKH PINDAAN -

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN

MS ISO 9001: 2000

MK-MSWP-01

MANUAL KUALITI Disediakan Oleh : Diluluskan Oleh : Tandatangan: Tandatangan: ……………………… …………… ...…………………… …………… . Jawatan: Pendaftar Jawatan: Ketua Hakim Syarie

Tarikh : Tarikh : SALINAN TERKAWAL NO. : JAWATAN :




A. SENARAI EDARAN TERKAWAL

No.Salinan

Terkawal

Penerima

01 Ketua Hakim Syarie

02 Pendaftar/Wakil Pengurusan

03 Hakim Mahkamah Tinggi Syariah Labuan

04 Hakim Mahkamah Tinggi Syariah Putrajaya

B. REKOD PINDAAN

Keluaran/ Pindaan

Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan

Seksyen/Muka Surat Terlibat

Diluluskan Oleh




C. KANDUNGAN MUKASURAT

A. SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI 2

B. REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI 2

C. KANDUNGAN 3-5

D. SENARAI PROSEDUR KUALITI 6-7

E. SENARAI ARAHAN KERJA 7

SEKSYEN 1 PENGENALAN

1.1. Manual Kualiti 9-10

1.2. Skop Pendaftaran 10-11

1.3. Pengecualian 11

SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1. Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan (MSWWP) 12

2.1.1. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur 12-13

2.1.2. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya 13-14

2.1.3. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan 14

2.2. Fungsi 15

2.3. Carta Organisasi 15

2.4. Tanggungjawab dan Kuasa 15-17

2.5. Komunikasi Dalaman 17-19

SEKSYEN 3 - INISIATIF KUALITI

3.1. Aktiviti Kualiti 20

3.2. Dasar Kualiti 20

3.2.1. Visi 20

3.2.2. Misi 21

3.2.3. Objektif Kualiti 21-22

3.3. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

22-23

3.4. Wakil Pengurusan 24

3.5. Carta Organisasi Ahli Jawatankuasa MS ISO 9001:2000 25




SEKSYEN 4 - PENYELENGGARAAN SISTEM KUALITI

4.1. Kawalan Dokumen 26

4.2. Kawalan Rekod 26-27

4.3. Audit Dalam 28

4.4. Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan 29

4.5. Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 29-30

SEKSYEN 5 - OPERASI PERUNDANGAN

5.1. Pengurusan Pendaftaran Kes 31

5.2. Pengurusan Penjadualan 32

5.3. Pengurusan Sebutan dan Perbicaraan 33

5.4. Pengurusan Kes Rayuan 34-36

5.5. Penyediaan Perintah Mahkamah 36-37

5.6. Penyerahan Dokumen Kes 37-38

5.7. Pengurusan Kerja Sulh 38-39

SEKSYEN 6 - OPERASI AKTIVITI SOKONGAN

6.1. Perkhidmatan Kaunter 40

6.2 Pengurusan Kutipan Hasil 41

6.3. Pengurusan Wang Deposit 42

SEKSYEN 7 - PENGURUSAN SUMBER

7.1. Pengurusan Sumber Manusia 43-45

7.2 Infrastruktur 45-46

7.2.1. Pengurusan Aset Awam 47

7.3. Persekitaran Kerja 47-48

7.4. Pengurusan Perolehan 48-49

SEKSYEN 8 - PROSES PENILAIAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan 50

8.2 Analisis Data 51

8.3 Penambahbaikan Berterusan 52 8.4. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 53-54

SENARAI LAMPIRAN




1. Lampiran 1- Carta Organisasi Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan

55

2. Lampiran 2 - Carta Aliran Kerja Proses Utama Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid Dan Hubung kait antara input dengan output

56-58

3. Lampiran 3 - Carta Alir Hubungkait Proses dengan Bahagian

4. Lampiran 4 - Turutan dan Hubungkait Antara Proses Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid

59

5. Lampiran 5 - Pelan Kualiti Kawalan Produk 60

6. Lampiran 6- Senarai Induk Dokumen 61-65

7. Lampiran 7 - Senarai Induk Rekod Kualiti 66-68

8. Lampiran 8 - Senarai Tugas Jawatan Penting 69-70

9. Lampiran 9 - Matrik Kepakaran/Pengalaman/ Latihan Yang Diperlukan

71

10. Lampiran 10 - Pelan Kualiti Kawalan Proses 72




D. SENARAI PROSEDUR KUALITI 1. PROSEDUR KUALITI PROSES UTAMA

BIL. NO. RUJUKAN PROSEDUR KUALITI

NAMA PROSEDUR KUALITI

1.

PKU- MSWP- 01

Pendaftaran Kes Mal.

2. PKU- MSWP-02

Pendaftaran Kes Jenayah

3. PKU- MSWP-03

Sebutan Kes Mal

4. PKU- MSWP-04

Sebutan Kes Jenayah

5. PKU- MSWP-05

Pengurusan Penyediaan Perintah Bertulis mahkamah bagi kes mal.

6. PKU- MSWP-06

Penyerahan Dokumen Kes

7. PKU- MSWP-07

Pengurusan Permohonan Rayuan Kes Mal

8. PKU- MSWP-08 Pengurusan Permohonan Rayuan Kes Jenayah

9. PKU- MSWP-09 Pengurusan Permohonan dan Pengeluaran Sijil / Perintah Pembahagian Faraid.

10. PKU- MSWP-10 Prosedur Kerja Sulh




2. PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN DAN SOKONGAN

BIL. NO. RUJUKAN PROSESUR KUALITI

NAMA PROSEDUR KUALITI

1. PKPS- MSWP-01 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan

2. PKPS- MSWP-02 Kawalan Dokumen

3. PKPS- MSWP-03 Tindakan Pembetulan , Pencegahan dan Penambahbaikan

4. PKPS- MSWP-04 Pengendalian Aduan Dan Maklum Balas Pelanggan 5. PKPS- MSWP-05 Kawalan Rekod

6. PKPS- MSWP-06 Audit Dalaman

7. PKPS- MSWP-07 Pengurusan Latihan

8. PKPS- MSWP-08 Pengurusan Kutipan Hasil

9. PKPS- MSWP-09 Pengurusan Wang Deposit

10 PKPS- MSWP-10 Penyediaan Anggaran Belanjawan

11 PKPS- MSWP-11 Perolehan Bekalan dan perkhidmatan

12 PKPS- MSWP-12 Penyelenggaraan Peralatan

E. SENARAI ARAHAN KERJA

BIL. NO. RUJUKAN ARAHAN KERJA

NAMA ARAHAN KERJA

1

AK- MSWP-01

Penggunaan Kod Nombor Kes Mal, Jenayah dan Faraid di Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan.

2. AK- MSWP-PKPS-06-01

Panduan menjalankan Audit Dalaman




SEKSYEN 1: PENGENALAN 1.1. MANUAL KUALITI

Manual Kualiti ini disediakan bagi memenuhi keperluan MS ISO 9001:

2000. Manual Kualiti ini mengandungi skop pendaftaran Sistem

Pengurusan Kualiti termasuk prosedur-prosedur yang diwujudkan yang

terdiri daripada Dokumen Penyelenggaraan Sistem Pengurusan Kualiti

(SPK) dan Dokumen Proses. Manual ini juga mengandungi penerangan

ringkas tentang Sistem Pengurusan Kualiti Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan (MSWP) yang dilaksanakan di :-

1. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

2. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya

3. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan

Manual Kualiti ini mengandungi lapan (8) Seksyen meliputi :-

Seksyen 1 : Pengenalan Seksyen 2 : Maklumat Organisasi Seksyen 3 : Inisiatif Kualiti Seksyen 4 : Penyelenggaraan Sistem Kualiti Seksyen 5 : Operasi Perundangan Seksyen 6 : Operasi Aktiviti Sokongan Seksyen 7 : Pengurusan Sumber Seksyen 8 : Penilaian Dan Penambahbai kan Seksyen 9 : Lampiran




Manual Kualiti ini hanya boleh digunakan setelah diluluskan oleh Ketua

Hakim Syarie. Ia adalah dokumen terkawal dan hanya diedarkan kepada

lokasi-lokasi seperti dalam di Seksyen 1.2. Mana-mana bahagian

daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa

kebenaran pihak yang menyelenggara dokumen iaitu Ketua Dokumentasi

setelah dibincangkan bersama Ketua Jabatan, Wakil Pengurusan atau

Timbalan Wakil Pengurusan dan Ketua Sistem Kualiti. Tatacara

pengwujudan,pindaan dan membuat salinan tidak terkawal Manual Kualiti

hendaklah merujuk kepada Prosedur Kawalan Dokumen (PKPS-MSWP-

02).

Rujukan:

1. Klausa 4.2.2 MS ISO 9001 : 2000

1.2. SKOP PENDAFTARAN

MSWP melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi menguruskan

proses-proses pengadilan Syariah yang berkaitan dengan kes Mal, kes

Jenayah dan Faraid meliputi proses pendaftaran, penjadualan,

perbicaraan dan keputusan kes.

Sistem Pengurusan Kualiti ini dilaksanakan di lokasi berikut :-

i. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur,

Bangunan Sulaiman, Jalan Damansara, 50676 Kuala Lumpur.

ii. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya, Istana

Kehakiman, Annexe Building, Presint 3, 62506 Putrajaya.




iii. Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan, Bangunan

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan, Peti Surat

81843, 87028 Wilayah Persekutuan Labuan.

1.3. PENGECUALIAN

Sistem Pengurusan Kualiti di MSWP mengecualikan klausa 7.3 Reka

Bentuk dan Pembangunan dan klausa 7.6 Kawalan Atas Alat Pengukuran

dan Pengawasan. Ini adalah kerana skop pengurusan kes di MSWP tidak

melibatkan pembangunan atau perkhidmatan produk baru serta tidak

memerlukan atau menggunakan sebarang alat pengukuran dan

pengawasan dalam semua aktiviti perundangannya.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.2 MS ISO 9001: 2000




SEKSYEN 2: MAKLUMAT ORGANISASI

2.1. MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH PERSEKUTUAN (MSWP)

PPeennuubbuuhhaann MMSSWWPP aaddaallaahh ddiibbaawwaahh ppeerruunnttuukkaann SSeekkssyyeenn 4444((11)) && ((22))

EEnnaakkmmeenn PPeennttaaddbbiirraann SSyyaarraakk NNeeggeerrii SSeellaannggoorr ((11995522)) sseebbaaggaaiimmaannaa yyaanngg

tteellaahh ddiiuubbaahh ssuuaaii oolleehh PPeerriinnttaahh WWiillaayyaahh PPeerrsseekkuuttuuaann ((11997744))..

MSWP boleh dibahagikan kepada 3 cawangan iaitu:-

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan

2.1.1 MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur terletak di

Bangunan Sulaiman, Jalan Damansara, Kuala Lumpur. Bangunan ini telah

diwartakan sebagai Mahkamah Syariah pada 1 September 1990 melalui

warta kerajaan P.U.(B) dan P.U.(B) 702.

Sebelum ianya ditempatkan di Bangunan Sulaiman ini Mahkamah Syariah

Wilayah Persekutuan buat pertama kalinya ditempatkan di Dewan Tuanku

Abdul Rahman, Jalan Ampang, Kuala Lumpur.

Mahkamah ini kemudiannya berpindah pula ke Bangunan Jabatan Kerja

Raya Malaysia (JKR) di Jalan Tun Abdul Razak dan ini adalah tempat




terakhir sebelum dipindahkan ke Bangunan Baitul Mal, Jalan Ipoh, Kuala

Lumpur.

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur telah berjaya

menempatkan dirinya sebaris dengan agensi kerajaan yang lain dari aspek

kecekapan pengurusan dan pentadbiran bila mana anugerah MS ISO 9001

telah diperolehi pada pertengahan tahun 2003.

2.1.2 MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya telah ditubuhkan

sebagai susulan kepada penubuhan Wilayah Persekutuan Putrajaya ekoran

termeterai perjanjian antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Selangor

pada 1 Februari 2001 dan seterusnya di isytiharkan sebagai Pusat

Pentadbiran Kerajaan Persekutuan yang baru menggantikan Bandaraya

Kuala Lumpur.

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya telah melakarkan

sejarah Negara apabila mula beroperasi sebagai mahkamah pertama di

Wilayah Persekutuan Putrajaya iaitu pada 1 Oktober 2002.

Perpindahan jabatan-jabatan kerajaan ke Wilayah Persekutuan Putrajaya

secara drastik dan penghijrahan kakitangan kerajaan serta keluarga masing-

masing di kuarters-kuarters, maka kerajaan memerlukan kepada sebuah

institusi kehakiman di situ.

Perluasan pemakaian undang-undang ke Wilayah Persekutuan Putrajaya

telah diluluskan pada 1 Februari 2002. Oleh yang demikian, pada 27 Jun

2002 pewartaan Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Putrajaya di




bangunan sementara Aras 1, No. 1A, Jalan P9, Presint 9 Putrajaya telah

dibuat. Satu lawatan kerja dan pelancaran Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan Putrajaya telah disempurnakan oleh Y.B Menteri di Jabatan

Perdana Menteri Brig. Jen (B) Datuk Abdul Hamid b. Zainal Abidin pada 11

Oktober 2002.

2.1.3 MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan sebelum ini beroperasi di

premis bangunan Tabung Haji, Jalan Kesuma, Labuan.

Catatan sejarah menunjukkan bahawa Mahkamah ini telah ditubuhkan pada

April 1986 bersamaan Syaaban 1413 Hijrah berikutan pengisytiharan

Labuan sebagai Wilayah Persekutuan pada 16 April 1984.

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan sejak penubuhannya telah

diketuai oleh beberapa orang pegawai yang juga bertindak sebagai hakim

dengan dibantu oleh kakitangan sokongan.

Lokasi kekal Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan ini terletak di

Lot: 20750657,207508138 dan 207508156 tanah seluas 1.06 ekar dengan

keluasan bangunan 7332.6 meter persegi.

Pada 20 Julai 2004, Yang di-Pertuan Agong, Tuanku Syed Putra Jamalullail

dan Raja Permaisuri Agong, Tuanku Fauziah Tengku Abdul Rasid telah

merasmikan bangunan Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Labuan.




2.2. FUNGSI

Di dalam merealisasikan objektif jabatan ini, beberapa fungsi utama telah

ditetapkan iaitu :-

i) Menguruskan permohonan pendaftaran kes-kes syariah iaitu

kes Mal, Jenayah dan Faraid.

ii) Menguruskan perbicaraan kes syariah iaitu kes Mal,

Jenayah dan Faraid.

iii) Menguruskan perintah-perintah mahkamah

iv) Menguruskan kes Rayuan Mal dan Jenayah

v) Menguruskan pengeluaran Surat Akuan Faraid.

2.3. CARTA ORGANISASI

Rujuk kepada MK-MSWP-01 / Seksyen 9 / Lampiran ‘1’.

Rujukan :

1. Klausa 5.5.1 MS ISO 9001 : 2000

2. Klausa 5.5.3 MS ISO 9001 : 2000

2.4. TANGGUNGJAWAB DAN KUASA

MSWP telah mewujudkan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

sebagaimana yang diperlukan oleh Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan

Awam Bil. 8 Tahun 1991 “Panduan mengenai Manual Prosedur Kerja dan

Fail Meja”. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini diwujudkan bagi

menghurai senarai tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan




keseluruhan kakitangan organisasi MSWP. Dokumen ini juga menjelaskan

hubungan antara satu sama lain dalam organisasi dan bagaimana saluran

komunikasi boleh diwujudkan di peringkat dalaman organisasi. Juga

diperjelaskan dalam dokumen ini ialah hala tuju MSWP, metodologi

keseluruhan aktiviti setiap individu dalam organisasi dan kuasa

menyemak, mengesah dan meluluskan dalam organisasi.

Manual Prosedur Kerja MSWP berada di Bahagian Pengurusan MSWP di

bawah tanggungjawab Y.A.A. Ketua Hakim Syarie dan dibantu dari segi

kawalan dan pergerakannya oleh Ketua Pendaftar. Fail Meja disediakan

oleh setiap kakitangan dan berada dalam simpanan setiap kakitangan

berkenaan.

Sementara itu, dalam melaksanakan tanggungjawab dan kuasa

perundangannya, MSWP telah menggunapakai sumber kuasa

perundangan seperti berikut:-

i. Akta Pentadbiran Undang-Undang Islam (Wilayah-

Wilayah Persekutuan) 1993 (Akta 505) pindaan (Akta

921);

ii. Akta Undang-Undang Keluarga Islam (Wilayah-Wilayah

Persekutuan) 1984. (Akta 303 Pindaan 1994);

iii. Akta Tatacara Mal Mahkamah Syariah (Wilayah-Wilayah

Persekutuan) 1998 (Akta 585);

iv. Akta Keterangan Mahkamah Syariah (Wilayah-Wilayah


v. Akta Prosedur Jenayah Syariah (Wilayah-Wilayah


vi. Akta Kesalahan Jenayah Syariah (Wilayah-Wilayah

Persekutuan) 1997 (Akta 559).




(a) Kaedah-kaedah:

(i) Kaedah-kaedah Peguam Syarie 1993;

(ii) Kaedah-kaedah Tatacara Mal (Sulh) Wilayah

Persekutuan 2004;

(iii) Manual Kerja Sulh JKSM;

(iv) Kaedah-kaedah Perkahwinan, Cerai dan Ruju’

(Borang) 1987.

(b) Arahan- Arahan:

(i) Arahan Amalan Ketua Hakim Syarie.

Rujukan :

1. Klausa 5.5.1 MS ISO 9001: 2000

2.5. KOMUNIKASI DALAMAN

MSWP melaksanakan komunikasi dalaman terutamanya melalui aktiviti

berikut :-

i) Mesyuarat Pengurusan MSWP diadakan sekurang-kurangnya lima

(5) kali setahun dengan jarak antara satu mesyuarat dan

seterusnya tidak melebihi tiga (3) bulan. Mesyuarat dipengerusikan

oleh Y.A.A Ketua Hakim Syarie dan dihadiri oleh Ketua Pendaftar,

ketua cawangan Putrajaya dan Labuan, wakil Hakim, semua ketua

bahagian/unit serta wakil Badan Kebajikan MSWP.




Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan MSWP diadakan sekurang-

kurangnya lima (5) kali setahun dengan jarak antara satu

mesyuarat dan seterusnya tidak melebihi tiga (3) bulan. Mesyuarat

dipengerusikan oleh Y.A.A Ketua Hakim Syarie dan dihadiri oleh

Ketua Pendaftar, ketua cawangan Putrajaya dan Labuan, wakil

Hakim, semua ketua bahagian/unit serta wakil Badan Kebajikan

MSWP.

ii) Mesyuarat Pengurusan Hakim diadakan sekurang-kurangnya lima

(5) kali setahun dengan jarak antara satu mesyuarat dan

seterusnya tidak melebihi tiga (3) bulan yang dipengerusikan oleh

Ketua Hakim Syarie atau wakilnya.

iii) Muzakarah hakim-hakim diadakan sekurang-kurangnya setahun

sekali.

iv) Mesyuarat Pendaftar dan Pembantu Pendaftar diadakan sekurang-

kurangnya tiga bulan sekali yang dipengerusikan oleh Ketua

Pendaftar Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan.

v) Mesyuarat-mesyuarat kakitangan di Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan.

Lain-lain bentuk komunikasi dalaman yang wujud di MSWP adalah seperti

berikut :-

i) Papan kenyataan di MSWP Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan.




ii) Laman Web MSWP (http://www.mswp.gov.my)

iii) Buletin MSWP.

iv) Email.

Rujukan :

1. Daftar Kehadiran dan Minit Mesyuarat berkaitan. 2. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001: 2000. 3. Klausa 5.5.3 MS ISO 9001: 2000. 4. PK-MSWP(S)-02




SEKSYEN 3: INISIATIF KUALITI 3.1. AKTIVITI KUALITI

MSWP menguruskan proses pendaftaran, penjadualan, perbicaraan,

keputusan dan rayuan kes-kes Mal dan Jenayah Syariah, urusan

pengeluaran Sijil Faraid serta Pengurusan Kerja Sulh. Selaras dengan MS

ISO 9001:2000 dan dilakarkan dalam pemetaan proses seperti Lampiran

2a,2b dan 2c.

3.2. DASAR KUALITI

Ketua Hakim Syarie menentukan dasar kualiti seperti berikut:-

MSWP komited untuk memberi perkhidmatan dalam bidang pengurusan

kes mal, jenayah, faraid dan Sulh yang berkuali ti berdasarkan undang-

undang dan hukum syarak serta sentiasa berusaha secara berterusan

untuk meningkatkan tahap kualiti perkhidmatan yang memenuhi keperluan

pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2000.

Rujukan :

1. Klausa 5.3 MS ISO 9001: 2000.

3.2.1. VISI Menjadikan Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan sebuah agensi yang

berwibawa dalam melaksanakan perundangan Islam demi menegakkan

keadilan.




3.2.2. MISI Mendengar kes mal, jenayah dan faraid dalam bidangkuasa

dengan cara berkesan dan sistematik.

3.2.3 OBJEKTIF KUALITI

Ketua Hakim Syarie menetapkan objektif kualiti seperti berikut:-

(i) 100% kes ditetapkan tarikh sebutan/bicara pada hari

pendaftaran. (ii) 100% kes kes Mal, Jenayah dan Faraid

disebut/dibicarakan dalam masa 21 hari selepas didaftarkan.

(iii) 100% Sijil / Perintah Pembahagian Faraid

dikeluarkan dalam masa 7 hari selepas dibuat pembahagian hak waris.

(iv) 80% kes Mal, Jenayah dan Faraid dapat

dibicarakan/diselesaikan dalam tahun semasa. (v) 100% aduan dijawab dalam masa 14 hari dari tarikh

aduan diterima. (vi) Pendengaran rayuan dari Mahkamah Rendah ke Mahkamah Tinggi dalam masa 30 hari selepas menerima rekod rayuan. (vii) Pendengaran rayuan dari Mahkamah Tinggi Mahkamah ke Rayuan dalam masa 60 hari selepas rekod rayuan .

Tafsiran frasa-frasa tertentu berkenaan objektif kualiti.




1. Semua tempoh yang dinyatakan seperti 7 hari, 14 hari, 21 hari, 30

hari dan 60 hari termasuk hari cuti umum. Sekiranya hari terakhir

adalah hari cuti maka tempoh itu dilanjutkan kepada hari berikutnya

yang bukan hari cuti.

Rujukan:

1. Klausa 5.4.1 MS ISO 9001: 2000

3.3. PERANCANGAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti organisasi merupakan

tanggungjawab pengurusan tertinggi Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah

Persekutuan. Perancangan ini hendaklah menumpukan kepada proses-

proses yang diperlukan untuk mencapai Objektif Kualiti Mahkamah Syariah

Wilayah-Wilayah Persekutuan dengan efisyen dan efektif.

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti menggunakan maklumat berikut

untuk menghasilkan input :-

1. Matlamat Organisasi (Klausa 5.1 MS ISO 9001 : 2000).

2. Objektif Organisasi.

3. Keperluan dan harapan pelanggan dan pihak-pihak lain yang berkaitan

(Klausa 5.2 MS ISO 9001 : 2000).

4. Keperluan undang-undang dan peraturan.

5. Penilaian prestasi kakitangan.

6. Penilaian prestasi proses-proses.




7. Penilaian prestasi perkhidmatan yang diberikan.

8. Peluang-peluang penambahbaikan.

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti menghasi lkan output seperti

berikut :-

1. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan dan perlu ditingkatkan

oleh kakitangan organisasi.

2. Tanggungjawab dan kuasa kakitangan yang melaksanakan pelan

proses penambahbaikan.

3. Keperluan sumber seperti kewangan, sumber manusia dan infrastruktur

yang mencukupi .

4. Keperluan dan kecukupan dokumentasi dan rekod-rekod kualiti yang

berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti MSWP.

Rujukan:

1. Klausa 5.1 MS ISO 9001: 2000

2. Klausa 5.2 MS ISO 9001: 2000 3. Klausa 5.4.2 MS ISO 9001: 2000

3.4. WAKIL PENGURUSAN

Ketua Hakim Syarie melantik Pendaftar sebagai Wakil Pengurusan. Ketua

Hakim Syarie juga melantik Ketua Audit Dalaman, Pengurus Kualiti,

Pengurus Dokumen dan Pengurus Latihan sebagai Timbalan Wakil

Pengurusan bagi membantu Wakil Pengurusan melaksanakan tugas-

tugas dan tanggungjawab seperti yang dinyatakan di bawah.




(i) Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti;

(ii) Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan sebarang keperluan penambahbai kan;

(iii) Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti; dan

(iv) Memastikan aktiviti berkaitan dengan kesedaran terhadap

kehendak pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota

organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti.

Pengurus Kualiti bertugas membantu wakil pengurusan melaksanakan tugas-

tugas (a), (b) dan (d). Beliau akan dibantu oleh tiga orang Penolong Pengurus

Kualiti yang mewakili tiga lokasi; Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan.

Keempat-empat timbalan wakil pengurusan akan dibantu oleh ahli

jawatankuasa yang dilantik dalam mesyuarat jawatankuasa induk MS ISO

9001:2000 MSWP.

Rujukan :

1. Klausa 5.5.1 MS ISO 9001: 2000

2. Klausa 5.5.2 MS ISO 9001: 2000




3.5. CARTA ORGANISASI AHLI JAWATANKUASA MS ISO 9001 : 2000

PENASIHAT Y. A. A. Ketua Hakim Syarie

Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan (MSWP)

WAKIL PENGURUSAN Ketua Pendaftar

Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan (MSWP)

Pen. Pengurus Kualiti Labuan

Pen. Pengurus Kualiti Kuala Lumpur

Lumpur

Pen. Pengurus Kualiti Putrajaya

Ketua Audit Dalaman

Pengurus Kualiti Pengurus Dokumen

Pengurus Latihan

AHLI JAWATANKUASA

JURUAUDIT AHLI JAWATANKUASA

AHLI JAWATANKUASA




SEKSYEN 4: PENYELENGGARAAN SISTEM KUALITI

4.1 KAWALAN DOKUMEN

Pengurusan Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MSWP diprosedurkan

dalam Prosedur Kawalan Dokumen (PKPS-MSWP-01). Ketua

Dokumentasi diberi tanggungjawab untuk mewujudkan dokumen yang

memenuhi keperluan MS ISO 9001: 2000. Prosedur ini memberi panduan

untuk pengwujudan, pindaan, pengawalan dan pelupusan dokumen

kualiti. Prosedur ini juga meliputi kawalan untuk dokumen sokongan.

Keseluruhan Prosedur yang telah diwujudkan disenaraikan dalam Daftar

Induk Dokumen. (Rujuk kepada MK-MSWP-01/Seksyen 9/Lampiran ’6’)

Rujukan :

1. Klausa 4.2.3 MS ISO 9001 : 2000

2. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000

4.2 KAWALAN REKOD

Bagi memastikan semua Rekod Kualiti dipelihara dengan baik, satu

prosedur Kawalan Rekod (PKPS-MSWP-02) diwujudkan. Prosedur ini

merupakan panduan bagi menyelenggara rekod-rekod Kualiti supaya

kekal, dipelihara, boleh dibaca, mudah dikesan dan diperolehi.




Prosedur ini juga memberi panduan bagi memberi identifikasi,

penyimpanan, perlindungan dan pelupusan rekod. Prosedur ini

digunapakai di semua lokasi yang melaksanakan Sistem Pengurusan

Kualiti di MSWP.

Selain dari PKPS–MSWP-02, MSWP merujuk kepada Arahan

Perkhidmatan Bab Lima (5) berkaitan tatacara memelihara dan

menyimpan rekod-rekod kerajaan. MSWP hendaklah menjalankan

pemeriksaan dan kajian ke atas rekod-rekod yang telah ditutup selepas 5

tahun. Kajian ini akan menentukan tindakan yang perlu dibuat ke atas

rekod berkenaan, jika perlu rekod-rekod hendaklah dilupuskan dengan

nasihat Arkib Negara.

Rekod-rekod hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan dipastikan;-

i) Dielakkan dari kelembapan.

ii) Dielakkan dari tikus dan serangga yang boleh merosakkan rekod-

rekod.

iii) Tidak diletakkan di atas lantai.

Tempat simpanan rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan.

Rujukan:

1 Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001 : 2000

3. Klausa 8.2.3 MS ISO 9001 : 2000 4. Klausa 8.2.4 MS ISO 9001 : 2000 5. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000




4.3 AUDIT DALAM

MSWP mewujudkan Prosedur Audit Dalam (PKPS-MSWP-06)

sebagaimana diperlukan oleh Standard MS ISO 9001 : 2000. Kewujudan

prosedur ini penting bagi memastikan Proses Audit Dalam adalah efektif

dan efisyen. Proses Audit Dalam mengenalpasti kelemahan dan kekuatan

Sistem Pengurusan MSWP. Audit Dalam akan dijalankan sekurang-

kurangnya dua (2) kali setahun bagi setiap lokasi di MSWP. Laporan Audit

Dalam merupakan input utama kepada Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan dan menyumbang maklumat untuk meningkatkan Sistem

Pengurusan Kualiti MSWP secara berterusan.

Rujukan :

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000

2. Klausa 5.6.1 MS ISO 9001 : 2000 3. Klausa 5.6.2 MS ISO 9001 : 2000 4. Klausa 8.2.2 MS ISO 9001 : 2000





4.4. KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN

MSWP mewujudkan Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak

Memenuhi Keperluan (PKPS-MSWP 01) bagi memenuhi keperluan

klausa 8.3 MS ISO 9001:2000. Prosedur ini memberi panduan kepada

seluruh organisasi MSWP tentang perlaksanaan Kawalan Perkhidmatan

Yang Tidak Memenuhi Keperluan meliputi aktiviti mengenalpasti,

merancang tindakan, melaksanakan tindakan, melaporkan tindakan dan

menilai keberkesanan tindakan. Analisa data berkaitan aktiviti ini

digunakan sebagai input Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Ini

menghalang semua bentuk perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan

dari sampai kepada pelanggan.

Rujukan :

1. Klausa 8.3 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 8.5.1 MS ISO 9001 : 2000

3. Klausa 8.5.2 MS ISO 9001 : 2000 4. Klausa 8.5.3 MS ISO 9001 : 2000

4.5 Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan

MSWP mewujudkan Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

bagi memenuhi keperluan klausa 8.5.2 dan klausa 8.5.3 MS ISO 9001 :

2000. Prosedur ini menggariskan turutan aktiviti tindakan pembetulan dan

pencegahan oleh pegawai yang diberi tanggungjawab. Prosedur yang

diwujudkan ialah Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan




(PKPS-MSWP-03). Rekod-rekod dipelihara sebagai bukti perlaksanaan

serta dianalisa untuk input Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Rujukan :

1. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 8.5.1 MS ISO 9001 : 2000 3. Klausa 8.5.2 MS ISO 9001 : 2000

4. Klausa 8.5.3 MS ISO 9001 : 2000




SEKSYEN 5 : OPERASI PERUNDANGAN 5.1. PENGURUSAN PENDAFTARAN KES

Bahagian ini meliputi semua pengurusan pendaftaran kes Mal, Jenayah,

Faraid dan Rayuan di MSWP Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan.

Prosedur diwujudkan bagi proses-proses pendaftaran berkaitan seperti:-

(i) PKU-MSWP-01 – Pendaftaran Kes Mal

(ii) PKU-MSWP-02 – Pendaftaran Kes Jenayah

(iii) PKU-MSWP-07 – Pengurusan Rayuan Kes Mal

(iv) PKU-MSWP- 08 – Pengurusan Rayuan Kes Jenayah.

(v) PKU-MSWP-09 – Pengurusan Pengeluaran

Sijil/Perintah Pembahagian Faraid

Rujukan:


4. Klausa 7.5.2 MS ISO 9001 : 2000 5. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001 : 2000 6. Klausa 7.5.5 MS ISO 9001 : 2000 7. Klausa 8.2.3 MS ISO 9001 : 2000

8. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000




5.2. PENGURUSAN PENJADUALAN

Bahagian ini menguruskan pendaftaran dan penetapan tarikh sebutan kes

Mal, Jenayah, Faraid dan Rayuan di MSWP Kuala Lumpur, Putrajaya dan

Labuan mengikut prosedur-prosedur dan arahan-arahan yang ditetapkan.

Beberapa Prosedur Pengurusan (PKU-MSWP-01, PKU-MSWP-02, PKU-

MSWP-07, PKU-MSWP-08 dan PKU-MSWP-09) diwujudkan untuk

memastikan urusan penjadualan dapat dilaksanakan secara sistematik

dan tidak melebihi tempoh masa yang ditetapkan. Proses ini bermula

setelah permohonan didaftarkan sehingga perbicaraan dimulakan dan

memaklumkan tarikh tangguhan kes kepada pihak-pihak yang terlibat.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 7.1 MS ISO 9001 : 2000 3. Klausa 7.5.1 MS ISO 9001 : 2000 4. Klausa 7.5.2 MS ISO 9001 : 2000

5. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001 : 2000 6. Klausa 7.5.5 MS ISO 9001 : 2000 7. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000




5.3. PENGURUSAN SEBUTAN DAN PERBICARAAN

a) Proses Sebutan Kes Mal

Proses ini mengendalikan sebutan kes Mal bermula daripada sebutan

hingga Hakim membuat keputusan atau menangguhkan untuk

perbicaraan bagi kes yang gagal diselesaikan semasa sebutan.

Satu Prosedur bagi Pengurusan Sebutan Kes Mal (PKU-MSWP-03)

diwujudkan bertujuan memastikan proses sebutan berjalan lancar

mengikut peruntukan undang-undang dan arahan-arahan yang ditetapkan

serta menepati tempoh had masa yang ditetapkan oleh Objektif Kualiti.

b) Proses Sebutan dan Perbicaraan Kes Jenayah.

Proses ini mengendalikan sebutan dan perbicaraan kes Jenayah bermula

daripada sebutan, perbicaraan penuh dan sehingga Hakim membuat

keputusan dan menjatuhkan hukuman.

Satu Prosedur bagi Pengurusan sebutan dan Perbicaraan Kes Jenayah

(PKU-MSWP-04) diwujudkan bertujuan memastikan proses perbicaraan

berjalan lancar mengikut peruntukan undang-undang dan arahan-arahan

yang ditetapkan serta menepati tempoh had masa yang ditetapkan oleh

Objektif Kualiti.

Walaubagaimanapun, sebarang ketakteraturan tidak membatalkan prosiding. Ini adalah penting untuk memastikan keadilan dapat dicapai dalam perbicaraan kes jenayah (Rujuk Seksyen 207, Akta Prosedur Jenayah Syariah ( Wilayah-Wilayah Persekutuan ) 1997

( Akta 560 )




Rujukan:



7. Klausa 8.2.4 MS ISO 9001 : 2000

5.4. PENGURUSAN KES RAYUAN

a) Rayuan Kes Mal

Proses bahagian ini meliputi pengendalian kes Rayuan Mal bermula dari

menerima Notis Rayuan, Petisyen Rayuan, penyediaan Rekod Rayuan,

penjadualan dan pengeluaran notis panggilan sidang rayuan kepada

pihak-pihak.

Oleh itu, satu Prosedur bagi Pengurusan Rayuan kes Jenayah

(PKU-MSWP-07 ) diwujudkan bertujuan memastikan pengurusan kes

rayuan berjalan lancar mengikut peruntukan undang-undang dan arahan-

arahan yang ditetapkan.

Walaubagaimanapun, sebarang ketakteraturan tidak mengetepikan prosiding. Ini adalah penting untuk memastikan keadilan dapat dicapai dalam kes Rayuan Mal (Rujuk Seksyen 6, Akta Tatacara Mal

Mahkamah Syariah ( Wilayah-Wilayah Persekutuan ) 1998 ( Akta 585 )




Rujukan:



8. Klausa 7.5.5 MS ISO 9001 : 2000 9. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000

a) Rayuan Kes Jenayah

Proses bahagian ini meliputi pengendalian kes Rayuan Jenayah bermula

dari menerima Notis Rayuan, Petisyen Rayuan, penyediaan Rekod

Rayuan, penjadualan dan pengeluaran notis panggilan sidang rayuan

kepada pihak-pihak.

Oleh itu, satu Prosedur bagi Pengurusan Rayuan kes Jenayah

(PKU-MSWP-08 ) diwujudkan bertujuan memastikan pengurusan kes

rayuan berjalan lancar mengikut peruntukan undang-undang dan arahan-


Walaubagaimanapun, sebarang ketakteraturan tidak membatalkan prosiding. Ini adalah penting untuk memastikan keadilan dapat dicapai dalam perbicaraan kes Rayuan Jenayah (Rujuk Seksyen 207, Akta Prosedur Jenayah Syariah ( Wilayah-Wilayah Persekutuan )

1997 ( Akta 560 )




Rujukan:


5. Klausa 7.5.1 MS ISO 9001 : 2000 6. Klausa 7.5.2 MS ISO 9001 : 2000 7. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001 : 2000 8. Klausa 7.5.5 MS ISO 9001 : 2000 9. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000

5.5. PENYEDIAAN PERINTAH MAHKAMAH

Proses di bahagian ini meliputi kes Mal, Jenayah, Rayuan dan

pengurusan pengeluaran sijil/perintah pembahagian Faraid di MSWP

Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan. Oleh itu, satu Prosedur bagi

Penyediaan Perintah Mahkamah (PKU-MSWP-05) diwujudkan bertujuan

bagi memastikan proses Penyediaan Perintah Mahkamah yang

dikendalikan dapat dilaksanakan dengan cekap dan teratur serta mengikut

tempoh masa yang ditetapkan.

Prosedur ini digunakan oleh Hakim Syarie, Pegawai Sulh, Penolong

Pendaftar, Pembantu Pendaftar. Proses ini dijalankan mengikut

bidangkuasa yang telah diperuntukan oleh undang-undang dan arahan-





Rujukan:



8. Klausa 8.2.1 MS ISO 9001 : 2000

5.6. PENYERAHAN DOKUMEN KES

Proses di bahagian ini meliputi kes Mal, Jenayah, Rayuan dan

pengurusan pengeluaran sijil/perintah pembahagian Faraid di MSWP

Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan . Oleh itu, satu Prosedur bagi

Penyerahan Dokumen Kes (PKU-MSWP-06) diwujudkan bertujuan bagi

memastikan proses Penyerahan Dokumen Kes yang dikendalikan dapat

dilaksanakan dengan cekap dan teratur serta mengikut tempoh masa

yang ditetapkan.

Prosedur ini digunakan oleh Pendaftar, Penolong Pendaftar, Pembantu

Pendaftar dan Penghantar Notis. Proses ini dijalankan mengikut

bidangkuasa yang telah diperuntukan oleh undang-undang dan arahan-





Rujukan:



5.7. PENGURUSAN KERJA SULH

Proses ini digunakan bagi menyelesaikan kes-kes secara sulh atau

penyelesaian damai dalam tempoh tidak melebihi tiga bulan dari tarikh

pendaftaran, kecuali bagi kes-kes yang melibatkan pembubaran

perkahwinan dan penentuan nasab.

Oleh itu, satu Prosedur Kerja Sulh ( PKU-MSWP-10 ) diwujudkan

bertujuan untuk menyelesaikan kes dengan lebih cepat secara damai

melalui perundingan bersama secara sukarela tanpa perbicaraan. Proses

ini dijalankan mengikut bidangkuasa yang telah diperuntukan oleh

undang-undang dan arahan-arahan yang ditetapkan.

Pegawai Sulh hendaklah merahsiakan segala perkara yang dibincangkan

dalam Majlis Sulh dan tidak boleh mendedahkannya kepada mana-mana

pihak selepas Majlis Sulh selesai.




Rujukan:






SEKSYEN 6: OPERASI AKTIVITI SOKONGAN

6.1. PERKHIDMATAN KAUNTER

Perkhidmatan Pengurusan Kaunter di MSWP didasarkan kepada

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) bil 10 Tahun 1991 dan

sesuai dengan keperluan pelanggan. Proses Pengurusan Kaunter di

MSWP meliputi aktiviti menyediakan jadual bertugas di kaunter,

memastikan semua keperluan di kaunter mencukupi, teratur dan mudah

diperolehi sebelum memulakan tugas bagi memenuhi kehendak

pelanggan.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 7.1 MS ISO 9001 : 2000 3. Klausa 7.2.3 MS ISO 9001 : 2000 4. Klausa 7.5.1 MS ISO 9001 : 2000 5. Klausa 7.5.2 MS ISO 9001 : 2000

6. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001 : 2000




6.2. PENGURUSAN KUTIPAN HASIL

Proses ini menguruskan penerimaan kutipan hasil di MSWP supaya

seimbang seperti yang ditetapkan di dalam Arahan Perbendaharaan 69

hingga 85. Ia bertujuan bagi memastikan Buku Tunai Cerakinan sentiasa

dikemaskini dan semua kutipan hasil dapat dikawal. Proses ini bermula

daripada menerima hasil kutipan pada setiap hari, penyediaan penyata

pemungut melalui sistem e-SPKB, penyimpanan wang ke dalam bank dan

penghantaran bulanan Penyata Pemungut ke Jabatan Akauntan Negara.

Seterusnya menyediakan Penyata Penyesuaian Hasil setelah Flimsi di

terima. Untuk memastikan proses ini sentiasa teratur dan menepati

peraturan satu Prosedur Pengurusan Kutipan Hasil (PKPS-MSWP-08)

diwujudkan.

Rujukan:






6.3. PENGURUSAN WANG DEPOSIT

Proses ini menguruskan penerimaan wang deposit di MSWP

seperti yang ditetapkan di dalam Arahan Perbendaharaan 69

hingga 85 dan Arahan Perbendaharaan 159 hingga 163. Ia

bertujuan bagi memastikan Buku Tunai Cerakinan sentiasa

dikemaskini dan semua penerimaan wang deposit dapat dikawal.

Proses ini bermula daripada menerima wang, penyediaan penyata

pemungut melalui sistem e-SPKB, penyimpanan wang ke dalam

bank dan penghantaran bulanan Penyata Pemungut ke Jabatan

Akauntan Negara. Seterusnya menyediakan Penyata Penyesuaian

wang deposit setelah Flimsi di terima.

Proses pengembalian wang deposit juga dikawal agar sentiasa

menepati peraturan yang ditetapkan.

Untuk memastikan proses ini sentiasa teratur dan menepati

peraturan satu Prosedur Pengurusan Wang Deposit (PKPS-

MSWP-09) diwujudkan.

Rujukan:






SEKSYEN 7 : PENGURUSAN SUMBER

MSWP merancang dan mengenalpasti peruntukan serta penyediaan sumber-

sumber yang diperlukan bagi mencapai objektif-objektif berikut:

(i) Melaksanakan dan menyelenggara sistem pengurusan kualiti di

samping meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

(ii) Meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan dengan sentiasa peka

dengan keperluan sumber-sumber dalam memberi perkhidmatan.

7.1. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

MSWP mengenalpasti keperluan sumber manusia yang berkelayakan,

cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih ditempatkan di MSWP.

Bagi tujuan ini MSWP hendaklah memastikan:-

(a) Kakitangan MSWP yang dilantik adalah berasaskan kelayakan

dan kebolehan yang diperlukan. Contoh: Bagi jawatan Hakim

Mahkamah Rendah Syariah, lantikan dibuat di bawah Skim

Perkhidmatan Pegawai Syariah. MSWP mematuhi syarat-

syarat lantikan yang ditetapkan dalam Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 4 tahun 2002 (Perlaksanaan SSM

bagi anggota perkhidmatan Awam Persekutuan).




Pekeliling berkenaan menyatakan perkara berikut:-

(i) Syarat-Syarat Lantikan

(ii) Syarat Kenaikan Pangkat Secara Lantikan

(iii) Latihan

(iv) Pengesahan dalam Jawatan

(v) Penilaian Tahap Kecekapan

(vi) Kenaikan Pangkat

(b) Kakitangan MSWP diberi latihan berterusan mengikut

keperluan kerja dan tanggungjawab yang diberikan. Satu

prosedur diwujudkan sebagai panduan MSWP menyediakan

latihan kepada kakitangan. (Rujuk PKPS-MSWP-07).

Pengurusan latihan dalam perkhidmatan diuruskan oleh

Jawatankuasa Latihan MSWP bagi memastikan segala

program latihan dalaman dan luaran ditawarkan kepada

kakitangan MSWP yang memerlukan latihan untuk

meningkatkan kecekapan dan kemahiran kakitangan

MSWP. Satu prosedur Pembangunan dan Pengurusan

Latihan Dalam Jabatan (PKPS-MSWP-07) diwujudkan

bagi menjelaskan bagaimana program latihan

dirancang,dilaksanakan dan dinilai keberkesanannya oleh

pihak yang bertanggungjawab.




(c) Penilaian prestasi kerja kakitangan dibuat setiap tahun

sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Arahan

Perkhidmatan.

(d) Rekod-rekod latihan dicatatkan dalam buku rekod

perkhidmatan. (Rujuk PKPS-MSWP –07)

Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan merupakan salah

satu tugas dan tanggungjawab di Unit Sumber Manusia dan

Pentadbiran Am, Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan

(MSWP).

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001:2000 2. Klausa 6.2.2 MS ISO 9001:2000 3. Arahan Perkhidmatan

7.2 INFRASTRUKTUR

MSWP menyedia dan menyelenggara kemudahan infrastruktur yang

kondusif bagi memastikan warga MSWP dapat menghasilkan perkhidmatan

yang memenuhi keperluan.

Keperluan infrastruktur di Mahkamah Rayuan, Mahkamah Tinggi dan

Mahkamah Rendah hendaklah memenuhi keperluan yang dinyatakan dalam

Lampiran (Kew.PA 4 dan Kew. PA 5)




Kemudahan lampu, alat penghawa dingin dan sistem siaran hendaklah

dipastikan berfungsi dengan baik sebelum perbicaraan dijalankan di Dewan

Bicara. Pembantu Pendaftar atau petugas yang ditetapkan untuk

memastikan semua kelengkapan kemudahan berfungsi sebelum

perbicaraan dimulakan.

Kemudahan dan perkhidmatan sokongan seperti:-

1. Kemudahan komunikasi secara telefon, faksimili, internet dan

‘despatch’. (Rujuk Arahan Perkhidmatan).

2. Kemudahan Pengangkutan.

Selain daripada menyediakan kemudahan-kemudahan diperlukan, MSWP

juga menyediakan kemudahan penyelenggaraan ke atas infrastruktur yang

terlibat.

Dalam menyediakan kemudahan infrastruktur MSWP merujuk kepada Bab

6 hingga 8 Arahan perkhidmatan. MSWP menyediakan kemudahan

berikut:-

1. Penggunaan telefon dan penyelenggaraan telefon.

2. Alat tulis serta kawalan dan pemeriksaannya.

3. Borang-borang dan rekod-rekod bercetak meliputi:-

(a) Siri Am, Siri Kewangan dan Siri Jabatan

(b) Borang kewangan, resit dan lain-lain.

4. Membeli dan menyelenggara mesin-mesin mahal dan moden.

5. Alat Pemadam Api.

6. Membersihkan pejabat dan ruang-ruang lain di pejabat.




7.2.1. PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Menguruskan Aset Alih Kerajaan yang terdiri dari harta modal, inventori

dan bekalan pejabat merupakan antara tugas dan tanggungjawab yang

dijalankan oleh Unit Sumber Manusia dan Pentadbiran Am MSWP.

Prosedur Pengurusan Aset telah diwujudkan oleh Jabatan Perdana

Menteri bagi memastikan harta modal, inventori dan bekalan pejabat

diurus dan direkodkan secara sistematik, tepat, efisyen dan efektif seperti

yang ditetapkan di dalam Garis Panduan Perbendaharaan Tatacara

Pengurusan Stor.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001:200

2. Klausa 6.3 MS ISO 9001:2000 3. Klausa 7.5.3 MS ISO 9001:2000 4. Klausa 7.5.5 MS ISO 9001:2000 5. Arahan Perbendaharaan

6. Arahan Perkhidmatan, Bab ”1” – ”8” 7. Pekeliling Perbendaharaan

7.3. PERSEKITARAN KERJA

MSWP akan mempastikan persekitaran kerja sentiasa kondusif dan

memberi kesan positif ke atas produktiviti warga kerja dan organisasi.

MSWP akan mempastikan penyelenggaraan, pengurusan ruang kerja dan

ruang kaunter terutamanya Dewan Bicara sentiasa bersih dan selesa

serta memuaskan hati pelanggan.




MSWP merujuk kepada Bab Lapan (8) Arahan Perkhidmatan perkara-

perkara yang berkaitan klausa 6.4 MS ISO 9001:2000. Antaranya adalah

perkara berikut:-

(i) Peraturan am mencegah kebakaran, pemeriksaan tahunan

pemadam api dan ruang simpanan rekod.

Peraturan am mengenai kebersihan ruang bekerja di MSWP meliputi:-

(i) Kaunter

(ii) Ruang menunggu di kaunter

(iii) Dewan Bicara

(iv) Ruang Pejabat

(v) Stor dan lain-lain

Rujukan:

2. Klausa 6.4 MS ISO 9001:2000 3. Arahan Perkhidmatan

7.4. PENGURUSAN PEROLEHAN

Unit Pentadbiran Sumber Manusia dan Pentadbiran Am di MSWP

bertanggungjawab menguruskan perolehan bekalan/ perkhidmatan dan

pengurusan stor termasuk pembelian terus dan sebut harga.




Prosedur Pengurusan Perolehan (PKPS-MSW-11) disediakan bertujuan

memastikan perlaksanaan proses perolehan dijalankan secara sistematik.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 7.1 MS ISO 9001 : 2000





SEKSYEN 8 : PROSES PENILAIAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 ADUAN DAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

Tatacara Pengendalian Aduan Pelanggan telah diwujudkan bagi

memastikan proses pengendalian aduan pelanggan dijalankan dengan

cekap dan berkesan seterusnya menentukan tindakan pembetulan dan

pencegahan serta penambahbaikan berterusan pada aduan tersebut

dilaksanakan dengan berkesan dan dinilai status serta keberkesanannya.

Bagi memastikan perlaksanaan yang berkesan, Prosedur Pengurusan

Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan diwujudkan (PKPS-MSWP-04). Ini

merupakan salah satu cara MSWP memberi tumpuan kepada pelanggan

dan menggunakan maklumat daripada pelanggan sebagai input untuk

penambahbai kan yang berterusan.

Selain daripada mengendalikan aduan pelanggan, MSWP juga

menyediakan mekanisme tertentu seperti menyediakan borang soal

selidik dan peti cadangan bagi mengenalpasti maklumbalas pelanggan

selaras dengan keperluan klausa 8.2.1 dalam Standard MS ISO 9001:

2000.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000





8.2 ANALISIS DATA

MSWP mengamalkan sistem ini bagi pengumpulan data-data dan

maklumat keseluruhan kes yang meliputi kes Mal, Jenayah, Rayuan dan

Faraid di Mahkamah Rayuan Syariah, Mahkamah Tinggi Syariah

W/Persekutuan Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan secara bulanan dan

tahunan.

Analisis ini dibuat bertujuan memudahkan penilaian perkembangan dan

prestasi pengurusan kes bagi memastikan keberkesanan sistem kualiti

dapat ditingkatkan secara berterusan. Data-data yang diperolehi dari

setiap mahkamah akan dijana dan dibentang dalam Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan supaya dapat dianalisis untuk langkah-langkah

pencegahan dan pelan tindakan penambahbaikan.

MSWP membuat analisis data selaras dengan keperluan klausa 8.4 MS

ISO 9001 : 2000.

Rujukan :

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000

2. Klausa 8.4 MS ISO 9001 : 2000 3. MK-MSWP-01 / Seksyen 8.4




8.3 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

MSWP sentiasa meningkatkan keberkesanan dan efisiensi proses-proses

yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti MSWP. Penambahbaikan

boleh terdiri daripada tindakan-tindakan kecil hingga proses peningkatan

berterusan yang besar. MSWP mempunyai proses mengenalpasti aktiviti

peningkatan dan pengurusannya. Ia bagi menilai sejauhmana matlamat

dan objektif yang ditetapkan oleh MSWP dapat dicapai.

MSWP mewujudkan Prosedur Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan

(PKPS-MSWP-03) berdasarkan klausa 8.5.2 dan klausa 8.5.3 MS ISO

9001 : 2000 dan Prosedur Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi

Keperluan (PKPS-MSWP-01) berdasarkan klausa 8.3 MS ISO 9001 :

2000. Kedua-dua proses tersebut diwujudkan bagi memastikan tindakan

peningkatan dijalankan. Selain itu, penggunaan Dasar Kualiti, Objektif

Kualiti, penganalisaan data dan statistik hasil Audit Dalam dan Kajian

Semula Pengurusan juga diwujudkan bagi penambahbai kan secara

menyeluruh.

Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan akan memastikan

proses-proses ini dilaksanakan dengan berkesan bagi menjayakan

tindakan penilaian, peningkatan dan penambahbaikan yang berterusan

untuk memastikan sistem ditingkatkan secara berterusan.

Rujukan :

1. Klausa 8.3 MS ISO 9001 : 2000 2. Klausa 8.5.1 MS ISO 9001 : 2000





8.4. MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)

MKSP dilaksanakan oleh MSWP bagi memastikan Sistem Pengurusan

Kualiti MSWP terus sesuai, menepati dan berkesan. Kajian Semula ini

meliputi proses mengenalpasti peluang-peluang penambahbaikan dan

peningkatan serta pindaan-pindaan yang perlu dibuat pada Sistem

Pengurusan Kualiti (SPK). MKSP juga meliputi kajian Dasar Kualiti dan

Objektif Kualiti terus sesuai, menepati dan berkesan melalui penggunaan

teknik-teknik statistik yang sesuai dalam penganali sisan data-data.

Antara input untuk menilai SPK supaya terus berkesan dan efisyen maka

yang berikut ini perlu diberi perhatian:-

(i) Status dan pencapaian objektif kualiti dan aktiviti-aktiviti

penambahbai kan.

(ii) Status item-item tindakan hasil dari MKSP yang lalu.

(iii) Hasil temuan audit dan aktiviti penilaian yang dijalankan ke atas

organisasi.

(iv) Maklumbalas kepuasan pihak-pihak yang berkaitan dengan

organisasi terutama kepuasan hati pelanggan.

(v) Prestasi pembekal produk dan perkhidmatan diperlukan bagi

merealisasikan perkhidmatan.

(vi) Peluang-peluang penambahbaikan yang dicadangkan atau

dikenalpasti.




Output Semakan ini membantu Pengurusan Tertinggi membuat keputusan

untuk meningkatkan keseluruhan SPK MSWP. Semakan ini sepatutnya

memberi maklumat yang boleh meningkatkan prestasi organisasi

antaranya adalah seperti yang berikut :-

(i) Prestasi pencapaian objektif kualiti.

(ii) Prestasi penilaian proses-proses dalam memberi perkhidmatan.

(iii) Peningkatan kepada struktur organisasi dan keperluan dan

penggunaan sumber manusia.

(iv) Strategi dan inisiatif untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan di semua

peringkat.

MKSP hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun

dan dijalankan pada setiap tahun.

Rujukan:

1. Klausa 4.2.4 MS ISO 9001 : 2000

2. Klausa 5.5.2 MS ISO 9001 : 2000

3. Klausa 5.6.1 MS ISO 9001 : 2000

4. Klausa 5.6.2 MS ISO 9001 : 2000

5. Klausa 5.6.3 MS ISO 9001 : 2000

manual kualiti - tidak terkawal - mswp.gov.my · mesyuarat kajian semula pengurusan 53-54 ......

Documents