pusat kesihatan universiti no. semakan : 02...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P006

Halaman : 1 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR UJIKAJI MAKMAL Tarikh : 30/01/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan ujikaji makmal yang dijalankan di PKU dengan menggunakan sistem e-Klinik.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi cara ujikaji makmal yang dijalankan di makmal perubatan PKU.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

No. Dokumen Tajuk Dokumen

OPR/PKU/GP06/MPKU Garis Panduan Menjalankan Ujikaji Makmal PKU

OPR/PKU/GP06/ML Garis Panduan Ujian Makmal Luar

OPR/PKU/GP06/PPM Garis Panduan Penyelenggaraan Peralatan Makmal

UPM/SOK/OSH/P001 Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa

OPR/PKU/GP13/PPSM Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual

- Manual e-Klinik

Berkaitan Price List and Service Catalogue (PATHLAB)

Berkaitan Manual Prosedur (Operating Manual)

4.0 TERMINOLOGI /SINGKATAN

DR : Pegawai Perubatan ID : Maklumat Diri iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi JTMP : Juruteknologi Makmal Perubatan LIMS : Laboratory Information Management System PAP : Pembantu Am Pejabat

PPK : Pembantu Perawatan Kesihatan PM : Pembantu Makmal PSc : Pegawai Sains PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PTM : Pegawai Teknologi Maklumat


AL



Halaman : 2 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua, PSc, JTMP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan dengan betul dan tepat semasa ujikaji makmal dilakukan. PSc dan JTMP bertanggungjawab membuat verifikasi setiap ujikaji yang dilakukan.

Semua pihak yang terlibat dalam proses ujikaji makmal perlu mematuhi prosedur ini.

Jika sistem e-Klinik tergendala, rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM).


AL



Halaman : 3 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


6.0 CARTA ALIR

Panggil Pelanggan

Sahkan Pelanggan

Proses Sampel

Tamat

Mula

Keputusan

YA

TIDAK

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.67.7

7.8

7.9

Ambil Sampel

Ujikaji Makmal PKU?

Makmal Luar


AL



Halaman : 4 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Panggil Pelanggan

7.2.1 Panggil pelanggan seperti yang terdapat pada sistem e-Klinik dengan cara klik nombor panggilan pelanggan pada skrin “Laboratory Queue”.

PPK/PAP

7.3 Sahkan Pelanggan

7.3.1 Sahkan pelanggan berdasarkan nama yang tertera pada skrin “Laboratory Queue” dengan ID pelanggan.

7.3.2 Klik nama pelanggan yang telah disahkan

untuk memaparkan senarai ujikaji yang perlu dijalankan.

7.3.3 Rekodkan Nombor Makmal (kategori

pelanggan : A-Above 40, R-Routine Case, P-Pathlab: Makmal Luar), nama, no. kad pengenalan / no. staf / matrik) ke dalam Buku Pendaftaran Uijkaji Makmal atau Buku Pendaftaran Medical Check-up atau Buku Pendaftaran Makmal Luar (mana yang berkenaan).

PPK/PAP

7.4 Ambil Sampel

7.4.1 Cetak label dan tulis lab Number (Kategori Pelanggan, A-Above 40, R-Routine Case, M-Medical Check Up, P-Ujikaji Makmal Luar).Kemudian lekatkan label pada sampel tube atau Urine Countainer.

PPK/PAP


AL



Halaman : 5 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


7.4.2 Arahkan pelanggan mengambil sampel yang diperlukan di tempat yang berkenaan (bilik rawatan dan/atau tandas).

7.4.3 Beri penerangan cara mengambil sampel air kencing sendiri dan arahkan pelanggan ke tandas dan minta pelanggan mengembalikan sampel tersebut ke makmal.

7.4.4 Untuk pengambilan sampel darah sila rujuk Prosedur Pengurusan Pelanggan di Bilik Rawatan, rujuk (UPM/OPR/PKU/P008) dalam proses 7.10

7.4.5 Maklumkan tempoh siap ujikaji kepada pelanggan.

7.5 Ujikaji Makmal PKU?

7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7 Rujuk Garis Panduan Menjalankan Ujikaji Makmal PKU (OPR/PKU/GP06/MPKU)

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6

PSc/JTMP/PM

7.6 Makmal Luar

7.6.1 Rujuk Garis Panduan Ujian Makmal Luar (OPR/PKU/GP06/ML).

PSc/JTMP/PM/ PPK/PAP

7.7 Proses Sampel

7.7.1 Sebelum melaksanakan ujikaji, pastikan

peralatan dan mesin boleh beroperasi. Rujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Peralatan Makmal (OPR/PKU/GP06/PPM)

7.7.2 Laksanakan ujikaji mengikut “Lab Test

Request” dalam sistem LIMS e-Klinik (rujuk kepada buku panduan berkaitan) sehingga keputusan diperolehi.

PSc, JTMP, PM

PSc, JTMP, PM


AL



Halaman : 6 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


7.7.3 Buang sisa klinikal ke dalam bekas yang

sesuai. Rujuk Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001)

PSc/JTMP/PM/PPK/PAP

7.8 Keputusan

7.8.1 Keputusan disahkan. 7.8.2 Rekodkan keputusan ujikaji ke dalam

sistem e-Klinik yang berkaitan.

7.8.3 Hantar keputusan ujikaji melalui sistem e-Klinik kepada DR.

PSc/ JTMP

Psc, JTMP

Psc, JTMP

7.9 Tamat


AL



Halaman : 7 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tangungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. Pangkalan Data “LIMS” Screen (Elektronik)

PTM/PPTM PTM/PPTM Server di iDEC, UPM

Ketua

2. UPM/PKU/800-1/3/1 Buku Pendaftaran Ujikaji Makmal UPM/PKU/800-1/3/2 Buku Pendaftaran Medical Check-up UPM/PKU/800-1/3/3 Buku Pendaftaran Makmal Luar UPM/PKU/800-1/3/4 Buku Pendaftaran Above 40

PPK/PAP PPK/PAP

Unit Makmal

5 tahun

Ketua

3. UPM/PKU/800-1/3/5 Fail Salinan Keputusan Makmal Luar

Salinan keputusan ujikaji makmal luar

PPK/PAP PPK/PAP

Unit Makmal

2 tahun

Ketua

4. UPM/PKU/300-3/4/4 Specimen Data Report, Background Check Haematology Analyzer Beckman Coulter Act Diff

Laporan Background

JTMP/PM JTMP/PM

Unit Makmal

2 tahun

Ketua

5. UPM/PKU/300-3/4/5 Quality Control Record Haematology Analyzer Beckman Coulter Ac.T Diff Serial No:AE 19755

JTMP/PM JTMP/PM Unit Makmal

2 tahun

Ketua


AL



Halaman : 8 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02



Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

6. UPM/PKU/300-3/4/6 Quality Control Record Urinalysis Analyzer Urilux-S: Urinalysis Testing

OPR/PKU/BR06/Lab 10


2 tahun

Ketua

7. UPM/PKU/300-3/4/7 Quality Control Record: HBA1C Serial No:5031

OPR/PKU/BR06/Lab 11a

JTMP/PM JTMP/PM

Unit Makmal

2 tahun

Ketua

8. UPM/PKU/300-3/4/8 Quality Control Record: Biochemistry Analyzer Selectra-E Serial No:4-2360


2 tahun

Ketua

9. UPM/PKU/300-3/4/9 Quality Control Record: Umalb Serial No:5031

OPR/PKU/BR06/Lab 11c


2 tahun

Ketua

10. UPM/PKU/300-3/4/10 Quality Control Record: Haematology Analyzer Abbot Cell-Dyn 3200 Serial No: 3200


2 tahun

Ketua

11.

UPM/PKU/300-2/3/1 Borang Rekod Suhu Peti Sejuk (Nama Lokasi)

OPR/PKU/BR13/Suhu


1 tahun

Ketua

12. UPM/PKU/300-3/4/11 Maintenance Log : Olympus Microscope

OPR/PKU/BR06/Lab 7

JTMP/PM

JTMP/PM

Unit Makmal

2 tahun

Ketua


AL



Halaman : 9 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02



Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

13. UPM/PKU/300-3/4/12 Maintenance Log : Biochemistry Analyzer Selectra-E

OPR/PKU/BR06/Lab 12c

JTMP/PM JTMP/PM

Unit Makmal

2 tahun

Ketua

14.

UPM/PKU/300-3/4/13 Maintenance Log : DCA2000 + Analyzer

OPR/PKU/BR06/Lab 11b


2 tahun

Ketua

15. UPM/PKU/300-3/4/14 Maintenance Log : Abbot Cell-Dyn 3200


2 tahun

Ketua

16. UPM/PKU/300-4/3 Senarai Rekod Penentukuran Peralatan (Luaran dan Dalaman)

Senarai peralatan Tentukur

PSc/JTMP PSc/JTMP Unit Makmal

2 tahun

Ketua

17. UPM/PKU/300-3/4/15 Service, Maintenance and Calibration Heamatology Analyzer Beckman Coulter Ac.T Diff

SOK/PYG/BR17

Laporan Servis

OPR/PKU/BR06/Lab3c


2 tahun

Ketua

18. UPM/PKU/300-3/4/16 Service, Maintenance and Calibration. Biochemistry Analyzer Selectra-E Laporan servis

SOK/PYG/BR17

PSc/JTMP PSc/JTMP

Unit Makmal

2 tahun

Ketua


AL



Halaman : 10 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02



Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

19. UPM/PKU/300-3/4/17 Service, Maintenance and Calibration. Heamatology Analyzer Abbot Cell-Dyn 3200

SOK/PYG/BR17

Laporan service

Psc/JTMP Psc/JTMP Unit Makmal

2 tahun

Ketua

20. UPM/PKU/300-4/1/3 Internal Calibration Record Refractor meter, Atago

OPR/PKU/BR06/Lab 6


2 tahun

Ketua

21. UPM/PKU/300-4/1/2 Internal Calibration and Self Check Record Urilux-S Analyzer, Urinalysis Testing

SOK/CAL/BR01/RT

OPR/PKU/BR06/Lab 5a


2 tahun

Ketua

22. UPM/PKU/300-3/4/18 Servis and Calibration Olympus Microscope and Nikon microscope

SOK/PYG/BR17

Laporan Servis


2 tahun

Ketua

23. UPM/PKU/300-1/1/1 Internal Calibration Biochemistry Analyzer Selectra-E

Lampiran

JTMP JTMP Unit Makmal

2 tahun

Ketua


AL



Halaman : 11 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02



Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

24. UPM/PKU/300-1/2 Salinan Daftar Harta Modal Makmal (Aset & Inventori) Daftar Aset Mengikut PO Salinan Senarai Aset Daftar Harta Modal (KEW 312) Daftar Inventori (KEW 313)


2 tahun

Ketua

25. UPM/PKU/100-40/1 Fail Am (Makmal Perubatan Pusat Kesihatan Universiti) Surat-surat Berkaitan

PSc PSc Unit Makmal

5 tahun

Ketua

26. UPM/PKU/300-3/4/19 Quality Control Record Electrolyte Roche Analyzer 9180

OPR/PKU/BR06/Lab 15

JTMP JTMP Unit Makmal

2 tahun

Ketua

27. UPM/PKU/300-3/4/20 Quality Control Record Auto ESR Analyzer

OPR/PKU/BR06/Lab 16


2 tahun

Ketua

28. UPM/PKU/300-3/4/21 Specimen Data Report, Background Check Haematology Analyzer Abbot Cell-Dyn 3200

Laporan Background


2 tahun

Ketua


AL



Halaman : 12 / 12

No. Semakan : 02

No. Isu : 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Ketua WP 03/01/2011

02 01 PKU - 8/2011 Mesyuarat Pengurusan

PKU bil. 5/2011 Ketua WP 22/08/2011

02 02 PKU - 2/2012 Mesyuarat Pengurusan

PKU bil. 11/2011 Ketua WP 30/01/2012

pusat kesihatan universiti no. semakan : 02...

Documents