majlis bandaraya petaling jaya jalan yong shook lin...
TRANSCRIPT
1
MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA
JALAN YONG SHOOK LIN
46675 PETALING JAYA
Telefon : 03-7956 3544
Ruj. Kami: MBPJ/990302/T/M9/4
MINIT MESYUARAT PENGURUSAN
MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA
BIL. 3 / 2018
TARIKH : 26HB MAC 2018 (ISNIN)
MASA MULA : 2.30 PETANG
MASA TAMAT : 5.00 PETANG
TEMPAT : BILIK MESYUARAT BUNGA TANJUNG,
IBU PEJABAT MBPJ
KEHADIRAN : SEPERTI DILAMPIRAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
Y. Bhg Datuk Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada Ketua Jabatan / Unit
yang telah hadir ke Mesyuarat Pengurusan MBPJ Bil 3 / 2018. Beliau
memaklumkan beberapa perkara seperti berikut:
1.1 PERASMIAN SIDANG DEWAN UNDANGAN NEGERI SELANGOR
1.1.1. Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan Duli Yang Maha Mulia Sultan
Sharafuddin Idris Shah Alhaj Ibni Almarhum Sultan Salahuddin Abdul
Aziz Shah Alhaj akan merasmikan Sidang Dewan Undangan Negeri
Selangor pada 26hb Mac 2018.
1.1.2. Jadual pegawai bertugas bagi menghadiri Persidangan Dewan
Undangan Negeri Selangor masih kekal dan tiada perubahan.
Tindakan : Makluman
2
1.2 LAWATAN KE LUAR NEGARA
1.2.1 Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan semua lawatan ke luar negara
dibekukan buat sementara waktu bagi menghadapi Pilihan Raya
Umum Ke-14 dan semua lawatan akan dilaksanakan selepas
berakhirnya Pilihan Raya Umum Ke-14.
Tindakan : Makluman
1.3 INFO / MAKLUMAT YANG TEPAT
1.3.1 Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan semua Jabatan/Bahagian/Unit
mestilah memberikan info dan maklumat yang tepat, lengkap dan padat
supaya beliau dapat membuat keputusan bagi sesuatu perkara dengan
tepat kepada umum.
Tindakan : Makluman
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL. 02/2018
YANG TELAH DIADAKAN PADA 21HB FEBRUARI 2018.
2.1 Minit mesyuarat telah disahkan tanpa sebarang pindaan.
Tindakan : Makluman
3. PERKARA – PERKARA BERBANGKIT.
- Tiada –
3
4. PERKARA – PERKARA YANG DIBENTANGKAN
4.1 LAPORAN STATUS PELAKSANAAN KUALITI, KIK DAN INOVASI
MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN B)
4.1.1 Penolong Pengarah Kanan Unit Komunikasi Korporat
membentangkan Laporan Status Pelaksanaan Kualiti, KIK dan
Inovasi Majlis Bandaraya Petaling Jaya.
4.1.2 Pengauditan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Bil 1/2018
telah diadakan pada 27hb Februari 2018 sehingga 1hb Mac 2018
yang telah diketuai oleh Jawatankuasa Audit EKSA.
4.1.3 Taklimat Anugerah Inovasi Negeri Selangor (AINS) 2018 dan Majlis
Persada Inovasi Perkhidmatan Awam 2018 telah dilaksanakan pada
13hb Mac 2018 bertempat di SUK Selangor. Tarikh tutup penyertaan
kedua-dua pertandingan ini adalah pada 31hb Mei 2018.
4.1.4 Pengauditan Susulan Ekosistem Kondusif Sektor awam (EKSA) akan
dilaksanakan pada 28hb hingga 29hb Mac 2018 yang diketuai oleh
Jawatankuasa EKSA.
Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.
Tindakan : Makluman
4
4.2 KERTAS CADANGAN PELANTIKAN PEGAWAI MAKLUMAT, MAJLIS
BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN C)
4.2.1 Timbalan Pengarah Jabatan Khidmat Pengurusan membentangkan
Kertas Cadangan Pelantikan Pegawai Maklumat, Majlis Bandaraya
Petaling Jaya.
4.2.2 Tuan Haji Ahmad Mohaayen Bin Haji Said telah dilantik sebagai
Pegawai Maklumat MBPJ pada 5hb Mac 2013 dan beliau telah
bersara wajib 10hb Mac 2018 dan Jawatan Pegawai Maklumat telah
dikosongkan.
4.2.3 Bagi melantik Pegawai Maklumat MBPJ yang baru, pihak SUK telah
memaklumkan bahawa Pegawai Maklumat hendaklah dilantik
dikalangan Pegawai Gred N48 dan ke atas dan pihak SUK telah
mencadangkan agar Tuan Timbalan Pengarah (Sumber Manusia)
dilantik sebagai Pegawai Maklumat yang baru kerana tarikh lantikan
sebagai Pegawai maklumat di dalam warta akan backdated mengikut
tarikh pegawai maklumat baru menjalankan tugas sebagai Pegawai
Maklumat.
Keputusan : Mesyuarat bersetuju melantik Tuan Timbalan
Pengarah (Sumber Manusia) Jabatan Khidmat Pengurusan bagi
menggantikan Pegawai Maklumat yang telah bersara wajib pada
10hb Mac 2018.
Tindakan : Makluman
5
4.3 KERTAS CADANGAN PENAMBAHBAIKAN SKOP BAGI KEPERLUAN
PENSIJILAN SEMULA ISO/IEC 27001:2013 INFORMATION SECURITY
MANAGEMENT SYSTEM (ISMS) SISTEM PENGURUSAN
KESELAMATAN BAGI MAKLUMAT ELEKTRONIK CUKAI TAKSIRAN
MAJLIS BANDARYA PETALING JAYA BAGI TAHUN 2018. (LAMPIRAN
D)
4.3.1 Pengarah Unit Teknologi Maklumat membentangkan Kertas
Cadangan Penambahbaikan Skop Bagi Keperluan Pensijilan Semula
ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management System
(ISMS) Sistem Pengurusan Keselamatan Bagi Maklumat Elektronik
Cukai Taksiran Majlis Bandarya Petaling Jaya Bagi Tahun 2018.
4.3.2 Tarikh pensijilan ISMS akan berakhir ada 21 Oktober 2018 dan bagi
mengekalkan pensijilan ISMS, pasukan ISMS pada tahun ini perlu
memastikan skop pensijilan dinilai serta dikaji semula dan melaporkan
dalam Mesyuarat Pengurusan untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan dan keberkesanan ISMS dan Majlis Banraya Petaling
Jaya akan menerima kunjungan Audit SIRIM pada 27hb hingga 28hb
Ogos 2018.
4.3.3 Terdapat beberapa isu dalaman dan luaran yang telah dikenalpasti
adalah seperti yang berikut:-
Ketiadaan Disaster Recovery Centre (DRC) MBPJ.
Perkongsian ID bagi capaian Pangkalan Data.
Sistem Pengurusan Perhubungan Pelanggan tidak dilengkapi
dengan penggunaan SSL.
Pengurusan kata laluan Pentadbir Sistem bagi Sistem
Penilaian, Sistem Cukai Taksiran dan Sistem Kutipan di dalam
pangkalan Data dipaparkan secara jelas.
Kekangan terhadap limitasi bagi Sistem CCTV di Pusat Data.
Perkongsian ID bagi Sistem Pengurusan Perhubungan
Pelanggan.
Ketidaksahihan bagi butiran aduan dan butiran pengadu.
Keputusan : Mesyuarat bersetuju berkenaan cadangan
penambahan skop bagi keperluan Pensijilan Semula ISO/IEC
27001:2013 (ISMS) Sistem Pengurusan Keselamatan Bagi
Maklumat Elektronik Cukai Taksiran Majlis Bandaraya Petaling
Jaya yang akan berakhir pada 21hb Oktober 2018.
Tindakan : Unit Teknologi Maklumat
6
4.4 KERTAS CADANGAN PELAKSANAAN PELAN PENGURUSAN
KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN (PKP) MAJLIS BANDARAYA
PETALING JAYA. (LAMPIRAN E)
4.4.1 Pengarah Unit Teknologi Maklumat membentangkan Kertas
Cadangan Pelaksanaan Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya.
4.4.2 Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) Agensi Sektor
Awam adalah bertujuan untuk memastikan fungsi-fungsi kritikal,
perkhidmatan, sistem dan proses-proses utama agensi dapat segera
dipulihkan dalam masa yang ditetapkan sekiranya berlaku gangguan
atau bencana.
4.4.3 Cadangan pelaksanaan Pasukan Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti
berikut:-
NAMA JAWATAN
Peneraju Pengarah Teknologi Maklumat
Koordinator
PKP
Unit Teknologi Maklumat
Ahli-ahli 1. Wakil Jabatan Perancangan Pembangunan
2. Wakil Jabatan Perbendaharaan
3. Wakil Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta
4. Wakil Jabatan Kejuruteraan
5. Wakil Jabatan Kawalan Bangunan
6. Wakil Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan
7. Wakil Jabatan Landskap
8. Wakil Jabatan Pelesenan
9. Wakil Jabatan Penguatkuasaan
10. Wakil Jabatan Perkhidmatan Kesihatan Dan
Persekitaran
11. Wakil Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal dan
Pembersihan Awam
12. Wakil Jabatan Khidmat Pengurusan
13. Wakil Unit Teknologi Maklumat
14. Wakil Unit Audit Dalam dan Integriti
15. Wakil Unit Perundangan
16. Wakil Unit Komunikasi Korporat
17. Wakil Unit Pesuruhjaya Bangunan
18. Wakil Unit Pusat Setempat
7
4.4.4 Jadual Pelaksanaan Tindakan Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti
berikut:-
BIL. PERKARA AKTIVITI
A Perancangan Pengurusan
Kesinambungan Perkhidmatan
- Wujudkan struktur pengurusan
- Sesi pendedahan kepada
pengurusan
- Penyediaan terma rujukan
B Penentuan Strategik
Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan
- Penilaian risiko
- Analisis impak perkhidmatan
- Strategi PKP
C Pembangunan Pelan
Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan
- Penyediaan Pelan Pengurusan
Krisis
- Pewujudan lokasi alternatif
- Penyediaan pelan pemulihan
D Pelaksanaan Pengurusan
Kesinambungan Perkhidmatan
- Program kesedaran, latihan dan
lawatan organisasi
pembelajaran dalam atau luar
negara
- Program pengujian simulasi
- Program penyelenggaraan
- Pengauditan
4.4.5 Kaedah Pelaksanaan Tindakan Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti
berikut:-
Pelan Tindak Balas Kecemasan (ERP)
Pelan Komunikasi Krisis (CCP)
Pelan Pemulihan Bencana (ICT)
4.4.6 Komponen Dokumentasi Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti
berikut:-
Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)
Untuk mempertahankan kesinambungan proses dan fungsi kritikal, misalnya:Perkhidmatan pelanggan, pentadbiran dan kewangan
Pelan Pemulihan Bencana (DRP)
Pemulihan ke atas sistem dan aplikasi kritikal
8
Pelan Komunikasi Krisis (CCP)
Untuk menjelaskan rancangan yang perlu dilakukan untuk menanggani krisis komunikasi
Pelan Tindak balas Kecemasan (ERP)
Kemampuan organisasi untuk menguruskan setiap
situasi kecemasan ketika gangguan / bencana
Keputusan: Mesyuarat meminta Pengarah Unit Teknologi Maklumat untuk mengadakan Bengkel Pelan Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) dengan kadar segera. Tindakan : Unit Teknologi Maklumat.
4.5 KERTAS PEMBENTANGAN ISU KENDERAAN TERBIAR DI KAWASAN PENTADBIRAN MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN F) 4.5.1 Pengarah Jabatan Penguatkuasaan membentangkan Isu Kenderaan
Terbiar di Kawasan Pentadbiran Majlis Bandaraya Petaling Jaya.
4.5.2 Beliau memaklumkan sebanyak 45% peningkatan aduan yang diterima dari tahun 2014 hingga tahun 2017 di mana status tindakan penguatkuasaan telah selesai bagi tahun 2014 sehingga 2017 dan bagi tahun 2018 sebanyak 87 kes belum selesai.
4.5.3 Analisa menunjukkan jumlah dan peratusan kenderaan dipindahalih seperti yang berikut:-
Tempat Awam – 635 buah kenderaan dpindahalih (68.54%)
Bengkel – 286 buah kenderaan dpindahalih (20.61%)
Kawasan Persendirian (JMB) – 135 buah kenderaan dpindahalih (9.51%)
Kes Polis – 57 buah kenderaan dpindahalih (0.7)
Kes Kemalangan – 22 buah kenderaan dpindahalih (0.6%)
4.5.4 Beberapa cadangan bagi menyelesaikan masalah ini telah dibentangkan kepada KSN pada 10 November 2017 dan antaranya adalah seperti berikut:-
Merekayasa proses pelupusan kenderaan terbiar daripada 6-12 bulan kepada 1 bulan.
Notis pengalihan hanya dikeluarkan ke atas kenderaan di dalam petal atau kawasan terpencil manakala bagi kenderaan di atas jalan raya dipindahalih serta merta.
Memperluas paparan maklumat MySikap JPJ secara NBOS.
9
Pemilik kenderaan diberi tempoh 14hari sahaja bagi membuat tuntutan.
Pindaan Akta Jalan Parit dan Bangunan (Akta 133)
Mewujudkan One Stop Centre pelupusan kenderaan.
4.5.5 Beberapa cadangan jangka pendek dan jangka panjang telah dirangka antaranya seperti yang berikut:-
Cadangan Jangka Pendek. - Siasatan semula ke atas 22 bengkel yang membuat
halangan kenderaan terbiar. - 55 kes kenderaan yang mempunyai rekod polis dihantar
semula ke Bahagian Siasatan Jenayah. - JPJ dan PDRM membantu mempercepatkan semakan
daftar pemilik serta rekod kenderaan. - Laporan polis bagi kenderaan klon. - Kenderaan terbiar di kawasan JMB akan dikenakan caj.
Cadangan Jangka Panjang. - Pindaan kaedah peruntukan undang-undang sediada. - Bengkel membaiki kenderaan ditempatkan dikawasan
zon khas. - Cadangan melantik pihak ketiga bagi tindakan
pindahalih dan penyimpanan. - Menjalinkan kerjasama dengan pihak JPJ dan pihak
terlibat bagi memulakan One Stop Centre. - Penempatan depoh kenderaan terbiar di tanah kosong.
Keputusan: Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut. Tindakan: Jabatan Penguatkuasaan
5 HAL – HAL LAIN
5.1 PILIHAN RAYA UMUM KE-14
5.1.1 Pengarah Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan memaklumkan
telah menerima cadangan daripada RO Bahagian Subang bagi
memindahkan Pusat Penamaan Calon dari Dewan Bandar Utama ke
Dewan Kota Damansara.
5.1.2 Persempadanan semula menyebabkan Dewan Bandar Utama tidak
termasuk dalam kawasan yang telah ditetapkan.
10
5.1.3 ARO Bahagian Sri Setia meminta menggunakan dewan di PJS6,
PJS10, SS6 dan Dewan D’Kelana bagi penggunaan Pilihan Raya
Umum ke 14.
Keputusan : Mesyuarat meminta Pengarah Jabatan
Pembangunan Kemsyarakatan menyelesaikan permasalahan
berkaitan penggunaan dewan di kawasan pentadbiran Majlis
Bandaraya Petaling Jaya bagi kegunaan Pilihan Raya Umum Ke-
14.
Tindakan : Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan.
5.2 ISU CUACA SEMASA
5.2.1 Pengarah Jabatan Penguatkuasaan memaklumkan cuaca yang tidak
menentu menyebabkan banyak kes antaranya 82 kes pokok
tumbang, 1 kes banjir, 1 kes kerosakan bumbung kediaman dan
mengucapkan terima kasih kepada semua Jabatan yang terlibat
dalam menghadapi kes-kes ini.
Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.
Tindakan : Makluman
5.3 PERMOHONAN TAPAK BAZAR RAMADHAN.
5.3.1 Pengarah Jabatan Pelesenan memaklumkan permohonan telah tamat
dan sebanyak 77.7% permohonan dan tapisan sedang dijalankan.
5.3.2 Jabatan telah menerima teguran daripada Unit Audit Dalam dan
Integriti bagi menambahbaik SOP.
Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.
Tindakan : Makluman
11
5.4 DEWAN SIVIK
5.4.1 Timbalan Pengarah Jabatan Khidmat Pengurusan bertanyakan
berkenaan bahan pameran yang diletakkan di Dewan Sivik semasa
Perhimpunan Bulanan (Hari Kualiti) Bil 3/2018 yang dihoskan oleh
Jabatan Perancangan Pembangunan perlu dikekalkan atau
dikeluarkan bagi memberi ruang kepada Majlis Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang.
Keputusan : Mesyuarat memaklumkan bahan pameran yang
berada di luar Dewan Banquet dikekalkan dan bahan pameran
yang berada di dalam Dewan Banquet perlu diubah atau dibuka
dan gunakan semula di program yang akan datang.
Tindakan : Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan.
5.5 SISTEM ICT MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA
5.5.1 Y.Bhg Datuk Pengerusi membangkitkan soal isu sistem ICT di Majlis
dimana satu sistem boleh memantau kesemua Jabatan yang
berkaitan dalam memperolehi dan mengesan maklumat pelanggan
Majlis berkaitan kompaun, lesen, permit dan sebagainya supaya
pelanggan yang mempunyai kompaun tidak boleh memohon lesen
atau permit sehingga kompaun tersebut diselesaikan.
Keputusan : Mesyuarat meminta Unit Teknologi Maklumat untuk
membina satu sistem yang boleh mengesan semua maklumat
kesalahan pelanggan Majlis dalam memperbaharui lesen atau
permit.
Tindakan : Unit Teknolgi Maklumat
Disediakan oleh:
SEKSYEN KORPORAT DAN INOVASI
UNIT KOMUNIKASI KORPORAT
MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA
Bertarikh: 7hb April 2018
12
LAMPIRAN KEHADIRAN
HADIR :
1. Dato’ Mohd Azizi b Mohd Zain - Datuk Bandar (Pengerusi)
2. Tn. Johary b Anuar - Timbalan Datuk Bandar
3. Pn. Haniza bt Abdul Hamid - Pengarah Unit Komunikasi Korporat
Harta
4. En.Samsul Bahari b Nonchi - Pengarah Unit Teknologi Maklumat
5. Pn. Hamidah bt Arifin - Pengarah Kawalan Bangunan
6. Pn. Hjh. Sharinaz Bt Samsudin - Pengarah Pelesenan
7. Dr. Abdul Ghalib Bin Sulaiman - Pengarah Perkhidmatan Kesihatan &
Persekitaran
8. Pn. Norlida bt. Mohd Isa - Pengarah Audit Dalam & Integriti
9. Pn. Hairulliza bt Abdul Rahman - Pengarah Unit OSC
10. Pn. Zuraidah bt Sainan - Pengarah Landskap & Kehijauan
11. En. Aznan b. Hj.Hassan - Pengarah Pembangunan
12. En. Ir. Ismail b Syafie - Pengarah Kejuruteraan
13. En. Lee Lih Shyan - Pengarah Pengurusan Sisa Pepejal dan
Pembersihan Awam
14. En. Mohd Fauzi bin Maarop - Pengarah Penguatkuasaan
15. Cik. Nor Shabani bt. Johari - Ketua Unit Pesuruhjaya Bangunan
16. En. Mohamad Rosnani Bin Hj Hamid - Timb. Pengarah Khidmat Pengurusan
TIDAK HADIR DENGAN MAAF :
1. Pn. Hjh Sharipah Marhaini bt Syed Ali - Pengarah Perancangan Pembangunan
2. Datin.Sr. Amreeta Kaur a/p Pretham Singh - Pengarah Penilaiandan Pengurusan
3. Pn. Norzita bt Mokhtar - Pengarah Unit Perundangan
4. Pn. Hjh Sa’diyah bt Khasiman - Pengarah Perbendaharaan
5. Pn. Rasyidah Bte Zulkafli - Ketua Pejabat Cawangan Kota
Damansara
TURUT HADIR
1. En. Zain Azly Abdul Rahman - Timbalan Pengarah Perancangan
Pembangunan
2. En. Ahmad Faizal Ismail - Penolong Pengarah Penilaian
3. Pn. Ruzaida Tormodi - Penolong Pengarah Kanan
Perundangan
4. Pn. Farizan Afifah - Penolong Pengarah Jabatan
Perbendaharaan
URUSETIA (UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) :
1. En. Ku Mustafa Bin Ku Mohamad - Penolong Pengarah Kanan (Korporat)
2. En. Mohd Khairie Bin Tumin - Penolong Pegawai Tadbir
3. Cik Veronica Lourdsamy - Penolong Pegawai Tadbir
4. Pn. Hashimah Bt Hashim - Pembantu Tadbir
5. En. Nasharudin Md Shali - Pembantu Tadbir